A Välittävän toimielimen hallinto- ja valvontajärjestelmää koskevat yleiset tiedot A1. Välittävän toimielimen käytössä olevat tukimuodot

Transkriptio

1 Työ ja elinkeinoministeriö Alueosasto / Rakennerahastot Kestävää kasvua ja työtä Suomen rakennerahastoohjelman hallinto ja valvontajärjestelmän kuvaus Välittävä toimielin: EteläSavon maakuntaliitto Rahasto: EAKR HVJkuvauksen versionumero: Luonns 0. Kuvauksen yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite: Mervi Simoska, mervi.simoska@esavo.fi, Riitta Koskinen, riitta.koskinen@esavo.fi Kuvauksen ylläpito ja muutoshistoria: HVJkuvauksen versionumero Kuvaus allekirjoitettu (pvm) Kuvauksen tiedot kuvaavat tilannetta (pvm) Kuvauksen laatija (vastuuyksikkö) Luonnos Hallinto ja kehittämisyksikkö Luonnos Hallinto ja kehittämisyksikkö HVJkuvaukseen tehdyt muutokset / muutosten peruste Ohjelmakauden ensimmäinen HVJluonnos Yleisen palautteen perusteella tehdyt muutokset, suurimmat merkitty korostusvärillä A Välittävän toimielimen hallinto ja valvontajärjestelmää koskevat yleiset tiedot A. Välittävän toimielimen käytössä olevat tukimuodot

2 2 Tukimuodon nimi Kansallinen lainsäädäntö / päätöksen säädösperusta Alueellinen kehittämistuki: kehittämishanke Alueellinen kehittämistuki: kehittämishankkeeseen kuuluva investointi (Liitetään aina koontitunnuksella yhteen kehittämishankkeen kanssa.) Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/204) Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/204) Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/204) Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/204) Tukimuodon käyttöönottoajankohta Jos tukea myönnetään/kohdennetaan yrityksille, tukimuodon osalta sovellettavat EU:n valtiontukisäännöt De minimis asetus: Komission asetus (EU) N:o 407/203, annettu 8 päivänä joulukuuta 203, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 07 ja 08 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, ) De minimis asetus: Komission asetus (EU) N:o 407/203, annettu 8 päivänä joulukuuta 203, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 07 ja 08 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, ) Opetus ja kulttuuriministeriön toimialan kehittämishanke Opetus ja kulttuuriministeriön toimialan investointihanke Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/204) Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/204) Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/204) De minimis asetus: Komission asetus (EU) N:o 407/203, annettu 8 päivänä joulukuuta 203, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 07 ja 08 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, ) De minimis asetus: Komission asetus (EU) N:o 407/203, annettu 8 päivänä joulukuuta 203, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 07 ja 08 artiklan

3 Perusrakenteen investointituki Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/204) Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/204) Valtioneuvoston asetus alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (357/204) 3 soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, ) De minimis asetus: Komission asetus (EU) N:o 407/203, annettu 8 päivänä joulukuuta 203, Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 07 ja 08 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 352, ) A2. Välittävän toimielimen käytössä olevat rakennerahastovarojen hallinnointia koskevat määräykset, päätökset ja ohjeet A2. Komission ohjeet Voimassa olevat komission antamat välittävien toimielinten sovellettavaksi tarkoitetut ohjeet löytyvät sivustojen viranomaisille tarkoitetusta etranetistä. A2.2 Hallintoviranomaisen määräykset, päätökset ja ohjeet Voimassa olevat hallintoviranomaisen antamat määräykset, päätökset ja ohjeet (ml. ohjekirjeet ja koulutusmateriaali) löytyvät sivustojen viranomaisille tarkoitetusta etranetistä. A2.3 Ministeriön toimintaalallaan antamat välittävän toimielimen käytössä olevia kansallisia tukimuotoja koskevat määräykset, päätökset ja ohjeet TEMin opas De minimis tuista A2.4 Välittävän toimielimen omat hallinnolliset määräykset, päätökset ja ohjeet A2.4. Annetut määräykset, päätökset ja ohjeet Asiakirjan nimi Pvm Sisältö Perussopimus Päivitettynä voimaan..203 Maakuntaliiton perustamisasiakirja Hallintosääntö Hyväksytty , voimaan.2.20 Liiton toimivaltuuksia ja päätöksentekoa ohjaava lakisääteinen säädös

4 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset Viranhaltjoiden/työntekijöiden tehtäväkuvat Vuosittain ennen talousarvion käyttösuunnitelman hyväksymistä Maakuntajohtaja hyväksyy/päivitys tarpeen mukaan MYR työjärjestys Hyväksytty MYR , päivitys Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) Hyväksytty maakuntahallituksessa , päivitetty Sopimus rakennerahastotehtävien hoitamisesta, Hyväksytty maakuntahallituksessa vastuunjaosta ja koordinoinnista ItäSuomen liittojen kesken Kestävää kasvua ja työtä rakennerahastoohjelmassa Aloituspalaverimuistio Päivitetty 204, päivitetään tarvittaessa Määrittelee toimivaltuudet talousasioissa myös hanketoiminnan osalta. Henkilön työtehtävät ja vastuut sekä sijaisuudet. Päälliköt sijaistavat toisiaan ja maksatustarkastajat toisiaan tarvittaessa. PohjoisKarjalan, PohjoisSavon ja EteläSavon maakuntaliittojen välinen sopimus tietyistä RRtehtävien hoidosta koordinoivan liiton osalta. Maakuntaliiton hankintaohje Päivitetty Ohje liiton hankintojen tekemiseen, hankitavaltuuksien rajat määritelty talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä A Määräysten ja ohjeiden käyttöönotto ja muutosten hallinta Määräykset ja ohjeet valmistellaan yhteistyössä maakuntaliiton eri toimijoiden kesken. Ne käsitellään hankeryhmässä ja tarpeen vaatiessa päätökset tekee maakuntahallitus, maakuntavaltuusto (hallintosääntö), MYR (työjärjestys) tai maakuntajohtaja. Hallinto ja kehittämisyksikkö vastaa siitä, että voimassa olevat määräykset, ohjeet ja muutokset ovat voimassa olevan lainsäädännön mukaisia. A3. Rakennerahastojen hallinnoinnissa käytettävät tietojärjestelmät Tietojärjestelmän nimi Tietojärjestelmällä hoidettavat toiminnot Tietojärjestelmästä vastaava organisaatio EURA 204 Rakennerahastohankkeiden hallinnointi: mm. TEM ei yhteyttä muihin liiton tietojärjestelmiin kehyksenhallinta, hakemukset, päätökset, maksatukset, varmennukset, hankkeiden seuranta ja raportointi, takaisinperinnät ja muut jatkotoimenpiteet sekä sääntöjenvastaisuusilmoitukset 4

