Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan hallinto- ja tukipalvelut

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta Liite 4 Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan hallinto- ja tukipalvelut Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta teki keväällä 2006 hallintoviraston pyynnöstä selvityksen tukipalveluistaan (Selvitys ). Käsillä olevassa selvityksessä päivitetään em. selvityksessä annettuja tietoja ottaen huomioon toimintaympäristössä runsaan vuoden aikana tapahtuneet muutokset, mm. tietohallinnon tukipalvelujen keskittäminen Tietohallintokeskukseen sekä yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen Joensuun palvelukeskukseen keskittämistä koskevat suunnitelmat. Palvelukeskuksen osalta vaikutukset tiedekunnan hallinto- ja tukipalveluihin perustuvat tämänhetkisiin arvioihin, tarkkoja tieto suunnitelmista ei le käytettävissä. Tiedekunnan hallinto- ja tukipalveluja ja niiden kehittämistarvetta arvioidaan toiminnallista lähtökohdista tavoitteena palvelujen ja hallinnon uudistaminen ja tehostaminen sekä koulutuksen, tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden parantaminen valtion tuottavuusohjelman mukaisesti. Ulkopuolista lukijaa varten selvityksen alussa kuvataan lyhyesti tiedekunnan toimintaa. 1. Yleiskuvaus tiedekunnasta Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunnan ensisijaisena tehtävänä on ollut tiedekunnan perustamisesta (1965) lähtien tehdä edustamillaan aloilla kansainvälisesti korkeatasoista tutkimusta ja antaa siihen perustuvaa opetusta. Yhteiskunnallista palvelutehtäväänsä tiedekunta toteuttaa edellisten lisäksi tekemällä t&k-yhteistyötä muiden tutkimuslaitosten ja yritysten kanssa tutkimustulosten hyödyntämiseksi, toimimalla alan asiantuntijatehtävissä sekä osallistumalla aktiivisesti yhteiskunnalliseen keskusteluun ja vaikuttamiseen. Tiedekunnassa on neljä laitosta: Bio- ja ympäristötieteiden laitos,, Kemian laitos ja Matematiikan ja tilastotieteen laitos, kaikki henkilöstömääränsä ja budjettinsa suhteen yliopiston suurimpia laitoksia. Professoreita tiedekunnassa on yhteensä 47, muita opettajia vähän alle 100, tutkijoita 270 ja muuta henkilökuntaa 90, henkilökuntaa yhteensä noin 500. Tiedekunnan vuosibudjetti on 35 milj., josta täydentävän rahoituksen osuus on karkeasti 40 % (tilanne vuonna 2007). Perustutkinto- ja jatkoopiskelijoita on Maisterin tutkintoja suoritetaan vuosittain noin 200 ja tohtorin tutkintoja keskimäärin 35 vuodessa. Nanotiedekeskus (NSC), Kansainvälinen kesäkoulu (JSS), Uusiutuva energia (UE) sekä matematiikan ja luonnontieteiden opettajankoulutus ovat tiedekunnan laitosten yhteisiä tutkimus- ja koulutusohjelmia. Kiihdytinlaboratorio on tiedekunnan kansainvälisesti tunnetuin ydin ja kiihdytinfysiikan tutkimuskeskus. Tiedekunnan tutkimus ja tutkijankoulutus ovat kansainvälisiä. Tutkimus- ja tutkijankoulutusyhteistyötä tehdään parhaiden ulkomaisten yliopistojen ja tutkimuslaitosten kanssa. Tieteellisesti ja teknologisesti kiinnostavissa kansainvälisissä ja kansallisissa hankkeissa (mm. FAIR, CERN, ISOLDE, RHIC, Nano- ja mikrojärjestelmät ja uudet materiaalit NM 2 -klusteri, Metsäklusteri, Tulevaisuuden energiateknologiat - klusteri) tiedekunta on aktiivinen osapuoli. Sektoritutkimuslaitosten (mm. VTT, SYKE, RKTL, MH, METLA,MTT) ja yritysten (mm. Nokia, Metso, UPM. M-real, Enermet) kanssa tehdään niinkään t&kyhteistyötä. Evoluutiotutkimus, Geometrinen analyysi ja matemaattinen fysiikka (vuoden 2007 loppuun saakka, vuodesta 2008 alkaen Analyysi ja dynamiikan tutkimus), Virologia ja Ydin ja kiihdytinfysiikka ovat Suomen Akatemian nimeämiä tutkimuksen huippuyksiköitä. POSTIOSOITE KÄYNTIOSOITE PUHELIN TELEKOPIO SÄHKÖPOSTI PL 35 (MaD) Mattilanniemi D-rak. (014) (014) pylvanai@jyu.fi Jyväskylän yliopisto Ahlmaninkatu 2

2 Page 2 September 17, 2007 Tiedekunnalla on nykyaikaiset tilat ja varsin hyvin varustetut laboratoriot Mattilanniemen ja Ylistönrinteen kampuksilla kävelymatkan päässä kaupungin keskustasta. Konnevedellä (noin 70 km Jyväskylästä) on ekologisen tutkimuksen kenttäasema ja tutkimushalli. 2. Muuttuva toimintaympäristö Tiedekunnan toimintaympäristö muuttui monelta osin 1990-luvulla. Laitokset saivat silloin ensimmäistä kertaa yhtenäiset toimitilat Mattilanniemen-Ylistönrinteen kampukselta. Uusi kiihdytinlaboratorio ja koehalli valmistuivat Ylistönrinteelle, samoin kokeellisen ekologian tutkimushalli Konneveden tutkimusasemalle. Tiedekunnassa käynnistettiin samaan aikaan useita laajoja kehittämishankkeita, mm. soveltavien luonnontieteiden, ympäristötieteiden, molekyylibiologian ja biotekniikan, kalabiologian ja kalatalouden, nanotieteen ja matematiikan ja luonnontieteiden opettajankoulutuksen tutkimus- ja koulutushankkeet, kansainvälinen kesäkoulu JSS, CERN, ISOLDE ja RHIC luvulla luotiin myös kansallinen tutkijankoulujärjestelmä, johon (mm tutkijakoulun toimintaan) on osallistuttu aktiivisesti alusta alkaen. Yhdessä kaikki edellä mainitut merkitsivät sekä laadullisia muutoksia että toiminnan volyymin huomattavaa kasvua tiedekunnassa; opiskelijamäärä kasvoi kymmenessä vuodessa kaksinkertaiseksi, samoin tutkintojen ja määräaikaisen henkilöstön määrä, ja ulkopuolinen rahoitus kasvoi viisinkertaiseksi. Tämän vuosikymmen toiminnallisia muutoksia ovat mm. tutkimuksen huippuyksiköt (tiedekunnassa neljä), monitieteisen Nanotiedekeskuksen (NSC) perustaminen, laajeneva yhteistyö sektoritutkimuslaitosten kanssa, osaamisklusterit (mm. Nano- ja mikrojärjestelmät ja tulevaisuuden materiaalit, Tulevaisuuden energiateknologiat ja Metsäklusteri) sekä strategisen huippuosaamisen keskittymät. Viime vuosina nopeasti kehittynyt tietotekniikka on avannut aivan uusia tietojenkäsittely-, kommunikaatio- ja toimintamahdollisuuksia, joita onnistuneesti hyödyntämällä on voitu ja voidaan parantaa tutkimuksen, koulutuksen ja myös hallinnon tuottavuutta. Tietohallinto ja siihen liittyvät tukipalvelut keskitettiin Jyväskylän yliopistossa tässä tarkoituksessa vuoden 2007 alusta Tietohallintokeskukseen. Yliopistojen talous- ja henkilöstöpalvelujen keskittämisellä palvelukeskuksiin tavoitellaan paljolti samaa asiaa. Tiedekunnan hallinto- ja tukipalvelujen kehittämistarpeita arvioidaan seuraavassa kaikkien edellä mainittujen tekijöiden valossa. 