Tulostus-, skannaus- ja hallintaratkaisut

Transkriptio

1 Toshiba mallisto Tulostus-, skannaus- ja hallintaratkaisut Toshibalta löytyvät toimivat ja kustannustehokkaat tulostus-, skannaus-, laitehallinta- ja dokumentinhallintaratkaisut ja lisäksi muita työkaluja, jotka täydentävät asiakirjaympäristön hallinnointia Nerokkaat ratkaisumme tehostavat monitoimilaitteiden käyttöä ja pienentävät samalla dokumentintuotannon ja -hallinnan kokonaiskustannuksia Asiantuntijamme auttavat valitsemaan selkeät ja helposti hallittavat ratkaisut, jotka parhaiten edistävät asiakkaidemme tavoitteita ja liiketoiminnallisia päämääriä Kehitämme jatkuvasti uusia ratkaisuja, jotka ovat joustavasti sovitettavissa asiakkaiden yksilöllisiin tarpeisiin ja toimintatapoihin S TO O LU S TI H O IB N A S

2 Nykyaikaiset ja helppokäyttöiset ratkaisutuotteet Toshiballa on ratkaisu yrityksen asiakirjahallinnan kaikkiin työvaiheisiin, skannauksesta arkistointiin ja tietoturvalliseen tulostamiseen sekä laitteiden keskitettyyn hallinnointiin. Haluamme saavuttaa asiakkaidemme tyytyväisyyden ja tarjota täydelliset työkalut kaikkiin tarpeisiin. Laitteitamme täydentävät innovatiiviset ratkaisutuotteet, jotka tarjoavat mahdollisuuden nopeampaan ja tehokkaampaan asiakirjojen hallintaan tämän päivän liiketoiminnassa. Edistykselliset ja helppokäyttöiset ratkaisumme vastaavat eri työyhteisöjen asettamiin monimuotoisiin haasteisiin ja parantavat huomattavasti tehokkuutta. Työnkulut voidaan liittää osaksi yrityksen strategisia järjestelmiä ja niiden optimoinnilla saadaan merkittäviä parannuksia mm. prosesseihin ja tuottavuuteen liittyen. Nerokkaat ratkaisumme tehostavat monitoimilaitteiden käyttöä ja pienentävät samalla dokumentintuotannon ja -hallinnan kokonaiskustannuksia. Eri paikoissa sijaitsevat toimipisteet, liikkuva työ ja etätyöt asettavat vaatimuksia yritysten dokumentinhallintaan. Mobiiliteknologia on muuttanut työskentelytapoja merkittävästi lyhyessä ajassa. Entistä joustavammista työtavoista huolimatta työntekijät tarvitsevat tulosteita ja siksi mobiilitulostusratkaisut ovat tärkeässä osassa Toshiban tulostusratkaisujen kehittämisessä. Tämän vuoksi myös luottamuksellisten tietojen tulostukseen, skannaukseen, kopiointiin sekä jakamiseen liittyvät kasvaneet tietoturvariskit on tiedostettu ja minimoitu. Asiantuntijamme auttavat valitsemaan ratkaisut, jotka parhaiten edistävät asiakkaidemme tavoitteita ja liiketoiminnallisia päämääriä sekä luovat kunkin yrityksen yksilöllisiä tarpeita parhaiten palvelevan kokonaisuuden. Together Information Together Information kuvaa Toshiban visiota siitä, miten ihmiset ja organisaatiot voivat luoda, tallentaa, jakaa, hallita ja esittää ajatuksia ja tietoa. Taustalla on usko siihen, että parhaiten menestyvät ne organisaatiot, jotka viestivät ja välittävät tietoa tehokkaimmin. Toshiba mahdollistaa sen tarjoamalla toimialakohtaisesti räätälöityjä kokonaisratkaisuja, joissa heijastuu sitoutuminen ympäristön hyvinvointiin. Liiketoimintastrategian fokuksessa ovat synergia, viestintä ja yhteisyys eli togetherness. Nerokkaat ratkaisut täydentävät toisiaan Follow me -turvatulostus tulosteet vapautuvat laitteelta vasta tunnistautumisen jälkeen Universaali tulostusajuri käyttäjälle tulostus on aina samanlaista laitemallista riippumatta Yhtenäinen tulostusstrategia vähentää kokonaiskustannuksia ja selkeyttää toimintatapoja Yhtenäinen laitekanta kaikki monitoimilaitteet (A3/A4 ja A4) samoilla ominaisuuksilla Yhtenäinen käyttöliittymä läpi koko malliston helpottaa laitteiden käyttöä Yhtenäinen hallinta ja seuranta koko laitekannan seuranta yhden hallintaohjelman avulla, johon saa liitettyä myös muun merkkiset tulostimet

