Älykkäät dokumentinhallintaratkaisut

Transkriptio

1 Älykkäät dokumentinhallintaratkaisut Therefore you can

2 Therefore tarjoaa käyttäjäoikeuksiin perustuvan käytön ja arkistoinnin kaikille dokumenttityypeille. Tärkeiden tietojen nopea saatavuus lisää tehokkuutta. Tieto on yrityksesi valttikortti ja päätöksenteon välttämätön edellytys. Siksi on turhauttavaa, kun työntekijöillä kuluu keskimäärin yli neljä tuntia viikossa tiedon etsimiseen*. Therefore poistaa nämä tehokkuuden esteet helposti käyttöön otettavalla dokumentinhallintajärjestelmällä, jonka ansiosta kaikki löytävät tarvitsemansa tiedot tehokkaasti, taloudellisesti ja turvallisesti. TALLEN N U EL S U E ETSINTÄ TH 2 Therefore Anywhere mahdollistaa dokumenttien haun, muokkauksen ja tarkastelun myös silloin, kun et ole yhteydessä Therefore -palvelimeen. Kun kytkeydyt palvelimeen, kaikki muutokset synkronoidaan. Tämän toiminnon ansiosta työntekijät voivat käyttää ja muokata asiakirjoja myös toimiston ulkopuolella. ON TIEDNOTTO E LTE A T R EF A INT *AIIM Europe 2009 Nykyään käytämme monen muotoista ja monista eri lähteistä peräisin olevaa tietoa. Therefore yksinkertaistaa tietojen lajittelun. Voit hallita helposti niin sähköisiä kuin paperisiakin dokumentteja, mukaan lukien sähköpostiviestit ja viivakoodit. H ALL Therefore yksinkertaisesti luo yrityksellesi ja sen tiedoille sähköisen arkistokaapin. Sen avulla voit ottaa haltuun, järjestää ja käyttää sisältöjä, kuvia, asiakirjoja ja raportteja ja muita yritykselle elintärkeitä tietoja jatkuvasti. Tallennettujen tietojen löytäminen käy helposti, joten työntekijäsi voivat siis tehostaa työtään ilman erityiskoulutusta. Lajittele sähköisesti kaikki tiedot JAK Therefore helpottaa tiedon tallentamista YHT E OR E - PA LV E L ISKÄYTTÖ IN KU HA

3 Lisää tietoturvaa ja joustavuutta Therefore -järjestelmän avulla voit parantaa tietoturvaa määrittämällä käyttäjäoikeudet yksityiskohtaisesti. Pääkäyttäjät voivat määrittää ja hallita liiketoimintasääntöjä keskitetysti, nähdä, kuka on käyttänyt tiettyä dokumenttia sekä tarkistaa kaikki yksittäisen käyttäjän käyttämät dokumentit. Lisäksi jokaiseen asiakirjaan lisätään automaattisesti alkuperäisen autenttisuuden takaava sähköinen varmennus. Automaattinen elinkaarenhallinta Jotta yrityksesi voi noudattaa nykyisiä lakeja ja asetuksia asiakirjojen arkistoinnissa, uusi toiminnallisuus mahdollistaa asiakirjojen poistamisen tai vanhojen versioiden siivoamisen määritetyn ajanjakson jälkeen. Juuri sinun yrityksellesi Therefore skaalautuu joustavasti yhden käyttäjän perusjärjestelmästä suuryrityksen vaatimusten mukaiseksi ratkaisuksi. Pääkonttorin Therefore voi keskitetysti hallinnoida useita sivukonttoreiden järjestelmiä. Voit lisätä järjestelmään yrityksesi kasvaessa käyttäjiä ja laitteita, kuten skannereita ja monitoimilaitteita. Therefore -järjestelmän avulla voit ottaa haltuun, järjestää ja käyttää sisältöjä, kuvia, asiakirjoja ja raportteja ja muita yritykselle elintärkeitä tietoja jatkuvasti. 3

