Navita Budjettijärjestelmä

Transkriptio

1 Käyttöopas 03/2013

2 Sisällysluettelo 1 Yleiskuvaus... 1:1 Ohjelman toiminta... 1:2 Ohjelman toimintaperiaate ja yleiskuvaus... 1:2 Ohjelman keskeiset käsitteet... 1:3 Yleiset käsitteet... 1:3 Toimintopuu... 1:3 Jakosääntö... 1:3 Käyttäjätunniste... 1:3 Päivämäärälyhenteet... 1:3 Tietotaso... 1:4 Tunnus... 1:4 Viimeinen toteumapäivä... 1:5 Organisaatiorakenteeseen liittyvät käsitteet... 1:5 Organisaatiorakenne... 1:5 Yksikkö... 1:5 Kustannuspaikka... 1:5 Tileihin liittyvät käsitteet... 1:6 Tilikartta... 1:6 Tilityyppi... 1:6 Tilinumero... 1:6 Raportteihin liittyvät käsitteet... 1:7 Raporttikirjasto... 1:7 Raportti... 1:8 Raporttirivit... 1:8 Osio... 1:8 Tiedostotyypit... 1:9 Ohjelman näytön osat... 1:11 Valikkorivi... 1:12 Työkalurivi... 1:12 Toimintopuu... 1:12 Raportti-ikkuna... 1:12 Ohjelman pikavalinnat... 1:13 Valikkotoimintojen pikavalinnat... 1:13 Valintapainikkeet... 1:14 Vakiotyökalurivi... 1:14 Raporttityökalurivi... 1:15 Raporttien muotoilu-työkalurivi... 1:16 2 Pikaopas... 2:1 Tietokannan perustaminen... 2:1 Tietokannan perustietojen muokkaaminen... 2:1 Tietojen haku... 2:2 Ulkoisesta tietokannasta... 2:2 Muilta yksiköiltä... 2:2 Tietojen vienti... 2:3 Muille yksiköille... 2:3 Ulkoiseen tietokantaan... 2:4 Tietojen yhdistely... 2:4 Tietojen kopiointi toiselle tietotasolle... 2:5 Raporttikirjaston hyödyntäminen... 2:6 Budjetin tekeminen... 2:7 Tietokannan suojaus... 2:7 Tallennusvaihtoehdot... 2:8

3 Sisällysluettelo Valuuttojen käsittely... 2: :1 Tiedosto... 3:3 Uusi... 3:3 Vaihe 1 / Yleiset ominaisuudet:... 3:3 Vaihe 2 / Organisaatiorakenne:... 3:4 Vaihe 3 / Tilit:... 3:8 Vaihe 4 / Raporttirivit:... 3:11 Vaihe 5 / Tilikaudet:... 3:15 Vaihe 6 / Tietokannan tallennus:... 3:16 Avaa... 3:16 Yhteinen... 3:17 Paikallinen... 3:18 Sulje... 3:19 Tallenna... 3:19 Tallenna nimellä... 3:19 Tallenna kaikki tiedot... 3:19 Synkronoi... 3:19 Kirjautuneet käyttäjät... 3:19 Ominaisuudet... 3:20 Yleiset ominaisuudet... 3:20 Tilityypit... 3:21 Tilit... 3:23 Organisaatiorakenne... 3:25 Tilikaudet... 3:28 Tietotasot... 3:30 Jakosäännöt... 3:31 Raporttirivit... 3:34 Valuutat... 3:38 Tulosta... 3:41 Esikatsele... 3:42 Tulosta :42 Seuraava sivu... 3:42 Edellinen sivu... 3:42 Kaksi sivua/yksi sivu... 3:42 Suurenna... 3:42 Pienennä... 3:42 Kopioi sivu... 3:42 Sulje... 3:42 Sivun asetukset... 3:43 Yleiset asetukset-välilehti... 3:43 Sivun asetukset-välilehti... 3:44 Käyttäjät-välilehti... 3:44 Joukkotulostus... 3:45 Yleiset asetukset-välilehti (Joukkotulostuskansio)... 3:47 Tulostettavien yksiköiden valinta-välilehti (Joukkotulostuskansio)... 3:48 Raportin valinta-välilehti (Joukkotulostusraportti)... 3:49 Tulostettavien yksiköiden valinta-välilehti (Joukkotulostusraportti)... 3:49 Tulostettavien yksiköiden käsittely-välilehti (Joukkotulostusraportti)... 3:50 Lopeta... 3:51 Viimeksi käytetyt tietokannat... 3:51 Tiedot... 3:52 Hae arvot... 3:52

