Hankintamenettelyt ja tarjousten käsittely

Transkriptio

1 Hankintamenettelyt ja tarjousten käsittely Markus Ukkola, vanhempi hallitussihteeri Työ- ja elinkeinoministeriö Itä-Suomen yliopisto, julkiset hankinnat Tammikuu 2013

2 Hankintamenettely prosessina Hankintalainsäädäntö on korostetusti menettelytapalainsäädäntö Laki ei siten ohjaa sitä, mitä hankitaan tai millä ehdoin hankintalailla ohjataan kilpailuttamismenettelyä syrjimättömään ja avoimeen suuntaan Koska hankintalainsäädännön taustalla on myös taloudellisen tehokkuuden tavoitteita, luovat hankintalainsäädännön menettelyvelvoitteet prosessin, jonka kautta ostaja voi löytää optimaalisen hinnan tai hinta-laatusuhteen Hankintalain tarjousvertailua koskeva osuus onkin pitkälti huutokauppateorioihin pohjautuva (yhden suljetun kuoren huutokauppa)

3 Hankintamenettely prosessina Koska itse kilpailuttaminen ja huutokauppamekanismi tapahtuu tarjousten vertailuvaiheessa, monelta unohtuu usein se, että hankintamenettelyyn kuuluu muitakin vaiheita Hankintalainsäädännön syrjimättömyys- ja avoimuusperiaatteet panostavat itse asiassa merkittävästi hankintamenettelyn alkuvaiheita

4 Hankintaprosessi Tehtävän ( tavaran, palvelun tai urakan ) määrittely (suunnittelu) Tarveselvitys markkinakartoitus Viestienvaihdon vaiheet hankintailmoituksen julkaiseminen valintakriteereiden asettaminen käytettävien sopimusehtojen määrääminen tarjousten pyytäminen saapuneiden tarjousten käsittely Vertailu- ja päätöksentekovaihe tarjousten vertailu päätöksenteko ja perusteleminen päätöksen tiedoksianto ( muutoksenhakuosoituksin) Hankintasopimuksen tekeminen puite- / vuosisopimus kertasopimus Sopimuksen toteutumisen seuranta reklamaatiot, irtisanominen, purkaminen Varmistetaan, että sopimus vastaa kilpailutusta

5 Hankinnan suunnittelu ja tekninen vuoropuhelu Aiemmat kokemukset ovat tärkeässä asemassa uuden hankinnan suunnittelua Mikäli aiempia sopimuksia/kokemuksia ei ole, on uuden hankinnan suunnittelu usein hyvin haastavaa Mistä hankintayksikkö tietää, mikä on hyvä tuote tai palvelu, mitkä ovat toimivia sopimusinstrumenttia, miten toimittajia tulee arvioida jne. Mitä hankintalaki sanoo hankinnan suunnittelemisesta: Hankintalaki 2 : hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen.

6 Hankinnan suunnittelu ja tekninen vuoropuhelu HE 50/2006 vp: Hankintatoimen järjestämisellä tarkoitettaisiin hankintayksiköiden strategista suunnittelua hankintojen toteuttamisen tavoista Taloudellisuuden vaatimus edellyttäisi muun ohella kilpailuolosuhteiden hyödyntämistä, jolloin hankintayksikkö hyötyisi tarjoajien välisestä laatuun ja hintaan liittyvästä kilpailusta. EU:n hankintadirektiivin 2004/18/EY esipuhe: Hankintaviranomaiset saavat ennen hankintasopimusten tekomenettelyjen aloittamista pyytää tai vastaanottaa teknistä vuoropuhelua käyden lausuntoja, joita voidaan käyttää tarjouspyyntöasiakirjojen laatimiseen edellyttäen, ettei kilpailu tällaisen lausunnon vaikutuksesta esty. Laissa ei nimenomaisia ohjeita suunnittelun / teknisen vuoropuhelun käymisestä Käytännössä hankintatarpeen kartoituksessa voidaan ensinnäkin tutustua alan tarjontaan Selvittämällä muiden hankkijoiden kokemuksia (keskusteluyhteydet hankintayksiköiden välillä olennaisia juuri tässä yhteydessä) Tutustumalla mainos- ja markkinointimateriaaliin Osallistumalla alan näyttelyihin ja muihin tapahtumiin