5 Dynastyasianhallintajärjestelmä ei yhteyttä liiton muihin tietojärjestelmiin Pro Economica taloushallinto ja kirjanpito yhteys Statuspalkat M2 Basware Maakuntahallituksen rahoitus ja jatkotoimenpidepäätökset, kokouspöytäkirjat MYR, MYRs, maakuntahallitus, viranhaltijoiden päätökset Arviomäärärahojen vastaanottaminen ja tukien maksaminen (maksujen kirjaaminen ja suoritusten kirjaaminen kirjanpitoon) EteläSavon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja roolit määrittelevät esimiehet. RRhallinnoinnissa Dynastyä käyttävät hankerahoituspäätösten valmistelijat, hallinto ja kehittämisjohtaja sekä hallintosihteeri (TV). EteläSavon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja roolit hyväksyvät esimiehet. Talouspäällikkö pääkäyttäjä Hallintosihteerit (TV, TH) 5 Passeli ei yhteyttä liiton muihin tietojärjestelmiin M2 yhteys Basware yhteys Pro Economica Basware yhteys Statuspalkat yhteys Pro Economica M2 Laskutukset takaisinperinnöissä Matkahallintajärjestelmä, jossa kustannusten veloitukset ja matkalaskut Pankkiyhteydet Tukien maksaminen ja arviomäärärahan vastaanottaminen EteläSavon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet. Talouspäällikkö pääkäyttäjä Hallintosihteeri EteläSavon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet. Talouspäällikkö Hallintosihteeri ( TH) EteläSavon maakuntaliitto. Käyttöoikeudet ja rooli hyväksyvät esimiehet. Talouspäällikkö Hallintosihteeri (TV, TH) A4.Tietoturva Maakuntaliiton tietoturvaohjeiden rungon muodostavat Valtionhallinnon tietoturvaohjeet Maakuntaliiton voimassa olevat tietoturvaohjeet ovat liitteenä. Tietoturvan ajantasaisuudesta vastaa liiton järjestelmäpäällikkö. Rakennerahastotietojärjestelmä Eura 204 käyttöoikeuksista päättävät esimiehet. Oikeudet järjestelmään antavat rahoittajapuolelle sen pääkäyttäjä ja maksajapuolelle sen pääkäyttäjä. Liitteenä luettelo käyttöoikeuksista ja rooleista. A5. Menettelyt asianmukaisen jäljitysketjun ja arkistointijärjestelmän varmistamiseksi Rahoitushakemukset liitteineen ovat Eura 204 järjestelmässä samoin kuin hankkeiden rahoituspäätökset. Myös makastushakemukset ja maksatuspäätökset sekä jatkoimenpidepäätökset ovat Eura 204 järjestelmässä sähköisesti. HVO vastaa siitä, että Eura 204 järjestelmää täyttä lain vaatimukset myös asianhallinnan osalta.

6 6 EteläSavon maakuntaliitolla on käytössään Dynastyasianhalintajärjestelmä. Siihen on avattu omana asianaan Ohjemakausi ja kaikille hankkeille on siellä oma asianumero. Dynastyyn viedään hankkeen päätyttyä sellaiset asiakirjat, jotka lain mukaan on arkistoitava. Arkistoinnissa noudetateaan maakuntaliiton voimassa olevaa TOSia, jonka määrityksissä on huomioitu mm. HVO:n on ohjeet ohjelmakauden asiakirjojen arkistointiajoista. Maakuntaliiton TOS toimitetaan HVO:lle pyydettäessä. Hankkeiden käynnissä oloaikana kaikki hankkeeseen liittyvät asiakirjat, kuten sähköposti, selvitykset yms, joita ei voida liittää Eura 204 järjestelmään, säilytetään maakuntaliiton Kverkkoasemalla, jossa on oma kansionsa Ohjelmakausi , hallinointi, ja jonka alle on aukaistu oma kansio Hankkeet. Sinne tallennetaan omiin hankekansioihinsa em. aineisto kunkin hankkeen nimellä. Sieltä hankkeen päätyttyä arkistoitava aineisto siirretään Dynastyyn edellä kuvatuin tavoin. EteläSavon maakuntaliitolla ei tällä hetkellä ole Arkistolaitoksen sähköisen arkistoinnin lupaa. Suunnitelmana on, että vuonna 206 asiakirjojen sähköiselle arkistoinnille on asianmukainen lupa. Siten ohjemakauden asiakirjat voitaisiin lopullisesti säilyttää sähköisesti. Dynastyasiahallintajärjstelmään asiakirjat on tarkoitus viedä luvan saamisen jälkeen, jotta turhalta työltä vältytään. Hankkeen rahoituspäätöksessä on ehto asiakirjojen säilyttämisvelvollisuudesta sekä säilyttämisajasta. Lisäksi hankkeen toteutajilta pyydetään aloituspalaveriin stukturoidulla lomakkeella tiedot siitä, kuka vastaa asiakirjojen arkistoinnista ja missä ne säilytetään hankkeen päättymisen jälkeen (asiakirjojen säilyttämislomake). A6. Riskienhallinta ja petoksentorjunta (myös erillinen liite) Maakuntaliitto laatii HVO:n ohjeen mukaisen riskien arvioinnin mennessä. Arviointi on osa koko liiton riskienarviointia, josta vastaa hallinto ja kehittämisyksikkö. Käytännön arviointityön koko liiton toiminnan osalta laatii työryhmä, jossa on edustajat liiton kaikista yksiköistä. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan yleisohje on hyväksytty maakuntavaltuustossa Rakennerahastotoiminnan osalta maakuntahallitus tekee päätökset jatkotoimenpiteistä, joihin mahdolliset väärinkäytökset antavat aihetta. Niiden valmistelusta vastaa hallinto ja kehittämisjohtaja. Maakuntaliiton voimassa oleva sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohje on liitteenä. Maakuntaliiton riskiehallinnan perusteet käsitellään maakuntahallituksssa ja valtuustossa keväällä 205.

