S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri

Transkriptio

1 S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri REKISTERISELOSTE ( alkaen) 1. Rekisterinpitäjä SOK Asiakkuus Postiosoite: PL 1, S-RYHMÄ S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, Helsinki Y-tunnus Rekisteriasioita hoitava henkilö Leena Tikkanen 3. Rekisterin nimi S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisterissä ylläpidetään osuuskauppojen osuuskuntalain mukaisia jäsenluetteloja. Lisäksi tämän rekisterin mukaisten tietojen käsittelyn tarkoituksena on S-ryhmän asiakasomistajaja muiden henkilöasiakassuhteiden hoitaminen, etujen ja palveluiden tuottaminen, markkinointi sekä liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen. Kuitin loppusummaa tarkempaa tuoteryhmä- ja/tai tuotetasoista ostotietoa voidaan käyttää markkinoinnin kohdentamiseen, ellei asiakasomistaja tai asiakasomistajatalouteen kuuluva ole sitä erikseen kieltänyt. S-ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen. Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä S-ryhmään kulloinkin kuuluvissa yhteisöissä ja käyttää S-ryhmään kulloinkin kuuluvien yhteisöjen sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin henkilötietolain mukaisesti. 5. Rekisterin tietosisältö Rekisterissä käsitellään tietoja seuraavista asiakkaista (jäljempänä yhdessä Asiakkaat ja yksittäin Asiakas ) asiakasomistajat: henkilöt, jotka ovat osuuskaupan jäseniä asiakasomistajatalouteen kuuluvat: henkilöt, jotka kuuluvat asiakasomistajatalouteen, mutta jotka eivät itse ole osuuskaupan jäseniä muut asiakkaat: henkilöt, jotka eivät kuulu asiakasomistajatalouteen, mutta jotka ovat tilanneet jotain S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin perusteella tuotettavia palveluita, kuten S-tunnuksen tai sähköisiä uutiskirjeitä.

2 Rekisterissä voidaan käsitellä Asiakkaasta seuraavia voimassaolevia ja/tai päättyneitä (kohdan 10. mukaisin rajoituksin) alla olevan taulukon mukaisia tietoja, jotka on yksilöity tarkemmin taulukon jälkeen: Asiakasomistaja Asiakasomistajatalouteen Muu asiakas kuuluva Henkilötiedot Yhteystiedot Henkilökuntatiedot Osuuskauppojen jäsentiedot Bonusta myöntävät laskutuspartnerit Asiakasomistajatalouden tiedot Etujen maksutili S-Etukortti Tunnukset Asiakasryhmät Tilaukset, käyttöönotetut palvelut ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot Palveluestot Ostotiedot, tiedot maksetusta Bonuksesta ja maksutapaedusta Verkkokauppa-asiointiin liittyvät tiedot Henkilötiedot: etu- ja sukunimet, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kieli, turvakielto, markkinoinnin esto, tieto kotona asuvien lasten syntymävuosista asiakasnumero, asiakkuuden alkamis- ja voimassaoloaika väestötietojärjestelmästä ja palveluntarjoajilta saadut kielto- ja päivitystiedot Yhteystiedot: vakituinen postiosoite, väliaikainen postiosoite, kotikunta, maakoodi, matkapuhelin, markkinointilupa matkapuhelimeen, muu puhelinnumero, sähköpostiosoite, markkinointilupa sähköpostiin Henkilökuntatiedot: tieto henkilökuntaan kuulumisesta, tieto alennusoikeudesta Osuuskauppojen jäsentiedot: jäsenyysosuuskauppa, jäsennumero, jäsenyyden tila, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivät, liittymistoimipaikka osuusmaksun tila, maksettu osuusmaksu, osuusmaksun täyteenmaksamispäivä ja maksutapahtumat tiedot osuusmaksulle maksetuista koroista, tieto maksetusta ylijäämänpalautuksesta

