Atk-ajokortti 1 Access

Transkriptio

1 Atk-ajokortti 1 Access

2 Atk-ajokortti 2 Access Sisällys Tietokannoista 5 Tietokannan peruskäsitteet 6 Tietokanta 6 Taulut 6 Tietueet, kentät, avainkenttä 6 Relaatiotietokanta 6 Lomakkeet ja raportit 6 Kyselyt 6 Microsoft Acces 7 Access-ikkuna 7 Käynnistys 7 Tietokantaikkuna 8 Tietokannan osat 8 Taulukot 8 Lomakkeet 8 Kyselyt 9 Raportit 9 Makrot ja moduulit 9 Tietokannan suunnittelu 10 Suunnittelun perusteita 10 Tietojen ryhmittely 10 Kenttien suunnittelu 10 Avainkentät 10 Yhteyden muodostaminen 10 Ongelmapaikkoja 10 Uuden tietokannan tekeminen 11 Tietotyypit 12 Kentän ominaisuudet 12 Avainkentät 13 Taulukon käsittely, rakenteen muokkaus 14 Taulukon käsittely, taulukkoikkuna 14 Tietojen syöttö ja muokkau 15 Siirtyminen kentästä toiseen 15 Tietojen muokkaaminen 16 Kentän sisällön tallentaminen 16 Muutosten peruuttaminen 16 Suodattimet ja kyselyt 16 Suodattimet 16 Suodattaminen valinnan mukaan 17 Suodatin käyttöön ja suodatuksen lopettaminen 17 Suodattaminen lomakkeen mukaan 17 Erikoissuodatus ja lajittelu 18 Suodattimen luominen kyselystä 18 Kyselyt 19 Hakukysely 19 Kyselyn tallentaminen ja sulkeminen 20 Kentän siirtäminen ja poistaminen 20 Poimintaehdot 20

3 Atk-ajokortti 3 Access Ehtojen poistaminen 21 Useita ehtoja samassa kentässä 21 Useita ehtoja eri kentissä 22 Tyhjien arvojen haku 22 Loogiset operaattorit 22 Viittaus toiseen kenttään 23 Nykyisen päivämäärän käyttö 23 Tietueiden lajittelu 23 Lisää kyselytyyppejä 23 Muutoskyselyt 24 Uuden taulukon luominen 24 Tietueiden päivittäminen 25 Tietueiden lisääminen 26 Tietueiden poistaminen 26 Ristiintaulukointikyselyt 27 Parametrikyselyt 28 Lomakkeet 28 Lomakkeissa työskentely 28 Lomakkeen avaaminen 28 Uudet tietueet ja tietueiden muokkaaminen 28 Lomakkeen tallentaminen ja sulkeminen 29 Ohjattu lomakkeen luominen 29 Automaattiset lomakkeet 30 Lomakkeen rakenneikkuna 30 Muokkausruutuobjektin tekeminen 31 Ohjausobjektin kopioiminen ja monistaminen 32 Ohjausobjektin hienosäätö 32 Sitomattomien tekstien luominen 33 Tekstien muuttaminen 33 Tekstien muotoilun ja tasauksen muuttaminen 33 Sarkainjärjestys 34 Tulostaminen 35 Lisää lomakkeiden suunnittelusta 35 Lomakkeen osat 35 Osan lisääminen ja poistaminen 36 Osan leveyden ja korkeuden muuttaminen 36 Laskeminen 36 Ohjausobjektien ominaisuudet 37 Ohjausobjektin sitominen kenttiin 38 Lausekkeen muodostin 38 Ohjausobjektien muotomääritysten muuttaminen 40 Oletusarvojen muuttaminen 41 Osien ja lomakkeiden ominaisuuksien muuttaminen 41 Luetteloruudut ja yhdistelmäruudut 42 Arvot taulukosta tai kyselystä 42 Valintaruudut ja valintanapi 43 Vaihtoehtoryhmä 43 Komentopainikkeet 44

4 Atk-ajokortti 4 Access Raportit 44 Ohjattu raportin luominen 44 Ryhmittely ja laskenta 45 Raportin tulostus 46 Osoitetarrat 46 Relaatiotietokanta 47 Relaatiotietokannan perusrakenteet 47 Yksi moneen -yhteys 47 Yksi yhteen -yhteys 48 Monta moneen -yhteys 48 Relaatiotietokannan luominen 48 Taulukoiden väliset yhteydet 49 Lomakkeet relaatiotietokannassa 49 Tietokannan huoltaminen 50 Varmuuskopiointi ja tietokannan uudelleen järjestäminen 50 Tietokannan korjaaminen 51 Makrot 51 Makron tekeminen 51 Makron tallentaminen ja sulkeminen 52 Makron suorittaminen 53 Argumenttien muokkaaminen 53 Parametrien käyttö ehdoissa 54 Makrojen käyttö lomakkeissa 54 Makron liittäminen painikkeeseen 54 Toisiaan vastaavat tietueet 55 Tietojen tuonti ja vienti 56 Tietojen tuominen 56 MS Access -tietokannasta 56 Muista tietokannoista 57 Taulukkolaskennasta 57 Tekstitiedostosta 58 Tietojen vieminen 58

5 Atk-ajokortti 5 Access TIETOKANNOISTA Tietokanta on tietojen järjestetty kokonaisuus. Esimerkki yksinkertaisesta tietokannasta on vaik - kapa osoitekirja tai puhelinmuistio. Ne järjestävät tiedot ihmisistä tiettyihin luokkiin: nimiin, osoitteisiin ja puhelinnumeroihin. Edellä olevat esimerkit ovat fyysisesti paperilla, vihkosena, kirjana tai irtokortteina. Jo pitkään tietoja on tallennettu tietokoneen massamuistilaitteille tiedostoina. Oikeastaan vasta tässä vaiheessa alettiin puhua tietokannoista. Atk tarjoaakin huomattavan kehittyneitä tietojen org nisointitapoja. Väljästi määritellen voidaan sanoa, että tietokanta on sähköiseen muo toon saatettu kortisto. Voidaan myös sanoa, että tietokanta on kokoelma tiedostoja. Tietokantaa hoitaa erityinen ohjelmisto, tietokannan hallintaohjelma. Näitä ohjelmia on useita, tässä käsitellään ohjelmaa nimeltä Access. Nykyiset tietokannat ovat pääosin relaati tietokantoja. Niin myös Access. Relaatiotietokannassa tiedot on järjestetty taulukoihin, jotka sisäl tävät tietoluokkia. Ne toistuvat jokaisen erillisen tiedon kohdalla. Relaatiotietokannassa ta lukoiden välille määritellään relaatioita eli yhteyksiä. Näin voidaan yhdistellä ja etsiä use den taulukoiden yhteisiä tietoja haluttujen tulosten aikaansaamiseksi. Tässä oppaassa tutustutaan Microsoft Access 97 tietokannanhallintaohjelmaan. Opas on tarkoitettu käytettäväksi yhdessä opetuksen kanssa. Ta voitteena on tutustua tietokantojen hallinnan perusteisiin tätä ohjelmaa käyttäen A- ja AB-tietokoneen ajokortin tasoilla. Access on laaja ja tehokas relaatiotietokantaohjelma ja tässä oppaassa ei ole tarkoitus tutustua kaikkeen mahdolliseen. Oletu sena on, että käyttäjä hallitsee Windowsin perusasiat. Toimenpiteitä, jotka ovat samoja kaikkialla Windows ympäristössä, ei tässä selosteta. Tällaisia toimenpiteitä ovat mm. ikkunoiden käsittely, valikoiden ja hiiren käyttö sekä tulostus sekä tiedostojen käsittely. Oppaassa puututaa näihin vain mikäli ko. toimenp iteet tapahtuvat jotenkin poikkeavasti. Toivotan menestystä ja hauskoja hetkiä tietokantojen maailmassa. Atalassa

