Opintojaksojen ohjeet vuonna 2014

Transkriptio

1 2014 Opintojaksojen ohjeet vuonna 2014

2 Hyvä koulutuksen toteuttaja! Nämä ohjeet kertovat, miten toteutat onnistuneesti yhteistyökoulutuksen OK-opintokeskuksen kanssa. Onnistumisen peruspilarit ovat laadukas pedagogiikka ja hyvä taloushallinto. Laadukkaasta pedagogiikasta löydät tietoa OK-opintokeskuksen eri verkko-oppimateriaaleista ( Koulutusten taloushallinto voidaan hoitaa kokonaan sähköisesti Okryverkossa. Löydät Okryverkon käyttäjätunnuksen hakulomakkeen OK-opintokeskuksen verkkosivuilta ( > Hae Okryverkon käyttäjätunnuksia). Lomakkeet on mahdollista lähettää OK-opintokeskukseen myös postitse, mutta silloin taloudellinen tuki on pienempi. Opintojaksoa koskevat lomakkeet voi tulostaa OK-opintokeskuksen verkkosivuilta ( Lomakkeita voi myös pyytää opintokeskuksesta. Kaikki Okryverkossa vahvistetut, yhteistyössä OK-opintokeskuksen kanssa toteutettavat järjestöjen opintojaksot mainitaan opintokeskuksen verkkosivujen koulutuskalenterissa. Opintojaksoista kerrotaan nimi, paikkakunta, ajankohta ja toteuttaja. Voit itse päättää, haluatko käyttää koulutuskalenteria myös opintojaksosi ilmoittautumiskanavana. Tällöin kalenterin lisätietosivulla kerrotaan opintojaksosta tarkempia tietoja. Opintojaksojen ohjeet uudistuvat vuosittain. Siksi suosittelemme niiden lukemista. Vertaisopintoryhmistä ja ammatillisesta lisäkoulutuksesta on erilliset ohjeet. Yhteistyössä OK-opintokeskus Paasivuorenkatu 2 A 2, Helsinki Puhelin (09) Faksi (09) Sähköposti: ok-opintokeskus@ok-opintokeskus.fi 2 3

3 Sisältö 1 Näin suunnittelet ja raportoit koulutuksen Mitä opintojaksoilta edellytetään? OK-opintokeskuksen pedagoginen tuki OK-opintokeskuksen taloudellinen tuki Usein esitettyjä kysymyksiä Opintojakson kulujen selvittäminen Tilitys opintojakson kuluista Maksamattomien laskujen lähettäminen opintokeskukseen Opintojakson henkilöstökulujen laskemisen periaatteita OK-opintokeskuksen ja koulutuksen toteuttajan vastuut Opintojakson toteuttajan vastuu Opintojakson järjestäjän eli OK-opintokeskuksen vastuu...22 OK-opintokeskuksen henkilökunta auttaa Näin suunnittelet ja raportoit koulutuksen 1.1 Mitä opintojaksoilta edellytetään? Opintojakso tarkoittaa yhtä opiskeltavaa asiakokonaisuutta, esimerkiksi kurssia. Opiskelu opintokeskuksen tuella on aikuisopiskelua, joka perustuu lakiin vapaasta sivistystyöstä. Lain mukaan koulutuksen tarkoituksena on edistää kansalaisten elinikäistä oppimista. Opintojaksojen osallistumismaksujen tulee olla kohtuullisia, jotta kaikkien kansalaisten on mahdollista osallistua niihin. OK-opintokeskuksen koulutusohjelmaan hyväksyminen edellyttää opintojaksolta hyvää pedagogista laatua. Hyväksytyt opintojaksot ovat osa OK-opintokeskuksen toimintaa. Opintojaksoa suunniteltaessa ota huomioon seuraavat asiat: kenelle koulutus on tarkoitettu, ketkä ovat koulutuksen osallistujat koulutuksen tavoitteet eli mitä osallistujien odotetaan osaavan koulutuksen suoritettuaan käytettävät opetusmenetelmät ja toteutustavat tukevat oppimista (esimerkiksi tentit voivat olla osana opetusta vain, jos tentin jälkeen on arviointitilaisuus) sisältö vastaa asetettuja tavoitteita ja opintojakso toteutetaan tehdyn suunnitelman mukaan opintojakso kestää vähintään yhden 45 minuuttia kestävän opetustunnin opintojakso on suunniteltu vähintään seitsemälle yli 15-vuotiaalle osallistujalle ohjelmaan on sisällytetty riittävästi taukoja opinnoilla ei saavuteta oikeutta ammatin harjoittamiseen tai suoriteta ammattitutkintoa toisessa oppilaitoksessa pidettävän opintojakson oppitunnit kirjautuvat vain OK-opintokeskuksen tunneiksi OK-opintokeskus ei tue yrityksille myytyjä opintojaksoja. 4 5

