Osaamattomuuden HINTA. Maksatko sinä laskun sähläyksestä?

Transkriptio

1 Osaamattomuuden HINTA Maksatko sinä laskun sähläyksestä?

2

3 Osaamattomuuden hinta

4 Copyright 2012 FC Sovelto Oyj ja kirjoittajat Kirjan kansi: Marja Apunen-Mäkelä Kannen kuva: istockphoto Taitto: Marja Apunen-Mäkelä DMP-Digital Media Partners Oy Helsinki 2012

5 Osaamattomuuden HINTA Maksatko sinä laskun sähläyksestä? FC Sovelto Oyj Helsinki 2012

6

7 Sisällys Homo soveltaja (Soveltava Ihminen)... 6 Osaaminen tekee autuaaksi... 9 Sinä itse vastaat osaamisestasi Johda omaa osaamistasi Osaatko kehittää oikeaa bisnestä? Muista johtaa tietotyötä...21 Lopeta sooloilu Viekö tietokone sinun työsi? Aloita uusi luopumalla vanhasta Osaaja hukkuu organisaatiokaavioon Palaveri alkaa ennen palaveria Työ ei katso aikaa ei paikkaa...37 Miksi tietotyöläisen työpäivä kestää 24 tuntia? Laiska johtaja torppaa tuottavan etätyön Uusi poljento luo uutta pontta Sinulla on oikeus osata!...48

8 6 Homo soveltaja (Soveltava Ihminen) Sanna Varpukari-Anttila Evoluutiossa ihmisen keinoja selvitä muita lajeja paremmin ovat olleet älykkyys, kommunikaatiotekniikka, kieli, teknologia, tieto ja ymmärrys, organisaatiotaito, joukon voima ja sen mahdollistama erikoistuminen sekä pitkälle kehittyneet kädet, jotka mahdollistavat työkalujen käytön. Näin kiteyttää Wikipedia ihmisen ylivertaisuuden syyt. Osaamisyhteiskunnassa johtajat, asiantuntijat ja tietotyöntekijät ovat pitkälle oman itsensä herroja. Olet yksin vastuussa ajankäytöstäsi ja kehittymisestäsi.

9 7 Laumaeläintä tällainen monitaitoisuuden ja yksin työskentelemisen vaatimus hämmentää. Yksilönä et pysty tuottamaan, hankkimaan, organisoimaan, jalostamaan ja jakamaan tietoa tehokkaasti. Riittämättömyyden tunne aiheuttaa uhkaa ja jatkuvaa pahoinvointia. Tarvitset toisia työelämässä enemmän kuin koskaan. Toimiminen yhteisöissä, organisaatioissa ja tiimeissä tuottaa turvaa ja hyötyä niin ammatillisesti kuin emotionaalisesti. Nyt sinun on taas opittava jakamaan tietoa, näkemyksiä ja kokemuksia. Nimenomaan näillä keinoin ihminen on nisäkäslajina menestynyt ja heimoutunut jo neljä miljoonaa vuotta. Sinun on pystyttävä toimimaan yhtenäisesti ja vuorovaikutteisesti sekä ideoimaan, innovoimaan ja kehittämään yhteistä ajattelua ja toimintaa. Yhteistoimintakykysi ratkaisee, onnistutko. Joukkojen viisautta syntyy, kun jaat tiedot, taidot, kokemukset ja kontaktit ja sovellat osaamista yhdessä. Soveltaja osaa käyttää niin omia kuin muidenkin tietoja, taitoja ja kokemuksia sekä hyödyntää niitä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Soveltajalla on käytössään laaja keinovalikoima, joka parhaiten huomioi yksilölliset tarpeet ja toiveet, säännöt ja välineet. Soveltaja on rohkea innovaattori, joka ei yritä keksiä pyörää uudestaan mutta ymmärtää luovien ratkaisujen merkityksen. Soveltaja ei jämähdä vanhoille poluille. Ole Soveltaja, varasta viisaasti! Älä yritä selviytyä vain omillasi. Lopeta pääsi hakkaaminen seinään. Joku on jo keksinyt parhaat ideat. Sinun tarvitsee vain löytää ne ja soveltaa niitä omiin tarpeisiisi! Lue, kuuntele, kokeile ja opi! Pasilassa Sanna Varpukari-Anttila toimitusjohtaja Sovelto

