MIKKELIN KAUPUNGIN PÄIVÄKESKUKSEN PEREHDYTYSKANSIO

Transkriptio

1 MIKKELIN KAUPUNGIN PÄIVÄKESKUKSEN PEREHDYTYSKANSIO Raportti kansion laatimisesta Kirsi Kuitunen Opinnäytetyö, kevät 2009 Diakonia-ammattikorkeakoulu, Diak Itä, Pieksämäki Hoitotyön suuntautumisvaihtoehto Sairaanhoitaja (AMK)

2 TIIVISTELMÄ Kuitunen, Kirsi: Perehdytyskansion tuottaminen Mikkelin kaupungin päiväkeskukseen. Raportti kansion laatimisesta, Pieksämäki, kevät 2009, 41 sivua, 1 liite. Diakonia-ammattikorkeakoulu, Pieksämäen yksikkö, Hoitotyön koulutusohjelma, Hoitotyön suuntautumisvaihtoehto, Sairaanhoitaja (AMK). Opinnäytetyön tavoitteena oli päivittää Mikkelin kaupungin päiväkeskuksen perehdytyskansio. Perehdytyskansion avulla kehitetään perehtymiskäytäntöä jatkossa. Opinnäytetyön aihe on työelämälähtöinen ja sen tarpeet tulevat työyhteisön ja esimiehen toiveesta. Perehdytyskansio kohdennetaan koko henkilökunnalle sekä sijaisille että opiskelijoille, jotka työskentelevät talossa.. Työpaikalla oli suppea perehdytyskansio aikaisemmin, mutta se on jo vanhentunut muuttuneiden työolosuhteiden takia. Työsuojelupuolelta tuli myös kehotus perehdytyskansiosta. Työyksikkö elää edelleen suurta muutosvaihdetta kahden eri kulttuurin yhdistyttyä, sillä päiväsairaala ja päiväkeskus yhdistyivät elokuussa 2003 saman katon alle. Päiväkeskus on osa kotihoitoa ja kuuluu vanhusten palvelun tulosalueeseen. Päiväkeskukseen on muodostettu työtiimit, jotka ovat päivätoiminta ja päiväkuntoutus. Ammatillinen yhteistyö ja työilmapiiri, prosessin eteneminen ja kehittyminen ovat haastavia tehtäviä koko työyhteisölle. Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu perehdyttämisen teoriatiedosta. Osuus sisältää tietoa perehdytyksen eri osatekijöistä ja perehtymisprosessista. Opinnäytetyön avulla pyrin lisäämään henkilökunnan tietoa perehdytyksen merkityksestä ja motivoida heitä perehdyttämiseen. Opinnäytetyöhön on liitetty perehtymiskansio päiväkeskukselle. Asiasanat: perehdyttäminen, päiväkeskus, produktio

3 ABSTRACT Kuitunen, Kirsi Producing the Introduction File for the Mikkeli City Daycenter. Report about the producing of the file. 41 p.,1 appendice. Language: Finnish. Pieksämäki, Spring Diaconia University of Applied Sciences. Degree Programme in Nursing, Degree: Nurce. The Aim of this thesis is to update the Mikkeli City Daycenter introduction file. With this introduction file we wish to develop the introduction convention in the future. The subject of this thesis is working life oriented and its wishes about the basic needs came from the working community and boss. The introduction file is aimed to the all staff and also for the substitude workers and students, who are working in the house. The Daycenter had an introduction file before, but it was already outdated because of the changed working circumstances. Also the work safety office suggested to update the introduction file. The working unit is still living the chancing stage after two different sections united. Day time hospital and daycenter were united in the August 2003 under same roof. Daycenter is part of the homecare and belongs to the result district of the elderly service. There are working teams in the daycenter. Those are day activity and day rehabilitation. Professional co-operation and working atmosphere4, process advance and developing are challenging missions for all work community. The Theory of the thesis is consists of the theory of introduction. The theory part consists of knowledgw about the introduction components and the introduction process. The goal of this thesis is to increase staff knowledge about the meaning and consequences of introduction and motivate them to do the introduction. The introduction file is attached to the thesis. Keywords: introduction, daycenter, production

4 JOHDANTO Valitsin produktioni aiheeksi perehdytyksen, koska se on tarpeellinen työyhteisössä muuttuneiden työolosuhteiden takia. Mielestäni aihe on myös erittäin mielenkiintoinen ja kiinnostava sekä siitä on varmasti hyötyä koko työyhteisölle. Aihevalinta on erittäin ajankohtainen ja työelämälähtöinen. Työyhteisössä on työntekijöiden vaihtuvuutta, joten perehdytyskansio toimii käytännössä hyvin apuna kehitettäessä perehdytyskäytäntöä jatkossa. Jokaisessa työyhteisössä tulisikin olla perehdytyskansio. Tein perehdytyskansion omaan työyksikkööni ja se hahmottaa ja helpottaa myös omaa työskentelyäni siellä. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli hankkia teoriapohjaa perehdyttämisestä ja tuottaa perehdytyskansio Mikkelin kaupungin päiväkeskukselle. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan aluksi perehdyttämisen hyötyjä työntekijän, työpaikan ja esimiehen kannalta. Lisäksi käsitellään perehdyttämisen vastuuta ja vastuuhenkilöitä sekä henkilöstöasioita ja työturvallisuutta. Taustaselvityksen tarkoituksena on syventää perehdyttämisen mahdollisuuksia, kun kehitetään työyhteisöä sen muutosvaiheessa. Suomen kielen perussanakirja määrittelee perehdyttämisen seuraavasti: tutustuttaa, opastaa, harjaannuttaa johonkin / joku työhön. Perehdyttäjä on siis uuteen työpaikkaan perehdyttävä henkilö, työhön opastaja. (Mäkisalo 2004, 131.) Perehdyttäminen kuuluu normaaliin työntekoon. Sen tarkoituksena on tutustuttaa työntekijät tehtäviinsä, työympäristöönsä ja työolosuhteisiinsa. Mikkelin kaupungin käytännön mukaan Kaupungin hallinnon erityispiirteet ja oman työyksikön asema ja tehtävät koko kaupungin organisaatiossa tulee sisällyttää perehdyttämiseen. Työntekijä saa työssään hyvän perustan jatkuvalle kehittämiselle. Riittävät tiedolliset ja taidolliset valmiudet ovat työtehtävien edellytys ja ne antavat perehdytettävälle mahdollisuuden myöhemmin myös kehittää itseään, tehtäviään ja yhteisönsä toimintaa. Perehdyttämisvaiheessa nämä kehittämispyrkimykset tulee ottaa huomioon. Perehdyttäminen on työturvallisuustoiminnan perusta. Sillä saadaan aikaan myös taloudellista säästöä ja työturvallisuusriskit vähenevät.

