sivu 8 sivu 12 sivu 19 Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2013 Lähde vaihtoon Brittein saarille! Arkistolaitos kartoitti yksityisarkistonsa

Transkriptio

1 Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2013 sivu 8 Lähde vaihtoon Brittein saarille! sivu 12 Arkistolaitos kartoitti yksityisarkistonsa sivu 19 Haistaisiko koira arkiston homeen?

2 2 3 Sisältö Pääkirjoitus Julkaisija Arkistolaitos Osoite Kansallisarkisto PL Helsinki Lehden taitto Mainostoimisto HINKU Painopaikka Kopijyvä Oy Kotisivu Tilaukset ja palaute akti@narc.fi ISSN (painettu) ISSN (verkkojulkaisu) Päätoimittaja Marie Pelkonen, Kansallisarkisto Toimituskunta sektorijohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto sektorijohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto Toimitussihteeri Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti minna.nurro@pp.inet.fi Kannen kuva Jaakko Ikonen Kuvassa homekoirakouluttaja Hanna Vänttilä sekä koiransa Keira ja Karbo. Pääkirjoituksen kuva Rodeo 3 Palveluiden hankkiminen erikoistuneilta toimijoilta tuo usein enemmän säästöjä kuin palveluiden tuottaminen itse, todetaan pääkirjoituksessa. 4 Lyhyet 6 Väitös paljasti kotimaisella elokuva-alalla vallan keskittyneen 1900-luvun alussa muutamille yhtiöille Liikkuvuusohjelma tarjoaa arkistoammattilaisille väylän Britanniaan tai Irlantiin. Arkistoyhdistyksen syysseminaarissa pohdittiin arkistolainsäädäntöä. Paperiarkistoinnista luopuminen voi olla organisaatioille merkittävä muutos kohti helpompaa arkistointia. Yksityisarkistojen kartoitus pohjustaa uutta hankintapolitiikkaa. Esittelyssä arkistolaitoksen vuoden 2014 koulutuspaketti. Arkistoyhdistys Espanjan taivaan alla. Arkistolaitoksen seulontapäätökset turvaavat myös sähköisessä muodossa olevan kulttuuriperintömme säilymisen jälkipolville. Tarkka kuonoko avuksi arkistoaineiston suojelussa? Kansallisarkiston uusi näyttely kuvaa suomalaisen parlamentarismin ensiaskeleita. Arkistolöytöjä / Käsitätkö? Sähköinen toimintaympäristö asettaa salaisuuksien säilyttämiselle omat haasteensa, arkistonhoitaja Tarja Leino toteaa. Uusia mahdollisuuksia Keskustelu julkisen hallinnon sopeuttamisesta käytettävissä oleviin voimavaroihin rajautuu helposti näkökulmaan, jossa luulottomasti. Esimerkiksi osuuskuntatyyppinen yrittäjyys pape- tuottamisen edellytyksiä ja joustavuutta tulisi edistää ennakko- sopeuttamista tarkastellaan yksinomaan nykyisten tehtävien supistamisena, karsimisena tai alasajona. Kiire ja muut paineet kasesti nuorille mahdollisuuksia työllistyä alan tehtäviin varsinkin, riarkistojen järjestämis- ja digitointiprojekteissa voisi tarjota erityipeuttavat tässäkin ajattelua. jos vaihtoehtoisia toteutustapoja syntyy lisää ja julkinen hallinto rohkaistuu yhä useammin hankkimaan tällaisia palveluita. On kuitenkin tärkeää, että sopeuttaminen nähdään myös mahdollisuutena uusien liiketoimintamallien luomiseen sekä olemassa Digitointipalveluissa yritystoimintaa ja siten vaihtoehtoja on jo nyt olevan palvelutuotannon uudistamiseen ja monipuolistamiseen. tarjolla runsaasti. Erityisesti laajat järjestämis- ja digitointihankkeet Enää kaikkea ei tarvitse eikä ole edes järkevää tehdä itse. Palveluiden hankkiminen siihen keskittyneiltä ja erikoistuneilta toimijoilta taisiin vaiheistaa ja palvelut tuottaa hajautetusti siellä, missä sii- olisi järkevä toteuttaa eri tahojen yhteistyönä; silloin hankkeet voi- on usein kustannustehokkaampaa kuin voimavarojen sitominen hen on parhaimmat edellytykset. Samalla säännösten asettamat oman infrastruktuurin ylläpitoon tai palveluiden tuottaminen itse vaatimukset, kuten järjestämisen ja luetteloinnin tai indeksoinnin supistuvin voimavaroin. oikea taso ja muut laadulliset tekijät voitaisiin varmistaa tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Myös arkistoalalla palvelutuotantoa voidaan monipuolistaa, synnyttää uutta yrittämistä ja edistää kilpailua. Samalla kun uudistetaan muita hallintorakenteita, myös palveluiden hankkimisen Teksti: Juhani Tikkanen, sektorijohtaja, Kansallisarkisto ja

3 4 5 Heidi Mustajoki / Kansallisarkisto Arkistopäivät siirtyvät Vaasasta Helsinkiin Finna tarjoaa tietoa ja elämyksiä Lyhyet Seuraavat Arkistopäivät järjestetään aiemmasta ilmoituksesta poiketen Helsingissä Wanhassa Satamassa. Alustava ohjelma on kommentoitavissa Kansallisarkiston Facebook-sivuilla marraskuusta lähtien. Seuraa ilmoitteluamme! Finna-hakupalvelu kokoaa Suomen arkistojen, kirjastojen ja museoiden aineistot ensimmäistä kertaa yhteen. Suurin osa arkistolaitoksen aineistoista on mukana palvelussa. finna.fi Venäläiset kylässä Venäläinen arkistodelegaatio aloitti lokakuisen Suomen vierailunsa Turun maakunta-arkistosta leppoisissa tunnelmissa aamukahvien kera. Turussa on paljon venäläisiä koskevia lähteitä, joista parhaat palat oli valinnut näytille Päivi Niemelä. Kuvassa Venäjän arkistolaitoksen eli Rosarhivin johtaja A. Artizov (toinen oikealta) kysyy maakunta-arkistonjohtaja Veli-Matti Pussiselta Mikkeliin rakennettavasta keskusarkistosta, sinne siirrettävästä aineistosta sekä tutkijapalvelun järjestämisestä. Vasemmalla Sota-arkiston varajohtaja A. Efimenko, projektipäällikkö Dmitri Frolov ja johtaja Artizovin vieressä rouva Artizova. Delegaatio vieraili myös Kansallisarkistossa. Juhani Klemi/Turun maakunta-arkisto Trafin aineistot sujuvasti käyttöön Kansallisarkisto ja Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi ovat solmineet puitesopimuksen arkistojen siirtokuntoon saattamisesta. Sopimus kattaa Trafin haltuun päätyneiden Merenkulkulaitoksen, Ajoneuvohallintokeskuksen, Ilmailuhallinnon ja Rautatieviraston sekä niiden edeltäjävirastojen aineistokokonaisuudet. Osa aineistoista digitoidaan, mikä palvelee paitsi Liikenteen turvallisuusviraston päivittäistä toimintaa hajautetussa toimintaympäristössä, myös tuo aineistot tutkimuksen ulottuville aiempaa helpommin. Keskusarkisto hahmottuu Arkistolaitoksen keskusarkistohankkeen esisuunnittelun tuloksena ovat valmistuneet alustavat pohjapiirustukset, tilaohjelma, energialaskelmia sekä havainnekuvia sisä- ja ulkotiloista. Loppuvuodesta valmistuu myös hankesuunnitelma. Rahoituksen puolesta hanke on edennyt siten, että sen vuokrasopimusvaltuus arkistolaitokselle on esitetty hallituksen talousarvioesityksessä vuodelle Esityksen tultua hyväksytyksi eduskunnassa loppuvuodesta, tehdään hankkeen investointipäätös (Senaattikiinteistöt), jonka jälkeen varsinainen rakennussuunnittelu voi alkaa, suunnittelujohtaja Jorma Vappula Kansallisarkistosta kertoo. Rakentamisen ensimmäisen vaiheen on määrä olla valmis syksyllä Työryhmä yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain kimppuun Opetusministeri Krista Kiuru asetti lokakuussa työryhmän selvittämään yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain uudistamista. Tehtävänä on tuottaa linjaukset valtionapujärjestelmän uudistamiseksi ja laatia hallituksen esitys uudeksi yksityisten arkistojen valtionapulainsäädännöksi. Lakimuutoksen tarpeen taustalla on muuttuva maailma, joka sähköistyessään tuo uusia haasteita koko muistiorganisaatiokentälle. minedu.fi/opm/verkkouutiset/index.html Upea Karjala-valokuvanäyttely Hämeenlinnassa Ilta-Sanomien kokoamaan ainutlaatuiseen Karjala-valokuvanäyttelyyn pääsee tutustumaan Hämeenlinnan maakuntaarkistossa alkaen vuoden loppuun saakka. Näyttely esittelee sata valokuvaa Karjalasta Terijoelta, Laatokalta, Käkisalmesta ja Sortavalasta. Näyttelyssä on myös venäläisestä arkistosta saatuja, Suomessa ennen näkemättömiä kuvia neuvostovuosien ajoilta. Mobiili työ haastaa asiakirjahallinnan FM Sari Mäkisen informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median alaan kuuluva väitöskirja Records Management in Puhemies Eero Heinäluoma (toinen oik.) tutustui avaamaansa valtiopäivänäyttelyyn Kansallisarkistossa yhdessä eduskunnan pääsihteeri Seppo Tiitisen (toinen vas.) kanssa. Mobile Work (Asiakirjahallinta mobiilissa työssä) tarkastettiin marraskuussa Tampereen yliopistossa. Tutkimus tuo uutta tietoa mobiilien työntekijöiden asiakirjahallinnan käytännöistä ja siitä, kuinka organisaation menettelytavat tukevat mobiilia työtä. Tutkimuksen perusteella asiakirjahallinnan käytännöissä ja ohjeistuksessa ei ole otettu huomioon mobiilin informaatioteknologian käyttöä. Myös asiakirjahallinnan menetelmiä ja käytäntöjä olisi kehitettävä. Asiakirjahallinnan ammattilaisten pitäisi ottaa paremmin huomioon perinteisestä toimistoympäristöstä eroavan työn tekemisen käytännöt. Alhaalla: SLUSH kokosi marraskuussa yhteen yli tuhat kasvuyritystä ja satoja pääomasijoittajia Helsingin Kaapelitehtaalla järjestettyyn kasvuyritystapahtumaan. SLUSHIn Kansallisarkistossa järjestetty pressitilaisuus veti reippasti yli sata kansainvälistä toimittajaa kuulemaan tuoreita ideoita menestystarinoiksi. Matti Tiisanoja/Kansallisarkisto Arkkitehtityöhuone APRT Arkistolaitoksen Mikkeliin suunnitellun keskusarkistorakennuksen pääjulkisivun havainnekuva.