10

11 Osaaminen tekee autuaaksi

12

13 11 Sinä itse vastaat osaamisestasi Juha Sihvonen Et voi ulkoistaa vastuuta osaamisestasi yhteiskunnalle tai työnantajallesi. Jos tietosi ja taitosi eivät riitä tarjolla oleviin töihin, olet työmarkkinoille käytännössä arvoton. Teollinen työ on lähes katoamassa länsimaista, ja tilalle ovat tulleet erilaiset palvelu-, suunnittelu- ja muut asiantuntijatehtävät. Merkittävä osa työstä sisältää nykyisin eriasteista tiedon käsittelyä, muokkaamista ja jalostamista. Työn lopputulos on useissa ammateissa kokonaisuuden kannalta melko abstraktia. Suojatyöpaikkoja ei pian enää ole. Vähiin alkavat käydä työt, joissa kerran opitun turvin voit turvallisin mielin käpertyä toteuttamaan kerran annettua tehtävää. Erityisen riskialtista tässä mielessä on suorittava työ. Jos insinööri osaa kuvitella koneen, joka pystyy hoitamaan sinun tehtäväsi (nopeammin, tarkemmin ja halvemmalla), joku sellaisen koneen varmasti rakentaa! Hyvinvointiyhteiskunnassa olet tottunut siihen, että peruskoulutus ja useimmat jatkokoulutukset eivät maksa mitään tai valtio ainakin tukee niitä. Tutkinto on käytännössä taannut varman työpaikan ja vakaan työuran. Varma ja vakaa työnantaja on perinteisesti myös huolehtinut, että tietosi ja taitosi riittävät koko työurasi ajalle.

14 12 Säästä vartti tunnista Kun organisaatio siirtyy uuteen toimisto-ohjelmistoon, on tärkeää, että työntekijät oppivat työskentelemään sujuvasti uudella käyttöliittymällä alusta alkaen. Samalla uudet työskentelytavat on saatava koko henkilöstön sujuvaksi arjeksi mahdollisimman nopeasti. Siirtymäkoulutuksen tavoitteena on minimoida organisaation työntehon lasku siirtymähetkellä ja parantaa liiketoiminnan kustannustehokkuutta työnteon tehostumisen myötä. Sovelto toteutti Ammattiliitto Suoralle siirtymäkoulutuksen. Koulutuksen jälkeen osallistujilta kysyttiin, paljonko he arviolta säästävät viikoittain aikaa uusien tehostuneiden toiminta tapojen myötä. Ammattiliitto Suoran henkilöstö arvioi säästävänsä keskimäärin 54 minuuttia työaikaansa viikoittain uusien tehokkaampien toimintatapojen ansiosta. Vuositasolla tämä vastaa 43 tuntia per henkilö. Koulutukseen osallistujista 95 % arvioi, että työskentelytavat yhtenäistyivät. Työvoimakustannukset olivat Tilastokeskuksen työvoimakustannustutkimuksen mukaan keskimäärin 27,4 /työtunti vuonna Kaikista työvoimakustannuksista 76,3 prosenttia on palkkoja. Siirtymäkoulutuksen tavoitteena on parantaa liiketoiminnan kustannustehokkuutta työnteon tehostumisen myötä. Jos organisaatio pystyy säästämään koulutuksen avulla viikoittain tunnin (12 minuuttia päivittäin) työaikaa, se vastaa vuositasolla 1315,20 säästöä per henkilö. Kokonaissäästöt 30 hengen organisaatiossa ovat jo Sovelto on toteuttanut siirtymäkoulutuksia muun muassa Ammattiliitto Suoralle, Porastolle, Berggren-yhtiöille, Comptelille, JC Decauxille ja Toyota Auto Finlandille.

15 13 Ei tämä perusasetelma ainakaan totaalisesti ole romuttunut. Monet havainnot kuitenkin viittaavat nykytilanteessa siihen, että maailma ei ole enää entisellään. Merkittäviksi ongelmiksi paisuneet nuorisotyöttömyys, rakenteellinen työttömyys, epätyypilliset työsuhteet sekä pätkä- ja vuokratyö ovat esimerkkejä jo pitkään jatkuneesta muutoksesta tai häiriötilanteesta työmarkkinoilla. Työmarkkinoita vaivaa kohtaanto-ongelma: tekemätön työ ei kohtaa tekijäänsä, tai päinvastoin. Yksi keskeisimmistä syistä tähän on osaamisvaje. Yhteiskunta suuntaa koulutusta sinne, jossa se arvioi tulevina vuosikymmeninä osaamista tarvitsevansa. Toisinaan koulutuspoliittiset ennusteet onnistuvat hyvin, mutta ymmärrettävästi tässä alati muuttuvassa maailmassa tulee myös pahoja huteja. Yhteiskunnan on mahdotonta aukottomasti luvata yksilölle varmaa työuraa. Sinä vastaat omasta osaamisestasi. Kukaan muu ei voi samalla tavoin määritellä, kehittää ja ylläpitää tietoja ja taitoja, joiden avulla tuotat jotain sellaista lisäarvoa, josta muut ovat sinulle valmiita maksamaan. Et millään keinolla voi ulkoistaa tätä vastuuta kokonaan vaikkapa yhteiskunnalle tai työnantajallesi. Jos tietosi ja taitosi eivät riitä tarjolla oleviin töihin, olet työmarkkinoille käytännössä arvoton. Tämä tosiasia on meidän yksilöiden kannalta raadollista, epäinhimillistä ja julmaa. Samalla se on toki myös hyvin ymmärrettävää. Hankkisitko sinä tietoisesti palveluja ammattitaidottomalta sähköasentajalta, osaamattomalta lääkäriltä tai lukutaidottomalta juristilta? Merkittävin osa tulevaisuuden kehityksestä etenkin länsimaissa syntyy informaatioteknologian avulla, joko suoraan tai välillisesti. Onkin siten hyvin todennäköistä, että tähän liittyvien taitojen hankkiminen vahvistaa sinua ja saattaa johdattaa sinut synkkyydestä kohti kilpailukykyisen osaamisen herruutta. Kaikkien ei tarvitse tulla informaatioalan guruiksi, mutta kaikkien on syytä opetella lukemaan. Jos et hallitse informaatioteknologiaa ja informaatiota, olet käytännössä nykyajan lukutaidoton.

16 14 Osaava henkilöstö on yrityksemme tärkein voimavara Valveutunut yritys huolehtii, että sen henkilöstö osaa. Onhan henkilöstö yrityksen tärkein voimavara ja kilpailuetu. Eikö totta? Nämä kommentit kuitenkin kuvaavat karua todellisuutta juhlapuheiden takaa: Me emme kouluta henkilöstöämme, sillä meille palkataan vain parhaita kykyjä, jotka osaavat jo valmiiksi kaiken. Me emme kouluta henkilöstöämme, sillä on riski, että koulutettu henkilöstö lähtee meiltä pois, parempiin tehtäviin. Me emme kouluta henkilöstöämme, sillä osaava henkilöstö saattaa vaatia nykyistä parempaa palkkaa. Me emme kouluta henkilöstöämme, sillä meillä koulutuksia järjestetään vain johdolle. Me emme kouluta henkilöstöämme, sillä työtehtävät ovat niin helppoja, ettei niihin tarvita koulutusta.

17 15 Johda omaa osaamistasi Juha Sihvonen Kuvittele olevasi yhtiö. Mikä on keskeisin palvelusi, jota tuotat asiakkaillesi? Riittääkö henkilökohtainen osaamisesi juuri tuon palvelun tuottamiseen? Sinäkin olet myyjä. Yrittäjänä myyt palveluitasi asiakkaillesi, työntekijänä työnantajallesi. Kauppa käy, jos palvelusi on hyvä, ostaja luottaa toimituskykyysi ja hintasi on kohdallaan. Asia on juuri näin tökerön yksinkertainen, kun tarjoat työpanostasi työmarkkinoille. Kun pidät itse aktiivisesti huolta omasta kilpailukyvystäsi, parannat merkittävästi mahdollisuuksiasi selviytyä ja menestyä työmarkkinoilla haluamallasi tavalla. Menestys syntyy viime kädessä oman osaamisesi laadusta ja ajantasaisuudesta sekä kyvystäsi markkinoida sitä, oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan. Yksilön kannalta suurimmat syyt heikolle tilanteelle työmarkkinoilla ovat usein liian kapea-alainen osaaminen ja kyvyttömyys omaksua uutta. Seuraa ostajan tarvetta ja mukaudu siihen laajentamalla ja syventämällä omia taitojasi. Koska ympäröivä maailma ja siten työtehtävätkin muuttuvat, on selvää että sinunkin täytyisi pysyä tämän muutoksen perässä. Totta, helpommin toki sanottu kuin tehty. Ajatusleikki: Kuvittele olevasi yhtiö. Mikä on keskeisin palvelusi, jota tuotat asiakkaillesi? Mitä olet saanut tällä tilikaudella aikaan? Mikä on yhtiösi visio ja missio, ja millainen on strategiasi esimerkiksi seuraaville kolmelle vuodelle? Suunnitteletko esimerkiksi investointeja, joiden avulla kehität yhtiösi toimintaa? Millainen on ollut tuloskehityksesi viime vuosina? Oletko tyytyväinen asiakkailta palvelustasi saamaasi hintaan? Jos et, mitä aiot tehdä, jotta vakuuttaisit asiakkaasi esimerkiksi hinnankorotuksen tarpeellisuudesta? Paljonko itse olisit valmis maksamaan toiselle palvelusta? Miksi asiakas ei ostaisi kilpailijaltasi? Sinulla on oikeus ja velvollisuus osata! Vaadi sitä työnantajaltasi ja itseltäsi.

18 16 Laajenna osaamistasi Keskitytkö oikeisiin asioihin, kun vanha työpaikkasi sulaa altasi? Digitoday : Nokian Symbian-kehittäjät aloittavat lokakuun alussa Accenturen palveluksessa. Siirrossa eniten keskustelua ovat herättäneet uuden työantajan tarjoamat edut, kertoo Espoon Karaportin luottamusmies Sami Sallmén. Heikennyksiä on tulossa bonuksiin, lounasseteleihin, palvelusvuosiin. Eniten työntekijöissä keskustelua on herättänyt lounasseteli, rahallisesti suurin menetys on bonuksissa, Sallmén summaa. Digitoday : Symbian-kehittäjillä heikkeni autoetu. Nokian Accenturelle siirtyneet ohjelmistokehittäjät valittavat, että uusi työnantaja on alkanut tarjota heikompia työsopimuksia Symbian-töiden loputtua. Digitoday : Symbian-osaajien ykkösaihe Accenturella: Joko hait pakettia? Accenture toi viikko sitten Symbian-kehittäjien haettavaksi lähtöpaketit. Hakuaika päättyy perjantaina. Pakettia ei saa automaattisesti, vaan työnantaja päättää myöhemmin paketin saajista. Ihmiset miettivät, miten heille käy, jos he eivät nyt hae pakettia, ex-nokialainen kertoo.

19 17 Osaatko kehittää oikeaa bisnestä? Juha Laamanen Haluatko väkisin valmistaa, jos voit jalostaa? Suurempi siivu on tarjolla sille, joka osaa sen ottaa. Moni perinteinenkin suomalainen ala voisi nousta tuhkasta, jos se keskittyisi oikeaan osaamiseen. Kotimaisten, kansainvälisestikin tunnustettujen vaatedesignereiden menestys on poikinut ongelman. Heidän tuotteensa valmistetaan ulkomailla! Se sivuseikka, että suomalaiset itse ideoivat, suunnittelevat, tuotteistavat, valmistuttavat, markkinoivat ja myyvät nämä vaatteet, jää tämän murhenäytelmän varjoon. Suomalainen on tekijäkansaa!

20 Tekstiili- ja vaatetuotannon bruttoarvo Meur e Turkisvaatteet Kangas-, nahka- ja trikoovaatteet Sovitetut ja muut tekstiilit Perustekstiilit Lähde: Tilastokeskus, Teollisuustuotanto

21 19 Urheiluliike myy kotimaisen brändin laskettelutakin 250 eurolla. Valmistamisen osuus hinnasta on 15 euroa. Siten 235 euroa koostuu kaikesta muusta mikä tuottaa työtä, bruttokansantuotetta, liikevaihtoa ja verotuloja. Mutta ei, ne takit valmistetaan jossain muualla. Markkinointi on siistiä sisähommaa, eikä siis kelpaa suomalaiselle. Jätetään se suosiolla esimerkiksi ruotsalaisille. Heille näyttää riittävän se, että Hennes&Mauritz, Lindex, Kappahl ja Indiska pyörittävät miljardiliikevaihtoa ja jättävät ompelemisen muille. Suomalainen vaateala työllistää tuhansia ihmisiä ja alan liikevaihto oli vielä vuonna ,2 miljardia. Kymmenessä vuodessa siitä on sulanut kolmannes. Jokin siis menee pieleen. Vaatteiden valmistajat eivät ole osanneet muuttua markkinoijiksi ja myyjiksi. Kyse on uskalluksen, bisneskulttuurin ja osaamisen puutteesta. Lähde rohkeasti kehittämään liiketoimintaasi siihen suuntaan, mistä raha todella tulee. Sinun on palkattava uuden ajan osaajia, joiden taidot eivät välttämättä enää liitykään tuotantoon. Vanhan kaartisi pistät koulutukseen. Vaativimman tason suunnittelu- ja määrittelytyöt vaativat oikeanlaisia osaajia. Vaikka siirtäisit valmistuksen ulkomaille, tarvitset ihmisiä, jotka osaavat johtaa ideoida suunnitella tuotteistaa valmistuttaa markkinoida brändätä myydä. Kaikki aivan rahanarvoista työtä, jolla on arvoa markkinoilla! Uusi maailma vaatii uusia taitoja. Mitä laajempaa osaamista haalit, sitä laajemmat ovat mahdollisuutesi menestyä.

22

23 Muista johtaa tietotyötä

24

25 23 Lopeta sooloilu Tuula Virtanen Tietotyöläisen täytyy taluttaa tekniikkaa, eikä tekniikan tietotyöläistä. Luo tietotyöhön sujuvuuden kulttuuri. Se tarkoittaa minimistandardeja ja yhteisiä toimintatapoja. Tietotekniikka vapauttaa työntekijät rutiineista ja samalla mahdollistaa suurien tietomäärien hallitsemisen. Tietotyöntekijän on näin mahdollista keskittyä mielenkiintoisiin työtehtäviin ja pidellä vain langoista, kun kone hoitaa rutiinit. Todellisuudessa lankojen pitelijät ovatkin monesti sotkeutuneet lankoihinsa tai joutuneet langan toiseen päähän, talutettaviksi. Pahiten sotkeentuneet vetävät helposti mukaansa myös heitä, joilla on vielä hallinnan tunne jäljellä. Tutkimustulokset kertovat samaa. Yleiset työolot ja työikäisten terveys ovat parantuneet, mutta aikapaineen ja stressin sekä työhön liittyvien muutosten ja epävarmuuden aiheuttama kuormitus on lisääntynyt. Se vaikuttaa noin puoleen Suomen työvoimasta.* Tutkimukset kertovat myös, että nämä uudet työterveydenhuollon ongelmat johtuvat nimenomaan tietotyöläisten suhteellisen osuuden kasvusta.** Reagoi nyt ja luo tietotyölle uusi kulttuuri. Kiinnitä huomiota erityisesti työn sujuvuuteen, niin parannat merkittävästi tehokkuutta ja työn laatua.***

