TEKNISEN LAUTAKUNNAN KOKOUS 3/2016. Kokousaika Asiat :t Asialista

Transkriptio

1 ASIALISTA TEKNISEN LAUTAKUNNAN KOKOUS 3/2016 Kokousaika Paikka Valtuustosali Asiat :t Asialista 10 TALOUSARVION INVESTOINTIOSA, LISÄMÄÄRÄRAHAESITYS; VANHUSTEN PÄIVÄTOIMINTAKESKUS JA TULOARVION MUUTOS; KOSKILINNA HANKE HANKINTA-ASIA; MONITOIMIKESKUKSEN TOIMISTO- JA YLEISTEN TILOJEN KALUSTEET TEKNIIKKATALON SISÄILMAONGELMAT JA TILARATKAISUT ILMOITUKSET... 33

2 PÖYTÄKIRJA 25 Tekninen lautakunta 3/2016 KOKOUSAIKA Tiistai , klo KOKOUSPAIKKA Kunnanvirasto, valtuustosali SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET pj Pekka Hakala x vj Mikko Ahola vpj Marita Nieminen x vj Seppo Asumalahti j Teemu Evikoski x vj Tiina Jokela j Pauliina Rautiainen vj Pirjo Turvala j Rauno Kortesoja x vj Turo Antila j Mikko Mänty x vj Jukka Juvonen j Eija Koivisto x vj Annukka Koivisto MUUT SAAPUVILLA OLLEET Jouni Ovaska kunnanhallituksen puheenjohtaja Vilho Ponkiniemi kunnanhallituksen edustaja x VIRANHALTIJAT Satu Hyötylä tekninen johtaja, esittelijä x Pirkko-Liisa Vänttinen toimistopäällikkö, ptk-pitäjä x Antero Alenius kunnanjohtaja Jari Luoma rakennuspäällikkö, asiantuntija x LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Puheenjohtaja toteaa kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Totesi. ASIAT :t PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Lautakunta valitsi pöytäkirjantarkastajiksi Mikko Männyn ja Eija Koiviston. PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUS JA VARMENNUS Puheenjohtaja Pekka Hakala Pirkko-Liisa Vänttinen PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Tarkastusaika PÖYTÄKIRJA ON KOKOUKSEN KULUN MUKAINEN Mikko Mänty Eija Koivisto PÖYTÄKIRJA ON PIDETTY YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ , klo kunnanvirasto, tekninen toimisto, Kyrönsarventie 6 Toimistopäällikkö Pirkko-Liisa Vänttinen

3 26 10 TALOUSARVION INVESTOINTIOSA, LISÄMÄÄRÄRAHAESITYS; VANHUSTEN PÄIVÄTOIMINTAKESKUS JA TULOARVION MUUTOS; KOSKILINNA HANKE Tekninen lautakunta , 10 Toimistopäällikkö Pirkko-Liisa Vänttinen: Vanhusten päivätoimintakeskuksen (Siljankodin alakerta) rakentamisen kustannusarvio on euroa. Vuoden 2015 talousarvion investointiosassa hankkeelle oli varattu euron määräraha, mutta rahaa käytettiin vain euroa. Loppuvuoden rahankäyttöä ei pystytty tarkkaan arvioimaan ja vuoden 2016 talousarvion investointiosaan varattiin hankkeelle euroa. *kustannusarvio e *käyttö e *määrärahatarve vuonna e *talousarvio 2015 määräraha e Lisämäärärahatarve vuodelle 2016 on euroa. Rakennuspäällikön mukaan euron kustannusarvio ei ole täysin riittävä, koska tarkoituksena oli käyttää vanhoja huonekaluja eikä investoinnissa ole varauduttu kalusteiden hankintaan. Lisäksi tilan mataluudesta johtuvia lisä- ja muutostöitä sekä niihin liittyviä suunnittelukustannuksia on arvioitua enemmän. Kustannusarvio tulee ylittymään n euroa. Koskilinna, työn rikastamo hankkeelle on varattu talousarvion investointiosassa euron määräraha ja tuloarviona on euroa ELY:ltä saatavaa avustusta. Nyt on tullut esiin, että avustusta ei tulla saamaan arvioidun mukaisesti vaan avustusprosentiksi jää 70 % eli euroa. Esitys (tekninen johtaja Satu Hyötylä): Lautakunta esittää hallitukselle ja edelleen valtuustolle, että se: - myöntää vanhusten päivätoimintakeskuksen investointihankkeelle lisämäärärahaa euroa vuodelle 2016 ja - pienentää Koskilinna työn rikastamo -hankkeen tuloarvion euroksi.