4 Tee opintojakson suunnitelma ja selvitys Okryverkossa Ennen koulutusta: 1. Tee opintojakson suunnitelma Okryverkkoon aikaisintaan 3 kuukautta ja viimeistään 2 viikkoa ennen opintojakson alkua. 2. Liitä opintojakson ilmoituksiin ja ohjelmaan näkyviin OKopintokeskus -logo. Logo on ladattavissa verkkosivuilta osoitteesta Jos logo puuttuu, OK-opintokeskus voi jättää tukematta koulutusta taloudellisesti. 3. Tarkista, onko OK-opintokeskus vahvistanut koulutuksesi suunnitelman Okryverkossa. Tarvittaessa OK-opintokeskus pyytää sinulta täydennyksiä tai tarkennuksia suunnitelmaan. Toteutusvaiheessa: Jos opintojaksossa on opetusta yhteensä vähintään 6 tuntia, täytä Okryverkosta löytyvä osallistujatietolomake ja kerää siihen osallistujien tiedot koulutuksen aikana. Koulutuksen jälkeen: Laadi selvitys 4 viikon kuluessa koulutuksen päättymisestä. Tee vuoden 2014 lopussa toteutettavien koulutusten selvitykset viimeistään Selvitykseen kuuluvat seuraavat lomakkeet: selvitys ohjelma osallistujaluettelo ja osallistujatietolomake, jos opetusta oli vähintään 6 tuntia tilitys. OK-opintokeskus pyytää sinulta tarvittaessa lisätietoja, hyväksyy selvityksen ja maksaa tuen opintojakson toteuttajayhdistyksen tilille. Taloudellisen tuen määrän voi tarkastaa Okryverkosta opintojakson laskuerittelystä. 1.2 OK-opintokeskuksen pedagoginen tuki OK-opintokeskuksen koulutussuunnittelijat vahvistavat Okryverkossa opintojaksojen suunnitelmat. Koulutussuunnittelijat ottavat yhteyttä opintojakson vastuuhenkilöön, jos suunnitelmassa on täsmennettävää, sekä tukevat jäsenjärjestöjen koulutustoiminnan suunnittelua. Tarvittaessa myös sinä voit ottaa yhteyttä koulutussuunnittelijoihin: yhteystiedot ovat OK-opintokeskuksen verkkosivuilla. OK-opintokeskus kouluttaa järjestöjen kouluttajia ja koulutuksien vastuuhenkilöitä. Tiedot koulutuksista ovat verkkosivujen OK kouluttaa -kalenterissa. OK-opintokeskuksesta voit tilata myös maksullista koulutusta oman järjestösi tarpeisiin. Arviointi on osa OK-opintokeskuksen ohjauspalveluja ja opintokeskuksen lakisääteinen tehtävä. Sen tavoitteena on kehittää koulutuksen laatua tehostamalla toteuttajien ja OK-opintokeskuksen välistä yhteistyötä. OK-opintokeskus pyytää otannan perusteella opiskelijapalautteita. Opintojakson vastuuhenkilö saa etukäteen tiedon palautearvioinnista. Palautekysely toteutetaan sähköisesti, joten on tärkeää, että keräät osallistujien sähköpostiosoitteet osallistujaluetteloon. Opintojakson vastuuhenkilönä saat käyttöösi arviointipalautteiden tulokset. 1.3 OK-opintokeskuksen taloudellinen tuki Jäsenjärjestön saama vuosittainen taloudellinen tuki perustuu järjestön ja sen piirien ja yhdistysten tekemään ehdotukseen koulutuksesta, jonka se haluaa toteuttaa yhteistyössä OK-opintokeskuksen kanssa. Tuntien jakaminen järjestöille perustuu laskentamalliin, jossa otetaan huomioon järjestön ehdottama tuntimäärä ja toteutuneiden tuntien osuus järjestön käytettävissä olleista tunneista. Tällä perusteella OK-opintokeskus jakaa jäsenjärjestöilleen käytettävissään olevat opetustunnit. Järjestön tai piirin vastuukäyttäjä näkee Okryverkossa järjestön tai piirin kaikki ehdotukset sekä niiden tuntimäärät. 6 7

5 Taloudellisen tuen määräytyminen Taloudellisen tuen suuruuteen vaikuttaa kaksi tekijää: opetustuntien määrä ja opintojakson kaikki kulut. (1) Opetustuntien määrä Opetustunti on pituudeltaan 45 minuuttia. Jos opetustunteja on useita, niiden välillä on oltava riittävästi taukoja. (2) Opintojakson kaikki kulut Taloudellinen tuki on enintään 55 % niistä kuluista, jotka aiheutuvat opintojakson toteuttamisesta, kuitenkin enintään 24 /opetustunti. Tuki on enintään 21 /opetustunti, jos opintojakson toteuttaja hoitaa asioinnin paperilomakkeilla tai vain osittain Okryverkossa. Useamman järjestön yhteistyönä toteuttamissa koulutuksissa tuki voi olla enintään 26 /opetustunti, kuitenkin korkeintaan 58 % kustannuksista. Opintojakson kuluja ovat esim. palkkiot, tilavuokrat, opetusvälineet, osallistujien matkakulut ja lehti-ilmoitukset. Jos opintojakson kuluihin kohdistuu muuta julkista tukea, yhteenlaskettu tuki ei saa olla yli 100 %. Esimerkki: Kokonaan sähköisesti hoidetun opintojakson hyväksyttävät tunnit ovat kuusi tuntia, ja sen kulut ovat 300. Taloudellinen tuki 144 on täysimääräinen (6 x 24 ). kuusi tuntia, ja sen kulut ovat 250. Taloudellinen tuki 137,50 on 55 % kuluista. Selvitys tulee toimittaa opintokeskukseen viimeistään neljän viikon kuluttua opintojakson päättymisestä! Jos selvitys saapuu opintokeskukseen myöhemmin, tuen määrää voidaan vähentää 3 euroa/ opetustunti. 8 9

6 2 Usein esitettyjä kysymyksiä Voiko opintojakson suunnitelman kopioida Okryverkossa? Voit laatia suunnitelman Okryverkkoon kolmella tavalla: (1) täysin uusi suunnitelma tyhjälle pohjalle (2) suunnitelma, jonka pohjaksi haetaan kopio aikaisemmasta suunnitelmasta Hae opintojaksoja -toiminnon avulla. Kun haluat kopioida uuden opintojakson suunnitelman pohjaksi aikaisemman suunnitelman, kirjaudu Okryverkkoon ja napsauta Hae opintojaksoja -linkkiä. Valitse Opintojakson tyyppi -pudotusvalikosta suunnitelma ja täytä muut tarpeelliset tiedot, jotta löydät haluamasi aikaisemman suunnitelman. Saat kopioitua suunnitelman sivun alalaidassa olevaa Kopioi pohjaksi -painiketta painamalla. Voit muokata suunnitelman tietoja tarpeen mukaan tai vain täydentää tyhjinä olevat kentät. (3) opintojaksomalliin pohjautuva suunnitelma. Opintojaksomalli on OK-opintokeskuksen vahvistama järjestösi opintojakson toteutuksen malli. Valitse Opintojakson suunnitelma -lomakkeella pudotusvalikosta oikea opintojaksomalli ja paina Valitsepainiketta. Suunnitelmaan täyttyvät automaattisesti opintojakson nimi, opinnollinen tavoite ja opetustuntimäärä. Myös ohjelman sisältökohdat täyttyvät automaattisesti. Löydät Okryverkon sivukohtaisista käyttöohjeista neuvot Okryverkon lomakkeiden täyttämiseen. Voinko muokata suunnitelmaa, jonka olen jo tallentanut Okryverkkoon? Kun olet tallentanut opintojakson suunnitelman Okryverkkoon ja OKopintokeskuksen koulutussuunnittelija on vahvistanut sen, et voi enää muuttaa lomakkeessa ilmoittamiasi opinnollista tavoitetta, kohderyhmää tai ohjelman pääkohtia. Muita tietoja voit muuttaa tarvittaessa. Miten luentosarja kirjataan Okryverkkoon? Yhdellä opintojakson suunnitelmalla voit ilmoittaa useita samaan luentosarjaan kuuluvia, enintään viisi tuntia kestäviä opintojaksoja, jotka ajoittuvat enintään kolmen kuukauden ajalle. Luentosarja voi olla suunniteltu toteutettavaksi samalla tai eri sisällöllä eri osallistujaryhmille. Tee luentosarjan suunnitelma Okryverkkoon seuraavasti: Merkitse opintojakson paikaksi oman yhteisösi osoitetiedot ja kotikunta. Opintojakson alkamispäivä on ensimmäisen jakson päivämäärä ja päättymispäivä on viimeisen jakson päivämäärä. Merkitse opetustuntien määräksi jaksojen yhteenlaskettu tuntimäärä ja arvioiduksi osallistujamääräksi yhteenlaskettu arvioitu osallistujamäärä. Kerro lisätiedoissa kunkin luennon toteuttamisen kunta, päivämäärä ja à-tuntimäärä. Merkitse suunnitelmalomakkeeseen opintojakson tyypiksi luentosarja (Okryverkon suunnitelmassa sivulla 2 tai paperilomakkeeseen). Mitkä opintojakson tiedot tulevat näkyviin opintokeskuksen koulutuskalenteriin? OK-opintokeskuksen verkkosivujen koulutuskalenterissa mainitaan kaikki yhteistyössä opintokeskuksen kanssa toteutettavat järjestöjen opintojaksot. Tiedot otetaan Opintojakson suunnitelma -lomakkeesta. Tietojen oikeinkirjoitukseen ja sisällön täsmällisyyteen kannattaa siis kiinnittää erityistä huomiota. Kalenterissa kerrotaan kaikkien opintojaksojen nimet, paikkakunnat, ajankohdat ja toteuttajat. Okryverkon kautta asioidessasi voit päättää, saako opintojaksolle ilmoittautua osallistujaksi koulutuskalenterin kautta. Koulutuskalenterissa oleva opintojakson nimi toimii tällöin linkkinä lisätietosivulle, jossa kerrotaan opintojaksosta perustietojen lisäksi tarkempia tietoja. Nämä tiedot ovat paikka (Okryverkon lomakkeessa: opintojakson paikka) hinta (Okryverkon lomakkeessa: osallistumismaksu) 10 11

7 ilmoittautuminen (Okryverkon lomakkeessa: ilmoittautumisohjeet). Ilmoittautumisohjeissa voi kertoa esimerkiksi lisätietojen antajan yhteystiedot. Koulutuskalenterin kautta ilmoittautuneen tiedot siirtyvät suoraan Okryverkkoon opintojakson osallistujaluetteloon. Vastuuhenkilönä saat sähköpostiisi viestin ilmoittautumisesta. Miten useamman järjestön yhteistyökoulutus ilmoitetaan OK-opintokeskukseen? Jos toteutatte yhteisen opintojakson usean järjestön tai yhdistyksen kesken, vain yksi järjestö tai yhdistys tekee suunnitelman, selvityksen ja tilityksen OK-opintokeskukseen. OK-opintokeskus ei myönnä samalle opetustunnille useampaa tukea. Suunnitelman lisätiedot-kohtaan merkitään niiden yhdistysten nimet, joiden kesken opintojakso toteutetaan. Voiko opintojakson toteuttaa alle seitsemälle osallistujalle? Jos opintojakso on suunniteltu pienemmälle osallistujajoukolle kuin seitsemälle hengelle, perustele asia suunnitelman lisätiedoissa. Miksi on tärkeää tiedottaa osallistujille, että koulutus toteutetaan yhteistyössä OK-opintokeskuksen kanssa? Osallistujalla on oikeus tietää koulutuksen järjestäjä. Kerro opintojakson alussa osallistujille, että opintojakso toteutetaan yhteistyössä OK-opintokeskuksen kanssa. Jos opintojakso valikoituu OK-opintokeskuksen arviointiin, kerro osallistujille, että osallistujat saavat sähköpostiinsa linkin palautekyselyyn. Opintojakson selvitys otetaan käsittelyyn vasta kun riittävä määrä opiskelijapalautteita on saapunut opintokeskukseen. Kierrätä osallistujatietolomake opintojakson alkaessa osallistujien keskuudessa. Pyydä osallistujia merkitsemään osallistujatietolomakkeessa kysytyt tiedot pystyviivoilla. Osallistujat, jotka osallistuvat OK-opintokeskuksen järjestämälle opintojaksolle ja täyttävät tietonsa lomakkeeseen ensimmäistä kertaa kyseisen kalenterivuoden aikana, merkitsevät tiedot lomakkeen kohdasta 2 eteenpäin. Aiemmin kalenterivuoden aikana osallistuneet merkitsevät osallistujatiedot lomakkeen kohtaan 1. Huomaa, että aikaisempi osallistuminen OK-opintokeskuksen opintojaksolle on voinut olla minkä tahansa OK-opintokeskuksen 67 jäsenyhteisön opintojaksolla kyseisen kalenterivuoden aikana. Miten ryhmäopetuksen tunnit lasketaan? Opintojakson mittayksikkö on opetustunti. Jos opintojaksoon kuuluu sellaista ryhmäopetusta, jossa jokaisella ryhmällä on oma, nimetty kouluttaja, kullekin ryhmälle annetut opetustunnit lasketaan yhteen. Mainitse ryhmäopetuksesta suunnitelman lisätiedoissa. Voidaanko opintojakso pitää jossakin muussa oppilaitoksessa? Jos opintojakso pidetään jonkin oppilaitoksen tiloissa, selvitä lisätiedoissa, millaista yhteistyötä oppilaitoksen kanssa on. Jos opetustunnit kirjautuvat kyseisen oppilaitoksen valtionosuuteen oikeuttaviksi opetustunneiksi, niitä ei voi ilmoittaa OK-opintokeskuksen opintojaksotunneiksi. Miksi peruuntunut opintojakso täytyy muistaa peruuttaa myös Okryverkossa? Jos opintojakso peruuntuu, muista peruuttaa se mahdollisimman pian myös Okryverkossa tai ilmoittaa peruuntumisesta OK-opintokeskukseen. Peruutetun opintojakson tunnit palautuvat takaisin järjestön käytettäviksi. Milloin opintojaksosta on kerättävä osallistujatiedot? Jos opintojakson tuntimäärä on kuusi tuntia tai enemmän, kerää osallistujien Mitä tietoja opintojakson selvityksessä kysytään ja milloin selvitys nimet ja sähköpostiosoitteet osallistujaluetteloon sekä muita pitää tehdä? tietoja osallistujatietolomakkeelle. Opetus- ja kulttuuriministeriö Tee selvitys neljän viikon kuluessa jakson päättymisestä. Tallenna rahoittaa koulutusta ja tarvitsee tilastotietoja mm. rahoituksen suunnittelua ja vaikuttavuuden seurantaa varten. Opintojaksoista, joiden luissa paperilomakkeiden numerot): Okryverkkoon seuraavat verkkolomakkeet tai lähetä ne postissa (su- tuntimäärä on alle kuusi tuntia, näitä lomakkeita ei tarvitse täyttää

8 opintojakson selvitys (lomake 2) opintojakson ohjelma (lomake 3) opintojakson osallistujaluettelo (4) ja osallistujatietolomake (lomake 8), jos opetusta on ollut vähintään kuusi tuntia tilitys opintojakson kuluista (lomake 5) tai maksettavat laskut. Merkitse opintojakson ohjelmaan sisältö, kouluttajat/ohjaajat sekä aikataulu. Merkitse ohjelmaan lisäksi tilaisuuteen käytettyjen opetustuntien määrä. Jos toteutunut opetustuntimäärä poikkeaa oleellisesti suunnitelmassa ilmoitetusta tuntimäärästä, ota yhteyttä OK-opintokeskuksen koulutussihteereihin tai opintojakson vahvistaneeseen koulutussuunnittelijaan. Merkitse ohjelmalomakkeen alalaidassa olevaan tilaan muu tarpeellinen henkilöstö, joka on ollut jakson toteuttamiselle välttämätön ja jolle maksetaan korvauksia. Jos käytät opintojaksomallia (mahdollista vain sähköisesti asioidessa), täydennä esitäytettyyn ohjelmaan kouluttajatiedot ja toteutusajat. Jos opintojaksomalli sallii ohjelmaan vapaavalintaisuutta, valitse toteutettavat osiot ja niiden järjestys valmiista ohjelmalomakkeesta. Opintojakson vastuuhenkilönä saat sähköpostitse muistutusviestin, jos opintojakson selvitystä ei ole laadittu tai sitä ei ole peruutettu neljän viikon määräajassa. Jos jätät opintojakson viesteistä huolimatta raportoimatta tai peruuttamatta, se vanhenee kolmen kuukauden kuluessa opintojakson päättymisestä. Tämän jälkeen et voi enää tehdä selvitystä opintojaksosta. Miten luentosarjasta tehdään selvitys Okryverkkoon? Ilmoita Opintojakson selvitys -lomakkeessa eri opintojaksojen yhteenlaskettu toteutunut tuntimäärä sekä yhteenlaskettu miesten ja naisten lukumäärä. Merkitse ohjelmaan koulutusten päivämäärät, opetustuntien alkamis- ja päättymisaika, opetustuntien määrä, kouluttajat ja sisällöt. Tee opintokeskukselle yksi tilitys ja ilmoita siinä kaikkien luentosarjaan kuuluvien opintojaksojen kulut. Osallistujaluetteloa ja osallistujatietolomaketta ei tarvita. Miten osallistujien palautekysely kerätään? OK-opintokeskus kerää otannan perusteella opintojaksoista opiskelijapalautteet. Palautekysely on jäsenjärjestöille suunnattu maksuton palvelu. Sen avulla saadaan tietoa oppimistuloksista ja opiskelun järjestelyistä. Kyselyn lähettämistä varten opintokeskus tarvitsee osallistujien sähköpostiosoitteet. Kysely lähetetään osallistujille heti kun tilitys ja selvitys on tallennettu Okryverkkoon. Vastaukset käsitellään nimettöminä. OK-opintokeskus laatii vastauksista tiivistelmän, joka toimitetaan myös opintojakson vastuuhenkilölle. Keskusjärjestöjen edustajat saavat vuosittain yhteenvedon oman järjestönsä opiskelijapalautteista. Opintojakson selvitys käsitellään opiskelijapalautteiden saavuttua. Palautteiden puuttuminen voi johtaa taloudellisen tuen epäämiseen. Palautekyselyn tavoitteena on kehittää koulutuksen laatua. Sen avulla myös etsitään hyviä käytäntöjä palvelemaan koko opintotoimintaa. Palautearvioinnin avulla varmistetaan, että OK-opintokeskuksen koulutustoiminta vastaa asetettuja tavoitteita. 3 Opintojakson kulujen selvittäminen Opintojakson toteuttaja (eli järjestö, piiri tai yhdistys) voi huolehtia opintojakson kuluista kahdella tavalla: 1. maksaa kulut itse ja tehdä tilityksen Okryverkkoon tai 2. lähettää maksamattomat laskut opintokeskukselle maksettavaksi. Tilityksessä tai laskussa tulee olla eriteltynä opintojaksoa koskevat todelliset ja todennettavat kulut. Todelliset kulut tarkoittavat tästä opintojaksosta suoranaisesti syntyneitä kuluja. Todennettava tarkoittaa, että kuluista on kirjanpidossa ulkopuolisen lähettämä lasku tai muu tosite tai selkeä laskelma tilityksessä esitetystä kulusta. Opintojakson toteuttaja sitoutuu säilyttämään tilityksen tai laskun 14 15

9 perusteena olevat asiakirjat kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla. Taloudellinen tuki lasketaan opintojakson toteutuneiden opetustuntien määrän ja toteutuneiden kulujen perusteella. OK-opintokeskus hyväksyy opintojakson kuluiksi koulutuksen järjestämisestä aiheutuneet välittömät kustannukset. Hyväksyttävät ja eriteltävät kulut: kouluttajien matka-, päiväraha- ja majoituskulut osallistujien matkakulut osallistujien majoituskulut ja kahvi- ja ruokailukulut koulutusmateriaali- ja aineistokulut maksetut suunnittelu- ja opetuspalkkiot muut maksetut palkkiot (sisältää esim. tulkin, säestäjän, opintojakson johtajan sekä muun tarpeellisen henkilön palkkiot) koulutustilojen vuokrat, kokouspaketit opetusvälineiden vuokrat markkinointi ja tiedotus muut koulutuskulut. 3.1 Tilitys opintojakson kuluista Tilitysmenettelyssä opintojakson toteuttaja täyttää tilityslomakkeen ja ilmoittaa sen avulla opintojaksosta aiheutuneet kulut. Tilitykseen ei liitetä laskuja tai muita tositteita. Tilitykseen voi huomioida kuluina jaksosta aiheutuneet järjestön omien työntekijöiden palkat, vuokrat, materiaalit ja muut kulut. Laskennallisia kuluja ei voi sisällyttää tilitykseen. Laskennallinen kulu on arvioon perustuva kulu, joka ei ole suoranaisesti aiheutunut juuri tästä tilitettävästä koulutuksesta. Esimerkiksi, kun järjestössä suunnitellaan ylipäänsä koulutusta, niin tästä ei voi laskennallisesti kohdistaa kuluja ko. koulutukselle. Hallintohenkilöstön kuluja, esim. selvitysten ja tilitysten laatimisten kuluja, ei voi sisällyttää koulutuksen kuluihin. Opintojakson toteuttajan on käytettävä omien kulujensa laskemisessa laskelmaa omien työntekijöiden palkoista ja palkkioista, josta näkyy tuntipalkka sivukuluineen (sosiaaliturvamaksu, tapaturma-, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutusmaksu sekä eläkemaksut). Opintojakson kuluiksi lasketaan tuntipalkka siltä ajalta, jolloin työntekijä on suunnitellut opetusta tai työskennellyt opintojakson aikana joko kouluttajana tai muuna opetuksen kannalta tarpeellisena henkilönä, esimerkiksi opintojakson johtajana, tulkkina, avustajana tai säestäjänä hinnastoa tilavuokrista, markkinointikuluista ja osallistujien majoituskuluista. Opintojakson kuluiksi ilmoitetaan enintään yhtä paljon kuin ulkopuoliselta veloitettaisiin omakustannushintaa omista materiaalikuluista. Opintojakson toteuttajan on säilytettävä tositteet, laskelmat ja hinnastot tilittämistään kuluista ja esitettävä ne pyydettäessä opintokeskukselle. Kun teet sähköisen tilityksen Okryverkossa, muista rastittaa selvityslomakkeessa kohta Sähköinen selvitys ja tilitys sekä Liitteet-kohdassa Tilitys ja Ohjelma sekä tarvittaessa Osallistujaluettelo ja Osallistujatietolomake. Täytä tilityslomake viimeisenä. Opintojakso muuttuu Okryverkossa Käsittelyssä-tilaan, kun tallennat lomakkeen. Tämän jälkeen et voi enää tehdä muutoksia selvitykseen. OK-opintokeskuksen koulutussihteerit käsittelevät opintojaksojen selvitykset ja tilitykset. Jos selvityksessä tarvitaan lisätietoja, he ottavat opintojakson vastuuhenkilöön yhteyttä. Lisäksi he pyytävät otannan perusteella tilitykseen ilmoitettujen kulujen tositteet, laskelmat ja hinnastot nähtäviksi. Tilityksestä laskuerittelyksi ja tuen maksu Kun OK-opintokeskus on käsitellyt selvityksesi, taloudellinen tuki voidaan maksaa opintojakson toteuttajan selvityksessä ilmoittamalle rekisteröidyn yhdistyksen tilille. Tuki lasketaan opintojakson hyväksytyn tuntimäärän ja kulujen mukaan. Opintokeskus maksaa tuen opintojaksoittain noin viikon kuluessa siitä, kun opintojakso on hyväksymisen merkiksi muutettu 16 17

10 Okryverkossa Hyväksytty-tilaan. Löydät Okryverkosta hyväksytyn opintojakson laskuerittelyn. Voit tulostaa sen yhdistyksen kirjanpitoon tallennettavaksi tositteeksi. Opintokeskus lähettää laskuerittelyn opintojakson toteuttajalle vain pyydettäessä. Yksittäisen opintojakson laskuerittelyn tietoa pääsee katsomaan henkilö, jolla on Okryverkon käyttäjätunnus ja joka on kyseisen opintojakson vastuuhenkilö. Yhdellä opintojaksolla voi olla kaksi vastuuhenkilöä. Jos järjestö haluaa, se voi hakea OK-opintokeskukselta Okryverkon käyttäjätunnuksia esimerkiksi talousasioiden käsittelijöille. 3.2 Maksamattomien laskujen lähettäminen opintokeskukseen 3.3 Opintojakson henkilöstökulujen laskemisen periaatteita Opintojakson toteuttaja vastaa palkkaamiensa henkilöiden palkkioista ja niihin liittyvistä työnantajavelvoitteista. Palkatut henkilöt voivat olla joko toteuttajan omia työntekijöitä tai ulkopuolisia. Tilitykseen lasketaan mukaan lakisääteiset henkilöstösivukulut, joita ovat sotumaksu, eläkemaksut, työttömyys- ja tapaturmavakuutusmaksut sekä prosenttiperusteinen lomakorvaus vuosilomalain 12 :n mukaisesti. Järjestön palkkaaman ulkopuolisen kouluttajan palkkiot sisällytetään tilityksessä maksettuihin opetuspalkkioihin sen suuruisena kuin kouluttajalle on koulutuksesta maksettu joko palkkiona tai laskutettuna. Tilitysmenettelyn sijaan voit lähettää opintojaksoon liittyvät laskut maksamattomina opintokeskukselle. Jos kouluttajat laskuttavat palkkioita ja matkakuluja, käytä Palkkio- ja matkalasku -lomaketta (lomake Oman henkilöstön toteuttamat suunnittelu- ja organisointityöt 6). Jos olette korvanneet osallistujille matkakuluja, voit raportoida Organisointikuluilla tarkoitetaan niitä kuluja, jotka syntyvät järjestön niistä Osallistujien matkakulut -lomakkeella (lomake 7). Liitä lehtiilmoituslaskuihin oman henkilökunnan tekemistä toimenpiteistä ennen koulutustilai- näyte ilmoituksesta. suuden toteuttamista. Ennen koulutusta syntyneet opintojakson to- OK-opintokeskus voi maksaa palkkioita, jos opintotilaisuuden teuttamiseen ja organisoimiseen välittömästi liittyvät, todelliset kulut toteuttaja lähettää opintotilaisuuden selvityksen liitteenä maksamattomia voidaan sisällyttää opintojakson kuluihin. Näitä voivat olla mm. tämän palkkio- ja matkalaskuja. Tällöin OK-opintokeskus maksaa myös opintojakson yleiseen suunnitteluun, opintojakson ulkopuolisten kou- lakisääteiset maksut palkkioista. OK-opintokeskuksella on oikeus luttajien rekrytointiin tai uuden opintojakson paikan soveltuvuuden täydentää tai muuttaa palkkio- ja matkalaskuja maksettavien kulujen tarkistamiseen käytetyn työajan todelliset palkkakulut ja matkakulut. osalta. OK-opintokeskus maksaa työnantajan eläkemaksun, koska yhteistyössä toteutetuissa opintotilaisuuksissa katsotaan olevan kysymys tyvät, kun järjestön työntekijä on ohjelmassa mainittuna kouluttajana Opintojakson suunnittelukuluilla tarkoitetaan niitä kuluja, jotka syn- OK-opintokeskuksen toiminnasta ja siten palkkion saajan ja OKopintokeskuksen välisestä työsuhteesta. Työntekijän eläkelain (TyEL) palkkakuluihin voidaan sisällyttää suunnittelua ohjelmaan merkittyjen opintojaksolla ja on suunnitellut pitämänsä koulutuksen. Opetuksen piiriin kuuluvat vuotiaat palkkion saajat. OK-opintokeskus opetustuntien mukaan 50 % varsinaisen opetuksen tuntimäärästä. pidättää työntekijän eläkemaksun (TyEL) ja työttömyysvakuutusmaksun työntekijän bruttopalkasta. lukumäärää. Suunnitteluaika ei lisää taloudelliseen tukeen oikeuttavien tuntien Jos OK-opintokeskukselta laskutetaan opetuspalveluja, maksun saajan on kuuluttava ennakkoperintärekisteriin. Muussa tapauksessa Järjestön oman henkilöstön läsnäolo Jos järjestön edustajan on tarpeellista olla paikalla opintojakson aikana, voi järjestö ottaa huomioon järjestön oman henkilökunnan mat- maksusta vähennetään ennakonpidätys. OK-opintokeskus maksaa opintojakson laskut. Siltä osin kuin laskujen summa ylittää tuen määrän, opintokeskus laskuttaa yli menevän kakuluja ja palkkoja tukeen oikeuttaviksi kuluiksi ohjelmassa olevan tuntimäärän mukaan. osuuden opintojakson toteuttajalta jälkikäteen. Laskun liitteeksi lisätään laskuerittely, josta näkee hyväksytyt kulut ja saadun tuen määrän

11 Esimerkki Opintojaksossa on yhteensä seitsemän tuntia opetusta. Yhdistyksen työntekijä kouluttaa kaksi tuntia ja ulkopuolinen kouluttaja kouluttaa loput viisi tuntia. Yhdistyksen työntekijä on paikalla koko koulutuksen ajan. Ohjelmassa: Minna Makkonen (yhdistyksen työntekijä)...opetustunnit 2 tuntia ulkopuolinen kouluttaja...opetustunnit 5 tuntia opetustunnit yhteensä...7 tuntia Muu tarpeellinen henkilöstö Minna Makkonen...opetuksen suunnittelu 1 tunti Minna Makkonen...läsnäolo toteuttajan edustajana 5 tuntia Palkka lasketaan todellisen palkan mukaan sosiaalikulut huomioiden. Tässä esimerkissä ne ovat 25. Tilityksessä: Maksetut opetuksen suunnittelu- ja opetuspalkkiot -kohtaan merkitään 3 tuntia x 25, joka on Minnan opetus ja opetuksen suunnittelu. Samaan kohtaan merkitään ulkopuolisen opettajan veloittama koulutuspalkkio 5 x 35. Välttämätön läsnäolo 5 x 25 eli 125 merkitään Muut maksetut palkkiot -kohtaan. Maksetut suunnittelu- ja opetuspalkkiot Muut maksetut palkkiot Matkakustannusten korvaukset Kouluttajien ja ohjaajien matkakulut oikeuttavat taloudelliseen tukeen enintään Verohallituksen verovapaiden matkakustannusten päätöksen suuruisina. Päätös löytyy hakusanalla verovapaat matkakustannukset Verohallituksen www-sivuilla osoitteessa Verovapaita korvauksia ovat kokopäiväraha yli 10 tunnin kotimaanmatkasta. Jos matkustusvuorokausi ylittyy 6 tunnilla, maksetaan kokopäiväraha. Jos ylitys on kaksi tuntia, mutta vähemmän kuin kuusi tuntia, maksetaan osapäiväraha. osapäiväraha yli kuuden tunnin mutta alle 10 tunnin kotimaan matkasta. ateriakorvaus. Ateriakorvauksen maksaminen edellyttää, että työmatkasta ei suoriteta päivärahaa ja että palkansaajalla ei työn vuoksi ole mahdollisuutta ruokailutauon aikana aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan. korvaus oman auton käytöstä. yömatkaraha. Yömatkarahan suorittaminen edellyttää, että päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähintään neljä tuntia on kello ja että työnantaja ei järjestä palkansaajalle ilmaista majoitusta eikä suorita majoittumiskorvausta tai korvausta makuupaikasta. OK-opintokeskus ei ole toiminnastaan arvonlisäverovelvollinen. 4 OK-opintokeskuksen ja koulutuksen toteuttajan vastuut Jäsenjärjestöt (tai niiden piirit tai yhdistykset) toteuttavat opintojaksoja yhteistyössä OK-opintokeskuksen kanssa, OK-opintokeskuksen taloudellisella tuella. Jäsenjärjestöt ovat koulutuksen toteuttajia ja OK-opintokeskus koulutuksen järjestäjä. OK-opintokeskus vastaa järjestämästään toiminnasta omalle rahoittajalleen eli opetus- ja kulttuuriministeriölle. 4.1 Opintojakson toteuttajan vastuu Opintojakson toteuttaja (eli yhdistys, piiri tai järjestö) vastaa opintojakson opetuksesta, järjestelyistä, vakuutuksista, osallistujien tietosuojasta ja muista olosuhteista. Opintojakson vastuuhenkilö vakuuttaa, että kaikki OK-opintokeskukselle annetut tiedot ovat oikeita ja kulut 20 21

12 kirjanpidon mukaisia. Kun opintojakson toteuttaja markkinoi opintojaksoja, ilmoittelussa on näyttävä OK-opintokeskus -logo. Logo on ladattavissa OK-opintokeskuksen verkkosivuilta osoitteesta Jos logo puuttuu, voidaan OK-opintokeskuksen taloudellinen tuki jättää maksamatta. Opintojakson toteuttaja sitoutuu säilyttämään tilityksen perusteena olevat asiakirjat kirjanpitosäännösten edellyttämällä tavalla ja antamaan ne pyydettäessä OK-opintokeskuksen tai viranomaisten nähtäväksi. Toteuttaja sitoutuu myös antamaan tilaisuutta koskevat tiedot pyydettäessä OK-opintokeskukselle. Jos OK-opintokeskus epäilee taloudellisen tuen väärinkäyttöä, se voi jättää tuen maksamatta osittain tai kokonaan. Tarvittaessa OK-opintokeskus antaa ilmenneet epäselvyydet viranomaisen tutkittavaksi. 4.2 Opintojakson järjestäjän eli OK-opintokeskuksen vastuu OK-opintokeskus vastaa opintojaksoista opetusviranomaisille. OKopintokeskus vastaa siitä, että opintojaksot ovat pedagogisesti laadukkaita. OK-opintokeskus myös huolehtii opintojaksojen arvioinnista, jota opetusviranomaiset edellyttävät. OK-opintokeskuksen henkilökunta auttaa OK-opintokeskuksen koulutussuunnittelijat tarkistavat opintojaksojen suunnitelmat ja vahvistavat ne Okryverkossa. Tarvittaessa he ottavat yhteyttä opintojakson vastuuhenkilöön ja auttavat suunnitelman kirjaamisessa. Koulutussuunnittelijat Hanna Alaniska (Oulu), puh Christina Erola (Turku), puh Liisa Leskinen (Helsinki), puh. (09) Lea Lihavainen (Joensuu), puh Minna Pesonen (Oulu), puh Antero Pohjatalo (Turku), puh Matti Rautavirta (Tampere), puh Heidi Ristolainen (Helsinki), puh Riitta Tervasmäki (Seinäjoki), puh Mia Valanne (Helsinki), puh OK-opintokeskuksen koulutussihteerit käsittelevät opintojaksojen selvitykset ja tilitykset. Tarvittaessa he ottavat yhteyttä opintojakson vastuuhenkilöön ohjaten ja neuvoen selvityksiin ja tilityksiin liittyvissä asioissa. Koulutussihteerit Tanja Malk (Helsinki), puh Heli Nieminen (Helsinki), puh OK-opintokeskuksen sähköpostit ovat muotoa ok-opintokeskus.fi. Kaikki yhteystiedot ovat verkkosivulla,

13 Toimi Okryverkossa Okryverkossa hallinnoidaan OK-opintokeskuksen kanssa toteutettavat opintojaksot. Oletko jo hankkinut henkilökohtaiset käyttäjätunnukset? Kaikki toimihenkilöt OK:n jäsenyhteisöissä voivat hakea henkilökohtaiset käyttäjätunnukset Okryverkkoon. OK-tuki on suurempi, kun hoidat opintojakson ilmoittamisen ja selvitykset sähköisesti Okryverkossa! Olet myös aina selvillä siitä, miten koulutuksen selvittäminen ja käsittely etenee.