LOHJAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Dnro 474/ /2013 PERUSTURVATOIMI

Transkriptio

1 LOHJAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Dnro 474/ /2013 PERUSTURVATOIMI TURVAPUHELINPALVELUN HANKINTA 1. HANKINNAN KOHDE Lohjan kaupungin perusturvatoimi pyytää tarjousta turvapuhelinpalvelun tuottamisesta. Turvapuhelinpalvelu hankitaan sosiaalihuoltolain 20 :ssä tarkoitetun kotipalvelun tukipalveluna tukemaan ja turvaamaan asiakkaiden selviytymistä kotona. Asiakkaina ovat vanhukset, vammaiset, pitkäaikaissairaat, sotainvalidit ja omaishoidon tuen asiakkaat. Turvapuhelinpalvelu sisältää ympärivuorokautisen hälytyspäivystyksen vuoden jokaisena päivänä, turva-auttajakäynnit siten, kuin liitteenä seuraavista palvelukuvauksesta ja palvelulle asetetuista vaatimuksista ilmenee, turvalaitteiden vuokrauksen ja huollon siten, kuin tästä tarjouspyynnöstä ja sen liitteistä ilmenee, sekä muut tässä tarjouspyynnössä määritellyt työsuoritukset ja toimenpiteet. Tarjouspyyntö on kaksiosainen: 1. osiossa kysymyksessä on kuntien järjestämisvastuun piirissä olevien turvapuhelinpalvelujen kilpailuttaminen kuntien osoittamille asiakkaille. Tilaajan asettamat laite-, sisältöja laatuvaatimukset täyttävän, hinnaltaan edullisimman palveluntuottajan kanssa kunta tekee sopimuksen ostettavasta palvelusta. Sopimuksen perusteella tilaaja osoittaa asiakkaat palveluntuottajan turvapuhelinpalvelun piiriin. 2. osiossa kysymyksessä on ns. palveluntuottajan esivalinta. Lopullisen palveluntuottajan valinnan tekee ja turvapuhelinpalvelusopimuksen solmii yksittäinen turvapuhelinasiakas. Esivalinnan tarkoituksena on löytää ne palveluntuottajat, jotka täyttävät tilaajan asettamat turvapuhelinpalvelun laite-, sisältö- ja laatuvaatimukset. Esivalinnan jälkeen tehdään edellä mainitut vaatimukset täyttävän ja hinnaltaan edullisimman palveluntuottajan kanssa palvelunvälityssopimus. Sopimuksessa ei määritellä tilattavien turvapuhelimien määrää eikä tilaaja anna takuuta tilattavan palvelun vähimmäismäärälle. Varsinainen turvapuhelinpalvelusopimus tehdään asiakkaan ja palveluntuottajan välillä. Palveluntuottaja on vastuussa palvelun toteuttamisesta ja laadusta ensisijaisesti suoraan asiakkaalle ja vain palvelunvälityssopimuksessa määritellyssä osin tilaajalle. Esivalinta ja palveluvälityssopimus ei sulje pois asiakkaan oikeutta käyttää muita markkinoilla olevia palveluntuottajia tai uusia yrittäjiä. Kilpailutuksella valitaan yksi palveluntuottaja, joka vastaa 1.osion ja 2. osion palvelujen tuottamisesta. 2. HANKINNAN SISÄLTÖ JA LAAJUUS Hankinnan sisältö ja laajuus ilmenevät liitteessä 1 Palvelukuvaus ja liitteessä 2 Palvelulle asetetut vaatimukset. Lisäksi hankintaan sisältyvät: - Turvapuhelinjärjestelmän peruslaitteiston vuokraus 1

2 LOHJAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Dnro 474/ /2013 PERUSTURVATOIMI o Turvapuhelin o Turvaranneke o Muut järjestelmän täyden toimintakunnon edellyttämät laitteet ja tarvikkeet - Lisälaitteiden vuokraus tarvittaessa o Savu-/palovaroitin o Hellavahti o Liiketunnistin o Ovihälytin o Kaatumishälytin o Muut mahdolliset lisälaitteet - Laitteiden ja tarvikkeiden asennus - Laitteiden huolto ja korjaus - Varalaitteet ja niiden vaihto viallisten tilalle - Paristojen vaihto - Asiakkaiden avainten nouto ja palautus - Asiakasrekisterin ylläpito - Järjestelmän ja laitteiden käyttökoulutus kotihoidon henkilökunnalle, asiakkaalle ja omaiselle - Asiakastyytyväisyyskyselyt - Raportointi - Laitteiden nouto hankinnasta laadittavan sopimuksen voimassa olon päätyttyä Turvapuhelinpalvelujen toiminta-alueena on asukkaan Lohja, jossa 75 vuotta täyttäneitä on lähes Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt hankintamääräarviot ovat suuntaa-antavia, eivätkä sido hankintayksikköä. 3. SOPIMUSKAUSI Sopimus tulee voimaan ja sopimuskausi päättyy Tämän lisäksi tilaaja varaa mahdollisuuden 1+1 optiovuoteen. Optiovuosien käyttämisestä päättää tilaaja erikseen. Optiovuoden käyttämisestä ilmoitetaan vähintään 4 kk ennen sopimuskauden päättymistä. Kuntarakenteiden ja sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteiden uudistaminen on valtakunnallinen tavoite. Sopimuksen perusteella tilattavien tuotteiden tai palveluiden määrä voi muuttua tarvetta vastaavasti mahdollisen rakenteellisen muutoksen seurauksena. Näillä näkymin v alussa tilaajana on sote-järjestämislain (jos tulee voimaan) mukainen tuottajaorganisaatio, jolle sopimus siirtyy. 4. HANKINTAMENETTELY JA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintalain liitteen B mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen. Hankinnan tekemisessä noudatetaan seuraavia säännöksiä: laki julkisista hankinnoista (348/2007), valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007), laki 2