3 Toshiba on erikoistunut kehittämään ratkaisuja, joilla on käänteentekevä vaikutus työnkulkuun erilaisissa asiakasympäristöissä. Tarjoamme vain ratkaisuja ja palveluita, joita asiakkaat voivat luottavaisesti käyttää. Tulostusratkaisut Toshiban kokonaisvaltaiset tulostusratkaisut sisältävät mm. - laitteille kirjautumisen ja follow me -turvatulostuksen - mobiilitulostuksen - tunnistautumiskortit S Laitehallintaratkaisut Hallintatyökalujen käyttö vähentää merkittävästi monitoimilaitteiden ja tulostimien hallintaan käytettyä aikaa. Laitteet näkyvät yhdellä silmäyksellä, ja asetusmuutokset hoituvat helposti TO O LU S TI H O IB N A S Dokumentinhallintaratkaisut Sähköistä arkistointia yhdistettynä tehokkailla toiminnoilla, joiden avulla on mahdollista hakea ja etsiä sähköisiä tallenteita sisällön, merkintöjen ja hakusanojen avulla eikä vain tiedostojen nimien perusteella Skannausratkaisut Monipuoliset skannausominaisuudet mahdollistavat tekstintunnistuksen, ja asiakirjat voidaan tallentaa helposti suoraan erilaisiin järjestelmiin ja ohjelmiin

4 Follow meturvatulostus Päivittäin yrityksissä tulostetaan erilaisia dokumentteja, joista suuri osa voi olla luottamuksellisia. Tästä syystä on hyvä huomioida olemassa olevat tietoturvaratkaisut ja niiden tuomat mahdollisuudet. Toshiba panostaa vahvasti tietoturvaratkaisuihin, mikä merkitsee käyttäjille kattavaa lisäpalvelujen kokonaisuutta. Toshiban tulostuksenhallintaratkaisu on joustava, integroituu saumattomasti asiakkaan nykyiseen IT-ympäristöön ja sisältää täydelliset työkalut tulosteiden seurantaan ja raportointiin. Follow me -turvatulostus Nykyaikainen toimistotyöntekijä edellyttää liikkuvuutta ja vapautta. Toshiba tarjoaa turvatulostukseen virtuaalisen follow me -tulostusjonon. Tulostimen sijainnista riippumatta käyttäjät voivat vapauttaa tulostustyönsä valintansa mukaan miltä tahansa verkkotulostimelta milloin vain. Jos tulostustyötä ei vapauteta, niin se poistuu jonosta ja näin yritys säästää sekä ympäristöä, että paperikustannuksissa. Tulostustöiden vapautus kortinlukijalla Valvonta ja seuranta käyttäjätasolla Käyttöoikeudet Käyttäjäkohtaiset tulostuskiintiöt Kustannusten seuranta ja raportointi Yksityiskohtaiset käyttötiedot Yli 80 valmista raporttia seurantaan Vihreiden arvojen tulostusratkaisu Toshiba tarjoaa todellista tietoa sisältäviä raportointimalleja ja näihin perustuvaa tulostamisen hallintaa. Näiden työkalujen avulla voit tukea ja vahvistaa liiketoimintasi vihreitä arvoja ja saada toimenpiteistä todellista palautetta, joka on arvokasta omalle organisaatiollesi. Hourly Page Total - For the period of May 25, 2014 to Jul 25, Tulostusratkaisu töiden seurantaan ja hallintaan Follow me -turvatulostustöiden vapauttaminen miltä tahansa monitoimilaitteelta milloin tahansa kortinlukijan avulla Soveltuu jokaiseen yritykseen ja organisaatioon koosta riippumatta Säästää asikirjojen tuottamisesta ja käsittelystä aiheutuvia, usein tiedostamattomia kustannuksia Karsii turhaa tulostusta ja optimoi järjestelmien käytön automaattisilla säädöillä Antaa käyttäjälle mahdollisuuden ohjata tulostukset oikealle asiakastilille, osastolle, projektille tai työnumerolle Laskee tulostuskustannukset tileittäin ja asiakkaittain Kerää tiedot asiakirjojen tulostusmääristä, laitteista ja niiden käyttäjistä