7 A7. Suunnitelma henkilöresurssien ja riittävän osaamisen kohdentamisesta välittävässä toimielimessä (myös erillinen liite) Liiton henkilöstö ja koulutussuunnitelmaa päivitetään vuosittain. Siitä vastaa hallinto ja kehittämisyksikkö. Suunnitelman päivittämisen hyväksyy yhteistoimintaryhmä. Liitteenä 0 henkilöstöresurssien ja osaamisen turvaaminen. A8. Tiedottaminen ja viestintä Maakuntaliitto kertoo rakennerahastoohjelmasta ns. suurelle yleisölle, mahdollisille tuensaajille ja medialle verkkosivuillaan osoitteessa (osio EUasiat). Sivustolla on linkit sivustolle. Lisäksi liitto järjestää jokaisen maakunnan yhteistyöryhmän kokouksen yhteydessä medialle tiedotustilaisuuden, lähettää mediatiedotteen sähköpostilla ja julkaisee kokoustiedotteen verkkosivuillaan. Maakunnan yhteistyöryhmän esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan maakuntaliiton verkkosivuilla samoin kuin maakuntahallituksen vastaavat asiakirjat. Myös maakuntahallituksen kokouksen yhteydessä tiedotetaan noin kertaa vuodessa EUohjelma ja EUhankeasioista (tiedotustilaisuudet, tiedotteet, verkkosivut). Maakuntaliiton sähköinen sidosryhmälehti JOUSI ja sen uutiskirje, kertovat 78 kertaa vuodessa EUohjelma ja EUhankeasioista. Liitto julkaisee jokaisella EUkaudella 2 kertaa Eloa EteläSavosta lehden, joka kertoo esimerkkihankkeiden avulla siitä, mitä EUohjelmarahoilla on maakunnassa tehty. Lehti jaetaan lähes joka talouteen ja julkaistaan sähköisenä liiton verkkosivuilla. Sen ilmestymisestä tiedotetaan myös laajasti. Ohjelmaviestinnästä vastaa ItäSuomen rakennerahastojen viestinnän työryhmä, johon kuuluu 7 varsinaista jäsentä ja 5 varajäsentä EteläSavon, PohjoisKarjalan sekä PohjoisSavon maakuntaliitosta ja EteläSavon RRElykeskuksesta. Välittävän toimielimen toimitiloissa on esillä viestintäohjeiden mukaisesti EUlippulogo julisteina. Maakuntaliitossa työskentelee osaaikainen tiedottaja (60 %), joka käyttää työajastaan 25 % maakunnan yhteistyöryhmän tiedotustehtäviin. A9. Koulutus, ohjaus ja neuvonta Infotilaisuuksia potentiaalisille hankerahoituksen hakijoille järjestetään tarvittaessa, kuintekin vähintään kerran vuodessa yhteistyössä ELYkeskuksen kanssa. Koulutustilaisuuksista sovitaan yhdessä maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä (MYRs). Yleisten koulutusten lisäksi järjestetään teemoihin liittyviä tilaisuuksia, kuten vähähiilisyys. Hankkeiden valmistelijat opastavat hakemusvaiheessa hakijoita. Aloituspalavereissa käydään hankkeen rahoituspäätöksen mukaiset asiat sekä maksatukseen liittyvät ohjeet tarkoin läpi yhdessä hankkeen toteuttajan kanssa. Toteutusvaiheessa opastusta ja neuvotaa antavat sekä valvojat että maksajatustarkastajat. Hankkeiden valvojat osallistuvat myös hankkeiden ohjausryhmätyöskentelyyn. 7

8 8 A0. Rakennerahastojen hallinnointitehtävien organisointi ja eriyttäminen välittävässä toimielimessä Tehtävät Tehtävästä vastuussa oleva yksikkö Selvitys eriyttämisvaatimuksen toteuttamisa A0. Muut kuin välittävän toimielimen itse toteuttamat hankkeet Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja) Aluekehitysyksikkö Aluekehitys ja aluesuunnitteluyksiköiden hankevalmistelijat (päälliköt, suunnittelijat) valmistelevat hankkeen maakuntahallitukselle, jossa esittelijänä Maakuntahallitus Maakuntajohtaja toimii maakuntajohtaja. Rahoituspätöksen tekeminen (muutoksenhakukelpoinen). Maakuntahallituksen päätöksen vieminen Eura 204 järjestelmään. Maakuntahallituksen päätöksen täytäntöönpanoa (ei muutoksenhakuoikeutta). Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja) Hallinto ja kehittämisyksikkö Makastustarkastajat valmistelevat maksatuspäätöksen, josta päätöksen tekee hallinto ja kehittämisjohtaja (muutoksenhakukelpoinen). Tuen maksaminen Hallinto ja kehittämisyksikkö Talouspäällikkö suorittaa maksatuspäätöksen mukaisen maksun toteuttajalle maksupäätöstositteen perusteella ja merkitsee maksupäivän Eura 204 järjestelmään. Paikan päällä tehtävä varmennus Hallinto ja kehittämisyksikkö Maksatustarkastajat yhdessä hankkeiden valvojien kanssa suorittavat paikanpäällä tarkastukset hyväksytyn suunnitelman mukaisesti.

9 9 Takaisinperintä ja muut jatkotoimenpiteet Hallinto ja kehittämisyksikkö Maakuntahallitus pääättää jatkotoimenpiteistä maakuntajohtajan esittelystä hallinto ja kehittämisjohtajan valmistelusta (muutoksenhakukelpoinen). Eura 204 järjestelmässä päätöksen toimeenpanee hallinto ja kehittämisjohtaja (ei muutoksenhakua). Hallintoviranomaiselle hallinnollista vahvistuslausumaa varten ja todentamisviranomaiselle tilinpäätöstä varten vahvistettavat tiedot Hallinto ja kehittämisyksikkö Maksatustarkastaja (KMP) kokoaa tiedot, jonka sisällöllisen tarkastuksen suorittaa rahoittajan edustaja. TEMille toimitettavan rarportin allekirjoittaa hallintosihteeri (TH) hallinto ja kehittämisyksiköstä. A0.2 Välittävän toimielimen itse toteuttamat hankkeet (muut kuin teknisen tuen hankkeet) Tuen hakeminen (hakija/tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Hakuluvan hakeminen maakuntahallitukselta (valmistelua). Ohjeistus vahvistetaan vuosittain talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä. Rahoitushakemuksen tekeminen Eura 204 järjestelmään, jonka allekirjoittajaa aluekehitysjohtaja. Hakemuksen laatii toteuttajan edustaja/tl tai muu henkilö, joka ei ole välittävän toimielimen tehtävissä. Hankeessa syntyvien laskujen hyväksyminen ja maksaminen (tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Laskut asiatarkastaa projektipäällikkö, hyväksyy aluekehitysjohtaja. Laskut

10 0 maksaa talouspäällikkö (hallinto ja kehittämisyksikkö). Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja) Aluesuunnitteluyksikkö Hankkeen maakuntahallitukselle valmistelee aluesuunnitteluyksikkö/mt. Maakuntahallitukselle hankkeen esittelee maakuntahallituksen puheenjohtaja. Hallitus tekee rahoituspäätöksen, joka on muutoksenhakukelpoinen. Eura 204 järjestelmässä hallituksen päätösen panee täytäntöön maakuntajohtaja (ei muutoksenhakukelpoinen). Maksatuksen hakeminen (tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Aluekehitysyksikkö valmistelee maksatushakemuksen, jonka allekirjoittaa aluekehitysjohtaja. Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja) Hallinto ja kehittämisyksikkö Maksatustarkastajat valmistelevat maksatuspäätöksen, valvoja (aluesuunnitteluyksikkö/mt) arvoi hankkeen sisällöllisen toteutumisen. Tuen maksaminen Hallinto ja kehittämisyksikkö Makastustarkastajat valmistelevat maksatuspäätöksen, josta päätöksen tekee hallinto ja kehittämisjohtaja (mutoksenhakukelpoinen). Tuen maksaa talouspäällikkö maksumääräyksellä. Paikan päällä tehtävä varmennus Hallinto ja kehittämisyksikkö Maksatustarkastajat yhdessä hankkeiden valvojien kanssa suorittavat paikanpäällä varmennukset hyväksytyn suunnitelman mukaisesti.