3 LOHJAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Dnro 474/ /2013 PERUSTURVATOIMI viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä eli ns. tilaajavastuulaki (1233/2006). Hankinnasta on ilmoitettu Hilmassa ( Lohjan kaupunki pidättää oikeuden perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 5. OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 6. ALIHANKINTA Tarjouksessa on ilmoitettava palveluntuottajan käyttämät alihankkijat tai suunnitelma mahdollisista käytettävistä alihankkijoista. Palveluntuottajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan ja alihankkijoita koskee samat vaatimukset kuin tuottajaa. Palveluntuottajan on kirjallisesti ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen toteuttamisessa käyttämiensä alihankkijoiden lisäykset ja vaihtumiset. 7. TARJOAJAN KELPOISUUSVAATIMUKSET Tarjoajaa koskevat vaatimukset on esitetty liitteessä 3 Kelpoisuusvaatimukset. 8. PALVELUA KOSKEVAT VAATIMUKSET Palvelua koskevat vaatimukset on esitetty liitteessä 1 Palvelukuvaus ja liitteessä 2 Palvelulle asetetut vaatimukset. 9. TARJOUSHINNAT Turvapuhelinlaitteiden perusvuokra sisältää turvapuhelimen, rannekkeen sekä mahdolliset muut täyden toimintakunnon edellyttämät laitteet asennuksineen ja tarvikkeineen sekä näiden korjauksen ja huollon varalaitteineen niin, että puhelin on aina täydessä käyttökunnossa. Lisälaitevuokra sisältää lisälaitteen asennuksineen tarvikkeineen sekä tämän korjauksen ja huollon varalaitteineen. Päivystyspalvelun hinta sisältää päivystyspalvelusta aiheutuvat kustannukset. Auttamiskäyntimaksu sisältää auttamiskäynneistä aiheutuneet kustannukset. Edellä mainittujen vuokrien ja maksujen lisäksi palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaatia tilaajalta tai asiakkailta muita maksusuorituksia tämän sopimuksen mukaisesta turvapuhelinpalvelusta. 3

4 LOHJAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Dnro 474/ /2013 PERUSTURVATOIMI Turvapuhelun hinta asiakkaalle saa olla enintään operaattorin perimä paikallispuhelumaksu tai matkapuhelumaksu. Hinnat ilmoitetaan tarjouslomakkeen, liitteen 4 mukaisesti. 10. HINNANMUUTOSEHDOT Hintojen tulee olla kiinteät sopimuskauden loppuun saakka. Mahdollisten optiovuosien osalta hinnoista sovitaan erikseen. 11. LASKUTUS JA MAKSUEHDOT Osion 1 piirissä olevien asiakkaiden palveluista palveluntuottaja laskuttaa kuntaa kuukausittain jälkikäteen. Laskussa tai sen liitteenä tulee olla asiakaskohtainen erittely laskutusperusteista sopimuksen hinnoittelun mukaisesti. Osion 2 piirissä olevien asiakkaiden asiakasmaksut palveluntuottaja laskuttaa kuukausittain jälkikäteen asiakkaalta. Laskussa tai sen liitteenä tulee esittää erittely laskutuksen perusteista sopimuksen hinnoittelun mukaisesti. Laskutuskausi alkaa kuukauden päivään toimintakuntoiseksi asennetuista turvalaitteista kuukausivuokrien osalta asennuskuukauden 1. päivästä ja kuukauden päivään toimintakuntoiseksi asennetuista turvalaitteista seuraavan kuukauden 1. päivästä. Muilta osin laskutus tapahtuu sopimuksen hinnoittelussa määriteltyjen suoritusten mukaan. Maksuaika on 14 päivää hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 12. TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄT ASIAKIRJAT Tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana seuraavat asiakirjat: 1) Palvelulle asetetut vaatimukset, liite 2 2) Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset, liite 3 3) Hinnat, liite 4 4) Tarjoajan yleisesittely 5) Selvitys referensseistä 6) Kuvaus laadunvarmistusjärjestelmästä 7) Kuvaus sijaisjärjestelmästä 8) Turvapuhelinpalvelun prosessikuvaus 9) Selvitys alihankinnasta Tarjoajan on toimitettava erikseen pyydettäessä seuraavat asiakirjat: 10) Todistus vastuuvakuutuksesta 11) Todistus päivystyksen hoitajien koulutuksesta 12) Todistus auttamiskäynnit suorittavien henkilöiden koulutuksesta 4