7 Hankinnan suunnittelu ja tekninen vuoropuhelu Edellä mainittu epäsuora markkinoiden kartoitus ei aina riitä riittäväksi suunnitteluksi Erityisesti monimutkaisissa hankinnoissa saatetaan tehdä ennakkokysely Ennakkokyselyllä/-tiedustelulla hankintayksikkö selvittää ennen tarjouskilpailun aloittamista tarjoajien määrää ja toimituskykyä, markkinoilla olevia tuotteita ja kustannustasoa, erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun tai urakan toteutustapoja Ennakkokysely voidaan tehdä kirjallisesti kirjaamalla ylös hankinnan tavoitteet, kaavaillut ratkaisuvaihtoehdot, tietyt määrittelyt josta ei haluta joustaa, toivottu kustannustaso, hankinnan aikataulu Ennakkokysely tehdään usein HILMAssa otsikoimalla ilmoitus ennakkotiedusteluksi HILMAn käyttö varmistaa osaltaan menettelyn avoimuuden ja tasapuolisuuden

8 Hankinnan suunnittelu ja tekninen vuoropuhelu Toimittajat vastaavat ennakkokyselyyn kirjallisesti tasapuolisuus ja viestinvaihdon dokumentaatio tärkeää Yleensä on syytä varoa pidemmälle eteneviä keskusteluja (ts. jatkuvaa viestinvaihtoa puolin ja toisin) ainakaan rajatun toimittajajoukon kanssa (vaarana syrjivyys) Oikeuskirjallisuudessa on esitetty, ettei ennakkokysely sido hankintayksikköä tai tarjoajaa hankintamenettelyn kannalta olennaiset asiat tulee joka tapauksessa antaa tarjouspyyntöasiakirjoissa ja vastaavasti tarjouksissa On myös tärkeää, ettei ennakkokyselystä tule käytännössä tarjouspyyntöä ennakkokyselyn tulisi siten olla pohdiskelevaa ja vaihtoehtoja painottavaa, jotta toimittajat eivät saa etukäteen tietää lukkoon lyötyjä hankinnan ja hankintamenettelyn määrittelyjä

9 Tekninen vuoropuhelu Teknisenä vuoropuheluna on usein pidetty järjestelyä, jossa hankintayksikkö lähettää kaikille tarjouskilpailuun valitsemilleen tarjoajille tarjouspyyntöluonnoksen kommentoitavaksi (käytössä siis rajoitetussa, neuvottelumenettelyissä jossa alkukarsinta) Hankintayksikkö voi ennen tarjouspyynnön lähettämistä selventää ja täydentää tarjouspyyntöluonnosta, hyvänä puolena se, että täydennykset sallitumpia ja laajempia kuin tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen tehdyt korjausliikkeet luonnos voinee olla yksityiskohtaisempi kuin ennakkokyselyssä, koska toimittajat on jo valittu tasapuolisella menettelyllä Tiedotustilaisuus on eräs tapa saada informaatiota markkinoilta. Tällaisessa avoimesti informoidussa (esim. hankintayksikön internetsivut) tilaisuudessa voidaan käydä läpi samanlaisia kysymyksiä kuin ennakkokyselyssä pöytäkirjaaminen on usein suositeltavaa; samoin vältettävä pitkälle meneviä keskusteluja rajatun toimittajajoukon kanssa

10 Tarjoajan osallistuminen hankinnan suunnitteluun Toimittajan osallistuminen hankinnan suunnitteluun voi johtaa toimittajan esteellisyyteen tarjoajana KHO 2003:74, tierakennushankkeen projektijohtopalvelu: yhtiö oli osallistunut hankkeen suunnitteluun. Yhtiö jätti sittemmin myös tarjouksen hankkeen toteuttamisesta. Kun otettiin huomioon yhtiön saama kilpailuetu suunnitteluun osallistumisesta ja eräät muut näkökohdat sekä vaatimukset tarjousmenettelyyn osallistuvien tasapuolisesta kohtelusta ja kilpailun aikaansaamisesta, hankintayksikkö ei menetellyt julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön vastaisesti jättäessään yhtiön tarjouksen tarjousmenettelyn ulkopuolelle. Asiasta myös EY-tuomioistuimen kannanotto asioissa C-21/03 ja C-34/03, Fabricom SA Suunnitteluun osallistuneille tarjoajille olisi tullut varata tilaisuus osoittaa, ettei niillä ollut saamastaan kokemuksesta johtuen kilpailua vääristävää etua ei saa automaattisesti sulkea pois

11 Esteellisyys hankinnoissa Hankintalainsäädännössä ei nimenomaisia säännöksiä hankintayksikön päätöksenteon tai tarjoajien esteellisyydestä Viranomaisen hankintapäätökseen mahdollisuus hakea muutosta hallintolain tai kuntalain esteellisyyssäännöksiin vedoten Markkinaoikeus on ottanut kantaa esteellisyyteen hankintalain syrjimättömyys- ja tasapuolisuusnäkökulmasta MAO:70/09: Hankintalaissa ei ole säännöksiä hankintapäätöksen tekoon osallistuvien henkilöiden mahdollisesta esteellisyydestä. Hankintalain 1 :n 1 momentissa tarkoitettua tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimukset täyttävää menettelyä ei kuitenkaan ole sellainen päätöksentekomenettely, jossa tarjouksen tehnyt tarjoaja osallistuu omaa tarjoustaan koskevan päätöksen tekemiseen.