11 Tuen määrääminen palautettavaksi ja muut jatkotoimenpiteet Hallinto ja kehittämisyksikkö Maakuntahallitus pääättää jatkotoimenpiteistä maakuntahallituksen puheenjohtajan esittelystä hallinto ja kehittämisjohtajan valmistelusta (muutoksnehakukelpoinen). EURA 204 järjestelmässä päätöksen toimeenpanee hallinto ja kehittämisjohtaja (ei muutoksenhakua). A0.3 Teknisen tuen hankkeet PohjoisKarjalan maakuntaliitto toimii rahoittaja ItäSuomen teknisen tuen hankkeissa. EteläSavolla tuensaajan rooli ja toteuttaa omaa hankettaa muiden ItäSuomen liittojen tavoin. PK toimenpiteet punaisella. Tuen hakeminen (hakija/tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Maakuntahallituksen periaatepäätös hankehakemuksen tekemisestä (valmistelua). Ohjeistus vahvistetaan vuosittain talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä. Aluekehitysyksikön ohjelmapäällikkö (ON) valmistelee hankehakemuksen Eura 204 järjestelmään. Hankehakemuksen hyväksyy Eura 204 järjestelmässä maakuntajohtaja. Hankkeessa syntyvien laskujen hyväksyminen ja maksaminen (tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Hankkeessa syntyvät laskut asiatarkastaa ohjelmapäällikö (ON) ja hyväksyy aluekehitysjohtaja. Laskut maksaa liiton talouspäällikkö hallintoja kehitämisyksikössä.

12 2 Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (rahoittaja) Maksatuksen hakeminen (tuensaaja) Aluekehitysyksikkö Maksatushakemuksen valmistelee Eura 204 järjestelmään ohjelmapäällikkö (ON) talouspäällikön toimittaman kirjanpitoraportin perusteella. Maksatushakemuksen allelkirjoittaa maakuntajohtaja Eura 204 järjestelmässä. Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät (maksaja) Tuen maksaminen Paikan päällä tehtävä varmennus Tuen määrääminen palautettavaksi ja muut jatkotoimenpiteet B Välittävän toimielimen prosessien kuvaus B.Myöntämisvaltuuden käytön suunnittelu ja hallinnointi Maakunnan yhteistyöryhmä (MYR) hyväksyy joka toinen vuosi maakunnan liiton johdolla valmisteltavan maakuntaohjelman toimeenpanosuunnitelman, jossa sovitaan rahoituksen kohdentamisen periaatteet sekä kahtena seuraavana vuonna EteläSavossa käytettävä ohjelmarahoitus viranomaisittain. Toimeenpanosuunnitelma pitää sisällään mm. keskeisiä maakuntaohjelmaa toteuttavia hanke ja toimenpideesityksiä sekä kuvaukset niitä koskevista yhteistyösopimuksista, kannanoton rakennerahastoohjelman valtakunnallisiin teemoihin kuuluvista hankehauista ja suunnitelmista ja alueen osallistumisesta niihin sekä painopisteet, joihin kansallista ja EU:n rahoitusta kohdennetaan. Toimeenpanosuunnitelma laaditaan yhteistyössä ELYkeskuksen kanssa. Asiakirjat ovat saatavilla sivustolta kohdasta EUohjelmat. Toimeenpanosuunnitelmaan liittyy kiinteästi rahoitussuunnitelma, joka sisältää arviot kansallisen, EU:n ja valtion vastinrahan rahoitusosuuksista sekä arviot kuntien ja muiden julkisyhteisöjen rahoitusosuuksista. Toimeenpanosuunnitelmassa määritellään valintaperusteet hankkeiden hyväksymiseksi ohjelmarahoituksesta. Valintakriteerit koostuvat yleisistä ja erityisistä valintaperusteista. Maakunnan yhteistyöryhmä ja rahoittajat voivat asettaa erityisiä valintakriteereitä, jotka vastaavat mm. maakuntaohjelman

13 3 ja älykkään erikoistumisen pohjalta tehtyihin painopistevalintoihin. Tällä varmistetaan, ettei rahoiteta päällekkäistä toimintaa ja että resurssit kohdennetaan valittuihin painopisteisiin. Valintaperiaatteilla varmistetaan hankkeiden laadukas toteuttaminen. Myöntövaltuutta hallinnoidaan ja sen käyttöä seurataan säännöllisesti Eura204järjestelmän kautta sekä välittävän toimielimen omilla seurannoilla. Myöntövaltuuden ottaa vastaan tehtävästä vastaava suunnittelija (TR). Hän tekee myös esityksen valtuuden kohdentamisesta toimeenpanosuunnitelman mukaisesti. Maakuntajohtaja tekee kohdentamispäätöksen. Tilinpäätökseen valtuuksista tehdään oma liitteensä, josta käyvät ilmi vuosittain tehdyt hankepäätökset euroineen sekä käytössä oleva valtuus sidontoihin tilinpäätöshetkellä. B2. Määrärahan käytön seuranta ja täsmäytys Toteutetaan HVO:n antaman ohjeistuksen mukaan. Maakuntaliitolla on valtion toimekiantovaroille jokaiselle oma tilinsä (ESR, EAKR, MKR). Niiden lähteneet, saapuneet varat sekä korot ja palvelumaksut eritellään eceltaulukossa kuukausittain. Niihin myös merkitään mahdolliset oikaisut. Maksatustarkastaja (KMP) tekee täsmäytyksen kuukausittain kirjanpidon pääkirjaraportin ja Eura 204 järjestelmien kesken. HVO:lle toimitetaan Eura 204 järjestelmän rahoitustietojen varmenneraportti kaksi kertaa vuodessa. Sen valmistelee rahoittajan roolissa suunnittelija (TR) ja sen allekirjoittaa hyväksyjäroolissa hallintosihteeri (TH). Maksurahan riittävyyttä seuraa talouspäällikkö yhdessä hallinto ja kehittämisjohtajan kanssa. B3. Haku valinta ja päätösprosessi B3. Tuen hakua koskevien ilmoitusten julkaiseminen Hankehaut järjestetään koko Suomessa yhtäaikaisesti kaksi kertaa vuodessa, helmikuun puolivälissä ja syys lokakuussa. Hankehakuilmoitukset ja ohjeet julkaistaan maakunnan päälehdissä (2 kertaa vuodessa) ja rakennerahastot.fi portaalissa sekä maakuntaliiton omilla internetsivuilla. Ilmoitukset ja ohjeet ovat rakennerahastoohjelman tavoitteiden ja ehtojen mukaisia. Hakuilmoituksissa ja ohjeissa kuvataan valintaprosessit ja perusteet yleispiirteittäin ja niistä on linkki tarkempaan ohjeistukseen, joka löytyy em. internetsivuilta. B3.2 Hakemusten laatiminen sekä vastaanottaminen ja rekisteröinti Rahoituksen hakija laatii rahoitushakemuksen Eura204 järjestelmässä Katsotunnistetta hyödyntäen. Eura 204 järjestelmä lähettää automaattisesti hakijalle saapumisilmoituksen hakemuksesta, kun järjestelmä on kirjannut sen saapuneeksi. Eura204 järjestelmä diaroi hakemukset EteläSavon maakuntaliiton omin diaaritunnuksin. B3.3 Hakemusten arviointi ja rahoitettavien hankkeiden valinta (ml. maakunnallinen käsittely)