6 Atk-ajokortti 6 Access TIETOKANNAN PERUSKÄSITTEET Tietokanta Taulut Tietokanta on järjestetty kokoelma toisiinsa liitettyä tietoa, jota on helppo käyttää tehokkaasti. Tietokantaa voidaan kutsua sähköisessä muodossa olevaksi kortistoksi. Tätä sähköisessä muodossa olevaa kortistoa hallitaan tietokantaohjelmalla. Tietokantojen käyt ö poikkeaa aika tavalla vaikkapa tekstinkäsittelystä. Tietokantoja käytettäessä tarvitaan paljon etukäteissuunnittelua, jotta tietokanta toimisi hyvin. Tietokanta ei ole niinkää tiedon tallennuspaikka kuin tiedonhakupaikka. Jotta tiedonhaku olisi mahdollisimman helppoa, on tietokanta suunniteltava huolella. Taulu, jota Accessissa kutsutaan taulukoksi, on tiedon tallentamiseen käytetty kokonaisuus, joka koostuu sarakkeista (kentät) ja riveistä (tietueet). Taulukkomuotoisen tiedon käsittely ja haku o helppoa. Taulu on tietokannan tärkein kokonaisuus, kaikki tietokannan sisältämä tieto tallenn e- taan tauluihin. Tietueet, kentät, avainkenttä Taulukon rivistä käytetään nimitystä tietue. Tietue sisältää tietoa yhdestä yksittäisestä kohteesta. Taulukon saraketta puolestaan kutsutaan kentäksi. Yksi taulukon kenttä sisältää yhdenlaista tietoa, esimerkiksi henkilön sukunimen. Jokaisen rivin sukunimi -sarake sisältää sukunimen, mutta jokaisella rivillä on eri henkilön sukunimi jne. Taulukon kentistä ainakin yhden tulisi olla avainkenttä, jonka mukaan tietueet yksilöidään. Avainkentän sisältö on erilainen j okaisessa tietueessa. Henkilöillä avainkenttä voi olla esimerkiksi henkilötunnus. Relaatiotietokanta Relaatiotietokanta koostuu useasta eri taulukosta. Oleellista on tietojen ryhmittely eri taulukoihin ja taulukoiden liittäminen toisiinsa (yhteys). Relaatiomallissa taulukoiden välille siis luodaan looginen yhteys - relaatio. Näin eri taulukoissa olevia tietoja voidaan käsitellä yhdessä, tieto tallennetaan vain yhteen paikkaan, mutta sitä voidaan käyttää useassa paikassa. Kahden taulukon välille voidaan muodostaa yhteys silloin, kun molemmissa on samaa tieto - tyyppiä oleva kenttä. Usein kyseessä on taulukon avainkenttä. Lomakkeet ja raportit Jotta tietokantaa olisi miellyttävämpi ja tehokkaampi käsitellä, käytetään usein tietojen syöttämiseen, korjaamiseen ja selailuun lomakkeita. Lomakkeet eivät sisällä muuta tietoa kuin tiedon omasta rakenteestaan. Raportit puolestaan ovat välineitä, joilla tietokannan sisältö tai osa siitä tulostetaan näytölle tai paperille. Kyselyt Tietokannat ovat tiedon etsimistä varten ja tietoa etsitään kyselyiden eli hakujen avulla. Accessissa kyselykään ei sinänsä sisällä mitään tietoa, vain tiedon omasta rakenteestaan. Kun kysely, lomake tai raportti tallennetaan ei tallenneta muuta tietoa kuin niiden rakenne. Kun tallennettu kysely suoritetaan, muodostetaan sen sisältö joka kerta uudelleen tietokannan sen hetkisestä s i- sällöstä.

7 Atk-ajokortti 7 Access MICROSOFT ACCESS Access-ikkuna Accessin ohjelma-ikkuna on normaali Windows-ikkuna ja siltä osin sen käsittely ei poikkea mi l- lään tavalla normaalista Windowsin ikkunoiden käsittelystä, eikä asiaan puututa tässä sen enempää. Objektilaji-välilehdet Objektilajikohtainen lista Komentopainikkeet Tietokantaikkuna Käynnistys Access-ikkuna. Access käynnistetään kuten mikä hyvänsä Windows-ohjelma, joko tehtäväpalkin Käynnistä -painikkeen kautta tai työpöydällä olevasta ikonista. Näytölle avautuu kuvan mukainen näkymä. Nyt voimme avata tyhjän tietok nnan, ohjatun tietokannan luomisen tai avata aiemmin luodun tietokannan. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa on vielä valittava avattava tietok nta. Tämän jälkeen avautuu tietokantaikkun, joka toimii Accessin perusikkunana. Tämän ikkunan kautta siirrytään ohjelman eri vaiheisiin ja toimintoihin valitsemalla haluttu objektilajivälilehti. Accessin käynnistys.

8 Atk-ajokortti 8 Access Tietokantaikkuna Keskeinen väline Accessissa on tietokantaikkuna, jonka kautta valitaan tietokantaobjektit ja niissä toteutettavat toimenpiteet. Ikkunan yläosassa on kuusi välilehteä, joista valitaan kulloinkin tarvittava objekti-laji: taulukko, kysely, lomake, raportti, makrot tai moduulit. Kutakin objektilajia käsitellää kolmessa eri muodossa. Voidaan luoda uusi objekti, avata jo olemassa oleva objekti tai käsitellä olemassa olevan objektin rakennetta. Näitä toimia varten tietokantaikkunan oikeassa reunassa on kolme komentopainiketta: Avaa, Rakenne ja Uusi. Painike on harmaa, jos kyseinen toiminto ei siinä tilanteessa ol Tietokanta-ikkuna. mahdollista. TIETOKANNAN OSAT Taulukot Lomakkeet Taulukko on tietokannan tärkein osa, se sisältää tietokantaan sisältyvän varsinaisen tiedon. Taulukko on tiettyyn aiheeseen liittyvien tietojen joukko, joka on järjestetty taulukkomuotoon sarakkeisiin ja riveihin. Kukin sarake vastaa taulukon kenttää ja kukin rivi muodostaa taulukossa yhden tietueen. Jokaiseen tietueeseen kuuluu aina samanlaiset kentät, jotka sisältävät samantyyppisiä tietoja. Access-taulukko. Jokaisessa kentässä ei kuitenkaa tarvitse olla mitään tietoa. Esimerkiksi kuvan taulukossa jokainen Asiakkaan nimi -kenttä sisältää jonkun asiakkaan nimen Taulukon kentistä ainakin yhden oli i hyvä olla avainkenttä, jonka perusteella tietue voidaan yksilöidä. Kuvassa avainkenttä voisi olla Asiakastunnus -kenttä. Kuvassa taulukko on siinä muodossa kuin sitä käytetään, taulukon rakenteeseen ja rakenneikkunaan tutustumme myöhemmin. Lomakemuodossa voi nähdä ja käsitellä taulukon tietoja tietue kerrallaan. Halutessasi tarkastella yksittäisen tietueen sisältöä lomake on tähän käyttökelpoisin väline. Lomakkeella voi syöttää sekä uutta tietoa että muokata vanhaa. Access-lomake.

9 Atk-ajokortti 9 Access Lomakkeella voi myös käyttää tiedon syöttämisessä tekstiruutujen lisäksi apuna valintalistoja ja -ruutuja, joista käyttäjä valitsee syötettävän tiedon. Lomake ei itsessään sisällä muuta tietoa kuin tiedon rakenteestaan, se on vain väline taulukossa olevan tiedon käsitelyyn. Lomake näyttäytyy käyttäjälle valinnan mukaan joko lomak -muodossa, jolloin sillä käsitellään taulukon tietoja tai rakennemuodossa, jolloin muokataan lomakkeen rakennetta. Kyselyt Raportit Kyselyn eli haun avulla poimitaan tietokannasta tietoja. Kyselyt voi kohd istaa samalla kertaa useaan taulukkoon käyttämällä hyväksi taulukoiden välisiä viittauksia - relaatioita. Kysely voidaan tehdä myös aiemmin tehdystä kyselystä. Vastaus kyselyyn on rakenteellisesti samanlaisessa taulukossa kuin varsinaiset tietokannan taulukot. Kyselyitä on useita tyyppejä. Yleisin on hakukysely, sen avulla tietokannasta voidaan poimia halutut tiedot. Ristiintaulukointikyselyllä voidaan luoda suurestakin tietomäärästä helppolukuisia yhteenvetotaulukoita. Kyselyn tekeminen. Päivityskyselyllä voidaan tehdä laajoja muutoksia taulukon tietoihin. Päivityskyselyllä voidaa tehdä kokonaan uusi taulukko tai muuttaa, lisätä ja poistaa olemassa olevan taulukon tietoja. Raportin avulla tulostetaan tietokannan sisältämistä tiedoista halutut tiedot paperille. Raportin sisältö ja ulkomuoto mää - ritellään raportin rakenteessa. Raporttiin voi liittää mukaan tietokannasta löytyvien tietojen lisäksi yhteenvetotietojen laskentaa ja grafiikkaa sekä kuvia ja vakiotekstejä. Makrot ja moduulit Access -tietokantaan kuuluvat edellisten lisäksi vielä makrot ja moduulit. Makro on sarja toimintoja, jotka ohjelma tekee Access-raportti. käyttäjänsä puolesta. Tällainen sarja voisi olla vaikkapa tietyn lomakkeen avaaminen tietokannan avaamisen yhteyd ssä. Makron tekeminen ei vaadi varsinaista ohjelmointia. Moduuli puolestaan on Accessin objekti, joka sisältää ohjelmakoodia. Ohjelmakoodin avulla tietokannasta voi rakentaa itsenäisen sovelluksen automatisoimalla ohjelman toimintoja.

