HANKINTAYKSIKÖN JA HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 1. TIETOJA HANKINTAYKSIKÖSTÄ. Yleistä Itä-Suomen yliopistosta (UEF)

Transkriptio

1 LIITE 1 HANKINTAYKSIKÖN JA HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS 1. TIETOJA HANKINTAYKSIKÖSTÄ Yleistä Itä-Suomen yliopistosta (UEF) Olemme rajoja rikkova, lupaukset lunastava tieteen moniottelija. Tavoitteenamme on, että oppimisympäristömme on ykkönen kaikkien kotimaisten yliopistojen joukossa. Tarjoamme laadukasta koulutusta, jolla on painoarvoa ja pitkäjänteistä vaikuttavuutta. Olemme yksi Suomen suurimmista tiedeyliopistoista. Opiskelijoita on noin , ja työllistämme lähes henkilöä. Kampuksemme ovat Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Monialainen yliopistomme tarjoaa opetusta yli 100 pääaineessa. Tiedekuntia on neljä: filosofinen tiedekunta, luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta, terveystieteiden tiedekunta sekä yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta. Toiminnassamme korostuu monitieteisyys. Keskeiset tieteidenväliset tutkimusalueemme rakentuvat neljän maailmanlaajuisen haasteen ympärille. Tutkimushaasteina ovat Ikääntyminen, elintavat ja terveys, Oppiminen digitalisoituneessa yhteiskunnassa, Kulttuurien kohtaaminen, liikkuvuus ja rajat sekä Ympäristön muutos ja luonnonvarojen riittävyys. Tasokkaan opetuksen lisäksi tarjoamme opiskelijoillemme nykyaikaisen opiskeluympäristön, jota kehitetään jatkuvasti. Pidämme huolta opiskelijoidemme hyvinvoinnista ja viihtymisestä. Meillä on laajat kansainväliset suhteet ja verkostot. Tutkija-, opettaja- ja opiskelijavaihto on vilkasta. Kahdenvälisiä yhteistyösopimuksia on solmittu noin 100 ulkomaisen yliopiston kanssa. Lisäksi olemme mukana lukuisissa kansainvälisissä verkostoissa ja alakohtaisissa verkostohankkeissa. Tuemme verkostojemme kanssa alueen hyvinvointia ja myönteistä kehitystä. Tavoitteenamme on sijoittua maailman 200 parhaan tutkimusyliopiston joukkoon ja vahvoilla tutkimusaloilla 50 parhaan joukkoon. 2. HANKINNAN TAUSTA / NYKYTILAN KUVAUS Itä-Suomen yliopiston tietotekniikkapalvelut hankkii päätelaitteiden asennuspalveluja kaikille kolmelle kampukselle. Hankinnalla pyritään saavuttamaan kustannussäästöjä ja samalla sujuvoittamaan ja entistä enemmän automatisoimaan tätä asennusprosessia. Tietokoneita on käytössämme 5500 kpl, sisältää Windows-tietokoneita 5000 kpl ja Mactietokoneita kpl:tta. Pääsääntöisesti kaikki tietokoneet hankitaan leasingmenettelyllä ja jonkin verran ostetaan, lähinnä projekteihin. Vuositasolla uusimme tietokoneita kpl:tta. Tietotekniikkapalvelut on tehnyt valmispaketteja loppukäyttäjille tietokoneista helpottamaan tilauksia. Tietokonehankintoja hoitavat Tietototekniikkapalveluiden henkilökunta yhdessä yliopiston hankintayksikön kanssa. Tietokoneet tilataan tällä hetkellä pääsääntöisesti leasingilla ja jonkin verran ostetaan, lähinnä projekteihin. Toimittajiamme ovat tällä hetkellä Atea ja DataInfo. 1(5)

