KESKI-POHJANMAAN YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON VIESTINTÄOHJEISTO

Transkriptio

1 KESKI-POHJANMAAN YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON VIESTINTÄOHJEISTO

2 Sisällysluettelo 1. KESKI-POHJANMAAN YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON ORGANISAATIO VIESTINNÄN PERIAATTEET Kokkolan kaupungin viestintästrategia Ympäristöterveydenhuollon viestinnän periaatteet Viestinnän suunnittelun yleiset periaatteet VIESTINTÄVASTUUT Kokkolan kaupungin viestinnän vastuutahot Ympäristöterveydenhuollon viestinnän vastuutahot VIESTINNÄN KEINOT JA KANAVAT Esityslistat ja pöytäkirjat Viralliset kuulutukset Tiedotteet Lehdet, radio, TV, ilmoitukset ja maksullinen mainonta Kuntien ja ympäristöterveydenhuollon internetsivut Sähköposti Asiakaspalvelutilanteet Tiedotus- ja keskustelutilaisuudet Tapahtumat ja muut yleisötilaisuudet Näyttelyt, messut, videot ja kalvosarjat Puhelinluettelo ym. luettelot Valtuuston ja ympäristöterveyslautakunnan kokoukset ULKOISEN VIESTINNÄN PERIAATTEISTA Kokkolan kaupungin ulkoisen viestinnän visio Tärkeimmät ulkoisen viestinnän keinot ja kanavat Ympäristöterveydenhuollon tärkeimmät ulkoisen viestinnän kohderyhmät SISÄISEN VIESTINNÄN PERIAATTEISTA Kokkolan kaupungin sisäisen viestinnän visio Viestintä henkilöstölle Viestintä luottamushenkilöille Luottamushenkilöiden viestintä Sisäisen viestinnän kanavat KRIISIVIESTINNÄN PERIAATTEISTA MARKKINOINTIVIESTINNÄN PERIAATTEISTA VIESTINNÄN SEURANTA JA ARVIOINTI...15 LÄHTEET...15 LIITE 1. KUNTAVIESTINNÄN KESKEISIMMÄT SÄÄDÖKSET...16 LIITE 2. KOKKOLAN YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON KÄYTTÄMÄT TIEDOTUSVÄLINEET

3 1. KESKI-POHJANMAAN YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON ORGANISAATIO Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuolto huolehtii kunnallisista ympäristöterveydenhuollon tehtävistä siten kuin Keski-Pohjanmaan kuntien välisessä yhteistoimintasopimuksessa, hallintosäännössä, Keski-Pohjanmaan johtosäännössä ja ympäristöterveydenhuoltoa koskevassa erityislainsäädännössä tarkemmin säädetään. Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuollon organisaatio sisältää Kokkolan ja Kannuksen kaupunkien sekä Halsuan, Kaustisen, Kruunupyyn, Lestijärven, Perhon, Toholammin ja Vetelin kuntien yhteisen ympäristöterveyslautakunnan alaisen toiminnan. Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuollon organisaatio koostuu: Kokkolan kaupungin organisaatioon kuuluva ympäristöterveyslautakunta, mikä on kuntien yhteinen lautakunta. ympäristöterveydenhuollon tulosaluetta johtavasta terveysvalvonnan johtajasta ja tämän alaisuudessa toimivista eläinlääkäreistä, terveystarkastajista ja muusta henkilöstöstä. Kuvio 1. Kokkolan kaupungin organisaatio- ja konsernirakenne 3

4 2. VIESTINNÄN PERIAATTEET 2.1 Kokkolan kaupungin viestintästrategia Kokkolan kaupungin viestintästrategia on säännöllisesti tarkastettava ja päivitettävä kehittämissuunnitelma. Se on tarkoitettu ohjeeksi kaupungin hallinnon ja palveluyksiköiden viestinnän kehittämiseen. Kukin toimiala laatii ja päivittää omat viestinnän kehittämissuunnitelmansa kaupungin viestintästrategian pohjalta. Kaupunkikonsernin muut organisaatiot tukevat kaupungin strategiaa ja kehittämistyötä omalla viestinnällään. Viestintä on kytkettävä myös kaikkiin keskeisiin hankkeisiin alusta lähtien, ja niille tulee laatia viestintäsuunnitelma ja määritellä viestintävastuut. Viestintästrategiansa mukaan: Kokkolan kaupunki on avoin ja rehellinen viestijä. Viestinnässään kaupunki pyrkii vuorovaikutteisuuteen ja oikea-aikaisuuteen sekä tavoittavuuteen ja täsmällisyyteen. Kaupungin viestinnän tarkoituksena on lisätä kaupunkilaisten tietoutta kaupungin palveluista, hallinnosta, kehittämisestä ja taloudesta sekä sitä kautta lisätä kaupunkilaisten osallisuutta ja vaikutusmahdollisuuksia. Kaupungin viestinnän arvot ovat eettisesti kestäviä, mikä merkitsee sekä viestinnän avoimuutta että vastuullisuutta. Niin sisäiseen kuin ulkoiseenkin viestintään liittyvässä viestintätilanteessa henkilöstö tiedostaa edustavansa kaupungin organisaatiota ja olevansa työnantajalleen vastuussa viestinnästään. Kunnan viestintä perustuu lainsäädäntöön. Kuntalain mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kuntalaisilla ja palvelujen käyttäjillä on oltava osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuus kunnan toimintaan. Julkisuuslaki tukee viestinnän avoimuutta ja kuntalain antamia perusteita viestinnän toteuttamiselle. Kokkolan kaupungin viestintään vaikuttaa myös kielilaki. Kaupunki pyrkii huomioimaan suomen- ja ruotsinkieliset asukkaat viestinnässään tasapuolisesti. Toimialakohtaiset kielipalvelusitoumukset ohjaavat kaksikielistä palvelun tuottamista. (Kokkolan kaupungin viestintästrategia). 2.2 Ympäristöterveydenhuollon viestinnän periaatteet Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuollon viestinnän pääperiaatteita ovat avoimuus, julkisuus, läpinäkyvyys, rehellisyys ja aito vuorovaikutteisuus. Viestintäperiaatteet perustuvat kuntaviestinnän keskeisiin säädöksiin (Liite 1). Kunnan toimintaa arvioidaan pitkälti viestinnän kautta, mistä syystä myönteisen kuvan antaminen on tärkeää. Hyvään viestintään kuuluvat mm. selkeä kieli, ystävällinen ja asiakaslähtöinen palvelu ja nopea kysymyksiin vastaaminen sekä poliittinen, alueellinen ja kielellinen tasapuolisuus. Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuollon virallinen tiedotustoiminta hoidetaan niin, etteivät viranhaltijoiden henkilökohtaiset mielipiteet vaikuta tiedotukseen. Kaupungin työntekijöillä on lakiin perustuva ilmaisuvapaus, joka on osa julkisuusperiaatteen toteuttamista. Työntekijällä on oikeus julkisuudessa esittää näkemyksensä niistä asioista, joita hän toimessaan joutuu käsittelemään. Yhteistyötä edistää, jos viestintä on omaa työtä, työyhteisöä ja kuntalaisia arvostavaa. Kaikkien yhteistoiminta-alueen kuntien asukkailla on oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan. Merkittävimmistä vireillä olevista asioista tiedotetaan varhaisessa vaiheessa, jo ennen päätösesityksen tekoa, jotta asukkaille luodaan mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa asioiden käsittelyyn. Vireilläolosta ei tarvitse ilmoittaa, jos ilmoittaminen vaarantaa ratkaisun tarkoituksen toteuttamisen tai aiheuttaa muuta merkittävää haittaa taikka on muutoin ilmeisen tarpeeton. Valmistelurauhan 4