10 Atk-ajokortti 10 Access TIETOKANNAN SUUNNITTELU Suunnittelun perusteita Tietokannan perustamisen tärkein vaihe on suunnittelu. Accessissa on suorastaan liian helppo tehdä taulukoita ja perusikkunat saa käytännössä automaattisesti. Tämä saattaa houkutella aloittamaan työn ilman kunnollista suunnittelua. Tällöin saatetaan tulla tilanteeseen, jossa li - vimmillään ollaan loputtomassa tee-korjaa -kierteessä ja pahimmillaan tilanteessa, jossa tietokannan järkevä kehittäminen on mahdotonta. Tämä vältetään huolellisella suu nnittelulla. Tietojen ryhmittely Mieti ensin, mikä on tietokannan käyttötarkoitus ja mitä tietoja tietokantaan on tarkoitus tallentaa. Ryhmittele tietokannan sisältämät tiedot aiheittain. Jokaisesta aiheesta luodaan taulukko. Kukin tieto sijoitetaan vain yhteen aiheeseen (taulukkoon). Erittele jokai esta aiheesta tiedot, jotka otetaan tietokantaan mukaan. Näistä tiedoista muodostetaan taulukon kentät (sarakkeet). Tämän jälkeen mietitään taulukoiden väliset yhteydet, miten taulukot liittyvät toisiinsa. Kenttien suunnittelu Kun tietokannassa tarvittavat tiedot on jaoteltu aiheittain eri taulukoihin, on vielä määritettävä kyseiset tiedot taulukon kentiksi. Kannattaa muistaa, että tietojen poiminta helpottuu, kun kuhunkin kenttään sijoittaa vain yhden tiedon. Esimerkkinä henkilön nimi, kannattaa sijoi ttaa etunimi ja sukunimi eri kenttiin, osoitteissa postinumerot ja postitoimipaikat niin ikään eri kenttiin. Laskutoimitusten tulosten sijoittamista taulukon kenttiin kannatta myös välttää, koska laskenta voidaan toteuttaa kyselyn tai raportin yhteydessä. Avainkentät Kussakin aiheessa oleva yksilöllinen tieto muodostaa taulukon perusavainkentän eli perusavaimen. Taulukon jokaisessa tietueessa tämän kentän sisältö on erilainen eli ainakin tämän ke n- tän sisällöllä tietueet kyetään erottamaan. Usein perusavaimena toimii jokin tunnusnumero, koska numerokenttää on taulukkoon tietueita lisättäessä helppo kasvattaa aina yhdellä. On myös mahdollista käyttää usean kentän yhdistelmää perusavaimena. Yhteyden muodostaminen Kahden taulukon välille muodostetaan yhteys lisäämällä toisen taulukon perusavain toisen taulukon kentäksi. Tämä toiseen taulukkoon lisätty kenttä toimii viiteavaimena. Kaikkien tietokannan taulukoiden ei tarvitse olla yhteydessä toisiinsa, vaan yhteys voidaan ketjuttaa. Esimerkiksi taulukot A ja B ovat yhteydessä keskenään ja taulukot B ja C ovat taas yhteydessä keskenään. Taulukoilla A ja C ei ole suoraa yhteyttä keskenään, mutta em. ketjulla kaikkia kolmea taulukkoa voidaan käyttää yhdessä. Kunhan yhteydet tehdään oikein, voidaan näin rakentaa hyvinkin monimutkainen kokonaisuus. Ongelmapaikkoja Tietokantaa suunniteltaessa kannatta ottaa huomioon joitakin ongelmakohtia, jotka saattavat jatkossa vaikeuttaa tietokannan käyttöä ja ylläpitoa. Ongelmia aiheuttavat esimerkiksi seuraavanalaiset tekijät: Taulukossa on mukana kenttiä, jotka useimmissa tietueissa jäävät tyhjiksi. Nämä kentät ovat yleensä kyseisessä taulukossa tarpeettomia ja ne on parempi sijoittaa johonkin toiseen taulukkoon tai muodostaa tällaisista kentistä oma taulukko. Tietokannassa on paljon taulukoita, joissa on samoja kenttiä. Tässä tapauksessa tietojen pit minen ajan tasalla vaikeutuu olennaisesti. Tiedot on päivitettävä useaan paikkaan ja tätä ei voida

11 Atk-ajokortti 11 Access tehdä ohjelman avulla automaattisesti. Eri taulukoissa voi siten olla eri versio samasta tiedosta ja on vaikea tietää, mikä versio on oikea. UUDEN TIETOKANNAN TEKEMINEN Tietokantaikkuna toimii ohjelman perusikkunana, sen kautta valitaan käsittelyyn haluttu objekti ja siihen liittyvä toiminta. Tietokantaikkuna on pysyvästi nä ytöllä, kunnes se suljetaan. Tietokanta ikkunan paikkaa ja kokoa voi muuttaa normaalisti. Tietokanta muodostuu tietokanta-alkioista (objekteista). Kyseessä ei ole pelkkä taulukko, vaan siihen kuuluu myös lomakkeita, kyselyitä, raportteja ja muita asioita, jotka helpottavat tietojen käyttöä. Osan näistä ohjelma tekee automaattisesti. Kun avataan uusi tietokanta, syntyy samalla tiedosto, jossa kaikki tietokannan määritykset ovat. Uusi tietokanta. Tietokannan tekeminen voidaan aloittaa usealla tavalla. Ohjelmaa avattaessa ilmaantuvasta valintaikkunasta valitaan kohta Tyhjä tietokanta, jonka jälkeen näyttöön avautuu Uusi tietokanta -ikkuna. Nyt tietokannalle annetaan nimi, tiedosto tallennetaan haluttuun kansioon. Tämä on se tiedoston nimi, jolla tietokanta näkyy kansiossa. Kaikki muut objektit, joita tulemme tietokantaan tekemään, sisältyvät tähän tiedostoon ja tiedosto voidaan kopioida tai siirtää esimerkiksi Resurssienhallinnalla. Kaikki tietokantaan kuuluva kopioituu tai siirtyy mukana. Tämä ei päd kaikkiin tietokantaohjelmiin, joten jotakin muuta ohjelmaa käyttäessäsi tarkista, että näin voi menetellä. Tämän jälkeen avautuu Tietokanta -ikkuna, jossa ei vielä ole ainoatakaan objektia. Access - tietokannan perustaminen siis aloitetaan antamalla sille nimi. Vasta sen jälkeen voidaan aloi taa eri objektien luominen Tietokantaikkunasta valitaan välilehti Taulukot, ja painetaan komentopainiketta Uusi. Tässä vaiheessa muut komentopainikkeet ovat harmaina eli niitä ei voi vielä käyttää. Näytölle avautuu Uusi taulukko -ikkuna, josta valitaan kohta Rakennenäkym ja painetaan OK. Tällä komennolla pääsemme luomaan taulukon rakenteet. Taulukon voi luoda myös ohjatun toiminnon avulla, mutta tässä emme opettele sitä. Uuden taulukon aloittaminen Tämän jälkeen näyttöön avautuu taulukon rakenneikkuna, jossa määritellään taulukon rakenne. Taulukkoa tarkastellaan kahdessa näkymässä: rakennenäkymässä ja taulukkonäkymässä. Rakennenäkymässä vaikutetaan taulukon rakenteeseen ja taulukkonäkymässä syötetään taulukkoon ti - toa tai korjataan olemassa olevaa tietoa. Vastaavat näkymät on muillakin tietokannan obje kteilla. Taulukon rakenneikkuna on jaettu kahteen osaan Yläosa on jaettu kolmeen sarakkeeseen: Kentän nimi, Tietotyyppi ja Kuvaus -sarakkeisiin. Alaosassa Kentän ominaisuudet -taulukko, jolla kentän ominaisuudet määritellään. Vasemmalla tehdään määrittelyt ja oikealla näkyy käsiteltävään kenttään liittyviä ohjeita..