4 6 7 Sensuuria ja verotilejä elokuvatutkimusta arkistolähteillä Tuore väitöstutkimus ravistelee perinteisiä käsityksiä suomalaisen elokuva-alan alkuvaiheista. Toisin kuin aikaisemmin on ajateltu, ala ei ollut pieni tai vaatimaton ennen 1920-luvun alkua. Tutkimuksen lähdeluettelosta ei löydy ainoatakaan elokuvaa, sillä se perustuu asiakirjalähteille ja sanomalehtiaineistoille. Väitöstutkimuksen keskeinen löydös on se, kuinka suurta ja vakiintunutta liiketoiminta elokuva-alalla oli 1900-luvun ensimmäiseltä vuosikymmeneltä alkaen. Valta oli kasaantunut muutamille helsinkiläisyhtiöille, joiden toiminta vaikutti voimakkaasti koko suomalaiseen elokuva-alaan. Lähtökohdaksi nostettu liiketoiminta kääntää totutut näkökulmat Fyren 9/1909 ylösalaisin: perinteisesti elokuvaa on tarkasteltu valmistetuista filmeistä käsin, mutta 1900-luvun alussa filmituotanto ei ollut keskeinen osa suomalaisyhtiöiden toimintaa. Valtaosa valkokankailla nähdyistä filmeistä on ollut aina ulkomaisia, jopa suomifilmien kultaisimpina vuosina. Väitös keskittyy vuosikymmeniin ennen suomifilmien valtakautta, jolloin omien filmien merkitys oli vieläkin vähäisempi. Tuotto tuli filmien esittämisestä Aarteita arkistokoteloista Tutkimuksessa käsiteltävän aikakauden suomalaistuotannoista valtaosa on sittemmin kadonnut tai tuhoutunut, joten säilyneiden filmien antama kuva olisi jäänyt parhaimmillaankin vajavaiseksi. Lisäksi, kun elokuva-alan pääpaino oli aivan jossain muualla kuin kuvaamisessa, ei pelkkien filmien avulla hahmottuisi kuin pieni kaistale kokonaisuudesta. Tällä perusteella on tehty elokuvatutkimuksen valtavirrasta poikkeava ratkaisu ja filmit on rajattu tutkimuksessa käytettyjen lähdeaineistojen ulkopuolelle. Tutkimus keskittyy liiketoimintaan, joten esille nousevat yhtiöiden toimintaa valottavat lähteet, jotka ovat odottaneet vuosikymmenien ajan arkistokoteloissa löytäjäänsä. Valtaosa näistä löytyi arkistolaitoksen omista kokoelmista. Laajan arkistoaineiston pohjan muodostivat kaupparekisteriasiakirjat, joista paljastui suomalaisen elokuva-alan laajuus ja eri yhtiöiden sidonnaisuudet toisiinsa. Etenkin tutkimuskauden lopulla 1920-luvulla yhtiöt koottiin suuriksi yritysryhmiksi, joissa varsinaiset omistajat saattoivat peittyä moninaisten omistussuhteiden taakse. Löytöjä tuntemattomista elokuvista Tutkimuksen sivutuotteina tuli esille tietoja useista ennen tuntemattomista Suomessa kuvatuista elokuvista, joista valtaosa lienee kuitenkin tuhoutunut jo vuosikymmeniä sitten. Mielenkiintoisimmat filmilöydöistä sijoittuvat keväällä 1918 sisällissodan jälkimaininkeihin. Tuolloin Suomessa liikkui Saksan armeijan filmiryhmä, joka kuvasi muun muassa saksalaiskomentaja Rüdiger von der Goltzin ja kenraali Gustaf Mannerheimin ensikohtaamisen Mikkelissä, viikkoa ennen Helsingissä järjestettyjä voitonparaateja. Tämä ja muut aiemmin tuntemattomat samoina viikkoina kuvatut filmit voivat parhaassa tapauksessa odottaa jossain saksalaisessa filmiarkistossa, joten löytöjen sarja voi jatkua vielä pidemmälle. teksti: Outi Hupaniittu, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto Turun yliopisto Fyren-lehdessä vuonna 1909 ilmestyneessä pilakuvassa vasta-avatun elokuvateatteri Olympian omistaja Ernst Ovesén myhäilee tyytyväisenä, kun silinteripäiset herrat ja huivipäiset muorit tungeksivat ovella. Helsinkiläisteatterin sisustusta voi ihailla yhä edelleen, sillä se on siirretty alkuperäisestä rakennuksesta paikalla nykyisin seisovan Maxim-teatterin kakkossaliin. Taloudellisesti tuottoisin osa elokuva-alaa oli tuolloin aivan kuin nykypäivänäkin filmien esittäminen. Se puolestaan vaati jatkuvaa maahantuontia, joka oli keskittynyt muutamiin alaa hallinneisiin yhtiöihin. Maahantuonnin jatkeena harjoitettiin levitystä, joka puolestaan vei filmiohjelmistot muiden suomalaispaikkakuntien elokuvateattereihin. Omat filmituotannot olivat mahdollisia vain, jos yhtiöllä oli tarpeeksi muuta elokuva-alan toimintaa, josta kertyvillä tuloilla saatettiin rahoittaa kuvauskustannuksia. Samoin omien elokuvateattereiden olemassaolo oli hyvin tärkeää, sillä ainoastaan niistä kertyvillä lipputuloilla tuotannot saatettiin saada kannattaviksi. Filmituotantojen tekeminen ilman omaa esityspaikkaa osoittautui kerta toisensa jälkeen mahdottomaksi yhtälöksi innokkaille kuvaajille, ja rajoitti osaltaan suomalaisfilmien valmistamista. Osa aineistosta aiemmin käyttämätöntä Osa käytetystä materiaalista, kuten Helsingin poliisilaitoksella toimineen paikallisen filmi sensuurin tarkastuspäätökset, ovat olleet tutkijoiden käytössä jo aiemminkin, mutta esimerkiksi saman arkiston tarkastusmaksujen tilikirjat eivät. Tutkimuksessa on hyödynnetty myös muita tiliaineistoja, kuten ensimmäisen maailmansodan aikaisia sotaverotilejä, joihin kirjautui tiedot jokaisesta pääsylipusta tilitetystä maksusta ja sitä kautta helsinkiläisten elokuvateattereiden keräämistä lipputuloista. Tiedot lipputulojen ja tarkastusmaksujen eroista ja muutoksista puolestaan paljastivat elokuva-alan sisäisen kilpailun voimasuhteita ennennäkemättömällä tarkkuudella. Jyväskylän maakunta-arkistosta puolestaan paljastui erittäin mielenkiintoinen alan varhaisvuosia valottanut aineisto. Opiksi ja Huviksi -nimisen elokuvateatterin arkistoon on talletettu useiden vuosien ajalta kaikki käsiohjelmat, joissa esitellyt ohjelmistot tulivat Jyväskylään helsinkiläisyhtiöistä vuokrattuina. Jyväskyläläisarkistosta löytyi lisäksi runsaasti kirjeenvaihtoa, jossa neuvoteltiin ja riideltiin elokuva-alan suuryhtiöiden kanssa filmivuokraamisen yksityiskohdista. Mukana oli myös monta mehevää juorua, kun helsinkiläisyhtiöt äityivät paljastamaan huonoja puolia kilpailijoistaan: kuka harjoitti epätervettä liiketoimintaa, kuka vuokrasi huonokuntoisia filmejä Artikkeli perustuu Outi Hupaniitun syyskuussa Turun yliopistossa tarkastettuun väitöstutkimukseen. Hupaniittu, Outi: Biografiliiketoiminnan valtakausi. Toimijuus ja kilpailu suomalaisella elokuva-alalla luvuilla. Tutkimus on ilmestynyt Arkistolaitoksen julkaisuja -sarjassa ja on tilattavissa osoitteesta arkisto@narc.fi hintaan 20. Opiksi ja Huviksi -elokuvateatterin vuosien käsiohjelmat löytyvät digitoituina arkistolaitoksen Digitaaliarkistosta digi.narc.fi.

5 8 9 Liiku Britanniaan tai Irlantiin! Arkistot ja laki Suomen Lontoon instituutin vaihto-ohjelma tarjoaa museoiden ja arkistojen asiantuntijoille harvinaisen tilaisuuden työskennellä muutaman kuukauden ajan Britanniassa tai Irlannissa. Ohjelmaan voi hakea joulukuun puoliväliin asti. Suomalaisten muistiorganisaatioiden asiantuntijoiden ammatillinen osaaminen on korkeaa tasoa. Siitä huolimatta harvoille tarjoutuu mahdollisuus työskennellä ulkomailla. Suomen Lontoon instituutin ja Suomen New Yorkin kulttuuri-instituutin Ammattilaiset liikkeelle Fellows on the Move -hanke tuo liikkuvuuteen uudenlaisen mallin mahdollistamalla pidemmät vierailut ja työskentelyjaksot. Kolmivuotinen ohjelma alkaa vuonna Tavoitteena avartaa ammattitaitoa Hankkeen tavoitteena on suomalaisten muistiorganisaatioiden ammattilaisten kansainvälisen liikkuvuuden edistäminen, ammattitaidon kehittäminen ja tietoaineiston avaaminen. Suomen Lontoon instituutti tunnistaa Britanniassa ja Irlannissa otollisia partneri-instituutioita, joiden kanssa sovitaan suomalaisen museo- tai arkistoalan ammattilaisen vierailusta 2 3 kuukauden ajaksi. Vastaavasti britannialaiset ja irlantilaiset asiantuntijat voivat tehdä vierailun suomalaiseen organisaatioon. Vierailijoiksi lähtevät esittävät projektisuunnitelman ja perustelevat, mistä heidän osaamisalueestaan olisi hyötyä brittiläiselle tai irlantilaiselle organisaatiolle. Lisäksi he kertovat, mitä uutta osaamista heidän omassa organisaatiossaan kaivataan. Tarkoituksena Matti Tiisanoja / Kansallisarkisto on tarjota mahdollisuuksia sekä aitoon yhteistyöhön vastaanottavassa organisaatiossa että organisaatioiden kulttuurienväliseen vertailevaan tarkasteluun. Pyöreän pöydän kollegat Projektiin osallistujien kokemuksia tuodaan yhteen hankkeen loppupuolella toteutettavissa pyöreän pöydän keskusteluissa. Näihin kutsutaan sekä suomalaisia projektiin osallistujia että ulkomaisten vastaanottajaorganisaatioiden edustajia. Pöydän ympärillä kohtaavat siis sekä englanninkielisen maailman museo- ja arkistoalan ammattilaiset että heidän suomalaiset kollegansa. Hankkeen sisällössä erityispaino on museoiden ja arkistojen rikkaan tietoaineiston avaamisessa ja luovassa jatkokäyttämisessä. Hanke avaa olemassa olevia tietovarantoja nykyistä laajempaan ja monipuolisempaan hyödyntämiseen. Hankkeelle perustetaan yhteinen sähköinen alusta, jossa osallistujat raportoivat kokemuksistaan ja käyvät keskusteluja jo hankkeen aikana. Tuloksista kootaan myös yhteinen julkaisu, joka ilmestyy hankkeen päätyttyä. Hae ohjelmaan heti! Hakemukset vaihto-ohjelmaan vuodeksi 2014 tulee lähettää Suomen Lontoon instituuttiin mennessä osoitteeseen antti.halonen@finnish-institute.org.uk. Hakijalla tulee olla yli viiden vuoden työkokemus arkisto- tai museoalalta hyvä englannin kielen taito mahdollisuus työskennellä ulkomailla noin kolmen kuukauden ajan halu jakaa työnsä tulokset. Hakemusta varten tulee lähettää motivaatiokirje ja ehdotus vaihtoaikana toteutettavasta projektista lähettävän organisaation suostumus vaihtoon hakijan ansioluettelo. Suomen Lontoon instituutti vastaa ohjelmaan osallistuvan ammattilaisen matka- ja asumiskuluista. Lähettävä organisaatio vastaa ammattilaisen palkkakustannuksista, ja vastaanottava organisaatio sitoutuu antamaan ammatillista ohjausta ja tukea vaihdon aikana. teksti: Antti Halonen, ohjelmapäällikkö, Suomen Lontoon instituutti Arkistoyhdistyksen perinteinen syysseminaari kokosi Tieteiden talolle yli sata kuulijaa. Seminaarissa tarkasteltiin muun muassa Suomen arkistolainsäädännön historiaa ja uudistamista, tekijänoikeutta sekä lakeja ja standardeja Nokian asiakirjahallinnossa. Professori Eljas Orrman loi katsauksen vuosien 1939, 1981 ja 1994 arkistolakien erityispiirteisiin. Suomalaisen arkistolainsäädännön erityisenä ongelmana hän piti käsitteen määrittelyjen heikkoutta. Arkistotoimen kysymyksistä on arkistolain lisäksi säädetty muualla lainsäädännössä, mutta normien välinen hierarkia ei aina ole selvää. Käytännössä tämä on johtanut ongelmiin, kun arkistolakia ja erityislakeja on tulkittu vaihtelevilla tavoilla eri tilanteissa. Arkistoneuvos Jaana Kilkki Kansallisarkistosta välitti seminaariin kuulumisia opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmästä, jonka tehtävänä on kartoittaa arkistolainsäädännön uudistamisen tarpeita vuoden 2014 loppuun mennessä. Tähtäimessä ei ole uusi kaikenkattava arkistolaki, vaan asiakirjahallintaa koskevien uudistustarpeiden selvittäminen lainsäädännön eri alueilla. Selvää kuitenkin on, että uudessa arkistolaissa on tarpeen ottaa kantaa arkistolaitoksen toimivaltaan ja tehtäviin hallinnon muuttuvissa rakenteissa. Globaalia bisnestä ja kulttuuriperintöä Nokia Oyj:n records management manager Mikko Hyvärinen valotti asiakirjahallinnon todellisuutta yrityksessä, joka toimii glo- Vuoden arkistoteko ja kunniamaininta 2013 Seminaarin yhteydessä Arkistojen päivän toimikunta julkisti vuoden arkistoteon, joka tänä vuonna myönnettiin Raahen poliisiaseman tekniselle tutkijalle Raimo Lehtimäelle. Hän on vapaa-ajallaan toimittanut suuren määrän korjauksia ja täydennyksiä Kansallisarkiston ylläpitämään Suomen sodissa menehtyneiden tietokantaan. Kunniamaininnan sai ulkoasiainministeriön eläkkeellä oleva tietohallintojohtaja Martti Favorin, jonka vapaaehtoistyö merkittävien henkilöarkistojen luetteloinnissa ja järjestämisessä on ollut suureksi avuksi Kansallisarkistolle. baalissa ympäristössä. Esityksessä tuli selväksi, että Nokiassa asiakirjahallinnon päätehtävä on tukea yrityksen liiketoiminnan prosesseja. Tällöin keskeisiä asioita ovat tuotteiden elinkaaren dokumentaatioon liittyvät standardit, tuotevastuulain ja kirjanpitolakien vaatimukset sekä asiakkaiden tietosuojaa tukeva lainsäädäntö. Tekijänoikeuslain kysymykset puhuttavat etenkin yksityisarkistoissa. SKS:n kirjallisuusarkiston johtaja Ulla-Maija Peltonen toivoi syvällistä keskustelua arkistojen roolista kulttuuriperinnön välittäjinä. Tekijänoikeuslain uudistuksessa arkistot on rinnastettu internetoperaattoreihin, mikä hämärtää arkistojen erityisasemaa kulttuurilaitoksina. Identiteetti vahvistuu vuoropuhelulla Päivän päätteeksi seminaarin esiintyjät koottiin paneeliin, jota luotsasi Armi Helenius Geologian tutkimuskeskuksesta. Paneelissa kiteytyi ajatus siitä, että asiakirjahallinnan ammattilaisille on yhä tärkeämpää oppia työskentelemään tiedonhallinnan monisäikeisissä verkostoissa. Ammatillista identiteettiä ei tule vahvistaa käpertymällä omiin piireihin tai linnoittautumalla jonkin yhtenäisen lakipaketin suojiin. Sen sijaan on käytävä rakentamaan yhteistyötä ja vuoropuhelua hallinnon muiden toimijoiden suuntaan. Teksti: Vesa-Matti Ovaska, ma. arkistonhoitaja, Ylioppilastutkintolautakunta. Kirjoittaja on myös Arkistoyhdistyksen sihteeri. Matti Tiisanoja/Kansallisarkisto Vuoden arkistoteosta palkittiin Raimo Lehtimäki.

6 10 11 Hyvästit paperille: Sähköinen säilyttäminen on nykypäivää Asiakirjahallinnan yksi keskeisiä tavoitteita on paperiarkistoinnin vähentäminen. Tähän tähdätään niin arkistolaitoksessa kuin monissa julkishallinnon organisaatioissa. Paperiarkistoinnista ovat luopuneet muun muassa sisäasiainministeriö sekä työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä Työnvälitystilasto. Hyviä syitä sähköiselle säilyttämiselle ovat arkistointitilojen puute ja korkeat vuokrahinnat, paperiaineiston raskaat fyysiset siirrot, aikaa vievä paperien ja mikrokorttien kanssa työskentely sekä henkilöresurssien vapautuminen muihin töihin. Sähköiset asiakirjatiedot löytyvät kätevästi omalta tietokoneelta muutaman napin painalluksella. Minulla on sitä paitsi huonoja kokemuksia paperiarkistoinnista, kun kaikki virkamiehet eivät hoida omaa osaansa arkistointiprosessissa. Asiakirjoja jää saamatta arkistoon, sisäministeriön tietopalvelupäällikkö Manu Herna lisää. Työnvälitystilastossa sähköinen säilyttäminen on aineiston luonteesta johtuen välttämätön ratkaisu, vaikka kustannussäästötkin ovat mukava lisä. Työnvälitystilastoon kertyvä aineisto koostuu Paperiarkistoinnista luopuminen on ollut muutos kohti parempaa ja helpompaa arkistointia, kertovat Markku Kraft (vas.), Maarit Rajala ja Manu Herna sisäasiainministeriöstä. suuresta määrästä luokkia ja muuttujia, minkä vuoksi tilastotietokannan tietoja on käytännössä mahdotonta tulostaa eli säilyttää mikrokorteilla tai paperilla. Sähköinen säilyttäminen palvelee meillä muodostuvaa aineistoa paremmin, koska mikrokortit eivät enää taivu uuden tietojärjestelmän tuottamaan datamäärään. Sähköisellä säilyttämisellä pystytään kattamaan koko data, Työnvälitystilaston neuvotteleva virkamies Petri Syvänen kertoo. Arkistolaitokselta apua ja tukea Molemmissa organisaatioissa vanhanaikaisten arkistointitapojen muuttamiseen tarvittiin erillinen sysäys: arkistoinnin sähköistäminen tuli mieleen, kun tietojärjestelmiä alettiin uudistaa. Lisäksi sähköiseen säilyttämiseen siirtymistä vauhditti edessä oleva remontti. Sähköistyminen toi mukanaan suuria muutoksia arkistointiin, koska paperimaailman käytänteitä ei voitu sellaisenaan siirtää sähköiseen ympäristöön. Arkistolaitokselta organisaatiot saivat apua ja rohkaisua arkistoinnin muuttamiseen yksinomaan sähköiseksi. Arkistolaitoksella on parhaat mahdolliset asiantuntijat käytössään. Joku miettii tietoturvaa, joku tekniikkaa, joku jotain muuta. Mitä järkeä on ryhtyä itse hommaamaan sellaisia asiantuntijoita ministeriöön? Saavutamme kustannussäästöjä, kun voimme turvautua alan ammattilaisiin arkistoasioissa, erityisasiantuntija Markku Kraft sisäministeriöstä sanoo. Yhteistyö Kansallisarkiston kanssa on ollut kitkatonta ja lopputuloksen tuntien erittäin hedelmällistä. Sähköiselle säilyttämiselle näytettiin vihreää valoa heti ensimmäisestä keskustelusta lähtien. Samalla tarjottiin käytettäväksi arkistolaitoksen omaa sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmää, VAPAa, Petri Syvänen muistelee. Asiakirjatiedot luotettavasti säilöön VAPA-palvelun avulla valtionhallinnon organisaatioilla on mahdollisuus luopua paperiarkistoinnista. Palvelun perustehtävänä on taata käyttäjilleen luotettava, pitkäaikainen ja tietoturvallinen asiakirjatietojen sähköinen säilytys. Asiakirjatiedot ovat siirrettävissä VAPAan heti, kun niiden käsittely on päättynyt eikä asiakirjojen sisältämiin tietoihin kohdistu enää muokkaustarpeita. Arkistolaitos vastaa asiakirjatietojen säilymisestä niiden loppuelinkaaren ajan. Arkistolaitos antoi päätöksen sisäasiainministeriön pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen sähköisestä säilyttämisestä vuonna Edellytyksenä oli, että ministeriön tietojärjestelmä täytti arkistolaitoksen silloisen SÄHKE1-normin vaatimukset. SÄHKE-normi oli hyvä apuväline sähköisen järjestelmän kehittämisessä. Otimme sen huomioon tietojärjestelmää rakentaessa, ja lisäsimme päälle omat vaatimukset, Manu Herna toteaa. Työnvälitystilaston tietojärjestelmä oli jo käytössä ennen vuoden 2012 sähköistä säilytysmuotopäätöstä. Tietojärjestelmää ei kuitenkaan tarvinnut muuttaa, vaan ympärille lisättiin ainoastaan sähköiseen säilyttämiseen vaadittavat metatiedot. Hankkeen aikana työstimme eniten juuri metatietoja. Tärkeintä oli saada ratkaistua se, että tieto, joka kulkee aineiston mukana, on tarpeeksi laadukasta, Petri Syvänen neuvoo tulevia VAPA-asiakkaita. Ruusuja arkistolaitokselle... Sisäasiainministeriössä VAPA-palvelu nähdään osaksi kansallista arkkitehtuuria. On se hyvä, että tällainen kansallinen infra on olemassa. SÄHKEnormit, VAPA-palvelu ja sähköinen säilyttäminen ovat muuttaneet koko arkistointibisneksen ja ehdottomasti lisänneet arkistolaitoksen merkitystä. Meitä on hyödyttänyt aivan valtavasti se työ, mitä arkistolaitoksessa on tehty, Manu Herna kiittelee. Ja onhan se uusi tilanne tutkijoillekin tulevaisuudessa, jos Suomen viranomaisarkistot ovat laajasti sähköisesti käytettävissä samassa paikassa, hän jatkaa. mutta kehitettävääkin löytyy Vaikka sisäasiainministeriössä VAPA-palvelu on otettu lämpimästi vastaan, kehittämisehdotuksiakin löytyy. Toistaiseksi VAPA-palveluun voi siirtää vain pysyvästi säilytettäväksi määrättyä asiakirjatietoa, mikä on ongelma sisäasiainministeriölle. Meillä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on vain noin % kaikesta muodostuneesta aineistosta. Määräaikaisille asiakirjoille pitäisi ehdottomasti olla joku paikka, mihin siirtää ne, tietoasiantuntija Maarit Rajala huomauttaa. Arkistoinnin sähköistämisessä eniten panostusta vaatii kehitystyö. VAPA-asiakasta ilahduttaa tieto, että kehitystyön päätyttyä kaikki toimii hyvin automaattisesti: Suurin kustannuserä oli palvelun kehittäminen ja automatisointi, mutta vuositasolla sähköinen säilyttäminen on halvempaa kuin mikrokorttien ja paperin arkistointi, Petri Syvänen tiivistää. teksti ja kuva: Heli Lomu, korkeakouluharjoittelija, Kansallisarkisto Valtionhallinnon yhteiset palvelut Valtionhallinnon yhteisillä palveluilla tarkoitetaan tieto- ja viestintäteknisiä ratkaisuja, jotka tuotetaan keskitetysti ja joita useat viranomaiset pystyvät hyödyntämään. Tavallisesti yhteiset palvelut ovat toimialariippumattomia ja ne tukevat samankaltaisten tehtävien hoitamista. Tällaisia voivat olla esimerkiksi henkilöstö- tai taloushallinnon, asianhallinnan, arkistoinnin tai raportoinnin palvelut. Yhteisiin palveluihin kuuluvat myös palvelut, jotka tukevat viranomaisia sähköisen asioinnin käyttöönotossa. Näitä ovat muun muassa kansalaisen asiointitili ja henkilön sähköinen tunnistaminen. teksti: Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

7 12 13 Arkistolaitoksen yksityisarkistojen kartoitus pohjustaa uutta hankintapolitiikkaa Arkistolaitoksessa säilytettävistä yksityisarkistoista on valmistunut selvitys, joka laadittiin niiden hankintapolitiikan uudistamisen taustaksi. Selvitys kertoo, että nykyiset yksityisarkistot ovat yleensä hyvin pieniä ja painottuvat eteläiseen Suomeen. Selvityksessä kiinnitettiin huomiota myös siihen, että monien nyky-yhteiskunnan toimijoiden arkistot puuttuvat arkistolaitoksesta vielä lähes täysin. Pienet arkistot yleisimpiä Yksityisarkistot olivat pieniä. Tyypillisin koko oli 0,02 hyllymetriä. Yksityisarkistojen hyllymetrien keskiarvo oli pienin Muut- ja Järjestöt-ryhmissä (1,5 hyllymetriä) ja suurin Yritykset-ryhmässä sekä Kauppa, teollisuus ja työvoimahallinto -luokassa (4,7 hyllymetriä). Myös järjestöarkistot, joista suurin luokka (noin tuhat hyllymetriä) oli sosiaali- ja terveysalan järjestöt, olivat pääosin pieniä. Hajonta oli suurta: kun pienimmät olivat kooltaan 0,02 hyllymet- sotaveteraanijärjestöihin (v. 1940), vanhainkoteihin (v. 1938) sekä riistanhoitoyhdistyksiin (v. 1935). Käyttörajoituksia osassa aineistoja Noin kolmasosaa yksityisaineistosta ei voi tilata Astia-tilausjärjestelmän kautta, koska niiden hakemistotietoja ei ole Vakassa. Yksiköittäin näiden