Pyyntö jättää huomiotta varainhoidon valvojan 11. kesäkuuta 2001 ilmoittama hyväksymismerkinnän epääminen nro 01/04

Transkriptio

1 MUISTIO Asia: Pyyntö jättää huomiotta varainhoidon valvojan 11. kesäkuuta 2001 ilmoittama hyväksymismerkinnän epääminen nro 01/04 1. Varainhoidon valvoja ilmoitti 11. kesäkuuta 2001 henkilöstöosaston päällikölle hyväksymismerkinnän epäämisestä nro 01/04, joka koski Euroopan kansanpuolueen (kristillisdemokraatit) ja Euroopan demokraattien ryhmän (PPE-DE) väliaikaisen toimihenkilön käyttämättä jääneen vuosiloman maksamista rahana hänen jäätyään eläkkeelle 1. heinäkuuta Hyväksymismerkinnän epääminen olisi jätettävä huomiotta, koska ensinnäkään varainhoidon valvojan argumentit eivät olleet perusteltuja ja toiseksi tämä maksu on sovellettavien sääntöjen ja oikeuskäytännön mukainen, kuten käy ilmi tästä muistiosta. A. VARAINHOIDON VALVOJAN ARGUMENTIT 3. Hyväksymismerkinnän epääminen perustuu pääasiassa seuraaviin argumentteihin: a) Ei ole esitetty asiakirjoja sen todistamiseksi, että asianomainen ei voinut pitää kaikkia vuosilomapäiviään yksikön tarpeista johtuvista syistä. b) Niiden vuosilomapäivien määrä, joita pyydetään korvattavaksi rahallisesti, ei vastaa sitä vuosilomapäivien määrää, joka asianomaisella on jäljellä ryhmän toimittaman, 5. heinäkuuta 2000 tulostetun vuosilomarekisteriotteen mukaan. 4. Varainhoidon valvoja katsoi, että pitämättä jääneiden lomapäivien maksaminen rahana olisi varainhoitoasetuksen 38 artiklan 1 kohdan d ja e alakohdan vastaista. Toisin sanoen se olisi sovellettavien sääntöjen ja hyvän hallintotavan periaatteen vastaista. Se ei myöskään olisi henkilöstösääntöjen V liitteen 4 artiklan mukaista. 5. Ennen varainhoidon valvojan argumenttien kumoamista hallinto-osasto katsoo, että olisi tarkasteltava tapauksen taustaa. B. TAUSTAA 6. Pitämättä jääneiden lomapäivien korvaamista pyysi alun perin PPE-DE-ryhmä kirjeellä, jonka oli lähettänyt 5. heinäkuuta 2000 ryhmän apulaispääsihteeri Colling ja joka oli osoitettu tilijaoston päällikölle ja annettu tiedoksi myös varainhoidon valvojan yksikölle. Tässä kirjeessä Colling pyysi, että asianomaiselle maksettaisiin rahana 165 vuosilomapäivää, joita hän ei ollut voinut pitää ryhmän puheenjohtajan avustajana hoitamiensa erityistehtävien vuoksi. Nämä 165 päivää koostuivat sen vuoden lomapäivistä, jona asianomaisen palvelussuhde päättyi, sekä aiemmilta vuosilta siirtyneistä lomapäivistä. LT\447108FI.doc PE /BUR/ann3a

2 7. Varainhoidon valvoja pyysi 12. heinäkuuta 2000 lähettämällään kirjeellä Collingia harkitsemaan uudelleen ryhmänsä esittämää pyyntöä ennen kaikkea korvattavien lomapäivien määrän osalta ja toimittamaan sitten pyynnön uudelleen toimivaltaiselle viranomaiselle eli henkilöstöjaoston päällikölle. 