12 Atk-ajokortti 12 Access Kentän nimi -sarakkeeseen syötetään kentän nimi. Nimi voi olla enintään 64 merkkiä pitkä ja siinä voi olla välilyöntejä, kirjaimia ja numeroita. Kannattaa suosia lyhyitä nimiä. Tietotyyppi- sarakkeessa määritellään käytettävä tietotyyppi, joka oletusarvoisesti on teksti. Kuvaus -sarakkeeseen voidaan kirjoittaa kentälle havainnollinen kuvaus ellei pelkkä kentän nimi riitä kertomaan, mitä tietoa kenttään syötetään. Kuvaus näkyy tilarivillä, kun kyseiseen kenttään syötetään tietoa. Taulukon rakenneikkuna. Tietotyypit Tietotyyppi määrittää niiden tietojen tyypin, joita kenttään voi tallentaa. Kenttien tietotyypit valitaan sen mukaan, mihin kyseisen kentän tietoja käytetään. Oletusarvoisesti tietotyyppi on teksti. Haluamasi tietotyypin voit valita luetteloruudusta, joka avautuu Tietotyyppi -sarakkeen kohdalle, kun klikkaat sarakkeen oikeassa reunassa olevaa ominaisuusruutua. Käytettävissä ovat seuraavat tietotyypit: Tietotyyppi Hyväksyttävät arvot Teksti Aakkosnumeeriset merkit, enintään 255 merkkiä Memo Pitkät aakkosnumeerisia merkkejä sisältävät kentät, enintään merkkiä Luku Numeeriset arvot, joilla on tarkoitus laskea, kokonaisluku tai murtoluku Pvm/klo Päivämäärä ja kellonajat Valuutta Valuutta-arvoja sisältävät kentät Laskuri Numeerinen arvo, joka kasvaa automaattisesti tietuetta lisättäessä Kyllä/Ei Totuusarvot OLE-objekti OLE-objektit, grafiikka tai m u binaarimuotoinen tieto, enintään 1 Gt Hyperlinkki Kenttä, joka sisältää hyperlinkkejä, enintään merkkiä Ohjattu haku Luo kentän, jossa voit valita yhdistelmäruudun avulla arvon toisessa taulukossa olevista vaihtoehdoista tai luettelosta. Kentän ominaisuudet Taulukon rakenneikkunan alareunassa on Kentän ominaisuudet -luettelo, jonka avulla määritellään kentän ominaisuudet. Kaikkia ominaisuuksia ei ole tarpeen määritellä, mutta osa on pakollisia. Yleensä näissä kentissä on jokin oletusarvo. Normaalisti määritellään kentän pituus ja tietotyyppi. Valitessasi kentän ominaisuutta, ominaisuusluettelon vieressä on ohjeteksti, jo ta saa lisätietoja kentän ominaisuuksien valintaan. Kentän ominaisuudet

13 Atk-ajokortti 13 Access Tietotyypin oletusarvo on Teksti. Accessissa on kaksi kentän tietotyyppiä, joihin voit tallentaa tekstiä tai tekstiä ja numeroita. Nämä tietotyypit ovat Teksti ja Memo. Tekstikenttään voi tallentaa esimerkiksi nimiä, osoitteita ja sellaisia numeroita, joilla ei tar vitse tehdä laskutoimituksia, kuten puhelinnumeroita, osanumeroita tai postinumeroita. Tekstikenttään voi tallentaa enintään 255 merkkiä, mutta kentän oletuskoko on 50 merkkiä. Memo-kenttää käytetään, kun halutaan tallentaa enemmän kuin 255 merkkiä. Memo-kenttää voi tallentaa enintään merkkiä. Memo-kenttiä ei voi indeksoida eikä lajitella. Sekä teksti- että memo-kentät tallentavat vain kenttään kirjoitetut merkit, eikä jäljelle jäävä käyttämätön tila kuluta levytilaa. Numeerista tietoa varten Accessissa on kaksi kentän tietotyyppiä : Luk ja Valuutt. Lukukenttiä käytetään sellaisten numeeristen tietojen tallentamiseen, joilla tehdään lasku toimituksia. Älä käytä niitä kuitenkaan rahasummien tai suurta laskentatarkkuutta vaativien tietojen tallentamiseen. Lukukenttään tallennettavien numeeristen arvojen laji ja koko määritetään Kentän koko -ominaisuuden avulla, jossa on valittavana erilaisia tapoja ja tapa määrittää kentän pituuden. Valuuttakenttiä käytetään, kun halutaan estää laskennassa tapahtuvat pyöristysvirheet. Valuuttakentän tarkkuus on 15 numeroa desimaalipilkun vasemmalla puolella ja 4 numeroa oikealla puolella. Valuuttakenttä kuluttaa 8 tavua levytilaa. Päivämäärien ja kellonaikojen tallentaminen pvm./klo -kenttään varmistaa, että päivämäärät ja kellonajat lajitellaan oikein. Ohjauspaneelin Maakohtaisissa asetuksissa tehdyt muutokset vaikuttavat myös suoraan pvm./klo -kentissä näytettäviin arvoihin. Sinänsä päivämääriä voi ki joittaa myös teksti -kenttiin. Kun taulukon rakenne on määritelty, rakenneikkuna suljetaan sulkemispainikkeella. Näytölle tulee ikkuna, jossa kysytään haluatko tallentaa taulukon, vastaa kyllä ja pääset antamaan taulukolle nimen. Jos et ole määrittänyt perusavainkenttää rakennetta luodessasi, kysyy Access taulukkoa tallentaessasi Taulukkonäkymä. tehdäänk perusavain automaattisesti Avainkenttää ei ole väl tämätöntä määritellä tässä vaiheessa ja voit vastata ei. Jos vastaat kyllä, tekee ohjelma laskurityyppisen avainkentän (kuvassa henkilötunnus on laskurityyppinen) automaattisesti, paina OK ja taulukko on tallenne tu antamallasi nimellä. Nyt voit avata taulukon tietokantaikkunan Taulukot -välilehdeltä valitsemalla ko. taulukon ja klikkaamalla komentopainiketta Avaa. Komentopainikkeella Rakenne pääset muokkaamaan taulukon rakennetta. Rakennetta voi muokata, vaikka taulukkoon jo olisi syötetty tietoa. Avainkentät Avainkenttä ei ole ehdottoman välttämätön yksittäisen taulukon toiminnalle, mutta relaatioita ei ilman avainkenttiä voida tehdä. Avainkentän tarkoituksena on yksilöidä tietue siten, että toista täsmälleen samanlaista tietuetta ei taulukossa ole, ainakin avainkenttä on jokaisessa erilainen. Perusavaimen lisäksi on myös viiteavaimia, joita ei sinänsä tarvitse määritellä. Viiteavaimiin palataan tarkemmin relaatiotietokantojen yhteydessä. Nyt opettelemme määrittelemään perus - avaimen. Valitse rivi, jossa perusavain sijaitsee klikkaamalla rivin vasemmassa laidassa olevaa harmaata laatikkoa ja rivi tummenee. Mikäli perusavain koostuu useammasta kentästä, valitse rivit pi-