4 Therefore mullistaa tavan, jolla yrityksesi hallinnoi ja jakaa tietoja. Käyttäjät voivat ilman aikaisempaa kokemusta omaksua tiedonhallinnan ja jakamisen. Tietojen haltuunotto, tallennus ja haku on niin helppoa, että kaikki käyttäjät voivat välittömästi tehostaa työtään. Nyt kaikkien on helppo löytää tarvitsemansa tiedot. Hae, lajittele ja ryhmittele Tietojen haku on yhtä helppoa kuin haku internetistä. Tekstihaku antaa erinomaisia hakutuloksia ja löytää tekstin myös kuvatiedostoista. Hakutulokset näytetään internetistä tutussa muodossa, mikä lisää helppokäyttöisyyttä. Therefore Navigatorilla voit tarkentaa hakuja reaaliajassa ja pitää useita hakujen tuloksia auki. Haut voi myös tallentaa yritystason tai yksikön hakupohjiin, minkä ansiosta voit räätälöidä ne tarpeidesi mukaan. Tekstintunnistuksen tuki Therefore sisältää markkinoiden johtavan OCR-ohjelman, jolla voit tallentaa dokumentit hakukelpoisiksi PDF- tai PDF/A-tiedostoiksi. Voit hakea dokumentteja niissä olevan sisällön perusteella helposti ja nopeasti. Lue, lähetä, muokkaa ja tulosta Therefore Viewer näyttää Therefore - järjestelmässä olevat dokumentit, ja voit muokata, jakaa tai tulostaa niitä. Järjestelmä tukee dokumenttien alkuperäistä tiedostomuotoa, joten voit käyttää kaikkia alkuperäisen sovelluksen tarjoamia ominaisuuksia ja muokata asiakirjaa joustavasti. Skannaa, indeksoi ja arkistoi Dokumentit voi skannata nopeasti Canonmonitoimilaitteella tai -skannerilla. Therefore Capture Client, jossa on viivakoodi- ja OCR-ominaisuus, auttaa säästämään aikaa, koska sillä voi indeksoida automaattisesti. Kuvanparannustoiminnon ansiosta voit myös parantaa skannatun tiedoston laatua. 4

5 Therefore Online Pilvipalvelut mahdollistavat yrityksille vaihtoehtoisen tavan hankkia IT-ratkaisuja käyttöönsä joustavasti tarpeidensa mukaan ilman järjestelmänhallinta- tai ylläpitokustannuksia. Therefore Online -palvelu soveltuu parhaiten pienille ja keskisuurille organisaatioille. Se tarjoaa samat toiminnallisuudet kuin perinteinen Therefore-järjestelmä, mutta paikallisen asentamisen sijaan se tarjotaan internetin välityksellä keskitetystä, turvallisesta palvelinkeskuksesta. Alhaisten käyttöönottokustannusten ja kuukausimaksujen ansiosta se on järkevä ratkaisu edullista ratkaisua etsiville yrityksille. Therefore Online on myös helppo integroida nykyisiin työnkulkuihin ja olemassa olevaan imagerunner ADVANCE -laitekantaan. Therefore Online -palvelun avulla dokumenttien haltuunotto, indeksointi, jako ja säilytys on helppoa. Therefore -järjestelmään viedyt dokumentit ovat saatavillanne missä vain, milloin vain internet-yhteyden välityksellä. Mobiililaitteiden tuki Therefore Web Access tukee ipadin ja tuettujen älypuhelinten sekä muiden mobiililaitteiden pienempää näyttöä. Voit tarkastella asiakirjoja ja osallistua työnkulkuihin kaikkialta, missä vain on internet. 5