12 Esteellisyys hankinnoissa MAO:226/08 Markkinaoikeus toteaa, että pelkästään se seikka, että Kolarin kunta on omistanut hankintayksikön osakkeista valtaosan tai se, että A on toiminut hankintamenettelyn aikana Kolarin kunnan palveluksessa, ei sellaisenaan ole tehnyt A:n toimintaa hankintayksikössä hankintalainsäädännön vastaiseksi. A:n toiminta kunnan atk-vastaavana hallinto-osastolla ei ole liittynyt millään tavoin kunnan teknisen osaston toimintaan. Avauspöytäkirjan mukaan kaikki kolme määräaikaan tullutta tarjousta on avattu Markkinaoikeus mainitun selvityksen perusteella katsoo, ettei A:lla ole ollut tietoa tarjousten sisällöstä ennen kuin ne kaikki on avattu avauspöytäkirjassa mainittuna ajankohtana. Kun edellä mainitun seikan lisäksi otetaan erityisesti huomioon se, että tarjouksista oli hyväksytty halvin, markkinaoikeus katsoo, ettei A:n osallistuminen hankintamenettelyyn ole tässä tapauksessa johtanut tarjoajia syrjivään tai muutoin epätasapuoliseen kohteluun, taikka vaarantanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tarjouskilpailussa.

13 Hankinnan suunnittelu Hankinnan suunnitteluvaihe on erittäin tärkeä, sillä hankintalainsäädännössä ja sen tulkintakäytännössä on linjattu, ettei hankintamenettelyn sisällä saa tehdä merkittäviä muutoksia Ennen vaatimusten ja muiden kriteerien kirjaamista hankkijan tulisi siis tietää jo hyvin paljon tekemästään hankinnasta, mm. Mitä hankitaan ja millä ehdoin Mikä menettely Mitä vaatimuksia toimittajille Mikä on hankinnan aikataulu Millä tekijöillä vertaillaan tarjouksia

14 Hankintamenettelyt Hankkijat eivät saa organisoida hankintamenettelyn etenemistä täysin vapaasti, vaan hankintalaissa on luotu tyhjentävä lista menettelyistä, joita julkinen hankkija saa käyttää Menettelyt eroavat toisistaan etenemistavaltaan, viestintäkeinoiltaan ja käyttöedellytyksiltään

15 Hankintamenettelyt Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Suorahankinta Kilpailullinen neuvottelumenettely Puitejärjestely Dynaaminen hankintajärjestelmä Sähköinen huutokauppa

16 Avoin menettely Ilmoittamisvelvollisuus kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Tarjouspyyntöasiakirjat on lähetettävä/asetettava saataville kaikille halukkaille Tarjouspyynnön voi lähettää haluamilleen toimittajille, kunhan ilmoitus on tehty HILMAan Tarjousten käsittely Tarjoajan soveltuvuus Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Tarjousten vertailu

17 Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä ilmoitetaan käynnistyvästä kilpailusta ja pyydetään ehdokkaita ilmoittautumaan ehdokkaiksi rajoitettuun menettelyyn Rajoitettuun menettelyyn valitaan vähintään 5 ehdokasta, mikäli ehdokkaita on riittävästi Rajoitettuun menettelyyn valittaville toimittajien soveltuvuudelle voidaan hankintailmoituksessa asettaa vähimmäisvaatimuksia ja lisävertailuperusteita Hankintailmoituksesta tulee käydä ilmi, millä perusteilla tarjoajien valinta rajoitettuun menettelyyn tehdään Valinnasta tehtävä valituskelpoinen päätös

18 Rajoitettu menettely Rajoitetun menettelyn käyttötilanteet ovat usein niitä, joissa hankintayksikkö etukäteen arvioi kiinnostuneiden toimittajien määrän tai toisaalta tarjousten laajuuden olevan niin suuria, että lukuisten tarjousten läpikäyminen ei ole hankinnan tarpeisiin, tavoitteisiin ja hankintayksikön resursseihin nähden perusteltua. Rajoitettu menettely ei tarjoa mahdollisuuksia supistaa hankinnasta informoimisen menettelyä ainakaan yleisinformaatioon liittyen