14 Atk-ajokortti 14 Access tämällä alhaalla Ctrl näppäintä. Seuraavaksi klikataan työkalurivillä olevaa Perusavain painiketta (avaimen kuva) ja valitulle riville ilmaantuu avaimen kuva: Usein perusavain on taulukon ensimmäinen kenttä, mutta se ei sinänsä ole välttämätöntä, perusavain voi olla jokin muukin kenttä ja voi muodostua useammastakin kentästä. Rakenneikkuna. Taulukkoikkuna Taulukon käsittely, rakenteen muokkaus Kun taulukon rakenne on määritelty ja taulukko tallennettu sinne voidaan syöttää tietoa, korjata syötettyjä tietoja ja muokata rakennetta. Taulukkoikkunan ja rakenneikkunan välillä liikutaan työkalurivin painikkeilla, jotka löytyvät työkalurivin vasemmasta päästä. Rakenneikkunassa voidaa lisätä uusia kenttiä ja poistaa vanhoja. Uusi kenttä voidaan lisätä joko olemassa olevien kenttien jälkeen, jolloin tiedot syötetään tyhjälle riville aivan normaalisti. Mikäli uusi kenttä halutaan lisätä vanhojen kenttien väliin, valitaan ensin rivi, johon uusi kenttä lisätään. Rivi valitaan klikkaamalla rivivalitsinta (rivin alussa oleva harmaa neliö), koko rivi tule valituksi. Tässä tilanteessa riittää myös se, että kursori viedään siihen kenttään, jonka paikalle uusi kenttä halutaan Anna nyt Lisää - valikosta komento Lisää rivejä. Nyt voit syöttää uuden kentän nimen ja muut määrittelyt. Toimenpide ei poista aiempaa ke ttää, vaan riviä lisättäessä Taulukon muokkaus. se siirtyy riviä alemmaksi. Mikäli kenttä halutaan poistaa, valitaan ko. rivi ja annetaa Muokka -valikosta komento Poista. Jos on valittu vain kenttä, komento poista poistaa vain kyseisen kentän, mutta ei sen tietotyyppi -määrittelyä. Mikäli tällä valinnalla halutaan poistaa koko rivi on annettava komento Poista rivi. Jos poistetaan kenttä, jossa jo on tietoa, myös tiedot poistuvat. Jos muutat tällaisen kentän pituutta lyhyemmäksi, poistuvat uuteen pituuteen mahtumattomat merkit kentästä. Rakenneikkunassa voidaan myös muuttaa kenttien järjestystä. Valitse rivi ja vie hiiren osoitin rivin alussa näkyvän kolmion päälle, paina vasen painike pohjaan ja painike pohjassa vedä rivi haluamaasi paikkaan. Taulukon käsittely, taulukkoikkuna Taulukkoon voi syöttää tietoa ja muokata tietueita taulukkoikkunassa. Samoin voidaan muu taa sarakkeiden leveyttä ja siirtää niitä sekä piilottaa tai lukita sarake. Myös rivikorkeutta voi muuttaa taulukkoikkunassa. Rivikorkeuden muutos vaikuttaa koko taulukkoon, yksittäisen rivin korkeutta ei voi muuttaa (huomaa ero taulukkolaskentaan), sarakeleveyksiä sen sijaan voi muuttaa sarakkeittain. Sarakeleveyttä muutetaan viemällä hiiren osoitin kenttävalitsinten väliin, painetaan hiiren vasen painike pohjaan ja vedetään sarakkeelle uusi leveys. Samanaikaisesti voi valita useita sarak - keita ja muokata niitä kerralla. Nopea tapa sovittaa sarakkeen leveys siinä olevaan tekstiin on kaksoisklikata halutun sarakkeen oikeanpuolisen kenttävalitsimen reunaviivan päällä.

15 Atk-ajokortti 15 Access Sarakkeen voi myös siirtää. Klikkaa sen sarakkeen kenttävalitsinta, jonka haluat siirtää. Paina hiiren vasen painike alas sarakkeen kenttävalitsimen päällä. Kursoriin ilmestyy sarakkeen siirtoa osoittava suorakaide. Vedä sarake hiirellä uuteen paikkaan. Pystyviiva sarakkeiden välissä osoittaa paikan, johon sarake siirtyy. Sarakkeiden järjestys muuttuu taulukkoikkunassa, mutta ei rakenneikkunassa. Jos järjestystä halutaan muuttaa rakennetasolla, se on tehtävä rakenneikkunassa. Rakenneikkunassa tehty muutos näkyy myös ta u- lukkoikkunassa. Taulukon käsittelyä taulukkoikkunassa voi helpottaa piilottamalla tilapäisesti sarakkeet, joiden tietoa ei sillä hetkellä tarvitse. Tällöin saa tarpeellisia sarakkeita enemmän näkyviin ilman näytön vieritystä. Piilottaminen tapahtuu valitsemalla piilotettavat sarakkeet ja antamalla Muotoile -valikosta komento Piilota sarakkeet, sarakkeet menevät piiloon. Takaisin näkyviin sarakkeet saa komennolla Muotoile - Näytä sarakkeet. Valitse avautuvasta Näytä sarakkeet -ikkunasta sarakkeet, jotka haluat takaisin näytölle. Piilotettujen sarakkeiden näyttäminen Joskus on tarpeen pitää taulukossa näkyvillä tietyt sarakkeet kun taulukkoa vieritetään muiden tietueiden kohdalle. Tällöin sarakkeet on lukittava. Valitse lukittava sarake klikkaamalla ken tävalitsinta ja anna Muotoile -valikosta komento Kiinnitä sarakkeet. Sarake vapautetaan komennolla Muotoile - Vapauta kaikki sarakkeet. Tietojen syöttö ja muokkaus Tietoja voi syöttää ja muokata suoraan taulukkoon. Avaa taul ukko ja klikkaa hiirellä uuden tietueen (rivin) ensimmäistä kenttää, jolloin kohdistin siirtyy siihen. Jos ensimmäisen kentän tietotyyppi laskuri, ei kenttään voi syöttää arvoja. Paina Sarkain -näppäintä päästäksesi seuraavaan kenttää ja kirjoita kenttään siihen kuuluva tieto ja paina Sarkain -näppäintä, jolloin pääset taas seuraavaan kenttään. Kun olet täyttänyt tietueen kaikki kentät (kaikkiin ei ole väl tämätöntä syöttää mitään), siirtyy kohdistin viimeisestä kentästä automaattisesta seuraavan tietueen ensimmäiseen kenttään. ja uusi taulu- Tietue, johon kirjoitetaan tietoa, merkitään rivin alussa olevalla kynämerkillä kon lopussa oleva tietue merkitään tähtimerkillä. Siirtyminen kentästä toiseen Kentästä toiseen voi siirtyä usealla tavalla: Klikkaa alla hiirellä kenttää Sarkain- tai Enter -näppäimellä seuraavaan kenttään Vaihtosarkain-näppäinyhdistelmällä edelliseen kenttään. Siirtyminen tietueesta toiseen Tietueesta toiseen siirrytään seuraavasti: Klikkaamalla hiirellä tietueen jonkun kentän päällä Tietueet -valik Siirry -komennolla Näytön vasemman alalaidan siirtymispainikkeilla Kaksoisklikkaavalla siirtymispainikkeiden välissä olevan tietuenumeroruudun päällä ja kirjoittamalla sen jälkeen ruutuun haluttu tietuenumero Siirtymispainikkeet.