8. Varainhoidon valvojan huomautusten johdosta järjestettiin neuvottelutilaisuus, johon osallistuivat PPE-DE-ryhmän puheenjohtaja ja apulaispääsihteeri Colling sekä henkilöstöasioista vastaava pääjohtaja ja henkilöstö- ja sosiaaliasioiden osaston johtaja. Neuvottelujen jälkeen Colling esitti uudelleen 14. marraskuuta 2000 ja 28. toukokuuta 2001 päivätyillä kirjeillä henkilöstöasioista vastaavalle pääjohtajalle ryhmänsä pyynnön, jossa korvattavien lomapäivien määrä oli vähennetty 60:een. 9. Toukokuussa 2001 parlamentin asiasta vastaava yksikkö toimitti varainhoidon valvojan yksikköön hyväksymismerkintää varten muistioluonnoksen, joka henkilöstöjaoston päällikön oli määrä allekirjoittaa ja joka oli tarkoitettu tilijaostolle. Muistiossa pyydettiin tilijaostoa korvaamaan 60 pitämättä jäänyttä vuosilomapäivää. 10. Varainhoidon valvoja epäsi hyväksymismerkinnän tältä luonnokselta. 11. PPE-DE-ryhmän puheenjohtaja Poettering pyysi minua 4. heinäkuuta 2001 päivätyllä kirjeellä panemaan alulle menettelyn varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän epäämisen nro 01/04 huomiotta jättämiseksi. C. VARAINHOIDON VALVOJAN ARGUMENTTIEN KUMOAMINEN a) Ei ole esitetty asiakirjoja sen todistamiseksi, että asianomainen ei voinut pitää kaikkia vuosilomapäiviään yksikön tarpeista johtuvista syistä. 12. Ensinnä on tarkasteltava henkilöstösääntöjä ja parlamentin sisäisiä sääntöjä vuosiloman siirtämisestä sekä sääntöjä palvelussuhteen päättymisen yhteydessä käyttämättä jääneiden vuosilomapäivien maksamisesta rahana samoin kuin asiaa koskevaa oikeuskäytäntöä. 13. Henkilöstösääntöjen V liitteen 4 artiklan kahdessa ensimmäisessä kohdassa määrätään seuraavaa: "Jos virkamies ei ole pitänyt koko vuosilomaansa ennen kuluvan kalenterivuoden loppua muista kuin yksikön tarpeista johtuvista syistä, vuosilomasta voidaan siirtää seuraavaan vuoteen enintään kaksitoista päivää. Jos virkamies ei ole palvelussuhteensa päättyessä pitänyt koko vuosilomaansa, hänelle maksetaan kustakin pitämättömästä lomapäivästä korvaus, joka on kolmaskymmenesosa hänen kuukausipalkastaan palvelussuhteen päättymishetkellä." 14. Näissä henkilöstösääntöjen kohdissa määrätään siis, että muista kuin yksikön tarpeista johtuvista syistä pitämättä jääneistä lomapäivistä voidaan siirtää seuraavalle vuodelle enintään 12, mutta niissä annetaan ymmärtää, että tämä raja voidaan ylittää, jos loman pitämättä jättäminen johtuu yksikön tarpeista. Niissä ei kuitenkaan sanota, millä tavoin yksikön tarpeista johtuvat syyt on todistettava. 15. Henkilöstöasioista vastaava pääjohtaja toimitti 3. elokuuta 1999 muistion parlamentin sisäisistä säännöistä parlamentin osastojen esimiehille, oikeusasiamiehelle ja poliittisten ryhmien pääsihteereille. Näissä säännöissä määrätään, että 12:n automaattisesti siirrettävän vuosilomapäivän yli menevien päivien siirtäminen hyväksytään vain, jos voidaan esittää kielteinen vastaus loma-anomukseen asianmukaisin dokumentein tai PE /BUR/ann3a 2/5 LT\447108FI.doc