19 Tarjoajien rajoittaminen (rajoitettu ja neuvottelumenettelyt) Tarjoajien valinnassa noudatetaan samoja periaatteita kuin avoimessa menettelyssä rajoittaminen tapahtuu toimittajaa koskevien soveltuvuuskriteerien kautta Pakolliset poissulkemisperusteet velvoittavat hankintayksikköä; muilta osin hankintayksiköllä harkintavaltaa poissulkemisperusteiden käyttämisessä Hankintayksikkö voi asettaa soveltuvuudelle myös vähimmäisehtoja: hankintayksikkö käyttää vain vähimmäiskelpoisuusehtoja, jolloin tarjoajiksi on hyväksyttävä kaikki vähimmäisehdot täyttävät toimittajat Hankintayksikkö asettaa vähimmäisvaatimusten lisäksi vertailtavia lisävaatimuksia, jolloin tarjoamaan pääsevät vain toimittajat, joilla on parhaat lisäpisteet sen mukaan, miten tarjoajien enimmäismäärää on rajattu

20 Tarjoajien rajoittaminen (rajoitettu ja neuvottelumenettelyt) Hankintayksikkö asettaa pelkästään vertailtavia ominaisuuksia ilman vähimmäisvaatimuksia 2. vähimmäiskelpoisuusehdot + vertailtavat lisävaatimukset 3. vertailtavat vaatimukset parhaat pisteet tarjouskilpailuun 1. vähimmäiskelpoisuusehdot täyttyvät

21 Tarjoajien rajoittaminen 1. Osallistumishakemuksen jättäneitä Kelpoisuusehdot täyttäviä (lisä-vertailuperusteiden mukaan parhaat pisteet saaneet (5. parasta) Ei käytetä vertailuperusteita tarjouskilpailuun Ei käytetä kelpoisuusehtoja 5 5

22 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö karsii itselleen ensin neuvottelukumppanit, minkä jälkeen se käy neuvotteluja hankintasopimuksen sisällöstä. Ilmoittaminen neuvottelumenettelyn käynnistämisestä Tarjoajan soveltuvuuden määritteleminen Osallistumishakemukset neuvottelumenettelyyn Neuvottelukumppanien valinta - valittava vähintään 3 ehdokasta (päätös) Hankintayksikön asettamat vähimmäisvaatimukset Lisävertailuperusteet Neuvottelukutsu tarjouspyyntö

23 Neuvottelumenettely Koska neuvottelumenettely tarjoaa lähtökohtaisesti enemmän harkintavaltaa hankintayksikölle, on sen käytölle asetettu edellytyksiä: Sellaisen avoimen, rajoitetun tai kilpailullisen neuvottelumenettelyn jälkeen, jossa ei ole saatu hyväksyttäviä tarjouksia tai jos tarjouksia ei voida muutoin hyväksyä eikä tarjouspyynnön ehtoja olennaisesti muuteta tämä vaatii kuitenkin uuden ilmoituksen (ilmoitusta ei tarvita, jos mukaan otetaan kaikki hyväksytyt tarjoajat) Käytössä hankinnassa, jonka luonne tai asiaan liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua Palveluhankinnassa, jossa hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen Rakennusurakassa, jos rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä kannattavuuden varmistamiseksi taikka tutkimus- ja kehittämiskulujen korvaamiseksi Käyttöoikeusurakan saajan valinnassa

24 Neuvottelumenettelyn kulku Hankintalaissa hyvin yleisluonteisia kuvauksia neuvottelujen kulusta Toisaalta antaa paljon toimintavapautta hankintayksikölle, toisaalta vastuuta varmistua neuvottelujen tasapuolisuudesta ja syrjimättömyydestä Hankkija voi karsia neuvottelijoita pois vaiheittain (huonoimmat ratkaisut tippuvat pois) Ulkomailla neuvottelumenettelyissä on käytetty tapaa, jossa hankintayksikkö valitsee neuvottelijoista yhden, jonka kanssa se neuvottelee tarkemmin Vaikka neuvotteluista ei tarkkoja säännöksiä, tulisi lopussa olla todennäköisesti jonkinlainen vertailu (kaikkien tarjousten kanssa), koska tarjousvertailua ja vertailuperusteiden ilmoittamista koskevat säännökset soveltuvat myös neuvottelumenettelyyn Miten saada vertailuperusteista samalla riittävän yksilöidyt mutta samalla joustavat, jotta neuvottelujen kulkusuuntaa voidaan huomioida vertailussa? Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että mitä pidemmälle neuvottelut etenevät, sen tarkemmin dokumentoitua/kirjallista ja vähemmän muutoksille altista tulee dialogin olla

