TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO OPINNÄYTETYÖT JA TIETOSUOJA. Päivitetty

Transkriptio

1 TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO OPINNÄYTETYÖT JA TIETOSUOJA Päivitetty

2 näytetöiden käsittelyyn liittyvien tietosuojakysymysten ratkaisemiseksi (henkilötietolaki 1 ja 38 Oppilaitokset käsittelevät toiminnassaan jatkuvasti opiskelijoiden henkilötietoja. Henkilötiedot ja neuvontaa henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa ja siten luoda myös ohjeistusta opin detään henkilötietolaissa sekä erityislaeissa. Tietosuojavaltuutetun tehtävänä on antaa ohjausta kuuluvat Suomen perustuslaissa suojatun yksityisyyden suojan piiriin ja niiden käsittelystä sää 1. Yleistä Tietynlainen sisältö saattaa poikkeuksellisesti tehdä opinnäytetyöstä kokonaisuudessaan Asiakirjan julkisuus tarkoittaa sitä, että kenellä tahansa on oikeus saada asiakirja eli tässä ta ten kuin julkisuuslain 3 ja 4 luvuissa on säädetty. pyynnön ja viranomaisen annettua tähän harkintansa perusteella myöntävän vastauksensa si pauksessa opinnäytetyö nähtäväkseen esittämällä asianomaiselle viranomaiselle tätä koskevan (julkisuuslaki k). ka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja ovat julkisuuslain mukaan mm. sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jot ellei nimenomaisesta lainsäädöksestä muuta johdu. Sen sijaan ehdottomasti salassa pidettäviä Julkisia ovat pääsääntöisesti myös opinnäytetöistä annetut numeeriset sekä sanalliset arvioinnit omaisen asiakirjoja, jotka ovat julkisia ellei muutoin ole erikseen säädetty (Suomen perustuslaki 12.2 ; julkisuuslaki 1 ). timat ja tutkintotodistuksen saamiseen johtaneet opinnäytetyöt ovat julkisuuslain nojalla viran Kaikissa yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa eli julkisissa oppilaitoksissa opiskelijoiden laa 3. Opinnäytetöiden ja niiden arviointien julkisuus keuteen liittyviä oikeuksia. lijan yksityisyyden suojaan, itsemääräämisoikeuteen, asiakirjojen julkisuuteen sekä tekijänoi ta arvioidaan muun lainsäädännön kannalta. Opinnäytetöiden käsittelyyn vaikuttaa siten opiske annettava arvosana. Opinnäytetöiden hyväksymiseen ja käsittelyyn liittyy myös menettelyjä, joi korkeakoulujen toiminnassa. Opinnäytetöiden perusteella yleensä hyväksytään oppilaitoksen Loppututkinnon suorittamiseen johtavilla opinnäytetöillä ja niiden käsittelyllä on erityinen asema opiskelijalta edellyttämän vaatimustason täyttyminen ja määritellään valmistumisen yhteydessä tettavaan opiskelijarekisteriin, jonka henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan henkilötietolain ja kilötietolaki k). Opinnäytetyö ja niistä annetut arvosanat kuuluvat opiskelijoista muodos raan henkilötietolain edellyttämään asialliseen yhteyteen opiskelijan ja oppilaitoksen välillä (hen Oppilaitoksen oikeus opinnäytetöiden ja niihin liittyvien henkilötietojen käsittelyyn perustuu suo mahdollisen muun lain henkilötietojen käsittelyä koskevia erityissäännöksiä. 2. Oppilaitos opinnäytetäiden käsittelijänä opinnäytetöiden julkaisemiseen liittyviä erityiskysymyksiä. Tässä esitteessä käsitellään opinnäytetöitä paitsi osana opiskelijarekisteriä, erityisesti myös OPINNÄYTETYÖT JA TIETOSUOJA