5 Tunnistautuminen ja tunnisteet Toshiban kortinlukijat mahdollistavat nopean ja turvallisen kirjautumisen monitoimilaitteelle. Kirjautuminen tapahtuu esimerkiksi AD:ta tai follow me -turvatulostusjärjestelmää käyttäen. Toshiban kortinlukijaratkaisut on helpos- NFC- (Near Field Communication) tai ti yhdistettävissä yrityksen omaan tun- magneettiraitatekniikoilla. Tuettuja tun- nistautumiskäytäntöön. Käyttäjät voivat nistusprotokollia ovat esimerkiksi Mifare, kirjautua monitoimilaitteelle käyttämällä HID (iclass ja prox), Inditag ja Legic. samaa kulkuavainta, jolla kulkevat ovis- Toshiban asiantuntijat auttavat löytämään ta ja/tai leimaavat itsensä sisään työ- parhaiten soveltuvan tunnistusratkaisun. paikalle. Toshiban kortinlukijaratkaisut ja turvatulostus toimivat saumattomasti Tunnistekortit esimerkiksi Timecon- ja Esmikko -järjestelmien korteilla ja VRK-kortilla. Jos käytössä ei ole yhtenäistä tunnistustekniikkaa eri toimipisteiden välil- Roolipohjainen käyttöoikeuksien mää- lä, voidaan ottaa käyttöön esimerkiksi rittely mahdollistaa käyttäjäkohtaiset RFID-tarraratkaisu henkilökortin taakse oikeudet. Tunnistautumisen avulla on liimattuna. myös mahdollista saada merkittäviä kustannussäästöjä. Toshiba voi tarvittaessa toimittaa myös kuvalliset käyttäjäkohtaiset henkilökortit Toshiban kortinlukijat toimivat RFID-, tai erilliset kuvalliset tulostuskortit ja avai- (Radio menperät. Frequency Identification),

6 Helppo ja nopea mobiilitulostus Langattoman tekniikan, matkapuhelimien ja tablettitietokoneiden kehityksen myötä työntekijät ovat muuttaneet työskentelytapojaan myös yrityselämässä. Mobiilin työntekijän työ ei ole sidottu pelkästään työpisteeseen, vaan yhteyden omiin palvelimiin ja tiedostoihin voi luoda missä vain. Toshiban ios -mobiilitulostusratkaisu AirPrint on Applen tekniikka, jonka avulla käyttäjä voi tulostaa ilman, että mitään ajureita tai ohjelmia tarvitsee ladata tai asentaa. AirPrint löytyy lähes kaikista Toshiban monitoimilaitteista. Valitset vain AirPrint-tulostimen lähiverkosta ja tulostat! Toshiban Android- ja ios -mobiilitulostusratkaisut Android ja ios-mobiililaitteista tulostamiseen ja skannaamiseen voi käyttää Print & Capture -ohjelmaa. Ohjelma etsii verkosta Toshiban monitoimilaitteet, käyttäjä voi valita viimeksi käyttämänsä laitteen tai laitteen voi valita skannaamalla siinä olevan QR-viivakoodin. Henkilökohtainen tai jonoon pysäytetty tulostus Asiakirjan skannaus suoraan mobiililaitteelle ja tallennus pilvipalveluun Käyttäjätunnistautuminen ja osastokoodit tietoturvalliseen käyttöön Toimii yhdessä Toshiban tekstintunnistuksen kanssa, mikä mahdollistaa skannauksen yli 20:ksi muokattavaksi ja haettavaksi tiedostomuodoksi Tärkeimmät ominaisuudet: Tulostus Android- ja ios-mobiililaitteesta tai pilvipalvelusta (esim. Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive) Kuvien tulostus suoraan galleriasta tai omasta mobiililaitteesta Tulostusasetuksien määritys, kuten kopiomäärä, kaksipuolisuus, väritila ja tulostustapa Toshiban mobiilitulostusvaihtoehdot ios -mobiilitulostusratkaisu Mobiililaite löytää automaattisesti Toshiban AirPrint-toiminnolla varustetut monitoimilaitteet ja muodostaa yhteyden niihin WLANverkon kautta. Android- ja ios -mobiilitulostusratkaisut Mobiililaitteeseen asennetaan ohjelma, joka löytää automaattisesti Toshiban monitoimilaitteet ja muodostaa yhteyden niihin WLANverkon kautta. Ohjelman kautta voi tulostaa esimerkiksi pilvipalveluista ja skannata monitoimilaitteelta. Universaali -mobiilitulostusratkaisu Palvelimelle asennetaan ohjelma, joka tarkkailee sille määriteltyä sähköpostiosoitetta. Mobiililaitteesta lähetetään tulostettava tiedosto sähköpostina ja se vapautetaan monitoimilaitteella vapautuskoodin avulla. Yhdistettävissä Toshiban follow me -tulostusratkaisuun, jolloin töiden vapautus laitteella tapahtuu kulkukorttia näyttämällä.