5 häiriintyminen tai valitusten pelko ei ole peruste ilmoittamatta jättämiselle. Asukkaille on tiedotettava, miten he voivat esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Viestintää ovat myös tehdyt päätökset, viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden toiminta ja lausunnot. Viestintäohjeet yhdenmukaistavat ja selkeyttävät toimintaa ja sitä kautta mahdollistavat samanlaiset ja tasapuoliset käytännöt. Kokkolan kaupungin viestintästrategia määrää ympäristöterveydenhuollon viestinnän yleiset linjat. 2.3 Viestinnän suunnittelun yleiset periaatteet Sisäisessä viestinnässä on ehdottoman tärkeää, että henkilöstöä koskevissa asioissa informoidaan ensin henkilöstöä ja luottamushenkilöitä ja vasta sen jälkeen tiedotetaan asiasta organisaation ulkopuolelle. Ulkoinen viestintä tulee suunnitella niin, että tieto välittyy ja tavoittaa mahdollisimman hyvin halutut kohderyhmät. Vuorovaikutuksen parantamiseksi voidaan mm. järjestää asukasiltoja ja tapaamisia, käyttää internetiä, sähköpostia ja tiedotetta sekä julkaista erilaisia oppaita, esitteitä ja katsauksia toiminnasta ja palveluista. Kuntalaisten ja yritysasiakkaiden mielipiteitä voidaan selvittää myös mielipidekyselyillä ja kuulemistilaisuuksissa. Tieto välittyy parhaiten henkilökohtaisin kontaktein, joten palaute, jota saadaan arkisen palvelutoiminnan yhteydessä, on hyvä huomioida. Palautemahdollisuuksia on kehitettävä ja huolehdittava palautteen nopeasta käsittelystä. Suoran osallistumisen muodot yleistyvät, vaikuttavuus kasvaa ja osallistuminen muuttuu ennakoivammaksi koko ajan. Asioiden saattaminen julkiseen keskusteluun, valmistelun seuranta ja siihen vaikuttaminen sekä kansalaisaloitteet vaikuttamisen kanavina lisääntyvät tulevaisuudessa. Kansalaisjärjestöjen, yhdistysten ja yritysten viestit ovat tärkeää palautetta. Valmistelun julkisuuteen kuuluu, että päätösesityksiä ja niiden vaikutuksia voidaan käsitellä julkisuudessa jo ennen kokouksia. Internetin avulla voidaan järjestää helposti kyselyjä ajankohtaisista asioista, herättää keskustelua ja pyytää ehdotuksia kaupunkilaisilta. Mikäli tiedotettavasta asiasta päättää myöhemmin valtuusto tai hallitus tai muu ylempi toimielin, on tärkeää korostaa, että kyse on valmisteluvaiheen kannanotosta. Sekä sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä otetaan tasapuolisesti huomioon suomen- ja ruotsinkielisten asiakkaiden tarpeet. Merkittävä aineisto julkaistaan molemmilla virallisilla kielillä. 5

6 3. VIESTINTÄVASTUUT 3.1 Kokkolan kaupungin viestinnän vastuutahot Kaupungin viestinnän ja markkinoinnin strategiset ratkaisut päätetään kaupunginhallituksessa. Kaupungin hallintosäännön mukaan viestintää ohjaa hallintojohtaja. Käytännön viestintävastuu on toimialoilla ja tulosyksiköillä, joissa esimiehet vastaavat viestinnän järjestelyistä. Arkipäivän viestintää toteutetaan tulosyksiköittäin asiantuntijoiden voimin, periaatteella se joka tietää, viestii. Tämän periaatteen toteuttamiseksi kaupunki kehittää jatkuvasti asiantuntijoidensa viestintävalmiuksia (Kokkolan kaupungin viestintästrategia). Viestinnän käytännön kehittämistyöstä vastaa kaupunginjohtajan nimeämä viestintätyöryhmä. Viestintätyöryhmä valmistelee vuosittain kaupungin tulevan vuoden viestintäsuunnitelman sekä viestintäbudjetin. Ryhmän puheenjohtajana on hallintojohtaja ja ryhmän alaisuudessa toimii määräaikaista projektihenkilöstöä. Viestintätyöryhmä auttaa tarvittaessa myös toimialoja viestinnän järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä. Kaupungin viestinnän toimialueet ovat sisäinen viestintä, ulkoinen viestintä sekä markkinointiviestintä (Kokkolan kaupungin viestintästrategia). Päävastuu kaupungin ulkoisen viestinnän kehittämisestä on kaupunginjohtajalla. Kaupunginjohtajan alaisena kehittämisorganisaationa toimii viestintätyöryhmä, joka toteuttaa mm. viestinnän vuorovaikutteisuuden lisäämiseen liittyviä hankkeita ja vastaa talous- ja palveluviestinnän valmiuksien ja sähköisen viestinnän kehittämisestä (Kokkolan kaupungin viestintästrategia). Sisäisestä viestinnästä ovat vastuussa kaikki kaupungin organisaatioon kuuluvat: luottamushenkilöt ja henkilöstön edustajat ovat kukin osaltaan vastuussa viestinnästään. Tulosyksiköissä ja toimialoilla viestintää johtavat päälliköt. Kaupungin sisäistä viestintää ohjaa hallintojohtaja, ja keskitetyn sisäisen viestinnän päätoimijana on henkilöstöyksikkö. Verkkoviestinnän kehittämisessä päävastuu on henkilöstöyksiköllä (Kokkolan kaupungin viestintästrategia). 3.2 Ympäristöterveydenhuollon viestinnän vastuutahot Ympäristöterveyslautakunnan tehtäviin kuuluu lakisääteisten viranomaistehtävien lisäksi mm. huolehtia yhteistyöstä muiden kuntien ja sopijakuntien viranomaisten sekä kansanterveystyön ja ympäristöterveydenhuollon alalla toimivien järjestöjen kanssa sekä lausuntojen, tietojen ja selvitysten antamisesta sekä tiedotustoiminnasta. Esityslistojen laadinnasta vastaa ympäristöterveyslautakunnan esittelijänä toimiva terveysvalvonnan johtaja. Lautakunnan sihteeri huolehtii pöytäkirjojen julkisuuteen liittyvistä asioista yhtenäisen tavan mukaisesti. Terveysvalvonnan johtajan tehtäviin kuuluvat mm. seuraavat viestintätehtävät: valvontasuunnitelmien laatimiseen ja arviointiin osallistuminen ja esittely toimielimelle, erityis- ja poikkeusolojen suunnitelman laatimisen koordinointi ja erityistilanteista tiedottaminen, terveydensuojelujärjestyksen ja -määräysten laatimisen koordinointi, lainsäädännön muutosten seuraaminen ja niistä tiedottaminen, seudullisten projektien koordinointi-, hallinnointi- ja raportointivastuu, henkilöstökokousten järjestäminen ja henkilöstön tiedottaminen, koulutus- ym. tilaisuuksien järjestäminen henkilöstölle ja alueen kuntien edustajille, organisaation sisäinen ja ulkoinen viestintä: yhteistoiminta-alueen kunnat ym., verkostoituminen ja yhteydet paikallisiin, alueellisiin ja valtakunnallisiin sidosryhmiin (mm. kunnat, aluehallintovirasto, keskusvirastot ja ministeriöt), seuranta- ja suoritetietojen kerääminen: vuosittaiset raportoinnit mm. aluehallintovirastoon, elintarviketurvallisuusvirastoon ja turvatekniikan keskukseen. 6

