KIINTEISTÖNHOITOSOPIMUKSEN ULKOALUEIDEN HOITO -TEHTÄVÄOSAN LAADINTA

Transkriptio

1 KH ohjetiedosto kesäkuu (8) KIINTEISTÖNHOITOSOPIMUKSEN ULKOALUEIDEN HOITO -TEHTÄVÄOSAN LAADINTA Kiinteistönhoitosopimus Perusosa Tehtäväosat Ulkoalueiden hoito Laatutaso Tuotekuvaus Tehtäväluettelo Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus EJS/1/kesäkuu 1994/3000/RP/Rakennustieto Oy Rakennustietosäätiö 1994 Tässä KH-ohjekortissa on esitetty, miten asuintaloyhtiö tilaajana ja kiinteistönhoitoyritys toimeksisaajana laativat kiinteistönhoitosopimuksen uskoalueiden hoidon tehtäväosasta käyttäen hyväksi KIMI-tutkimuksessa kehitettyjä lomakkeita. Ohjeen on laatinut Suomen Kiinteistöliitto ry. SISÄLTÖ 1 YLEISTÄ 2 ULKOALUEIDEN HOITO -TEHTÄVÄOSAN KOHTEET 3 TUOTEKUVAUKSET JA TEHTÄVÄLUETTELOT 4 TARJOUSPYYNTÖ, TARJOUS JA SOPIMUS 4.1 Ulkoalueiden hoidon tarjouspyyntö 4.2 Ulkoalueiden hoidon tarjous 4.3 Ulkoalueiden hoidon tehtäväosa Ulkoalueiden puhtaanapidon Kevät- ja syyssiivouksen Käyttönurmikon ja niittynurmikon Koristenurmikon Talviaikaisten kulkureittien ja piha-alueiden Talviaikaisten paikoitusalueiden KIRJALLISUUTTA LIITTEET 1 Ulkoalueiden hoidon tehtäväluettelo 2 Tarjouspyyntö 3 Tehtäväosa 4 Ulkoalueiden puhtaanapito 5 Kevät- ja syyssiivous 6 Käyttönurmikko, niittynurmikko 7 Koristenurmikko 8 Talviaikaiset kulkureitit ja pihaalueet 9 Talviaikaiset paikoitusalueet 1 YLEISTÄ Kiinteistönhoitosopimus on toimeksisaajan, kiinteistönhoitoyrityksen ja tilaajan, asuintaloyhtiön välillä tehty sopimus, joka käsittää perusosan ja tehtäväosan. Perusosassa sovitaan ne tehtäväosat, jotta tilaaja ostaa toimeksisaajalta. Perusosassa sovitaan mm. sopimuksen voimassaoloajasta, erimielisyyksien ratkaisemisesta ja asiakirjojen pätevyysjärjestyksestä sekä käytettävistä sopimusehdoista ja niihin tehtävistä täsmennyksistä. Tehtäväosa on puolestaan sopimuksen osa, jossa sovitaan ja määritellään mm. hoidettavat tehtävät ja niiden toimitusojat, hoidon taso, sopimushinnat, hinnantarkistusmenettely, maksuehdot ja ko. tehtäväosan voimassaolo ja irtisanomisaika. Sopimusten osana käytetään Kiinteistönhoitoalan yleisiä sopimusehtoja KH-YSE 1991, jotka on julkaistu ohjekorttina KH X ja jotka on myös painettu sopimuslomakkeen kääntöpuolelle. Kiinteistönhoitosopimusten laadintamenettelyä on selvitetty ohjekortissa KH X Kiinteistönhoitosopimuksen laatiminen. Ohjekortissa on esitetty myös Suomen Kiinteistönhoitoyhteisöt ry:n Hyvää kiinteistönpitotapaa koskevat ohjeet, joihin on syytä ainakin viitata sopimuksessa. Asunto-osakeyhtiöissä kiinteistönhoidon tarjouspyynnöistä ja sopimuksista päättää hallitus. Asuntoyhtiössä on tavallisesti hallituksen valitsema isännöitsijä, jonka tehtäviin kuuluu mm. näiden sopimusten valmistelu ja valvonta. 