26 24 Tapiola vähensi matkustamista Tapiola-ryhmä uudisti toimistojaan virtuaalisemmiksi. Virtuaalitoimisto-projektin tuloksena kaikille työntekijöille on tarjoutunut mahdollisuus käyttää uusia viestintäratkaisuja. Uudistuksella kannustetaan vähentämään matkustamista ja tuetaan työhyvinvointia. Pelkästään Tapiolan Espoon toimipisteissä sisäiset palaverit vaativat ennen siirtymistä talosta toiseen. Työpäivästä merkittävä osa kului erilaisissa palavereissa istumiseen. Uusi järjestelmä mahdollistaa web-liittymän kautta käytettävä videoneuvottelut ja puhelut omalta työpisteeltä. Nopeita asioita voi käydä muun työn ohessa läpi chatissa. Ajankäytön hallinnan lisäksi uudistettu toimintatapa vaikuttaa henkilöstön hyvinvointiin. Kun aikaa jää paikasta toiseen siirtymisestä enemmän varsinaiselle työlle, kiire ja stressi vähenevät. Työtoverin saa yhdellä klikkauksella näytölle sen sijaan, että molemmat siirtyisivät neuvotteluhuoneeseen. Tampereelta Espooseen aiemmin kolme päivää viikossa matkustaneet 30 heavymatkustajaa käyvät Espoossa nykyään enää yhtenä päivänä viikossa uuden ratkaisun ansiosta. Säästetty matka-aika on yhteensä 240 tuntia viikossa. Tapiolan campus-alueella työskentelee noin henkilöä ja sisäiset palaverit vaativat ennen siirtymistä talosta toiseen. Nettiliittymän kautta käytävät videoneuvottelut ja puhelut omalta työpisteeltä ovat vähentäneet 2 3 hengen sisäisiä palavereita neuvotteluhuoneissa yli 40 %. Esimerkiksi 150 palaverin vähentyminen viikoittain, joka on vaatinut 20 minuutin siirtymisen palaveriin ja takaisin, merkitsee huomattavia ajankäytön säästöjä.

27 25 Voit vaikuttaa työn sujuvuuteen monella eri tavalla. Konkreettinen ja helppo keino on sovittaa ICT-välineet saumattomasti työnkulkuihin. Tietotyöntekijän ammatillinen asiantuntemus liittyy yleensä aivan johonkin muuhun kuin tietotekniikkaan. ICT-välineet ovat kuitenkin tulleet jäädäkseen työyhteisön tiedonvälitys- ja tallennusvälineeksi. Tietotyöläistesi täytyy osata käyttää niitä aivan samoin kuin vasaraa, autoa tai tilikirjaa. Jos työntekijöilläsi on erilaiset toimintatavat ICT-välineiden käytössä tai he eivät osaa tai halua käyttää välineitä oikealla tavalla, arkityöhön tulee pullonkauloja. Yksikin hankala tapaus vaikuttaa koko muun työyhteisön toimintaan. Näin saat tietotyön sujumaan: 1. Määritä ICT-osaamiselle minimistandardi, lupa toimia työyhteisössä. 2. Kirjaa yhteiset toimintatavat. 3. Huolehdi siitä, että jokainen tuntee toimintatavat ja osaa käyttää ICT-välineitä ainakin sovitun minimistandardin verran. Kun osaamisen minimistandardi on julkinen ja läpinäkyvä, työntekijän on helppo verrata sitä omiin taitoihinsa ja täyttää mahdollinen osaamisvaje. Itseopiskeluakin on mahdollista hyödyntää aivan eri tavalla, kun tavoite on selvä ja sisältö linkittyy suoraan omaan työhön. Perehdytät myös uudet työntekijät helpommin. Organisaatioosi ei tarvitse tyytyä tietoon vaan se voi kasvattaa ymmärrystä. Tietotyönkin välineet vaativat käyttöohjeet. Kirjaa toimintatavat ja valvo, että työntekijät noudattavat niitä. Hanki ulkopuolista apua helpottamaan muutosten johtamista. *) Työyhteisön toimivuuden edistäminen työterveyshuollon toimintana, **) Suvi Vesa: Työhyvinvointi, organisaation menestys ja niiden yhdistäminen, ***) Heli Bergström: Sujuvuuskokemukset tietointensiivisessä yksilötyössä ja yhteistyössä,

28 26 Viekö tietokone sinun työsi? Merja Nykänen Puolet työntekijöistä pelkää nykyisiä työkaluja, koska he eivät osaa käyttää niitä. Ja kun pian robotit tekevät kaiken. Koulutus poistaa turhat pelot. Excel voikin muuttua möröstä työkaveriksi. Työn pitäisi sujua nopeasti ja tehokkaasti, mutta suuri osa työntekijöistäsi ei hallitse työvälineitään. Työntekijöiden osaamattomuus ja siihen liittyvä tietotekniikan pelko on yksi merkittävimmistä tietotekniikan käyttöä hidastavista syistä. Joidenkin tutkimusten mukaan tämä koskee jopa joka toista tietotyöläistä.