3 tai joiltakin osin pidettävän. käsitellään esimerkiksi tietoja tai joillakin erityisaloilla yksittäisten henkilöiden tai kemistä rikoksista, opinnäytetyö olla julkisuuslaissa tavalla vä pidettäväksi (esim. julkisuuslaki ja k). Opetusministeriö on jonka mukaan opinnäytetöitä, jotka lain nojalla olisi pidettäviksi, ei tule ryhtyä laatimaan tai vaihtoehtoisesti opinnäytetyö on laadittava ten, että tiedot sijoitetaan työstä erilliseen liitteeseen. yrityssalaisuuksista salassa tanut ohjeistuksen, sa salassa saattaa salassapidon alaiset Jos opinnäytetyössä terveydentilasta säädetyllä ainoastaan varsinaisesta te määritettä an määrättävä salas Oppilaitos on julkisuuslain nojalla ja yliopistoissa myös erityisen tutkimuksen ja tieteen velvollinen julkiset opinnäytetyöt kaikkien niitä vien nähtäville myös opinnäytetyön julkisen käsittelyn ja kritiikin kohteeksi. passiivisen velvollisuuden ohella oppilaitoksella olla myös halu tai ve aktiivisempaan tutkimuksesta ja valmistuneista opinnäytetöistä. voi viranomaisille määrättyyn velvollisuuteen ja tietoa julkisuusperiaatteen perusteella Tämän Tämän sekä tarvittaessa tiedottamiseen tuotetusta perustaa julkisuuslaissa sekä edistää antamaan alistamaan toimintansa avoimuutta (julkisuuslaki 9 ja 20 ). vapaan saattaa tuottaa si halua tar jakaa julkisuus- Henkilötietojen luovuttamiseen henkilörekisteristä (opiskelijarekisteristä) lain 16.3 :n (henkilötietolaki 8.4, ks. kappale 6). säännöstä sovelletaan 4. Internet ja opinnäytetyöt Useat oppilaitokset siirtävät nykyisin juuri avoimuuden ja tiedottamisen lintoelimiensä päätöspöytäkirjoja kotisivuilleen internetiin. Näissä tai pilaitosten hallitusten pöytäkirjoissa ilmenevät perustiedot hyväksytyistä opinnäytetöistä ja niille Julkishallinnollisen toimielimen pöytäkirjat eivät henkilörekisteriä. Näiden pöytäkirjojen laittaminen kotisivuille on siten mahdollista huomioon ottaen, mitä on esitetty. dosta annetuista arvosanoista. sessa sellaisenaan Opinnäytetyöstä annettu arvosana tässä yleensä tarkoituksessa hal tiedekuntaneuvostojen op yleensä muo tiedotuksellisessa tarkoituk jäljempänä on henkilötietolain kannalta usein vahvasti vä henkilötieto, jolla olla joissain merkittävää vaikutusta opinnäytetyön jan yksityisyyden kannalta. Oppilaitoksen onkin syytä ja arvioida tietojen käsittelyn tarkoitusta ja tietojen merkitystä yksityisyyden suojan ja toisaalta nalta. Esimerkiksi oppilaitoksen hallituksen tai muun opinnäytetöiden oppilaitoksen hallintoelimen sisältyvistä opinnäytetöiden ei ole tiedottaa jos kyseisen tiedon ei vakiintuneen käytännön mukaisesti kyseisen tutkimuksia ajatellen ole tarkoitettu tulevan julkiseen käsittelyyn. Tiedon julkisuus tältäkin osin toteutuu joka sillä internetiin laitettavat opinnäytetyöstä kenelle todella neelle mahdollisuuden pyytämällä myös tiedon kyseisen opinnäytetyön lusta oppilaitoksen tai muusta tietoja hallinnoivasta oppilaitoksen yksiköstä. Tällä me nettelytavalla oppilaitos huolehtii tavalla julkisuuden lisäksi myös toisen den, 10 vahvistetun yksityisyyden suojan saattaa suojan talinjaansa suunnitellessaan donnaisuutta sekä asian väksymisestä päättävän tarpeen asteisia arvosanoista sesti tiedekuntaneuvoston, perustiedot erikseen kansliasta Suomen perustuslain Henkilötietolainsäädännön :ssä tapauksissa internetissä, parhaalla antavat saada päätökseen tekijäänsä tiedottamisperiaatteitaan tapauksessa, tahansa asiasta liitettä laati toimin käyttötarkoitussi julkisuusperiaatteen kan tiedeyhteisön toteutumisesta. hy mahdolli kiinnostu arvoste perusoikeu kannalta tai muun oppilaitoksen men sisältyvät opinnäytetöiden nimet tekijä- ja ovat vuille laitettuina henkilötietojen käsittelyä. Tällaiselle käsittelylle tulee olla Lain 8.1 :n 4 tarkoitettuna käsittelyn oikeuttavana on mahdollista pitää julkisuuslain 20 viranomaiselle tyä tiedottamisvelvoitetta, kun huomioon opinnäytetöiden ja merkitys yliopistojen ja korkeakoulujen päätökseen tietolaissa säädetty peruste. rusteena toiminnassa. tiedekuntaneuvoston automaattista tässä tapauksessa otetaan kohdassa arvosanatietoineen :ssä asema päättävän eli verkkosi henkilö pe säädet Tietosuojavaltuutetun näkemyksen mukaan opinnäytetyön arvioinnit, sekä numeeriset että sa