4 27 Päätös: Lautakunta hyväksyi esityksen.

5 28 11 HANKINTA-ASIA; MONITOIMIKESKUKSEN TOIMISTO- JA YLEISTEN TILOJEN KALUSTEET Tekninen lautakunta , 11 Rakennuspäällikkö Jari Ihainen: Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat olleet Hämeenkyrön kunnan monitoimikeskuksen kalusteet. Hankinta on jaettu neljään (4) osa-alueeseen. Tämä päätös koskee osa-aluetta 3 Toimisto- ja yleisten tilojen kalusteet. Hankinnasta on julkaistu EU-hankintailmoitus Hilma-ilmoituskanavassa. Hankintamenettely Hankintamenettelynä on ollut neuvottelumenettely. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joilta tullaan pyytämään varsinaiset tarjoukset. Osallistumishakemusten perusteella hankintayksikkö valitsee parhaat yritykset tarjoajiksi kilpailutukseen. Neuvotteluihin valittiin tiedoksi annetulla tarjoajanvalintapäätöksellä seuraavat kolme (3) tarjoajaa: Adi Kalusteet Oy Martela Oyj EFG Toimistokalusteet Oy Neuvottelut järjestettiin Hämeenkyrön kunnan teknisten palveluiden kokoushuoneessa. Jokaisen neuvotteluihin valitun tarjoajan kanssa neuvoteltiin kaksi tuntia. Hankintayksikkö laati neuvotteluiden sisällöstä yhteenvedon ja antoi sen tiedoksi kaikille tarjoajille yhtäaikaisesti Tarjoajille toimitettiin lopullinen tarjouspyyntö, jonka mukaan lopullinen tarjous tuli jättää klo 12 mennessä. Hankintayksikkö vastaanotti lopullisen tarjouksen kaikilta kolmelta tarjoajalta asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjouspyynnöstä oli mahdollista esittää lisäkysymyksiä, joihin Hankintayksikkö on vastannut ja täydentänyt vastauksiaan Lisäkysymyksiin annetut vastaukset ovat olleet osa tarjouspyyntöä ja ne on huomioitu tarjousten arvioinnissa.

6 29 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoukset. Hankintayksikkö on antanut kaikille tarjoajille yhtäläisen mahdollisuuden täsmentää tarjouksia. Tarjouksen täsmennyspyynnöt on lähetetty kaikille tarjoajille yhtäaikaisesti perjantaina ja Hankintayksikkö on vastaanottanut vastaukset kaikilta kolmelta tarjoajalta tarjousten täsmennyspyyntöihin maanantaina mennessä. Hankintayksikkö totesi kaikkien tarjousten olleen tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistus ja tarjousten vertailu on tallennettu Virtaan ja se lähetetään kaikille tarjonneille päätösotteen yhteydessä. Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja niiden painoarvot ovat olleet seuraavat: Hinta, 70% Laatu, 30% Laadun arvioinnissa on otettu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä täsmennetyllä tavalla huomioon kalusteille myönnettävä takuuaika, kalusteissa käytettävien tekstiilien kulutusarvo sekä tietyt kalusteiden toiminnalliset ominaisuudet. Korkeimman kokonaispistemäärän saanut tarjous on voittanut tarjouskilpailun. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Esitys (tekninen johtaja Satu Hyötylä): Tekninen lautakunta valitsee monitoimikeskuksen toimisto- ja yleisten tilojen kalusteiden toimittajaksi Martela Oyj:n. Hankintasopimus ei synny vielä tällä päätöksellä vaan vasta kun valitusaika ja EU-hankintoja koskeva odotusaika (21 päivää) ovat kuluneet loppuun. Hankintayksikkö ottaa yhteyttä tarjouskilpailun voittaneeseen tarjoajaan sopiakseen hankintasopimuksen tarkasta allekirjoitusajankohdasta.

7 30 Päätös: Lautakunta hyväksyi esityksen.

