TARJOUSPYYNTÖ PESULAPALVELUISTA

Transkriptio

1 TERVOLA 1 (7) Tervolan kunta Keskustie 81 TARJOUSPYYNTÖ PESULAPALVELUISTA 1. HANKINNAN KOHDE Tervolan kunta pyytää tarjousta pesulapalveluista. Pesulanpalvelujen käyttäjinä Tervolan kunnassa ovat teknisen lautakunnan sekä sosiaali- ja terveyslautakunnan alaiset yksiköt. Tällä hetkellä säännöllistä pesulapalvelua käyttäviä on yhteensä kuusi yksikköä. Palvelun käyttäjät sosiaali- ja terveyslautakunnalla ovat asumispalveluyksikkö Kurjenpesä, suun terveydenhuolto, vuodeosasto ja vanhuspalvelun yksiköt (vanhainkoti Kotikullero ja palvelukoti Pihakullero). Teknisen lautakunnalla pesulapalveluita käyttää tukipalvelukeskus, lisäksi Tervolan kunnan muut hallintokunnat käyttävät pesulapalveluita vähissä määrin. Osoitetiedot toimipaikkojen sijainnista ovat tarjouksen liitteenä (liite 1). Yksiköiden kilopyykkimäärä yhteensä on noin kg vuodessa. Tarjouspyyntö koskee myös työasujen silitysta (työtakki, housut), vuodevaatteiden (vanupeite, huopa, makuualusta, tyyny) pesua sekä muita tekstiilejä kuten villa-asusteita, verhoja, mattoja, palvelutalojen asukkaiden omia tekstiilejä ja tarvittaessa muita tekstiilejä. Vuoden 2014 sekä alkuvuoden 2015 käytön perusteella arvioidut määrät ovat tarjouspyynnön liitteessä 2. Tervolan kunta ei sitoudu vähimmäismääriin ja pidättää oikeuden hankkia pesulapalveluita ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän. Pyykki tulee toimittaa ostajalle puhtaana, kuivana ja sileänä. Pyykit punnitaan ja laskutetaan aina kuivana ennen pesua paitsi siivousliinat pesun jälkeen kuivana. Tarjottavaan pesulapalveluun tulee sisältyä tarvittavat kuljetukseen liittyvät välineet mm. mahdolliset rullakot, kuljetus- ja säilytyspussit yms. Pyykkipusseja ja rullakoita tulee olla riittävästi. Hintatarjousta pyydetään kaikista liitteessä mainituista tuotteista. 2. HANKINTAMENETTELY JA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU:n kynnysarvon ylittävä liitteen B mukainen palvelunhankinta.

2 TERVOLA 2 (7) Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA) ja Tervolan kunnan internet sivuilla HINNAT Hinnat on ilmoitettava / kg ilman arvolisäveroa(alv 0%) ja tarjouksen muodossa. Tarjoushinnat tulee esittää taulukossa (liite2) vaaditulla tavalla. Hinnan on sisällettävä: 1. Pesulapalveluhinnat liitteen mukaisesti eriteltynä ja hinnoiteltuna 2. Logistiikan kuvaus liitteessä 1 mainittuihin toimituspaikkoihin ja toimituspäivinä, muut toimitusvarmuuteen mahdollisesti vaikuttavat asiat sekä hinnoittelu (alv 0%) mahdollisille ylimääräisille kuljetuksille. Tarjoukseen tulee liittää logistiikan kuvaus sekä ylimääräisten matkojen hinnoittelu erikseen. Hintojen tulee sisältää kaikki mahdolliset alennukset. Tarjoushinnoille ei voi esittää varaumia. Tarjouksen tekijän on liitettävä tarjoukseensa hintatiedot hintaliitteen (liite 2) mukaisesti. Tarjoushintojen tulee sisältää kaikki palveluntuottamisesta (sis. tilausten käsittely, pakkaaminen, toimitus, kuljetukset ja niihin liittyvät välineet mm. mahdolliset rullakot, kuljetus- ja säilytyspussit yms.) aiheutuvat kustannukset. Mikäli laadussa ilmenee puutteita, tulee tuottajan korvata tilaajalle tästä aiheutuneet todelliset vahingot. Palveluntuottajan tulee dokumentoida kaikki asiakkaalta tulleet reklamaatiot, vastata niihin 24 tunnin sisällä ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin virheiden korjaamiseksi. Palveluntuottaja raportoi havaituista puutteista ja virheistä niiden ilmaannuttua. Toimittajan tulee kahdesti vuodessa ja aina pyydettäessä toimittaa raportti, josta käy ilmi tehdyt reklamaatiot ja niiden pohjalta tehdyt toimenpiteet. Reklamointi palvelun ja / tai tuotteiden osalta hoidetaan nimetyn yhdyshenkilön kanssa. Tarjoajan omien ehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyyntöä vastaamattomana.