4 opiskelijoiden tietoja ja pitämään tietoja heidän laatimistaan opinnäytetöistä internetissä esillä, minnan luonne ja erityispiirteet huomioon ottaen. Henkilötietolain säädösten kannalta on selvää, on edellä kuvattujen lähtökohtien valossa arvioitava erikseen muun muassa rekisterinpitäjän toi tään tarpeellisia käsittelyn tarkoituksen kannalta. Yleisenä edellytyksenä henkilötietojen käsittelylle on lisäksi henkilötietolain asianmukaisuus- ja taa arvostelutiedon rajoittamattoman julkisuuden edelle. tarpeellisuusvaatimusten täyttyminen (henkilötietolaki 6 ja 9 ). Käsittelyn tulee siten olla aina asianmukaisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta ja käsiteltävien tietojen sisällöl Se, miten pitkään julkisuuslain tiedottamisperuste oikeuttaa käsittelemään jo valmistuneiden Opiskelijan tekijänoikeus opinnäytetyöhön tarkoittaa sitä, että oppilaitos on velvollinen sopimaan myös opinnäytetyön laittaminen internetiin. Opinnäytetyön laittaminen internetiin ilman opiskeli- kokonaisen opinnäytetyön julkisuuteen saattamisesta sen tekijän kanssa. Julkaisemista on yleisön saataviin on tekijä ilmoitettava aina siten kuin hyvä tapa vaatii (tekijänoikeuslaki 1-3 ). teoksesta valmistamalla siitä kappaleita ja saattamalla sen yleisön saataviin. Saatettaessa teos on tekijänoikeus. Tekijänoikeus tuottaa opinnäytetyön laatijalle yksinomaisen oikeuden määrätä käsiteltävissä, asettaa tekijänoikeuslaki kokonaisen opinnäytetyön käsittelylle ja käytölle omat rajoituksensa. Opinnäytetyö on tekijänoikeuslaissa tarkoitettu kirjallinen teos, johon tekijällään Opinnäytetyön käsittelyssä on henkilötietolain ja julkisuuslain ohella huomioitava myös tekijänoi keuslain säädökset. Vaikka opinnäytetyön tiedot olisivat julkisuuslain ja henkilötietolain nojalla jänoikeuslainsäädännön kohtia. Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan ei kuulu tekijänoikeussäännösten ohjaus ja valvonta. Koko naiskuvan saamiseksi seuraavassa tuodaan kuitenkin esille eräitä aiheeseen vaikuttavia teki 5. Tekijänoikeus ja opinnäytetyöt Jos kotisivuille suunnitellaan omaa hakujärjestelmää, sen tulisi olla asiaperusteinen. Henkilö antamaa suostumusta. haun mahdollistavan erillisen hakujärjestelmän liittäminen päätöspöytäkirjoja sisältäville oppilai laiselta käsittelytarkoitukselta puuttuu lain edellyttämä hyväksyttävä peruste ilman opiskelijan lötietojen tällaisen käsittelytavan arvioimiseen uutena henkilötietojen käsittelytarkoituksena. Täl toksen verkkosivuille, joilta on löydettävissä yksilöityjä henkilö- ja arvosanatietoja, johtaa henki päätöksistä tiedottamiseen internetiä käytettäessä. katsottu sellaisenaan muodostavan henkilörekisteriä, henkilötietolaki kuitenkin siis vaikuttaa Vaikkei tiedekuntaneuvoston tai muun oppilaitoksen hallintoelimen päätöspöytäkirjojen olekaan suostumus. Tiedot on siten poistettava internetistä tiedottamistarpeen täytyttyä ellei tietojen pi suman hyvän tiedonhallintatavan mukaisen ja henkilötietolain-mukaisesti suunnitellun tiedotta tamistarpeen arviointi on viime kädessä kunkin oppilaitoksen harkinnassa. Perusteita haettaes dempään esilläpitoon ole saatu opiskelijoiden suostumusta. Yliopiston tai korkeakoulun omak sa asiaan voi vaikuttaa muun muassa se, onko opinnäytetöiden valmistumista koskevat tiedot tiedottamisvelvoitteen toteuttaminen. Tällainen peruste voi olla lähinnä asianomaisen opiskelijan miskäytännön tulee muodostaa opinnäytetöistä tiedottamisen perustellut lähtökohdat eli tiedot tua pysyvää rekisteriä. Mitä pidempään opinnäytetöitä koskevia tietoja internetissä säilytettään, sitä suuremmalla todennäköisyydellä käsittelylle tulee löytää muu peruste kuin edellä mainittu myös muuten saatavilla esimerkiksi yliopiston tai korkeakoulun kirjastoissa. ettei internetiin laitetuista pöytäkirjoista tai valmistuneiden opinnäytetöiden listasta saa muodos suutta, että niiden liittäminen internetissä käsiteltävään tietoon opinnäytetyöstä olisi automaatti sesti sallittua. Tässä tilanteessa yksilön itsemääräämisoikeus ja yksityisyyden suoja tulisi aset nallisessa muodossa olevat, eivät kuitenkaan ole siinä määrin kiinteä osa opinnäytetyön julki

