PERUSTOIMINTOKUVAUS ESIMERKIKSI NÄIN

Transkriptio

1 PERUSTOIMINTOKUVAUS ESIMERKIKSI NÄIN? Hahmotelmaa siitä, miltä perustoimintokuvaus voisi näyttää CASE: X:n seurakunnan musiikkityö Espoon seurakuntayhtymä Operatiivisen suunnittelun kehittäminen Mauri Vihko Suunnittelija

2 TAUSTAA Espoon seurakuntien operatiivisen suunnittelun kehittämiseen osallistuvien avainhenkilöiden kanssa sovittiin syyskuun alussa, että kesään 2003 mennessä prosessissa on tavoitteena, että kullakin seurakunnalla on ajantasaistettu ja hyvin dokumentoitu suunnitteluohjeistus kullakin työalalla / srkalueella on tuotettu ns. perustoimintokuvaus Syksyn 2002 kuluessa kirkkoherrat ja avainhenkilöt pohtivat kussakin seurakunnassa miten prosessi seurakunnassa toteutetaan mitä suunnitteluohjeistus ja perustoimintokuvaukset voisivat olla Timo Totro ja Mauri Vihko osallistuvat syksyn pohdintoihin konsultteina. Tämä asiakirja on osa tätä pohdintaa, puheenvuoro yhteisessä keskustelussa. Velskolassa pidetyssä intensiivijaksossa todettiin, että ns. Perustoimintokuvauksen pitäisi vastata seuraaviin kysymyksiin: Perustehtävä? Mikä on tämän ryhmän tehtävä. Kenelle ja kenen kanssa? Asiakkaat ja sidosryhmät Sisäinen asiakkuus Mitä tehdään? Keskeiset toiminnot, niiden määrät ja määrälliset Tavoitteet Kuka tekee? Resurssit Työnjako Miten tehdään? Laatu Milloin ja miten arvioidaan? Sisäinen arviointi Ulkoinen arviointi Asiakas ja sidosryhmäpalaute: Keiltä, mitä, milloin Tässä asiakirjassa esitetään yksi hahmotelma siitä, mitä perustoimintokuvaus voisi olla. Esimerkkinä on kuvitteellisen espoolaisen srk:n musiikkityö. Seurakunnassa on n jäsentä. HUOM! Monen asian, varsinkin kysmyksen Miten tehdään kohdalla saatetaan tarvita tarkempaa kuvausta. Kaikkea ei kannata kuitenkaan sisällyttää perustoimintokuvaukseen, vaan asioista voi olla myös muita dokumentteja, joihin ptk:ssa voidaan viitata. Tässä hahmotelmassa on muutama esimerkki tällaisesta viittauksesta. Esimeriksi kehityskeskusteluiden kohdalla on viittaus kehityskeskustelulomakkeeseen. Lomake voi sitten sisältää erinäisiä ohjeita kehityskeskusteluista (kuka, miten, milloin, miksi jne.) Mistä kaikesta tarvitaan viiteaineistoa? Se on kunkin srk:n ja kunkin työalan pohdittava. 2

3 X:n SRK:n MUSIIKKITYÖN PERUSTOIMINTOKUVAUS 1. MUSIIKKITYÖN TEHTÄVÄ Musiikkityön tehtävänä on vastata messujen, Espoon seurakuntien kirkoissa ja kappeleissa tapahtuvien oman seurakunnan jäsenten kirkollisten toimitusten sekä erikseen sovittavien tilaisuuksien musiikista vastata seurakunnan musiikkikasvatuksesta 2. MUSIIKKITYÖN ASIAKAS Musiikkityön asiakas on jokainen joka osallistuu messuun, kirkolliseen toimitukseen tai muuhun seurakunnan tilaisuuteen, jossa on musiikkityön tuottamaa musiikkia joka osallistuu johonkin seurakunnan musiikkikasvatustoimintaan 3. MUSIIKKITYÖN SIDOSRYHMÄT Sisäiset sidosryhmät Jumalanpalvelus ja musiikkityön johtokunta Kaikki työmuodot, jotka osallistuvat messujen ja jumalanpalvelusten suunnitteluun ja toteuttamiseen. Musiikkikasvatustehtävään liittyen musiikkityön merkittäviä sidosryhmiä ovat rippikoulu ja koulu sekä lapsityö. Konserttitoimintaan liittyen seurakunnan tiedotus on musiikkityön merkittävä sidosryhmä. Ulkoiset sidosryhmät Konsertoivat ja esiintyvät muusikot ja musiikkiryhmät Paikallinen musiikkiopisto Koulujen ja päiväkotien musiikista vastaavat henkilöt Espoon muiden seurakuntien kanttorit sekä seurakuntayhtymän musiikkisihteeri 3