29 27 Työntekijä pelkää, että hän nolaa itsensä. Hän pitää ohjelmia monimutkaisina tai on jo etukäteen päättänyt, ettei voi oppia käyttämään jotain ohjelmaa. Osaamattomuus kostautuu sitten työn tehottomuutena, stressinä, pitkinä työpäivinä ja työhyvinvoinnin laskuna, joillakin jopa sairauspoissaoloina. Tietotekniikan liiton, Cap Geminin ja Ernst & Youngin tutkimuksen mukaan työntekijältä menee kolme tuntia viikossa tietoteknisten ongelmien selvittämiseen. Se on lähes 10 % työajasta. Työntekijällä voi olla suuri pelko siitä, että hänen vuosikausien ajan hartaasti rakentamansa valta työyhteisössä katoaa, jos hänen tietämättömyytensä nykyisistä välineistä paljastuu. Kuinka noloa onkaan huomata, että aika on ajanut oman tietämyksen edelle. Tai jos muut huomaavat sen, vielä nolompaa! Työntekijän erikoisasiantuntemus ja parin päivän hikinen työ käykin turhaksi. Excelin pivot tuottaa kuukausiraportin käden käänteessä parilla hiiren heilautuksella. Tai firman sisäinen puhelinluettelo, jota työntekijä on rakkaudella ylläpitänyt levyn kulmalla, hautautuu tehokkaampien välineiden tieltä. Mureneeko työntekijän valta? Työntekijä pelkää, muuttuuko hänen työnsä turhaksi, kun uudet ja tehokkaat työmenetelmät jyräävät. Hän pelkää roikkumista kellokorttikoneen kyljessä niin aamu- kuin iltaseitsemältä. Aikaisin sisään ja myöhään ulos. Näin hän tekee itsensä tarpeelliseksi, ainakin jos mittarina on työtunnit. Kun otat käyttöön nykyaikaisia ja tehokkaita työmenetelmiä, huolehdi myös henkilöstön koulutuksesta. Se on paras keino poistaa työntekijän osaamattomuuden ja tarpeettomuuden pelko. Uudet taidot tuovat myös lisämotivaatiota työhön. Työntekijäsi vääntääkin kuukausiraportin pivotin avulla ja käyttää säästyneen ajan muuhun tuottavaan työhön. Joskus hän voi lähteä jopa ajoissa kotiin. Kaikki voittavat. Pelit ja vehkeet eivät paljon auta, jos työntekijäsi eivät osaa eivätkä halua niitä käyttää. Poista pelot kouluttamalla.

30 28 Ulkoasiainministeriö kesytti kiireen Sovelto järjesti ulkoasiainministeriössä vuonna 2011 ajankäyttökoulutusta osana ministeriön omaa Johtamisfoorumia. Koulutusten taustalla oli huoli työntekijöiden jaksamisesta. Osalla virkamiehistä oli kertynyt muhkeita liukumasaldojen ylityksiä. Erityisenä painopisteenä oli oikean ajankäytön suunnittelu ja itsensä johtaminen, mikä taas johtaa oman työn kehittämiseen. Näin tärkeille asioille löytyy paremmin aikaa. Koulutuksessa käsiteltiin myös Outlookia ajanhallinnan välineenä. Koulutukseen osallistuneet ministeriön virkamiehet arvioivat koulutuksessa opittujen tehokkaampien työtapojen säästävän keskimäärin 85 minuuttia työaikaa viikoittain. Vuositasolla tämä vastaa yli kahdeksan kokonaisen työpäivän ajansäästöä per henkilö. Ongelmana ei ole aika vaan se, miten sitä hallitsee omalla ajattelulla ja ajankäytöllä. Suurin hyöty oli saada tukea omalle työskentelylle ja käytännön vinkkejä ajan hallinnasta. Paras ohje oli tehdä 20 % tehtävistä perusteellisesti hyvin ja loput riittävän hyvin. Aikapaineessa tämä on oiva vinkki siitä, mihin kannattaa panostaa. Hihoihin tarttuvat muistilaput ovat vaihtuneet sähköisten kalenteritoimintojen käyttöön, joissa muistutukset ja tehtävien vaiheen seuranta ja tehtytoiminto. Sähköpostiohjelman perustoiminnot, kuten kalenteri- ja tehtävätoiminnot ovat nyt tehokkaammassa käytössä. Etukäteissuunnittelu ryhdittää työtehtävät ja helpottaa ryhtymistä, kun tehtävälle on varattu tietty aika. Pyrin delegoimaan enemmän ja selvemmin. Koetan luopua siitä, että lykkään asioiden aloittamista.

31 29 Aloita uusi luopumalla vanhasta Anne Tarkiainen Luopuminen on kiusallista ja tylsää. Uuden miettiminen on dynaamista, helposti mitattavaa ja usein myös hauskaa. Luopuminen on nopeampi ja tehokkaampi tapa päästä kiinni uuteen. Johtajana ykkösasiasi on, että päämäärät ja tavoitteet ovat kirkkaiksi sanallistettuja. Muuten et voi niitä johtaakaan. Yhtä tärkeää on, että konkreettiset pelisäännöt, työmenetelmät ja mittarit tukevat näitä tavoitteita. Uudistat niitä tehokkaasti ja yksinkertaisesti, kun luovut vanhoista. Työt jakautuvat seuraavasti: 1. Asiat, joita olet tehnyt ennen ja teet jatkossakin. 2. Asiat, joita teet jatkossa, mutta joita et ole tehnyt ennen. 3. Asiat, joita et enää jatkossa tee. Näistä kolmesta viimeinen eli luopuminen on vaikeinta, mutta yritykset kiinnittävät siihen usein liian vähän huomiota. Luopuminen on kiusallista ja tylsää kun taas uuden miettiminen dynaamisempaa, helpommin mitattavaa ja usein myös hauskempaa. Jotta voit luopua vanhoista tavoista, sinun on käytävä läpi epämääräiset asiat, järjesteltävä ne ja tehtävä päätöksiä riittämättömän tiedon varassa. Luokittelun vaikeus on hyvä tunnusmerkki sille epämääräisten töiden joukolle, joista luopumispäätökset kannattaa aloittaa, kun suunnittelet uusia työtapoja yrityksellesi.