5 jalta saatua suostumusta aikaansaa oppilaitokseen kohdistuvan korvausvelvollisuuden ja saat taa johtaa myös rikosoikeudelliseen rangaistukseen (tekijänoikeuslain 7 luku). 6. Oppilaitoksen ohjenuorana suostumuksen pyytäminen opiskelijalta Opinnäytetyön laittaminen kokonaisuudessaan internetiin edellyttää siis opiskelijalta saatua suostumusta tai muuta vastaavaa sopimusta jo tekijänoikeuslain nojalla. Julkisuuslakiin perustuen on mahdollista tiedottaa oppilaitoksesta valmistuneista opinnäytetöistä niiden perustietoja koskevin osin ilman erityisen suostumuksen hankkimista, sillä tavoin kuin edellä on selostettu. Pääsääntönä tulee kuitenkin pitää suostumuksen pyytämistä opiskelijalta hänen laatimansa opinnäytetyön ja sen yhteydessä ilmenevien henkilötietojen julkista käsittelyä varten (henkilötie tolaki k). Henkilötietojen luovuttamiseen oppilaitoksen opiskelijarekisteristä sovelletaan julkisuuslain 16.3 :ää, jonka mukaan oppilasrekisterin henkilötietoja voi luovuttaa vain opiskelijan suostumuksella tai muuhun henkilötietolain 8.1 :ssä mainittuun perusteeseen nojaten (julkisuuslaki 16.3 ). Henkilötiedosta on kysymys, jos opiskelija on tunnistettavissa luovutettavista tiedoista. Henkilötietoja ovat opinnäytetöitä ajatellen opiskelijan nimi sekä kaikki muutkin merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen täheisiään koskeviksi. Tunnistamistieto voi olla siis muukin kuin nimitieto. Niitä opinnäytetyöhön liittyviä tietoja, joiden luovuttamiseen ja/tai julkiseen käsittelyyn ja esitte lyyn suostumusta edellytetään ovat kokonaisen opinnäytetyön lisäksi siitä laadittu tiivistelmä tai työn sisällysluettelo sekä opinnäytetyöstä annettu arvosana ja muut tiedot, jotka eivät kuulu opinnäytetyön hyväksymisen yhteydessä esitettäviin opinnäytetyön muihin perustietoihin (tekijä, työn nimi, kieli, sivumäärä, tiedekunta, laitos, oppiaine, työn ohjaaja ja opinnäytetyön hyväksy mispäivämäärä). Henkilötietolain 3 :n 7 kohdan mukaan suostumuksella tarkoitetaan kaikenlaista vapaaehtois ta, yksilöityä ja tietoista tahdonilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Suostumuksen edellyttämisen taustalla on periaatteellisella tasolla yksityisyyden suojaan elimel lisesti liittyvä itsemääräämisoikeuden käsite. Itsemääräämisoikeus on johdettavissa Suomen perustuslain 7 :stä ja 10 :stä: yksityiselämän suojaan liittyy oikeus vapaasti päättää suhteis taan muihin ihmisiin ja ympäristöön. Itsemääräämisoikeus on myös eräs henkilötietolain kanta vista periaatteista. (Suostumuksesta ja sen hankkimisesta tarkemmin, ks. tietosuojavaltuutetun esite Henkilötietojen käsittely suostumuksen perusteella, ) Oppilaitoksen on tietoja kerätessään ja suostumusta pyytäessään muistettava huomioida henkilötietolain 24 :ssä määritetty informointivelvollisuus, jolla pyritään varmistamaan opiskelijalle mahdollisuus arvioida, paitsi yleisesti henkilötietojensa käsittelyä, myös anta mansa suostumuksen merkitystä sekä mahdollisuus saada tietoa opinnäytetyönsä tule vasta käsittelystä suostumuksen antaessaan (ks. tietosuojavaltuutetun esite Henkilötie tolain mukainen yleinen informointivelvollisuus lukien ). 