7 Saatavilla olevien ratkaisujen ansiosta tiedostoja voi tulostaa sijainnista ja ajankohdasta riippumatta omalla mobiililaitteella mistä päin maailmaa tahansa. Toshiban universaali -mobiilitulostusratkaisu hän osaa myös tulostaa. Tulostustyö voidaan vapauttaa miltä tahansa Toshiban monitoimilaitteelta vapautus- Toshiban universaali mobiilitulostusratkaisu mahdollistaa tulostamisen mistä koodilla tai koskettamalla kulkuavaimella laitteessa olevaa kortinlukijaa. tahansa mobiililaitteesta ilman ajureiden asennusta. Langaton tulostaminen Mobiililaitteen käyttöjärjestelmä voi olla on mahdollista kaikista mobiililaitteista, mikä vain, esimerkiksi Android, ios, joista voi lähettää sähköpostia. Jos Symbian, Windows tai Linux. Tuettuja käyttäjä osaa lähettää sähköpostia, mobiililaitteita ovat esimerkikiksi älypuhelimet, kannettavat tietokoneet, tablettitietokoneet, iphone ja ipad. Kokeile mobiilitulostusta, se luo aivan uuden ulottuvuuden toimistorutiineihin!

8 Skannaus ulkoisiin järjestelmiin ja sovelluksiin Päivittäin kertyy runsaasti paperisia asiakirjoja, jotka ovat kriittisiä liiketoiminnalle. Toshiban älyskannaus on korvaamaton työkalu, joka muuttaa paperidokumentit sähköisiksi asiakirjoiksi ja yhdistää ne joustavasti yrityksen olemassa oleviin sovelluksiin, järjestelmiin ja työnkulkuihin. Älyskannaus yhdistää liiketoiminnalle keskeisten prosessien eri osa-alueet ja tehostaa organisaation suorituskykyä. Toteutus vaatii vain kolme yksinkertaista vaihetta: Vaihe 1: Skannaus Toshiban monitoimilaitteisiin integroitu älyskannaus antaa yrityksen pääkäyttäjälle valmiudet automaattisten työnkulkujen luomiseen ja niiden tallentamiseen pikapainikkeiksi monitoimilaitteen näytölle. Jokainen käyttäjä voi skannata asiakirjansa ja käynnistää monivaiheisetkin työnkulut helposti pikapainikkeilla. Käyttäjät voivat hyödyntää Toshiban monitoimilaitteiden ominaisuuksia ja esikatsella töitään kosketusnäytöllä ennen asiakirjojen tallentamista. Skannaus monitoimilaitteelta Pikapainikkeiden hyödyntäminen monitoimilaitteen kosketusnäytöltä. Skannaus omalta tietokooneelta Pikapainikkeiden hyödyntäminen TWAINskanneriin liitetyltä työasemalta. Sähköisten tiedostojen vienti Pikapainikkeiden hyödyntäminen suoraan PC:ltä - ilman dokumenttien skannausta. Vaihe 2: Käsittely Skannattu dokumentti käsitellään pikapainikkeeseen tallennetun työnkulun mukaisesti ja ohjataan oikeaan kohteeseen. Toshiban älyskannaus tarjoaa useita ominaisuuksia, joilla asiakirjaprosessit mukautetaan täyttämään yksilölliset vaatimukset. Tiedostojen muuntaminen Skannatut asiakirjat muunnetaan automaattisesti yleisiin formaatteihin esim. Word ja Excel. Tekstintunnistus Poimii tietoja paperidokumenteista ja muuntaa ne muokattaviksi teksteiksi. Viivakoodin tunnistus Lukee yleisimpiä viivakoodeja kuten 1D ja 2D. Asiakirjat ohjautuvat oikeaan kohteeseen ilman hidasta ja virheille altista manuaalista käsittelyä. Aluetekstintunnistus Etsii paperidokumentista kentät, joiden sisältämän informaation (esimerkiksi postinumero tai laskun numero) perusteella asiakirjat prosessoidaan automaattisesti. Helppo käyttö - vaivaton integrointi Tiedonkulun automatisointi mahdollisuus muuntaa paperidokumentit sähköiseksi ja siirtää ne ennalta määriteltyihin työnkulkuihin lisäkäsittelyä ja arkistointia varten Joustavasti räätälöitävissä asiakkaan ei tarvitse mukauttaa toimintatapojaan meidän tehtävämme on kehittää asiakkaan tarpeita vastaava ratkaisu Toimii nykyisessä IT-ympäristössä tukee lukuisia välityssovelluksia eli konnektoreita, jotka mahdollistavat skannattujen dokumenttien liittämisen saumattomasti organisaation jo olemassa olevaan asiakirjojen hallintajärjestelmään Helppo käyttää monitoimilaitteen suuri kosketusnäyttö pikapainikkeineen on helppo ja miellyttävä käyttää