4 4. MUSIIKKITYÖN TOIMINNOT ja NIIDEN TALOUDELLISET RESURSSIT 4.1. MESSUT JA MUU JUMALANPALVELUSTOIMINTA Musiikkityö vastaa messujen, erikseen sovittavien muiden jumalanpalvelusten ja Espoon seurakuntien kirkoissa ja kappeleissa tapahtuvien oman seurakunnan jäsenten kirkollisten toimitusten musiikista. Em. tilaisuuksien vuotuiset määrät ja osallistujaluvut on esitetty seuraavassa: Tapahtuma Määrä / v Osallistujia / v Messuja pääkirkossa* Messuja sivukappelissa Keskiviikon arkiehtoollinen Sunnuntain iltakirkot Muut jumalanpalvelukset* Hautaan siunaamiset, joissa kanttori mukana Avioliittoon vihkimiset, joissa kanttori mukana Muut tilaisuudet, joissa kanttori vastaa musiikista (esim. virsi illat) YHTEENSÄ * Luvuista puuttuvat konfirmaatiomessut ja koululaiskirkot, joiden määrät on esitetty musiikkikasvatuksen (luku 4.2.) yhteydessä. Tavoitteena on, että sunnuntain päämessussa on syys toukokuun välisenä kautena aina jokin avustava musiikkiryhmä tai yksittäinen esiintyjä. Useimmiten avustavana ryhmänä on jokin seurakunnan omista musiikkiryhmistä, joskus myös jonkun ulkopuolisen sidosryhmän musiikkiryhmä. Messuissa käytetään joskus myös ulkopuolisia ammattilaisavustajia, joiden palkkioita varten talousarvioon varataan vuosittain varat. 4

5 4.2 MUSIIKKIKASVATUS Musiikkiryhmät Ryhmä Osallistujia Harjoituksia (kokoontumisia) / vuosi 32 Esiintymisiä messussa / vuosi Kuulijoita em. mesmuissa yhteensä / v 400 Konsertteja + muita esiintymisiä omassa kkossa / vuosi 2 Kuulijoita em. konserteissa ja esiintymisissä yht. / v Muskari (2 ryhmää) Lapsikuoro Nuorisokuoro Kamarikuoro Kirkkokuoro Soitinyhtye YHTEENSÄ Koulutyö Koulu Musiikkiryhmien keskeisenä tehtävänä on oman seurakunnan messuissa avustaminen Musiikkiryhmät esiintyvät oman kirkon lisäksi vaihtelevasti myös muiden seurakuntien tilaisuuksissa. Ne tekevät myös konserttimatkoja muualle Suomeen ja ulkomaille. Konserttimatkoja varten varataan vuosittain erikseen määräraha kulloisenkin tilanteen mukaan. Musiikkiryhmät pitävät vuosittain erikseen sovittavan määrä harjoitusleirejä, joita varten talousarvioon varataan määrärahat. Musiikkiryhmille varataan talousarvioon määrärahat nuotteja ja esiintymisasuja varten. Virsitempaus osallistujia / vuosi Nuorten hengellisen mus. kons. Koulukirkko kertoja yhteensä / v Osallistujia em. koulukirkoissa yhteensä / v 5 ala astetta yläastetta lukiota YHTEENSÄ Yläasteiden hengellisen nuorisomusiikin konsertteja varten varataan talousarvioon vuotuinen määräraha. Rippikoulutyö Jokaisessa rippikoulussa kanttori on mukana vähintään kahtena päivänä. Rippikoulun kautta annettavaan musiikkikasvatukseen osallistuu vuosittain 300 nuorta. Lisäksi erillisiin konfirmaatiomessuihin osallistuu 10 x 300 henkeä = henkeä. Soitinresurssit Musiikkityöllä on käytössään kirkon urut, flyygeli ja kolme pianoa. Näiden huolto ja korjauskustannukset maksetaan kiinteistöpalvelujen kustannuspaikalta. Lisäksi musiikkityöllä on äänentoistolaitteet ja neljä akustista kitaraa ja musiikkileikkikoululla omat soittimensa. Musiikkityön talousarvioon varataan vuosittain määrärahat äänentoistolaitteiden, kitaroiden ja musiikkileikkikoulun soittimien huoltoon ja uusimiseen. 5