6 Koska Therefore -järjestelmän voi integroida olemassa oleviin työnkulkuihin, se soveltuu käytettäviksi esimerkiksi seuraavilla yrityksen osastoilla: Henkilöstöosasto Talous Laki Logistiikka Tietotekniikka Therefore -työnkulku parantaa tehokkuutta Tällä ominaisuudella voit luoda useita työnkulkuja ja tehostaa näin tiedonkulkua koko organisaatiossa*. Muokattavien mallien avulla voit visualisoida prosessit, ja vedä ja pudota -toiminto helpottaa paperipohjaisten työnkulkujen muuttamista virtaviivaisiksi digitaalisiksi työnkuluiksi. Koska työtehtävät voi näyttää päivien, tuntien tai minuuttien tarkkuudella, prosesseja ja aikatauluja on helppo seurata. Näin prosessien tehokkuutta voi parantaa entisestään. Nopeita tuloksia integroitavalla ratkaisulla Therefore tehostaa dramaattisesti tiedonkäsittelyä, mutta se ottaa myös huomioon olemassa olevat työtavat. Järjestelmän ytimenä on Therefore Solution Designer, jolla voit joustavasti määrittää työnkulun prosesseja ja arkistointikäytäntöjä, määrittää asetuksia ja tuoda uusia käyttöoikeuksia. Voit hallita järjestelmää täydellisesti ja näin varmistaa investoinnin nopean takaisinmaksun, ROI:n. Saumaton integrointi Microsoft SharePoint 2010:een SharePoint-asiakkaat voivat integroida ohjelmiston Therefore -järjestelmään ja hyötyä strategisesti tärkeiden tietojen tietoturvallisesta arkistoinnista ja paremmasta löydettävyydestä myöhemmin. Therefore työskentelee SharePointin taustalla ohjaten dokumenttien indeksointia ja tallennusta. Se myös pienentää Sharepoint-tietokannan kokoa, minkä ansiosta se toimii täydellä nopeudella tietomäärästä riippumatta. Windows Therefore integroituu kaikkiin Microsoft Office -sovelluksiin, mukaan lukien PowerPoint, Word ja Excel. Järjestelmä tallentaa dokumentit ja niiden hakemistotiedot vakiovalikoiden avulla. Tämä takaa tietojen täydellisen hallinnan ja laadunvalvonnan. * Therefore Business Edition -versioon sisältyy maksutta useita työnkulkuja. 6

7 Therefore integroituu saumattomasti kaikkiin Microsoft Office -sovelluksiin Therefore -palvelin Varmistus Tiedostot Web-selainkäyttö Universal Connector -yleisliittymä Therefore -järjestelmän voi nyt yhdistää helposti muihin Windows -sovelluksiin ilman vaivalloista koodausta. Muiden sovellusten kanssa voi luoda profiileja ja määrittää pikanäppäimiä erilaisia toimintoja varten. Liittymän saa käyttöön muutamassa minuutissa, ja sitä voi käyttää useimmissa Windows -sovelluksissa pikanäppäinten avulla. Business- ja Workgroup Edition -versioihin saatava laajennus tarjoaa useita etuja: Hae Therefore -järjestelmässä olevia dokumentteja muista ohjelmista käsin. Skannaa tai tallenna dokumentti Therefore - järjestelmään ja liitä siihen tietoja muista ohjelmista käsin. Säästä aikaa välttämällä turhat siirtymiset ohjelmasta toiseen. Paranna tarkkuutta ja asiakaspalvelua täyttämällä kentät automaattisesti ja vähentämällä manuaalista syöttämistä. Asiakirjaskanneri Monitoimilaite ERPsovellukset COLD/ERMkeskustietokone SAP-sertifioitu integraatio Therefore voidaan integroida suoraan olemassa olevaan SAP NetWeaver -järjestelmään. Se toimii kriittisen liiketoimintatiedon keskusvarastona ja helpottaa tiedon jakamista ja käyttämistä. Sähköpostien tallennus Sähköpostiketjujen säilyttäminen on tärkeää laillisuussyistä. Therefore integroituu saumattomasti Microsoft Outlook -, Microsoft Exchange Server- ja IBM Lotus Notes -ohjelmiin. Sen avulla sähköpostiviestit on helppo tallentaa turvallisesti ja suojatusti. Työasema Integrointi ecopy ShareScan - ja ecopy PDF Pro Office -sovelluksiin Tiedonhallintaa tehostaa myös ecopy ShareScan -integrointi, jonka avulla voit skannata, indeksoida ja tallentaa asiakirjoja Canon-monitoimilaitteista suoraan Therefore -järjestelmään. Myös ecopy PDF Pro Office -integrointi on automaattinen, jolloin voit muokata PDF-tiedostoja ja tallentaa ne suoraan takaisin Therefore - järjestelmään. 7