5 LOHJAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Dnro 474/ /2013 PERUSTURVATOIMI ) Tilaajavastuulain 5 :n mukaiset selvitykset ja todistukset 13. LISÄTIEDOT Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin hankintaan liittyviin tiedusteluihin. Hankintaa koskevat tiedustelut pyydetään esittämään sähköpostitse viimeistään osoitteeseen: jarkko.lamsa@lohja.fi. Viestin otsikkokenttään pyydetään kirjoittamaan: Turvapuhelinpalvelut Yhteenveto hankintaa koskevista tiedusteluista ja niihin annetuista vastauksista lähetetään sähköpostitse kaikille kysymyksiä esittäneille viimeistään Yhteenvedon voi pyytää myös muut mahdolliset tarjoajat osoitteesta jarkko.lamsa@lohja.fi. Tarjoajilla on velvollisuus huomioida mahdollisesti täsmennetyt tiedot tarjousta antaessaan. 14. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Sitova allekirjoitettu suomenkielinen tarjous vaadittuine liitteineen pyydetään toimittamaan suljetussa kirjekuoressa klo mennessä osoitteeseen: Lohjan kaupungin perusturvatoimi Kirjaamo PL LOHJA Käyntiosoite: Kalevankatu 4, LOHJA Tarjouskuoreen on merkittävä Turvapuhelinpalvelun tarjous ja kuoren päällä tulee näkyä tarjoajan nimi. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen on oltava voimassa vähintään saakka. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 15. PÄÄTÖKSENTEON PERUSTEET Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu 5

6 LOHJAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Dnro 474/ /2013 PERUSTURVATOIMI Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, joilla ei ole teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta myös muiden hankintalain 54 :n mukaisten perusteiden nojalla. Tarjouskilpailusta suljetaan myös sellaiset tarjoajat, jotka ovat tarjouksessaan antaneet tilaajalle vääriä tietoja. Mikäli päätöksen teon jälkeen havaitaan, että tarjoajan tarjouksessa antamat tiedot ovat vääriä, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tässä vaiheessa tarjouksia arvioidaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankittavalta palvelulta edellytetään. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Julkisissa hankinnoissa tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Hankinnan valintaperuste on halvin kokonaishinta. 16. HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätöksen tekee Lohjan perusturvalautakunta tai perusturvajohtaja. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja palveluntuottajan välille. Sopimus syntyy vasta sopimuksen allekirjoituksella. Sopimus tehdään vasta, kun hankintapäätöksen jälkeinen odotusaika on kulunut edellyttäen, että päätöksestä ei ole valitettu. 17. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta 6

7 LOHJAN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ Dnro 474/ /2013 PERUSTURVATOIMI tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 18. ALLEKIRJOITUKSET Lohjalla Arja Yliluoma perusturvajohtaja Sirkka Kinnunen hoivapalvelupäällikkö LIITTEET - Liite 1. Palvelukuvaus - Liite 2. Palvelulle asetetut vaatimukset (tarjoaja täyttää) - Liite 3. Kelpoisuusvaatimukset (tarjoaja täyttää) - Liite 4. Hinnat (tarjoaja täyttää) - Liite 5. Ostopalvelu- ja palvelunvälityssopimusmalli - Liite 6. Asiakkaan sopimusmalli 7