6 4.3. VIERAILIJAKONSERTIT JA MUUT ULKOPUOLISET ESIINTYJÄT Syys ja kevätkaudella järjestetään kullekin vuodelle erikseen sovittava määrä konsertteja. Osassa omien musiikkiryhmien konserteista saatetaan tarvita ulkopuolisia orkestereita, kapellimestareita ja solisteja. Näiden palkkioihin tulee vuosittain varautua sen mukaan, kuinka monta konserttia järjestetään ja kuinka paljon vierailevia muusikoita niissä tarvitaan. Omien musiikkiryhmien konserttien yleisötavoite on kirjattu edellä luvussa 4.2. Osa konserteista on myös kokonaan ulkopuolisten esiintyjien toteuttamia. Näistä konserteista osa on ns. harrasteryhmien tai muiden vapaaehtoisuuteen perustuvien ryhmien konsertteja. Näistä konserteista ei aiheudu seurakunnalle toimintamenoja. Musiikkityö järjestää myös konsertteja, joissa käytetään kokonaan ulkopuolisia ammattilaistaiteilijoita. Näiden konserttien määrä ja niiden tarvitsemat määrärahat päätetään erikseen vuosittain. Tavoitteena on, syys ja kevät kaudella on yhteensä vähintään viisi ulkopuolisten esiintyjäryhmien konserttia ja niissä yleisöä keskimäärin vähintään sata, yhteensä 500. Musiikkityö järjestää kesäisin konserttisarjan, jossa on kymmenen konserttia. Tavoitteena on, että näillä konserteilla on vuosittain yhteensä 700 kuulijaa. Konserteissa esiintyvien vierailevien muusikoiden palkkioihin varataan vuosittain määräraha MUSIIKKITYÖN MÄÄRÄLLISET TUNNUSLUVUT YHTEENSÄ Toiminto Osallistujia Eri messut yhteensä Kirkolliset toimitukset Muut jumalanpalvelukset Muut tilaisuudet, joissa kanttori vastaa musiikista Osallistujia seurakunnan omissa musiikkiryhmissä 116 Kuulijoita omien musiikkiryhmien konserteissa Kuulijoita vierailevien musiikkiryhmien konserteissa YHTEENSÄ

7 5. MUSIIKKITYÖN HENKILÖRESURSSIT JA TYÖNJAKO 5.1. VIRAT JA TYÖSUHTEET Musiikkityötä toteutetaan tiiminä, johon kuuluvat seuraavat virat ja työsuhteet: 1 kpl A kanttorin virkoja pl H 2 kpl B kanttorin virkoja pl H 1 kpl 50% musiikkisihteerin työsuhde 50% / pl H 1 kpl palkkiotoimisia musiikkileikkikoulun opettajia Kaikkien musiikkityössä toimivien palkat ovat talousarviossa ja kirjanpidossa musiikkityön kustannuspaikalla TYÖNJAKO A kanttori Johtaa musiikkityötä ja toimii tiimin esimiehenä Vastaa 1/3 osuudella messujen ja muiden jumalanpalvelusten sekä kirkollisten toimitusten musiikista Vastaa 1/4 osuudella rippikoulujen musiikkikasvatuksesta Vastaa pääsääntöisesti musiikkiin liittyvästä yhteistyöstä aikuistyön eri toimintojen kanssa Johtaa kamarikuoroa Vastaa konserttitoiminnan suunnittelusta ja yhteistyöstä ulkopuolisten maksullisten esiintyjäryhmien kanssa Vastaa urkujen huollosta B kanttori (1) Vastaa 1/3 osuudella messujen ja muiden jumalanpalvelusten sekä kirkollisten toimitusten musiikista Vastaa ½ osuudella rippikoulujen musiikkikasvatuksesta Vastaa pääsääntöisesti musiikkiin liittyvästä yhteistyöstä rippikoulu ja nuorisotyön sekä yläasteita ja lukiota koskevan koulutyön kanssa Vastaa yhteistyöstä musiikkiopiston kanssa Johtaa nuoriso ja kirkkokuoroja 7