4 Sisällysluettelo Ulkoisesta tietokannasta... 3:52 Perustiedot-välilehti... 3:54 Vastaavuustaulu-välilehti... 3:57 Aikaväli-välilehti... 3:59 Muilta yksiköiltä... 3:60 Organisaatiorakenne-välilehti... 3:60 Tilit-välilehti... 3:63 Aikaväli-välilehti... 3:65 Vie arvot... 3:66 Muille yksiköille... 3:66 Organisaatiorakenne-välilehti... 3:66 Tilit-välilehti... 3:69 Aikaväli ja valuutta-välilehti... 3:70 Ulkoiseen tietokantaan... 3:71 Vientitavan valinta... 3:71 Tallennusmuodon valinta... 3:72 Raporttisisällön valinta... 3:73 Sarakkeiden nimeäminen (tallennusmuotona Ulkoinen tietokanta)... 3:75 Tiedoston nimeäminen... 3:75 Tietueiden lisääminen tiedostoon ( *.txt- / *.csv-tiedostot )... 3:76 Viennin käynnistäminen... 3:77 Siirtokuvaus... 3:78 Tallennettujen vientimääritysten hyödyntäminen... 3:79 Suunnitelmat... 3:80 Syöttö... 3:80 Kopioi syöttökoodit toiselle kustannuspaikalle... 3:82 Laske... 3:83 Siirrä tietokantaan... 3:84 Uusi... 3:84 Sulje... 3:84 Lataa... 3:84 Tallenna nimellä... 3:84 Ominaisuudet... 3:85 Yleinen-välilehti... 3:85 Suunnitelman aikavälin muuttaminen (Yleinen-välilehti)... 3:87 Tunnukset-välilehti... 3:88 Raportti-välilehti... 3:89 Vyörytyssäännöt-välilehti... 3:89 Käyttäjät-välilehti... 3:92 Kopioi tietotason arvot... 3:92 Lukitse tietotaso... 3:95 Yhdistele... 3:96 Yhdistelyrakenne-välilehti... 3:96 Tilit-välilehti... 3:100 Tietotaso ja Aikaväli-välilehti... 3:101 Valuuttakurssit... 3:103 Muokkaa... 3:105 Leikkaa... 3:105 Kopioi... 3:105 Kopioi... 3:105 Valittujen solujen summa... 3:105 Valittujen solujen arvot ja otsikot... 3:105 Koko sisältö... 3:105

5 Sisällysluettelo Seuraavalle kaudelle... 3:105 Muille kausille... 3:105 Aktiivisen kustannuspaikan syöttökoodit... 3:106 Liitä... 3:107 Ominaisuudet... 3:107 Poista... 3:107 Tyhjennä... 3:107 Syöttökoodit... 3:107 Yleiset asetukset-välilehti... 3:108 Tietotasot-välilehti... 3:108 Arvojen syöttö-välilehti... 3:109 Vyörytyssääntö-välilehti... 3:110 Välilehdet syöttökoodeittain... 3:111 1 Absoluuttinen... 3:112 2 Trendi... 3:112 3 Prosenttia tilistä... 3:113 4 Prosenttia raporttirivistä... 3:114 5 Kasvuprosentti nykyisestä arvosta... 3:115 6 Kasvuprosentti edellisen tilikauden arvosta... 3:116 7 Kasvuprosentti edellisen kauden arvosta... 3:117 8 Kaava... 3:118 9 Poistolaskenta... 3: Verolaskenta... 3:120 Kommentti... 3:122 Kaikki kommentit... 3:122 Raportit... 3:125 Uusi... 3:125 Avaa tietokannasta... 3:127 Hae ulkoisesta tiedostosta... 3:128 Vie ulkoiseen tiedostoon... 3:129 Tallenna HTML-muotoon... 3:129 Päivitä... 3:130 Ominaisuudet... 3:130 Yleiset asetukset-välilehti... 3:130 Sivun asetukset-välilehti... 3:130 Käyttäjät-välilehti... 3:131 Poista... 3:131 Tallenna... 3:131 Tallenna nimellä... 3:131 Osio... 3:132 Uusi... 3:133 Taulukko... 3:133 Teksti... 3:133 Kaavio... 3:133 Taulukko (Ohjattu toiminto)... 3:133 Kuva... 3:133 Ominaisuudet... 3:134 Tekstiosion ominaisuudet... 3:134 Tekstit-välilehti... 3:134 Asetukset-välilehti... 3:135 Täyttö ja reunus-välilehti... 3:136 Taulukko-osion ominaisuudet... 3:136 Laskentataulukot-välilehti... 3:136

6 Sisällysluettelo Rivit-välilehti... 3:138 Kysely tileittäin-välilehti... 3:139 Kysely raporttiriveittäin-välilehti... 3:143 Kysely valuutoittain-välilehti... 3:145 Tekstirivi-välilehti... 3:147 Sarakkeet-välilehti... 3:148 Yleiset tiedot-välilehti... 3:149 Aikaväli-välilehti... 3:151 Vertailtavat aikavälit-välilehti... 3:157 Kaava-välilehti... 3:162 Yleiset asetukset-välilehti... 3:164 Asettelut-välilehti... 3:165 Tulostus-välilehti... 3:166 Kaavio-osion ominaisuudet... 3:167 Tiedot-välilehti... 3:168 Aikaväli-välilehti... 3:170 Yleiset asetukset-välilehti... 3:171 Akselit-välilehti... 3:172 Asettelut-välilehti... 3:174 Raportin hallinta-välilehti... 3:175 Alasvetovalikon toiminnot kaavio-osiossa... 3:176 Ohjatun taulukko-osion ominaisuudet... 3:178 Laskentataulukon määrittäminen... 3:178 Taulukko-osion tyypin valinta... 3:179 Sarakkeissa näytettävät organisaatiotasot ( Matriisiraportti )... 3:181 Yksiköiden / kustannuspaikkojen valinta... 3:182 Tilien / raporttirivin valinta... 3:184 Tietotasojen valinta ( Tietotaso(t) ja aikaväli(t) riveillä )... 3:185 Aikavälin valinta ( Muut taulukkotyypit kuin Aikaväli(t) riveillä )... 3:187 Aikaväli(e)n valinta ( Aikaväli(t) riveillä )... 3:188 Sarakkeiden valinta ( Kausittaiset arvot riveillä )... 3:189 Näytettävien tietojen määritykset... 3:190 Raporttityökalurivin määritykset... 3:191 Tulostusasetukset... 3:192 Määritysten vahvistaminen... 3:194 Kuvaosion ominaisuudet... 3:194 Kuva-välilehti... 3:195 Asetukset-välilehti... 3:195 Poista... 3:196 Poista kaikki... 3:196 Siirry... 3:197 Seuraava... 3:197 Edellinen... 3:197 Asettelut... 3:197 Sivu... 3:197 Lisää sivu... 3:197 Poista sivu... 3:197 Siirry... 3:197 Seuraava... 3:197 Edellinen... 3:197 Osioiden sijoittelu... 3:198 Tallenna osioiden sijainti... 3:198 Palauta osioiden sijainti... 3:198