3. Nykyiset hallinto- ja tukipalvelut Tiedekunnan tutkimuksen, koulutuksen, yhteiskunnallisten tehtävien ja hallinnon tukipalvelut voidaan jakaa karkeasti seuraaviin Hallinto- ja toimistopalvelut (henkilöstö-, talous- ja suunnittelu- ja opiskelijapalvelut) Laboratorio-, kenttä- ja työpajapalvelut (ml. alan asiantuntemusta edellyttävät tietotekniset palvelut) Hallinto- ja tukipalvelut on organisoitu pitkälle laitoksittain, mikä on osoittautunut suurten toiminnallisten yksikköjen kyseessä ollessa tehokkaaksi tavaksi tuottaa tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisten tehtävien edellyttämiä tukipalveluja. Myös monitieteisten yksiköiden ja ohjelmien tukipalvelut hoidetaan pitkälle laitosten ja tiedekunnan toimesta. 2

3 Page 3 September 17, 2007 Yleisperiaatteena on, että hallinto- ja tukipalvelujen koordinointi- ja kehittämisvastuu ja samalla työnjohtovastuu on jokaisessa yksikössä yhdellä henkilöllä (mm. hallintopäällikkö, opintoasiainpäällikkö, yli-insinööri, laboratorioinsinööri, amanuenssi, ohjelmakoordinaattori), joka on vastuussa ao. yksikön johtajalle (dekaani, laitoksen johtaja, kiihdytinlaboratorion, NSC:n, JSS:n ja UE:n johtaja). Tämän tarkoituksena on luoda henkilöstölle mielekkäitä ja hallittavia tehtäväkokonaisuuksia ja yksiköiden johtajille hyvät johtamisedellytykset. 3.1 Hallinto- ja toimistopalvelut Palvelujen, ohjelmien ja hankkeiden koordinointi Yleisvastuu hallinto-, toimisto- ja opiskelijapalvelujen järjestämisestä ja kehittämisestä on tiedekunnan kansliassa hallintopäälliköllä (henkilöstö, talous ja suunnittelu) ja opintoasiainpäälliköllä (opintoasiat) ja laitoksilla yhdellä tai kahdella amanuenssilla (henkilöstö, talous, opintoasiat, suunnittelu). He kaikki vastaavat esittelijöinä päätösten valmistelusta, lainmukaisuudesta ja sisällön asianmukaisuudesta. Jos ja kun laitoksella on kaksi amanuenssia, tehtävät on jaettu siten, että toinen vastaa lähinnä henkilöstö- ja opintoasioista ja toinen talousamanuenssina talousasioista. Tehtävien jaon kautta erityisesti ulkopuolisen rahoituksen ja projektihallinnon kasvun vuoksi laajentuneisiin talouspalveluihin on saatu ammattimainen ote ja niitä on voitu järjestää muuttuneiden tarpeiden mukaan. Tämän on auttanut ja tukenut sekä laitoksen johtajien että palveluja tuottavan toimistohenkilökunnan työtä. Linjaorganisaation ulkopuolelle jäävien monitieteisten hankkeiden (JSS, NSC ja UE-ohjelma) koordinointivastuu on ohjelma- ja hankekoordinaattoreilla. He konsultoivat tarvittaessa hallintopäällikköä, opintoasiainpäällikköä ja amanuensseja. Taulukko 1. Hallinto- ja toimistopalveluja koordinoiva henkilöstö Henkilöt Huomautukset Bio- ja ympäristötieteiden laitos 2 amanuenssia Kemian laitos 2 amanuenssia Matematiikan ja tilastotiet. laitos 2 amanuenssia Aman. antaa myös opetusta Kansainvälinen kesäkoulu 1 ohjelmakoordinaattori Ekologian talvikoulu v NanoScience Center UE-ohjelma Tiedekunnan kanslia 2 hallinto- ja opintoasiainpääll. Yhteensä 12 Toimistopalvelut (opinto-, henkilöstö-, talous- ja matka-asiat) Toimistopalvelut hoidetaan tiedekunnan kansliassa ja kaikilla laitoksilla keskitetysti siten, että tehtävien määrästä ja laadusta riippuen 1-2 henkilöä (varahenkilöineen) hoitaa opintoasioita, 1-2 henkilöä henkilöstöasioita ja 1-3 henkilöä talous- ja matka-asioita. Tietojärjestelmien käyttöoikeudet toimintojen seurantaa varten on heidän lisäkseen myös amanuensseilla. Tiedekunnan kanslia hoitaa NSC:n ja JSS:n talous- ja matka-asiat. Ao. laitokset hoitavat osaltaan UE-ohjelman talous- ja matka-asiat. hoitaa kaikki kiihdytinlaboratorion toimistoasiat. Konneveden tutkimusasemalla yksi henkilö hoitaa tutkimusaseman osaa henkilöstö- ja talousasioita muiden tehtäviensä ohella. 3

4 Page 4 September 17, 2007 Taulukko 2. Toimistopalveluja hoitava henkilöstö Opintoasiat Henkilöstöasiat Talous- ja matka-asiat Huomautukset Yht. (htv) Bio- ja ympäristötieteiden 2 (osin) 2 (osin) 5 (osin) Lisäksi 7 laitos laitostehtäviä (Konnevesi) 1 (osin) 1 (osin) 2 3 Kemian laitos 1 1 (osin) 2 (osin) 2 Matematiikan ja 1 (osin) 1 (osin) 2 (osin) 2 tilastotieteen laitos Tiedekunnan 2 (osin) 1 (osin) 1 (osin) JSS, NSC 3 kanslia Yhteensä 4, Laitosten talous- ja matkapalveluihin liittyy itse järjestelmien (Rondo ja Personal Travel) käytön lisäksi paljon laskujen käsittelyn kannalta välttämättömiä toimintoja, kuten laskujen oikeellisuuden tarkistaminen (vertaaminen tilauslomakkeeseen ja lähetteeseen, laskutetaanko oikeaa tavaraa oikea määrä ja oikeaan hintaan, onko toimitettu tavara kuranttia, onko jälkitoimituksia jne.), laskun mahdollinen jakaminen useamman vastuualueen kesken ja vastuualueiden alaisten projektien kesken, alv-menettely kunkin projektin osalta, alv:n laskeminen, rahoittajien edellyttämien selvitysten tekeminen ja lisääminen laskuihin, hotelli-, vierashuone- ja matkavaraukset ja vastaavien laskujen liittäminen matkalaskuihin jne. Hallinto- ja talouspalvelujen keskittäminen palvelukeskukseen ei tule muuttamaan tilannetta tässä suhteessa eikä vaikuttamaan muutenkaan sanottavasti laitosten ja tiedekuntien kanslioiden toimistotehtäviin. (Vastaavien tehtävien siirtäminen tutkimus- ja opetushenkilökunnalle ei sekään ole kokonaistaloudellisesti järkevää eikä tule kysymykseen). Yliopiston tietohallintoa (tietojärjestelmiä, mm. sähköinen haku, yhtenäinen projektihallinta ja kirjanpito hankkeille) ja erityisesti henkilöstöhallintoa kehittämällä (UPJ, virkojen perustaminen ja haettavaksi julistaminen) voidaan sen sijaan karsia moninkertaisia toimistotehtäviä ja parantaa samalla hallinnon sujuvuutta. Tämänsuuntaisista toimista ei ole kuitenkaan tietoa. Bio- ja ympäristötieteiden laitoksella on tarvetta jatkaa toista kahdesta eläkkeelle jäännistä vapautunutta virkaa kohdentamalla se talouspalveluihin. Konneveden henkilöstö- ja talousasioiden hoidon siirtämistä Bio- ja ympäristötieteiden laitokselle selvitetään. Bio- ja ympäristötieteiden laitokselta kaksi toimistohenkilöä ja tiedekunnan kansliasta yksi henkilö jää vuoden 2008 alusta osa-aikaeläkkeelle. Heidän lisäksi eläkkeelle jää lähivuosina kaksi osastosihteeriä. 