8 LIITE 1. Palvelukuvaus TURVAPUHELINPALVELUN PALVELUKUVAUS 1. Turvapuhelinpalvelun aloittaminen Turvapuhelinpalvelut perustuvat asiakkaan, omaisen tai kotihoidon henkilökunnan yhteydenottoon palveluntuottajaan. Lohjan kotihoito siirtää nykyiset turvapuhelinasiakkaat uudelle palveluntuottajalle. Uudet asiakkaat ohjataan kotihoidon toimesta palveluntuottajan piiriin. Turvapuhelinpalvelun tuottaja tekee asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa kanssa tilaussopimuksen, josta ilmenevät palvelun onnistumisen kannalta välttämättömät tiedot koskien käyttäjätietoja, maksajatietoja, tilattavia palveluita, terveyden tilaan liittyviä tietoja sekä kotihoitoasiakkuus, heti kun sellainen syntyy. Palveluntuottaja vie ja asentaa turvapuhelinlaitteen ja turvarannekkeen, testaa laitteen toimivuuden sekä opastaa asiakasta, hänen omaistaan/läheistään sekä kotihoidon henkilökuntaa laitteen käytössä. Palveluntuottajalla tulee olla tarjota vaihtoehtoisia turvarannekkeen painikemalleja, esimerkkinä hälytyksen tekeminen kämmenellä, kyynärpäällä jne. 2. Turvapuhelinlaitteiden toimitus, asennus ja huolto Palveluntuottaja toimittaa, asentaa ja ohjelmoi uudet turvapuhelimet asiakkaalle ja noutaa laitteet pois ja purkaa ohjelmoinnin asiakkaan palvelun päättyessä. Palvelu sisältää laitteen käytönopastuksen ja neuvonnan asiakkaalle/omaisille. Kiireellisissä tapauksissa (esim. sairaalasta kotiutus) turvapuhelinlaite on toimitettava tilausta seuraavan kahden (2) työpäivän aikana. Kiireettömissä tapauksissa turvapuhelinlaite on toimitettava viiden (5) työpäivän kuluessa tilauksesta. Palveluntuottaja huoltaa ja korjaa järjestelmänsä piirissä olevat turvapalvelulaitteet ja järjestää tarvittaessa vaihtolaitteet viallisten tilalle. Korjaukset hoidetaan kiireellisissä tapauksissa välittömästi ja muissa tapauksissa seuraavana työpäivänä, kuitenkin siten, että asiakkaalla on koko ajan toimiva turvapuhelin käytössään. Huollon aikana tarvittavista varalaitteista ei peritä ylimääräistä korvausta. Palveluntuottaja huolehtii säännöllisesti siitä, että turvalaite toimii. Toimintakunnon tarkistuksen tulee olla automaattinen. Laite voi esimerkiksi olla määritelty soittamaan turvapalvelukeskukseen tietyin väliajoin muodostamatta kaiutinpuhelinyhteyttä ja testaamaan näin tukiaseman toimintakuntoa. Henkilökohtaisen hälytyspainikkeen toiminnan testaus sisältyy tuottajan palveluun. Kun asiakkaan puhelimesta tai henkilökohtaisesta painikkeesta on paristo loppumassa, hälytyksen tulee mennä automaattisesti palveluntuottajalle, joka huolehtii paristojen vaihdosta. Palveluntuottaja auttaa asiakasta tarvittaessa puhelinliittymän tilaamisessa / avaamisessa. Palvelu tulee voida kytkeä lankaliittymään tai gsm-liittymään. Asiakas maksaa liittymän puhelinkulut ja mahdolliset liittymän kuukausimaksut. Turvapuhelinpalveluun tulee olla mahdollista kytkeä ainakin seuraavat lisälaitteet: savu- /palovaroitin, hellavahti, liiketunnistin, ovihälytin ja kaatumishälytin. Turvapuhelinlaitteiden tulee toimia moitteettomasti ja keskeytyksettä. 1

9 LIITE 1. Palvelukuvaus 3. Turvahälytysten vastaanotto Turvapalvelupäivystys ottaa vastaan asiakkaan hälytyksen, johon vastataan välittömästi hälytyksen saapuessa kaikkina päivinä 24 h/vrk. Palveluntuottajan jatkuva ympärivuorokautinen päivystysvastuu turvapuhelinasiakkaasta alkaa, kun tilaussopimus asiakkaan kanssa on tehty ja turvapuhelin asennettu. Palveluntuottajan hälytyskohtainen toimintavastuu alkaa, kun asiakkaan hälytys on tullut palveluntuottajan vastaanottimeen. Hälytyspuhelun tullessa päivystäjälle aukeaa asiakkaan tiedot (asiakastietojärjestelmä) näytölle ja puhelu tallentuu automaattisesti. Hälytysketjun tulee olla vähintään kolmiportainen ja hälytysketju on voitava rakentaa yksilöllisten tarpeiden mukaan. Ensisijaisena hälytyspaikkana tulee voida olla myös omainen tai muu vastaava taho. Päivystäjä tekee tilannearvioinnin. Päivystäjillä tulee olla riittävä ammattitaito arvioida asiakkaan tilanne näkemättä häntä. Hälytyspäivystäjän tulee arvioida tehtävän kiireellisyys ja toimia tilanteen edellyttämällä tavalla. Mikäli hälytys on otettu vastaan eikä turvapäivystäjä saa yhteyttä asiakkaaseen, tulee hänen soittaa asiakkaalle. Mikäli turvapäivystäjä ei saa puheyhteyttä asiakkaaseen, turvaauttajat lähetetään paikalle automaattisesti tarkastamaan tilanne. Avun tulee olla perillä kiireellisessä tilanteessa viimeistään 40 minuutissa ja ei-kiireellisissä auttamistehtävissä viimeistään 60 minuutissa hälytyksen vastaanotosta. Tarvittaessa hälytys välitetään viipymättä sairaankuljetukseen. Erikseen niin sovittaessa auttamiskäynti ohjataan ensisijaisesti asiakkaan omaiselle. Hälytys välitetään palveluntuottajan turva-auttajalle ja hänet lähetetään välittömästi tarvittavalle auttamiskäynnille asiakkaan kotiin. Vastaanotetut hälytykset ja niistä aiheutuneet toimenpiteet sekä suoritetut käynnit kirjataan seurattavaan atk-järjestelmään. Päivystyksen hoitajalla tulee olla vähintään terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 8 :n vaatimuksen mukainen sosiaali- ja terveysalan perustutkinto taikka soveltuva pelastusalan ammatillinen tutkinto. Päivystyksen hoitajalla tulee olla tehtävän hoitamiseen riittävä suomen ja ruotsin kielen taito sekä riittävä ammattitaito arvioida asiakkaan tilanne erilaisissa hälytystilanteissa. 4. Turva-auttajapalvelu Turva-auttajapalvelu sisältää hälytysten vaatiman auttamiskäynnin ja tarvittavat hoito- ja jatkotoimenpiteet asiakkaan kotona. Avustustoimet kirjataan ja tilastoidaan. Auttamiskäynnit suorittavien henkilöiden, myös sijaisten, tulee olla auttamistaitoisia alan ihmisiä, joilla on sosiaali- ja terveysalan perustutkinto taikka soveltuva pelastusalan ammatillinen tutkinto sekä riittävä suomen ja ruotsin kielen taito. Auttamiskäyntien toimintavarmuuden on oltava 100 % (toimiva sijaisjärjestelmä). Palveluntuottaja huolehtii palvelun piirissä olevien asiakkaiden avainten saatavuudesta ja turvallisesta säilytyksestä sekä asiakkaan palvelun päättyessä avainten palautuksesta. Avaimista ei saa ottaa kopioita. Palveluntuottajan hälytyskohtainen toimintavastuu alkaa, kun hälytys on saapunut, ja päättyy, kun turva-auttaja kuittaa turvahälytyspäivystykseen suorittamansa auttamiskäynnin päättyneeksi. Palveluntuottajan vastuu asiakkaasta päättyy, kun asiakkaan ja palveluntuottajan välinen sopimussuhde on päättynyt asiakkaan tai hänen toimivaltaisen omaisensa irtisanottua sopimuksen. 2