7 Sisällysluettelo Automaattinen asettelu... 3:198 Tasaa aktiivisen osion mukaan... 3:198 Vasen reuna... 3:198 Oikea reuna... 3:198 Yläreuna... 3:199 Alareuna... 3:199 Aseta aktiivisen osion mukaan... 3:199 Leveys... 3:199 Korkeus... 3:199 Koko... 3:199 Tasaa sivun mukaan... 3:199 Vasen reuna... 3:199 Oikea reuna... 3:199 Yläreuna... 3:199 Alareuna... 3:199 Keskitä pystysuunnassa... 3:199 Keskitä vaakasuunnassa... 3:199 Sovita sivun mukaan... 3:200 Korkeus... 3:200 Leveys... 3:200 Näytä... 3:201 Raportti... 3:201 Normaali... 3:201 Asettelu... 3:201 Sovita osio ikkunaan... 3:201 Yksi sivu... 3:201 Zoomaa... 3:201 Muokkaustila... 3:201 Muuta osioiden järjestys... 3:201 Rakenne... 3:202 Näytä / Piilota haara... 3:202 Näytä kaikki haarat... 3:202 Piilota kaikki haarat... 3:202 Työkalurivit... 3:202 Vakiotyökalurivi... 3:202 Raporttityökalurivi... 3:202 Raporttien muotoilu-työkalurivi... 3:203 Tilarivi... 3:203 Toimintopuu... 3:203 Vaakaviivain... 3:203 Pystyviivain... 3:203 Työkalut... 3:204 Suojaus... 3:204 Yleiset oikeudet... 3:205 Yksiköt / kustannuspaikat... 3:206 Tilit... 3:206 Tietotasot... 3:206 Asetukset... 3:207 Mukauta... 3:209 Työkalurivit... 3:209 Valikot... 3:210 Ikkuna... 3:212 Järjestä päällekkäin... 3:212

8 Sisällysluettelo Järjestä vaakasuunnassa... 3:212 Järjestä pystysuunnassa... 3:212 Järjestä kuvakkeet... 3:212 Sulje... 3:212 Sulje kaikki... 3:212 Ohje... 3:213 Hakemisto... 3:213 Opastustila... 3:213 Tietoja ohjelmasta... 3:213 4 Sovellusesimerkkejä... 4:1 Tiedonsiirto sähköpostilla... 4:1 Tietokannan perustaminen... 4:2 Tietokannan lähettäminen yhtiöille... 4:5 Toteumatietojen haku... 4:5 Toteumatietojen lähettäminen konserniin... 4:10 Toteumatietojen hakeminen konsernitietokantaan... 4:11 Budjetin tekeminen yhtiöissä... 4:13 Yhtiöiden budjetin lähettäminen konsernin vastuuhenkilölle... 4:16 Eliminointien lisääminen konsernibudjettiin... 4:16 Tuloslaskelma... 4:16 Tase Vastaavaa... 4:18 Tase Vastattavaa... 4:18 Budjetin lukitseminen... 4:19 Seurantaraportointi... 4:19 Seurantaraporttien tekeminen... 4:20 Raporttien lähettäminen yhtiöille... 4:21 Raporttien tallentaminen HTML-muotoon... 4:21 Jatkuva kuukausitason toteumaseuranta... 4:22 Ohjelman käyttö palvelimelta... 4:23 Tietokannan perustaminen... 4:23 Tietokannan käyttäjäaoikeudet... 4:26 Toteumatietojen haku... 4:26 Budjetin tekeminen yhtiöille... 4:31 Eliminointien lisääminen konsernibudjettiin... 4:33 Tuloslaskelma... 4:33 Tase Vastaavaa... 4:34 Tase Vastattavaa... 4:34 Budjetin lukitseminen... 4:34 Seurantaraportointi... 4:35 Seurantaraporttien tekeminen... 4:35 Raporttien tallentaminen HTML-muotoon... 4:37 Jatkuva kuukausitason toteumaseuranta... 4:37 Tietokantojen yhdistely... 4:39 Lähtötilanne... 4:39 Konsernitietokannan perustaminen... 4:39 Tietojen yhdistely konsernitietokantaan... 4:40 Eliminointien lisääminen konsernitietokantaan... 4:42 Rullaava ennuste... 4:43 Lähtötilanne... 4:43 Rullaavan ennusteen perusteet esimerkissä... 4:43 Toteumatietojen haku ja rullaavan ennusteen päivittäminen... 4:43 Aikavälin määrittäminen päivämäärälyhenteillä... 4:43 Viimeisen toteumapäivän päivittäminen... 4:44