25 Neuvottelumenettelyn kulku KHO T neuvottelumenettelyllä toteutetun hankintamenettelyn luonne huomioon ottaen hankintayksikön menettelyä ei ollut pidettävä julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden vastaisena pelkästään sen vuoksi, että se oli sallinut tarjoajille mahdollisuuden poiketa neuvottelujen pohjana olleen tarjouspyynnön vaatimuksista, pyytänyt toimittajilta tarjouksen täydentämistä tai luopunut hankintamenettelyn kuluessa edellyttämästään vaatimuksesta. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimuksen katsottiin kuitenkin edellyttävän, että kaikilla tarjoajilla on ollut käytössään samanlaiset tiedot niistä olennaisista vaatimuksista, joita hankintayksikkö on asettanut hankinnan kohteelle hankintamenettelyn aikana. KHO T tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden arvioinnissa on olennaista se, onko neuvottelumenettely suosinut joitakin sellaisia tarjoajia, jotka ovat saaneet tietoisina toisten tarjoajien hinnoista ja laatuvertailusta tarjota alkuperäisen tarjouspyynnön vaatimuksista poikkeavien sijaan vaatimukset täyttävät tuotteet ja onko tämä menettely mahdollistanut kielletyn tinkimisen. Hintatietojen tultua hankintapäätöksen tiedoksiannon myötä julkisiksi oli mahdollista, että alkuperäisen tarjouspyynnön vastaisen tuotteen ilmoittanut tarjoaja oli voinut valita vaatimuksen mukaisista tuotteista sellaiset, jotka hankintahinnaltaan mahdollistavat neuvottelumenettelyssä menestymisen. Koska tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen alun perin tehneet tarjoajat eivät ole voineet vaihtaa tuotteita edullisimpiin vaatimusten mukaisiin tuotteisiin, korkein hallinto-oikeus katsoi, että osallistujia ei ollut kohdeltu tasapuolisesti ja syrjimättömästi.

26 Kilpailullinen neuvottelumenettely Neuvotteluissa tarkoituksena määritellä yksi tai useampi ratkaisuvaihtoehto, jonka perusteella lopulliset tarjoukset annetaan Hankintayksikön on päätettävä neuvottelut, kun se on valinnut relevantit ratkaisuvaihtoehdot päättymisestä on ilmoitettava osallistujille Hankintayksikön pyydettävä lopulliset tarjoukset lukkoon lyötyjen ratkaisuvaihtoehtojen pohjalta Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä korostetaan menettelyn vaiheittaisuutta: neuvottelut on jossain vaiheessa lopetettava ja tämän jälkeen pyydettävä kaikilta lopulliset tarjoukset tämä viittaa siihen, että neuvottelumenettelyssä lopullisia tarjouksia ei välttämättä tarvitsisi pyytää Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelut kohdistuvat menettelyn alkuvaiheeseen kun hankkija on saanut neuvottelujen avulla selville, mikä ratkaisu on paras, tulisi neuvottelut päättää

27 Kilpailullinen neuvottelumenettely Tälläkin menettelymuodolla käyttöedellytykset: Hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja taikka teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteidensa toteuttamiseksi Valintaperusteena tulee käyttää kokonaistaloudellista edullisuutta Kilpailullinen neuvottelumenettely suosittu ns. julkisen ja yksityisen tahon yhteisjärjestelyissä (ns. PPP-hankkeet)

28 Suorahankinta Hankinta voidaan tehdä ns. suorahankintana julkaisematta siitä ilmoitusta, jos (27 ): 1) avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia 2) teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; 3) hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi; 4) tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten; 5) hankinta koskee raaka-ainemarkkinoilla noteerattuja ja sieltä hankittavia tavaroita; 6) tavarat hankitaan erityisen edullisesti liiketoimintansa lopettavalta toimittajalta tms. ; taikka 7) hankinta tehdään suunnittelukilpailun perusteella.