3 pääjohtajan kirjallinen ilmoitus, jossa todetaan, että kyseinen virkamies ei voi pitää lomaa yksikön tarpeista johtuvista syistä. 16. Lisäksi on huomattava Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen 10. heinäkuuta 1992 antama tuomio T-66/91 asiassa Pasetti Bombardella / Euroopan parlamentti. Siinä todetaan, että parlamentin hallinto-osasto ei voi rajoittaa korvattavissa olevien lomapäivien määrää. Se ei voi asettaa lisäehtoja, etenkään menettelyyn liittyviä, jotka voisivat loukata henkilöstösäännöissä määrättyä oikeutta korvata rahana vuosiloma, jota virkamies ei ole voinut pitää yksikön tarpeista johtuvista syistä palvelussuhteensa päättyessä. Erityisesti sitä, että ehdottomasti vaaditaan esimiehen todistusta, jossa täsmennetään yksikön tarpeet, jotka ovat perusteena virkamiehen esittämän loma-anomuksen hylkäämiselle, ei voida hyväksyä siltä osin kuin siinä suljetaan pois asianomaisen virkamiehen oikeus todistaa kaikin keinoin, että hänen lomansa ovat kasautuneet yksikön tarpeista johtuvista syistä. 17. Samassa tuomiossa todetaan myös, että ei ole tarpeen selvittää, oliko esimies antanut ennalta luvan lomapäivien siirtämiseen. Itse asiassa parlamentti ei voi nojautua siihen, että tällaista ennakkolupaa ei ole annettu, jotta se voisi perustella yksikön tarpeista johtuvista syistä pitämättä jääneiden lomapäivien korvaamisen, kun se itsekin myöntää, että tässä tapauksessa näitä syitä oli olemassa. 18. Hyväksymismerkinnän epäämistä koskevassa ilmoituksessa varainhoidon valvoja väittää, että kyseisiin asiakirjoihin ei sisältynyt todisteita siitä, että työntekijän loma-anomus olisi hylätty, mikä olisi ollut perusteena pitämättä jääneiden lomapäivien siirtämiselle tai niiden korvaamiselle (7 kohta). 19. Kuitenkin PPE-DE-ryhmän apulaispääsihteeri Collingin 5. heinäkuuta 2000 allekirjoittamassa, tilijaoston päällikölle osoittamassa kirjeessä viitataan nimenomaan syihin, joiden vuoksi asianomainen ei voinut käyttää kaikkia vuosilomapäiviään ennen eläkkeelle jäämistään. Colling toteaa, että asianomainen ei voinut pitää lomiaan, koska hänen piti hoitaa erityistehtäviä ryhmän puheenjohtajan avustajana. Lisäksi Colling todistaa kirjeessään, että asianomaisen oli mahdotonta pitää lomapäiviä, joihin hänellä oli oikeus. Edellä mainitun yhteisöjen tuomioistuimen tuomion mukaan tämä kirje on riittävä todiste osoittamaan yksikön tarpeista johtuvat syyt. 20. On itsestään selvää, että jo pelkästään se, että väliaikainen toimihenkilö on hoitanut tehtäviään poliittisen ryhmän puheenjohtajan avustajana, riittää täysin vuosilomapäivien pitämättä jäämisen syyksi. Lomatoimistolle 28. syyskuuta 1996 lähettämässään muistiossa tuolloinen henkilöstöasioista vastaava pääjohtaja totesi, että vaikka parlamentin puhemiehen ja pääsihteerin kabinettien henkilöstö siirtäisi enemmän kuin 12 automaattisesti siirrettävää vuosilomapäivää, se ei edellytä loma-anomukseen ennalta annettua kielteistä vastausta. Tätä sääntöä voidaan soveltaa vastaavasti väliaikaisiin toimihenkilöihin, jotka työskentelevät poliittisten ryhmien puheenjohtajien apuna, ottaen huomioon heidän työskentelyolosuhteensa. 21. Varainhoidon valvoja perustelee argumenttejaan lisäksi muistiolla, jonka henkilöstöjaoston päällikkö lähetti 6. kesäkuuta 2001 avustavalle varainhoidon valvojalle tämän esittämien, lomapäivien maksamista rahana koskevien kommenttien johdosta. Muistiossa todetaan, että poliittiset ryhmät päättävät työntekijöidensä lomista, eikä parlamentin hallinto-osastolla ole asiassa mitään valvontakeinoja. LT\447108FI.doc 3/5 PE /BUR/ann3a