9 Sisällysluettelo Päivämäärälyhenteen muuttaminen toteumatietoja haettaessa... 4:44 Päivämäärälyhenteen muuttaminen suunnitelman ominaisuuksissa ja Budjetointipohjaraportissa... 4:46 Ennustetietojen päivittäminen... 4:48 Päivämäärälyhenteen muuttaminen 12 kuukauden Tulosennuste-raporttiin... 4:48 Tehtyjen määritysten hyödyntäminen muina kuukausina... 4:48 Toteumatietojen haku... 4:48 Suunnitelman ominaisuudet, budjetointipohja ja seurantaraportit... 4:49 Ennustetietojen päivittäminen... 4:49 Kalkyylit budjetin apuna... 4:50 Lähtötilanne... 4:50 Määrä- ja hintatilien lisääminen tietokantaan... 4:50 Kalkyyliraportin tekeminen... 4:51 Kappalekohtaiset kustannukset ja tavoitemyyntihinta / kpl... 4:52 Myyntimäärän mukaiset kustannukset yhteensä... 4:55 Raporttisisällön muokkaaminen... 4:56 Rivit-välilehden määritysten muuttaminen... 4:57 Sarakkeet-välilehden määritysten muuttaminen... 4:59 Muokatun raportin tekstiosion muokkaaminen... 4:64 Muokatun raportin tallentaminen osaksi -tietokantaa... 4:64 Tulosbudjetin tekeminen omia tilejä hyödyntäen... 4:64 Määrä- ja hintatietojen syöttäminen budjetin pohjatiedoksi... 4:64 Kiinteiden kustannusten, poistojen ja korkokulujen lisääminen budjettiin... 4:66 Verojen lisääminen budjettiin... 4:68 Oman raporttisisällön määrittäminen... 4:69 Raporttisisällön hyödyntäminen raportoinnissa... 4:71 Vaihtoehtoisen ennusteen tekeminen... 4:72 Lähtötilanne... 4:72 Tietotason lisääminen tietokantaan... 4:72 Alkuperäisen ennusteen kopiointi vaihtoehdon pohjaksi... 4:72 Vaihtoehtoisen ennusteen täydentäminen uusilla arvoilla... 4:73 Ennusteiden vertailu... 4:75 Raporttikirjaston hyödyntäminen ennusteiden vertailussa... 4:76 Tekstiosion muokkaaminen... 4:77 Taulukko-osion muokkaaminen... 4:77 Kaavio-osion muokkaaminen... 4:78 Syöttökoodien muuttaminen absoluuttiseksi... 4:79 Toimintobudjetointi...4:80 Budjetin syöttäminen... 4:81 Perustietojen syöttäminen tulosbudjetin pohjaksi... 4:82 Tuloslaskelmaerien linkittäminen perustietoihin... 4:82 Vertailuraportin tekeminen... 4:85 Raporttikirjaston hyödyntäminen... 4:85 Taulukko-osion muokkaaminen... 4:86 Tekstiosion muokkaaminen... 4:89 Kaavio-osion muokkaaminen... 4:89