9 Usein yrityksessä käsiteltävien paperisen ja sähköisen materiaaalin käsittelyn työnkulut ovat tehottomia. Käsittelyyn kuluu paljon aikaa ja rahaa sekä syntyy paljon virheitä. Työnkulkujen optimoinnilla saadaan aikaan merkittäviä parannuksia prosesseissa, tehokkuudessa ja kustannuksissa. Kenttätunnistus Skannaus sähköpostiin Tehokas ratkaisu Tunnistaa automaattisesti lomakkeet Lähettää sähköiset asiakirjat yhteen tai ja poimii niistä jatkokäsittelyn kannalta useampaan sähköpostiosoitteeseen. Älyskannausken keskeinen etu on lii- Skannaus ulkoisiin järjestelmiin ketoimintakriittisen tiedonkulun auto- oleelliset tiedot. Laajentaa monitoimilaitteen huippute- matisointi. Käyttäjillä on mahdollisuus Asiakirjojen virheettömän ulkoasun val- hokkaaksi järjestelmäksi, joka integroituu muuntaa paperidokumentit sähköiseksi mistus tehokkailla korjaustyökaluilla, yrityksen käytössä oleviin johtamisen, ja siirtää ne ennalta määriteltyihin työn- jotka poistavat mm. kuvien vääristymät asiakkuudenhallinnnan, taloushallinnon kulkuihin lisäkäsittelyä ja arkistointia ja korjaavat laatuvirheitä. tai asiakirjahallinnan sovelluksiin. varten. Kuvalaadun korjaus Vaihe 3: Tallennus Asiakirjat ohjautuvat automaattisesti oikeaan kohteeseen. Samaan työnkulkuun voidaan sisällyttää useita eri lähetysosoitteita alkaen PC:n kansiosta ja päätyen organisaation toiminnanohjausjärjestelmiin ja asiakirjahallinnan sovelluksiin. Skannaus kansioon Siirtää skannatut dokumentit omaan hakemistoon tai ryhmä- ja osastokansioon, josta tietojen haku on helppoa ja tietoturvallista.