4 22. Edellä mainitun muistion osalta varainhoidon valvoja korostaa, että korvauksen maksaminen kyseisissä olosuhteissa olisi ristiriidassa varainhoitoasetuksen 40 ja 41 artiklan kanssa, joissa säädetään tulojen ja menojen hyväksyjien erityisvastuusta, joka koskee vaateen todenmukaisuuden tarkastamista (kohta 8). Varainhoitoasetuksen 40 kohdassa säädetään, että tulojen ja menojen hyväksyjä "tarkastaa maksun saajan vaateen, määrittää tai tarkastaa vaateen todenmukaisuuden ja sen määrän" sekä "tarkistaa ne edellytykset, joilla vaade voidaan vaatia maksettavaksi". 23. Edellä olevasta käy ilmi, että varainhoidon valvoja ei ole tulkinnut jo mainittua henkilöstöjaoston päällikön muistiota oikein. Yksinkertaisesti se, että poliittiset ryhmät hoitavat itse henkilöstönsä loma-asiat ilman että parlamentin hallinto-osasto puuttuu asiaan, on perusteena sille, että hallinto-osasto ei ole saanut asiakirjoja, jotka tukevat ryhmän pyyntöä. Ylimääräisten asiakirjojen vaatiminen on lisäksi oikeuskäytännön vastaista. 24. On myös muistettava, että poliittisten ryhmien korkein valta on niiden puheenjohtajilla. PPE-DE-ryhmän apulaispääsihteeri Colling edustaa ryhmän puheenjohtajaa juoksevaan hallintoon liittyvissä asioissa. Hänen antamansa todistuksen painoarvoa ei siis pidä asettaa kyseenalaiseksi. b) Niiden vuosilomapäivien määrä, joita pyydetään korvattavaksi rahallisesti, ei vastaa sitä vuosilomapäivien määrää, joka asianomaisella on jäljellä. 25. Kuten edellä jo todettiin, ryhmän pyyntö koski alun perin 165:n pitämättä jääneen vuosilomapäivän korvaamista. Verrattuna aiempiin samankaltaisiin tapauksiin korvattavaksi pyydettyjen lomapäivien määrä oli erittäin suuri. Vaikka henkilöstösäännöissä ei määrätä rajaa yksiköstä johtuvista syistä pitämättä jääneiden lomapäivien siirtämiselle eikä niiden rahana korvaamiselle palvelussuhteen päättyessä, näin monen päivän korvaamisesta olisi kuitenkin muodostunut ei-toivottu ennakkotapaus. Ilmoitin henkilökohtaisen kantani varainhoidon valvojalle 21. toukokuuta 2001 lähettämässäni muistiossa, sen jälkeen kun hän oli kertonut minulle huomioistaan, ja ehdotin korvattavien päivien määräksi 45:tä. Asiasta vastaavat yksiköt ottivat samaten esille korvattavien päivien määrän, kun niille ilmoitettiin tästä tapauksesta. Tämän vuoksi järjestettiin ryhmän edustajien ja hallinnon edustajien välinen kokous. Vasta tämän kokouksen jälkeen ja hallinto-osaston ehdotuksesta ryhmä vähensi pitämättä jääneiden ja korvattavaksi pyydettävien päivien määrän 165:stä 60:een. 26. Varainhoidon valvoja ei muistiossaan hyväksynyt 60:tä päivää ja viittasi asianomaisen vuosilomarekisteriotteeseen. Hän muistutti, että 1. kesäkuuta 