2 ULKOALUEIDEN HOITO -TEHTÄVÄOSAN KOHTEET Sopimuskohteen sijaintiosoitteen lisäksi sopimuksen tehtäväosassa luetellaan liitteet, joissa on määritelty kiinteään korvaukseen ja erilliskorvaukseen sisältyvät sopimuskohteet ja -tehtävät. Ulkoalueiden hoidon osalta kohteet ilmenevät täytetystä Kiinteistön perustietokortista KH 90014, tonttialueen kartasta tai erilliseltä kartoituslomakkeelta, johon on merkitty esim. roskaantuvien alueiden, kasvialueiden, päällystealueiden ja lumityöalueiden pinta-alat. 3 TUOTEKUVAUKSET JA TEHTÄVÄLUETTELOT Ulkoalueiden hoidon tehtäväosan sopimustehtäviä voidaan määritellä hyvinkin tarkasti liitteillä. Tehtäväosalomakkeella on vaihtoehtoina mainittu tehtävämäärittelyt, esim. tehtäväluettelot suunnitelmat, esim. ulkoalueiden hoitosuunnitelmat palvelu- ja laatutasokuvaukset, esim. tuotekuvaukset. KIMI-tutkimuksen pohjalta on laadittu useita ulkoalueiden hoidon tuotekuvauksia. Näitä on esitetty esimerkiksi kirjassa KIMI - Kiinteistötyön hallintajärjestelmä, 3 Kiinteistöjen ulkotyöt. Ulkoalueiden hoidon tuotekuvauksista on saatavana myös valmiita lomakkeita. 4 TARJOUSPYYNTÖ, TARJOUS JA SOPIMUS 4.1 Ulkoalueiden hoidon tarjouspyyntö Eri kiinteistönhoitotoimia varten on laadittu tarjouspyyntölomake, johon merkitään se hoitotoimi, josta tarjousta pyydetään. Perustiedot kiinteistöstä esitetään tarjouspyynnön liitteenä olevassa täytetyssä Kiinteistön perustietokortissa KH 90014, isännöitsijäntodistuksen tietoja yhtiöstä -osassa tai tarjouspyyntölomakkeen ao. kohdassa. Ulkoalueiden hoitotehtävistä merkitään ne, joita pyyntö koskee. Liitteet-kohdassa luetellaan kartat hoidettavista alueista sekä ne - ja tehtävämäärittelyt, jotta ovat tarjouspyynnön mukana.

2 2 ohjetiedosto KH Tarjouspyyntöihin liitetään mahdollisimman täydelliset tuotekuvaukset. Näiden pohjalta tarjouksen tekijä tietää, millaisia tuotteita tarjouksen pyytäjä haluaa ulkoalueilla syntyvän. Tarjouspyyntölomakkeen kohtaan Edellytykset tarjoukselle merkitään tarjouksen voimassaolon lisäksi tarjouksen jättöosoite, jättöaika, mahdolliset tarjouskuoreen tehtävät merkinnät sekä se, milloin ulkoalueiden hoito tulee aloittaa. Tarjouspyynnössä on hyvä pyytää tarjouksen yhteydessä tarjoajalta referenssit tehtäviä suorittamaan aiotuista vastuuhenkilöstä sekä tietoja referenssikohteista. Tarjouspyynnössä pyydetään myös tiedot tarjoajan käytettävissä olevista koneista ja kalustosta. Liitteissä 2 9 esitettyjä lomakkeita voidaan käyttää jo tarjouspyyntövaiheessa määriteltäessä tilaajan kannanottoja sopimusasioihin. Tämä helpottaa myös saatujen tarjousten vertailua ja sopimusten laadintaa. Lomakkeet on täytetty tarjouspyyntövaiheen tilanteen mukaisesti. 