3 TERVOLA 3 (7) 4. HINNAN MUUTOKSET Sopimuskaudella hyväksytään ehto- tai hintamuutokset ainoastaan silloin, kun ne perustuvat viranomaisen päätöksiin ja alan yleiseen kustannuskehitykseen kuten merkittävät muutokset (+/- 3 %) työvoimakustannuksissa tai raaka-aineiden hinnoissa. Perustellut muutosesitykset on tehtävä vähintään kaksi (2) kuukautta ennen ehdotetun muutoksen voimaan astumista kirjallisesti Tervolan kunnanhallitukselle. Muutokset astuvat voimaan kuukauden (1 kk) kuluttua hyväksynnästä. Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. 5. KILPAILUTTAMINEN Tarjousten avaus Tarjoukset avataan erityisessä avaustilaisuudessa. Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset säilytetään avaamattomina avaustilaisuuteen saakka, mikä ei ole julkinen. Tilaisuudesta pidetään pöytäkirjaa. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjoajien tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Hylkäämisperusteet Määräajan jälkeen saapuneet tai puutteellisesti laaditut tarjoukset hylätään. Tarjous tulee toimittaa tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai sen liitteitä. Tarjoajan omien ehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyyntöä vastaamattomana. Tarjoajalla ei saa olla merkintöjä tilaajavastuulain mukaisten yhteiskunnallisten velvoitteiden laiminlyönnistä tai hoitamattomia maksuhäiriöitä eikä sillä saa olla käynnissä yrityssaneerausta. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea taikka jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua pesulapalvelua ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Päätösperusteet Tarjousvertailussa tarjoukset asetetaan paremmuusjärjestykseen hinnan mukaan. Tarjouskilpailussa valinnan perusteena käytetään halvinta hintaa.

4 TERVOLA 4 (7) Vertailuhintana käytetään annetuilla suoritemäärillä laskettua laskennallista kokonaisvuosihintaa. Kaavalla: halvin kokonaishinta / tarjottu kokonaishinta * 100, jolloin maksimipistemäärä on 100 halvimmalla hinnalla. 6. PAKOLLISET TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄT TODISTUKSET JA LIITTEET Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan Y-tunnus sekä sähköpostiosoite. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen mukana seuraavat liitteet ja selvitykset: 1. Kaupparekisteriote 2. Todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty 3. Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutus- ja tapaturmavakuutusmaksut) suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä maksuja koskeva maksusopimus on tehty 4. Selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisälain mukaiseen arvonlisäverovelvollisen rekisteriin 5. Selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. 7. ALIHANKINTA Alihankintaa ei hyväksytä. Tarjoajalla tulee olla toimitusvarmuus häiriötilanteissa. Pesula vastaa häiriötilanteista hankkimalla korvaavan palvelun muilta palveluntuottajilta ja veloittaa Tervolan kuntaa sopimuksen mukaisella hinnalla. 8. LAATUVAATIMUKSET Sairaala- ja laitospyykiltä on edellytettävä mikrobiologinen puhtaus (vrt. SFS-EN standardi tai yrityksessä on tehty tekstiilihuollon hygeniatoimikunnan laatima RABC-taulukko mikrobiologisen puhtauden ylläpitämiseksi). Tarjoukseen tulee liittää kuvaus pesulapalvelusta ja toimintakäytännöistä sekä laadun tarkkailusta. Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa selvitys siitä, miten toimitaan tilanteessa, jossa tilaajalle saapunut tuote ei vastaa sille asetettuja laatuvaatimuksia tai tuote on hävinnyt tai turmeltunut. 9. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 10. OSATARJOUS Osatarjousta ei hyväksytä.