5 Työntekijä saavuttaa nopeasti toimintavalmiutensa ja vältytään esimerkiksi tietämättömyydestä johtuvilta erehdyksiltä. Työmotivaatio kasvaa, sillä perehdyttäminen edistää perehdytettävän itsenäistä ja aktiivista suhtautumista työhön. Viihtyvyys paranee ja henkilöstön vaihtuvuus vähenee. Samalla valmennetaan työyhteisö uuden työntekijän vastaanottamiseen. Aina perehdytetään uuteen työhön ja kohderyhminä ovat työhön tulevat uudet sekä työyhteisössä uusiin tehtäviin siirtyvät henkilöt. On tärkeää perehdyttää ensimmäiseen työpaikkaansa tulevat. Perehdyttämistä tarvitsevat lyhytaikaisessa työsuhteessa olevat, esimerkiksi sijaiset sekä pysyvä varahenkilöstö. Myös pitkään työ- ja virkavapaalla olleet tulee tarvittaessa perehdyttää uudelleen. Työorganisaatiossa toteutettavat suuret muutokset saattavat synnyttää niin ikään perehdyttämisen tarvetta. (Yhteistyöneuvottelukunta Kaupunginhallitus ).

6 SISÄLTÖ 1 PEREHDYTTÄMINEN TYÖYHTEISÖSSÄ Perehdyttäminen Perehdyttämisen tavoitteet ja työopastus Perehdyttämisen hyödyt Perehdyttämissuunnitelma Perehdytysvastuu Perehdytyksen sisältö MIKKELIN KAUPUNGIN PÄIVÄKESKUKSEN PERUSTEHTÄVÄ OPINNÄYTETYÖN TAVOITTEET PEREHDYTYSKANSION TUOTTAMISPROSESSI Toimintaympäristö Yhteistyön käynnistyminen Kansion sisältö Toteutus Aikataulu Resurssit POHDINTA JA OPINNÄYTETYÖN PROSESSIN ARVIOINTI...19 LÄHTEET...21

7 7 1 PEREHDYTTÄMINEN TYÖYHTEISÖSSÄ 1.1 Perehdyttäminen Perehdyttäminen alkaa jo työhönottovaiheessa. Ensimmäinen yhteys työnantajan ja työntekijän välillä on työhönottohaastattelu. Perehdyttäminen käynnistyy työhönottotilanteessa, jossa käydään läpi oman työpaikan toiminta-ajatus, toimintaa ohjaavat arvot, organisaation muoto ja koko, henkilöstöetuudet, työajat ja työntekijän velvollisuudet. (Lepistö 2002, 18.) Hyvin suunniteltu ja toteutettu perehdyttäminen työpaikkaan ja työtehtäviin on yksi keskeinen keino taitavan ja laadukkaan työn aikaansaamiseksi, ennakoivan työsuojelun toteutumiseksi ja henkisen hyvinvoinnin takaamiseksi. Perehdyttäminen on myös tärkeä johtamisen väline. Pyrkimyksenä on työn tavoitteiden ja organisaation toiminnan ymmärtäminen sekä sellaisen työn kokonaiskuvan, sisäisen mallin muodostuminen, että sen varassa voi suoriutua työtehtävistä. (Lepistö 2002, 13.) Hyvällä perehdyttämisellä pyritään vaikuttamaan henkilöstön osaamiseen ja saatavuuteen. Hyvä perehdytys parhaimmillaan edistää työhyvinvointia ja työviihtyvyyttä. Hyvästä perehdytyksestä on tulossa tuote, jota kehitetään nykypäivän työelämän vaatimusten mukaan. Yhä useammin perehdyttäminen on ympärivuotista ja jatkuvaa toimintaa. Hyvä perehdytys on myös tärkeä osa henkilöstön rekrytointia ja sillä voidaan tukea uuden henkilön sitoutumista organisaatioon ja työtehtäviin.(agge 2008,3.)Perehdyttämisellä turvataan laatua ja tuottavuutta sekä lisätään henkilöstön myönteistä asennetta, työssä pysymistä ja työturvallisuutta (Kuntatiedon keskus ja Kuntaliitto 2009.) Johtaminen luo perustan työyhteisön hyvinvoinnille. Johtamisella on jokseenkin suora yhteys työyhteisön ihmissuhteisiin ja ilmapiiriin. Johtamisen kautta jäsentyvät myös työhön ja työympäristöön liittyvät tekijät. Johtaminen on kaikkien näiden seikkojen kannalta merkittävä ainakin sikäli, että johtamisen kautta niihin voidaan vaikuttaa ja niitä voidaan pyrkiä kehittämään. Johtamista on varsin monenlaista. Kuitenkin vain