3 Bonusta myöntävät laskutuspartnerit: rekisteröitymiset Bonusta myöntäville yhteistyöyrityksille, voimassaoloaika Asiakasomistajatalouden tiedot: asiakasomistajatalouden pääjäsen, pääjäsenen kanssa samaan asiakasomistajatalouteen kuuluvat henkilöt Etujen maksutili: etujen maksutilin tilinumero ja tilityyppi S-Etukortit: kortin numero, korttityyppi, kortin voimassaoloaika, kortin sulkemisen syy tieto siitä, mihin asiakasomistajatalouteen kortilla tehdyt bonusostot yhdistetään tieto siitä, minkä osuuskaupan jäsenyyteen perustuen kortti on tilattu Tunnukset: S-tunnus, Saldopäätetunnus Asiakasryhmät: asiakasomistajatalouden asiakasryhmä, tiedot Asiakkaan osallistumisesta seurojen tai muiden yhteenliittymien kannustajajoukkoihin Tilaukset, käyttöönotetut palvelut ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot: tieto tilatuista/käyttöönotetuista palveluista (mm. uutiskirjeet, asiakaspaneelit, S-mobiili) tiedot käyttöönotettujen digitaalisten palvelujen (esim. verkko- ja mobiilipalvelujen) käyttämisestä tunnistettuna Asiakkaan palveluun syöttämät tiedot, palvelun käytön tuottamat tiedot tietoja asiakassuhteen hoitamiseen liittyvästä Rekisterinpitäjän yhteydenpidosta Asiakkaaseen Palveluestot: asiakasomistajapostin lähetysesto, erillissuorapostitusten esto, puhelinmarkkinoinnin esto, tutkimuskyselyjen esto, takuukuittiesto, esto tuote- ja tuoteryhmätasoisen ostotiedon käyttämisestä markkinoinnin kohdentamiseen, sähköpostitiedotteiden estot Ostotiedot, tiedot maksetusta Bonuksesta ja maksutapaedusta: asiakasomistajaetuihin oikeuttaviin ostoksiin käytetyn S-Etukortin korttinumero tai jäsen-/asiointinumero, ostopäivä, kellonaika, ostopaikka, kortin käyttötapa, tiedot ostoista kuitin loppusumma-, tuoteryhmä- ja/tai tuotetasolla maksettu Bonus ja maksutapaetu sähköiset takuukuitit Verkkokauppa-asiointiin liittyvät tiedot verkkokauppaostosten toimitusosoite verkkokaupan asiakassegmentti

4 tiedot tallennetusta ostoskorista, tilaustiedot 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja saadaan Asiakkaan tekemästä asiakasomistajasopimuksesta ja Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen aikana puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla sekä palvelujen käytön kautta. Nimi-, osoite-, matkapuhelin- ja kuolintietojen päivityksiä voidaan saada myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Henkilökuntatieto ja tieto alennusoikeudesta saadaan S-ryhmän Herttarekistereistä. S-Etukortin käyttöön liittyvät tiedot saadaan S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmään kuuluvien yhteisöjen ja S-ryhmän yhteistyökumppaneiden kassajärjestelmistä. Lisäksi tietoja voidaan saada S-ryhmään kuuluvilta yhteisöiltä sekä asiakasomistajajärjestelmään kuuluvilta yhteistyökumppaneilta, joiden palveluihin tunnistaudutaan käyttäen S-Etukorttia tai muita Asiakkaalle annettuja tunnuksia. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle SOK luovuttaa verottajalle tiedot osuuskaupan jäsenelle maksetusta osuusmaksun korosta. SOK voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim. viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Asiakastietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä henkilötietolain edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Korttihakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu S-ryhmän ulkopuolelta tulevilta yhteydenotoilta palomuureilla. Ainoastaan määrätyillä S-ryhmän ja S-ryhmän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käyttää asiakasomistajaja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kukin käyttäjä saa ylläpito- ja/tai selausoikeuden ainoastaan oman toimenkuvansa kannalta tarpeellisiin tietoihin. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Jokainen S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. 9. Tarkastus- ja kielto-oikeus

5 Asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisella, Asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä, joka Asiakkaan tulee toimittaa S-ryhmän asiakaspalvelupisteeseen. Tiedot voi tarkastaa myös Oma S-kanava -palvelusta. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja markkinointitutkimuksiin Oma S-kanava -palvelussa tai ottamalla yhteyttä S-ryhmän asiakaspalveluun. 10. Asiakastietojen poisto Asiakkaan tiedot poistetaan, kun hänen asiakkuutensa ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet. Poiston suorittaminen edellyttää mm. osuuskuntalain mukaisten säilytysaikojen päättymistä. Ostotietoja säilytetään rekisterissä 2 vuoden ajan.