16 Atk-ajokortti 16 Access Tietojen muokkaaminen Olemassa olevia tietoja pitää myös korjata ja poistaa. Klikkaa hiirellä sitä kenttää, jota pitää korjata. Nuolinäppäimillä voi kentässä siirtyä merkki merkiltä. Käsittelyssä oleva rivin alkuun ilmaantuu pieni kolmia. Poista vanha tieto ja kirjoita kenttään uusi tieto ja siirry seuraavaan kenttään tai seuraavalle riville. Tietue poistetaan klikkaamalla sen rivin tietuevalitsinta, joka poistetaan ja anna Muokka -valikosta komento Poista. Voit käyttää myös Delete -painiketta. Poistosta tulee vielä varmistuskysymys, koska poistoa ei voi perua. Tiedon poistaminen kentästä tapahtuu valitsemalla kenttä kaksoisklikkaamalla sitä. Koko ken tä tulee valituksi ja tiedon voi nyt poistaa Delete -painikkeella. Jos tarkoituksena on korvata vanha tieto uudella, voi valinnan jälkeen kirjoittaa suoraan vanhan tiedon päälle. Kentän sisällön tallentaminen Kentän sisältö tallennetaan automaattisesti silloin, kun siirrytään toiseen kenttää tai toiselle ri - ville siirtymistavasta riippumatta. Tästä syystä tietueen poistoakaan ei voi millään tavalla perua, koska tieto tallentuu automaattisesti. Ei ole mahdollista sulkea taulukkoa tallentamatta ja avata se uudestaan, jolloin poistunut tietue olisi taas käytettävissä. Ainoa mahdollisuus on kirjoittaa poistettu tieto uudestaan. Muutosten peruuttaminen Viimeksi tehdyn toimenpiteen voi kumota työkalurivin Kumoa -painikkeella tai Muokka - valikon vastaavalla komennolla. Kumoamiskomento Muokkaa -valikossa vaihtelee tilanteen mukaan. Jos komento on harmaa, se ei ole sillä hetkellä käyt ttävissä. SUODATTIMET JA KYSELYT Kaikki suodattimet ja kyselyt perustuvat taulukoissa oleviin tietoihin. Kyselyä avattaessa tiedot haetaan aina taustalla olevista taulukoista, joten kysely näyttää aina ajan tasalla olevat tiedot. Kysely ei sisällä tallennettua tietoa, ainoastaan kyselyn ehdot. Kyselyn tulos näkyy taulukkona. Kyselyn voi tehdä myös toisesta kyselystä, mikä käytännössä merkitsee sitä, että voit rakentaa kyselyjärjestelmän, jossa vain tarvittavat erot tarvitsee määrittää uuteen kyselyyn. MS Accessissa on eri tyyppisiä kyselyitä: hakukyselyitä, ristiintaulukointikyselyitä, muutoskyselyitä ja parametrikyselyitä. Jos tietueiden ja kenttien rajoittamisen sijaan halutaan vain rajata näytettävien tietueiden määrää, voidaan käyttää suodatinta. Suodattimen voi luoda kyselystä tai tallentaa kyselyksi. Suodattimet Suodatinta voi käyttää vain tietueiden poimintaan, ei kenttien rajoittamiseen. Suodatin tallentuu osana objektin asettelua. Kun esimerkiksi taulukko suljetaan, kysytään halutaanko tallettaa taulukon asettelu. Jos vastataan Kyllä, tallentuu suodatin taulukon mukana. Si l- loin voi halutessaan aktivoida suodattimen seuraavalla kerralla, kun taulukko avataan. Suodatinta ohjataan työkalurivin painikkeilla, jotka vasemmalta oikealle ovat: Suodata valinnan mukaan, Suodata lomakkeen mukaan ja Käytä suodatinta. Kun suodatin on määritetty, sen voi tallentaa kyselyksi valitsemalla Tietueet - Suodata ja sen jälkee Erikoissuodatus ja lajittelu

17 Atk-ajokortti 17 Access Suodattaminen valinnan mukaan Nopeimmin tietyn ehdon täyttävät tietueet voi poimia käyttämällä suodatus valinnan mukaan. Toiminto on käytettävissä taulukoissa, kyselyissä ja lomakkeissa. Ainoa tehtävä on merkitä jokin arvo halutussa tietuessa. Voidaan valita joko kenttä esimerkkiarvoksi tai vain osa kentän tiedosta. Mikäli halutaan suodattaa useamman kentän mukaan, edetään suodatuksessa askel askeleelta. Valinnan mukainen suodatus tapahtuu seuraavasti: 1. Avaa taulukko tai lomake, jonka tiedot suodatetaan. 2. Valitse suodatusperuste, esimerkiksi paikkakunta. 3. Klikkaa työkalurivistä valinnan mukaan suodatuspainiketta. Nyt näytetään vain ne tietueet, jotka vastaavat merkittyä tietoa. Kun suodatin on aktiivinen, näkyy tilarivin ruudussa huomautus SUOD. Lisäksi myös tietueiden selauspainikkeissa tietueiden lukumäärän perässä on huomautus (Suodatettu). Suodatin käyttöön ja suodatuksen lopetttaminen Kun suodatin on luotu. se on käytettävissä niin kauan kuin taulukko, kysely tai lomake on avoinna. Jos tallennat muokatun asettelun, tallennetaan myös suodatin. Kaikki tietueet saa takaisin näkyviin komennolla Tietueet - Näytä kaikki tietueet tai klikkaamalla työkalurivin suodatuksen lopetuspainiketta. Uudelleen samaa suodatusta voi käyttää komennolla Tietueet - Suodata ja lajittel tai klikkaamalla työkalurivin suodatuspainiketta. Painike vaihtaa toimintoa siitä riippuen, mikä viimeksi valittiin. Suodattaminen lomakkeen mukaan Toinen nopea tapa tietojen poimintaan on käyttää lomakkeen suodattamista. Tämän suodatustoiminnon avulla voi suorittaa monimu kaisiakin poimintoja, mutta poimia voi vain ehdon täyttäviä tietueita, kenttiä ei voi rajata pois tuloksesta. Kun toiminto aktivoidaan, näytölle avautuu tyhjä lomake, johon kirjoitetaan etsittävät arvot. r- vot voi valita myös kenttiin liittyvistä arvolu tteloista, jotka avataan klikkaamalla kentän lopussa olevaa luettelopainiketta. Arvoja voi antaa useisiin kenttiin. Samalle riville eli tietueeseen kirjoitetut arvot ovat J -ehtoja eli poimittavien tietueiden on täytettävä kaikki ehdot. Lomakkeen mukainen suodatin tehdään seuraavasti: 1. Avaa taulukko tai lomake, jossa suodatinta käytetään. 2. Klikkaa työkaluriviltä painiketta Suodata lomakkeen mukaan. 3. Määritä kenttiin haettavat arvot. Kirjoita arvo tai klikkaa luettelopainiketta ja valitse arvo vaihtoehtoluettelosta.

18 Atk-ajokortti 18 Access 4. Klikkaa työkaluriviltä suodatuspainiketta. Nyt ikkunassa näkyvät vain ne tietueet, jotka täyttävät annetut ehdot. Kaikki tietueet saa näkyviin napsauttamalla suodatinpainiketta uudelleen. TAI-ehdot Jos kentässä tulisi olla ehtona useita arvoja, esimerkiksi kielinä englanti tai espanja, tarvitaan useita välilehtiä. Ensimmäiseen välilehteen annetaan arvoksi Englanti ja toiseen Espanja (arvo annetaan siinä muodossa kuin se ko. kentässä on). Välilehtiä saa esiin klikkaamalla ikkunan alareunasta niiden kielekkeitä. Välilehtiä muodostetaan lisää aina kun klikkaat seuraavaa tyhjää ki - lekettä. Mikäli välilehtiä on liikaa, aktivoi poistettava ja anna komento Muokka - Poista välilehti. Ehdot voi poistaa komennolla Muokka - Tyhjennä ruudukko tai klikkaamalla ruudukon tyhjennystyökalua. Välilehden poistaminen ja suodattimen tyhjentäminen ovat käytettävissä Muokkaa -valikossa vain, jos on valittu lomakkeen mukaan suodattaminen. Erikoissuodatus ja lajittelu Monipuolisia suodatuksia voi luoda käyttämällä komentoa Tietueet - Suodata - Erikoissuodatus ja lajittelu. Erikoissuodatus muistuttaa hakukyselyitä. Suodatusikkunassa voi erikoissuodatuksen lisäksi myös tallentaa suodattimen kyselyksi. Suodatin tallennetaan kyselyksi s u- raavasti: 1. Luo suodatin ja lisää tarvittavat ehdot ja lajittelut. 2. Tarkista, että suodatin toimii oikein. 3. Anna koment Tietueet - Suodata taulukkoikkunassa. 4. Valitse Erikoissuodatus ja lajittelu Suodatin näkyy nyt ikkunassa, joka muistuttaa kyselyikkunaa. Siinä voidaan lisätä sekä JA- että TAI-ehtoja. 5. Anna koment Tiedosto - Tallenna kyselynä tai klikkaa työkalurivin kyselyn tallennuspainiketta. Suodattimen luominen kyselystä Suodattimen luomisessa voidaan hyödyntää myös olemassa olevaa kyselyä. Tämän jälkeen suodati ta voi muokata tavalliseen tapaan. Ehtona kyselyn suodattimena käyttämiseen on, että kysely perustuu taulukkoon.