8 31 12 TEKNIIKKATALON SISÄILMAONGELMAT JA TILARATKAISUT Tekninen lautakunta , 50 Tekninen johtaja Satu Hyötylä: Tekniikkatalon sisäilmaa on selvitetty ja rakennukseen on tehty pienimuotoisia korjaustoimenpiteitä. Asiaa on käsitelty useita kertoja sisäilmatyöryhmässä. Väliaikaisena ratkaisuna on siirryttävä toisiin tiloihin. Oheismateriaalina on työterveyshuollon lausunto. Kunnalla ei ole omistuksessa sellaisia tiloja, jotka soveltuisivat väistötiloiksi näin monelle työntekijälle. Mahdollista on vuokrata siirtorakennus teknisen viraston läheisyyteen. Siirtorakennuksesta on saatu tarjous Parmaco Oy:ltä. Lisäksi on selvitelty erilaisia mahdollisuuksia vuokrata tiloja paikkakunnalta, lähinnä Kirkonkylän taajamasta. Sijoituspaikassa pitää ottaa huomioon käytännön työjärjestelyt kuten mm. arkiston sijainti ja yhteistoiminta muun kunnanviraston kanssa. Lautakunnalle esitetään kokouksessa selvitetyt tilat ja kustannukset. Esitys annetaan kokouksessa. Tekninen johtaja selosti mahdollisuuksia vuokrata toimistotiloja Kirkonkylän taajamasta. Esitys (tekninen johtaja Satu Hyötylä): Lautakunta oikeuttaa teknisen johtajan neuvottelemaan ja allekirjoittamaan vuokrasopimuksen ja valmistelemaan toimintojen siirtämisen vuokratiloihin. Päätös: Lautakunta hyväksyi esityksen. Tekninen lautakunta , 12 Tekninen johtaja Satu Hyötylä: Tekniset palvelut toimivat edelleen kahdessa toimipisteessä, Hollitiellä ja vuokratiloissa Kyrönsarventiellä. Hollitiellä on selvinnyt sädesieniongelma, jonka vuoksi koko talo on tyhjennettävä toiminnoista. Yläkerran

9 32 asukkaille etsitään uusia tiloja. Teknisten palveluiden osalta on selvitetty erilaisia vuokravaihtoehtoja Hämeenkyröstä ja Kyröskoskelta. Tavoitteena on, että jollain aikavälillä tekniset palvelut saisi kaikki tilat samasta toimipisteestä. Vuoden 2016 talousarviossa on määräraha hankesuunnitelman laatimiseksi Tippavaaran varastolle. Tavoitteena on selvittää, minkälaisilla toimenpiteillä ja kustannuksilla tekniset palvelut voisi siirtyä Tippavaaraan. Vuokratilaselvitysten jälkeen on päädytty siihen, että teknisten palveluiden henkilökunnasta osa siirtyy Tippavaaraan jo nyt ja osa hankesuunnitelman ja toimenpiteiden valmistuttua, todennäköisesti vuoden 2017 aikana. Kokonaisuuden kannalta ratkaisu on kustannustehokas ja tukee kunnan tavoitetta omien tilojen käytön tehostamisesta. Tuo myös etua, että koko teknisen toimen henkilökunta toimii samasta työpisteestä. Tämä on etu myös asiakkaille. Esitys (tekninen johtaja Satu Hyötylä): Tekninen lautakunta merkitsee tilanteen tiedoksi ja kiirehtii hankesuunnitelman laatimista Tippavaaran varastolle. Tavoitteena on, että rakennustyöt voitaisiin käynnistää jo kuluvana vuonna. Päätös: Lautakunta hyväksyi esityksen.

10 33 ILMOITUKSET 1. Jätevedenpuhdistamon ja viemäriverkoston riskienhallintasuunnitelma ; Ramboll Oy. 2. Hämeenkyrön strateginen yleiskaava 2040 on saanut lainvoiman Metsänhoitoyhdistyksen tilitykset : - Keskuspuisto ja Jokimetsä, harvennushakkuu, 8 494,25 e - Keskuspuisto, ensiharvennus, 1 651,18 e - Pappilanmetsä, harvennushakkuu, ,74 e. 4. Teknisen johtajan ja maanrakennusmestarin vastaus Kyröskosken koulun oppilaskunnalle koskien esitystä Perhepuiston pulkkamäkeä ja laitteita. Vastaus on Virrassa. 5. Kirjelmä Hämeenkyrön seurakunnalle koskien Kyröskosken terveysaseman vuokrasopimusta. Kirjelmä on Virrassa. 6. Teknisen johtoryhmän muistiot ja Viranhaltijapäätökset Ruokapalvelupäällikkö Yhteiskoulun keittiötilojen vuokraaminen la Hämeenkyrön eteläiselle metsästysseuralle Ruokalistojen hyväksyminen kotiateriapalveluun ajalle Ruokalistojen hyväksyminen ajalle Kiinteistöpäällikkö Yhteiskoulun ilmanvaihdon puhdistus, säätö ja mittaus. Kiinteistöpäällikkö hyväksyi Kiinteistöhuolto Ruuska Oy:n tarjouksen. 8. Vanhusten päivätoimintakeskuksen rakennushanke; työmaakokous 1, Monitoimikeskus, työmaakokous nro 16, Toimitussopimus, monitoimikeskuksen päiväkodin kalusteet, Tevella Oy.