10 Yleiskuvaus 1 Yleiskuvaus Valikkorivi Toimintopuu Raporttiikkuna 1:1 Valintapainikkeet

11 Yleiskuvaus Q Ohjelman toiminta Q Ohjelman toimintaperiaate ja yleiskuvaus on tietokantapohjainen sovellus tulos-, tase- ja kassavirtabudjettien ja -ennusteiden tekemiseen. Budjetin ja ennusteiden teon lisäksi ohjelma mahdollistaa erilaisten seurantaraporttien teon joko taulukko- tai graafisina esityksinä. Ohjelmatoimitukseen sisältyvät raporttipohjat helpottavat raporttien muokkaamista käyttäjän tarpeita vastaavaksi. Raporttien sisältö ja raporttirivien järjestys on vapaasti muokattavissa. Lisäksi raporttien muokkaamista näytöllä helpottavat raportin työkalurivillä olevat yhdistelmäruudut ja valintapainikkeet. Suunnitelmien teko ja seurantaraportointi ei ole riippuvainen yrityksen tilikaudesta. Voit tehdä esimerkiksi rullaavaa 12 kuukauden ennustetta. n tietokannassa voi olla lukuja usealla eri tietotasolla. Sama tietokanta voi sisältää esimerkiksi toteuman, budjetin ja useita erilaisia ennusteita. Tietotasojen enimmäismäärä on 16. Tietokannan rakenne kuvataan organisaatiorakenteella ja tilikartalla. Ohjelma "korvamerkitsee" tietokantaan tallentuvan tiedon tunnuksella, joka muodostuu organisaatiotasosta ja tilinumerosta. Tilikartan ei tarvitse olla virallisen kirjanpidon mukainen tilikartta, mutta toteumaseurannan helpottamiseksi on suositeltavaa sisällyttää tilikarttaan kirjanpidon mukaiset tilit. Voit lisätä n tietokannan tilikarttaan tilejä kirjanpidon ulkopuolisille erille. Voit myös syöttää budjetti- ja ennustetiedot esimerkiksi tiliryhmä- tai karkeammalla tasolla. Raporttien, organisaatiorakenteen ja tilikartan vapaa muokattavuus mahdollistaa myös esimerkiksi tulos-, tase- ja kassavirtaennusteen ja budjetin tekemisen erilaisista kalkyyleistä ja resepteistä. Vaikka ohjelman erityispiirteenä on vapaasti muokattavissa oleva tietokanta- ja tulostusrakenne, voit tehdä tiettyjä oletusmäärityksiä samankaltaisille tileille yhdellä kertaa. Tämän toteuttamiseksi voit määritellä tietokantaan tilityyppejä. Budjetin ja ennusteiden tekemistä helpottaa erilaisten syöttökoodien käyttömahdollisuus. Voit esimerkiksi viitata mihin tahansa toiseen tiliin tai raporttiriviin. Voit myös valita erilaisia kasvuprosentteja, joiden avulla ohjelma ottaa automaattisesti huomioon kausivaihtelut edellisen vuoden profiilin mukaan. Erillisen välitulosmuistin avulla voit simuloida budjettia tai ennusteita ilman, että tiedot siirretään joka kerta tietokantaan. Voit käyttää myös muun muassa verojen ja poistojen laskentaa, sekä määrittämääsi kaavaa. Ohjelmassa on mahdollista jakaa esimerkiksi vuositasolla syötetty tieto kuukausille määrittämäsi jakosäännön mukaan. Voit myös vyöryttää määrittämäsi säännön mukaisesti ylemmän yksikön luvun alatason yksiköille. Koska ohjelma sisältää tietokantojen yhdistely-toiminnon, voit jakaa suuremman kokonaisuuden useaksi pienemmäksi tietokannaksi ja yhdistellä nämä eri tietokantaan. Tietojen haku muista järjestelmistä on toteutettu ODBC-ohjainten avulla. Tietojen siirto työasemalta toiselle eri käyttäjien välillä voidaan toteuttaa helposti esimerkiksi sähköpostin avulla. Ohjelma voidaan myös asentaa palvelimelle verkkoversiona. Lisäksi voit tallentaa raportit HTML-muotoon. 1:2

12 Yleiskuvaus Q Ohjelman keskeiset käsitteet Tässä kappaleessa kerrotaan ohjelmassa usein toistuvien, keskeisten käsitteiden sisältö. Käsitteet on jaettu neljään ryhmään: Yleisiin, organisaatiorakenteeseen liittyviin, tileihin liittyviin ja raportointiin liittyviin käsitteisiin. Q Yleiset käsitteet Q Toimintopuu Valikkorakenteen, työkalurivin valintapainikkeiden ja näppäinyhdistelmien lisäksi voit suorittaa ohjelman toimintoja toimintopuun avulla. Toimintopuun sisällön voit muokata omaa tarvettasi vastaavaksi. Toimintopuuhun voit lisätä esimerkiksi yleisimmin toistuvat toiminnot. Kaksoisnapsauttamalla valittua toimintoa, ohjelma suorittaa komennon. Q Jakosääntö Voit syöttää tai hakea tietoja paitsi kuukausitarkkuudella myös 2 kuukauden, 3 kuukauden, 4 kuukauden, 6 kuukauden, vuoden tai tilikauden tarkkuudella. Jakosäännöllä kerrot ohjelmalle, miten se jakaa tiedot kuukausille. Ohjelma sisältää oletusjakosäännöt eri tarkkuisen tiedon jakamista varten. Voit muokata ohjelman oletusjakosääntöjä. Ks. tarkempi ohjeistus kohdasta 3, Tiedosto, Ominaisuudet, Jakosäännöt. Q Käyttäjätunniste Käyttäjätunnisteen voit määrittää esimerkiksi tietokannalle, jollekin valintaikkunalle, tilille sekä organisaation yksikölle tai kustannuspaikalle. Käyttäjätunniste on vapaaehtoinen, mutta sen tarkoitus on helpottaa esimerkiksi tietojen haun ja raportoinnin yleispätevyyttä. Monessa valintaikkunassa voit määrittää tarkan hakemistopolun ja tietokannan nimen sijasta käyttäjätunnisteen. Tällöin sinun ei tarvitse tehdä samoja määrityksiä montaa kertaa eri tietokannoille. Katso esimerkiksi 3, Tiedot, Hae arvot, Ulkoisesta tietokannasta, kohta Lisää tietokannan tunniste. Q Päivämäärälyhenteet Määritellessäsi aikaväliä esimerkiksi tiedonsiirrossa, yhdistelyssä, ennusteiden teossa tai raportoinnin ohjauksessa voit tarkkojen päivämäärien sijasta käyttää päivämäärälyhenteitä. Päivämäärälyhenteiden käytön tarkoituksena on helpottaa aikavälin automatisointia eri toiminnoissa. Ohjelmassa käytettävissä olevat päivämäärälyhenteet ja lyhenteiden merkityksen näet alla olevasta listasta. 1:3