8 8 hyvä ihmisten johtaminen luo työyhteisöön hyvän ilmapiirin ja terveyttä edistävän toimintatavan. Ihmisten johtaminen pyrkii myös kehittämään toimintoja henkilöstön osallistumisen kautta. Yleisperiaatteena hyvälle ja henkilöstön hyvinvointia tukevalle johtamiselle on, että esimies keskustelee ihmisten kanssa ja ottaa huomioon ihmisten mielipiteet. Ihmiset ovat hyviä ongelmien ratkaisijoita, mutta huonoja käskyjen tottelijoita. Osallistuminen lisää sitoutumista ja työmotivaatiota sekä tuottaa uusia ideoita. (Juuti & Vuorela 2004, ) 1.2 Perehdyttämisen tavoitteet ja työopastus Työn tavoitteet, työmenetelmät, työympäristöt ja tekijät muuttuvat ja pyrkimyksenä on ylläpitää ja kehittää henkilöstön osaamista, työmotivaatiota ja työssä viihtymistä. Tavoiteltavaa on henkilöstön yhteistyö, kyky ideoida ja kehittää omaa työtään sekä ratkaista työssä esiintyviä ongelmia ja parantaa palvelua yhteistyössä. Keskustelu perehdytettävän kanssa perehdyttämisen tavoitteista ja käytännön toteutuksesta vaikuttaa perehdytettävän vastuun ottamiseen toiminnan onnistumisessa. (Lepistö 2002, 14. ) Perehdyttämisen päätavoite on saada tulokas mahdollisimman nopeasti työyhteisön tuottavaksi jäseneksi. Mitä nopeammin hän oppii tuntemaan tehtävänsä vaatimukset, työkaverinsa, toiminnot ja kaikki käytännön asiat, sitä nopeammin hän pystyy keskittymään varsinaiseen työntekoon. Toinen perehdyttämisen tavoite on ylläpitää työntekijän motivaatiota osoittamalla, että hän on tervetullut ammattimaiseen organisaatioon. Uusi työntekijä kaipaa hyväksyntää kokeneemmilta kollegoiltaan ja haluaa päästä mukaan joukkoon. Kun perehdyttämiseen paneudutaan huolellisesti, uusi työntekijä liittyy nopeasti organisaation jäseneksi. Hyvässä perehdyttämisessä huomioidaan uuden työntekijän tuomat uudet ideat ja näkemykset organisaation toiminnasta ja sen kehittämisestä. (Hokkanen, Mäkelä & Taatila 2008, ) Tavoitteena perehdyttämisessä on se, että perehdytettävä pystyy mahdollisimman nopeasti omaksumaan työn ja työskentelemään ilman muiden apua. Kaikkien osapuolten kannalta onkin tärkeää, että perehdytys on laadukasta ja tehokasta. (Kangas 2003, 3).

9 9 Perehdyttämistä ja työnopastusta tarvitaan työpaikan koosta tai toimialasta riippumatta. Perehdyttämisen ja opastuksen tulee kattaa myös asiakkaan luona tehtävät työt sekä työpaikalla työskentelevät ulkopuolisen työnantajan työntekijät ja heidät tulee perehdyttää erikseen työpaikkakohtaisiin asioihin. (Työturvallisuuskeskus 2009.) Uuden tai uusiin tehtäviin siirtyvän henkilön perehdyttäminen ja työnopastus jatkavat jo työhönottovaiheessa aloitettua työn hallintaa tähtäävää hyvää kierrettä. Kunnolla suoritettu perehdyttäminen ja työnopastus ovat olennainen osa työn hallintaa ja ne tukevat ihmisen työhyvinvointia. Perehdyttämisellä tarkoitetaan työpaikalla tapahtuvaa vastaanottoa ja alkuohjausta. Perehdyttämisen keskeisin tavoite on saada ihminen tuntemaan, että on että kuuluu tärkeänä osana uuteen työyhteisöön. Työnopastuksella puolestaan tarkoitetaan sellaista järjestelmällistä toimintaa, joka tähtää työtehtävien omaksumiseen ja hallintaan. Työnopastus tähtää työn sisällölliseen hallintaan ja mahdollistaa itsenäisen työskentelyn. (Juuti & Vuorela 2004, ) 1.3 Perehdyttämisen hyödyt Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla perehdytettävä oppii tuntemaan työpaikkansa eli tehdään talo tutuksi tutustumalla työyhteisöön ja talon tapoihin. Perehdytettävä oppii tuntemaan työpaikkansa, sen toiminta-ajatuksen ja liikeidean sekä työpaikan toimintaperiaatteet ja toimintatavat. Opitaan tuntemaan työpaikan ihmiset: asiakkaat, työkaverit ja esimiehet, jotka myös hyötyvät perehdyttämisestä. Tiedetään omaan työhön kohdistuvat odotukset ja ymmärretään oma vastuu koko työyhteisön toiminnassa, opitaan työtehtävät ja niihin liittyvät turvallisuusohjeet. Hyvin hoidettu perehdyttäminen luo vahvan perustan työn tekemiselle ja yhteistyölle. Perehdyttämisen avulla tulokas saa monenlaista tietoa ja taitoa, jota hän tarvitsee aloittaessaan omaa työtään. Mitä nopeammin perehdytettävä oppii uudet asiat, sitä joutuisammin hän pystyy työskentelemään itsenäisesti, ilman muiden apua. Perehdyttämisen avulla luodaan myönteistä asennoitumista työyhteisöä ja työtä kohtaan sekä sitouttamaan perehdytettävä työyhteisöön. Hyvin hoidettu perehdyttäminen vie aikaa, mutta siihen käytetty aika tulee myöhemmin monin verroin takaisin. (Työturvallisuuskeskus 2007, 2-4.)