19 Atk-ajokortti 19 Access Olemassa olevaa kyselyä käytetään suodattimena seuraavasti: 1. Avaa taulukko tai lomake. 2. Anna taulukkoikkunassa komento Tietueet - Suodata. 3. Anna koment Erikoissuodatus ja lajittelu. 4. Anna koment Tiedosto - Lataa kyselystä tai klikkaa latauspainiketta. 5. Merkitse suodattimena käytettävä kysely ja klikkaa OK. Kyselyt Tietokannan keskeisintä käyttöä on tietojen etsiminen siitä, harvoinhan koko tietokannan sisältöä tarvitaan samalla kerralla. Tietojen etsiminen tapahtuu tekemällä kyselyitä. Kyselyn avulla tieto - kannasta voidaan poimia halutut ehdot täyttävät tiedot. Kysely voidaan luoda ohjatusti tai tehdä itse muokkaamalla kyselyn rakenneikkunassa. Kyselyn vastauksena Access kerää tiedot tulosjoukkoon, joka on senhetkinen näkymä kyselyn pe rusteena olleisiin tietoihin. Päivittämällä tulosjoukkoa, voi päivittää myös kyselyn pohjana olevia tietokannan taulukoita. Hakukysely Yleisin kyselyn laji on hakukysely, sen avulla voi tarkastella yhden tai useiden taulukoiden sisältöä. Kyselyn lopputuloksena on tulosjoukko, jossa on mukana kaikki ne kentät, jotka on otettu kyselyyn mukaan. Kyselyllä saa - tava tulosjoukko vastaa toiminnoiltaan mitä tahansa taulukkoa. Sen pohjalta voi luoda vaikkapa lomakkeen tai uuden kyselyn. Kysely voidaan luoda sekä ohjattuna että rakenneikkunassa, Hakukysely. opettelemme tässä jälkim mäisen. Avaa tietokanta, josta haluat tehdä kyselyn. Tietokanta -ikkunassa valitaan objektilajiksi Kysely ja klikataan painiketta Uusi. Näyttöön avautuu Hakukysely -ikkuna ja Näytä taulukko -ikkuna. Valitse Näytä taulukko -ikkunasta taulukko ja paina Lisää -painiketta. Valittu taulukko näkyy nyt Hakukysely -ikkunassa. Sulje Näytä taulukko -ikkuna klikkaamalla Sulje - painikkeeseen. Seuraavaksi valitsemme kyselyyn mukaan tulevat kentät. Klikkaa hiirellä Kentt -rivin ensimmäistä saraketta ja kentän oikeaan reunaan tulevaa ominaisuusruutua. Valitse taulukosta ensimmäinen kyselyyn mukaan tuleva kenttä. Samalla Näytä -kentän valintaruutuun ilmestyy -merkki. Siirry nyt seuraaviin kenttiin ja valitse niihin kuhunkin haluamasi taulukon

20 Atk-ajokortti 20 Access kenttä. Kaikkia ei tarvitse ottaa, vain ne, jotka haluat mukaan tai joita käytetään hakukriteereinä. Jos tarvitset kenttää hakukriteerinä, mutta et halua sitä mukaan tulosjoukkoon poista merkintä Näytä -kentästä. Kentän voi kyselyyn lisätä myös vetämällä se kenttäluettelosta haluttuun paikkaan tai kaksois - klikkaamalla kentän nimeä kenttäluettelossa, jolloin se siirtyy ensimmäiseen vapaaseen paikkaan Kenttä -rivillä. Kyselyn tallentaminen ja sulkeminen Kyselyn voi myös tallentaa komennolla Tiedosto - Tallenna tai klikkaamalla työkalurivin tallennuspainiketta. Kyselyn saa tallennettua myös siten, että kyselyikkuna suljetaan sulkemi - painikkeeseen klikkaamalla. Tällöin ohjelma kysyy tallennetaanko kysely. Kentän siirtäminen ja poistaminen Joskus on tarpeen muuttaa kyselyn olemassa olevaa kenttäjärjestystä. Se voidaan tehdä kyselyn rakennenäkymässä. Kyselyruudukossa siirto tehdään seuraavasti: 1. Siirrä hiiren osoitin siirrettävän kentän yläpuolella olevaan sarakevalitsimeen (harmaaseen ruutuun). Hiiren osoitin muuttuu alaspäin osoittavaksi nuoleksi. 2. Klikkaa ruutuun, jolloin kenttä merkitään ja päästä hiiren painike. 3. Klikkaa ruutuun uudelleen ja vedä sarake haluamaasi paikkaan. Samanaikaisesti voi siirtää myös useita kenttiä merkitsemällä n ensin hiirellä siten, että vedetään hiirellä (nuoli alaspäin) sarakkeitten yläpuolella olevissa ruuduissa. Kenttä poistetaan kyselystä merkitsemällä poistettava klikkaamalla sarakevalitsimeen ja painamalla Delete-painiketta. Useita kenttiä poistetaan valitsemalla ne ensin, jonka jälkeen painetaan Delete. Poimintaehdot Pelkästään kenttiä valitsemalla voidaan ky elyn tulosta rajata varsin vaatimattomasti. Tä löinhän mukaan tulevat vielä kaikki tietokannan tietueet valittujen kenttien rajaamana. Yleen sä kuitenkin haetaan vain tiettyjä tietueita, esimerkiksi kaikkia tietyllä postinumeroalueella asuvia yrityksen asiakkaita. Valittuja joukkoja voi käyttää kuten koko tietokantaakin. Ero on siinä, että mukana ovat vain valintakriteerit täyttävät tietueet. Valintaehtojen tuottamaa tie tojoukkoa voi myös muokata edelleen. Valintaehdot määritellään rakenneikkunan rivillä Ehdot. Siirrytään halutun kentän Ehdot -kenttään klikkaamalla sitä ja kirjoitetaan valintaehto. Jos taulukosta on esimerkiksi löydettävä tietueet, joissa on tietty arvo, ehdoksi yksinkertaiseksi kirjoitetaan kyseinen arvo. Mikäli kyseessä on aakkosti to, asettaa ohjelma automaattisesti sen ympärille lainausmerkit. Klikkaamalla työkalurivin Suorita -painiketta saat tulosjoukon näytölle. Hakuehtoja on monenlaisia. Edellä jo kuvattiin haku yhden arvon mukaan. Seuraavassa tarkastelemme yleisimpiä hakuehtoja. Vertailuhaussa voi käyttää tyypillisiä operaattoreita < (pienempi), > (suurempi), <= (pienempi tai yhtä suuri), >= (suurempi tai yhtä suuri), = (yhtä suuri) ja <> (eri suuri). Esimerkiksi haluamme henkilöstötietokannastamme hakea kaikki, joiden palkka on yli 8500 mk. Ehto -kenttää