4.2 Ulkoalueiden hoidon tarjous Tarjoukseen tulee sisältyä kohdeluettelot tai vastaavat asiakirjat sekä kohteissa tapahtuvat työtehtävät joiden pohjalta selviää, miten toimeksisaaja aikoo ulkoalueiden hoitotehtävät suorittaa. Elleivät ne poikkea tarjouspyynnön liitteenä olleista tehtäväluetteloista tai tuotekuvauksista, riittää että niihin viitataan tarjouksessa. Tarjouksesta tulee ilmetä myös tiedot toimeksisaajan käytettävissä olevista koneista ja henkilöstöstä. Tarjoukseen yksilöidään kiinteä verollinen kuukausiveloitushinta ja mahdollisten erillisveloitusten verolliset yksikköhinnat sosiaalikuluineen. Samoin esitetään hankintarajat työvälineiden, koneiden, laitteiden aineiden ja tarvikkeiden osalta, mikäli ne eivät ilmene tarjouspyynnöstä. Tarjoukseen merkitään sopimuksen voimassaoloaika ja hinnantarkistusmenettely, mikäli ne eivät ilmene tarjouspyynnöstä. saalta tehtäväosaan voidaan sisällyttää muitakin kuin esimerkkiluettelossa olevia tehtäviä. Liitteenä 1 on esimerkki ulkoalueiden huollon tehtäväluettelosta, josta ilmenevät myös tavallisimmat työkohteet. Hankinnoista sovitaan rastittamalla taulukosta vaihtoehdot. Energian ja veden hankinnoista vastaa yleensä tilaaja KH-YSE 1991:n mukaisesti. Sen sijaan koneet ja laitteet ovat useimmiten toimeksisaajan vastuulla. Hankintavastuu voidaan myös siirtää toimeksisaajalle siten, että kustannuksista vastaa tilaaja. Sopimushinnat Sopimushinta maksetaan kiinteään korvaukseen sisältyvistä tehtävistä yleisimmin kerran kuukaudessa. Erillistehtävistä sovitaan liitteestä ilmenevät tehtäväkohtaiset kiinteät hinnat, tuntikorvausperusteet sosiaalikuluineen tai muu peruste. Samoin liitteellä sovitaan kiinteään veloitukseen kuulumattomista hankinnoista. Maksuehdot Maksuehdot sovitaan yleensä KH-YSE mukaisesti. Laskutus tapahtuu kuukausittain ja maksuaika on 14 vrk. Ellei toisin sovita, tilaaja on velvollinen maksamaan viivästysajalta viivästyskorkoa korkolain mukaisesti. Hinnantarkistusmenettely Hinnantarkistus tapahtuu KH-YSE mukaan tai siitä muuten sopien. Ensinmainittu edellyttää sitä, että tarkistusehdotus annetaan tilaajalle riittävän ajoissa, jotta tämä voisi kuukauden kuluessa ilmoittaa kantansa tarkistusesitykseen. Tehtäväosan voimassaolo Tehtäväosan voimassaololle on kolme vaihtoehtoa, joista yksi valitaan. Määräaikaisessa sopimuksessa ilmoitetaan sekä alkamis- että päättymispäivä. Määräaikaiseen, mutta jatkuvaan sopimukseen merkitään jatkokauden pituus ja irtisanomisaika. suuresti samankin tontin eri osissa, saati sitten eri tonteilla ja sillä on huomattava merkitys puhtaanapidon työmäärään. Tulostavoitteet sulan maan kautena Vaihtoehdoista rastitetaan halutut tulostavoitteet piha- ja paikoitusalueilla. Toimitusajankohtaan merkitään ne päivät ja kellonajat, jolloin ulkoalueiden ylläpitosiivous tapahtuu ja joiden suhteen em. tulostavoitteet on asetettu. Tulostavoitteet jäätyneen tai lumisen maan kautena Kohtaan kirjotaan talvikauden ylläpitosiivouksen tavoitteet. Tässä kohdassa eritellään sopimukseen