8 Tekniset tiedot: Therefore Personal-versio Workgroup-versio Business-versio Therefore Online Yksi käyttäjä 5 50 käyttäjää 2 rajoittamaton määrä käyttäjiä Rajoittamaton määrä käyttäjiä Palvelin Windows Server 2003/2008/2008 R2, (32/64-bit) Infrastruktuuri kuuluu Useita palvelimia eri paikoissa palveluun Asiakas Windows XP, Windows Vista, Windows 7, (32/64-bit) 3 Usean kielen tuki 3 Käyttöliittymän ulkoasut (Navigator, Viewer & Capture Client) 3 Web-käyttö Internet Explorer 7.0 tai uudempi Google Chrome 6.0 tai uudempi Mozilla Firefox 3.5 tai uudempi Opera 9.6 tai uudempi, Safari 4.0 tai uudempi Integroitu työnkulku Asiakirjojen Therefore -työnkulku 3 Graafinen työnkulun suunnittelutyökalu 3 Tietoturva ja käyttöoikeudet LDAP-/SAMBA-tuki Allekirjoitettu PDF Integroitu Windows -tietoturva Therefore -käyttäjähallinta Asiakirjaominaisuudet Asiakirjojen offline-käyttö Avoin tiedostomuoto Sisältöriippumaton katseluohjelma Huomautukset (TIFF-tiedostot) 3 Versionhallinta (kommentit mukaan lukien) Digitaaliset allekirjoitukset Asiakirjojen hallinta Tiedon elinkaaren hallinta Kirjausketju Skannausmuodot Yksi- tai monisivuinen TIFF, PDF, haettava PDF ja PDF/A Elektroniset muodot Kaikki asiakirjamuodot Tietokantatuki (vanhin tuettu versio) Microsoft SQL Server 2005 (32/64-bit) 1 Infrastruktuuri kuuluu ORACLE 9i (32-bit), 10.2 (64-bit) palveluun IBM DB2 9 (32-bit), 9.5 (64-bit) 2 Tallennusjärjestelmätuki DAS, NAS, SAN ja paikallinen RAID Infrastruktuuri kuuluu NetApp palveluun Integroitu skannaus Therefore Capture Client (viivakoodi/ocr) 3 Lisäskannaussovellusten integrointi Kofax Capture Kofax Adrenaline -tuki Capture Client -sovelluksessa Therefore -monitoimilaiteliittymä ecopy ShareScan ecopy PDF Pro Office Asiakirjojen tallennus erissä (Document Loader) Spool-tiedoston jäsennys (COLD) ASCII-teksti, vain teksti, XML ja PDF Sähköpostin arkistointi Microsoft Outlook Microsoft Exchange Server IBM Lotus Notes Muiden valmistajien järjestelmien integrointi Universal Connector -yleisliittymä Microsoft Office 3 Windowsin resurssienhallinta 3 Microsoft Dynamics NAV Microsoft SharePoint Server 2010 SAP NetWeaver Muiden valmistajien laajennukset Objectif Lune PlanetPress, IRIS CapturePro, IRISXtract, IRISPowerscan Mukautettu integrointi Therefore API 1 Yhteensopiva myös Microsoft SQL Server Express -sovelluksen kanssa tietyin rajoituksin. Lisätietoja saa Microsoftilta. 2 Therefore Business Edition on yhteensopiva myös IBM DB2 Express-C -sovelluksen kanssa. 3 Paikallisesti työasemalle asennettava. Lopullisia tietoja saatetaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. ja : Kaikki yritys- ja/tai tuotenimet ovat valmistajiensa tavaramerkkejä ja/tai rekisteröityjä tavaramerkkejä omilla markkina-alueillaan ja/tai maissaan. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon Oy Huopalahdentie 24, PL Helsinki puhelin Finnish Edition 0158W621 Canon Europa N.V., 2011