10 10 Jokaiselle yritykselle asiakkaan merkitys on tärkein. Tuotteet ja palvelut ovat häntä varten. Perehdytys ja työnopastus vähentävät virheitä ja vaihtuvuutta, mikä on asiakkaan kannalta toivottavaa. Päivittäiset vuorovaikutustilanteet ovat asiakkaan kokemuksen kannalta tärkeitä, sillä ne ratkaisevat usein sen, onko asiakas tyytyväinen vai ei. On merkittävää kuinka paljon palvelun tuottaja panostaa palvelun onnistumiseen ja asiakkaan tyytyväisyyteen. Työllä on keskeinen merkitys aikuisen elämässä. Yksilö kehittyy ja kasvaa työssä. Työ antaa merkittävän osan siitä arvostuksesta, jonka elämässä saavuttaa. Taidot ja osaaminen tuovat työhön mielekkyyttä ja tyydytystä, mutta myös mahdollisuuden selvitä työn henkisistä ja fyysisistä vaatimuksista vähemmällä kuormituksella. Mitä paremmin työ opetetaan tekijälleen, sitä nopeammin hän saavuttaa sellaisen suoritustason, että se tyydyttää häntä itseään että työnantajaa. Uusi työntekijä opitaan tuntemaan nopeammin ja paremmin, jolloin myös työongelmien ratkaisu helpottuu. Esimiehen aikaa säästyy vastaisuudessa ja pohja hyvälle yhteishengelle ja yhteistyölle rakentuu hyväksi.(lepistö 2002, ) Hartosen ja Kiiskisen opinnäytetyön tuloksena suurin haaste perehdytykselle oli käytännön toteutuksen onnistuminen. Tätä sääteli eniten henkilöstö- ja aikaresurssit ja niiden puute. Kehittämistehtävässä todettiin, että perehdyttäminen on monitahoinen asiakokonaisuus ja ihmisten yhteistyö, keskinäinen vuorovaikutus ja sen pohjalta syntyneet uudet ajatukset ja tiedon jakaminen voisi olla se ulottuvuus, josta perehdyttämisessä on eniten hyötyä. (Hartonen & Kiiskinen 2003, 11.) Tarus kuvaa pro gradu- tutkielmassaan leikkaus- ja anestesiaosastoilla työskentelevien sairaanhoitajien kuvauksia perehdytyksestään. Keskeisimmiksi tekijöiksi tyytyväisyyden kannalta nousivat onnistunut henkilökohtainen ohjaussuhde ja oppimisesta saatu palaute. Osastonhoitajan merkitys oli tärkeä perehdytysjakson suunnittelijana ja mahdollistajana. Osaston psyykkinen kuormittavuus oli yhteydessä osaston ilmapiirin kokemiseen ja osastonhoitajan johtamistapaan. (Tarus 2006.) Salosen pro gradu-tutkielmassa tutkimustuloksissa korostui työnantajan rooli hyvän perehdytyksen mahdollistajana ja ammattipätevyyden kehittymisen tukijana. Kehittämiskohteiksi ilmeni perehdyttäjän nimeäminen etukäteen, palautteen antaminen ja perehdytyksen keston suunnittelu työyksikön tarpeita vastaavaksi. Kehittämällä perehdy-

11 11 tystä voidaan lisätä potilasturvallisuutta ja saadaan resurssit optimaaliseen käyttöön ja edistetään työhön sitoutumista. (Salonen 2004.) 1.4 Perehdyttämissuunnitelma Perehdyttäminen alkaa perehdyttämissuunnitelman laatimisella. Perehdytyssuunnitelmasta tulisi käydä ilmi, kuka ottaa henkilön vastaan ja kuka esittelee hänet lähimmille työtovereille sekä laajemminkin työyhteisössä. Perehdyttämissuunnitelmasta tulisi käydä ilmi myös se, miten henkilö saa tietoja organisaation toiminnasta ja kunkin yksikön toiminnasta. Onkin hyvä jo etukäteen miettiä, miten henkilölle kerrotaan organisaation strategiasta ja työskentelytavoista sekä sen osaston toiminnasta ja päämääristä, jossa henkilö työskentelee. Hyvin suoritetun perehdyttämisen seurauksena syntyvät luontevat suhteet esimieheen, työtovereihin, alaisiin ja luottamushenkilöihin. Lisäksi perehdyttäminen poistaa jännittyneisyyttä ja tutustuttaa työympäristöön. Näin vähenee työtapaturmien ja turhien virheiden todennäköisyys. Perehdyttäminen on hyvä alku työssä viihtymiselle ja työnilon kokemiselle. (Juuti & Vuorela 2004, ) Hyvä perehdyttäminen ja opastus edellyttävät suunnitelmallisuutta, dokumentointia, jatkuvuutta ja huolellista valmentautumista. Seuranta ja arviointi kuuluvat suunnitelmaan. Apuna voi käyttää yrityksen toimintaa liittyvää aineistoa ja esitteitä, alan työsuojeluoppaita ja muuta aiheeseen liittyvää aineistoa. Perehdyttämis- ja opastussuunnitelman laatimiseen tarvitaan esimiesten, henkilöstöryhmien ja henkilöstöhallinnon edustajien sekä työterveyshuollon ja työsuojelun asiantuntijoiden välistä yhteistyötä.(hämäläinen & Kangas 2007.) Perehdyttäminen on suunnitelmallista tutustumista työhön ja työympäristöön. perehdyttämisen avulla uuden työntekijän työmotivaatio nousee ja hän haluaa kehittyä työssään ja sosiaalistuu uuteen työpaikkaansa. Hyvä perehdytys lisää työhön liittyvien tietojen, taitojen ja asenteiden oppimista. (Hartikainen & Räsänen 2007.)