sisältyvät kiinteään tai erillisveloitukseen kuuluvat lisäpalvelut. Näitä ovat mm. päällystealueiden painepesut. Tavoitearvopoikkeamat Kohtaan merkitään, kuinka usein enintään voidaan poiketa ylläpitosiivouksen tavoitteista kesä- tai talvikaudella. Poikkeamat ilmenevät tulosraporteista. Valitukset ja seurantaraportit Ottaessaan vastuun kiinteistön yleisten tilojen kunnosta toimeksisaajalla tulee olla raportointivelvollisuus tilaajalle esimerkiksi vähintään kerran vuodessa. Tätä varten on kehitetty malleja, joita on esitetty mm. kirjassa KIMI - kiinteistötyön hallintojärjestelmä, 3 Kiinteistöjen ulkotyöt Kevät- ja syyssiivouksen Liitteenä 5 on mallitäyttö kevät- ja syyssiivouksen tuotekuvauksesta. Sopimuskohteen kuvaus Kohdassa kuvataan rastein roskaantumisalttius tontilla. Rakennustietosäätiö Ulkoalueiden hoidon tehtäväosa Tehtäväosasopimus tehdään liitteen 3 mukaiselle lomakkeelle. Toimeksisaajan säännöllinen työaika kirjataan tehtäväosaan, koska tehtävät hoidetaan sen aikana, ellei muuta ole liitteissä sovittu. Toimiston aukioloaikana tulee tilaajan voida toimittaa asiansa toimeksisaajan kanssa vähintään viestien välityksellä. Mikäli toimeksisaajalla on alihankkijoita, tulee ainakin tärkeimmät ilmoittaa tarjouksessa. Sopimustehtävät Kohtaan rastitetaan ja numeroidaan ne liitteet, joissa on tarkemmin määritelty kiinteään korvaukseen sisältyvät tehtävät ja erikseen korvattavat erillistehtävät. On huomattava, että kaikki ulkoalueiden tehtäväluetteloesimerkissä olevat tehtävät eivät välttämättä sisälly nimenomaan ulkoalueiden hoidon tehtäväosaan. Toi Ulkoalueiden puhtaanapidon Tuotekuvaukset edustavat kiinteistönhoidon tuotteiden suunniteltua muotoa. Niiden pitää olla siinä määrin yksiselitteisiä, että niitä voidaan käyttää kiinteistönhoidon tarjouspyyntövaiheessa. Laaditut lomakkeet on pyritty tekemään sellaisiksi, että tilaaja voi niillä selvittää tarpeensa riittävän tarkasti. Tarjouspyynnön liitteiksi tuleviin lomakkeisiin merkitään halutut tuoteominaisuudet ja tarpeettomat jätetään täyttämättä tai yliviivataan. Liitteenä 4 on mallitäyttö ulkoalueiden puhtaanapidon lomakkeesta, joka soveltuu parhaiten lähiötyyppiseen asuintaloyhtiöön. Roskaantumisaste Roskaantumisaste kuvaa ulkoalueiden roskaantumisalttiutta. Tämä vaihtelee Tulostevoineet Rastitetaan tulostavoitteet ilmoitetun kevät- ja syyssiivouksen jälkeen. Tässä kohdassa rastitetaan ne sopimukseen sisältyvät lisäpalvelut, jotka tehdään kevät- ja syyssiivousten yhteydessä. Ne voivat sisältyä kiinteään sopimushintaan tai ne veloitetaan erikseen tilattaessa Käyttönurmikon ja niittynurmikon Liitteenä 6 on mallitäyttö käyttönurmikon ja niittynurmikon tuotekuvauksesta. Sopimuskohteen kuvaus Lomaketta voi käyttää myös niittynurmikon tuotekuvaukseen, joskin rastitettavat kohdat koskevat käyttönurmikkoa.