hyllymetriosuus vaihteli välillä 1/6 2/3. Lainsäädäntöön tai luovutussopimukseen perustuva käyttörajoi- Mitä kokoelmista puuttuu? Aukkoja ei tarkasteltu Yritykset- ja Muut-ryhmien osalta: yritysarkistot pyritään ohjaamaan Elinkeinoelämän keskusarkistoon ja Muut-ryhmä oli liian hajanainen. Henkilöarkistokokoelman kattavuuden arviointi on puolestaan ongelmallista jo selkeän hankintapolitiikan puuttumisen ja arkistojen sisällöllisen kirjon vuoksi. Lisäksi esimerkiksi naisten arkistojen osuus yksiköittäin riippui siitä, onko nainen määritelty Vakkaan ar- riä, laajin yritysarkisto oli 335,1 hyllymetriä ja laajin henkilöarkisto tus sisältyi puolestaan kymmeneen prosenttiin yksityisarkistois- kistonmuodostajaksi vai ei: jos naisen arkisto sisältyy puolison, 44,8 hyllymetriä. Arkistojen koon painottumista kuvaa sekin, että ta. Käyttörajoituksia oli eniten Kansallisarkiston henkilöarkistoissa. perheen tai suvun arkistoon, se ei ole mukana selvityksessä. Työryhmän tehtävänä oli selvittää, mitä yksityisarkistoja esimerkiksi henkilöarkistoista 44,5 % oli korkeintaan 0,1 hylly- arkistolaitoksessa on ja mitä puuttuu. Selvitys perustuu tilantee- metriä laajoja. seen , ja siinä keskityttiin jo vastaanotetun aineiston analyysiin arkistotietokanta Vakan perusteella. Selvitys kohdistui vain paperiaineistoon, koska arkistolaitoksessa ei ole sähköisessä muodossa vastaanotettuja yksityisarkistoja. Kaikkiaan hyllymetriä Eniten aineistoa Etelä-Suomessa Kun pelkästään Kansallisarkiston osuus oli reilu kolmannes (37 %) kaikesta yksityisaineistosta, maantieteellisesti noin puolen Suomen eli pohjoisimman Suomen aineistoa oli 12,6 % (Oulun maakunta-arkisto). Muut Järjestöt Yritykset Kirkolliset viranomaiset ja uskonnolliset yhteisöt Asutus, maanmittaus, maa- ja metsätalous Opetus- ja kulttuuritoimi Liikenne- ja rakennushallinto 8, , , Yksityisarkistoja oli hyllymetriä, mikä oli noin yhdeksän prosenttia kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä aineistoista. Puolet aineistosta oli eteläisimmässä ja lounaisimmassa Suomessa (Kansallisarkisto ja Turun maakunta-arkisto) ja alle kymmenen Sosiaali- ja terveyshallinto Kauppa- ja teollisuus ja työvoimahallinto 126,3 141,2 Vuosikertomuksen 2012 mukaan yksityisarkistoja oli hyllymetriä enemmän. Eroa selittää se, että luovutusten perustietoja prosenttia itäisimmässä Suomessa (Joensuun maakunta-arkisto ja Mikkelin maakunta-arkisto). Aineiston jakaantuminen yksiköit- hyllymetriä ei kaikissa yksiköissä viedä heti Vakkaan ja että osa ei sisälly Vakkaan lainkaan (noin tuhat hyllymetriä Aarre-tietokannassa). Yksityisarkistot jakaantuivat Vakan yksityisarkistojen arkistonmuodostajaryhmiin sekä osin virka-arkistoluokkiin. Järjestöt, Yritykset ja Muut-ryhmiin sisältyi kuhunkin lähes kolmannes yksityisarkistoaineistosta. Uutta aineistoa on viime vuosina kertynyt noin 600 hyllymetriä vuosittain. Tahti on kiihtynyt ajan myötä: kun 1950-luvulla vastaanotettiin esimerkiksi henkilöarkistoja kaikkiaan noin 170 hyllymetriä, 2000-luvulla määrä oli noin 950 hyllymetriä. täin ja erilaisten arkistojen painottuminen eri puolilla maata ilmenee sivulla 14 olevasta taulukosta. Ajallinen painotus vuosissa Ajallisesti aineisto painottui 1800-luvun puolivälistä 1940-luvulle. Vanhempaa yksityisaineistoa on vähän, ja tuoreemmat yksityisarkistot ovat vasta tulossa luovutuskypsiksi. Vanhimmat aineistot sisältyivät kokoelmiin (v. 1316) ja henkilöarkistoihin (v. 1229) sekä talo-, kartano- ja kyläarkistoihin (v. 1382) ja tuoreimmat eläkeläisjärjestöihin (varhaisin aineisto alkaen v. 1956), hyllymetriä ,6 390,1 169,5 128,6 201,3 68,2 68,4 41,4 8,4 5, , Ylhäällä: Arkistolaitoksen yksityisarkistojen aineistot jakautuivat pääosin kolmeen suureen ryhmään hyllymetrien perusteella tarkasteltuna. Vasemmalla: Henkilöarkistojen luovutukset kronologisesti ja hyllymetreittäin. Useista eristä koostuvat on merkitty ensimmäisen luovutusajan mukaan.

8 14 15 HMA JoMA JyMA KA MMA OMA TMA VMA Muut 488,1 296,8 402, , ,6 295,8 Järjestöt 376, , ,3 459,1 Yritykset , ,2 88, ,2 525,8 Tervetuloa oppimaan uutta! Viranomaisarkistonmuodostajaluokkiin sisältyvät yksityisarkistot, hm Kirkolliset viranomaiset ja uskonnolliset yhteisöt Asustus, maanmittaus, sekä maa- ja metsätalous ,7 0,9 54,5 60,4 19,3 0 3,5 11,4 6,5 4,5 Opetus ja kulttuuritoimi 50,2 0,6 32, ,5 33,1 40,1 32,9 Liikenne ja rakennushallinto 3, ,9 2 0, Soslaali- ja terveyshallinto 0 0 0,2 97,8 2,4 22,4 2,2 1,3 Kauppa-, teollisuus- ja työvoimahallinto 0 0, ,5 83,3 0,4 Yhteensä, hyllymetriä Ylhäällä: Yksityisarkistojen jakaantuminen yksiköittäin. (Selvityksen mukaan naisten arkistoja oli 15 % henkilöarkistojen hyllymetreistä.) Järjestöaineistojen kattavuutta sen sijaan selvitettiin Vakan ja vertailuluokittelun avulla. Kartuntaa leimasivat perinteisen järjestötoiminnan arkistot, sillä nykytodellisuuden moninaisuus ei vielä heijastunut vastaanotetussa aineistossa. Esimerkiksi maahanmuuttajien, muiden kuin kristillisten uskontojen tai kestävään kehitykseen liittyvien järjestöjen arkistoja puuttui. Maakunta-arkistot turvasivat alueellista kattavuutta, vaikka sijaintipaikkakunnan läheisyys korreloikin luovutusmäärien kanssa. On syytä muistuttaa, että luovuttaja viime kädessä päättää, luovuttaako yksityisarkiston ja mihin arkistoon, ja fyysinen välimatka vaikuttaa luovutuksiin. Viime vuosikymmenten aineisto oli aliedustettu, mihin tosin on luontevia syitä: yksityisarkistot päätyvät arkistoon vasta, kun ne ovat luovutuskypsiä eli luovuttaja on valmis luovuttamaan ne aineiston ikääntyessä ja määrän kasvaessa. Uusi hankintapolitiikka valmisteilla Arkistolaitoksessa valmistellaan yksityisarkistojen hankintapolitiikkaa, joka on tarkoitus saada käyttöön Yhtenä tavoitteena on tiivistää yhteistyötä muiden yksityisarkistoja säilyttävien tahojen kanssa. Muutoksiin, kuten vastaanotettavien yksityisarkistojen määrän hillitsemiseen ja vastaanottamiseen aiempaa käyttökuntoisempina, arkistolaitosta johdattavat taloustilanteesta aiheutuvat valtion- Alhaalla: Ajallinen sijoittuminen arkistonmuodostajaluokkaryhmittäin ja esimerkkiluokissa. Vakan viranomaisluokkiin sisältyvät yksityisarkistot Aineistojen rajavuodet alkuvuosi loppuvuosi Yksityiset rautatiet Oppikoulut Paliskunnat ja poronhoitoyhdistykset Yritykset Elintarviketeollisuus Metalli- ja konepajateollisuus Puunjalostusteollisuus Tekstiiliteollisuus Järjestöt Elinkeino- ja taloudelliset järjestöt Naisjärjestöt Raittiusjärjestöt Uskonnolliset järjestöt Ympäristön- ja eläinsuojelujärjestöt Muut Henkilöarkistot Kokoelmat Merimieshuoneet Talo-, kartano- ja kyläarkistot hallinnon sopeuttamistoimet. Resurssien vähenemisen myötä entisenlaajuinen toiminta ei ole mahdollista. teksti: Vuokko Joki, maakunta-arkiston johtaja, Oulun maakunta-arkisto kuva: Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto Julkishallinnon organisaatiot elävät jatkuvassa muutoksessa, ja uutta on opittava koko ajan. Arkistolaitoksen koulutuksen tavoitteena on turvata asiakirjahallinnan ja arkistotoimen perusosaaminen. Lisäksi koulutus valmentaa tiedon- ja asiakirjahallintaan muutoksessa sekä antaa valmiuksia siirtyä sähköisen toimintaympäristön edellyttämiin yhtenäisiin toimintamalleihin ja -tapoihin. Asiakirjahallinnan peruskurssi koostuu kahdesta lähiopetuspäivästä ja niiden välillä verkossa laadittavista välitehtävistä. Monimuotoinen peruskurssi toteutetaan kaikissa Rodeo maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkistossa. Se on edellytys perustutkinnon suorittamiseksi. Kurssin toteuttaminen osittain sähköisessä oppimisympäristössä on saanut hyvää palautetta niin oppijoilta kuin toteuttajilta. Kurssin vetäjiltä on tullut palautetta: näkee todellisuudessa oppimisen. Kurssilaisten palaute: saa paljon tietoa ja mahdollistaa itseopiskelun. Arkistolaitos teki vuonna 2011 päätöksen ylemmän arkistotutkinnon lakkauttamisesta. Tutkintoluvan saaneilla on mahdollisuus tehdä tutkinto loppuun mennessä, jolloin kaikki osa-alueet tulee olla suoritettuina. Vielä siis ehtii! Kurssit verkossa opiskele itsenäisesti Vuoden 2014 koulutusohjelmasta toteutetaan Sähköisen asiakirjahallinnan perusteet ja Arkistoaineistojen järjestäminen -kurssit ainoastaan sähköisessä oppimisympäristössä. Kurssit sisältävät oppimisaineistoja ja tehtäviä. Niille voi osallistua tiettynä ajankohtana, jolloin kurssi avataan ilmoittautuneille ja sen voi suorittaa ajasta ja paikasta riippumattomasti. Näitä kursseja voi tilata myös organisaatiokohtaiseen käyttöön erillisestä sopimuksesta. Yhteistyötä koulutuksessa Vuonna 2013 aloitettu yhteistyö Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen ja Kansaneläkelaitoksen kanssa jatkuu. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjahallinta muutostilanteissa -teemapäivät toteute- taan yhteistyössä Joensuun, Hämeenlinnan, Turun, Mikkelin ja Vaasan maakunta-arkistoissa. Arkistolaitos toteuttaa kaikissa yksiköissään koulutuksen järjestäjille suunnatun teemapäivän, jossa keskitytään siihen, mitä vaikutuksia Oppijan verkkopalvelujen käyttöönotto merkitsee tiedonhallinnalle ja asiakirjahallinnalle. Toteutuksessa ovat mukana opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus. Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan koulutuksessa teemme yhteistyötä lisäksi yliopistojen, asiakirjahallinnan ja arkistotoimen ammattitutkinnon koulutuksen järjestäjien sekä muiden koulutustahojen kanssa. Osallistavaa oppimista Jyväskylän, Vaasan ja Hämeenlinnan maakunta-arkistoissa toteutetaan eams:n laatimiseen ohjaavat osallistavat työpajat. Aihe on ajankohtainen meneillään olevien eams:n liittyvien JHS-suositusten laatimisen myötä. Tiedonohjausmenettelyt laajenevat myös järjestöjen ja yhteisöjen asiakirjahallintaan, johon arkistolaitos tarjoaa koulutusta. Sähköisen oppimisympäristön keskustelu-osio edistää jokaisella toteutettavalla kurssilla yhteistä osallistavaa oppimista. Arkistolaitos voi resurssiensa puitteissa järjestää pyynnöstä myös organisaatiokohtaista tilauskoulutusta. Ota yhteyttä: raili.oittinen@narc.fi, karin.gref@narc.fi tai mervi.lampi@narc.fi Teksti: Raili Oittinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto Arkistolaitoksen vuoden 2014 koulutustarjonta löytyy kurssi-ilmoittautumisjärjestelmästä:

9 Rodeo Arkistoyhdistys matkasi Espanjaan Arkistoyhdistyksen suosittu opintomatka suuntautui tänä vuonna Madridiin Mukana oli 39 yhdistyksen jäsentä edustaen monipuolisesti sekä julkishallintoa että yksityisarkistoja. Tuttuun tapaan ohjelma oli tiivis, 2 3 kohdetta päivässä. Viikon aikana vierailimme Madridin arkistojen lisäksi Toledossa sekä yliopistokaupunki Alcalá de Henaresissa. Ensimmäisenä päivänä meitä odotti kolme mielenkiintoista, mutta keskenään hyvin erilaista kohdetta: elokuva-arkisto, Real Madridin arkisto ja Alban suvun arkisto. Vuonna 1953 perustettu Filmoteca on nykyään osa Elokuva- ja audiovisuaalisten taiteiden instituuttia. Sen kokoelmissa on noin filmiä, videota tai DVD:tä. Noin puolet filmeistä on tuotettu Espanjassa. Kokoelmiin kuuluu myös audiovisuaalista dokumenttia ns. NO DO-uutisfilmiarkistosta. Suomalaisillekin NO DO-filmit ovat tulleet tutuiksi, sillä niitä on käytetty suositussa TV-sarjassa Francon jälkeen Alcántaran perhe. Kyseiset uutisfilmit kattavat peräti kahdeksan prosenttia TV-sarjan sisällöstä. Pala suomalaistakin elokuvahistoriaa löytyi, kun kuva-arkiston uumenista kaivettiin esille Kaurismäen veljesten valokuvat. Bernabéu -stadionilla. Perinnekeskus kehittää seuran omiin tarpeisiin nykyaikaista arkistokeskusta. Tulevaisuudessa sen aineistoja voivat käyttää myös ulkopuoliset tutkijat ja asiantuntijat. Mieleenpainuva oli lähes täydellä stadionilla pelattu mestareiden liigan jalkapallo-ottelu, jonka kotijoukkue tietenkin voitti. Erittäin mielenkiintoinen oli Alban suvun arkisto, jonne pääsimme espanjalaisten isäntiemme myötävaikutuksella. Arkisto sijaitsee suvun nykyisen päämiehen, 87-vuotiaan Alban herttuattaren Maria del Rosario Cayetana Fitz-James-Stuartin Madridin kotipalatsissa. Palatsi tuhottiin lähes täysin sisällissodan aikana, mutta lähes kaikki arvokkaat taulut, huonekalut ja taide-esineet saatiin kuljetettua turvaan Sveitsiin. Yhtä onnekkaasti ei käynyt suvun arkistolle, sillä siitä saatiin pelastettua vain noin kymmenen prosenttia, yhteensä asiakirjaa, joista vanhin on vuodelta sukutaustaa ja tarvittaessa todistettu sen puhtaus vailla islamilaista tai juutalaista verenperintöä. Toledon katedraalia rakennettiin lähes 300 vuotta. Tätä 1400-luvulla valmistunutta pyhättöä sanotaan katolisen maailman toiseksi merkittävimmäksi Rooman Pietarin kirkon jälkeen. Katedraalin arkisto pergamenttiasiakirjoineen ja muine aarteineen kuvastaa omalta osaltaan katolisen kirkon valtaa ja loistoa. Merimuseon arkisto: karttoja ja valokuvia Merimuseon arkisto Madridissa on toinen Espanjan laivaston historiallisista arkistoista, toinen on Cádizissa. Merimuseon arkiston hakemistot ja asiakirjat ovat laivaston harjoittaman tieteellisen tutkimuksen ensisijaisia lähteitä ja 1800-luvuilta. Keskeisiä asiakirjoja ovat muun muassa hallinnolliset ja laivaston toimintaan liittyvät asiakirjat keskiajalta nykypäiviin, samoin kuin kokoelmiin kuuluvat karttaa ja piirustusta sekä valokuvaa. Ilmestyskirja kruunasi kaiken nähdyn Kansallisarkiston asiakirjanäyttely kruunasi kaikki ne aineisto- ja kokoelmaesittelyt, jotka oli vierailuamme varten jokaiseen kohteeseen pantu esille. Aluksi meille näytettiin Johanneksen ilmestyskirjan faksimilepainos, joka sisältää yhdeksän arvokasta miniatyyrimaalausta. Alkuperäinen teos vuodelta 970 sisältää sata miniatyyriä. Ei olekaan ihme, että tätä harvinaisuutta säilytetään seitsemän lukon takana. Näyttelyoppaistammekin vain toinen on nähnyt alkuperäisen teoksen. Espanjan Kansallisarkiston kolme vaihetta Espanjan Kansallisarkiston historiallisten asiakirjojen kertymistä kuvataan kolmella eri vaiheella, jotka liittyvät myös tilakysymyksiin. Ensimmäinen oli arkiston muodostumisen vaihe Real Academia de la Historia -rakennuksessa, jonne ensimmäiset asiakirjat saatiin luostareista. Toista vaihetta nimitetään ajanjaksoksi arkisto huipussaan , jolloin saatiin hallinnollisia asiakirjoja 1500-luvulta 1830-luvulle asti. Kolmannessa vaiheessa Kansallisarkisto siirtyi nykyiselle paikalleen Serranno-kadulle. Tuona aikana perustettiin nykykokoelmien osasto, ja siirrettiin ja 1900-luvun asiakirjoja muun muassa presidentin kansliasta, eri ministeriöistä ja korkeimmasta oikeudesta. Nykyiseen rakennukseen ei voi enää ottaa vastaan asiakirjoja, vaan ne siirretään Alcalá de Henaresiin CIDA-keskukseen. Karttoja ja piirroksia säilytetään Simancasissa Valladolidissa. Kansallisarkiston fondit eli arkistot jakautuvat viiteen pääluokkaan: Vanhan hallinnon instituutiot, Nykyiset instituutiot, Kirkolliset instituutiot, Yksityisarkistot ja Kokoelmat. Jalkapalloa ja aatelissuvun aarteita Matkaseurueesta ainakin puolet on urheilun ja erityisesti jalkapallon ystäviä, joten kävimme tutustumassa kuninkaallisen Real Madrid -urheiluseuran perinnekeskukseen kuuluisalla Santiago Sukutauluja ja katedraali Toledossa Toledon historiallisessa kaupungissa on Aateliston arkisto (Archivo de la Nobleza), joka on osa Espanjan Kansallisarkistoa. Siellä säilytetään yli 200 perhe- ja sukuarkistoa. Sukutaulujen ja muiden asiakirjojen avulla on menneinä vuosisatoina vaalittu ylimystön Teksti: Maija-Liisa Tuomi, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto Kuvat: Taina Salmi, tutkija, Kansallisarkisto Katedraalin arkiston vanha kirjasto. Näytteillä olleista asiakirjoista pöydillä on enää vain pieni osa. Alban suvun asiakirjat ovat esillä kauniissa salissa. Alban suvun arkistossa on useita alkuperäisiä Kristoaffer Kolumbuksen kirjeitä ja selontekoja tutkimusmatkoiltaan. Perehtymisemme espanjalaisiin arkistoihin alkoi, kun astuimme tästä komeasta ovesta sisään Filmotecaan eli Espanjan elokuva-arkistoon.