14 4 Hanke valmistellaan Eura 204 järjestelmän edellyttämällä tavalla. Tarkistetaan ohjelmanmukaisuus sekä yleisten ja erityisten valintaperusteiden täyttyminen. Hankkeen valmistelija käyttää hankkeen arvioinnissa apuna teemaryhmiä sekä kollegoita omasta organisaatiosta, ELY:stä tai muista organisaatioista. Hankkeiden valmistelijoiden vastuualueet käyvät ilmi liitteestä tehtävänkuvaukset. Hankkeen valmistelija täyttää Eura 204 järjestelmässä valintamuistion, myös hylättävistä hankkeista. Valintamuistiossa arvioidaan hanke olemassa olevien kriteereiden pohjalta. Valintamuistiot ja sitä myötä arviointitulokset tallentuvat Eura 204järjestelmään. Hanke käsitellään maakuntaliiton hankeryhmässä 2 kertaa, jonka jälkeen se viedään MYR:n sihteeristön käsiteltäväksi. Sihteeristö käsittelee kaikki hankkeet ja ottaa kantaa hyväksyttävän hankkeen ohjelmanmukaisuuteen. Ylimaakunnalliset hankkeet käsitellään kunkin toteutusalueen sihteeristöissä ja tarvittaessa myös MYReissä. Hankkeiden valmistelijat esittelevät hankkeet sihteeristön kokouksissa. MYR käsittelee maakunnalliset ja ylimaakunnalliset hankkeet sekä hankekokonaisuudet, joihin on haettu EU:n ja valtion vastinrahoitusta yhteensä yli Se käsittelee myös maakunnan kannalta merkittävimmät hankkeet ja hankekokonaisuudet. MYR:n esittelijänä (mm. hankkeet) toimii aluekehitysjohtaja. MYR:n työjärjestys liitteenä. Valintaprosessiin osallistuvien henkilöiden taustat ovat maakuntaliiton tiedossa, riippumattomuuden vaarantavat henkilöt eivät osallistu hakemusten arviointiin ja eivätkä valintaprosessiin. Näin taataan hakemusten tasapuolinen kohtelu. Valintaperusteet ovat yhdenmukaiset seurantakomitean hyväksymien valintaperusteiden kanssa. Arviointiin osallistuu useampi henkilö, jotta varmistutaan että kaikki menee sääntöjen mukaan. Horisontaaliset periaatteet arvioidaan hakemuksessa esitettyjen tietojen pohjalta. Arvioinnissa huomioidaan EU:n ja kansallinen lainsäädäntö. Valintaprosessi on läpinäkyvä, koska maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristön pöytäkirjat ovat julkisia. Hakijoiden ERIrahastoihin kohdistuvien takaisinperintäpäätösten olemassaolo tarkistetaan muilta rahoittajilta tarvittaessa. Hakijan verovelkatiedot tarkistetaan. Hakija on velvollinen ilmoittamaan kaksinkertaisen rahoituksen mahdollisuudesta. Tarpeen vaatiessa hankkeen valmistelija tarkastaa asian hakijalta ja muilta rahoittajilta. B3.4 Päätöksen tekeminen (ml. myönteiset ja kielteiset päätökset) Maakuntahallitus tekee päätöksen hankkeen rahoittamisesta maakuntajohtajan esityksestä. Ns. oman tuotannon hankkeissa esittelijänä on maakuntahallituksen puheenjohtaja. Päätöksessä on perusteltu syyt hyväksymiseen/hylkäämiseen. Maakuntajohtaja tekee Eura204järjestelmässä toimeenpanopäätöksen maakuntahallituksen päätöksen valtuutuksella. Päätöksen maakuntajohtajalle Eura 204järjestelmässä valmistelee hankkeen valmistelijana toimiva henkilö. Eura 204 järjestelmässä maakuntajohtajan päätös on