3 3 ohjetiedosto KH Rakennustietosäätiö 1994 Tulostavoitteet Vaihtoehdoista yliviivataan tarpeeton ja merkitään tavoiteltava ruohon pituus. Kohdassa rastitetaan sopimukseen sisältyvät lisäpalvelut. Ne voivat sisältyä sopimushintaan tai ne veloitetaan erikseen tilattaessa. Todettakoon, että käyttönurmikko ei aina pysy yleistavoitteen mukaisessa siistissä ja käyttökelpoisessa kunnossa ilman lisäpalveluja Koristenurmikon Liitteenä 7 on mallitäyttö koristenurmikon tuotekuvauksesta. Sopimuskohteen kuvaus Käyttönurmikon tavoin rastitetaan nurmikon kasvilajit ja kuvataan kasvualustan paksuus ja rakenne. Tulostavoitteet Kohdassa todetaan ruohon pituuden vaihteluväli sekä leikkuuosan enimmäispituus. Muut esitetyt tavoitteet tulee saavuttaa, jotta voitaisiin puhua koristenurmikosta. Kohdassa rastitetaan sopimukseen sisältyvät lisäpalvelut. Ne voivat sisältyä sopimushintaan tai ne veloitetaan erikseen tilattaessa Talviaikaisten kulkureittien ja piha-alueiden Liitteenä 8 on mallitäyttö talviaikaisten kulkureittien ja piha-alueiden tuotekuvauksesta. Sopimuskohteen kuvaus Merkitään mm. se, onko alueella liikeym. toimintaa tiettynä aikana, joka vaikuttaa lumitöiden ajoitukseen. Samoin todetaan normaalia enemmän hiekoitusta vaativat alueet. Tulostavoitteet Lumen poiston ja hiekoituksen tavoitteet asetetaan työpäiville ja viikonlopuille alueittain. Tavoitearvot määräytyvät sentteinä ja viimeisimpinä toimitusaikoina. Kohdassa rastitetaan sopimukseen sisältyvät lisäpalvelut. Ne voivat sisältyä sopimushintaan tai ne veloitetaan erikseen tilattaessa. Huomautukset Kohtaan merkitään, mihin kellonaikaan lumityöt voidaan aikaisintaan aloittaan sekä mihin mennessä reklamaatiot työstä aiheutuneista vahingoista on ilmoitettava toimeksisaajalle Talviaikaisten paikoitusalueiden Liitteenä 9 on mallitäyttö talviaikaisten paikoitusalueiden tuotekuvauksesta. Tulostavoitteet Kohdassa todetaan, milloin viimeistään irtolumi on poistettu vapaina olevista paikoitusruuduista. Tähän merkitään, miten toimeksisaaja hoitaa lumen paikalliset siirrot tai kuljetuksen kaatopaikoille. Ne voivat sisältyä sopimushintaan tai ne veloitetaan erikseen tilattaessa. Huomautukset Kohtaan merkitään, mihin kellonaikaan lumityöt voidaan aikaisintaan aloittaa, sekä mihin mennessä reklamaatiot työstä aiheutuneista vahingoista on ilmoitettava toimeksisaajalle. KIRJALLISUUTTA 1 RETKY Kiinteistönhoitosopimusmallit. Käsikirja kiinteistönhoitosopimusten laatimista varten. VTT Rakennuslaboratorio. Helsinki s. 2 KH X Kiinteistönhoitoalan yleiset sopimusehdot KH-YSE Rakennustietosäätiö. Helsinki KH X Kiinteistönhoitosopimuksen laatimisen. Rakennustietosäätiö. Helsinki s. 4 KH X Isännöintisopimuksen laadinta. Rakennustietosäätiö. Helsinki s. 5 KH X Kiinteistön perustietokortin täyttöohjeet. Rakennustietosäätiö. Helsinki KH Laitteiden ja järjestelmien huollon suunnittelu. Rakennustietosäätiö. Helsinki s. 7 KH Asuinkerrostalon hoito- ja huoltosuunnitelma. Rakennustietosäätiö. Helsinki s. 8 KH Kiinteistön laitteiden ja