2001 varainhoidon valvontayksikkö ilmoitti hallinto-osastolle lomapäivätaulukon tietojen perusteella, että asianomaisen pitämättä jääneiden vuosilomapäivien määrä oli 29,5 (7 kohta). Varainhoidon valvoja totesi myös, että vaateeseen liitettyjen asiapapereiden joukossa oli selvitys, jossa viitattiin 135,5 päivän "mustaan laatikkoon". Tätä lukua ei mainita taustaasiakirjoissa. On kuitenkin ymmärrettävissä, että tämä on otaksuttu "ylityöpäivien" määrä (14 kohta). 27. On syytä toistaa, että ryhmät päättävät itsenäisesti henkilöstönsä lomapäivistä ja että niillä on näin ollen omat tietokantansa. Edellä mainittu lomapäivätaulukko on asianomaisen toimihenkilön virallinen vuosilomarekisteriote sellaisena kuin se on saatu ryhmän tietokannasta. Siitä näkyy, että asianomaisen toimihenkilön pitämättä jääneiden PE /BUR/ann3a 4/5 LT\447108FI.doc

5 lomapäivien määrä on yhteensä 165, josta 29,5 päivää on hänelle vuosilomaoikeuden mukaan kahden viime vuoden aikana kuuluvaa vuosilomaa ja 135,5 päivää on pitämättä jääneitä lomapäiviä, jotka on siirretty edellisiltä vuosilta yksikön tarpeista johtuvista syistä, kuten Colling todisti tilijaoston päällikölle osoittamassaan kirjeessä. 28. Lopullinen korvattavien päivien määrä, 60, jota varainhoidon valvoja ei hyväksynyt, sovittiin PPE-DE-ryhmän ja hallinto-osaston välillä. Ainoa tarkoitus oli, ettei ennakkotapausta syntyisi. Varainhoidon valvojan yksikölle ilmoitettiin tästä muistiossa, jonka henkilöstöjaoston päällikkö lähetti 6. kesäkuuta 2001 avustavalle varainhoidon valvojalle. Collingin todistus pitämättä jääneiden, rahana korvattavien lomapäivien määrästä ja henkilöstöjaoston päällikön selvitys ovat riittävät todisteet. Oikeuskäytännön mukaan olisi liikaa vaatia lisätodisteita. Voin vain todeta, että PPE-DE-ryhmän apulaispääsihteeri Collingin todistus korvattavien päivien määrästä ja syistä, miksi näitä lomapäiviä ei voitu pitää, on todistusvoimainen. C. JOHTOPÄÄTÖS 29. Edellä olevan perusteella: Se, että varainhoidon valvoja epäsi hyväksymismerkinnän, johtuu etenkin siitä, että henkilöstöjaoston päällikön 6. kesäkuuta 2001 avustavalle varainhoidon valvojalle toimittamaa muistiota tulkittiin väärin. Lisäksi vaikuttaa siltä, että varainhoidon valvoja ei ottanut huomioon asiassa sovellettavaa oikeuskäytäntöä eikä sitä, että PPE-DE-ryhmä on ainoa toimivaltainen viranomainen, joka voi todistaa työntekijöidensä pitämättä jääneiden lomapäivien määrän ja syyt, miksi näitä lomia ei ole voitu pitää. Menettely, jota on noudatettu pitämättä jääneiden vuosilomapäivien korvaamisessa asianomaiselle, on henkilöstösääntöjen sekä voimassa olevien sisäisten sääntöjen ja oikeuskäytännön mukainen, mikä vahvistetaan oikeudellisen yksikön antamassa lausunnossa (liitteenä). 30. Varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän epääminen nro 01/04 on jätettävä huomiotta, jotta asianomaiselle voidaan korvata pitämättä jääneet vuosilomapäivät mahdollisimman pian. Julian Priestley LT\447108FI.doc 5/5 PE /BUR/ann3a