10 LIITE 1. Palvelukuvaus Turva-auttajan tulee jättää auttamiskäynnistä asiakkaan kotiin tieto käynnistä, sen syystä ja toimenpiteistä kotihoitoa varten. Mikäli asiakas tarvitsee jatkohoitoa tai hänet on toimitettu yöllä sairaalaan, palveluntuottajan on ilmoitettava asiasta viipymättä kotihoitoon tai/ ja sovitulla tavalla omaisille. Hankintayksiköllä on oikeus ottaa hälytyskäynnit haluamiltaan osin hoitaakseen. 5. Asiakasrekisterinpito ja asiakirjahallinta Tilaaja toimii tässä tarjouspyynnössä tarkoitettujen palvelujen osalta henkilötietolaissa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä ostopalvelun piirissä olevien asiakkaiden osalta. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta tilaajan lukuun. Tilaaja vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja palveluntuottaja sen saatavilla pidosta toimintayksikössään. Tilaaja rekisterinpitäjänä päättää tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat tilaaja ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, - että sopimuksen piiriin kuuluvat asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. - että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. - että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa arkistoitavat asiakastiedot siirretään veloituksetta tilaajan käyttöön ja palveluntuottaja huolehtii omien tiedostojensa ja saamiensa kopiokappaleiden tuhoamisesta. Kuolleitten asiakkaitten asiakirjat tulee siirtää kuitenkin kunnan käyttöön viimeistään kuolinvuoden lopussa. Asiakirjahallinnossa noudatetaan kunnallisia säännöksiä ja määräyksiä. Palveluntuottaja on henkilötietolain mukainen rekisterinpitäjä palvelunvälityksen piirissä olevien asiakkaiden osalta. Palveluntuottaja vastaa lain asettamista velvoitteista kuten rekisteriselosteen laatimisesta ja saatavilla pidosta, asiakkaiden informoinnista henkilötietojen käsittelyssä ja heidän oikeuksistaan sekä tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 6. Raportointi ja reklamaatioiden käsittely Palveluntuottaja toimittaa kotihoidolle kuukausittain raportin, josta ilmenevät seuraavat tiedot: - Yhteydenotot yhteensä ja asiakkaittain (asiakkaan nimi ja osoite) - Yhteydenottojen syyt asiakkaittain - Avustuskäynnit yhteensä ja asiakkaittain - Syyt avustuskäynteihin asiakkaittain - Toimenpiteet asiakkaittain - Reklamaatiot ja reklamaatioiden aiheuttamat toimenpiteet 3