10 18 19 Sähköinen asiakirjatieto talteen arkistolaitoksen seulontapäätöksellä Arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen lupaprosessi yhdistettiin syyskuun 2013 alussa seulontaprosessiin. Tarkoituksena on näin nopeuttaa päätösten käsittelyaikaa ja madaltaa sähköisen säilyttämisen kynnystä julkishallinnon organisaatioissa. Seulontapäätöksellä määrätään pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta. Arkistolaitoksen seulontapäätöksillä pyritään lisäämään sähköisessä muodossa säilytettävän asiakirjatiedon määrää ja vähentämään paperiarkistointia. Prosessi riippuu järjestelmän tyypistä Tietojärjestelmiä koskevaa seulontapäätöstä haettaessa prosessin kulku riippuu tietojärjestelmän tyypistä. Asiankäsittelyjärjestelmälle tunnusomaista on käsittelyvaihetietojen kattava tallentuminen käsittelyprosessista, tyypillisesti toimenpiteineen ja asiakirjoineen. Asiankäsittelyjärjestelmien tulee täyttää arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. Rekisterillä tarkoitetaan yksikkötasoista aineistoa sisältävää tietovarantoa, joka yleensä päivittyy jatkuvasti. Rekistereitä ovat muun muassa hallinnon ylläpitämät henkilörekisterit tai esimerkiksi ajoneuvorekisteri. Tietokanta on yleensä kertaalleen tuotettu tai sitä pidetään yllä tilastointitarkoituksessa. Rekisteri- tai tietokantamuotoisen aineiston säilytysmuodosta voidaan päättää takautuvastikin. Rekistereihin ja tietokantoihin rinnastetaan myös sellaiset vanhemmat diaarijärjestelmät, jotka eivät sisällä itse asiakirjoja. Seulontapäätökset viisasta hakea ajoissa Asiakirjatietojen säilyttäminen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa vaatii julkishallinnon organisaatiolta arkistolaitoksen voimassaolevan seulontapäätöksen asiakirjatietojen säilytysajoista, eli siitä mikä on pysyvästi säilytettävää. Seulontapäätöstä voi hakea organisaation koko AMS:n perusteella, tietojärjestelmäkohtaisesti tai taannehtivasti jo muodostuneeseen aineistoon. Tarvittavat lomakkeet ja lisätiedot niin asiankäsittelyjärjestelmille kuin rekisteri- ja tietokantamuotoisille asiakirja-aineistoille haettavista päätöksistä löytyvät arkistolaitoksen verkkosivuilta osoitteesta Asiankäsittelyjärjestelmille seulontapäätöstä on syytä hakea hyvissä ajoin, mielellään jo ennen kuin järjestelmässä muodostuu asiakirjatietoa. Toisaalta arkistolaitos ei käsittele keskeneräisiä seulontaesityksiä. Tietojärjestelmästä tulee olla käytettävissä vähintään testiversio, jotta SÄHKE2-vaatimusten täyttyminen voidaan todentaa. Paperilla vain poikkeustapauksissa Julkishallinnossa asiakirjatietojen arkistointi paperilla on realistinen vaihtoehto enää poikkeustapauksissa. Arkistolaitos haluaa seulontapäätöksillään turvata myös sähköisessä muodossa olevan kulttuuriperintömme säilymisen jälkipolville. Arkistolaitos tarjoaa VAPA-palvelua valtionhallinnon asiakirjatietojen säilyttämiseen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Asiankäsittelyjärjestelmissä tietojen siirtokelpoisuus VAPA-palveluun varmistetaan SÄHKE2-vaatimusten täyttymisellä. Rekistereissä ja tietokannoissa tuotetaan SÄHKE2-metatietoihin pohjaava siirtorakenne. teksti: Nina Eerikäinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto Rodeo Arkistonhoitajan paras ystävä? Koirastako uusi ase taistelussa homehtuvia paperiaineistoja vastaan? Akti kyseli asiasta Hanna Vänttilältä, joka kouluttaa homekoiraohjaajia Keski-Pohjanmaan maaseutuopistossa. Pystyisikö koira haistamaan homeen tilassa, jossa on metreittäin papereita? En näkisi mitään syytä miksi ei. Homehtunut paperi haisee varmasti erilaiselle kuin ei-homehtunut. Toki tila pitäisi järjestää niin, että koiralla olisi mahdollisuus päästä haistelemaan jokainen paperipino. Koiran voi olla vaikea haistaa tilassa, jossa hajua on paljon. Koiraa voidaan auttaa tuulettamalla tilaa ennen koiran tuloa. Miten kouluttaminen paperihomeen haistajaksi tapahtuisi? Todennäköisesti samalla tavalla kuin muidenkin hajujen kouluttaminen, esimerkiksi hajuerottelun avulla. Siinä koiraa opetetaan niin sanotulla purkkiradalla tunnistamaan haluttu haju ja erottamaan se muista hajuista. Mihin koiran kouluttaminen perustuu? Se perustuu positiiviseen vahvistamiseen. Homekoiran kohdalla homeen hajuun ja etsintään liitetään positiivia mielikuvia. Koiraa motivoidaan erilaisilla palkkioilla, jona voi toimia ruoka, lelu tai kehut ja rapsutukset. Ovatko jotkin rodut sopivampia koulutettavaksi kuin toiset? Etsintäkoiraksi soveltuvat parhaiten yleensä rodut, jotka on jalostettu työskentelemään ihmisen kanssa, Homekoirat tunnistavat sädesienet ja 20 yleisintä asunnoissa kasvavaa homelajia. Paperiaineistoissa homeet ovat kuitenkin täysin eri lajeja. Lisäksi ne ovat passiivisessa muodossa kuivina rihmastoina, itiöinä ja homeiden aineenvaihduntatuotteina sekä taustahajuna makasiineissa. Yksi edellytys hajujäljen havaitsemiseen on ilman kierto. Koira haistaa huonosti kuivat rihmastot koteloiden ja sidosten sisältä, jossa ilma ei kierrä. esimerkiksi belgianpaimenkoirat, saksanpaimenkoira, labradori ja spanielit. Muistakin roduista voi toki löytyä sopiva yksilö tähän työhön. Itselläni on kaksi australianpaimenkoiraa ja cockerspanieli. Millaisia rajoituksia koiran kouluttamisessa on? Etsittävällä asialla täytyy olla jokin ominaishaju, jotta koira voi sen löytää. Koiria koulutetaan tunnistamaan esimerkiksi huumeita, räjähteitä, ruumiita, palonesteitä, syöpiä, alhaista verensokeria, uhanalaisia lajeja, sieniä, homeita Koiran nenän voittanutta laitetta ei ole vielä kehitetty, joten sen hyödyntämisessä varmaankin vain mielikuvitus on rajana. Toki koira on eläin eikä kone, jonka voi kalibroida joka kerta ennen käyttöä. Millainen on homekoiran työpäivä? Homekoira työskentelee viikossa noin 2 4 kohteessa ja viipyy yhdessä kohteessa minuuttia. Jos kohde on todella suuri, voi aika ylittyä. Koira työskentelee kuitenkin yleensä noin minuuttia putkeen ja pitää sen jälkeen tauon. Lisäksi koira tarvitsee viikossa palauttavia treenejä keikkojen vastapainoksi. teksti: Marie Pelkonen, viestintäpäällikkö, Kansallisarkisto Homekoira Keira nenä kiinni työssä. Kommentti: Kevyt heitto vakavaan asiaan Jos homekoiria pystytään käyttämään arkistoissa olevan kuivan homerihmaston havaitsemiseen, ne on koulutettava oikeilla aineistoilla. Kouluttamisen kesto on 6 12 kk. Koiran työaika on vain 15 minuuttia kerrallaan, jonka jälkeen on pidettävä tauko, eli käytännössä siirryttävä makasiinitiloista pois. Päivittäinen tehollinen työaika jäisi aika pieneksi, mutta kaupallisen koiran kustannukset ovat /kohde + 1,50 2,00 /m². Todelliset kustannukset noussevat korkeiksi. Euroopan kansallisarkistoissa homekoiria ei ole käytössä. teksti: István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto Hanna Vänttilä

11 Suomalaisen parlamentarismin juurilla Heidi Mustajoki/Kansallisarkisto Kansallisarkisto Kansallisarkiston näyttely Suomen Suuriruhtinanmaan wastaiselle menestykselle Valtiopäivät avattiin marraskuun alussa. Eduskunnan tilaama näyttely valaisee monipuolisesti suomalaisen parlamentarismin ensiaskeleita 1860-luvulla. Se kuvaa valtiopäivät osana modernisaatiota, joka muutti autonomisen Suomen suuriruhtinaskunnan teollistuvaksi yhteiskunnaksi. Ruotsin perinnön merkitystä korostavat näyttelyssä monet asiakirjat, jotka muistuttavat suomalaisten talonpoikien olleen edustettuina ruotsalaisilla valtiopäivillä keskiajalta lähtien. Esillä on muun muassa kuningatar Christinan ratkaisemia rahvaan valituksia 1650-luvulta, sekä vuosilta 1772 ja 1789 kuningas Kustaa III:n valtiojärjestys, joka oli voimassa koko autonomian kauden. Venäjän keisari Aleksanteri I vahvisti nämä lait Porvoon hallitsijavakuutuksessaan, joka sekin on nähtävillä. Näitä asioita olivat muun muassa maaseudun kunnallishallinnon perustaminen, ennakkosensuurin lakkauttaminen, naimattomien naisten täysivaltaisuus, säätyprivilegioiden lakkauttaminen ja viinan kotipolton lakkauttaminen. (Talonpoikaissääty vastusti viimeiseen saakka perinteisen viinanvalmistusoikeutensa päättymistä.) Kielireskripti ja keisarin valtaistuin Näyttely muistuttaa myös Venäjän valtakunnan ja Suomen suuriruhtinaskunnan tapahtumien yhteyksistä. Puolan kapina vuonna 1863 huomioidaan, samoin Venäjällä viriävä panslavismi, joka ei hyväksynyt Suomen erityisasemaa. Kansalaismielipiteen synty Suomessa tuodaan esille. J.V. Snellmanin taitavasti junailema suomen kielen saattaminen virastokieleksi kuvataan asiakirjoin, joista mainittakoon ns. kielireskripti Useat aikalaistaideteokset ja esineet ovat osa kiinnostavaa kokonaisuutta, jossa kaikkien säätyjen puhemiesten muotokuvat ovat nähtävillä. Merkityksellisistä esineistä mainittakoon myös keisarin valtaistuin. Valtiopäivien häikäisevät avajaiset Keisari Aleksanteri II:n uudistuspyrkimykset Venäjän kannalta katastrofaalisen Krimin sodan päätyttyä koskivat myös Suomea, jossa niitä ei voitu toteuttaa ilman uusia verotuloja. Päätöksenteko veroista kuului pitkälti maan säädyille, eli valtiopäiville. Näyttely valaisee uudistustarpeiden kartoituksesta 1850-luvun lopussa alkanutta prosessia, joka eteni ns. Tammikuun valiokunnan kautta keisarilliseen päätökseen kutsua kesäkuussa 1863 koolle valtiopäivät. Valtiopäiville tuli valita neljän säädyn edustajat: aateli, papisto, porvaristo ja talonpojat. Helsingissä kokoontuneet valtiopäivät avasi keisari Aleksanteri II juhlavin ja komein menoin. Useat aikalaiskuvat ja esineet heijastavat tätä kansalaisia epäilemättä häikäissyttä loistoa. Esillä on muun muassa Aurora Karamzinin iltapuvun tarkka kopio. Täysivaltaisia naisia ja kotipolton kielto Säädyt kokoontuivat Ritarihuoneella, joka oli valmistunut vuoden 1862 lopussa. Arkkitehti G.Th. Chiewitzin rakennuspiirustukset ovat nähtävissä näyttelyssä, kuten myös monet käsiteltyihin asioihin liittyvät asiakirjat. teksti: Pertti Hakala, tutkija, Kansallisarkisto Näyttely Suomen Suuriruhtinanmaan wastaiselle menestykselle Valtiopäivät on avoinna yleisölle Kansallisarkistossa (Rauhankatu 17) Helsingissä asti. Näyttely on auki tiistaista perjantaihin klo ja keskiviikkoisin klo Valtiopäivien tanssijaiset M. Zichyn ikuistamina. Museoviraston kuvakokoelmat, Antellin kokoelma Museoviraston kuvakokoelmat/markku Haverinen Ylhäällä vasemmalla: Kansallisarkiston näyttelyssä on esillä muun muassa tsaarin valtaistuimen kopio. Ylhäällä oikealla: Ehdotuksia Suomen lipuksi vuodelta Vasemmalla suomenmielisen nimimerkki Arnonin eli Otto Donnerin ehdotus, joka mukaili Venäjän keisarikunnan lipun värejä. Oikealla liberaalin Helsingfors Dagblad -lehden ehdotus. Vasemmalla: R.W. Ekmanin Valtiopäivien avajaiset.