7 Terveysvalvonnan johtaja voi halutessaan delegoida tiedotuksen sen viranhaltijan tehtäväksi, joka tietää ko. asiasta parhaiten. 4. VIESTINNÄN KEINOT JA KANAVAT Viestintä tavoittaa kohderyhmät paremmin, kun käytetään useita eri viestintäkeinoja ja -kanavia. Tavoitteena tulee olla mahdollisimman yhdenmukainen viestintä kaikissa alueen kunnissa. 4.1 Esityslistat ja pöytäkirjat Esityslistoja ja pöytäkirjoja laadittaessa tulee kiinnittää huomiota tietojen sisältöön ja julkisuuteen. Listat ovat tärkeä tiedon lähde valmisteilla olevista asioista ja päätösesityksistä; riittävän aikaisen laatimisen kautta luodaan mahdollisuus saada palautetta jo ennen toimielimen kokousta ja mahdollisuuden vaikuttaa päätökseen. Kokkolan kaupungin toimielinten esityslistat ovat nähtävillä kaupungin internetsivuilla; kuntien yhteisen ympäristöterveyslautakunnan listat on syytä viedä tai linkittää myös muiden kuntien sivuille. Yhteisen toimielimen pöytäkirja on pidettävä yleisesti nähtävänä kaikissa sopimukseen osallisissa kunnissa. Oikaisuvaatimuksen ja kunnallisvalituksen saa tehdä kuntien yhteisen toimielimen päätöksestä sopimukseen osallinen kunta ja sen jäsen. Pöytäkirjoista saa tiedon asioiden päätöksistä. Myös luottamushenkilön ja viranhaltijan päätökset voidaan merkitä pöytäkirjaan, joka pidetään yleisesti nähtävillä. Pöytäkirjat liitteineen ovat julkisia, kun ne on allekirjoitettu ja tarkastettu. Tarkastettujen pöytäkirjojen ovat yleisesti nähtävillä Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuollon kansliassa kokouksesta kymmenes (10) päivä klo Jos kymmenes päivä on viikonloppuna tai pyhäpäivinä pidetään pöytäkirja nähtävillä sitä seuraavana arkipäivänä. Jos pöytäkirja sisältää salassa pidettäviä tietoja, ei sitä saa tältä osin panna yleisesti nähtäväksi. Ympäristöterveyslautakunnan, kaupunginhallituksen ja valtuuston esityslistojen jako: 1. Lautakunnan esittelijä vastaa esityslistojen laadinnasta ja lähettämisestä lautakunnan jäsenille, tiedotusvälineille sekä toimittamisesta kaikkien kuntien www-sivuille. 2. Kaupunginhallituksen ja -valtuuston esityslistat lähetetään liitteineen Kokkolan kaupunginhallituksen jäsenille ja varajäsenille, valtuuston puheenjohtajille, tiedotusvälineille ja ilman liitteitä kunnallisjärjestöjen puheenjohtajille ja sihteereille sekä kaupungin wwwsivuille. Esityslistat ovat nähtävillä myös Kokkolan kaupungintalolla ja kirjastossa. Ympäristöterveyslautakunnan, kaupunginhallituksen ja valtuuston pöytäkirjojen jako: 1. Lautakunnan sihteeri huolehtii pöytäkirjojen nähtävillä pidosta ja toimittamista kunnille sekä pöytäkirjanotteen lähettämisestä asianosaisille oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoitteineen. Julkiset tiedot on pyydettäessä annettava muillekin. 2. Kaupunginhallituksen ja -valtuuston päätökset tiedotetaan välittömästi kokouksien jälkeen tiedotusvälineille. Medialle kerrotaan päätöksistä ja niihin liittyneistä äänestyksistä, eriävistä mielipiteistä sekä muista käsittelyn kannalta merkittävistä kysymyksistä. Käytyjä keskusteluja ei referoida. Pöytäkirjojen jaosta ym. huolehtivat pöytäkirjanpitäjät. 4.2 Viralliset kuulutukset Kuulutusasioiden käsittelijät ilmoittavat viralliset kuulutukset kunnantalojen virallisilla ilmoitustauluilla ja kirjastojen ilmoitustauluilla, valtuustojen päättämissä lehdissä sekä kuntien wwwsivuilla. Kuuluttamalla lain edellyttämistä asioita lain mukaan saavutetaan tietty viestintätaso. Asukkaiden mielenkiinnon lisäämiseksi pitäisi samoista asioista kertoa uudelleen toisin sanoin, esimerkiksi lehtiartikkelissa. 7

8 Kuntien viralliset ilmoitustaulut: Taululla toistaiseksi: Mm. ilmoitus kuluttajaneuvonnasta, kunnanviraston aukioloajat, työsuojeluun liittyviä ilmoituksia ja ilmoitus kunnan hoitoonohjausjärjestelmästä. Taululla koko vuoden: Pöytäkirjojen nähtävilläoloajat (hallitus, lautakunnat, kuntayhtymien hallitukset, muut viranomaiset). Taululla määräajan: Valtuuston kokouskutsut (sisältää asialistan ja ilmoituksen pöytäkirjan nähtävilläolosta), maankäyttö- ja rakennuslain edellyttämät julkipanot, rakennustarkastajan päätökset, suunnittelutarve- ja poikkeamispäätösten julkipanot, viranhakuilmoitukset, ilmoitus hallinto-oikeuden ym. valitusviranomaisen valitukseen antamasta päätöksestä yms. Saapuneet kuulutukset: Vireillä olevat ympäristöluvat ja muut ympäristönsuojeluun liittyvät asiat (lähettäjänä ympäristölupavirasto, ympäristökeskus jne.), eri viranomaisten kuulutuksia asioista, joista voi tehdä valituksen, muistutuksen tai esittää mielipiteen. 4.3 Tiedotteet Selkeä ja ymmärrettävä tiedote, jossa mainitaan myös lisätietojen antajat, on yleensä helpoin tapa saattaa asia yhtä aikaa kaikkien tiedotusvälineiden tietoon. Tiedote kannattaa laatia valmiiksi uutistekstin muotoon. Uutiskriteerien (ajankohtaisuus, kiinnostavuus, läheisyys, tärkeys, laajuus jne.) tunteminen on eduksi, jotta oikeita asioita osattaisiin tarjota oikeaan aikaan julkaistavaksi. Tiedotteet lähetetään kaikkiin alueen kuntien säännöllisesti käyttämiin tiedotusvälineisiin samanaikaisesti. Ympäristöterveydenhuollon tiedotteiden laatimisesta vastaa terveysvalvonnan johtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö. 4.4 Lehdet, radio, TV, ilmoitukset ja maksullinen mainonta Viralliset asiat julkaistaan yhteistoiminta-alueen kuntien valtuustojen päättämissä tiedotusvälineissä. Päätökset eivät koske epävirallisia ilmoituksia eivätkä mainoksia asioista, joista tiedoksi saattamisesta kuntalaisille ei ole erikseen säädöksiä. Ilmoitusten ja mainosten julkaisemisessa huomioidaan tehokas tiedottaminen, varma perillemeno ja kustannukset. Viranhakuilmoitukset on yleensä tarkoituksenmukaista julkaista myös ammattilehdissä. Kuntalaisille tärkeimpiä viestintäkanavia ovat sanoma- ja ilmaisjakelulehdet sekä radio, nuorilla internet. Ilmoitusten ja mainoksen tekijät vastaavat asiasisällöstä, yhtenäisestä ulkoisesta visuaalisuudesta ja tiedotuskanavan valinnasta. 4.5 Kuntien ja ympäristöterveydenhuollon internetsivut Internetsivujen pääkohderyhmiä ovat yhteistoiminta-alueen kuntien asukkaat ja muut asiakkaat. Kuntien sivuilla tulee olla oikeaa ja helposti löydettävää tietoa palveluista, päätöksenteosta yms. Ympäristöterveydenhuolto huolehtii omien sivujensa päivittämisestä. 4.6 Sähköposti Sähköpostin avulla on helppo ja nopea tapa jakaa tietoa, jonka vastaanottaja voi lukea, kun hänelle itselleen on sopivin hetki. Varmaa ei kuitenkaan ole, tuleeko viesti käsitellyksi ajoissa. Viestien lähettämisestä ja käsittelystä vastaa kukin sähköpostiosoitteen haltija itse. Sähköposti on tärkeä niin sisäisen kuin ulkoisenkin viestinnän välineenä. 8