11 LIITE 1. Palvelukuvaus Raportti toimitetaan sähköisessä muodossa suojattuna. Turvapalvelun prosessikuvaukseen tulee sisältyä kuvaus reklamaation käsittelyprosessista. Vastaus reklamaatioihin tulee toimittaa asiakkaalle ja kunnalle seitsemän työpäivän kuluessa reklamaation saapumisesta. Palveluntuottaja on velvollinen ottamaan yhteyttä kotihoitoon, mikäli asiakkaan yhteydenottojen ja / tai turva-auttajakäyntien tarve kasvaa niin, että se on yli 5 kpl/kk. Palvelun seuranta tapahtuu asiakastyytyväisyyskyselyin (palvelutuottaja vastaa kyselyn toteuttamisesta kerran vuodessa) ja raportoinneilla sekä yhteistyöneuvotteluin (neuvottelujen määrä ja ajankohdat sovitaan erikseen sopimuksessa). Asiakastyytyväisyyskysely sisältää palvelun kaikki osat (laitteiden toimivuus, päivystys, auttamiskäynnit). Kysely toimitetaan ennen sen suorittamista tilaajan hyväksyttäväksi. Tutkimustulokset toimitetaan tilaajan tiedoksi. 4

12 LIITE 2: TURVAPUHELINPALVELUN VAATIMUKSET / VAATIMUSTEN TÄYTTYMINEN Positio Toiminnalliset vaatimukset Tekniset vaatimukset / lisävaatimukset Tarjous täyttää vaatimukset (x) Kyllä Ei 1. PALVELUN YLEISET VAATIMUKSET 1.1. Asiakaspalveluun sisältyvät: - turvapuhelinjärjestelmän laitteiden ja tarvikkeiden asennus, huolto ja korjaus - varalaitteet ja niiden vaihto viallisten tilalle - paristojen vaihto - asiakkaiden avainten nouto ja palautus - järjestelmän ja laitteiden käyttökoulutus kotihoidon asakkaille - laitteiden nouto hankintasopimuksen voimassa olon päätyttyä 1.2. Palvelun sisältö ja laajuus on turvapuhelinpalvelun palvelukuvauksen mukainen 1.3. Raportointi tarjouspyynnön ja palvelukuvauksen mukainen 1.4. Koulutus kotihoidon henkilökunnalle tarjouspyynnön mukaisesti 1.5. Asiakastyytyväisyystukimukset toteutetaan tarjouspyynnön mukaisesti 1.6. Palvelusta on laadittu prosessikuvaus Prosessikuvaus vastaa tarjouspyynnössä ja sen liitteissä palvelulle asetettuja vaatimuksia

13 2. TURVAPUHELINJÄRJESTELMÄ 2.1. Turvapuhelinjärjestelmän tulee toimia turvallisuulaitteille määritellyllä taajuudella Vähintään radioluokka 1, radiotaajuus 869 MHz 2.2. Turvapuhelin voidaan liittää sekä kiinteään verkkoon että gsm-verkkoon 2.3. Järjestelmä sisältää asiakastietojärjestelmän 2.4. Riittävä varajärjestelmä olemassa sähkö- ym. katkojen varalta Turvapuhelinjärjestelmään tulee olla liitettävissä vähintään savu-/palovaroitin, hellavahti, liiketunnistin, ovihälytin ja kaatumishälytin Turvapuhelimen ja hälytysrannekkeen toimintakunnon automaattinen testaus ohjelmoitavin määräajoin 2.7. Paristohälytys riittävissä ajoin ennen hälytysrannekkeen toiminnan katkeamista 2.8. Mobiilipaikannus ja Gps-paikannus lisäominaisuutena 2.9. Gsm-sovittimen vähimmäisvaatimuksena akkuvarmistus ja soveltuvuus turvapuhelinkäyttöön Turvapuhelimen toiomitus- ja asennusaika kiireellisessä tapauksessa 2 työpäivää ja kiireettömässä tapauksessa 5 työpäivää tilauksesta Laitteiden korjaus ja huolto hoidetaan välittömästi niin, että asiakkaalla on aina toimiva turvapuhelin käytettävissään

14 3 HÄLYTYSTEN VASTANOTTO 3.1. Hälytysten ja vikailmoitusten päivystys tulee olla järjestetty 24 tuntia vuorokaudessa vuoden jokaisena päivänä 3.2. Hälytyspuhelun tullessa päivystäjälle aukeaa asiakkaan tiedot asiakastietojärjestelmän näytölle Hälytysketjun tulee olla vähintään kolmeportainen ja hälytysketju on voitava rakenta yksilöllisesti siten, että ensisijaisena hälytyspaikkana voi olla omainen tai muu vastaava Hälytyshistoria toimenpiteineen on saatavissa päivittäin asiakaskohtaisesti sähköisesti suojatun extranetin avulla kunnan työntekijöille 3.6. Omaisille / kuntaan välitetään tieto, mikäli kotihoidon asiakas on viety yöllä sairaalaan 3.7. Turvapuhelut tulee tallentaa 3.8. Turvahälytysten vastaanotosta on laadittu prosessikuvaus 3.9. Reklamaatioiden käsittely: Vastaus reklamaatioihin tulee toimittaa asiakkaalle ja kunnalle 7 työpäivän kuluessa 4. AUTTAMISKÄYNNIT 4.1. Tarjoajalla on auttamispalvelun sijaisjärjestelmä Auttamiskäyntien toimintavarmuuden tulee olla 100 % 4.2. Avun tulee olla perillä kiireellisissä tilanteissa viimeistään 40 minuutissa ja ei-kiireellisissä auttamistehtävissä viimeistään 60 minuutissa hälyytyksen vastaanotosta

