KYLLIKINTIE 8 AS KOUVOLA AGENTUURI 3.0 KÄYTTÖOHJE AGENTUURI 1

Transkriptio

1 KYLLIKINTIE 8 AS KOUVOLA AGENTUURI 3.0 KÄYTTÖOHJE AGENTUURI 1

2 1. YLEISTÄ 3 2. ASENNUS 3 3. OHJELMAN OSAT OHJELMAN AUKAISEMINEN JA VALIKKO YRITYS ASIAKKAAT TOIMITTAJAT TUOTTEET HENKILÖT MYYJÄT TILAUKSET TILAUSRIVIT TIETOJEN VASTAANOTTO VALUUTAT ASIAKASRAPORTTI AGENTUURI 2

3 1. YLEISTÄ 2. ASENNUS Agentuuri-ohjelma on suunniteltu agentuuriyritysten tilaustenkäsittelyyn ja valvontaan. Tarkoituksena on helpottaa useampiin osatoimituksiin jakautuvien tilausten kirjoittamista ja seuraamista. Agentuuri on tehty FileMaker-tietokantaohjelmalla, joka mahdollistaa tulevaisuudessa ohjelman käytettävyyden paikallisverkossa ja siirrettävyyden Internetiin Agentuuri Ohjelma tarvitsee kovalevyllä tilaa vähintään 13 MB. Koska tiedostojen koko kasvaa käytön myötä, kannattaa varata tilaa vähintään 40 MB. Ohjelma toimitetaan virustarkastettuna itsestään purkautuvana tiedostona Setup Agentuuri.exe. Se avautuu automaattisesti, kun kuvaketta näpäyttää kaksi kertaa. Esiin tulee koko ruudun peittävä ikkuna: Ohjelma antaa asennukseen tarvittavat ohjeet suomenkielisinä AGENTUURI 3

4 AGENTUURI 4

5 AGENTUURI 5

6 AGENTUURI 6

7 Ohjelma latautuu ja käynnistyskuvakkeet asetetaan valikkoon ja työpöydälle. Lataamista voi seurata alla olevasta mittarista. Loppuilmoitus AGENTUURI 7

8 Kuvakkeet näkyvät nyt Ohjelmavalikossa: AGENTUURI 8

9 2.2 EUDORA ASENNUS JA ASETUKSET Ensin kannattaa asentaa Agentuuri 3.0! Eudoran asennus aloitetaan napauttamalla asennuskuvaketta: Esille tulee alkuteksti: Painetaan painiketta NEXT ja saadaan lisenssisäännöt: Säännöt hyväksytään painamalla painiketta YES AGENTUURI 9

10 Esille tulee asennettavat tiedot (kaavio) ja tietoa, paljonko ttiilaa vaaditaan (18,77 MB). Painetaan NEXT. Ohjelma tarjoaa ensisijaiseksi asennuspaikaksi: C:\Program files\eudora\ Tämä kannattaa hyväksyä painamalla NEXT. (Esimerkin asennuspaikka N:\ oli testiluonteinen, joten siitä ei kannata välittää!) AGENTUURI 10

11 Ohjelma ehdottaa asetusten, osoitekirjan yms. sijaintipaikkaa. Sitä kannattaa noudattaa. Ohjelma tarkistuttaa vielä kerran ko. sijainnit. (Alla olevat ovat testipaikkoja.) Kun painetaan NEXT alkaa lataus, joka kestää hieman yli minuutin AGENTUURI 11

12 Kun lataus on tehty, ilmestyy kysely siitä, minne starttikuvake asennetaan Vielä pari kysymystä: käydäänkö lukemassa Eudoran kotisivut ja Readme-tiedosto. Nämä voi huoletta jättää väliin eli ruksit pois. FINISH-painikkeella lopetetaan latausvaihe AGENTUURI 12

13 2.3 EUDORAN KÄYTTÖÖNOTTO Kun Eudora avataan, ilmestyy tiedote, joka kannattaa lukea tarkkaan. Kyseessä on mainoksia sisältävä ohjelma (Sponsored Mode), joka on ilmainen. Mutta se on rekisteröitävä. Rekisteröinnistä ei ole esimerkkiä. KONFIGUROINTI Ensimmäistä kertaa ohjelmaa avattaessa se tarjoaa tervetuloatoivotuksen lisäksi kätevän tietojen syöttämisen: Ensimmäiseksi kysytään, tehdäänkö -tili: AGENTUURI 13

14 Sitten syötetään käyttäjän nimi: Sitten käyttäjän -osoite (se missä AGENTUURI 14

15 Seuraavaksi operaattorin antama käyttäjänimi, joka löytyy liittymäsopimuksesta: Vuorossa on nettiyhteystietojen syöttäminen. Ensin on saapuvan postin osoite, joka on yleensä merkitty myös POP-osoitteeksi. Tieto löytyy operaattorin sopimuksesta. Seuraavaksi lähtevän postin osoite eli SMTP-osoite. Yleensä se on sama edellisen kanssa, mutta joskus ei AGENTUURI 15

16 Allow authentication tarkoittaa salasanaa. Kun se ruksitaan, kysyy ohjelma ensimmäisen kerran yhteyttä otettaessa salasanaa Tiedot on syötetty. ASETUSTEN MUUTTAMINEN Liittymäasetuksia voidaan muuttaa valikosta Tools / Options Esille tulee laatikko, jossa ensimmäisenä on Getting Started AGENTUURI 16

17 Mikäli syöttö ei onnistunut ensimmäisellä kerralla, voidaan tiedot vaihtaa tähän. Tärkeimmät ovat: -osoite, Mail Server (POP), User Name (operaattorin antama) ja SMPT Server. AGENTUURIN VAATIMAT ASETUKSET Agentuurin tietoliikenteen toimimisen takia, tarvitaan muutokset myös Tools / Options / Attachments. Ensin ruksataan kohta: Delete attachments when emptying Trash AGENTUURI 17

18 Seuraavaksi asennetaan liitteiden sijaintipaikka, joka löytyy kohdasta Agentuuri_3_0 \ receivebox Tämä tapahtuu etsimällä ohjelman sijainti ja valitsemalla kansio receivebox. Receiveboxin sijainti jää näkymään painikkeeseen: Painetaan OK ja asennus on valmis AGENTUURI 18

19 3. OHJELMAN OSAT Agentuurissa ovat seuraavat osat: 2.1. Rekisterit Asiakasrekisteri Syöttölomake Asiakasluettelo Asiakastarrat Toimittajarekisteri Syöttölomake Toimittajaluettelo Toimittajatarrat Tuoterekisteri Syöttölomake Tuoteluettelo Hinnasto Tuoteluettelo kuvilla Tarjousliite 2.2. Tilaustiedostot Tilaukset Syöttölomake Tilausluettelo Tilausten sisällöt Syöttölomake Tilausten seurantalomake Provisiolomake Tuoteluettelo Tilausseurantaluettelo Provisiolistaus 2.3. Lopetus AGENTUURI 19

20 4. OHJELMAN AUKAISEMINEN JA VALIKKO Ohjelma aukeaa näpäyttämällä kuvaketta Agentuuri. Ensimmäisenä ohjelma pyytää salasanan. Jos salasanaa ei anneta, ohjelma toimii katselumuodossa eli tietoja ei voi muuttaa eikä poistaa. Salasana on salasana. Näytössä ei näy kuin *-merkkejä. Esille tulee allaoleva valikko, jossa painikkeilla ENG ja FIN voi valita käyttökielen.: Valikon näppäimet ovat seuraavat: Orders Product Items Data Exchange Check Duplicates Currency Customer visits Customer Suppliers Products Persons Salepersons Company Tilaukset Tilaustuotteet Tiedonsiirto Vastaanota Valuutat Asiakaskäynnit Asiakkaat Toimittajat Tuotteet Henkilöt Myyjät Yritys AGENTUURI 20

21 BACK UP CLOSE BACK UP LOPETUS 5. YRITYS Ohjelman suunnittelussa on pyritty siihen, ettei käyttäjän tarvitse opiskella Windowsin ylävalikoissa olevia toiminteita, vaan kaikki tapahtuu ikkunassa. Ohjelmaa käyttöönotettaessa täytetään ensin yrityksen omat tiedot: AGENTUURI 21

22 6. ASIAKKAAT Asiakasvalinnan takana on seuraava lomake: Vasemmalla puolella on harmaalla pohjustettu syöttölomake ja oikealla tarvittavat toimintopainikkeet. Vasemmassa yläkulmassa on kierrekansion näköinen selain, jolla voidaan selata lomakkeen tietueita. Selaimen (kierrekansio) yläpuolella on pieni painike, jolla voidaan valita haluttu näkymä, kuten isojen näppäimienkin avulla. Tämä on tärkeä painike, jos jonkin syyn takia ajaudutaan näyttöön, jossa ei ole komentopainikkeita. Tämän avulla päästään toiseen näyttöön. Ikkunan vasemmassa alakulmassa on muutama pieni painike, joilla hallitaan näkymää: Matala ja korkea vuorenkuva ovat painikkeita, joilla voidaan zoomata näkymää: matalalla zoomaus pienenee ja korkealla se suurenee. Vasemmanpuoleinen numero kertoo zoomaussuhteen prosentteina AGENTUURI 22

23 Pienellä painikkeella, jossa kuvana on ositettu näyttö, voidaan tuoda esiin tai jättää näyttämättä ikkunan vasemmanpuoleinen komentopalkki. Leveällä painikkeella valitaan näyttötila: Browse eli selailu on normaali käyttömuoto Preview on esikatselutila Find on etsintätila Näytössä oikealla sijaitsevat varsinaiset painikkeet: Tekee tyhjän lomakkeen, johon voidaan kirjoittaa tarvittavat tiedot Tyhjentää esillä olevat tiedot lopullisesti Lajittelee tiedot eri valintojen mukaan (1 Etsii tietueet, joissa tieto on sama kuin annettu (2 Valitsee käsiteltäväksi vain esillä olevan näkymän Palauttaa kaikki tietueet näkyviin Tuo näytölle asiakasluettelon esikatselutilassa (3 Tuo näytölle asiakastarrat esikatselutilassa (3 Sulkee käytössä olevan ikkunan ja palaa päävalikkoon Tiedot lähetetty (X) Selitykset 1-3: 1) Lajittelee tietueet kyseisten tietojen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen: painikkeen painamisen jälkeen ponnahtaa yo. valikko esiin. Siitä voi valita tiedot, joiden mukaan tietueet lajitellaan Sort-näppäintä painamalla AGENTUURI 23