9 4.7 Asiakaspalvelutilanteet Kaikki asiakaspalvelu- ja neuvontatilanteet on tärkeä mieltää viestintä- ja vuorovaikutustilanteiksi; viestintä on tehokkainta silloin kun se tapahtuu kahden ihmisen välillä. Palvelualttiuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota, ja asiat tulee viestiä mahdollisimman selvästi. Neuvonta on yksilöllistä ja mahdollinen palaute otetaan vastaan ja välitetään tarvittaessa eteenpäin. Työntekijöillä on omat vastuualueensa, mutta heidän on neuvottava asiakasta eteenpäin myös oman vastuualueen ulkopuoleisissa kysymyksissä. 4.8 Tiedotus- ja keskustelutilaisuudet Tiedotustilaisuuksia tulisi pitää erityisen merkittävistä asioista. Tiedotustilaisuuden kutsu on lähetettävä tiedotusvälineille noin viikkoa etukäteen, mikäli se on mahdollista. Tilaisuuksissa on hyvä olla mukana kirjallista materiaalia. Niiden kestoaika olisi hyvä olla vajaa tunnin, sisältäen esittelyn ja mahdollisuuden kyselyihin sekä erillishaastatteluihin. Tilaisuuksiin valmistaudutaan huolellisesti. 4.9 Tapahtumat ja muut yleisötilaisuudet Tapahtumat ja yleisötilaisuudet ovat hyvä mahdollisuus vuorovaikutteiseen viestintään virka- ja luottamushenkilöiden ja kaupunkilaisten kesken. Asioista voidaan saada ja antaa tietoa myös muualla kuin virallisissa paikoissa. Järjestäjän ja keskustelijoiden on syytä ennakolta varautua ja valmistautua tilaisuuteen Näyttelyt, messut, videot ja kalvosarjat Näyttelyissä ja messuilla on hyvä käyttää markkinointiviestintää ja sitä kautta hyödyntää tilaisuus. Visuaalisen yhtenäisesti laaditut esitteet, videot ja kalvosarjat ovat hyviä viestintävaihtoehtoja oikeassa paikassa. Sovitut osallistujat huolehtivat kokonaisuudesta Puhelinluettelo ym. luettelot Kaikki yhteystiedot on pidettävä ajan tasalla, jotta niiden perusteella voidaan tavoittaa haluttu henkilö ensimmäisellä yrittämällä. Luettelot pysyvät parhaiten ajan tasalla sähköisessä muodossa. Monet ihmiset käyttävät edelleen ensisijaisesti puhelinta asioinnissa Valtuuston ja ympäristöterveyslautakunnan kokoukset Kaupunginvaltuuston kokoukset ovat julkisia, ellei valtuusto toisin päätä. Lautakunnan kokoukset voidaan pitää osittain julkisina, jos lautakunta niin haluaa. 9

10 5. ULKOISEN VIESTINNÄN PERIAATTEISTA 5.1 Kokkolan kaupungin ulkoisen viestinnän visio Kaupungin viestintästrategiassa määritellään ulkoisen viestinnän visio seuraavasti: Kokkolan kaupunki on aktiivinen viestijä, joka viestinnällään antaa asukkailleen ja alueen muille toimijoille riittävän ja oikea-aikaisen tiedon kaupungin palveluista ja kehittämisestä. Jatkuvaan vuorovaikutukseen perustuva ulkoinen viestintä kannustaa asukkaita osallisuuteen ja eri sidosryhmiä yhteistyöhön kaupungin kehittämisstrategian toteuttamiseksi. Kokkolan kaupungin ulkoisen viestinnän painopistealueita ovat viestinnän vuorovaikutteisuuden lisääminen, palvelu- ja talousviestinnän kehittäminen, sähköisen viestinnän kehittäminen sekä kriisi- ja erityistilanneviestinnän kehittäminen. 5.2 Tärkeimmät ulkoisen viestinnän keinot ja kanavat Voimakkaimmin kaupungin ulkoisen viestinnän kanavista kehittynee lähivuosina sähköinen verkkoviestintä. Kaupungin internetpalvelujen ja -asioinnin lisäksi ovat keskeisessä asemassa myös suoran vuorovaikutuksen keinot, kuten erilaiset kuulemistilaisuudet ja keskustelufoorumit. Joukkoviestinnässä kaupunki jatkaa toimintaansa asukkaiden tavoittamisen kannalta keskeisten tiedotusvälineiden kuten paikallisten ja alueellisten sanomalehtien sekä radion ja television kautta. Kaupungin omassa tiedottamisessa jatketaan kokkola.fi -tiedotuslehden kehittämistä. Merkittävin osa kuntia koskevista tiedoista välittyy kuntalaisille edelleen tiedotusvälineiden kautta. Liitteeseen 2 on koottu Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuollon käyttämät tiedotusvälineet; niiden lisäksi ympäristöterveydenhuollon asioista tulee tiedottaa muiden yhteistoiminta-alueen kuntien paikallislehtiä. Tiedotusvälineille tulee antaa tietoa aktiivisesti, nopeasti ja luotettavasti ja yhteydenottopyyntöihin on vastattava välittömästi. Myös kielteisistä asioista on tiedotettava. Tiedotusvälineet voivat esittää kriittisiä mielipiteitä ja arvostella kaupungin tai ympäristöterveydenhuollon toimintaa. Tämä on osa hallinnon julkisuutta. Kritiikki ei saa vaikuttaa tiedotusvälineiden tasapuoliseen palveluun. Tiedot on annettava samanaikaisesti ja samansisältöisinä kaikille tiedotusvälineille. Kunnallisen päätöksenteon ja toiminnan uutisointi on maksutonta, toimituksellista aineistoa. Ilmoitukset ja mainokset sen sijaan ovat maksullisia. Käyttökelpoisin tapa tiedottaa kaupungin asioista on laatia selkeä tiedote, jossa on lisätietojen antaja yhteystietoineen, merkittävistä asioista järjestetään tiedotustilaisuus, johon kutsutaan tiedotusvälineiden edustajia. Toimittajat voivat vapaasti valita haastateltavan. Hänen on hyvä pitäytyä omalla vastuualueellaan ja ohjata kysymään tietoa siltä, joka asian tuntee parhaiten. Haastatellun on oikeus saada etukäteen tarkastettavakseen tiedotusvälineen laatima haastattelu siltä osin kuin se perustuu hänen lausuntoihinsa. Hyvän tavan mukaista ei ole korjailla jälkikäteen esittämiään mielipiteitä. Jo tehtyä haastattelua ei ole mahdollista perua. Nimimerkillä julkaistuihin yleisönosastokirjoituksiin ei pääsääntöisesti vastata. Ympäristöterveydenhuoltoa koskevissa asioissa harkintavalta on terveysvalvonnan johtajalla. Jos kirjoituksissa on suoria kysymyksiä tai virheellisyyksiä, asiaan voi vastata myös tiedotteella, joka toimitetaan tiedotusvälineille. Tiedotusvälineissä esiintyvät virheet ja harhaanjohtavat tiedot on syytä oikaista. 10