15 LIITE 3: TARJOAJAN KELPOISUUSVAATIMUKSET Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin kyllä ei Tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin kyllä ei Tarjoaja on merkitty arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kyllä ei Tarjoaja on merkitty verohallinnon työnantajarekisteriin kyllä ei Tarjoaja on merkitty yritys- ja yhteisötietojärjestelmään kyllä ei Tarjoajan Suomen Asiakastieto Oy:n rating-luokitus on vähintään tyydyttävä A kyllä ei Tarjoajan riskiluokka on pieni enintään 40 kyllä ei Tarjoajalla on vastuuvakuutus korvausmäärältään vähintään kyllä ei Tarjoajalla on laadunhallintajärjestelmä kyllä ei Tarjoaja hyväksyy liitteenä seuraavan puitesopimuksen ehdot ja velvoitteet kyllä ei Tarjoaja hyväksyy liitteenä seuraavan asiakassopimuksen ehdot ja velvoitteet kyllä ei Tarjoaja vakuuttaa, - että ei ole syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain (JulkHankL) 53 :ssä tarkoituttuun rikokseen Vakuutan - että ei ole konkursissa, velkasaneerauksessa tai vastaavassa JulkHankL:n 54 :ssä tarkoitetussa Vakuutan menettelyssä - että ei ole laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalivakuutusmaksujen maksamista Vakuutan - että ei ole syyllistynyt JulkHankL:n 54 :ssä tarkoitettuun ammatin harjoittamiseen liittyvään lainvastaiseen Vakuutan tekoon tai vakavaan virheeseen Tarjoajan nimi: Osoite: Yhteyshenkilö: Puhelin:

16 Sähköposti:

17 LIITE 4: LISÄLAITTEIDEN TARJOUSHINNAT Tarjoaja: Tarjoushinta 1) (alv 0 %) LISÄLAITTEIDEN VUOKRA 2) Savu-/palovaroitin Hellavahti Liiketunnistin Ovihälytin Kaatumishälytin Lisäranneke Muut laitteet/palvelut? (tarjoaja voi täydentää) / kk / kk / kk / kk / kk / kk 1) Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia palvelusta muita maksusuorituksia 2) Vuokra sisältää asennuksen, korjauksen, huollon ja varalaitteet

18 Liite 5. Ostopalvelu- ja palvelunvälityssopimusmalli OSTOPALVELU- JA PALVELUNVÄLITYSSOPIMUS TURVAPUHELINPALVELUSTA 1. Sopimusosapuolet Tilaaja: Lohjan kaupunki Perusturvatoimi PL Lohja Yhteyshenkilö sopimuksen osalta: erikoissuunnittelija Jarkko Lämsä puh Yhteyshenkilö turvapuhelinpalvelun osalta: hoivapalvelupäällikkö Sirkka Kinnunen puh Sopimuksen kohde Palveluntuottaja (jäljempänä tuottaja): Nimi Osoite puh. sähköposti Yhteyshenkilö: nimi puh sähköposti Vastuuhenkilö: nimi puh sähköposti Tuottajan tulee heti ilmoittaa tilaajalle jos palvelun tuottamisesta vastaava vastuuhenkilö vaihtuu kesken sopimuskauden. Myös yhteyshenkilön muutoksesta on ilmoitettava tilaajalle. Sopimuksen kohteena on palvelukuvauksen (liite 1) ja palvelulle asetettujen vaatimusten (liite 2) sekä turvapuhelinpalvelua koskevan tarjouspyynnön mukainen turvapuhelinpalvelu. 1 / 6