3.2 Laboratorio-, kenttä- ja työpajapalvelut Laitosten laboratorio-, kenttä- ja työpajapalvelut on pyritty organisoimaan siten, että tarvittavat palvelut pystytään tuottamaan ammattitaitoisesti, oikea-aikaisesti ja kustannustehokkaasti ottaen huomioon laitosten moninaiset tarpeet. Näiden palvelujen tuottamisessa käytetään paljon myös pitkälle ehtineitä jatko-opiskelijoita (esim. kiihdytinlaboratorio ja monet tutkimushankkeet). Vakinaisen henkilökunnan on silloin perehdytettävä jatko-opiskelijat tehtäviin. Tutkimusta ja opetusta avustavien palvelujen tuottamisessa huomattava ongelma on, ettei henkilöstölle tehtävien luonteesta ja määräaikaisesta rahoituksesta johtuen useinkaan pystytä takaamaan pitkäaikaista/pysyvää virkasuhdetta ja heidän osaamisensa menetetään virkasuhteen päättyessä. 4

5 Page 5 September 17, 2007 Taulukko 3. Laboratorio-, kenttä- ja työpajapalveluista vastaava henkilöstö Bio- ja ymp. Tieteiden laitos Laboratoriopalvelut 13 (1 Konnevesi, 1 koe-eläinkeskus) Tekn.ja Työpajapalvelut Huomautukset Yhteensä kenttäpalv. 7 (3 Konnevesi) 20 8 (suunn. 2, oper. 2, kehitt. 2, ionilähde 2) 19 (mekaniikka 6, elektroniikka 5, muut 8) 2 (mekan. 1, elektr. 1) Yli-ins. vast. 28 Kemian laitos 10 (opetus, NMR, Lab.ins massaspektrometri) Matemat. Ja tilastotiet.laitos NSC Yrityspalvelupäällikkö Tiedekunnan kanslia Yhteensä UE-ohjelman tutkimus- ja demonstraatio-ohjelman laboratorio- ja kenttäpalveluista vastaava laboratorioinsinööri on sijoitettu kemian laitokselle. NSC:ssä on kaksi laboratorioinsinööriä (toimivat yhteistyössä fysiikan ja kemian laitokselle sijoitettujen laboratorioinsinöörien ja muun laboratoriohenkilökunnan kanssa) ja NSC:n yrityspalveluista vastaava yrityspalvelupäällikkö (rahoitetaan ulkopuolisella rahoituksella). Laboratoriopalveluja järjestetään uudelleen lähivuosina mm. eläkkeelle siirtymisten yhteydessä. Tietotekniset peruspalvelut keskitettiin vuoden 2007 alusta Tietohallintokeskukseen. Samassa yhteydessä neljä peruspalveluista vastaavaa henkilöä (mikrotukihenkilöt) ja vakanssia siirrettiin laitoksilta Tietohallintokeskukseen. Tiedekuntaa jäi tämän jälkeen kolme tietotekniikasta vastaavaa laboratorioinsinööriä (erikoistutkijaa) ja yksi tietokoneteknikko, jotka vastaavat vaativista ja jatkuvaa kehittämistä edellyttävistä, tutkimukseen liittyvistä tietojärjestelmistä, tutkimuslaitteista ja ohjelmistoista (mm rinnakkaislaskentakone, kiihdytinlaboratorion ja muut tutkimukseen liittyvät ohjaus- ja mittausjärjestelmät), Tieteenalojen pitkälle kehittyneitä ja nopeasti kehittyviä laitteita, ohjelmistoja ja sovelluksia on vaikea omaksua ilman jonkinasteista perehtymistä tieteenalan problematiikkaan. Tämä asettaa tietoteknisten palvelujen kehittämiselle ja tietohallinnon toiminnalle suuria haasteita. Laitosten tutkimuksen tietotekniikasta vastaavat laboratorioinsinöörit (erikoistutkijat) bio- ja ympäristötieteiden laitoksen tietokoneteknikko ja THK:n laitoksille sijoittama mikrotukihenkilöstö ovat verkottuneet, toimivat toistensa varahenkilöinä, ylläpitävät ja kehittävät yhdessä THK:n ja tarpeen mukaan IT-tiedekunnan kanssa kaikille yhteisiä palveluja ja järjestelmiä. Taulukko 4. Tietoteknisistä palveluista vastaava henkilöstö Henkilöt Bio- ja ympäristötieteiden laitos Tietokoneteknikko Erikoistutkija Kemian laitos Laboratorioinsinööri Matematiikan ja tilastotiet. laitos NanoScience Center Erikoistutkija Yhteensä 4 Huomautukset 5