11 5.3 Ympäristöterveydenhuollon tärkeimmät ulkoisen viestinnän kohderyhmät Ympäristöterveydenhuollon ulkoisen viestinnän kohderyhmiin kuuluvat mm. yhteistoiminta-alueen kunnat, kuntien asukkaat, yritykset ja muut yhteisöt, aluehallintovirasto (AVI), keskusvirastot (Evira, Tukes, Valvira), ministeriöt (MMM, STM, TEM) sekä paikalliset ja alueelliset tiedotusvälineet. 6. SISÄISEN VIESTINNÄN PERIAATTEISTA 6.1 Kokkolan kaupungin sisäisen viestinnän visio Kaupungin viestintästrategiassa määritellään sisäisen viestinnän visio seuraavasti: Kokkolan kaupungin kaikkiin suuntiin avoin sisäinen viestintä tukee kaupungin organisaation kehittymistä, sisäistä osallisuutta sekä palvelujen tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Kaupungin toiminnan kannalta keskeinen, elävä sisäinen viestintä tiivistää henkilöstön yhteenkuuluvuutta ja parantaa koko kaupunkiorganisaation henkeä. Sisäisen viestinnän järjestelyissä ja toteutuksessa huomioidaan kaupungin henkilöstöstrategiassa esitetyt viestinnän tavoitteet. Kaupungin sisäisen viestinnän kehittämisessä painopistealueita ovat verkkoviestintä, projektinhallintayhteistyön kehittäminen, henkilöstön osallistuminen ja rekrytoinnin kehittäminen. Sisäinen viestintä on keskeinen osa kaupungin henkilöstöhallintoa, jonka tavoitteet esitellään tarkemmin kaupungin henkilöstöstrategia Henkselissä. Kuluvan strategiakauden aikana kiinnitetään erityisesti huomiota kaupungin työnantajamaineen hallintaan ja kehittämiseen. Työnantajamaineen merkitys korostuu erityisesti henkilöstön rekrytoinnissa ja sitouttamisessa. 6.2 Viestintä henkilöstölle Yleissopimus yhteistoimintamenettelystä ohjaa sisäisen tiedottamisen periaatteita Kokkolan kaupungin ja henkilöstön välillä. Sisäinen viestintä täydentää yhteistoimintamenettelyä. Hallintojohtajan ja päälliköiden tehtävä on hoitaa sisäistä viestintää, tiedottaa henkilöstölle suunnitelluista toiminnan muutoksista ja muista henkilökunnan asemaan vaikuttavista asioista. Myös esimies ja jokainen työyhteisön jäsen on vastuussa sisäisestä viestinnästä. Sisäinen viestintä on osa johtamisjärjestelmää sekä tiedon kahdensuuntaista kulkua, alhaalta ylöspäin ja ylhäältä alaspäin. Erityisen tärkeää on tiedotuksen oikea-aikaisuus ja työyhteisöjen sisäinen tiedonkulku. Sisäistä viestintää hoidetaan tekemällä tavoitteet ja työnjaot selviksi, perehdyttämällä, kehityskeskusteluilla, tiedottamalla sähköpostin, intranetin, ilmoitustaulun sekä työpaikkakokousten, henkilökunnan tiedotustilaisuuksien ja henkilökohtaisten tapaamisten kautta sekä pitämällä tiedotustilaisuus henkilökunnalle lautakuntien kokousten jälkeen. Huolehditaan myös siitä, että poissaolevat saavat samat tiedot myöhemmin kirjallisina. Keskeisistä asioista viestitään tehokkaimmin suullisesti työpaikkakokouksissa ja henkilöstön tiedotustilaisuuksissa. Viesti toistetaan kirjallisena. Hyvä sisäinen tiedonkulku on välttämätöntä tuloksekkaalle toiminnalle ja työn laadun kehittämiselle. Toimintaa kehitetään yhdessä henkilöstön kanssa. Henkilöstöä on tärkeä kannustaa tuomaan esiin palvelutoiminnan yhteydessä saatua asiakaspalautetta ja kehittämisideoita. Sisäisessä tiedottamisessa tulee ottaa esille myös hankalat asiat, joista ollaan eri mieltä. Muutostilanteiden johtaminen edellyttää avoimuutta ja vuorovaikutusta. Tiedon salaaminen synnyttää huhuja ja epätietoisuutta sekä huonontaa työyhteisöjen henkeä. 11

12 Toimiva sisäinen viestintä kannustaa avoimuuteen ja keskusteluun. Se edellyttää hyviä esimiestaitoja, vuorovaikutusta ja tiedonkulkua. Sille on hyvä asettaa vuosittain määrälliset ja laadulliset tavoitteet. Määrälliseksi tavoitteeksi voidaan asettaa esimerkiksi sisäisen tiedotteen säännöllinen ilmestyminen intranetissä. Laadulliseksi tavoitteeksi voidaan asettaa avoimen ja aktiivisen keskustelun lisääminen. 6.3 Viestintä luottamushenkilöille Luottamushenkilöille annetaan tietoja päätettäväksi tulevista asioista ajoissa ja aktiivisesti. Luottamushenkilöt saavat toisaalta tietoa myös kuntien asukkailta ja muilta sidosryhmiltä; tämä tieto on tärkeää päätöksenteossa. Luottamus- ja virkahenkilöiden tiivis, molemminpuolinen viestintä mahdollistaa päätöksenteon monipuolisten tietojen perusteella. Ympäristöterveyslautakunnan esityslistat ovat keskeinen viestinnän muoto yhteistoiminta-alueen kuntiin päin. Taustatiedon hankinnassa luottamushenkilöiden oma aktiivisuus on ratkaiseva. Virkahenkilöt hankkivat tarvittaessa tietoa luottamushenkilöille. Tietoa voi saada lisää kutsumalla asiantuntijoita kokouksiin. 6.4 Luottamushenkilöiden viestintä Valtuusto luo edellytykset kaupunkilaisten osallistumiselle ja avoimelle vuorovaikutukselle. Hallitus päättää kaupungin tiedotusperiaatteista sekä tiedostusvastuun jaosta eri toimielimissä. Ympäristöterveyslautakunta voi pitää kokouksia osittain avoimina ja näin saada luottamushenkilöitä ja päätettäviä asioita tutuiksi kuntalaisille. Luottamushenkilöiden vuorovaikutus asukkaiden kanssa muodostaa hyvän kanavan päättäjille, lisää päättäjien tunnettuutta ja saavutettavuutta. He voivat omalla toiminnallaan lisätä asukkaiden mielenkiintoa ja tietämystä. Tulevaisuudessa henkilökohtaisten verkostojen arvioidaan olevan yhä keskeisempi vallankäytön kanava. Luottamushenkilöillä on julkinen rooli ja myös tiedotusvälineet ovat kiinnostuneita heidän näkemyksistään. 6.5 Sisäisen viestinnän kanavat Sisäisen viestinnän kanavia ovat osallistuva johtaminen ja sen menetelmät, henkilöstötiedote Pikkutynnyri, muut tiedotteet, kaupungin sisäinen intranet-verkko, YT-toiminta sekä suora viestintä, johon kuuluvat erilaiset kokoukset sekä info- ja keskustelutilaisuudet. Viestintäkanavista erityisen kehittämisen kohteena on verkkoviestintä. Kaupungin intranet-palvelun kehittämisen lisäksi käynnistetään konsernitason extranet-palvelun suunnittelu. 7. KRIISIVIESTINNÄN PERIAATTEISTA Kriisiviestintä on tehostettua viestintää poikkeuksellisessa tilanteessa, joka uhkaa ihmisiä, toimintaa tai mainetta. Nopea tiedonkulku on tärkeä osa kriisitilanteen hoitamista, ja viestintä oleellinen osa kriisitilanteen johtamista. Vastuu tiedottamisesta on aina tilannetta johtavalla toimijalla tai viranomaisella. Kriisiviestinnän on oltava nopeaa, selkeää, luotettavaa ja avointa. Se ei saa lietsoa paniikkia, mutta ei myöskään vähätellä ongelmia. Tiedotus on kohdennettava oikein, jotta tieto varmasti saavuttaa kohderyhmän. Kriisiviestintään varaudutaan normaaliajan erityistilanteissa ja valmiuslain mukaisissa poikkeusoloissa. Ympäristöterveydenhuollon erityistilanteita ovat esim. ruokamyrkytys- ja vesiepidemiat. Valmiuslain mukaisia poikkeusoloja aiheutuu suuronnettomuudesta, taloudellisesta krii- 12