15 maakuntahallituksen päätöksen toimeenpanoa, eikä siitä ole muutoksenhakumahdollisuutta. Järjestelmä lähettää hakijalle automaattisesti sähköpostiilmoituksen päätöksen hyväksymisestä (hankkeen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen). Ilmoituksessa on linkki, jonka kautta hakija pääsee katselemaan ja noutamaan päätöksen Eura 204järjestelmästä. Päätöksessä on kerrottu hankkeen toteuttamista koskevat ehdot. Hankkeen valmistelija tallentaa hankkeen luokittelutiedot ja riskiarvioinnin tietojärjestelmään. Jos tuensaaja on aloittanut hankkeen toteutuksen ennen rahoituspäätöksen antamista, mitä rahoittaja ei suosittele, hankkeen toimet tarkastetaan aloituspalaverissa, hankkeen valmistelijan ja tuensaajan välisessä neuvottelussa tai viimeistään maksatuksessa. Rahoituspäätöksen vastaiset kustannukset hylätään. B3.5 Päätöstä koskeva muutoksenhakuprosessi Maakuntahallituksen rahoituspääätös on oikaisuvaatimuskelpoinen. Muutoksenhakuun sovelletaan kuntalain säädöksiä. Päätökseen liitetään oikaisuvaatimusohje. Päätös annetaan tiedoksi sähköisesti ja sen oikaisuvaatimusaika on 4 vrk päätöksen tiedoksisaannista. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Maakuntahallitus käsittelee mahdollien oikaisuvaatimuksen, jonka sille valmistelee hankkeen alkuperäisen rahoituspäätöksen valmistelija, viipymättä. Maakuntahallitukselle oikaisuvaatimuksen esittelee maakuntajohtaja, mutta oman tuotannon hankkeissa maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen päätös toimiteaan tiedoksi muutoksenhakuohjeineen sähköisesti oikaisuvaatimuksen tekijälle. Oikaisuvaatimusta koskevasta päätöksestä on mahdollisuus hakea muutosta kuntalain mukaan valittamalla hallintooikeuteen. Muutoksenhakuoikeus on tällöin vain oikaisuvaatimuksen tehneellä. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Kunnallisvalitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hallintooikeuden päätöksestä on mahdollista valittaa korkeimpaan hallintooikeuteen, joka on tehtävä 30 päivän kuluessa hallintooikeuden päätöksen tiedoksi saannista. Muutoksenhaun johdosta tehdyt päätökset (maakuntahallitus, hallintooikeus, korkein hallintooikeus) viedään Eura 204järjestelmään HVO:n myöhemmin annettavan ohjeistuksen mukaisesti. B3.6 Päätöksessä olevan asia tai kirjoitusvirheen korjaaminen Hallintolain (434/2003) 8 luku määrittelee kirjoitus ja asiavirheen korjaamisen. Rahoituspäätöksissä olevista mahdollisten virheiden korjaamisen valmistelevat hankkeiden valvojat. Pienet kirjoitusvirheet voidaan korjata valvojan päätöksellä. Mahdolliset asiavirheet korjataan maakuntajohtajan päätöksellä hankkeen valvojan esittelystä. Korjauksista neuvotellaan aina hankkeen toteuttajan kanssa, joka voi myös tehdä aloitteen havaitun virheen korjaamisesta. B3.7 Muutoshakemusten käsittely ja muutospäätökset sekä jatkopäätökset vaiheistetussa rahoituksessa Hakija jättää muutoshakemuksen Eura 204järjestelmään. Kustannusarvioon tai sisältöön liittyvät muutokset käsitellään ensin maakuntaliiton hankeryhmässä ja tämän jälkeen maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä ja maakuntahallituksessa. Vähäiset muutokset, kuten kustannuslajimuutokset ja jatkoajan myöntäminen, tehdään hankkeen valvojan esittelystä ja maakuntajohtajan päätöksellä. 5

16 6 Eura 204järjestelmä ohjaa vaiheistettuun rahoitukseen. Maakuntajohtaja tekee näissä tapauksessa toimeenpanopäätöksen jatkorahoituksesta hankkeen valvojan esityksestä ja maakuntahallituksen hyväksymän alkuperäisen rahoituspäätöksen mukaisesti. Maakuntaliitto vaatii ennen jatkopäätöksen tekemistä toteuttajalta ja hankkeen kohderyhmältä uuden ilmoituksen näiden saamasta de minimis tuesta niiltä osin, kuin se on hankkeen jatkopäätöksen kannalta tarpeellista. B4. Hankkeen toteutuksen tukeminen, seuranta ja valvonta B4. Hankkeen toteuttamiseen liittyvän informaation antaminen (mm. aloituspalaverit) Kun maakuntahallituksen päätös on saanut lainvoiman, pidetään aloituspalaveri. Siihen osallistuvat hankkeen toteuttajan keskeiset edustajat. Pääsääntöisesti maakuntahallituksen päätös pannaan täytäntöön Eura 204 järjestelmässä vasta aloituspalaverin jälkeen. Aloituspalaverista laaditaan muistio, jonka myös toteuttaja allekirjoittaa. Aloituspalaverimuistion liitteinä ovat mm. hankkeen ohjausryhmän kokoonpano, asiakirjojen säilytyslomake, viestintäohje sekä tukikelvottomien kustannusten vaikutus kirje ja EAKR:n kustannuslajit flat rate mallissa. Hankkeen valvoja ja maksatushakemusten käsittelijä ohjeistavat ja neuvovat hakijaa tarvittaessa koko hankkeen keston ajan. Ohjeistusta löytyy myös mm. rakennerahastojen internetsivulta. B4.2 Hankkeen etenemisen seuraaminen (mm. ohjausryhmätyöskentely) Hankkeen valvoja vastaa hankkeen sisällöllisen toteutumisen seurannasta. Hankkeen etenemistä seurataan pääsääntöisesti ohjausryhmätyöskentelyn kautta, jossa valvoja on mukana. Hankkeen toteuttaja laatii seurantaraportin maksatuskausittain Eura204 järjestelmään maksatushakemuksen yhteydessä. Havattuihin poikkeamiin, mm. hankesuunnitelman toteutumisen osalta, puututaan neuvottelemalla toteuttajan kanssa ja tarvittaessa ohjausryhmässä, joka tekee ehdotukset rahoittajalle mahdollisista muutoksista yms. hankesuunnitelmaan/rahoitukseen. Tarvittaeesa hankkeen riskiluokitusta voidaan muuttaa. Siitä vastaa hankkeen valvoja. Mahdolliset jatkotoimenpiteet havaintojen perusteella tekee maakuntahallitus, jonka päätös on muutoksenhakukelpoinen. Asian esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja ja valmistelee hankkeen valvoja. Päätös on muutoksenhakukelpoinen ja se toimeenpannaan Eura 204 järjestelmässä, joka ei ole muutoksenhakukelpoinen, koska on hallituksen päätösen täytäntöönpanoa. Maakuntaliiton ns. oman tuotannon hankkeissa ohjausryhmän puheenjohtajaksi pyritään valitsemaan henkilö, joka edustaa hankkeessa mukana olevia liiton ulkopuolisia tahoja. Toteuttajaa ohjausryhmässä edustaa projektipäällikkö tai toteuttajan edustajaksi nimetty henkilö/tl. Hankkeen valvoja edustaa rahoittajaa. B.4.3 Hankkeiden tuotosten seuranta