32 30 Työtapojen uudistaminen edellyttää ensi vaiheessa nykyisten analysointia Esimerkiksi Sovelton tulos- ja tavoitekeskusteluissa esimies keskustelee säännöllisesti kunkin alaisensa kanssa tämän ajankäytöstä. Työntekijä arvioi nykyisen tekemisen määrää suhteessa muihin työtehtäviinsä ja kokonaistyöaikaansa. Esimies ja alainen pilkkovat toimenkuvan otsikkotasolle ja avaavat otsikot riittävän moneen alakokonaisuuteen. Sen jälkeen he miettivät yhdessä, vastaako ajankäyttö tulevan kauden tavoitteita. Sitten he sopivat uusista painotuksista. Muutosjohtamisessa et voi jättää tätä jumppaa väliin.

33 31 Olet varmasti muuttanut? Ja kohdannut muuton loppuvaiheessa sellaisen tilanteen, että ajatuksissasi vanhassa asunnossasi on jäljellä tavaraa vielä noin yhden henkilöautollisen verran. Nopea juttu! Kun pääset paikalle, huomaat, että epämääräistä tavaraa onkin jäljellä jokaisessa huoneessa. Ne eivät kuulu selkeästi mihinkään aiemmin kuljettamiesi tavaroiden joukkoon. Osasta tavaroita on aikakin ajanut ohi, mutta niihin liittyy tunneside. Jos lastaisit kaiken henkilöautoon, saisit ajaa väliä useaan kertaan, sillä yhteen autolliseen ne eivät mahtuisi. Alunperin tavarat jäivät todennäköisesti jäljelle siksi, että niitä oli vaikeampi luokitella, ne olivat vanhentuneita tai niiden käyttötarkoitus on ollut merkityksellisempi jollekin toiselle kuin sinulle itsellesi. Kalenteri- ja tehtävälista-analyysi kannattaa tehdä yhdessä esimiehen kanssa. Jos siihen ei ole mahdollisuutta, voit tehdä analysoinnin myös itsellesi esimerkiksi kvartaaleittain, puolivuosittain tai vähintään kerran vuodessa ja kysyä seuraavaa: Mitkä olivat viime vuoden tavoitteeni? Millä tavoin tärkeimmät tavoitteeni näkyivät ajankäytössäni? Kuinka paljon sovituista asioista saavutin ja vastasiko ajankäyttöni saavutettua tulosta? Mikä on useimmin toistuva merkintä kalenterissani? Onko se tarkoituksenmukainen? Mitkä olivat edellisen vuoden yllättävimmät aikavarkaat? Miksi? Olisinko voinut nähdä ne jo ennalta? Mitä jätän taakseni? Mitä uutta tilalle? Tukeeko uusi tekeminen organisaationi tavoitteita? Kun luovut merkittävästä määrästä turhaa työtä, jossakin kohden kirpaisee tai jopa sattuu. Luopumisen tuska kannattaa työyhteisössä hyväksyä sosiaalisesti kelvoksi puheenaiheeksi. Lopeta vatkaaminen kuitenkin ajoissa. Uudet työvälineet synnyttävät automaattisesti kiinnostuksen uusia työtapoja kohtaan ja toimivat luontevina ajankohtina organisaatiosi ryhtiliikkeille. Organisaation ja sinunkin täytyy uudistua säännöllisesti. Tehokkain tapa aloittaa uusi on luopua vanhasta.

34 32 Toimivassa järjestelmässä työntekijä voi itse päivittää tiettyjä itseensä liittyviä profiilitietoja. Muita käyttäjiä voivat kiinnostaa esimerkiksi kollegan taidot, aiheet joista häneltä saa kysyä ja projektit, joissa hän on ollut aiemmin mukana. Työntekijä syöttää nämä tiedot järjestelmään tageina eli tunnisteina, jotka ovat käytännössä osaamista kuvaavia avainsanoja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi C#- ohjelmointi, ranskan kieli, esiintyminen, konetekniikka ja myyntireskontra. Asiakasneuvoja voi puhelun aikana kirjoittaa pikaviestisovelluksen tai intranetin hakukenttään avainsanoja, jotka hän poimii asiakkaan puheesta. Asiakasneuvoja löytää muutamassa sekunnissa avainsanoja käyttäjäprofiiliinsa lisänneet henkilöt ja näkee, ovatko he tavoitettavissa.