19 3. Sopimuskausi Ostopalvelu Sopimuksen tarkoituksena on turvapuhelinpalvelun tuottaminen niille asiakkaille, jotka ovat tilaajan vastuulla. Tilaaja osoittaa sopimuksen perusteella asiakkaat palvelun piiriin. Palvelutarpeen arvioinnissa käytetään tilaajan hyväksymiä myöntämiskriteerejä. Tilaaja hankkii palvelua tarpeensa mukaisesti. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään, eikä ole korvausvelvollinen hankintamäärän muutoksista sopimuskaudella. Sopimus ei sulje pois tilaajan oikeutta käyttää muita markkinoilla olevia palveluntuottajia. Palvelunvälitys Sopimuksella sovitaan myös turvapuhelinpalvelun yleisistä ehdoista ns. itsemaksaville asiakkaille. Tilaaja välittää turvapuhelinasiakkaille ja turvapuhelinpalvelua tarvitseville uusille asiakkaille tiedot turvapuhelinpalvelun sisällöstä, hinnoista ja palveluntuottajasta. Varsinainen turvapuhelinpalvelusopimus tehdään asiakkaan ja palveluntuottajan välillä. Asiakkaat valitsevat itse palveluntuottajan. (Palvelunvälityssopimuksen piirissä olevat asiakkaat). Sopimus tulee voimaan ja sopimuskausi päättyy Tämän lisäksi tilaaja varaa mahdollisuuden 1+1 optiovuoteen. Optiovuosien käyttämisestä päättää tilaaja erikseen. Optiovuoden käyttämisestä ilmoitetaan vähintään 4 kk ennen sopimuskauden päättymistä. 4. Järjestelmään hyväksytyt laitteet 5. Hinnat Asiakkaiden käyttöön on hyväksytty seuraavat laitemerkit ja -mallit: Hyväksyttyjen laitteiden muuttamiseen tulee saada tilaajan suostumus. Palveluiden hinnat laitevuokrineen ovat sopimuskauden aikana seuraavat: - Turvapuhelinlaitteiden perusvuokra /kk - Päivystysmaksu /kk - Auttamiskäyntimaksu /käynti - Lisälaitevuokrat: Savu-/palovaroitin /kk Hellavahti /kk Liiketunnistin /kk Ovihälytin /kk Kaatumishälytin /kk Muut mahdolliset lisälaitteet /kk Turvapuhelinlaitteiden perusvuokra sisältää turvapuhelimen, rannekkeen sekä mahdolliset muut täyden toimintakunnon edellyttämät laitteet asennuksineen ja tarvikkeineen sekä näiden korjauksen ja huollon varalaitteineen niin, että puhelin on aina täydessä käyttökunnossa. Lisälaitevuokra sisältää lisälaitteen asennuksineen tarvikkeineen sekä tämän korjauksen ja huollon varalaitteineen. Päivystyspalvelun hinta sisältää päivystyspalvelusta aiheutuvat kustannukset. 2 / 6

20 6. Hinnanmuutokset 7. Laskutus ja maksuehdot Auttamiskäyntimaksu sisältää auttamiskäynneistä aiheutuneet kustannukset. Edellä mainittujen vuokrien ja maksujen lisäksi palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaatia tilaajalta tai asiakkailta muita maksusuorituksia tämän sopimuksen mukaisesta turvapuhelinpalvelusta. Turvapuhelun hinta asiakkaalle saa olla enintään operaattorin perimä paikallispuhelumaksu tai matkapuhelumaksu. Hintojen tulee olla kiinteät sopimuskauden loppuun saakka. Mahdollisten optiovuosien osalta hinnoista sovitaan erikseen. Ostopalvelusopimuksen piirissä olevien asiakkaiden palveluista tuottaja laskuttaa tilaajaa kuukausittain jälkikäteen. Laskussa tai sen liitteenä tulee olla asiakaskohtainen erittely laskutusperusteista sopimuksen hinnoittelun mukaisesti. Palvelunvälityssopimuksen piirissä olevien asiakkaiden asiakasmaksut tuottaja laskuttaa kuukausittain jälkikäteen asiakkaalta. Laskussa tai sen liitteenä tulee esittää erittely laskutuksen perusteista sopimuksen hinnoittelun mukaisesti. Laskutuskausi alkaa kuukauden päivään toimintakuntoiseksi asennetuista turvalaitteista kuukausivuokrien osalta asennuskuukauden 1. päivästä ja kuukauden päivään toimintakuntoiseksi asennetuista turvalaitteista seuraavan kuukauden 1. päivästä. Muilta osin laskutus tapahtuu sopimuksen hinnoittelussa määriteltyjen suoritusten mukaan. Maksuaika on 14 päivää hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 8. Tuottajan velvollisuudet ja vastuu Tuottajan tulee hoitaa turvapuhelinpalvelu tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tuottaja sitoutuu kiinnittämään erityistä huomiota palvelun laatuun sekä sitoutuu valvomaan asiakaspalvelun asianmukaisuutta ja ryhtymään välittömästi toimenpiteisiin, jos epäkohtia ilmenee. Tuottajalla on oltava voimassaoleva vastuuvakuutus. Tuottaja vastaa palvelun hoitamisesta tämän sopimuksen mukaisesti ja muiden sopimusvelvoitteiden täyttämisestä. Tuottaja vastaa työnantajana henkilökuntansa tehtävien asianmukaisesta suorittamisesta niin kunnalle kuin turvapuhelinasiakkaille. Tilaaja ja tuottaja ovat yhteydessä toisiinsa palvelun toimivuudesta ja laadusta. Mahdollisiin ongelmiin etsitään välittömästi ratkaisut. Palvelun edelleen kehittäminen on osa yhteistoimintaa. Tuottaja varautuu myös tilaajan kanssa pidettäviin kokouksiin, joista ei ole oikeutta periä korvausta. 3 / 6