12 12 Salosen pro gradu-tutkielmassa tutkimustuloksissa korostui työnantajan rooli hyvän perehdytyksen mahdollistajan ja ammattipätevyyden kehittymisen tukijana. Tärkeiksi kehittämiskohteiksi ilmeni perehdyttäjän nimeäminen etukäteen, palautteen antaminen ja perehdytyksen keston suunnittelu työyksikön tarpeita vastaaviksi. (Salonen 2004.) Perehdyttämisen suunnittelu ja toteutus tehdään tarpeen, tilanteen ja perehdytettävän mukaan. Työnantajan henkilöstöpolitiikka, jossa määritellään, millaista henkilöstöä sekä mistä ja miten se hankitaan, on perehdytyksen lähtökohtana. Perehdyttäminen vaatii paljon enemmän aikaa työn ollessa työntekijälle uutta tai sellaiselle työhön palaajalle, joka on ollut pitkään poissa työstään. Tilapäisten työntekijöiden ja lyhytaikaisten sijaisten perehdyttämisessä on keskittyvä ainoastaan tärkeimpiin asioihin, koska aikaa on tavallisesti vain vähän käytössä. Opiskelijoiden työharjoitteluiden perehdytys on sama kuin muidenkin työntekijöiden. (Kangas 2003, 4-5.) 1.5 Perehdytysvastuu Työyksikkötasoisen perehdyttämisen vastuu on yksikön esimiehellä ja hän huolehtii myös siitä, että työyksikön ja sen henkilöstön asema ja tehtävät kaupungin organisaatiossa selvitetään. Henkilöstöpalvelut ohjaavat ja seuraavat perehdyttämisen suunnittelua ja toteutusta. Perehdytettävät ovat koulutukseltaan, työkokemukseltaan sekä vastaanotto- ja sopeutumiskyvyiltään erilaisia, joten perehdyttämisohjeen on tämän vuoksi oltava sisällöltään ja ajoituksellaan joustava, jotta koulutettavien tarpeet voidaan ottaa huomioon. Perehdyttämisen sisällöllinen painotus ja ajoitus on suhteutettava työtehtävien ja menetelmien vaativuuteen sekä henkilön kehittymiseen työssään. (Yhteistyöneuvottelukunta Kaupungin hallitus ) Esimiehet ovat vastuussa koko työryhmän töiden sujumisesta ja tavoitteiden saavuttamisesta sekä töiden johtamisesta. Täten heillä on lopullinen vastuu myös perehdyttämisestä. On tarkoituksenmukaista jakaa eri henkilöille tehtäviä, joten työnopastukseen osallistuu ehkä jokainen ainakin jossain määrin.

13 13 Perehdyttämisestä ja työnopastuksesta huolehtiminen kuuluu heille kaikille, myös perehdytettävälle itselleen. (Työturvallisuuskeskus 2007, 1.) Työturvallisuuslain (738 / 2002) mukaan työnantajalla on velvollisuus perehdyttää työntekijänsä työhön ja opastettava heidät turvalliseen työskentelyyn sekä häiriö- ja poikkeustilanteisiin. Työntekijöille on järjestettävä riittävä ohjaus ja opastus myös silloin, kun työssä otetaan käyttöön uusia työmenetelmiä. Vastuu työturvallisuudesta ja perehdyttämisestä on työnantajalla ja työnantajan edustajilla, päälliköillä ja esimiehillä. Työturvallisuuslain mukaan työntekijän on noudatettava työnantajan työturvallisuusohjeita ja -määräyksiä. Työntekijän on otettava huomioon myös muiden työntekijöiden työskentelyn turvallisuus sekä noudatettava järjestystä, siisteyttä, huolellisuutta ja varovaisuutta. Havaituista vioista ja puutteista on jokaisen ilmoitettava työpaikalla niin kuin siitä on päätetty. Työturvallisuuden tavoitteena on turvallinen ja terveellinen työ, työolosuhteet ja työympäristö. Tarkoituksena on säilyttää henkilöstön työkyky sekä ennalta ehkäistä ja torjua työtapaturmia, ammattitauteja ja työperäisiä sairauksia. Työturvallisuuteen liittyvät velvollisuudet, vastuut ja menettelytavat sekä työpaikan käytäntöjen pelisäännöt ja toimintatavat kootaan työsuojelun toimintaohjelmaan tai muihin ohjeisiin, jotka annetaan perehdyttämisen yhteydessä. (Työturvallisuuskeskus 2007, 22.) Perehdyttämistä koskevat myös laki nuorista työntekijöistä (1993/998) sekä asetus nuorten työntekijöiden suojelusta (1986/508). Nuoren työntekijän on tämän lain perusteella saatava riittävästi ohjausta työhönsä välttyäkseen aiheuttamasta vaaraa itselleen tai muille. (Kangas 2003, 30.) 1.6 Perehdytyksen sisältö Jokaisessa työyhteisössä määritellään itselleen sopivat pelisäännöt, joista kerrotaan perehdytyksen yhteydessä uudelle työntekijälle. Näiden yhteydessä rakennettujen sisäisten pelisääntöjen avulla muodostuvat tämän työpaikan käyttökelpoiset työtavat, jotka tukevat työskentelyä yhdessä ja mahdollistavat myös käytännön yhteistyön. Tärkeää on, että mahdollisuuksien mukaan sääntöjen luomiseen osallistuvat kaikki työyh-

14 14 teisön jäsenet. Tämä on paras tapa mahdollistaa myös kaikkien sitoutuminen pelisääntöihin, jotka ovat äärimmäisen tärkeitä perehdytettäessä uutta työntekijää tai opiskelijaa. (Joki, Lahtinen, Soini & Vartia 2004, ) Mikkelin kaupungin käytännön mukaan perehdyttäminen aloitetaan alkukeskustelulla. Tässä työntekijälle selvitetään työyksikön toiminta, tehtävät ja tavoitteet sekä yksikössä noudatettavat aikataulut, toimintakäytännöt ja tavat. Sisäisen tiedonkulun sekä yhteistoimintamenettelyn muotojen selvittäminen heti alussa on tärkeää. Samoin selvitetään omassa työyksikössä ja siihen läheisesti liittyvissä yksiköissä työskentelevä henkilöstö sekä oman yksikön niveltyminen muuhun kaupungin organisaatioon. Lisäksi esitellään työyksikköä koskevat säännöstöt, ohjeisto ja muu kirjallinen aineisto ja sen käyttö. Työntekijä perehdytetään työpaikalla esimiehen antamalla työnopastuksella ja käyttämällä kirjallista aineistoa. Esimies voi käyttää perehdyttämisessä apuna työsuojelupäällikköä tai -valtuutettua. Uudelle työntekijälle on selvitettävä kaupungin työsuojeluorganisaatio. Hänen tulee tietää, kuka on hänen työsuojeluvaltuutettunsa sekä miten työsuojeluasioissa henkilöstö ja työnantajan yhteistyö hoidetaan työpaikalla. (Yhteistyöneuvottelukunta Kaupunginhallitus ) Työhönottohaastattelussa hakijan tulee saada riittävästi tietoa työtehtävistä, palvelusuhteen ehdoista sekä organisaatiosta toiminnasta ja tavoitteista. Hakijalla tulee tällöin olla mahdollisuus keskustella niistä kysymyksistä, jotka hänelle hakutilanteessa ovat ajankohtaisia. Samalla kerrotaan, ketkä henkilöt voivat antaa tarvittavia lisätietoja. Valinnasta hakijalle ilmoitettaessa täsmennetään edellä mainitut tiedot ja selvitetään työpaikan sijainti, palvelusuhteen alkamisaika ja työaika sekä varmistetaan mahdollista työsopimista solmittaessa, että työntekijä tuntee sen sisällön. Työhönoton yhteydessä on hyvä jakaa kaupunkia ja yksikköä koskevaa kirjallisuutta, johon hakija voi tutustua rauhassa. Tiedottamista uudesta työntekijästä ei pidä unohtaa työhönoton yhteydessä. Kirjallinen aineisto ei saa korvata henkilökohtaista, suullista opastamista. Kirjalliset tiedot on varmistettava perehdyttämisen aikana. Ensimmäisinä työpäivinä työntekijä perehdytetään työyksikköön, sen henkilöstöön ja toimintaan. Esimiehen tulee jo ennen tulokkaan saapumista valmentaa työyksikkö esimerkiksi työpaikkakokouksessa ottamaan uusi työntekijä vastaan. Esimiehen ja mahdolliseksi perehdyttäjäksi nimetyn henkilön tulee yhdessä suunnitella uuden työntekijän ensimmäiset työpäivät. Suunnittelussa on mm. otettava huomioon, onko työntekijällä lainkaan työkokemusta

15 15 tai kokemusta juuri tällä alalla ennen työhönsä tuloa. Kokematonta työntekijää ei saisi sijoittaa yksin ensimmäiseen työvuoroon. (Yhteistyöneuvottelukunta Kaupunginhallitus ) 2 MIKKELIN KAUPUNGIN PÄIVÄKESKUKSEN PERUSTEHTÄVÄ Mikkelin kaupungin päiväkeskus kuuluu kotihoidon vastuualueeseen ja avopalveluun. Päivätoimintaa järjestetään mikkeliläisille pääasiassa iäkkäille ihmisille, joiden toimintakyky on fyysisesti, psyykkisesti ja / tai sosiaalisesti heikentynyt. Toiminnan tavoite on edistää asiakkaiden toimintakykyä, omatoimisuutta ja hyvinvointia sekä tukea kotona asumista ja omaishoitajia. Palvelutarpeen kartoituksen tekee sairaanhoitaja. Asiakkaan kanssa yhdessä tehdään hoito- ja palvelusuunnitelma. Asiakkaita käy päiväkeskuksessa päivittäin henkilöä. Vanhusten palvelut sisältävät kotihoidon, asumispalvelut sekä laitoshoidon. Vanhusten palvelualueella toiminnot suunnataan yli tulosaluerajojen toimivalla yhteistyöllä valtaosin ikääntyneiden kuntalaisten hyvinvoinnin ja toimintakyvyn mahdollistamiseen. Asiakaskuntaan kuuluu myös alle 75 - vuotiaita akuuttia osastohoitoa, kuntoutusta tai hoivaa ja huolenpitoa tarvitseville. Kotihoidon alueelle kuuluvat kotihoito, päivätoiminta ja päiväkuntoutus, asumispalveluihin kuuluvat laitoshoitoa oleva vanhainkotihoito sekä avohoitoa oleva palveluasuminen ja laitoshoidon alueelle kuuluvat terveyskeskustasoinen laitoshoito sekä kuntoutusosastotoiminta. (Mikkelin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta. Käyttösuunnitelma 2009.) Päiväkeskukseen on muodostettu työtiimit, jotka ovat päivätoiminta ja päiväkuntoutus. Tiimit ovat luoneet omat arvonsa, periaatteensa ja toiminta-ajatuksensa. Tiimissä jokaisen on puhallettava yhteen hiileen. Tiimityössä jäsenten väliset vuorovaikutustaidot korostuvat. Vuorovaikutus on keino auttaa asiakkaita ja helpottaa työntekijöiden jaksamista. Jos joku ei sano ääneen mielipidettään yhteisessä keskustelussa, ei hänellä ole lupa puhua myöskään nurkan takana. Hyvin toimivassa tiimissä vaikeita asioita ei lakaista maton alle, vaan niistä uskalletaan puhua. Jatkuva konsensus ja samaa miel-

16 16 tä oleminen ei tiimityössä ole tavoiteltavaa. Erimieltä oleminen ei ole ongelma, vaan se on nähtävä oppimisen mahdollisuutena. Tiimityössä korostetaan sitä, että yhtä ainoaa oikeaa tapaa ajatella ja tehdä työtä ei ole. Avoimesti erilaisia näkökulmia esiin tuomalla ja erilaisia toimintoja vertailemalla tiimin jäsenet voivat oppia toinen toisiltaan. (Mäkisalo 2004, ) 3 OPINNÄYTETYÖN TAVOITTEET Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa Mikkelin kaupungin päiväkeskukselle perehdytyskansio. Perehdytyskansion avulla pyritään lisäämään henkilökunnan tietoa perehdytyksen merkityksestä ja muodostamaan jatkossa perehdyttämiskäytäntöä työyhteisössä. Perehdytyskansio on tärkeä väline uusien työntekijöiden, opiskelijoiden ja sijaisten perehdyttämisessä. Myös pitkään poissaolleet hyötyvät perehdytyksestä. Opinnäytetyö on produktio eli sen tarkoituksena on tuottaa jokin tuotos. Se toimii työvälineenä käytännön toiminnassa ja perehdyttämisessä. Opinnäytetöiden tavoitteena on edistää ammatillista kasvua.( Kuokkanen, Kivirinta, Määttänen & Ockenström 2007,32.) Produktio pyritään tekemään yhteistyössä työelämän kanssa, sillä parhaimmillaan se on väline työyhteisön toimintojen kehittämisessä. ( Perehdytyksen tavoite on se, että perehdytettävä oppii mahdollisimman nopeasti työskentelemään ilman muiden apua. Kaikkien osapuolten kannalta on tärkeää, että perehdytys on laadukasta ja tehokasta. (Kangas 2000,3.)

17 17 4 PEREHDYTYSKANSION TUOTTAMISPROSESSI 4.1 Toimintaympäristö Perehdytyskansio on laadittu Mikkelin kaupungin päiväkeskuksen työntekijöille. Päiväsairaala ja päiväkeskus yhdistyivät elokuussa 2003 ja työyhteisön luonne ja toiminta on muuttunut ratkaisevasti aikaisemmasta päiväkeskustoiminnasta. Perehdytyksen tarve päiväkeskuksessa on erittäin tarpeellinen muuttuneiden työolosuhteiden takia. Hyvä perehdytys vaikuttaa myös työn laatuun ja heijastuu asiakkaiden palveluun ja tyytyväisyyteen. Päiväkeskus kuuluu kotihoidon vastuualueeseen ja päivätoimintaa järjestetään mikkeliläisille pääasiassa iäkkäille ihmisille, joiden toimintakyky on fyysisesti, psyykkisesti ja / tai sosiaalisesti heikentynyt. Tavoitteena on tukea asiakkaiden toimintakykyä, omatoimisuutta, hyvinvointia sekä kotona selviytymistä ja mahdollistaa heille sosiaaliset kontaktit sekä tukea omaishoitajia arjen kulussa. 4.2 Yhteistyön käynnistyminen Opinnäytetyön aihe on työelämälähtöinen, sillä päiväkeskuksella ei ole olemassa toimivaa perehdytyskansiota. Perehdytysasia on lähtenyt liikkeelle työyhteisössä ja Lahden Diakonia-ammattikorkeakoulussa Kotihoidon esimies esitti toiveen perehdytyskansion tuottamisesta uudelle päiväkeskukselle. Lisäksi työsuojelupuolelta tuli myös kehotus perehdytyskansion laatimisesta. Perehdytyskansioon tarvittava materiaali on ollut hajanaista, eikä yksikössä ollut yhtenäistä ja selkeää suunnitelmaa perehdytyksen toteuttamiseen. 4.3 Kansion sisältö Kansio sisältää Mikkelin kaupungin päiväkeskuksen toimintayksikön kuvauksen ja sen toiminnan tavoitteet ja tarkoituksen asiakkaiden palvelussa vanhusten tulosalueella. Kansio sisältää tietoa työntekijän vastaanotosta ja alkukäytänteistä, eri työntekijöi-

18 18 den tehtäväkuvaukset ja osaaminen tiimeissä ja muita henkilöstön asioita, kuten työhyvinvointi, työsuojelu ja työterveyshuolto. Lisäksi kansioon on koottu liitteinä sosiaali- ja terveystoimen palveluorganisaatio, perehdyttämisohjelma, yhteistoimintamenettely Mikkelin kaupungissa, opas työpaikkakiusaamiseen, päihdeohjelma ja pelastussuunnitelma sekä työturvallisuuslaki. Näistä liitteistä on kansiossa erikseen oma sisällysluettelonsa kahdestatoista eri osiosta. Perehdytyskansion kanteen olen liittänyt kuvan asiakkaista, joilta olen kysynyt molemmilta henkilökohtaisesti luvan käyttää kuvaa perehdytyskansion kannessa. He suostuivat siihen mielellään ja tulostin heille itselleen myös kuvat. 4.4 Toteutus Aloin kerätä teoriatietoa perehdytyksestä kirjoista ja tutkimuksista sekä opinnäytetöistä. Kotihoidon ja päiväkeskuksen yksiköistä sain koottua aineistoa Mikkelin kaupungin sivuilta sekä effica -tietojärjestelmästä. Minun piti suunnitella kansion sisältöä päiväkeskuksen tarpeeseen sopivaksi, mutta minulla ei ollut erityistä mallia sen tekemiseen. Opinnäytetyö alkoi edistyä aktiivisesti helmi- maaliskuussa ja olimme yhteydessä palaverien merkeissä opinnäytetyön ohjaajani kanssa. Häneltä sai ohjausta sisällön jäsentelyyn. Keskustelin perehdytyskansion sisällöstä työkaverien ja esimieheni kanssa. Työkaverit katsoivat aiheelliseksi laittaa kansioon henkilöstön tehtäväkuvat, jotka selventäisivät kaikille työn osaamisalueita ja vastuuta. Esimies esitti, että tulostaisin värilliset oppaat liitteiksi kansioon ja laittaisin sivut muovitaskuihin omiin osioihin. Kotipalveluohjaaja ja työsuojeluvaltuutettu auttoivat materiaalin etsimisessä tietojärjestelmästä. 4.5 Aikataulu Perehdytyskansion eteneminen hidastui koulun vaihdon ja henkilökohtaisten syiden vuoksi vähäksi aikaa, mutta jatkoin työstämistä syksyllä 2008 ja keväällä 2009 aktiivisemmin. Hahmottelin kansion sisältöä pikkuhiljaa ja aloitin työstämisen perehdytyksen aluksi teoriatiedon keräämisestä, sitten muotoutui itse kansion sisältö. Hanke-