35 33 Osaaja hukkuu organisaatiokaavioon Petteri Sjöholm Osaako insinööri muutakin kuin laskea? Osaako myyntitykki muutakin kuin myydä? Kyllä varmasti. Yrityksessäsi uinuu osaamista, josta olisi hyötyä kaikille. Pidä huolta, että osaajat löytyvät. Tyypillisesti työtehtävä ja nimike kertoo, mitä työntekijä osaa. Oletat varmasti, että vastaanottovirkailija osaa vastata puhelimeen ja neuvoa asiakkaita, myyjä myydä ja projekti-insinööri vastata projektin sujuvuudesta. Tiedätkö mitä nämä erilaisilla nimikkeillä työtään tekevät ihmiset oikeasti osaavat? Tiedätkö mikä heidän osaamisessaan voisi hyödyttää yritystänne toimimaan tehokkaammin? Luultavasti heillä itsellään on asiasta jonkinlainen käsitys, mutta tuovatko he sitä esiin? Tuskin kukaan todellisuudessa osaa vain sitä, mitä työsopimukseen on kirjattu. Yrityksessäsi on valtava määrä potentiaalista osaamista, joka vain on piilossa. Nykytekniikka mahdollistaa kommunikoinnin helposti ja nopeasti sijainnista ja vuorokauden ajasta riippumatta. Sähköposti kulkee, puhelut tulevat suoraan taskuusi ja voit olla omalta tietokoneeltasi videoyhteydessä vaikka toiselle puolelle maailmaa. Pelit ja vehkeet ovat parempia kuin koskaan. Siitä huolimatta monet yritykset eivät uudista yrityksen sisäisiä palveluja parhaaseen malliin. Ota kaikki työntekijöidesi osaaminen hyötykäyttöön. Pikaviestijärjestelmä yhdistettynä yrityksen intranetin hakupalveluun auttaa löytämään osaajat piiloistaan. Titteli kertoo vain työtehtävästä, ei osaamisesta. Valjasta tekniikka löytämään todelliset osaajat.

36 34 Palaveri alkaa ennen palaveria Jukka Vuola Hienoinkaan tekniikka ei pelasta palaveria lusmuilevilta osallistujilta. Vaikka osallistuisit etänä, ole silti läsnä. Ota vartti valmistautumiseen ennen palaveria, älä sen aikana. Oletko kyllästynyt tehottomiin palavereihin? Osallistujat tulevat myöhässä ja puuhailevat omiaan. Kukaan ei tiedä, mikä on palaverin tarkoitus tai kuka sitä johtaa. Ja yksi säätää tekniikkaa kuntoon ne ensimmäiset 15 minuuttia.

37 35 Seuraavat seitsemän ohjetta saavat palaverin sujumaan. Noudata näitä ja vaadi samaa muilta: 1. Valmistaudu ja tee oma osuutesi etukäteen. 2. Perehdy tekniikkaan ennakolta osallistut sitten etäyhteydellä tai paikan päällä. 3. Saavu ajoissa ja noudata palaverin aikataulua. 4. Selvitä, kuka johtaa palaveria. Etenkin, jos se olet sinä itse. 5. Ole selvillä siitä, mihin palaverissa pyritään. 6. Puhu vain asiaa. Siten voit edellyttää samaa muiltakin. 7. Palaverin jälkeen: merkitse, mitä jäi omaksi tehtäväksesi ja mikä on tehtäväsi aikataulu Kohta kaksi tekniikka on nykyisin helppo hoitaa kuntoon keskitetyillä ratkaisuilla, eikä sen pitäisi olla yksittäisen palaverin järjestäjän tai osallistujan huolena. Tekniikan on oltava niin helppokäyttöistä, ettei palaverin pääasia hautaudu sen alle. Tekniikan osuus korostuu, jos palaverissa on etäosallistujia. He tarvitsevat näkymän esitettävään materiaaliin ja vaivattoman keskustelu- ja näköyhteyden muihin osallistujiin. Toimivia ratkaisuja on useita. Valitse niistä omalle organisaatiollesi sopivin ja kustannustehokkain vaihtoehto. Laske kustannuksiin järjestelmän hankintahinta, huolto- ja ylläpitokulut, käytettävyys sekä käyttäjien koulutus järjestelmän käyttöön. Hankintahinnaltaan halpa tulee käytännössä kalliiksi, jos tekniikkaa on vaikea käyttää tai henkilöstöä ei perehdytetä. Yrityksesi maksaa kulut kuitenkin, vaikkakin eri budjetista: Palavereissa kuluu aikaa, kun tekniikka aiheuttaa sähläystä ja kaikki odottavat. Matka- ja aikakulut juoksevat, kun etäosallistuminen ei ole mahdollista tai se on liian hankalaa käytettäväksi. Eniten tekniikkaongelmat vaikuttavat kuitenkin palaverien sujuvuuteen ja jäntevyyteen. Alkusähläys turhauttaa ajoissa paikalle tulleita osallistujia ja vahvistaa välinpitämätöntä ilmapiiriä. Tekniikka ohjaa toimintaa eikä päivävastoin. Osaamattomuus tulee kalliiksi. Älä syyttele tekniikkaa, jos palaveri ei suju. Sen täytyy olla kunnossa, mutta mikään ei korvaa omaa panostasi ja läsnäoloasi.