29 Suorahankinta Suorahankinta lisätilauksissa (28 ) Tavarahankinta on lisätilaus -edellytyksenä toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi yhteensopimattomuutta Kun kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu tai lisäurakka, joka on osoittautunut välttämättömäksi palvelun tai urakan toteuttamiselle - edellytyksenä lisän kokonaisarvo on enintään 50 % alkuperäisestä Optio Voidaan suorahankintana pidentää optiokauden verran sopimusta. Option käytöstä mainittava alkuperäisen tarjouskilpailun tarjouspyyntöasiakirjoissa. Option osuus huomioitava ennakoidun arvon laskemisessa.

30 Suorahankintaoikeuskäytäntöä EUT C-20/01 ja C-28/01, komissio vs. Saksa jätevedenkäsittelyä koskeva hankinta. Hyväksyttäviä teknisiä syitä eivät olleet tiettyä jäteveden käsittelytekniikkaa, jätehuoltolaitoksen läheisyyttä taikka palveluntarjoajan lähelle sijoittumista koskevat perusteet. MAO: /11 Asiassa esitetyn selvityksen mukaan hankintayksiköllä on ollut yhteistoimintasopimus valituksen kohteena olevien sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisestä. Hankintayksikkö on valmistellut irtaantumista tästä yhteistoimintasopimuksesta osittain tai kokonaan loppuvuodesta 2009 lähtien. Edelleen asiassa esitetyn selvityksen mukaan hankintayksikkö on neuvotellut Attendo MedOne Oy:n kanssa suorahankinnasta lähes vuoden ajan ennen hankintapäätöksen tekemistä ja se on muun ohella pyytänyt Attendo MedOne Oy:ltä tarjousta palveluiden tuottamisesta kokonaisratkaisuna. Hankintayksikkö on tehnyt suorahankintaa koskevan päätöksen tavoitteena aloittaa suorahankintaa koskevien palveluiden tuottaminen Attendo MedOne Oy:n kanssa eli yli neljä ja puoli kuukautta hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Edellä todetun perusteella markkinaoikeus katsoo, että suorahankintaan johtaneet olosuhteet eivät asiassa ole olleet sellaiset, että hankintayksiköllä olisi vallitsevassa tilanteessa ollut hankintayksiköstä riippumaton, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutunut äärimmäinen kiire. Kiireeseen liittyvä suorahankintaperuste hyväksytty MAO:167/08

31 Puitejärjestely Puitejärjestelyn käyttötilanteita ovat toistuvat tavara- ja palveluhankinnat ja rakennusurakat Sopimus tiettynä ajanjaksona tehtävistä hankinnoista Puitejärjestelyn enimmäispituus pääsääntöisesti 4 vuotta Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat on tehtävä puitejärjestelyn osapuolilta Hankintayksikkö voi kilpailuttaa puitejärjestelyn piiriin kuuluvan hankinnan noudattamalla lain ilmoitus- ja menettelytapavaatimuksia (tehdään hankinta puitejärjestelyn ulkopuolelta ikään kuin erillisenä hankintana lain mukaisesti)

32 Puitejärjestelyn kilpailuttaminen Kilpailuttaminen avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen Yksi toimittaja Hankinnat ilman kilpailutusta puitejärjestelyjen ehtojen mukaisesti, kun kaikki ehdot vahvistettu etukäteen (etusijajärjestys, määräarviot ym.) Tarpeen vaatiessa hankintayksikkö voi pyytää täsmennyksiä tarjoukseen Useita toimittajia vähintään 3 Ilman kilpailutusta jos kaikki järjestelyn ehdot on vahvistettu etukäteen Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu on hankinnat kilpailutettava pyydettävä kirjalliset tarjoukset (ns. minikilpailutus)

33 Puitejärjestelyssä järjestettävät kilpailutukset - minikilpailutus Pyydettävä kirjallinen tarjous, niiltä joilla edellytykset hankinnan toteuttamiseen Riittävä määräaika tarjousten vastaanottamiselle Minikilpailutuksissa ei velvollisuutta tehdä hankintalain mukaista hankintapäätöstä, jos Hankinta tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista Puitejärjestely ei ylitä EU-kynnysarvoa Minikilpailutuksissa hankintayksiköillä ei ole velvollisuutta noudattaa ns. odotusaikaa tämä kuitenkin pidentää valitusaikaa 14 päivästä 30 päivään

34 Sähköinen huutokauppa, Tarjouspyyntö - määritellään vähimmäisvaatimukset hankittaville tuotteille, - pyydetään ilmoittamaan lähtöhinnat Tarjoukset saapuvat - ilmoitetaan vähimmäisvaatimusten täyttymisestä, - ilmoitetaan lähtöhinnat Tarjousten arviointi - tarkistetaan, täyttyvätkö vähimmäisvaatimukset ja onko hintatiedot ilmoitettu - vaatimukset täyttävät tarjoukset mukaan huutokauppaan, muut hylätään Huutokauppa käynnistyy lähtöhinta edullisempi hinta edullisempi hinta Huutokauppa päättyy