17 Hankkeen valvoja tarkastaa ja hyväksyy hankkeen seuranta ja loppuraportit Eura 204järjestelmässä. Mikäli seurantaraporteista käy ilmi, ettei hankkeessa synny tuotoksia hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti, hanke saatetaan ottaa tarkempaan seurantaan ja ohjeistukseen. Mikäli hankkeen toteuttaja ei tee rahoittajan esittämiä muutoksia, päättää maakuntahallitus jatkotoimenpiteistä maakuntajohtajan esittelystä ja valvojan valmistelusta toteuttajaa kuultuaan. Maakuntahallituksen päätös on muutoksenhakukelpoinen ja se toimeenpannaan Eura 204 järjestelmässä, joka ei ole muutoksenhakukelpoinen, koska on hallituksen päätösen täytäntöönpanoa. B5. Ennakon myöntäminen ja maksaminen Hakija ilmoittaa hankehakemuksessa, hakeeko ennakkoa ja kuinka paljon. Ennakko myönntään rahoituspäätöksessä ja siinä ilmotetaan myös sen määrä. Rahoittaja kirjaa päätöksen ehtoihin suunnitelman ennakon huomioimisesta maksatuksissa. Ennakko voi olla korkeintaan 30 % myönnetystä tuesta. Ennakon maksamista on haettava erikseen ennakkomaksatushakemuksella Eura 204 järjestelmässä. Ennakon maksamisesta tekee päätöksen hallintoja kehittämisjohtaja Eura 204 järjestelmässä. Päätös oikaisuvaatimusohjeineen lähtetään hankkeen toteuttajalle sähköisesti Eura 204 järjestelmää hyödyntäen. Eura 204 järjestelmän maksupäätöstositteen perusteella maakuntaliiton talouspäällikkö suorittaa maksun päätöksen mukaisesti hankkeen toteuttajalle. Maksun suoritettuaan hän merkitsee Eura 204 järjestelmään maksupäivän. Maksun maksaminen on kuvattu tarkemmin kohdassa 6.5. B6. Maksatusprosessi B6. Maksatushakemusten laatiminen ja käsittelyyn ottaminen Hankkeen toteuttaja laatii maksatushakemuksen Eura 204 järjestelmässä. Järjestelmä kirjaa hakemuksen saapuneeksi diaariin. Hankken valvoja tai maksatustarkastaja ottaa hakemuksen käsittelyyn ja merkitsee hakemukseen ne viranomaisen merkinnät, jotka eivät siirry suoraan järjestelmästä. Käsittelijä lähettää toteuttajalle sähköpostin hakemuksen ottamisesta käsittelyyn. Valvoja ja maksatustarkastaja voivat käsitellä hakemusta samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa myös sen, että 90 päivän käsittelyaika maksatukselle on riittävä. B6.2 Rahoittajan lausunto hankkeen etenemisestä Hankkeen valvoja suorittaa arvion hankkeen suunnitelman mukaisesta toteutumisesta ja laitttaa siitä arvion Eura 204 järjestelmään. Tarvittaessa hän voi pyytä toteuttajalta lisätietoja järjestelmän kautta. Saadut selvitykset yms. pyritään tallentamaan mahdollisuuksien mukaan Eura 204 järjestelmään. Mikäli aineistoa ei voida sinne tallentaa, tallennetaan ne A5kohdan kuvauksen mukaisesti. 7 B6.3 Maksatushakemuksen kustannusten, rahoituksen ja tulojen tukikelpoisuuden tarkastaminen (maksaja) Maksatustarkastaja suorittaa hankkeen kustannusten, rahoituksen ja tukikelpoisuuden tarkastuksen Eura 204 järjestelmän maksatushakemuksen perusteella järjestelmässä olevan tarkistuslistan mukaisesti. Tarvittaessa hän voi pyytää lisätietoja toteuttajalta järjestelmän kautta. Saadut selvitykset yms. pyritään tallentamaan mahdollisuuksien mukaan Eura 204 järjestelmään. Mikäli aineistoa ei voida sinne tallentaa, tallennetaan ne A5kodan kuvauksen mukaisesti. Rahoittajan lausunto on oltava ennen kuin maksatustarkastaja lopullisesti valmistelee maksatuspäätöksen. B6.4 Maksatuspäätöksen tekeminen

18 Maksatustarkastaja valmistelee maksatuspäätöksen Eura 204 järjestelmässä, jonka perusteella hallinto ja kehittämisjohtaja tekee maksatuspäätöksen. Päätös muutoksenhakuohjeineen lähtee järjestelmäavusteisesti toteuttajalle Eura 204 järjestelmästä sähköisenä tiedoksiantona. B6.5 Tuen maksaminen Maakuntaliiton talouspäällikkö saa Eura 204 järjestelmän tekemän maksupäätöstositteen pdftiedostona sähköpostiinsa. Sen hänelle toimittaa hallinto ja kehittämisjohtaja. Talouspäällikkö maksaa tuen maksatuspäätöksen mukaisesti maksupäätöstosittessa ilmoitetulle tilille pankkiohjelma Baswarella kassamaksuna. Hän täyttää viestikenttään tarvittavat tiedot maksupäätöstositteesta, laittaa maksettavan summan ja valitsee oikean tilin, jolta maksetaan (EAKR tai MKR), tallentaa ja ottaa tarvittavat tulosteet. Maksu tapahtuu Yhteys, Tiedonsiirto osioissa ja siellä valitaan oikea pankki, kassamaksut ja ohjelma antaa maksuun menevän summan ja tässä vaiheessa vielä tarkistetaan, että summat täsmäävät. Sen jälkeen hyväksytään maksu. Maksatuspäätöstositteeseeseen merkitään maksupäivä sekä kuka on maksanut. Talouspäällikkö merkitsee maksupäivän myös Eura 204 järjestelmään maksun suoritettuaan. Pankkiohjelmassa tehdään jo tiliöinnit ja se kaadetaan kirjanpitoon, jolloin ei tehdä enää erillistä käsittelyä. Maksutilit täsmäytetään kirjanpitoon kaadon yhteydessä. B6.6 Maksatuspäätöstä koskeva muutoksenhakuprosessi Eura 204 järjestelmässä hallinto ja kehittämisjohtajan tekemään maksatuspäätökseen, joka toimitetaan toteuttajalle sähköisesti järjestelmän avustamana, liitetään oikaisuvaatimusohje. Oikaisuvaatimusaika on 4 päivää päätöksen tiedoksisaannista. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Maakuntahallitus käsittelee maksatuspäätöksestä tehdyn oikaisuvaatimuksen viipymättä. Asian valmistelee hallitukselle hallinto ja kehittämisjohtaja ja esittelee maakuntajohtaja. Oman tuotannon hankkeen maksatuspäätökseen tehtyyn oikaisuvaatimukseen esittelijänä toimii maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen oikaisuvaatimuskelpoinen päätös toimitetaan oikaisuvaatimuksen tekijälle tiedoksi sähköisesti. Oikaisuvaatimusta koskevasta päätöksestä on mahdollisuus hakea muutosta kuntalain mukaan valittamalla hallintooikeuteen kunnallisvalituksella. Valitusaika on 30 päivää maakuntahallituksen päätöksen tiedoksi saannista. Päätöksen katsotaan tulleen tiedoksi 3 päivän kuluttua sen lähettämisestä sähköisesti. Muutoksenhakuoikeus on tällöin vain oikaisuvaatimuksen tehneellä. Hallintooikeuden päätöksestä on mahdollista valittaa korkeimpaan hallintooikeuteen. Muutoksenhaun johdosta tehdyt päätökset (maakuntahallitus, hallintooikeus, korkein hallintooikeus) viedään Eura 204järjestelmään HVO:n myöhemmin annettavan ohjeistuksen mukaisesti. B6.7 Maksatuspäätöksessä olevan asia tai kirjoitusvirheen korjaaminen Hallintolain (434/2003) 8 luku määrittelee kirjoitus ja asiavirheen korjaamisen. Maksatuspäätöksissä olevista mahdollisten virheiden korjaamisen valmistelevat hankkeiden maksatustarkastajat. Pienet kirjoitusvirheet voidaan korjata maksatustarkastajan päätöksellä. Mahdolliset asiavirheet korjataan hallinto ja kehittämisjohtajan päätöksellä hankkeen maksatustarkastajan esittelystä. Korjauksista neuvotellaan aina hankkeen toteuttajan kanssa, joka voi myös tehdä aloitteen havaitun virheen korjaamisesta. B7. Paikan päällä tehtävät varmennukset 8