8 B kanttori (2) Vastaa 1/3 osuudella messujen ja muiden jumalanpalvelusten sekä kirkollisten toimitusten musiikista Vastaa ¼ osuudella rippikoulujen musiikkikasvatuksesta Vastaa pääsääntöisesti musiikkiin liittyvästä yhteistyöstä lapsityön sekä alaasteille ja päiväkoteihin suunnatun toiminnan kanssa Johtaa lapsikuoroa ja soitinyhtyettä Vastaa flyygelin, cembalon ja pianojen huollosta Musiikkisihteeri Vastaa musiikkityön tarvitsemista sihteeripalveluista Toimii jumalanpalvelus ja musiikkityön johtokunnan sihteerinä Toimii musiikkityön tiimipalaverin sihteerinä Vastaa nuotistosta Vastaa musiikkityön tiedotuksesta ja yhteistyöstä tiedotuksen kanssa Musiikkileikkikoulun opettaja Vastaa musiikkileikkikoulutoiminnasta 8

9 6. MUSIIKKITYÖN TOIMINTATAVAT 6.1. MUSIIKKITYÖN TOIMINTA AJATUS Espoon seurakuntien toiminta ajatus: Toiminnan tarkoituksena on sytyttää ihmisten sydämissä usko ja rakkaus sekä luoda seurakuntalaisille edellytyksiä elää kristittyinä. X:n seurakunnan musiikkityö pyrkii osaltaan toteuttamaan em. toimintaajatusta tuottamalla hyvätasoista hengellistä musiikkia messuihin, kirkollisiin toimituksiin ja seurakunnan muihin tilaisuuksiin tarjoamalla kiinnostuneille mahdollisuuksia toimia seurakunnan eri musiikkiryhmissä järjestämällä korkeatasoisia kirkkomusiikkikonsertteja huolehtimalla rippikoulujen musiikkikasvatuksesta 6.2. TIIMIN SISÄINEN TOIMINTA Musiikkityön tiimi pitää tiimikokouksen joka kuukauden kolmantena keskiviikkona klo musiikkitoimistossa. Kokouksen esityslista on intranetissä ja jäsenet voivat kirjata asioita esityslistalle kokousta edeltävään päivään klo 12 mennessä. Kokouksen puheenjohtajana toimii A kanttori, sihteerinä musiikkisihteeri. Musiikkileikkikoulun opettajalla on oikeus, mutta ei velvollisuutta osallistua tiimin kokouksiin. Kanttoreiden jumalanpalvelus ja toimitusvuorot jaetaan kolme kertaa vuodessa tiimin kokouksissa (Elo, tammi ja huhtikuussa.) Alustava konserttikalenteri (sekä omien ryhmien että vierailevien esiintyjien osalta) tehdään toimintasuunnitelman laatimisen yhteydessä, jolloin päätetään myös mahdollisista kotimaahan tai ulkomaille suuntautuvista konserttimatkoista. Konserttikalenteri tarkentuu vuoden aikana kevään, kesän ja syksyn osalta. Rippikouluun liittyvät tehtävät jaetaan tiimin kokouksessa tammikuussa. Kullakin kanttorilla on pääsääntöinen vastuu yhteistyöstä jonkin ikäryhmän toimintojen kanssa (ks. työnjako). Mikäli ko. kanttori ei pysty jotain omalle vastuualueelleen liittyvää yhteistyötehtävää esim. vapaapäivän tms. esteen vuoksi hoitamaan, hän neuvottelee hyvissä ajoin sen siirtämisestä kollegalleen YHTEISTYÖ SEURAKUNNAN MUIDEN TYÖMUOTOJEN KANSSA Kaikki kanttorit osallistuvat messujen ja muiden jumalanpalvelusten kehittämiseen ja suunnitteluun liittyvään yleiseen toimintaan. Kukin kanttori osallistuu niiden messujen ja jumalanpalvelusten suunnitteluryhmien työskentelyyn, joissa hänellä on musiikkivastuu. Musiikilla on merkittävä rooli useiden muiden työmuotojen toiminnassa. Musiikkityön tiimi pyrkii pääsääntöisesti vakiintuneeseen, kausiluontoiseen (syksy, talvi, kevät, kesä) yhteistyöhön muiden työmuotojen kanssa. Kukin 9