10 Skannaus ja tekstintunnistus Tekstintunnistus tuo paperittoman toimiston entistä lähemmäs todellisuutta. Toshiban laitteilla paperidokumentit muuttuvat suoraan sähköisesti muokattaviksi ja hakutoiminolla jäljitettäviksi tiedostoiksi. Nopeaa ja yksinkertaista Paperille tulostettuja julkaisuja ei tarvitse enää kirjoittaa tai muotoilla uudelleen. Niiden skannaus ja siirto digitaalisiksi asiakirjoiksi on ällistyttävän nopeaa, tarkkaa ja yksinkertaista. Tekstintunnistus muuntaa skannatut arkit yli 20:een eri tiedostomuotoon, joita voidaan muokata halutulla tavalla, mm. DOCX (Word), XLSX (Excel), PPTX (Powerpoint), TXT, RTF, HTML, haettava PDF ja muokattava PDF. Tekstitunnistetut asiakirjat ohjataan näppärästi ja tehokkaasti joko verkkokansioon tai sähköpostiosoitteeseen. Kehittynyt tekstintunnistusteknologia on nopea, tarkka ja helppokäyttöinen. Asiakirjanipun jakaminen eri tiedostoiksi Laskut ja muut monisivuiset asiakirjaniput voidaan skannata erillisiksi tiedostoiksi. Erottelusivun avulla voi skannata kerralla suuren nipun asiakirjoja ja lopputuloksena on niin monta tiedostoa kuin erottelusivuilla on eroteltu. Asiakirjojen jako eri tiedostoiksi voidaan toteuttaa myös sivumäärän mukaan. Metatiedon lisääminen Skannattuihin tiedostoihin on mahdollista lisätä muuttuvaa metatietoa. Metatieto voi olla käyttäjän lisäämää tai automaattisesti tiedostoon lisättyä. Metatieto esitetään XML-muodossa. Paperidokumentit siirtyvät muokattaviksi ja haettaviksi tiedostoiksi automaattisesti suoraan käyttäjän sähköpostiin. Skannauksen tiedostomuodot PDF Pakattu PDF - pienikokoinen PDF Suojattu PDF - salasanalla suojattu PDF JPG - pakattu kuvatiedosto TIFF - pakkaamaton kuvatiedosto XPS - Microsoft XPS asiakirja PDF/A - arkistokelpoinen PDF DOC/DOCX - Microsoft Word asiakirja PPTX - Microsoft Powerpoint asiakirja XLS/XLSX - Microsoft Excel asiakirja PDF1 ja PDF2 - muokattava PDF-tiedosto PDF3 - haettava PDF-tiedosto PDF/A 1a/1b - arkistokelpoinen PDF RTF - Rich Text Format asiakirja EBOOK (epub/fb2) - elektroninen kirja HTML - HTML 4.0 muoto CSV1 ja CSV2 - Comma Separated Values FTXT1 ja FTXT2 - teksti kappalejaoilla ilman muotoiluja TXT1 ja TXT2 - teksti ilman muotoiluja TAB1 ja TAB2 - Tab Delimited Data

11 TEKSTINTUNNISTUS ON VAIVATONTA DOKUMENTISTA (.DOC)UMENTIKSI NEROKKAAT RATKAISUT TÄYDENTÄVÄT TOISIAAN

12 Toshiban M-Files konnektori M-Files on tehokas ja helppokäyttöinen tiedon- ja dokumenttienhallintaohjelmisto, joka ratkaisee kaikenkokoisten yritysten tiedon hallinnan, etsinnän ja seurannan ongelmat. M-Filesin avulla yritykset pystyvät tehostamaan toimintaansa ja sen tuottavuutta huomattavasti. M-Filesin vahvuutena pidetään erityisesti sen helppokäyttöisyyttä sekä tiivistä integroitumista Windowskäyttöjärjestelmään, jolloin dokumenttien hallinta ei vaadi erillisiä toimenpiteitä tietoja tallennettaessa tai käsiteltäessä. Toshiba tarjoaa helpoimman skannauksen M-Filesiin Toshiban M-Files konnektorin avulla skannattavat asiakirjat voidaan tallentaa suoraan Toshiban monitoimilaitteelta M-Filesiin. Monitoimilaitteen kosketusnäytöltä voidaan ohjata M-Files tiedostoja samankaltaisessa näkymässä kuin tietokoneella. Skannausvaiheessa asiakirjoille täytetään metatiedot luokitteluineen, jolloin asiakirjat löytyvät nopeasti myös niiden sisällön perusteella M-Filesista. M-Filesin metatietorakenteeseen tehdyt muutokset näkyvät myös heti monitoimilaitteella, jolloin esimerkiksi luokkarakenne, asiakaslistat ja käyttäjäryhmien oletussuojaukset ovat aina ajan tasalla. Toshiban M-Files konnektori on helppokäyttöinen ohjelma, jolla voi kätevästi skannata dokumentteja suoraan M-Files tietovarastoon. Konnektorin käyttö on ennennäkemättömän helppoa ja tehokasta! Toshiba M-Files konnektorin ominaisuuksia Todella helppo käyttää Turvallinen; SSL/TLS-salaus ja käyttäjäkohtaiset tunnukset M-Files tai Windows AD -käyttäjätunnukset Voidaan käyttää myös ilman tunnistautumista M-Files objektien lisäys (asiakas, yhteyshenkilö, jne.) Monipuoliset asetukset ylläpitäjälle Tukee yksi- tai useampisivuisia dokumentteja Kielituki: Suomi, Ruotsi ja Englanti