19 19 suunnitelman esitin ohjaavalle opettajalle syksyllä Valmiin kansion luovuttaminen työpaikalle on toukokuussa 2009 valmistumisen jälkeen. 4.6 Resurssit Työnantaja osallistui kustannuksiin ja maksoi tulostimen värinauhat, muistitikun ja kansion. Joitakin tulosteita otin työyksikköni tulostimella. Muovitaskut ja tulostuspaperit maksoin itse. 5 POHDINTA JA OPINNÄYTETYÖN PROSESSIN ARVIOINTI Miettiessäni opinnäytetyöni aihetta kysyin esimieheltäni olisiko työpaikalla jotain kehittämisen tarpeita tai produktion aiheita. Esimieheni esitti, että tuottaisin uudistuneelle päiväkeskukselle oman perehdytyskansion. Suurentunut henkilökunnan määrä ja erilaiset työtehtävät tarvitsevat perehdytystä. Työyksikön toiminnot ja työtavatkin muuttuvat koko ajan. Välillä tarvitsee perehdyttää aivan uusia sijaisia, jotka työskentelevät talossa. Työntekijöiden vaihtuvuuden kannalta perehdytys on tärkeä asia. Opiskelijoille on myös paljon hyötyä perehdytyskansiosta harjoittelujaksojen aikana. Perehdytyskansion tehtävänä on esitellä työpaikan erilaiset toiminta- ja palvelumuodot sekä toiminnan tarkoitus. Perehdytyskansion laatiminen on ollut työlästä. Välillä on ollut jaksoja, ettei työ ole edennyt lainkaan. Työn edetessä sen tekeminen on ollut antoisaa ja mielenkiintoista. Toivottavasti se antaa valmiuksia minulle tulevaisuudessa koota ja etsiä tietoa sekä olen oppinut lisää kirjallisesta työskentelystä ja tekstinkäsittelystä. Mielestäni avoin vuorovaikutus sekä tiedon ja taidon soveltaminen käytäntöön sairaanhoitajan työssä korostuu perehdyttämisessä. Sairaanhoitajalla on vastuu delegoida töitä ja ohjata työkavereita ja opiskelijoita tarvittaessa. Hän toimii asiantuntijana hoitotyössä. Täytyy osata hahmottaa kokonaisuus unohtamatta tärkeitä yksityiskohtia työssä. Hyvä vuoro-

20 20 vaikutus edistää oppimista ja työn hallintaa. Moniammatillisessa työyhteisössä on tärkeää hyödyntää kaikkien osaamista. Perehdyttäminen on tärkeä osa ammatillisuutta. Mikkelin kaupungin päiväkeskuksessa on tapahtunut merkittäviä muutoksia vuoden 2003 jälkeen, kun päiväsairaala ja päiväkeskus yhdistyivät saman katon alle. Tiimityöskentely on otettu käytännöksi uudistumisen jälkeen ja se toimii jo melko hyvin. Täten työyhteisössä onkin hyvä suunnitella perehdytyskäytäntöä jatkossa ja nimetä etukäteen perehdytettävälle oma perehdyttäjä. Tämä lisää motivaatiota ja sitoutumista työhön ja vähentää vaihtuvuutta. Tällä hetkellä työyhteisössä ei ole yhtenäistä perehdytyskäytäntöä. Työnantajan rooli perehdytyksessä on ensiarvoisen tärkeää, sillä se luo perehdytettävälle yrityskuvan ja helpottaa työn sisäistämistä. Perehdytys lisää työturvallisuutta ja vähentää työtapaturmia. Lisäksi se tehostaa tiedonkulkua ja kohentaa työilmapiiriä. Monella on varmasti kokemusta hyvästä ja huonosta perehdytyksestä. Olisi hyvä nimetä perehdytysvastaava, joka päivittäisi kansion aina ajan tasalle sekä valvoisi toteutuvatko perehdytysasiat käytännössä. Tulevaisuudessa olisikin mielenkiintoista tutkia miten perehdytyskansio on toiminut käytännössä työyhteisössä. Työyhteisössä tulisi suunnitella yhdessä miten toteuttaa perehdytyskansion materiaalin päivitys ja seuranta ja perehdytys koetaan tärkeäksi. Näytin kansion toiminnan ohjaajalle ja sairaanhoitajalle arvioitavaksi. Heidän mielestään kansion sisältö on riittävä palvelemaan työyhteisön tarpeita. Lisäksi heidän mielestään raporttiosio olisi myös aiheellista sisällyttää kansioon, jotta kaikille selviäisi perehdytyksen teoria, merkitys, hyöty ja tarpeellisuus työyhteisössä. Sairaanhoitaja muistutti, että perehdytyksessä jokaisen työpisteen omakohtainen perehdyttäminen yksityiskohtiin pitää kuitenkin tehdä yksilöllisesti ja asiakkaiden tarpeita vastaaviksi. Asiakkaat ja heidän tilanteensa muuttuvat koko ajan. Sovimme, että kansio säilytetään hoitajien huoneessa, josta se on helposti saatavilla.