2 3. HANKINNAN LÄHTÖKOHDAT Olemme valitsemassa yhteistyökumppania, joka pystyy kohdassa 1 mainitun tietokonemäärään hoitamaan vuosittain Itä-Suomen yliopiston loppukäyttäjille laadukkaasti ja kustannustehokkaasti, huomioiden myös vihreät arvot. Itä-Suomen yliopistolla on WWF:n myöntämä Green Office status. Green Office on toimistoille tarkoitettu ympäristöjärjestelmä. Toiminnan päämääränä on toimistotyöstä ja toiminnoista aiheutuvan ympäristökuormituksen ja luonnonvarojen kulutuksen jatkuva vähentäminen. Sen avulla pyritään vaikuttamaan luonnon monimuotoisuuden säilyttämiseen sekä ilmastonmuutoksen hidastamiseen. Samalla sitoudutaan noudattamaan WWF:n Green Office-kriteereitä. Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä. Palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä. 3.1 Työasemavakion esiasennuspalvelu (käyttöjärjestelmä) Tietotekniikkapalvelujen henkilökunta tekee perusimagen valmiiksi. Imagen säilytyspaikka on Tietotekniikkapalvelujen omassa asennuskeskuksessa, josta palvelutoimittaja saa sen käyttöönsä. Käytössämme on MS System Center Configuration Manager (SCCM), ver.2012 R2 tai uudempi, jota tullaan myös jatkossa käyttämään tietokoneidemme elinkaaren hallintaan Esiasennus koskee seuraavia käyttöjärjestelmäympäristöjä: Windows-työasemat Mac OS X-työasemat Asennusten piiriin eivät kuulu tabletit ja puhelimet Perusimagessa oleva ohjelmistokokonaisuus ilman ajuripaketteja Win 10 Muut tarvittavat ohjelmat 3.2 Työasemavakion imagen ylläpito Palvelutoimittaja ylläpitää asennusimagea. Image uusitaan tarvittaessa, mikäli on tullut muutoksia ohjelmistoihin ja ajureihin. Palvelutoimittaja esitestaa imagen toimivuuden ennen varsinaisia asennuksia. Mikäli imagen testaamisessa palvelutoimittaja havaitsee ongelmia, niin asennusimage korjataan yhteistyössä Tietotekniikkapalveluiden kanssa toimivaksi ennen varsinaisia asennuksia. 4. PALVELUTOIMITTAJAN ESIASENNUSPALVELUUN TULEE SISÄLTYÄ SEURAAVAT TEHTÄVÄKOKONAISUUDET 4.1 Esiasennus a) Palvelutoimittaja toteuttaa työasemavakion esiasennuspalvelun Tietotekniikkapalvelujen määrittelemällä tavalla ja asentaa loppukäyttäjän tietokoneeseen imagesta uusimman version. b) Palvelutoimittaja vastaa siitä, että esiasennetun työasemavakion koneen kiintolevylle tai vastaavalle asennetaan Tietotekniikkapalvelujen kanssa yhteistyössä rakennettu ohjelmistokokonaisuus. 2(5)

3 c) Palvelutoimittaja käyttää työasemavakion koneen esiasentamiseen (ohjelmistokokonaisuuden asentamiseen) asennusjärjestelmänä Itä-Suomen yliopiston Tietotekniikkapalvelujen omaa SCCM -järjestelmää. d) Palvelutoimittaja käynnistää työasemavakion koneen esiasennuskäyttöjärjestelmällä (USB - laite tai PXE) ja palvelutoimittaja asentaa siihen Tietotekniikkapalvelujen SCCM:ltä määritellyn ohjelmistokokonaisuuden 4.2 Tietokoneen nimeäminen ja tarroitus Asennuksessa palvelutoimittaja nimeää tietokoneen Tietotekniikkapalvelujen määrittelemällä tavalla. Tietotekniikkapalvelut määrittelee uuden tietokoneen tarran tiedot, tarran ulkoasun ja tarran sijainnin tietokoneissa. Palvelutoimittaja kiinnittää uuteen esiasennettavaan tietokoneeseen sen nimeä vastaavan tarran. Palvelutoimittajan tulee tarroittaa koneet Tietotekniikkapalvelujen vaatimusten mukaisesti. Palvelutoimittaja vastaa siitä, että tarran materiaali ja siihen tulostettava teksti ja mahdollinen kuva kestävät kulutusta ja käyttöä vähintään viisi vuotta. 4.3 Tietokoneen toimittaminen loppukäyttäjälle a) Palvelutoimittaja toimittaa esiasennetun uuden pöytätyöaseman keskusyksikön, uuden näytön/näytöt, uuden kannettavan tietokoneen telakointiasemineen ja näytön/näytöt yliopiston loppukäyttäjän työtilaan. b) Palvelutoimittaja sopii suoraan ennakkoon yliopiston loppukäyttäjän kanssa, milloin vaihtotyö suoritetaan. c) Palvelutoimittajan tulee asentaa tietokone täysin käyttövalmiiksi ja yhdessä loppukäyttäjän kanssa todeta, että kaikki toimii normaalisti. Mikäli ilmenee ongelmia käyttöönottovaiheessa, niin palvelutoimittajan täytyy välittömästi käynnistää korjaavat toimenpiteet ennen tietokoneen virallista luovuttamista loppukäyttäjälle. d) Palvelutoimittajan esiasennuksen piiriin kuuluvat Itä-Suomen yliopiston henkilökunnan käytössä olevat tietokoneet, atk-luokkien ja luentosalien tietokoneet. 4.4 Loppukäyttäjän tietojen siirto vanhasta tietokoneesta uuteen tietokoneeseen Palvelutoimittaja huolehtii siitä, että vaihdon yhteydessä käyttäjän tiedostot ja muut tarvittavat tiedot siirretään tarvittaessa uuteen koneeseen (tai loppukäyttäjä siirtää itse tiedot pilveen). Palvelutoimittajalla on mahdollisuus käyttää omia ohjelmistojaa tai SCCM-laajennuksia tietojen automaattisesta siirrosta vanhasta tietokoneesta uuteen tietokoneeseen. Palvelutoimittajan on kuitenkin ennakkoon testattava näiden laajennusten toimivuus. Mikäli laajennuksia otetaan käyttöön, näistä laajennuksista on tehtävä dokumentit ja toimitettava Tietotekniikkapalveluihin hyväksyttäväksi. Luentosalien ja atk-luokkien tietokoneista (n kpl) ei tarvitse siirtää tietoja uuteen vaihdettavaan tietokoneeseen. Yliopiston henkilökunnan käytössä olevien tietokoneiden tallennuskapasiteetti vaihtelee välillä 256GB-500GB. 3(5)