järjestelmien tavoitteellinen käyttö ja huolto. Rakennustietosäätiö. Helsinki s. 9 Kiinteistöalan työehtosopimus ajanjaksolle Kiinteistötyöntekijöin Liitto r.y., Suomen Kiinteistöliitto r.y.. Kiinteistöalan Kustannus Oy - REP Ltd. Helsinki s. 10 Talonmiehen työtä ja siivousta koskeva työehtosopimus ajanjaksolle Kiinteistöntyöntekijäin Liitto r.y., Suomen Kiinteistöliitto r.y. Kiinteistöalan Kustannus Oy - REP Ltd. Helsinki s. 11 KIMI-Kiinteistötyön hallintajärjestelmä 1, Yleiset periaatteet. Jukka Voijola, Suomen Kiinteistöliitto ry. Helsinki s. 12 KIMI-Kiinteistötyön hallintajärjestelmä 2, Tekniset työt. Jukka Voijola, Suomen Kiinteistöliitto ry. Helsinki s. 13 KIMI-Kiinteistötyön hallintajärjestelmä 3, Kiinteistöjen ulkotyöt. Jukka Voijola, Suomen Kiinteistöliitto ry. Helsinki s. 14 KIMI-Kiinteistötyön hallintajärjestelmä 4, KIMI-sanasto. Jukka Voijola, Ympäristöministeriö, Tekniikan Sanastokeskus, Suomen Kiinteistöliitto ry. Helsinki s. 15 Kiinteistönhoidon sopimuslomakkeita Kiinteistöalan Kustannus Oy-RKP Ltd. Helsinki Tarjouspyyntö kiinteistönhoidosta 445 Kiinteistönhoitosopimus, perusosa 446 Kiinteistönhoitosopimus, tehtäväosa 451 Ulkoalueiden puhtaanapito 452 Kevät- ja syyssiivous 453 Käyttönurmikko / Niittynurmikko 454 Koristenurmikko 455 Talviaikaiset kulkureitit ja pihaalueet 456 Talviaikaiset paikoitusalueet

4 4 ohjetiedosto KH LIITE 1 ULKOALUEIDEN HOIDON TYÖTEHTÄVÄLUETTELO PÄÄLLYSTETYÖT JA PUHTAANAPITO Kiintopäällystealueet yleensä hiekan poisto pölyn poisto tahrojen poisto kulttuuriroskien poisto luonnonroskien poisto Asfalttialueet reikien paikkaus halkeamien paikkaus Laatta- tai mukulakivialueet rikkaruohojen poisto laatoituksen tasaus Hiekka-alueet rikkoaruohojen poisto lanaus reunaus roskien poisto Hiekkatiet paikkaus, lanaus, pintaus pölynsidonta Jäteasemat siivous LUMITYÖT Kulkuväylät liukkauden torjunta polanteen tasaus Asfalttipiha-alue liukkauden torjunta kinoksien poisto polanteen tasaus lumivallien madallus sulavesien poisjohto sadevesikaivojen aukaisu Asfalttipysäköintialue liukkauden torjunta polanteen poisto lumivallien madallus Katto lumilippojen pudotus jääpuikkojen poisto varoituspukkien pystytys ja poisto Tamppausparveke Lumiläjitykset lumen siirto lumen kuormaus ja kuljetus KASVITYÖT Istutusalueet kesäkukkien istutus, multaus, muokkaus kastelu istutusten rikkaruohojen kitkentä lannoitus reunaus jälkisiivous roskien poisto Nurmikot paikkaus kastelu peruslannoitus, ylläpitolannoitus ilmastus leikkaus viimeistely leikkausjätteiden poisto kulttuuri- ja luonnonroskien poisto Pensaat, pensasaidat korvaustaimien istutus, kastelu puhdistus nuorennusleikkaus alasleikkaus rikkaruohojen kitkentä kasvinsuojelu talvisuojaus ja suojauksen poisto Rakennustietosäätiö 1994 Pensasaidat muotoleikkaus Perennat rikkaruohojen poisto hoitoleikkaus kastelu talvisuojaus ja suojauksen poisto

5 Rakennustietosäätiö ohjetiedosto KH

6 Rakennustietosäätiö ohjetiedosto KH

7 Rakennustietosäätiö ohjetiedosto KH

8 Rakennustietosäätiö ohjetiedosto KH