19 B7. Vuosittainen varmennussuunnitelma 9 HVO:n ohjeistuksen mukaisen vuosittaisen suunnitelman paikan päällä tehtävistä varmennuksista valmistelee maksatustarkastaja (ML) ja sen hyväksyy hallinto ja kehittämisjohtaja. Päätös toimitetaan tiedoksi välittävän toimielimen henkilöstölle, joita asia koskee. Varmennettavia ovat automaattisesti hankkeet, joiden kustannusarvio on yli euroa. Jos hankkeen tekemän hankinnan hankintaarvo ylittää euroa, käydään hankinta automaattisesti varmentamassa paikanpäällä. B7.2 Paikan päällä tehtävien varmennusten organisointi, suorittaminen ja dokumentointi Varmennussuunnitelman mukaisten hankkeiden paikan päällä varmennuksen ajankohdan sopivat yhdessä hankkeen valvoja ja maksatustatarkastaja hankkeen toteuttajan kanssa. Kun päivämäärä on sovittu, lähetetään hankkeen toteuttajalla kirje, jossa kerrotaan aika, paikka ja tilaisuuden luonne. Kirjeen allekirjoittaa hallinto ja kehittämisjohtaja. Kirjeessä mainitaan myös säädökset, joihin varemennuksen tekeminen perustuu. Paikan päällä varmennukset suorittavat hankkeen valvoja ja maksatustarkastaja. Tilaisuudesta laaditaan Eura 204 järjestelmässä pöytäkirja, johon toteuttajalta pyydetään vastine kirjallisena. Pöytäkirjaan kirjatut havainnot käsitellään maakuntahallituksessa, jossa asian esittelee maakuntajohtaja hallinto ja kehittämisjohtajan valmistelusta. Maakuntaliiton itse toteuttamissa hankkeissa esittelijänä on maakuntahallituksen puheenjohtaja. Maakuntahallituksen päätös jatkotoimenpiteistä päättäminen varmennuksen perusteella on muutoksenhakukelpoinen. Se lähetetään toteuttajalle tiedoksi sähköisesti. Lähettjänä on hallintosihteeri. Muutoksenhaku on kuten kuvattu kohdassa B 6.6. Kun päätös on lainvoimainen, tekee hallinto ja kehittämisjohtaja siitä Eura 204 järjestelmässä täytäntöönpanopäätöksen, joka ei ole muutoksenhakukelpoinen, koska on maakuntahallituksen päätöksen täytöntöönpanoa. B8. Jälkiseuranta B8. Pysyvyyden jälkiseuranta

20 Pysyvyyden jälkiseuranta toteutetaan yleisasetuksen (EU) N:o 303/203 7 artiklan ja tukikelpoisuusasetus 4 :n mukaisesti. 20 Hankkeiden aloituspalaverissa hankkeen valmistelija ja maksaja käyvät toteuttajan kanssa läpi pysyvyyden seurantaan liittyviä seikkoja ja pyritään toteamaan jo siinä vaiheessa, koskevatko pysyvyyden seurannan ehdot hanketta ja jos koskevat niin miltä osin. Rahoituspäätöstä valmisteltaessa valmistelija varmistaa, koskeeko hanketta pysyvyyden seuranta ja tekee sen edellyttämät valinnat päätösvalmistelussa, jolloin pysyvyyden seurantaa koskevat asianmukaiset ehdot tulostuvat rahoituspäätökseen. Tähän sisältyy myös ehto siitä, että tuensaajan on ilmoitettava pysyvyyteen liittyvistä muutoksista. Pääsääntöisesti pysyvyyden jälkiseurannan piiriin kuuluvat investoinnit ja hankinnat eritellään kustannuksineen hankehakemuksessa. Seurattavista hankkeista pidetään oman talon sisällä yllä ecellistaa, jota hankkeiden valvojat päivittävät säännöllisesti. Maakuntaliiton hankeryhmä käy listan läpi kaksi kertaa vuodessa ohjelmapäällikön (ON) esittelystä. Pysyvyyden seuranta kuuluu hankkeiden maksatustarkastajille. Jos hankkeen tekemän hankinnan hankintaarvo ylittää euroa, kuuluu se automaattisesti pysyvyyden seurannan piiriin. Mikäli hankintaarvo ylittää euroa, mutta jää alle euroa, lähetetään hanketoimijalle kirje, jossa tiedustellaan pysyvyyttä. Mikäli seurannassa havaitaan pysyvyysehdon rikkominen, tuki takaisinperitään artiklan 7 mukaisesti. Takaisinperinnän valmistelee hallinto ja kehittämisjohtaja valvojan avustuksella. Sen esittelee maakuntahallitukselle maakuntajohtaja. Maakuntahallituksen päätös on muutoksenhakukelpoinen. Hallinto ja kehittämisjohtaja panee maakuntahallituksen päätöksen täytäntöön Eura 204 järjestelmässä. Tämä päätös on maakuntahallituksen päätöksen täytätöönpanoa, eikä muutoksenhakukelpoinen. B8.2 Tuloa tuottavien hankkeiden jälkiseuranta Tuloa tuottavien hankkeiden jälkiseurannassa noudatetaan yleisasetuksen 6 artiklaa ja tukikelpoisuusasetuksen 6 :ää. Valmistelija määrittää rahoituspäätöstä valmistellessaan, onko hanke artiklan 6 tarkoittama tuloa tuottava hanke ja tekee tarvittavat valinnat rahoituspäätökseen, jolloin rahoituspäätökseen kirjautuvat tuloa tuottavia hankkeita koskevat ehdot. Jälkiseurannan kohteena ovat kaikki tuloa tuottaviksi hankkeiksi luokitellut hankkeet. Tuloa tuottavista hankkeista pidetään Ecelseurantaa, mikäli tällaisia hankkeita tulee. Valvojat ja maksajat vastaavat jälkiseurannasta. Maakuntaliiton hankeryhmä käy listan läpi kaksi kertaa vuodessa ohjelmapäällikön (ON) esittelystä. Mahdollisista jatkotoimista päätetään, kuten kohdassa 8.. on määritelty. Tehtyjen jälkiseurantojen dokumentointi Eura 204 järjestelmään tehdään järjestelmän myöhemmin tarkentuvien ohjeiden mukaan. B8.3 Muut jälkiseurattavat asiat