7. Opinnäytetyöt ja kirjastot Käytännössä yliopisto- ja korkeakouluopiskelijoiden opinnäytetöitä säilytetään joka tapauksessa myös oppilaitosten kirjastoissa, jossa ne ovat opiskelijoiden ja muidenkin halukkaiden saatavilla kuten muukin kirjastoaineisto. Henkilötietolainsäädännön kannalta opinnäytetöiden teoskappa leet ovat irtaimia esineitä, jotka on järjestetty kirjastotoimen mukaisesti. Ne eivät muodosta hen kilötietolaissa tarkoitettua henkilörekisteriä eikä niiden käsittely ole automaattista. Tämän vuoksi kirjastossa säilytettäviin opinnäytetöihin ei sovelleta henkilötietolain säädöksiä eikä tietosuoja

6 pyytää opiskelijan suostumus arvosanatiedon luovuttamiselle ja tallettamiselle. Suostumuksen tieto ei itsestään selvästi kuulu kirjaston aineistoon, on hyvän tietojenkäsittelytavan mukaista opinnäytetyöhön tarkoituksenmukaista. Arvosanatiedot kirjastot saanevat käytännössä opiskelijarekisteristä. Henkilötietojen luovuttami muodon mukaisesti, rekisterin julkisia tietoja voidaan luovuttaa siltä osin, kun kirjastolla on oikeus kerätä ja käyttää tietoja omassa toiminnassaan. Koska työn sisällöstä erillinen arvosana lun liittämisen esim. kirjastoon säilytettäväksi siirrettävän teoskappaleen yhteyteen. Jokaisen Oppilaitosten kirjastot saattavat kuitenkin kokea tarpeelliseksi opinnäytetyöstä annetun arvoste oppilaitoksen tulee arvioida itsenäisesti, onko arvostelun liittäminen kirjastossa säilytettävään seen opiskelijarekisteristä sovelletaan jo mainittua julkisuuslain 16.3 :ää. Säännöksen sana- tuutetun toimiston internet-sivuilta osoitteesta döstietopankista osoitteesta Yleistä informaatiota tietosuojasta saa tietosuojaval Henkilötietolaki tässä esitteessä viitattuine pykälineen löytyy kokonaisuudessaan Valtion sää km opinnäytetöiden käsittelyn kannalta. nöksiä. Jos näin ei ole, oppilaitosten sisäistä intranetiä koskevat samat säännöt kuin internetiä tetaan edellä esitettyjä periaatteita arvosanatietojen käsittelyile ja muita henkilötietolain sään täjällä eli luovuttajalla on velvollisuus huolehtia, että tietoja luovutetaan vain niille, joilla on niitä jat. Käytännössä oleellista on, että tietojen käyttö on oppilaitoksen kontrollipiirissä ja siinä toteu paan käyttäjäpiiriin kuten intranetiin tai verkon salasanalla suojattuihin sovellutuksiin on siten hutaan arvosanatiedoista, sivullisia henkilötietojen käsittelyn kannalta ovat myös muut opiskeli oikeus käyttää (julkisuuslaki 16:3; henkilötietolaki 8.4 ). Tietojen siirtäminen internetiä rajatum mahdollista silloin, kun voidaan varmistaa, että sivulliset eivät pääse tietoja käyttämään. Jos pu Aiemmin käsitellyt internetiä koskevat säännökset perustuvat siihen, että tietojen internetiin siir 8. Oppilaitoksen oma intranet ja opinnäytetyöt valmistuneista opinnäytetöistä sekä niiden laatijoista. tolla on edellä sanotun mukaisesti oikeus myös saada opiskelijarekisteristä luovutuksena tiedot on oikeus muodostaa pysyvä luettelo valmistuneista opinnäytetöistä ja niiden tekijöistä. Kirjas tallettamiseen ja muuhun käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia. Oikeus käsitellä kirjastoluet Kirjastoluettelot sen sijaan ovat henkilörekistereitä, joihin liittyvään henkilötietojen keräämiseen, teloon sisällytettäviä henkilötietoja perustuu kirjastolain säädöksiin. Tällä perusteella kirjastolla teita (sulkematta kuitenkaan tiedon julkisuutta pois). pyytäminen opiskelijalta olisi tässäkin tapauksessa siten linjassa muun lainsäädännön kanssa ja toteuttaisi perustuslaissa vahvistettuja yksityisyyden suojan ja itsemääräämisoikeuden periaat lötietolain2ja33k). valtuutettu ole toimivaltainen viranomainen antamaan niiden käsittelyä koskevia ohjeita (henki