4 4.5 Tietotekniikkapalveluiden Asset-tietokannan käyttö Palvelutoimittaja täyttää omalta osaltaan Tietotekniikkapalveluiden ylläpitämää Assettietokantaa uusista tietokonelaitteista. Valitun palvelutoimittajan sovitaan yhdessä mitä tietoja sinne viedään, esim. päivämäärätieto siitä, milloin kone on asennettu loppukäyttäjälle valmiiksi käyttökuntoon, tietokone on poistettu käytöstä leasingpalautusta varten jne. 4.6 Tietokoneen toimittaminen varastoon Palvelutoimittaja huolehtii siitä, että loppukäyttäjän käytöstä poistettu vanha tietokonelaitteisto kokonaisuudessaan viedään Tietotekniikkapalvelujen osoittamaan varastoon kampuksittain Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. 4.7 Uuden tietokonelaitteiston pakkausmateriaalit ja tilojen siisteys Palveluntoimittaja vie pois kaikki uuden tietokoneen, näytön/näyttöjen ja muiden toimitukseen sisältyvien osien pakkausmateriaalit loppukäyttäjän tiloista. Palvelutoimittaja huolehtii myös siitä, että loppukäyttäjän työtilat jäävät siistiin kuntoon tietokoneen vaihdon jälkeen. Pakkausmateriaalien hävittäminen kuuluu palvelusopimuksen piiriin, eikä palvelutoimittaja laskuta siitä erikseen. Yliopiston jätteiden keräyspisteet eivät ole käytettävissä. 5. OPTIOT Tarjoajan on tarjottava ja hinnoiteltava seuraavat suoritteet: Palvelutoimittajan lähitukipalvelut Joensuun, Kuopion ja Savonlinnan kampuksilla Itä-Suomen yliopiston käytössä olevien ohjelmien sovelluspaketointi, Tietotekniikkapalveluiden SCCM-muutoshallinnan asiantuntijan päivähinta Itä-Suomen ei sitoudu lunastamaan yllä mainittuja suoriteoptioita. Suoriteoptioiden tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Itä-Suomen yliopisto ilmoittaa optioiden mahdollisesta lunastamisesta viimeistään kuukautta ennen option käyttöönottoa. 6. AUDITOINTI Ennen palvelusopimuksen allekirjoittamista Itä-Suomen yliopiston Tietotekniikkapalvelut auditoi tulevan sopimuskumppanin. Auditoinnissa tarkastellaan muun muassa, vastaavatko tarjottujen palvelujen saatavuus ja aikataulut palvelutoimittajan tarjouksessa on ilmoitettua. Mikäli näin ei ole, Tietotekniikkapalveluilla on oikeus olla allekirjoittamatta sopimusta kunnes havaitut puutteet on korjattu tai tarvittaessa perua kyseinen palvelusopimus. 4(5)

5 5(5)