5 TERVOLA 5 (7) 11. LASKUTUS- JA MAKSUEHTO Laskutus-, toimitus-, yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuehto on 30 pv netto. Maksut suoritetaan laskua vastaan. Laskutuskausi 1xkuukaudessa. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Eri toimipaikat tulee laskuttaa erikseen toimipaikkakohtaisesti. Samaten itsemaksavien asukkaiden pyykit tulee laskuttaa erikseen. 12. TOIMITUSEHTO Pyykin nouto ja palautus: Vuodeosasto, vanhuspalvelun yksiköt (vanhainkoti Kotikullero ja palvelukoti Pihakullero) ja tukipalvelukeskus osoite Keskustie 78, Tervola, viisi kertaa viikossa. Asumispalveluyksikkö Kurjenpesä osoite Jurvantie 1 A-B, Tervola, viisi kertaa viikossa tai sopimuksen mukaan. Suun terveydenhuolto tilapäinen väistötila (arvioitu aika ) osoitteessa Keskustie 94, Tervola, kerran viikossa, lähtien Keskustie 78, Tervola, kerran viikossa. Pyykin nouto ja palautus toimipaikkoihin ennen klo Pyykin nouto- ja palautuspäivät ovat maanantai, tiistai, keskiviikko, torstai ja perjantai sekä juhlapyhien aattona tai hakupäivän ollessa juhlapyhä, seuraava arkipäivä tai lauantai. Yksiköstä, josta pyykkiä haetaan pyykin palautus viimeistään 2 vuorokauden kuluttua hausta tai sopimuksen mukaan. 13. SOPIMUSKAUSI Eri toimipaikkojen ja asukkaiden omat tekstiilit tulee toimittaa selkeästi erillään. Sopimuskausi on , sekä optio ajalle Sopimusajan alkamista voidaan myöhentää, mikäli tilaajan ao. päätöksen lainvoimaisuuden vahvistuminen sitä edellyttää. Ennen sopimuskauden päättymistä tarkastetaan optionkäyttö ja käydään mahdollisesti keskustelu sopijapuolten kesken jatkosta. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli palvelun laatu, muut ominaisuudet tai muut hankintapäätökseen vaikuttavat tekijät muuttuvat. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus syntyy ja tulee sitovaksi vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

6 TERVOLA 6 (7) 14. LISÄTIEDOT Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on esitettävä kirjallisesti klo mennessä Tervolan kunnan viralliseen sähköpostiin/kirjaamoon: tervolan.kunta@tervola.fi. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kaikkiin kysymyksiin vastataan yhdellä kertaa julkaisemalla vastaukset kunnan kotisivulla (www. tervola.fi/kunta-jahallinto/avoimet-tarjouspyynnöt) viimeistään Jos tarjouspyynnössä huomataan virhe, niin siitä ilmoitetaan kunnan kotisivulla (www. tervola.fi/kunta-ja-hallinto/avoimet-tarjouspyynnöt). 15. MUUT EHDOT Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista (348/2007), Valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007), Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999 sekä Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT) mikäli tässä tarjouspyynnössä ei ole määritelty toisin. 16. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Suomenkielinen, sitova ja allekirjoitettu kirjallinen tarjous sekä pyydetyt liitteet pyydetään toimittamaan suljetussa kuoressa klo mennessä osoitteeseen Tervolan kunta Keskustie Tervola Kuoreen merkitä "Pesulapalvelutarjous". Tarjouksia ei oteta vastaan sähköpostitse tai telefax lähetyksinä. Tarjouksen toimittaminen pyydetyssä muodossa annettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan vastuulla. Tarjousajan päättymisen jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä ei maksa korvauksia tarjouksen tekemisestä. 17. HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS Hankintapäätöksen tekee Tervolan kunnanhallitus. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi sähköisesti tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Muutoksenhakuaika sähköisessä tiedoksiannossa alkaa sähköpostin lähettämispäivästä. Hankintapäätöksen tekemisen ja lakisääteisen odotusajan jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen hankintasopimus valitun toimittajan kanssa tämän tarjouspyynnön ja Julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2014 PALVELUT) pohjalta. Sopimus allekirjoitetaan, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman.

7 TERVOLA 7 (7) Sopimusasiakirjat ja niiden sitovuusjärjestys ovat: 1. Tarjouspyyntö 2. Sopimus 3. JYSE 2014 HANKINNAT 4. Toimittajan tarjous liitteineen 18. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen tekemisen jälkeen. Asianosaisella ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- ja ammattisalaisuuksista. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia tarjoukseen tulee merkitä ne kohdat merkinnällä SALAINEN. Tarjouksen kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ).