TIETOTEKNIIKKAPALVELUJEN PALVELUSOPIMUS

Transkriptio

1 TIETOTEKNIIKKAPALVELUJEN PALVELUSOPIMUS Mäntsälä Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy PL12, Kerava / Kauppakaari 11, Kerava Y-tunnus

2 Tietotekniikkapalvelujen palvelusopimus 2 Sisällys 1 Sopimuksen osapuolet ja yhteyshenkilöt Sopimuksen tausta ja tarkoitus Sopimusasiakirjat ja niiden pätemisjärjestys KUUMA-ICT:n palvelut Palvelujen hinnoittelu ja kustannustenjako Talouteen ja palveluihin liittyvä vastuunjako Laskutuksen toteuttaminen Vaatimukset lisenssoinnille Tietoliikenteen vaatimukset KUUMA-ICT:n käytössä olevat tilat Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Palvelujen kehittäminen Palvelupyyntöjen seuranta Tietoturvallisuus ja valmiussuunnittelu Raportointi ja sisäinen tarkastus Ylivoimainen este Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen Sopimuksen muutokset Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimuskappaleet... 8

3 Tietotekniikkapalvelujen palvelusopimus 3 1 Sopimuksen osapuolet ja yhteyshenkilöt Tilaaja/osakaskunta Mäntsälän kunta Y-tunnus: Osoite: Heikinkuja 4, Mäntsälä Yhteyshenkilö: tietohallintopäällikkö Palveluntuottaja Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy Y-tunnus: Osoite: Kauppakaari 11, Kerava Yhteyshenkilö: toimitusjohtaja 2 Sopimuksen tausta ja tarkoitus KUUMA-alueen tietotekniikkayhteistyössä mukana olevat kunnat ovat perustaneet Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy -nimisen osakeyhtiön (jäljempänä KUUMA-ICT tai yhtiö) in house -palveluntuottajaksi omistajilleen (jäljempänä yhdessä osakaskunnat ja erikseen osakaskunta). Yhtiön toimialana on tietotekniikka-, informaatio- ja viestintäpalveluiden sekä niihin liittyvien muiden palveluiden tuottaminen, järjestäminen ja kehittäminen kuntapalveluiden tueksi. Kunnat ovat yhtiötä perustaessaan tehneet osakassopimuksen, jossa sovitaan mm. palvelujen ostovelvoitteesta ja palvelujen hinnoittelupolitiikasta. Tässä palvelusopimuksessa sovitaan tarkemmin yhtiön osakaskunnille tuottamista ja järjestämistä palveluista, kuntien palveluostoista, työnjaosta ja vastuista palvelutuotannossa sekä palveluiden hinnoittelusta. 3 Sopimusasiakirjat ja niiden pätemisjärjestys Palvelusopimus muodostuu sopimustekstistä ja sopimuksen liitteistä: Liite 1: Palvelukuvaukset Liite 2: Palvelutasomääritykset Liite 3: Palveluhinnasto Liite 4: Ennuste palvelujen käytöstä ja laskutuksesta Liite 5: Kustannustenjako Liite 6: Vastuunjako Liite 7: Palveluiden tietoturvavaatimukset ja varautuminen Palvelusopimuksen liitteet pidetään ajan tasalla tekemällä niihin tarvittaessa korjauksia ja muutoksia, jotka yhtiön toimitusjohtaja ja osakaskuntien sopimusyhteyshenkilöt valmistelevat yhteistyössä päätöksentekoa varten. Osakaskuntien kanssa tehtävät palvelusopimukset ovat samansisältöisiä. Liitteessä 4 voi olla osakaskuntien välillä palvelujen käyttöön ja suoritemääriin liittyviä eroja. Jos sopimuksen ja liitteiden välillä on ristiriitaa, ratkaisee sopimuksen sisältö. Jos liitteiden välillä on ristiriitaa, sovelletaan liitteitä numerojärjestyksessä pienimmästä suurimpaan.

4 Tietotekniikkapalvelujen palvelusopimus 4 4 KUUMA-ICT:n palvelut KUUMA-ICT tuottaa ja järjestää osakaskunnan käyttöön ICT-palvelut. Yhtiö noudattaa toiminnassaan ICT-alan yleisiä ohjeistuksia ja hyviä käytäntöjä, mm. JHSsuosituksia sekä ITIL-prosessikehystä. KUUMA-ICT ylläpitää tuottamistaan palveluista palvelukatalogia sekä palvelukuvauksia. Palvelutuotteita kehitetään yhteistyössä osakaskuntien kanssa. Palvelukuvaukset tuotettavista palveluista ovat sopimuksen liitteenä 1. Palvelukuvauksia päivitetään säännöllisesti. Osakaskunnan kustannuksiin ja palvelujen sisältöön merkittävästi vaikuttavat muutokset tehdään seuraavaa vuotta varten kunkin vuoden toukokuun loppuun mennessä siten, että osakaskunnan on mahdollista huomioida ne talousarviovalmistelussaan. Palvelukuvaukset tarkistetaan osakkaiden kanssa tätä ennen. KUUMA-ICT:n itse tai alihankkijoiden avulla tuottamien palvelujen palvelutasot on kuvattu sopimuksen liitteessä 2. KUUMA-ICT:n järjestäessä kuntien käyttöön palveluita esim. ulkoisia palveluntuottajia kilpailuttamalla noudatetaan näissä palveluissa ulkoisen palveluntuottajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisia palvelutasomäärityksiä. KUUMA-ICT huolehtii, että ulkoisen palveluntuottajan kanssa tehdyn sopimuksen palvelutasomääräykset takaavat vähintään tämän sopimuksen liitteen 2 mukaisten palvelutasojen toteutumisen. Osakaskunnan velvoitteesta ostaa yhtiön palveluvalikoimassa olevia palveluita määrätään osakaskunnan hyväksymässä osakassopimuksessa. 5 Palvelujen hinnoittelu ja kustannustenjako KUUMA-ICT toimii toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevästi sekä kannattavasti omakustannusperiaatteella. KUUMA-ICT järjestää kustannuslaskentansa siten, että osakaskunnan on mahdollista saada tieto palvelujen tuotantokustannuksista. Yhtiön palvelutuotannosta aiheutuvien kustannusten jaossa huomioidaan aiheuttamisperiaate. Kustannustenjaon perustana ovat palvelun tuottamisesta syntyneet todelliset kustannukset. Kustannusten jakamiseksi ja kohdentamiseksi KUUMA- ICT määrittelee tuotettavien palvelujen yksikkökustannukset ja ylläpitää kustannuslaskentaan pohjautuvaa palveluhinnastoa. Palveluhinnasto on liitteenä 3. KUUMA-ICT laatii osakaskunnalle kunkin vuoden toukokuun loppuun mennessä seuraavaa vuotta koskevan ennusteen tuotettavista palveluista ja niiden suoritemääristä sekä palvelujen käytöstä aiheutuvista kustannuksista. Ennusteessa esitetyt suoritemäärät ovat palvelujen aiempaan käyttöön sekä osakaskunnan esittämiin suunnitelmiin perustuvia arvioita. Osakaskunnan palvelujen käytön ennuste on liitteenä 4. Yhtiön palveluvalikoimassa olevien ICT-palvelujen kilpailukykyisyydestä varmistutaan säännönmukaisella vertailulla vastaavalla tavalla toimiviin yhtiöihin nähden. Vertailussa palvelutuotannon kilpailukykyisyyttä arvioitaessa huomioidaan kustannustehokkuuden ohella kokonaistaloudellisuus. Yhtiö pitää palvelujen tuotantokustannukset hallinnassa hyödyntämällä toiminnassaan automaatiota, uudenlaisia tapoja tuotannon järjestämiseen sekä käyttäjien itsepalvelua.

5 Tietotekniikkapalvelujen palvelusopimus 5 6 Talouteen ja palveluihin liittyvä vastuunjako Tuottaessaan ja järjestäessään palveluita osakaskunnan käyttöön KUUMA-ICT toimii tiiviissä yhteistyössä osakaskunnan tietohallinnon ja eri toimialojen kanssa. Yhtiön palvelutuotannossa huomioidaan riippuvuudet osakaskunnan tekemiin muihin ICT:n käyttöä koskeviin sopimuksiin ja järjestelyihin. Useimmissa palveluprosesseissa vaaditaan toimenpiteitä sekä KUUMA-ICT:ltä että osakaskunnan organisaatiolta ja henkilökunnalta. Tuotantoprosesseja ja eri toimijoiden välisiä rajapintoja onkin tarpeen jatkuvasti kehittää. KUUMA-ICT ja osakaskunnat tekevät palvelukehitystä yhdessä ja huolehtivat siitä, että kaikki niiden palvelutuotantoon osallistuvat yksiköt tekevät oman osuutensa liitteessä 6 määritellyn työnjaon mukaisesti. KUUMA-ICT:n toimintaan liittyvien ja sitä sivuavien kustannusten jako yhtiön ja osakaskunnan välillä on kuvattu liitteessä 5. KUUMA-ICT:n ja osakaskunnan väliset tietohallintoon ja KUUMA-ICT:n tuottamiin palveluihin liittyvät vastuut on kuvattu liitteessä 6. 7 Laskutuksen toteuttaminen KUUMA-ICT laskuttaa palvelujen käytöstä osakaskuntaa neljännesvuosittain toteutettavana ennakko- ja tasauslaskutuksena. Yhtiö ylläpitää järjestelmissään tietoa suoritemääristä toimintayksikkötasolla. Laskutuksen perusteena olevat suoritemäärät tarkistetaan vähintään neljännesvuosittain. KUUMA-ICT tuottaa laskutuksen yhteydessä laskutuksen perusteista tiedostomuotoisen koosteen, jonka avulla osakaskunnan on mahdollista jakaa lasku toimialoille tai kuntakonsernin muille yhteisöille haluamallaan tarkkuudella. Osakaskunta sitoutuu toimittamaan yhtiölle tiedon toimintayksiköistään ja niissä vuoden aikana tapahtuvista muutoksista. Laskutuksen perustana olevat suoritteet kohdennetaan aina toimintayksikölle. Yhtä suoritetta ei jaeta useamman yksikön kesken. 8 Vaatimukset lisenssoinnille KUUMA-ICT vastaa siitä, että sen ylläpitämän palvelin- ja tietoliikenneympäristön lisenssointi on laite- ja ohjelmistovalmistajien vaatimusten mukainen. Osakaskunta vastaa siitä, että sillä on käytössään tarvittava määrä tuotettavien palvelujen vaatimusten mukaisia käyttäjä- ja/tai laitekohtaisia lisenssejä. 9 Tietoliikenteen vaatimukset KUUMA-ICT huolehtii tietoverkkopalvelujen toteutuksessa tarvittavien tietoliikennelaitteiden hankinnasta ja ylläpidosta sekä siitä, että työasemien, tulostimien ja tukiasemien verkkoon liittämistä varten on käytössä riittävä määrä kytkimiä.

6 Tietotekniikkapalvelujen palvelusopimus 6 Osakaskunta vastaa toimipisteittensä ja kunnan tietoliikenteen solmupisteen välisten tietoliikenneyhteyksien ulkoisista kustannuksista. Yhteysnopeuksien tulee riittää sovellusten asianmukaiseen käyttöön sekä työasemien etäylläpitoon ja -hallintaan. 10 KUUMA-ICT:n käytössä olevat tilat Osakaskunta huolehtii siitä, että KUUMA-ICT:n käytettävissä on kohtuullista vuokraa vastaan kunnan lähiverkon piirissä olevaa toimistotilaa kuntaan sijoitettavaa lähitukihenkilöstöä varten. Osakaskunta vuokraa yhtiön käyttöön tarvittaessa atk-konehuoneeksi ja/tai tietoliikenteen solmupisteeksi varustellun tilan, joka on varustettu vähintään varavirtalaitteistolla ja tarvittaessa jäähdytys- ja sammutusjärjestelmällä. Yhtiö ilmoittaa hyvissä ajoin, mikäli tila käy tarpeettomaksi. Osakaskunta huolehtii siitä, että kunnan keskeisissä toimipisteissä on yhtiön henkilökunnan käytettävissä tiloja tietokoneiden asennuksiin sekä vaihtotilanteiden ja varalaitteiden edellyttämään varastointiin. 11 Asiakastyytyväisyyden mittaaminen KUUMA-ICT:llä on systemaattinen menettely, jolla se vastaanottaa palveluistaan jatkuvaa palautetta. Yhtiö käsittelee ja dokumentoi saamansa palautteen. KUUMA-ICT toteuttaa vuosittain osakaskunnan tietotekniikan käyttäjille suunnatun asiakaskyselyn yhteistyössä kunnan tietohallinnon kanssa ja laatii kyselystä kunta- ja toimialakohtaisen yhteenvedon. Osakaskuntien niin halutessa KUUMA- ICT:n asiakastyytyväisyyskysely voidaan korvata osakaskuntien yhteisellä tietohallinnon ja tietotekniikkapalvelujen asiakaskyselyllä. 12 Palvelujen kehittäminen KUUMA-ICT kehittää palveluitaan ja tuotantoprosessejaan yhteistyössä osakaskuntien kanssa. Yhtiön ja osakaskuntien tietohallintopäälliköiden yhteisiä kokouksia järjestetään noin kerran kuukaudessa. Lisäksi yhtiö kutsuu säännöllisesti kokoon palvelujen käyttöön liittyviä seurantapalavereita. KUUMA-ICT:n edustaja osallistuu osakaskunnan niin halutessa asiantuntijana kunnan ICT-työryhmän työskentelyyn sekä osakaskunnan ja/tai KUUMA:n toimialakohtaisten ICT-työryhmien toimintaan. 13 Palvelupyyntöjen seuranta KUUMA-ICT:lle tulevat toimeksiannot kirjataan yhtiön käyttämään palvelunhallintajärjestelmään. Osakaskunta pyrkii osaltaan edistämään palvelupyyntöjen sähköistä tekoa tarkoitusta varten toteutetun intranet-liittymän kautta. Palvelupyyntöjen edistymistä on mahdollista seurata palvelunhallintajärjestelmän kautta. Osakaskunnan tietohallintopäällikölle ja muille erikseen nimetyille henkilöille järjestetään käyttöoikeus palvelunhallintajärjestelmän raportointiportaaliin.

7 Tietotekniikkapalvelujen palvelusopimus 7 14 Tietoturvallisuus ja valmiussuunnittelu KUUMA-ICT kehittää tietoturvaa yhdessä osakaskunnan kanssa. Yhtiö sitoutuu pitämään salassa osakaskunnan toimintaan ja henkilöstöön liittyvät tiedot, jotka ovat lain mukaan salassa pidettäviä tai luottamuksellisia. Yhtiö vastaa siitä, että sen palveluksessa olevat henkilöt ovat tietoisia ja noudattavat salassa pitoa koskevia määräyksiä. KUUMA-ICT ylläpitää vastuullaan olevasta osakaskunnan tietototeknisestä ympäristöstä ajantasaista dokumentaatiota ja huolehtii siitä, että dokumentaatio on tarvittaessa osakaskunnan käytettävissä. Osakaskunta vastaa omalta osaltaan siitä, että se kehittää tietoturvaansa, ylläpitää tietoturvapolitiikkaa ja -ohjeistusta sekä valvoo ohjeiden noudattamista. Lisäksi osakaskunta huolehtii siitä, että uudet työntekijät perehdytetään tietoturvaohjeistukseen ja osakaskunnan henkilöstölle järjestetään säännöllisesti tietoturvakoulutusta. Tietoturvallisuuteen ja varautumiseen sekä valmiussuunnitteluun liittyvät vaatimukset on kuvattu tarkemmin palvelusopimuksen liitteessä 7. KUUMA-ICT pyrkii järjestämään toimintansa ja kehittämään sitä liitteen 7 mukaisesti. Yhtiön on täytettävä liitteen 7 mukaiset vaatimukset vuoden 2018 alusta lukien. Yhtiö toteuttaa valmiussuunnittelua yhteistyössä osakaskuntien kanssa. 15 Raportointi ja sisäinen tarkastus KUUMA-ICT raportoi toiminnastaan ja taloudestaan osakaskunnille kolme kertaa vuodessa. Yhtiön hallitus esittää varsinaisessa yhtiökokouksessa selvityksen yhtiön liikevaihdon jakautumisesta omistajille ja omistajien ulkopuolisille tahoille sekä liikevaihdon ja palveluiden volyymin omistajittain ja omistusten suhteessa. Osakaskunnan sisäisellä tarkastuksella on mahdollisuus tarkastaa KUUMA-ICT:n toimintaa erikseen sovittavalla tavalla. 16 Ylivoimainen este KUUMA-ICT ei vastaa sopimuksen mukaisen velvoitteen viivästymisestä tai täyttämättä jättämisestä, jos velvoitteen täyttämisen on estänyt tai sitä vaikeuttanut seikka, johon yhtiö ei ole kohtuudella voinut vaikuttaa tai jonka seurauksia kohtuudella estää. Tällaisia esteitä ovat yleisen liikenteen tai tietoliikenteen keskeytyminen, yleinen työtaistelutoimenpide, luonnonmullistus ja muu näiden kaltainen seikka. 17 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen Tämä palvelusopimus on voimassa toistaiseksi. Palvelusopimus on irtisanottavissa aikaisintaan viiden vuoden kuluttua yhtiön osakkaaksi tulosta. Palvelusopimuksen irtisanomisaika on 18 kuukautta, ellei yhtiön hallitus päätä lyhyemmästä irtisanomisajasta.

8 Tietotekniikkapalvelujen palvelusopimus 8 18 Sopimuksen muutokset Tätä sopimusta voidaan KUUMA-ICT:n ja osakaskuntien keskinäisin kirjallisin sopimuksin muuttaa. KUUMA-ICT:n ja eri osakaskuntien väliset palvelusopimukset on kuitenkin pidettävä yhdenmukaisina. 19 Erimielisyyksien ratkaiseminen Palvelusopimusta koskevat mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvotteluteitse ja sen jälkeen ensiasteena yhtiön kotipaikan tuomioistuimessa. 20 Sopimuskappaleet Tämä sopimus on tehty kahtena samansisältöisenä kappaleena kummallekin sopijaosapuolelle. Keravalla päivänä kuuta 2016 Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy Mäntsälän kunta Annukka Lehtonen hallituksen puheenjohtaja Esko Kairesalo kunnanjohtaja Ari Sainio toimitusjohtaja Markku Anttila tietohallintopäällikkö Liitteet Liite 1: Palvelukuvaukset Liite 2: Palvelutasomääritykset Liite 3: Palveluhinnasto Liite 4: Ennuste palvelujen käytöstä ja laskutuksesta Liite 5: Kustannustenjako Liite 6: Vastuunjako Liite 7: Palveluiden tietoturvavaatimukset