35 Sähköinen huutokauppa Ennen huutokaupan aloittamista hankintayksikön tulee suorittaa tarjousten alustava kokonaisarviointi: soveltuvuuden arviointi, tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus, lähtökohtainen vertailu Hankintayksikön tulee lähettää osallistujille kutsu huutokauppaan yksilöidysti ja sähköisesti kutsun laittamista esim. internet-sivuille ei pidetä riittävänä Kutsun tulee sisältää kaikki tarvittavat tiedot käytettävistä teknisistä edellytyksistä (esim. laitteiden yhteensopivuus) sekä täsmälliset tiedot huutokaupan alkamispäivästä ja kellonajasta jos huutokauppa järjestetään useassa vaiheessa, tulee vaiheiden määrä ja aikataulu ilmoittaa kutsussa. Kutsun tulisi sisältää myös käytettävä matemaattinen kaava, jolla uusi järjestys tarjousten välillä määräytyy Vaiheittaisuus: esim. ensin kilpaillaan toimitusajasta ja sen jälkeen näistä parhaiden kesken kilpaillaan hinnalla Sähköinen huutokauppa voi alkaa aikaisintaan kahden työpäivän kuluttua huutokauppaa koskevien kutsujen lähettämispäivästä

36 Sähköinen huutokauppa Huutokaupan lopettaminen: hankintayksikkö voi lopettaa huutokaupan 1. kutsussa ilmoitetun päivämäärän ja kellonajan mukaisesti 2. Kun hankintayksikölle ei tarjota enää uusia hintoja tai muita vertailtavia arvoja (jotka ylittävät vaaditut arvojen vähimmäiserot) 3. Kun kutsussa vahvistettujen huutokaupan vaiheiden määrä on täyttynyt Edellytyksenä kaikissa lopettamistavoissa on, että hankintayksikkö on täsmentänyt kutsussa määräajan, jota noudatetaan viimeisen esitetyn tarjouksen jälkeen ennen huutokaupan päättymistä. Kyseessä on ajanjakso viimeisen tarjouksen jälkeen odotetaan vielä uusia tarjouksia Tällöin kaikilla mukana olevilla on vielä aikaa reagoida toistensa päivitettyihin tarjouksiin tietoliikenneyhteyksien nopeudesta tms. riippumatta

37 Dynaaminen hankintajärjestelmä 2 vaihetta 1. Järjestelmän perustaminen ja toimittajakandidaatiksi hakeutuminen Ilmoitetaan HILMAssa järjestelmän perustamisesta Kiinnostuneet toimittajat lähettävät alustavan tarjouksen hankittavista tuotteista Hankintayksikkö valitsee alustavien tarjousten perusteella toimittajat dynaamiseen hankintajärjestelmään (valinnan pohjana halvin hinta tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, vrt. puitejärjestelyn valinta) Järjestelmään voi jatkuvasti hakeutua uusia toimittajia uudet alustavat tarjoukset on käsiteltävä 15 päivän kuluessa, jotta toimittajilla mahdollisuus päästä mukaan ripeästi Myös hylätyt hakijat voivat yrittää uudelleen lähettämällä uuden ja parannellun alustavan tarjouksen kyseessä ei kerrasta poikki -tilanne

38 Dynaaminen hankintajärjestelmä 2 vaihetta 2. Hankinta dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä Uusi ilmoitus järjestelmän sisällä tehtävästä hankinnasta samalla ilmoitettava että käytetään dynaamista järjestelmää Kansallisissa hankinnoissa riittää pelkkä tarjouspyyntö mukana oleville; ei tarvitse julkaista uutta ilmoitusta järjestelmän sisällä tehtävästä hankinnasta Tehtävä tarjouspyyntö ja annettava riittävä aika tarjouksen tekemiselle ajan tulee todennäköisesti olla niin pitkä, että uudet kiinnostuneet toimittajat ehditään hyväksyä mukaan järjestelmään ja ehditään käsitellä näiden yksittäistä hankintaa koskevat tarjoukset Uudet hakijat voivat osallistua sitä mukaa kuin heidät on ehditty hyväksyä järjestelmään Tarjoukset käsitellään ja vertaillaan kuten muissakin menettelyissä Hankintapäätös ja tiedoksianto sekä oikeussuojaan liittyvät menettelyt samanlaisia kuin muissakin menettelyissä Viestinvaihto on lähtökohtaisesti sähköistä kyseisessä järjestelmässä