21 Atk-ajokortti 21 Access kirjoitetaan >=8500. Tulosjoukkona ovat kaikki tietueet, joissa palkka on 8500 mk tai suurempi. Ehto voidaan kirjoittaa myös >8499. Nyt haemme arvoja, jotka ovat suurempia kuin 8499 eli ensimmäinen mukaan tuleva arvo on 8500, tulosjoukko on sama kuin ensimmäisessäkin esimerki s- sä. Merkkijonohakua tarvitaan haettaessa tietoja antamalla osa merkkijonosta. Tällöin käytetään Like-operaattoria ja ns. jokerimerkkejä * ja?. * tarkoittaa mitä hyvänsä merkkiä mitä hyvänsä määrää? tarkoittaa mitä hyvänsä merkkiä, joita saa olla yksi Haluamme esimerkiksi etsiä nen-loppuisia sukunimiä. Tällöin sukunimiä sisältävän kentän Ehdot -kenttään kirjoitetaan *nen ja tulosjoukkona ovat kaikki nen -päätteiset sukunimet. Kun haku toteutetaan, muuttaa Access ehdon muotoon Like "*nen" eli ohjelma lisää itse Lik -operaattorin, kun annat tähdellä tai kysymysm rkillä varustetun hakuehdon. Jos haluamme etsiä kaikki merkkijonolla Vir alkavat sukunimet, kirjoitamme ehdoksi Vir*. Vastaavasti ohjelma lisää operaattorin Like "Vir*". Teksti- ja päiväyskentässä voi käyttää korvausmerkkejä *,? ja #. Merkeille voi antaa useita vaihtoehtoisia arvoja kirjoittamalla ne hakasulkujen väliin []. Ehdoissa ei eritellä isoja ja pieniä kirjaimia. Halutessasi hake useampaa arvoa on kätevää käyttää In tai Between -muotoa. Esimerkiks In (Jokinen;Lahtinen) Hae Jokiset ja Lahtiset Between 4000 and 6500 Hae välillä 4000 ja 6500 olevat arvot raja-arvot mukaan lukien Betwee -funktioon Access ei hyväksy sulkumerkkejä. Ohjelma lisää heittomerkkejä tarpeen mukaan. Siten ylempi esimerkki näkyy muodossa In ("Jokinen";"Lahtinen"). Operaattorit soveltuvat myös päivämäärien hakuun. Haetaan esimerkiksi päivämääriä, jotka ovat jälkeen. Hakuehto kirjoitetaan näin: > tai näin: >= Ehtojen poistaminen Kaikki ehdot voidaan poistaa seuraavasti: 1. Siirrä kohdistin rivill Ehdot: ja anna komento Muokkaa - Poista rivi. 2. Siirrä hiiren osoitin sanan Ehdot: perään siten, että osoitin muuttuu mustaksi nuoleksi ja klikkaa, jolloin koko rivi merkitään. Paina Delete tai anna komento Muokka - Poista rivi. Yksittäinen ehto poistetaan seuraavasti: 1. Merkitse ehto siihen klikkaamalla. Paina F2, niin kenttä merkitään kokonaan. Voit myös vetää hiirellä koko ehdon merkityksi. 2. Paina Delete. Useita ehtoja samassa kentässä Toisinaan samaan kyselyyn tarvitaan useita ehtoja. Etsimme vaikkapa eri paikkakunnilla sijaitsevia asiakkaita. Kun samaan kenttään kirjoitetaan useita ehtoja, käytetään ehtojen välissä op e- raattoreita AND tai OR.

22 Atk-ajokortti 22 Access Samaan kenttään voidaan lisätä useita ehtoja seuraavasti: 1. Kirjoita kenttään ensimmäinen ehto. 2. Kirjoita AND tai OR. 3. Kirjoita samaan kenttään toinen ehto. 4. Toista 2-3-kohtia niin monta kertaa kuin tarvitset. Jos ehdosta tulee niin pitkä, että koko teksti ei näy, paina Vaihto + F2 avataksesi Zoomaus-ikkunan. Zoomaus-ikkunan voi avata myös osoittamalla kenttää ja klikkaamalla hiiren kakko painiketta ja valita avautuvasta pikavalikosta Zoomaus Zoomaus on mahdollista kyselyjen lisäksi mahdollista myös muissa tekstikentissä. Klikkaa OK palataksesi normaaliin tekstikenttää. Useita ehtoja eri kentissä Ehdot saattavat kohdistua useampaankin kenttään, sillä usein kyselyissä halutaan yhdistellä us i- siin kenttiin kuuluvia ehtoja. Edellä jo opittiin suodattimessa kirjoittamaan TAI-ehtoja eri välilehtiin. Eri kenttiin kohdistuvien ehtojen kirjoittamisessa kyselyyn on otettava huomioon: JA-ehdot kirjoitetaan samalle rivill TAI-ehdot kirjoitetaan eri rivill Tyhjien arvojen haku Access tallentaa sellaiseen kenttään, johon ei ole määritetty pakollista arvoa ns. tyhjäarvon (Null) ellei kenttään ole syötetty mitään arvoa, eikä oletusarvoa ole määritelty. Null tarkoittaa siis tuntematonta arvoa eli se voisi olla mikä tahansa, sitä ei vain vielä tiedetä. Tyhjäarvoja testataan seuraavasti: Is Null Hae tietueet, joilla on Null tässä kentässä Is Not Null Hae tietueet, joilla ei ole Null tässä kentässä. Not Is Null Kuten edellinen. Loogiset operaattorit Tavallisimmat operaattorit ovat And, Or ja Not. Myös aiemmin kuvattu Like on looginen operaattori. Haetaan tietokannastamme esimerkiksi Tampereella ja Turussa asuvat henkilöt (puhekielellä: hae tamperelaiset ja turkulaiset). Kun kyseessä on yksi tai useampi "tai" -ehto, laita ne allekkain tai -riveille. Sama onnistuu myös kirjoittamalla samalle rivill Tampere Or Turku. Lisää esimerkkejä: Not Turku, hae tietueet, joiden kyseisen kentän arvo ei ole Turku. Tämä ehto ei ota tulosjoukkoon tyhjiä kenttiä. Jos haluamme mukaan myös ne henkilöt, joiden asuinkuntaa ei ole merkitty tietokantaan kirjoitetaan hakulause muotoon Not Turku Or Is Null. Nyt tulosjoukkoon tulevat sekä kaikki ei-turkulaiset että ne, joiden asuinkuntaa ei ole merkitty (huonompi puoli asiassa on, että joku jälkimmäisistä kuitenkin saattaa asua Turussa, se vain ei selviä tietokannastamme). Kun kysely on valmis, se voidaan tallentaa normaaliin tapaan. Tallennettu kysely ei sisällä mitään tietoa, ainoastaan kyselyn rakenteen. Tulos ilmaantuu näytölle taulukkona, kun tallennettu kysely avataan.

23 Atk-ajokortti 23 Access Viittaus toiseen kenttään MS Accesissa on mahdollista viitata ehdoissa myös toiseen kenttään. Voidaan esimerkiksi etsiä myöhästyneitä tavaratoimituksia vertailemalla sovittua ja todellista toimituspäivää. Kenttään viitattaessa on sen nimi kirjoitettava hakasulkuihin, esimerkiksi [Toimitettava]. Jos viitataan toiseen taulukkoon, on sen nimi kirjoitettava ensin, esimerkiksi [Toimitus]. [Tuotenro]. Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole eroa. Nykyisen päivämäärän käyttö Ehdoissa tarvitaan usein nykyistä päiväystä. Halutaan esimerkiksi tietää, mitkä tuotteet olisi toimitettava seuraavan viikon aikana tai mitkä on toimitettu kahdella edellisellä viikolla. Seuraavassa joitakin esimerkkejä päivämäärän käyttämisestä ehdoissa: =Date() =Date()+ Between Date() And14 Nykyinen päivä Viikon päästä oleva päivämäärä Seuraavan kahden viikon aikana olevat päivämäärät Tietueiden lajittelu Kun kysely suoritetaan tai sitä käytetään lomakkeissa tai raporteissa, on usein helpompi löytää toivotut tiedot, jos tietueet on ensin lajiteltu. Voidaan lajitella esimerkiksi asiakkaat aakkosjärjes - tykseen nimen tai paikkakunnan mukaan. Lajittelu voidaan tehdä nousevaan tai laskevaan järj s- tykseen. Voidaan lajitella myös useamman kentän mukaan. Kysely lajitellaan yhden tai useamman kentän mukaan seuraavasti: 1. Avataan kysely rakennenäkymään. 2. Klikataan lajitteluavaimena käytettävään kenttään rivill Lajittelu: Oikeassa reunassa näkyy luettelopainike. 3. Klikataan nuoleen lajitteluvaihtoehtojen luettelon avaamiseksi. 4. Valitaan lajittelujärjestys Nouseva tai Laskeva. 5. Toistetaan kohtia 2-4 kaikkien lajiteltavien kenttien kohdalla. Tarpeettoman lajittelun voi poistaa valitsemalla luettelon vaihtoehdoista (ei lajiteltu). Moniportaisessa lajittelussa lajittelu tapahtuu ensisijaisesti vasemmanpuoleisimman kentän u- kaan. Seuraava lajittelukenttä toimii toisena lajitteluavaimena jne. LISÄÄ KYSELYTYYPPEJÄ Hakukysely on tavallisin ja yleisin kyselytyyppi. Sen avulla voidaan rajoittaa näytettävien tiet u- eitten määrää ja määrit ellä myös tulokseen mukaan otettavat kentät. On kuitenkin mahdollista tehdä myös muita kyselyitä: muutoskyselyitä, ristiintaulukointikyselyitä ja paramerikyselyitä.