13 Yleiskuvaus Päivämäärälyhenne Lyhenteen merkitys {EOH} Viimeinen toteumapäivä {BAP} Aktiivisen tilikauden alkamispäivä {EAP} Aktiivisen tilikauden päättymispäivä {BPS} Suunnitelman alkamispäivä {EPS} Suunnitelman päättymispäivä Voit lisätä lyhenteen loppuun alla olevan listan mukaisia merkkejä ja numeroita. Merkit Merkkien merkitys -1 Päivämäärälyhennettä edeltävien päivien lukumäärä -1m Päivämäärälyhennettä edeltävien kuukausien lukumäärä -1y Päivämäärälyhennettä edeltävien vuosien lukumäärä +1 Päivämäärälyhennettä seuraavien päivien lukumäärä +1m Päivämäärälyhennettä seuraavien kuukausien lukumäärä +1y Päivämäärälyhennettä seuraavien vuosien lukumäärä Voit merkitä numero 1:n tilalle haluamasi päivien, kuukausien tai vuosien määrän. Jos haluat esimerkiksi raportin aikavälin alkavan aina viimeistä toteumapäivää edeltävästä kuukaudesta, kirjoita alkamishetken kenttään tarkan päivämäärän sijasta {EOH}-1m. Vastaavasti viimeistä toteumapäivää seuraavan päivän merkitset kirjoittamalla alkamishetken kenttään {EOH}+1. Katso myös kohta 3, Tiedosto, Ominaisuudet, Tilikaudet. Q Tietotaso Samassa tietokannassa on yleensä toteuma-, budjetti- ja ennustelukuja. Tämän lisäksi samassa tietokannassa voi olla esimerkiksi pessimistinen ja optimistinen ennuste. Ohjelma ohjaa kaikki käsiteltävät luvut jollekin tietotasolle kuuluvaksi. Ohjelma tekee tietokannan perustamisvaiheessa kolme tietotasoa; toteuman, budjetin ja ennusteen. Jälkeenpäin voit tehdä lisää tietotasoja esimerkiksi pessimistisen ja optimisen ennusteen tekemistä varten. Ohjelma käyttää tietotasoa esimerkiksi raportoinnin ja suunnittelun ohjauksessa. Katso tarkempi ohjeistus kohdasta 3, Tiedosto, Ominaisuudet, Tietotasot. Q Tunnus Tunnus on tietokannan organisaatiorakenteeseen kuuluvan yksikön tai kustannuspaikan, ja tietokantaan sisältyvän tilin yhteyttä kuvaava tunnus. Ohjelma tekee tunnuksen automaattisesti haettaessa tai syötettäessä tietoja valitun organisaatiotason valitulle tilille. Tunnus sisältää organisaatiotason numerotunnisteen sekä tilinumeron. 1:4

14 Yleiskuvaus Q Viimeinen toteumapäivä Viimeinen toteumapäivä-käsitteen tarkoitus on helpottaa esimerkiksi raporttien ja tiedonsiirron automatisointia. Voit määrittää tarkan päivämäärän sijasta esimerkiksi, että toteumatiedot näytetään aina viimeiseen toteumapäivään asti. Voit tällöin kirjoittaa tarkan päivämäärän sijaan kenttään {EOH}. Viimeistä toteumapäivää voit muokata valinnalla Tiedosto, Ominaisuudet, Tilikaudet. Katso lisää päivämäärän korvaavista kirjainlyhenteistä kohdasta 1 Yleiskuvaus, Ohjelman keskeiset käsitteet, Päivämäärälyhenteet. Q Organisaatiorakenteeseen liittyvät käsitteet Q Organisaatiorakenne Tietokantaan sisältyvä organisaatiorakenne on useimmissa tapauksissa monitasoinen. Voit määrittää organisaatiorakenteen tietokannan perustamisvaiheessa. Organisaatiorakenne koostuu yksiköistä ja kustannuspaikoista. Voit muokata organisaatiorakennetta jälkeenpäin toiminnolla Tiedosto, Ominaisuudet, Organisaatiorakenne. Katso myös käsite Tunnus. Q Yksikkö Ohjelmassa yksiköllä tarkoitetaan organisaatiorakenteen tasoa, minkä alatasona on joko toinen yksikkö tai kustannuspaikka. Q Kustannuspaikka Ohjelmassa kustannuspaikalla tarkoitetaan organisaatiorakenteen alinta tasoa. 1:5

15 Yleiskuvaus Q Tileihin liittyvät käsitteet Q Tilikartta Tilikartan avulla määrittelet tilien ryhmittelyn tietokannassa. Tilikartta sisältää kaikki tietokantaan kuuluvat tilit ja tiliryhmät. Tilikartta on useimmissa tapauksissa monitasoinen. Tilikartta voi sisältää myös kirjanpidon ulkopuolisia tilejä. Esimerkiksi kalkyylipohjaista budjettia varten voit perustaa tilikarttaan tilit ja tiliryhmät tuotteiden tai tuoteryhmien määrä- ja hintatietoja varten. Voit muokata tilikarttaa jälkeenpäin toiminnolla Tiedosto, Ominaisuudet, Tilit. Katso myös käsite Tunnus. Q Tilityyppi Tilityyppien tarkoituksena on helpottaa budjettien ja erilaisten määritysten tekemistä. Voit esimerkiksi muuttaa tietyn tilityypin määrityksiä yhdellä kertaa tai määrittää raporttiin kuuluviksi tileiksi tietyn tilityypin yhdellä valinnalla. Tilityyppejä voit lisätä ja muokata toiminnolla Tiedosto, Ominaisuudet, Tilityypit. Q Tilinumero Tilinumero on yksittäisen tilin tai tiliryhmän tunniste. Tunniste voi sisältää numeroita ja / tai kirjaimia. Katso myös käsite Tunnus. 1:6