39 Hankintamenettelyn kriteerit Vaikka lainsäädäntö asettaa hankintayksiköille rajoitteita ja velvoitteita, voidaan hankintalain säännökset mieltää myös hankintayksikön välineinä Lainsäädännössä luodut instrumentit strukturoivat hankintamenettelyä (tiedetään miten edetä) ja niiden avulla voidaan vaikuttaa mukana olijoiden käyttäytymiseen ja viime kädessä prosessin lopputulokseen

40 Hankintayksikön välineet Hankintayksiköllä useita lainsäädännön luomia välineitä, joilla voidaan vaikuttaa prosessiin: Menettelymuodot Erilaiset vaatimukset ja kriteerit Näillä välineillä on erilaisia toimintaperiaatteita ja vaikutuksia; niitä voidaan käyttää myös strategisesti: miten voidaan parhaiten tehostaa kilpailua

41 Hankintamenettelyn kriteerit 1. Soveltuvuusvaatimukset 2. Tekniset eritelmät / hankinnan kohteen kuvaus 3. Valinta- ja vertailuperusteet 4. Sopimusehdot? Kriteereistä ilmoitetaan ja ne viestitetään toimittajille hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön kautta

42 Hankintamenettelyn kriteerit Kriteerit voidaan luokitella kategorioihin niiden toimintaperiaatteiden ja kohteiden mukaan Soveltuvuusvaatimukset kohdistuvat toimittajaan Tekniset eritelmät ja valinta/vertailuperusteet kohdistuvat tarjoukseen/hankinnan kohteeseen Soveltuvuusvaatimukset ja tekniset eritelmät ovat toimintaperiaatteeltaan binäärisiä (joko/tai), kun taas vertailuperusteet toimivat asteittaisesti Jaottelu hyvä muistaa, kun mietitään, missä kategoriassa tietty vaatimus olisi paras asettaa!

43 Hankinnasta ilmoittaminen

44 Hankinnoista ilmoittaminen pakollista Kokonaisarvoltaan kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettava hankintalain mukaisesti ja niistä on aina julkaistava ilmoitus HILMA, sähköinen ilmoituskanava, uudet ilmoituslomakkeet ja uudet ohjeet Ilmoituksen voi julkaista lisäksi muualla Ilmoittamisesta säädetään valtioneuvoston antamalla asetuksella (mm. ilmoituksen sisältö) ja EU-asetuksella Hankintailmoitus ensisijainen suhteessa tarjouspyynnössä ilmoitettuun

45 Hankinnoista ilmoittaminen HILMA, 1) Kansallinen hankintailmoitus 2) Ennakkoilmoitus 3) EU-hankintailmoitus 4) EU-hankintailmoitus, erityisalat 5) Jälki-ilmoitus 6) Jälki-ilmoitus, erityisalat 7) suorahankintailmoitus Tietyt EU-lomakkeet osoitteessa Nykyään HILMAssa myös puolustushankinnoille sekä tietyille viljelijöiden hankinnoille ilmoituksia

46 EU-hankinnoista ilmoittaminen HILMAa ylläpitävä Edita lähettää EU-kynnysarvot ylittävät hankintailmoitukset EU:n viralliseen lehteen ja sitä kautta myös EU:nverkkotietopalvelu TED:iin (Tenders Electronic Daily) TED sisältää kaikki Euroopan talousalueella julkaistavat EU-kynnysarvot ylittävät hankintailmoitukset Ilmoituksista käännetään lyhyt tiivistelmä muille EU:n virallisille kielille Hankintailmoituksen julkaiseminen käynnistää hankintamenettelyn Hankinta kannattaa suunnitella perinpohjaisesti ennen hankintailmoituksen julkaisemista

47 Ennakkoilmoitus Jos hankintayksikkö aikoo käyttää hyväkseen mahdollisuutta lyhentää tarjousaikoja, sen on toimitettava julkaistavaksi ennakkoilmoitus Ennakkoilmoitus julkaistava mahdollisimman pian varainhoitovuoden alettua seuraavan 12 kuukauden aikana toteutettavista tietyn arvon ylittävistä hankinnoista Ennakkoilmoitus toimitettava julkaistavaksi vähintään 52 päivää ja enintään 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen lähettämistä Kun on etukäteen julkaistu ennakkoilmoitus, varsinaisen hankintailmoituksen jälkeen käynnistyviä tarjousten jättöaikoja voidaan lyhentää