13 sistä, sodasta tai sodan uhasta, Suomen rajojen ulkopuolella sattuneesta erityisestä tapahtumasta, jos siitä voi aiheutua vakavaa vaaraa kansallisen olemassaolon tai hyvinvoinnin perusteille. Onnettomuustilanteissa tiedotusvastuu kuuluu pelastustöitä johtavalle viranomaiselle. Kriisiolojen viestintää johtaa kaupunginjohtaja ja johtoryhmä. Tiedotuksen on oltava aktiivista, asiallista, keskitettyä, nopeaa ja organisoitua. Kokkolan kaupunki tiedottaa poikkeusoloissakin oman toimialansa asioista. Kaupungin on tiedotuksessaan huomioitava yhteistoiminta aluehallintoviranomaisen, naapurikuntien, paikallisten sotilasviranomaisten ja tiedotusvälineiden kanssa. Jos tiedotusvälineiden normaali toiminta keskeytyy, kunnan on tiedotettava suoraan kaupunkilaisille. Laajoista sähkö- ja vesikatkoksista on tiedotettava aluehälytyskeskukselle, joka tarvittaessa tiedottaa edelleen yleisölle ja tiedotusvälineille. Painopisteen tulee olla suuremman vaaran torjumisessa, inhimillisissä arvoissa ja korvaavista palveluista tiedottamisessa. Valtioneuvosto antaa tarkemmat ohjeet tiedottamisesta onnettomuus- ja vaaratilanteissa. Aluehallintovirastossa suunnittelua ja toimintaa koordinoi pelastustoimi, joka erityistilanteessa tarvittaessa hälyttää alueen ympäristöterveydestä ja tartuntataudeista vastaavat viranhaltijat. Kunnan ympäristöterveydenhuollon tehtävät erityistilanteissa (STM 2006): 1. arvioida erityistilanteen aiheuttamat terveyshaitat, tehdä päätöksiä terveyshaitan ehkäisemiseksi/poistamiseksi (esim. vedenjakelun keskeyttäminen, elintarvikkeen poisto markkinoilta, koulun sulkeminen, alueelta poistuminen) 2. tiedottaa erityistilanteesta nopeasti ja totuudenmukaisesti valmius oltava 3. koko väestöä, huoneistoa, aluetta tai yksilöä koskevaan tiedottamiseen, samoin tiedotusvälineille, omalle organisaatiolle, yhteistyötahoille, naapurikunnille jne. jaettavan informaation antamiseen 4. avustaa muita viranomaisia päätöksenteossa (pelastustoimi, poliisi, ympäristönsuojelu, terveydenhuolto jne.) 5. huolehtia tilanteen ja ympäristön seurannasta terveydelliseltä kannalta (esim. tarkkailuvelvoite vedenottamolle, sairastavuuden seuranta, epidemialähteen etsiminen) 6. tehdä johtopäätöksiä ja antaa määräyksiä erityistilanteiden toistumisen välttämiseksi (pysyväismääräysten antaminen, lupaehtojen muuttaminen, valvonnan tehostaminen). Kenelle tiedotetaan? (Lähde: STM 2006) Yleisö (= alueen kuntien asukkaat) Ihmisistä huolehtivat/hoitavat tahot (päiväkodit, koulut, vanhainkodit, palvelutalot, laitokset, sairaalat) Toiminnasta vastaavat viranomaiset Joukkoviestimet Naapurikunnat Yritykset Elintarvikkeiden alkutuottajat Tiedottamisen sisältö: (Lähde: STM 2006) Mitä on tapahtunut Missä se tapahtui Milloin se tapahtui Mitä seurauksia tapahtumasta on väestölle Miten yksittäisen kuntalaisen tulee toimia Kuinka kauan tilanteen arvioidaan kestävän Mitä viranomaiset tekevät tilanteen hoitamiseksi Mistä saa lisätietoja (esim. onko syytä kuunnella radiota) Kuntaliitto on julkaissut uuden kriisiviestintäoppaan: Varaudu. Opas kunnan viestintään kriisi- ja erityistilanteissa esittelee kriisiviestinnän toimintaperiaatteet ja käytännön oh- 13

14 jeet. Oppaassa on ohjeita sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään. Mukana on käytännön malleja mm. kriisitiedotteen ja verkkosivujen tekemiseksi sekä linkkejä tuoreisiin käytännön ohjeisiin. Opasta voi tilata painettuna Kuntaliiton kirjakaupasta. Kriisiviestintäkoulutus on tarpeen aika ajoin. Ympäristöterveydenhuollon erityistilanteisiin varautumisesta on julkaistu opas vuonna Erityistilanteita ja kriisiviestintää varten on laadittu myös sektorikohtaisia ohjeita, mm. seuraavia: Valviran Talousveden laadun turvaaminen erityistilanteissa ( päivitetty): Vesi- ja viemärilaitosyhdistyksen julkaisema vesilaitosten kriisiviestintäohje ja mallilomakkeet: Elintarviketurvallisuusviraston internetsivuilla on selvitysilmoituslomake sekä elintarvike- ja talousvesivälitteisen epidemian raportointiohjeet (ns. mallirapo Elintarvike- ja talousvesivälitteisen epidemian epäilyilmoitus tehdään alkaen sähköisesti. Palvelu löytyy www-osoitteesta Epäilyilmoituksen tekemiseen kunta ei tarvitse käyttäjätunnusta. Omien ilmoitusten katseluun ja selvitysilmoituksen tekemiseen tarvittavan käyttäjätunnuksen kunta saa Evirasta. Epäilyilmoitus tehdään aina jos 1) kyseessä on laitoksessa esiintyvä epidemia (koulu, päiväkoti, sairaala ym.) 2) on perusteltua aihetta epäillä kaupallista elintarviketta tartunnan lähteeksi 3) on perusteltua aihetta epäillä ravintolassa saadun ruokamyrkytyksen johtuvan laajalle levinneestä raaka-aine-erästä 4) tapauksia on enemmän kuin viisi Jos kyseessä on perhe-epidemia, tehdään ilmoitus vain, jos on perusteltua aihetta epäillä kaupallista elintarviketta tartunnan lähteeksi, jos epäillään botulismia tai ilmoittamiseen on muita erityisiä perusteita. Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) infektioepidemiologian osasto on epidemioiden selvityksen valtakunnallinen konsultaatio- ja koordinaatioyksikkö, jota voi konsultoida kaikkien epidemioiden yhteydessä, mutta etenkin, jos sairastuneita on paljon, tauti vakava, epidemia usean kunnan alueella tai epidemiaan liittyy ulkomaisia yhteyksiä. THL:n internetsivuilta löytyy tietoa ja lomakkeita: Epäilyilmoitusohjeet.pdf Epidemiaepäilyilmoitus-verkkolomake.pdf Mikrobiologiset tutkimukset vatsatautiepidemian selvittämiseksi toimenpideohje.pdf Kuluttajavirasto on antanut kesäkuussa 2006 ohjeen kulutustavaroiden ja kuluttajapalvelusten turvallisuutta koskevan lainsäädännön soveltamisalaan kuuluvien erityistilanteiden hoitamiseksi kunnissa (Erityistilanteet kunnan tuoteturvallisuusvalvonnassa. Kuluttajaviraston julkaisusarja 1/2006). Erityistilanne voi olla kuluttajapalvelun suorittamiseen liittyvä vakava onnettomuus tai äkillisesti ilmenevä kulutustavaraan liittyvä vaaratekijä. Erityistilanteet kunnan tuoteturvallisuusvalvonnassa.pdf STM on julkaissut vuonna 2006 Sosiaali- ja terveydenhuollon varautuminen erityistilanteisiin - nimisen esitteen (Sosiaali- ja terveysministeriön esitteitä 2006:5), jossa käsitellään myös ympäris- 14