16 Yleiskuvaus Q Raportteihin liittyvät käsitteet Taulukkoosio Tekstiosio Raporttirivit Kaavio-osio Q Raporttikirjasto Ohjelmatoimitukseen sisältyy useita valmisraportteja. Valmisraporttien tarkoitus on nopeuttaa seurantaraporttien tekoa ja tulostusta. Valmiit raportit on kerätty raporttikirjastoon. Voit avata raporttikirjastossa olevia raportteja Raportit-valikon Uusi-toiminnolla. Voit muokata raportteja ja tallentaa ne osaksi -tietokantaa. Katso tarkempi ohjeistus kohdasta 3, Raportit. 1:7

17 Yleiskuvaus Q Raportti Raportti voi koostua yhdestä tai useasta osiosta. Osio voi olla teksti-, taulukko-, kaavio- tai kuvaosio. Voit tallentaa raportin osaksi tietokantaa, erilliseen tiedostoon tai esimerkiksi HTMLmuotoon. Q Raporttirivit Raporttien sisältö on vapaasti muokattavissa. Raporttirivien avulla voit muokata tuloslaskelman, taseen tai rahoituslaskelman sisällön suunnitteluympäristöäsi vastaavaksi. Raporttirivien avulla voit myös määritellä omien raporttiesi sisällön. Raporttirivi voi olla tili tai tiliryhmä, ryhmäkansio, kaava, välisumma tai viittaus toiseen raporttiriviin. Katso tarkempi ohjeistus kohdasta 3, Tiedosto, Ominaisuudet, Raporttirivit. Q Osio Osiolla tarkoitetaan raportin osaa. Osio voi olla teksti-, taulukko, kaavio- tai kuvaosio. Tekstiosio voi sisältää otsikon lisäksi esimerkiksi muistiinpanoja. Taulukko-osio sisältää valittujen tilien, raporttirivien ja organisaatiotasojen tiedot valituilta tietotasoilta taulukkomuodossa. Kaavioosiossa voit esittää valittujen tilien, raporttirivien ja organisaatiotasojen tiedot valituilta tietotasoilta graafisena kaaviona. Kuvaosioon voit liittää esimerkiksi yrityksen logon. Katso tarkempi ohjeistus kohdasta 3, Raportit, Osiot, Ominaisuudet. 1:8

18 Q Yleiskuvaus Tiedostotyypit Ohjelmassa on mahdollista tallentaa lähes jokainen valintaikkunamääritys tai osa siitä erilliseksi tiedostoksi. Nämä määritystiedostot voi hakea toiselle työasemalle, mikäli muutat tai lisäät määrityksiä tietokannan perustamisen ja kopioinnin jälkeen. Alla olevassa luettelossa on kerrottu tiedostotyypin tiedostotunniste ja kuvaus: Tunniste Tiedostotyypin kuvaus.dbp -tietokanta.form Raporttitiedosto.TXT/.OTT/.OTB Organisaatiorakenteen määritykset.txt/.ott/.otb Tilikartan määritykset.arb/.art Raporttirivien määritykset.att Tilityyppien määritykset.apt Tilikausien määritykset.txt/.srt Jakosääntöjen määritykset.taef Tiedonsiirtotiedosto usean käyttäjän ympäristössä.ist Tietojen haun määritykset haettaessa tietoja ulkoisesta tietokannasta.ism Tietojen haun määritykset haettaessa tietoja ulkoisesta tietokannasta (yksittäinen kohde).txt/.ctt/.ctf Yhdistelyrakenteen määritykset.psc/.txt Suunnitelman ominaisuus-määritykset.alr Suunnitelman vyörytyssääntöjen määritykset.cdl Tietotason arvojen kopiointi-määritykset.tfs Raportin taulukko-osion laskentataulukon määritykset.dat Valuuttataulukko.CHC Kaavio-osion alueita koskevat asetukset.cds Kaavio-osion ominaisuuksia koskevat määritykset 1:9

19 Yleiskuvaus -tietokanta (.DBP) sisältää tai siihen voidaan sisällyttää muut ylläolevat tiedostot. Katso lisäksi Tiedosto-valikosta kohdat Tallenna, Tallenna nimellä ja Tallenna kaikki tiedot, sekä Tiedot-valikosta Suunnitelmat, Tallenna nimellä. Katso myös Raportit-valikon kohdat Tallenna ja Tallenna nimellä. 1:10