13

14 Tulostusympäristön nykytilan kartoitus Asiakirjojen käsittely- ja tuotantokustannukset ovat yrityksissä usein luultua suuremmat. Tavallisesti syyksi paljastuvat puutteet tulostimien hallinnoinnissa, missä piilee merkittäviä säästömahdollisuuksia. Tulostusympäristön nykytilan kartoitus on osa Toshiban MDS-palvelua. Dokumentointi Kartoitus Työmme käynnistyy nykyisen laiteympäristön ja sen rakenteiden sekä menettelytapojen analysoinnilla. Siihen sisältyy koko laitekannan kartoitus, jolloin saamme luotettavan käsityksen kaikista laitteista sekä niiden tilasta ja käyttötarkoituksesta. Sen jälkeen tutkimme laitteiden kunnon ja teemme henkilöhaastattelut, joilla selvitämme käyttäjien tyypillisiä toimintatapoja ja tarpeita. Keräämiemme tietojen perusteella dokumentoimme laitteet, laitekantaan liittyvät kustannukset, laitteiden käyttömäärät ja -asteet, käyttäjien toiveet ja tarpeet, laitesijoittelut pohjapiirustuksessa, henkilökohtaiset haastattelut ja sähköisen kyselyn tulokset. Nykytilasta tekemämme taloudellisen, teknisen ja työympäristön analyysin pohjalta räätälöimme optimaalisen kehityssuunnitelman, joka täyttää yksilölliset tarpeet. Kehityssuunnitelma Kehityssuunnitelma sisältää suosituksia asiakirjahallinnan parantamiseksi ja keskitymme erityisesti kustannussäästöihin sekä tehokkuuden lisäämiseen. Ehdotetut toimenpiteet voivat kohdistua hankintoihin tai laitteiden käyttöön tai suositamme koko työnkulkua koskevia muutoksia. Tämän jälkeen voimme siirtyä Toshiba MDS-palvelun seuraaviin vaiheisiin. Toshiban tulostusympäristön kartoituspalvelu Tulostusympäristön kartoituksen tarkoituksena on selvittää laitekanta, tulostusmäärät ja nykytila kartoitushetkellä ennen hankintapäätöksiä Lähtötilanteessa asetetaan tavoitteet kartoitukselle sekä sovitaan tulostusympäristön kartoituksen laajuus Nykyinen laitekanta ja työnkulku analysoidaan ja niihin liittyvät kustannukset selvitetään Oikeanlaisilla ratkaisuilla pyritään hakemaan joustavuutta, tehokkuutta ja parempaa resurssien käyttöä laite- sekä ohjelmisto puolella ja sitä kautta pienennetään merkittävästi koko asiakirjahallinnan kustannuksia

15 Esimerkki 1: Nykytila tulostusympäristön kartoitettu nykytila, jossa pohjapiirustukseen on merkitty kaikkien tulostimien sijainnit ja tulostusmäärät kuukaudessa. Esimerkki 2: Optimoitu optimoitu tulostusympäristö, jossa pohjapiirustukseen on merkitty uusi laitesijoittelu ja työnkulkua on muutettu ottamalla käyttöön follow me -turvatulostusratkaisu. Kartoitus, dokumentointi ja kehityssuunnitelma ovat osa Toshiba Managed Document Services -palvelua Analyse Implement Kartoitus Dokumentointi Kehityssuunnitelma Toteutus Manage Ylläpito Kehitys

16 TOSHIBA TEC NORDIC AB, Finland Branch Maahantuoja: Klovinpellontie 3, ESPOO Puhelin , Faksi Oikeus teknisiin muutoksiin ilman ennakkoilmoitusta pidätetään. Kaikki yritysten ja/tai tuotteiden nimet ovat omistajiensa tuotemerkkejä ja/tai rekisteröimiä tuotemerkkejä vastaavilla markkina-alueilla ja/tai valtioissa. Kaikki oikeudet pidätetään. Pyrimme jatkuvasti antamaan uusimmat ja ajantasaiset tuotetiedot yhteistyökumppaneillemme. Joidenkin mallien ominaisuudet saattavat muuttua esitteen julkaisun jälkeen. Copyright 2014 TOSHIBA TEC.