15 töterveydenhuollon tehtäviä MARKKINOINTIVIESTINNÄN PERIAATTEISTA Markkinointiviestinnän päävastuu on Kokkolan kaupungin kehitysjohtajalla. Viestinnän päätoimijoita ovat elinkeinotoimi ja kaupungin matkailuorganisaatio. Yritysviestinnän kehittämishankkeesta vastaa kehitysjohtaja, päätoimijana on kaupungin elinkeinotoimi sekä Kokkolanseudun Kehitys Oy. Kaupungin maineenhallintatyöstä vastaa hallintojohtaja ja päätoimijana hankkeessa on hänen alaisuudessaan toimiva viestintätyöryhmä. (Kokkolan kaupungin viestintästrategia) Markkinointiviestinnän tulee olla tietoista, tavoitteellista, suunnitelmallista ja asukkaita kuuntelevaa. Viestinnän kohteet pitää tuntea ja toimenpiteet suunnata oikeille kohderyhmille. Viestinnän tehtävänä on ennen kaikkea ympäristöterveydenhuollon palveluiden tunnetuksi tekeminen. Markkinointiviestinnän tavoitteena on antaa uskottava, todellinen ja positiivinen kuva palveluista ja toiminnasta. Koko organisaation tulee sisäistää, sitoutua ja pyrkiä toteuttamaan tavoitetta. Viestinnän visuaalisuudella luodaan viestinnälle ulkoinen yhtenäisyys ja tunnettuus. Visuaalinen ilme sisältää sen, mitä näkyy ulospäin painotuotteissa (mm. esitteet ja lomakkeet), verkkoviestinnässä, kylteissä, opasteissa, kuulutuksissa, mainoksissa ja messuilla. Visuaalisuutta lisätään käyttämällä yhtenäisyyttä, käytetään Kokkolan vaakunaa, kaupungin ja toimialan nimeä ja toimialan sisällä tiettyä hyvää visuaalista linjaa, joka on toimialakohtainen. Yhteisellä graafisella ohjeella päästään viestinnän visuaaliseen yhtenäisyyteen. 9. VIESTINNÄN SEURANTA JA ARVIOINTI Kokkolan kaupungin viestintäryhmä arvioi vuosittain kaupungin ulkoisen viestinnän tilaa ja pohtii viestinnän kehittämislinjoja. Apuna ryhmällä on mm. kaupungin kotisivujen palautekanava, jonka kautta kuntalaiset voivat kommentoida kaupungin viestintää. Strategiakauden lopussa viestinnän kehittymistä mitataan kuntalaiskyselyllä. (Kokkolan kaupungin viestintästrategia) Sisäisen viestinnän kehittämishankkeiden onnistumista mitataan strategiakauden lopussa henkilöstölle järjestettävällä kyselyllä. Sisäisen viestinnän edistymisen vuosittaisesta seurannasta ja strategiakauden loppuarvioinnista vastaa henkilöstöyksikkö. (Kokkolan kaupungin viestintästrategia) Arvioinneissa voidaan käyttää apuna Kuntaliiton kehittämää KISA-arviointimallia. LÄHTEET Kiuru, L Keski-Pohjanmaan ympäristöterveydenhuollon yhteistoiminta-alueen perustamissuunnitelma Kokkolan kaupungin internetsivut Kokkolan kaupungin viestintästrategia (Hyväksytty ) STM Sosiaali- ja terveydenhuollon varautuminen erityistilanteisiin. Sosiaali- ja terveysministeriön esitteitä 2006:5. Suomen Kuntaliiton internetsivut Suomen Kuntaliitto Kuntien viestintäopas. Viestintä > Kuntien viestintä > Kuntien viestintäopas 15

16 Liite 1. Kuntaviestinnän keskeisimmät säädökset Suomen perustuslaki 2 2 mom. Kansanvaltaisuus ja oikeusvaltioperiaate Kansanvaltaan sisältyy yksilön oikeus osallistua ja vaikuttaa yhteiskunnan ja elinympäristönsä kehittämiseen. 12 Sananvapaus ja julkisuus Jokaisella on sananvapaus. Sananvapauteen sisältyy oikeus ilmaista, julkaista ja vastaanottaa tietoja, mielipiteitä ja muita viestejä kenenkään ennakolta estämättä. Viranomaisten hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta. Julkisuuslaki 5 Viranomaisen asiakirja Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- tai kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten. Viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuksin: 1. viranomaisen palveluksessa olevalle tai luottamushenkilölle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi lähetettyä kirjettä tai muuta asiakirjaa; 2. viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten; 3. viranomaisen sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta niihin verrattavaa sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja; 4. asiakirjaa, joka on annettu viranomaiselle yksityisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten tai laadittu sen suorittamiseksi 5. viranomaiselle löytötavarana jäänyttä tai toimitettua asiakirjaa. Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla. 16

17 6 Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tuleminen Viranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa säädetä, seuraavasti: 1. jatkuvasti ylläpidettävän diaarin ja muun luettelon merkintä, kun se on tehty; syyttäjän diaaritiedot epäillyistä tulevat julkisiksi vasta, kun epäiltyä koskeva haastehakemus tai syyttäjän haaste on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu taikka kun virallinen syyttäjä on päättänyt jättää syytteen nostamatta tai kun asia on jätetty sikseen; 2. tarjous-, selvitys- ja lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite, ilmoitus tai hakemus liiteasiakirjoineen muissa kuin 3 ja 4 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, kun se on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu; 3. hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat, kun sopimus asiassa on tehty; 5. tutkimus ja tilasto sekä niihin verrattavissa oleva yleisesti merkittävän ratkaisun tai suunnitelman esillä olevia vaihtoehtoja, niiden perusteita ja vaikutuksia kuvaava itsenäisen kokonaisuuden muodostava selvitys, silloinkin kun se liittyy muuten keskeneräiseen asiaan, kun se on valmis käyttötarkoitukseen; 6. pöytäkirja, sen se tarkastuksen jälkeen on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu, jollei sitä ole laadittu asian valmistelemiseksi tai viranomaisen sisäistä työskentelyä varten; 7. tuomioistuimen päätös ja tuomio, kun ratkaisu on annettu tai kuse on asianosaisen saatavissa; 8. päätös, lausunto, toimituskirja ja viranomaisen sopimusosapuolena tekemä ratkaisu sekä niiden käsittelyä varten viranomaisessa laaditut muistiot, pöytäkirjat ja muut kuin 1 3 sekä 5 7 kohdassa tarkoitetut asiakirjat, kun päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu; 9. muu kuin 1 3 sekä 5 8 kohdassa tarkoitettu asiakirja, kun asia, jota se koskee, on siinä viranomaisessa käsitelty loppuun. Komiteamietintö, selvitys tai muu vastaava, yleiseen jakeluun tarkoitettu asiakirja tulee 1 momentista poiketen julkiseksi, kun se on viranomaisen hallussa jakelua varten. Jos asiassa annetaan toimituskirja tai muu asiakirja, viranomaisen on huolehdittava mahdollisuuksiensa mukaan tarvittaessa siitä, että asianosainen voi saada asiakirjan sisällöstä tiedon ennen sen julkiseksi tulemista. 7 Viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksi tuleminen Viranomaiselle asia käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa säädetä. Asiantuntijalausunnot ja muut sellaiset asiakirjat, jotka on päätetty avata tiettynä ajankohtana tai tietyn määräajan jälkeen, tulevat 1 momentissa tarkoitetuin rajoituksin julkisiksi, kun ne avataan. Viranomaiselle toimitetut hankinta-, urakka- j muut tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskevat tarjoukset tuleva 1 momentissa mainituin rajoituksin julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Asiakirja, jonka sisältö on saatavissa selville vain apuvälinein, tulee julkiseksi, jollei salassapitosäännöksistä tai muista tietojen saantia koskevista rajoituksista muuta johdu, aikaisintaan silloin, kun se on viranomaisen tai tämän lukuun toimivan käytettävissä. 9 Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta 17