20 Yleiskuvaus Q Ohjelman näytön osat ssa on seuraava näyttö: Valikkorivi Toimintopuu 1:11 Työkalurivi Raportti-ikkuna

21 Yleiskuvaus Q Valikkorivi Voit valita valikkoriviltä haluamasi toiminnon. Valikossa on seuraavat päävalikkoryhmät: Tiedosto, Tiedot, Muokkaa, Raportit, Näytä, Työkalut, Ikkuna ja Ohje. Näistä on tarkemmat kuvaukset tämän käyttöoppaan luvussa 3. Saat avattua kyseisen päätoiminnon alasvetovalikon napsauttamalla hiirellä valikkorivillä haluamaasi päätoimintoa tai ALT + painamalla sitä kirjainta, joka on päävalikossa alleviivattu. Esimerkiksi Tiedosto- valikon saat näkyviin ALT + T- näppäinyhdistelmällä. Q Työkalurivi Ohjelman valintapainikkeet näkyvät työkalurivillä. Ohjelmassa on kolme työkaluriviä: Vakio-, raportti- ja raporttien muotoilu-työkalurivi. Napsauttamalla hiirellä painiketta vakio- tai raporttien muotoilu-työkalurivillä, ohjelma käynnistää sitä vastaavan toiminnon. Kaikki vakio- ja raporttien muotoilu-työkalurivin valintapainikkeiden sisältämät toiminnot voit käynnistää myös valikon kautta. Raporttityökalurivin sisällön voit määrittää itse. Raporttityökalurivin yhdistelmäruudut ja valintapainikkeet ovat taulukko-osion ominaisuuksia. Katso työkalurivien tarkempi sisältö kohdasta 1 Yleiskuvaus, Valintapainikkeet. Q Toimintopuu Valikkorakenteen ja näppäinyhdistelmien lisäksi voit suorittaa ohjelman toimintoja toimintopuun avulla. Toimintopuun sisällön voit muokata omaa tarvettasi vastaavaksi. Toimintopuuhun voit lisätä esimerkiksi yleisimmin toistuvat toiminnot. Kaksoisnapsauttamalla valittua toimintoa, ohjelma suorittaa komennon. Toimintopuun voit avata toiminnolla Näytä, Toimintopuu tai näppäinyhdistelmällä ALT+0 (nolla). Q Raportti-ikkuna Tietojen syöttö ja raportointi tapahtuu raportti-ikkunan avulla. Ohjelman raportti-ikkunan sisältö on käyttäjän vapaasti määriteltävissä. Raportti-ikkunan sisältöä voit muokata toiminnolla Raportit, Osio, Ominaisuudet. Valmiin budjetointipohjan voit avata toiminnolla Tiedot, Suunnitelmat, Syöttö. Valmisraportin valuuttakurssien syöttämiseksi voit avata Tiedot, Valuuttakurssit-toiminnolla. Ohjelman valmisraportin seurantaa varten voit avata Raportit, Uusi-toiminnolla. Tallennettuasi raportin osaksi -tietokantaa voit avata raportin toiminnolla Raportit, Avaa tietokannasta. Avoinna olevat raportit näet Ikkunavalikosta. 1:12

22 Yleiskuvaus Q Ohjelman pikavalinnat Luettelossa olevalla pikavalinnalla voit valita kyseisen toiminnon. Pikavalinnassa merkkien välissä oleva plusmerkki tarkoittaa sitä, että painat kyseisiä näppäimiä samanaikaisesti. Valikkotoimintojen pikavalintojen lisäksi monessa valintaikkunassa voit käyttää pikavalintoja eri toiminnoille. Näiden toimintojen pikavalinnat näkyvät kyseisen toiminnon vihjeteksti-kentässä. Q Valikkotoimintojen pikavalinnat CTRL + N = CTRL + ALT + O = CTRL + O = ALT + S = CTRL + P = Tiedosto, Uusi Tiedosto, Avaa, Yhteinen Tiedosto, Avaa, Paikallinen Tiedosto, Synkronoi Tiedosto, Tulosta CTRL + ALT + R = ALT + SHIFT + L = CTRL + ALT + F10 = CTRL + SHIFT + F3 = Tiedot, Suunnitelmat, Laske Tiedot, Suunnitelmat, Lataa Tiedot, Suunnitelmat, Ominaisuudet Tiedot, Yhdistele CTRL + X = CTRL + C = CTRL + K = CTRL + ALT + K = CTRL + V = ALT + ENTER = ALT + DELETE = Muokkaa, Leikkaa Muokkaa, Kopioi Muokkaa, Kopioi seuraavalle kaudelle Muokkaa, Kopioi muille kausille Muokkaa, Liitä Muokkaa, Ominaisuudet Muokkaa, Poista F5 = CTRL + ALT + 1 = CTRL + ALT + 2 = CTRL + ALT + 3 = CTRL + ALT + 4 = CTRL + ALT + 5 = CTRL + W = TAB = SHIFT + TAB = CTRL + SHIFT + L = CTRL + (+) = CTRL + (-) = Raportit, Päivitä Raportit, Osio, Uusi, Taulukko Raportit, Osio, Uusi, Teksti Raportit, Osio, Uusi, Kaavio Raportit, Osio, Uusi, Taulukko (Ohjattu toiminto) Raportit, Osio, Uusi, Kuva Raportit, Osio, Ominaisuudet Raportit, Osio, Siirry, Seuraavaan Raportit, Osio, Siirry, Edelliseen Raportit, Osio, Asettelut Raportit, Sivu, Lisää Raportit, Sivu, Poista CTRL + 0 = CTRL + ALT + E = CTRL + D = ALT + 0 = SHIFT + ESC = Näytä, Raportti, Yksi sivu Näytä, Raportti, Muokkaustila Näytä, Raportti, Muuta osioiden järjestys Näytä, Toimintopuu Sulje toimintopuu (Kohdistimen ollessa toiminopuun kohdalla) SHIFT + F1 = Ohje, Opastustila 1:13