12 22 23 Arkistolöytöjä Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja. Hullun sian uhrit Haminan komendantti, kenraalimajuri Anihev kirjoitti vuonna 1828 kenraalikuvernööri Arseni Zakrevskille kaupunkia kuohuttaneesta tapahtumasta: kauppias Nikita Shukovin hullu sika oli purrut eräitä siviili- ja sotilashenkilöitä. Tämän vuoksi olisi kauppias asetettava syytteeseen. Näin komendantti raportoi: Haminan sotilassairaalan lääkäri Lemonius ilmoitti minulle, että hänet oli kutsuttu auttamaan sian puremaa naista. Tapahtumapaikkana oli katu tykistökasarmia vastapäätä. Uhri sai vakavan reisihaavan. Jalkaväen rykmentin sotilas Stepan Luninia puri sama sika Haava oli 2 tuumaa pitkä ja puoli tuumaa syvä. Hänen talvihousunsa ja alusvaatteensa olivat repeytyneet. Tällä hetkellä hän on sotilassairaalassa. Kertomus jatkuu: Helmikuun 23:ntena talonpoika Henrik Matinpojan vaimo oli saanut syvän haavan sian hampaista. Myös satamavartiossa palvelevan M Shkiperin 10-vuotias poika oli joutunut hyökkäyksen kohteeksi. Kaikki uhrit tarvitsivat lääkärin mukaan hoitoa. Lisäksi haavoittuneet ja sivulliset ovat kertoneet, että eläimen kärsä oli vaahdossa. Karjun omistaja tappoi vihaisen oloisen eläimen 24. helmikuuta. Kauppiasta kiellettiin myymästä kyseisen sian lihaa. Haminan maistraattiin olen ilmoittanut, että tapettu eläin on poltettava linnoituksen ulkopuolella. Sen lisäksi kaupunkilaisten on pidettävä sikoja pihoillaan eikä niitä saa päästää kaduille vaeltamaan. Luovutan kauppias Shukovin asian Teidän ylhäisyytenne käsittelyyn, ja mainitsen samalla, että sotilaan haava on melkein parantunut. Näin raportoi kenraali Anihev Zakrevskille 4. maaliskuuta. Asiakirja on säilynyt jälkipolville kenraalikuvernöörin kanslian arkistossa. Sen voi tilata signumilla KKK 179/1828. teksti: PERTTI VUORINEN, tutkija ja VICTOR KAKKO, arkistoapulainen, Kansallisarkisto Arkistouralla Arkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat urastaan ja työstään. Tällä kertaa Aktin kysymykset sai vastattavakseen Rajavartiolaitoksen arkistonhoitaja Tarja Leino. Tarja Leinon kotialbumi Mitä kaikkea olet urallasi tehnyt? Määräaikaiset työsuhteet olivat valtion virastojen ja yhdistysten vanhojen arkistojen järjestämistä ja pienimuotoista arkistonmuodostussuunnitelmien tekoa. Ensimmäisen vakituisen viran sain Rajavartiolaitoksen esikunnasta vuonna 1997 ja sillä tiellä olen edelleen. Työ on 16 vuodessa muuttunut hyvin paljon ja uutta opittavaa riittää koko ajan. Rajavartiolaitoksessa otettiin vuonna 2011 käyttöön sisäasiainhallinnon asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä ASDO ja sen jalkauttaminen organisaatioon on vaatinut paljon työtä ja vaatii jatkossakin. Onko nykyinen työsi Rajavartiolaitoksessa salaisuuksien säilyttämistä? Osittain on, koska meillä on melkwo paljon salassa pidettäviä asiakirjoja. Suojaustasojen II ja I salassa pidettäville on omat vastuuhenkilönsä, jotka ovat sotilaita. Itse paimennan suojaustasojen IV ja III asiakirjoja. Paperiasiakirjat on helppo lukita kaappiin, mutta sähköinen toimintaympäristö on tuonut taas uusia haasteita. Muutitte viime vuonna uusiin tiloihin Helsingin Sörnäisiin. Muuttiko muutto toimintaa? Muutimme elokuussa 2012 vanhasta kauniista talosta Johanneksen kirkon luota Kalasatamaan Tilastokeskuksen rakennukseen. Vanhaan taloon ei enää palata, vaan etsitään pysyvää toimitilaa edullisemmasta paikasta. Muutto oli aikamoinen ponnistus, kun se vielä osui samalle kesälle asian- ja dokumentinhallintajärjestelmän laajennetun käyttöönoton kanssa. Sinänsä muutto ei muuttanut toimintaa. Onko yhteistyö arkistolaitoksen kanssa sujunut hyvin? Arkistolaitoksen kanssa on aina ollut helppo tehdä yhteistyötä. Käsitätkö Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä. Vaakunaselitys Heraldinen lautakunta on asiantuntijaelin, joka valmistelee Kansallisarkiston lausuntoja vaakunoista, veneily-yhdistysten perälipuista, sineteistä ja muista julkisista heraldisista tunnuksista. Lautakunta tarkistaa, että tunnukset on suunniteltu heraldisten sääntöjen mukaan ja vahvistaa samalla vaakunaselityksen. Mikä on tämän selityksen merkitys? Vaakunaselitys on sanallinen selostus vaakunan sisällöstä. Vaakunan oikeellisuuden perusta on itse asiassa vaakunaselitys, ei kuva. Selityksen on oltava niin selkeä, että taiteilija pystyy pelkästään sen perusteella piirtämään vaakunan täysin oikein. Tarkkuuden saavuttamiseksi vaakunaselityksessä käytetään osittain heraldista oppisanastoa. Eräs erikoispiirre on, että kilven oikea ja vasen määräytyvät sen kantajan näkökulmasta eli päinvastoin kuin tavallisessa kielenkäytössä. Vaakunaselitys kertoo, miten kilpi on mahdollisesti jaettu, mitkä vaakunan värit ovat ja mitä tunnuksia siinä on. Vanhat, käytöstä jo poistuneet esineet tuottavat välillä vaikeuksia, ellei niitä ole selitetty. Onko esimerkiksi Porvoon kaupungin keskiaikaisessa sinetissä C-kirjain (castrum = linna) vai tulusrauta? Tutkijat kallistuvat yleensä ensimmäisen vaihtoehdon puolelle, mutta varmuudella emme tiedä. Myös nykyajan vaakunoissa käytetään toisinaan tunnuskuvioita, joiden merkitys ei selviä muutoin kuin sanallisen selityksen avulla. Koska heraldiikassa vaaditaan sanallinen selitys, joutuu vaakunan suunnittelija laatimaan vaakunan siten, että se voidaan ilmaista myös sanoin. Teksti: John Strömberg, erikoistutkija, Kansallisarkisto Salaisuuksia säilyttämässä Miten päädyit arkistoalan ammattilaiseksi? Kiinnostuin jo lukiossa historiasta ja pääsin sitten opiskelemaan historiaa Tampereen yliopistoon. Eniten kiinnosti antiikin historia ja olinkin useita kertoja Roomassa Villa Lantessa kursseilla ja tutkimusryhmässä. Opintojen loppuvaiheessa kävin arkistoalan peruskurssin. Se ei sinänsä vielä herättänyt kiinnostusta, mutta osittain sen ansiosta pääsin kesäksi korkeakouluharjoittelijaksi Hämeenlinnan maakunta-arkistoon. Valmistuttuani pääsin arkiston järjestäjäksi Suomen Kaupunkiliittoon, ja sen jälkeen arkistoalan määräaikaisuudet seurasivat toisiaan. Olin aikanaan kolme kuukautta Kansallisarkistossa ylemmän arkistotutkinnon harjoittelijana ja tutustuin moniin sen työntekijöihin, joiden kanssa olen vieläkin tekemisissä työasioissa ja myös vapaa-ajalla, esimerkiksi Arkistoyhdistyksen toiminnassa. Viimeksi tapasin Kansallisarkiston väkeä Arkistoyhdistyksen mainiolla Madridin opintomatkalla.

13 Helsinki Wanha Satama Tervetuloa! facebook.com/arkistopaivat