18 Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Tiedon antaminen asiakirjasta, joka 6 ja 7 :n mukaan ei ole vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Harkinnassa on otettava huomioon, mitä 17 :ssä säädetään. 10 Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjasta Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon. 20 Viranomaisen velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa Viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä tarkoituksessa tarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita julkaisuja sekä tietoaineistoja palveluistaan, ratkaisukäytännöistään sekä yhteiskuntaoloista ja niiden kehityksestä toimialallaan. Laatimisvelvollisuuden tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon, missä määrin viranomaisen toiminnasta on saatavissa tietoja asiakirjojen julkisuuden avulla tai yleisen tilastotuotannon perusteella. Viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla. 22 Asiakirjasalaisuus Viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se tässä tai muussa laissa on säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen lain nojalla on määrännyt sen salassa pidettäväksi taikka jo se sisältää tietoja, joista on lailla säädetty vaitiolovelvollisuus. Salassa pidettävää viranomaisen asiakirjaa tai sen kopioita tai tulostetta siitä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. 23 Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto Viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään jälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen viranomaisen lukuun on päättynyt. Mitä 1 momentissa säädetään, koskee myös sitä, joka harjoittelijana tai muutoin toimii viranomaisessa taikka toimii viranomaisen toimeksiannosta tai toimeksiantotehtävää hoitavan palveluksessa taikka joka on saanut salassa pidettäviä tietoja lain tai lain nojalla annetun luvan nojalla, jollei laista tai sen nojalla annetusta luvasta muuta johdu. Asianosainen, hänen edustajansa tai avustajansa ei saa ilmasta sivullisille asianosaisasemansa perusteella saatuja salassa pidettäviä tietoja, jotka koskevat muita kuin asianosaista itseään. Edellä 1 tai 2 momentissa tarkoitettu henkilö ei saa käyttää salassa pidettäviä tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. Asianosainen, hänen edustajansa tai avustajansa saa kuitenkin käyttää muita kuin asianosasta itseään koskevia tietoja, kun kysymys on sen oikeuden, edun 18

19 tai velvollisuuden hoitamista koskevasta asiasta, johon asianosaisen tiedonsaantioikeus on perustunut. Kuntalaki 27 Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palveluiden käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Osallistumista ja vaikuttamista voidaan edistää erityisesti: 1. valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin; 2. järjestämällä kunnan osa-aluetta koskevaa hallintoa; 3. tiedottamalla kunnan asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia; 4. selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksen tekoa; 5. järjestämällä yhteistyötä kunnan tehtävien hoitamisessa; 6. avustamalla asukkaiden oma-aloitteista asioiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua; sekä 7. järjestämällä kunnallisia kansanäänestyksiä 29 Tiedottaminen Kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön ja säätiön toiminnasta. 32 Kunnan luottamushenkilöt Kunnan luottamushenkilöitä ovat valtuutetut ja varavaltuutetut, kunnan toimielimiin valitut jäsenet, kunnan kuntayhtymän toimielimiin valitsemat jäsenet sekä muut kunnan luottamustoimiin valitut henkilöt. Tehtävänsä perusteella kunnan toimielimen jäseneksi valittu kunnan viranhaltija tai työntekijä ei kuitenkaan ole kunnan luottamushenkilö. Luottamushenkilön tulee edistää kunnan ja sen asukkaiden parasta sekä toimia luottamustehtävässään arvokkaasti tehtävän edellyttämällä tavalla. Luottamushenkilön tai henkilön, joka on ehdolla muuhun luottamustoimeen kuin valtuutetuksi, on valtuuston tai asianomaisen toimielimen pyynnöstä esitettävä selvitys seikoista, joilla voi olla merkitystä hänen vaalikelpoisuutensa tai esteellisyytensä arvioinnissa. Kunnan valtion luottamustoimeen valitsemasta henkilöstä on soveltuvin osin voimassa, mitä kunnan luottamushenkilöstä säädetään. 69 Toimintakertomus Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava tietoja sellaisista kunnan talouteen ja konsernitaseeseen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa tuloslaskelmassa tai taseessa. 19

20 Hallintolaki 21 Asiakirjan siirto Viranomaisen, jolle on erehdyksestä toimitettu asiakirja sen toimivaltaan kuulumattoman asian käsittelemiseksi, on viipymättä siirrettävä asiakirja toimivaltaiseksi katsomalleen viranomaiselle. Siirrosta on ilmoitettava asiakirjan lähettäjälle. 33 Selvityksen antamiselle asetettava määräaika Asiakirjan täydentämistä, selityksen antamista ja selvityksen esittämistä varten on asetettava asian laatuun nähden riittävä määräaika. Asianosaiselle on ilmoitettava, ettei määräajan noudattamatta jättäminen estä asian ratkaisemista. Määräaikaa voidaan asianosaisen pyynnöstä pidentää, jos se on tarpeen asian selvittämiseksi. 34 Asianosaisen kuuleminen Asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Asian saa ratkaista asianosaista kuulematta, jos: 1) vaatimus jätetään tutkimatta tai hylätään heti perusteettomana; 2) asia koskee palvelussuhteeseen tai vapaaehtoiseen koulutukseen ottamista; 3) asia koskee hakijan ominaisuuksien arviointiin perustuvan edun myöntämistä; 4) kuuleminen saattaa vaarantaa päätöksen tarkoituksen toteutumisen tai kuulemisesta aiheutuva asian käsittelyn viivästyminen aiheuttaa huomattavaa haittaa ihmisten terveydelle, yleiselle turvallisuudelle taikka ympäristölle; tai 5) hyväksytään vaatimus, joka ei koske toista asianosaista tai kuuleminen on muusta syystä ilmeisen tarpeetonta. 35 Päämiehen ja edunvalvojan tai huoltajan kuuleminen Edunvalvojan, huoltajan tai muun laillisen edustajan käyttäessä puhevaltaa on kuultava hänen päämiestään ja vastaavasti päämiehen käyttäessä puhevaltaa on kuultava edunvalvojaa, huoltajaa tai muuta laillista edustajaa, jos kuuleminen on tarpeen päämiehen edun vuoksi tai asian selvittämiseksi. 36 Kuulemisesta ilmoittaminen Asianosaiselle on ilmoitettava kuulemisen tarkoitus ja selityksen antamiselle varattu määräaika. Kuulemista koskevassa pyynnössä on tarvittaessa yksilöitävä, mistä seikoista selitystä pyydetään. Asianosaiselle on toimitettava kuulemisen kohteena olevat asiakirjat alkuperäisinä tai jäljennöksinä taikka varattava muutoin tilaisuus tutustua niihin. 41 Vaikuttamismahdollisuuksien varaaminen Jos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee varata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta. Asian vireilläolosta ja vaikuttamismahdollisuuksien käyttämisestä on ilmoitettava asian merkityksen ja laajuuden kannalta sopivalla tavalla. 20