10 kanttori vastaa itselleen nimettyjen pääsääntöisten yhteistyökumppaneiden kanssa toteutettavan yhteistyön suunnittelusta ja toteutuksesta. Joskus musiikkityöltä pyydetään musiikillista panosta johonkin tilaisuuteen, josta ei ole sovittu kausisuunnittelun yhteydessä. Musiikkityössä suhtaudutaan kielteisesti näihin lyhyellä varoitusajalla tuleviin pyyntöihin. Muita työmuotoja pyritään jatkuvasti muistuttamaan asiasta. Niille myös tiedotetaan, että kanttoreilla ei ole velvollisuutta osallistua tilaisuuksiin, joista ei ole sovittu yhteisessä kausisuunnitelmassa. Kanttorit osallistuvat aktiivisesti omien rippikoulujensa suunnittelupalavereihin JUMALANPALVELUS JA MUSIIKKITYÖN JOHTOKUNTA Johtokunnan tehtävänä on toiminnan kehittäminen ja strategisten linjausten tekeminen yhteistyössä työntekijöiden kanssa. Papit ja kanttorit vastaavat jumalanpalvelus ja musiikkityön operatiivisesta suunnittelusta ja toteutuksesta. Johtokunta hyväksyy musiikkityön toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen ennen niiden viemistä seurakuntaneuvostoon. A kanttori vastaa em. asiakirjojen valmistelusta ja esittelystä johtokunnassa. Kanttorit osallistuvat johtokunnan kokouksiin ja musiikkisihteeri toimii sen sihteerinä 6.5. LISÄKOULUTUKSEN PERIAATTEET MUSIIKKITYÖSSÄ Tarkempi koulutussuunnitelma laaditaan tiimin yhteistyönä erikseen joka vuosi. Koulutuksen suunnittelussa noudatetaan seurakuntaneuvoston hyväksymiä koulutusperiaatteita. Tämän lisäksi sovelletaan seuraavia periaatteita: Kaikilla kanttoreilla tulee olla mahdollisuus päivittää jumalanpalvelusmusiikkiin liittyvää osaamista A kanttorilla tulee olla esimieskoulutus (A kanttorin vaihtuessa esimieskoulutus ei ole viran saamisen edellytys, mutta mikäli valitulla ei sitä ole, on siihen osallistuminen järjestettävä viivytyksettä) Rippikoulutyöstä vastaavalla kanttorilla tulee olla mahdollisuus rippikouluun liittyvään koulutukseen Lapsityön yhteyksistä ja lapsikuorosta vastaavalla kanttorilla tulee olla mahdollisuus kehittää lasten musiikkikasvatukseen liittyvää osaamista 10

11 7. ARVIOINTI MUSIIKKITYÖSSÄ Sisäinen arviointi keskustelut tiimipalavereissa keskustelut kanttorien ja pappien kokouksissa ja suuressa työkokouksessa keskustelut jumalanpalvelus ja musiikkityön johtokunnassa kehityskeskustelut kerran vuodessa (ks. erillinen lomake) sisäisen arviointilomakkeen täyttäminen kerran vuodessa ja siihen liittyvä tiimin yhteinen keskustelu tammikuussa järjestettävässä tiimin yhteisessä kehittämispäivässä Ulkoinen arviointi Rippikoulujen palautelomakkeen musiikkia koskeva osuus Rippikoululaisten vanhemmille suunnattavan palautekyselyn myös musiikkia koskeva osuus Seurakunnan jumalanpalveluksiin osallistuville suunnatun palautekyselyn musiikkia koskeva osuus 8. MUSIIKKITYÖN SUUNNITTELUKELLO Joulu Tammikuu Tiimin kehittämispäivä Toimintakertomus, PTK:n tarkistaminen, kehittämiskohteiden nimeäminen Marraskuu Helmi toukokuun jmp ja Tulevan vuoden talousarvio ja toimitusvuorot toimintasuunnitelma (= PTK+ painopistealueet) Huhtikuu kesä elokuun jmp ja Syyskuu toimitusvuorot Painopistealueiden ja niihin osa kehityskeskusteluista liittyvien tavoitteiden nimeäminen ja niihin liittyvät taloustarpeet Toukokuu Elokuu Seuraavan suunnittelukau syys tammikuun jmp ja den painopisteiden alustava toimitusvuorot pohdinta tiimissä ja osa kehityskeskusteluista johtokunnassa osa kehityskeskusteluista Juhannus Musiikkityössä noudatetaan seurakunnan yleisiä suunnitteluohjeita. 11