24 2) Vasempaan komentopalkkiin ilmestyvät hakupainikkeet: Symbols-painikkeella tulee esille vetovalikko, josta voidaan valita haluttu hakuehto: < pienempi <= pienempi tai yhtäsuuri > suurempi >= suurempi tai yhtä suuri = yhtä suuri alue! duplikaatti // tämä päivä? väärä aika tai yksi kirjain tai numero * nolla (0) tai useampi kirjain tarkka teksti == kentän sisällys on sama Symbolien lisäksi voidaan antaa erilaisia hakuehtoja. Esimerkissämme on haettu kaikki postinumerot välillä : 3) Vasempaan komentopalkkiin ilmestyy kaksi painiketta: Jos esikatselu näyttää siltä, ettei tulostetta haluta, painetaan painiketta Cancel. Tämän jälkeen on tarkistettava, että alavalikossa on Browse-tila. Mikäli tilanne näyttää esikatselussa hyvältä, painetaan Continue. Huom! Kirjoitin tulostaa automaattisesti kaikki tiedot, jos ei kirjoittimen omassa valinnassa aseteta sivujen lukumäärää AGENTUURI 24

25 Asiakasluettelo esikatselutilassa. Vasemman yläkulman selaimesta näkyy, että tulostettavana on vain yksi sivu. Tarrojen esikatselutila. Ohjelman oletuksena on tarra-arkki, jossa on kolme saraketta ja 8 riviä eli tarran koko on 37 x 70 mm AGENTUURI 25

26 Asiakasrekisterissä on kätevä ominaisuus: Jos tietokoneessa on modeemi, niin painamalla Puhelin-tiedon tai GSM-tiedon jäljessä olevaa nappia SOITA saadaan kone automaattisesti valitsemaan ruudussa oleva numero. Puhelinnumerossa ei saa olla väliviivaa, koska soittolaite ei ymmärrä sitä. Kun ohjelma avaa sähköpostiohjelman ja sijoittaa kyseisen e- mail-osoitteen vastaanottajan kenttään AGENTUURI 26

27 7. TOIMITTAJAT Toimittajat-lomake muistuttaa ulkonäöltään Asiakkaat-lomaketta: Toimittajat-lomakkeessa ovat seuraavat näppäimet: Tekee tyhjän lomakkeen, johon voidaan kirjoittaa tarvittavat tiedot Tyhjentää esillä olevat tiedot lopullisesti Lajittelee tiedot eri valintojen mukaan. Etsii tietueet, joissa tieto on sama kuin annettu Valitsee käsiteltäväksi vain esillä olevan näkymän Palauttaa kaikki tietueet näkyviin Tuo näytölle asiakasluettelon esikatselutilassa. Tuo näytölle asiakastarrat esikatselutilassa Valikko Sulkee käytössä olevan ikkunan ja palaa päävalikkoon Nämä ovat vastaavat kuin asiakkaat-lomakkeessa AGENTUURI 27

28 Toimittajaluettelo on helppo tulostaa yhdellä napin painalluksella: Valintapainikkeella voidaan valita toimittajatarrojen esikatselutila: AGENTUURI 28

29 8. TUOTTEET Tuotelomakkeessa on tila myös kuvaa varten: Kuva kopioidaan omaan tilaansa, joko vetämällä se jostakin kuvankatseluohjelmasta tai kopioimalla se leikkaa-liimaa-menetelmällä. On muistettava, että kuvat vievät paljon tilaa, mikä hidastaa suuren tuoterekisterin ylläpitoa AGENTUURI 29

30 Tekee tyhjän lomakkeen, johon voidaan kirjoittaa tarvittavat tiedot Tyhjentää esillä olevat tiedot lopullisesti Tekee uuden identtisen kopion eli monistaa lomakkeen Noukkii tiedot toimittajatiedoista Lajittelee tiedot eri valintojen mukaan Etsii tietueet, joissa tieto on sama kuin annettu Valitsee käsiteltäväksi vain esillä olevan näkymän Palauttaa kaikki tietueet näkyviin Tulostaa kuvaluettelon Tulostaa esitteen halutusta tavarasta Tulostaa hinnaston Sulkee käytössä olevan ikkunan ja palaa päävalikkoon Lähetetty sähköpostitse Kätevillä näppäimillä voidaan valita eri toiminteet, joita on yhteensä 12. Näistä Kloonaa tietue näppäimellä voidaan monistaa valmis tuoterekisterisivu uudeksi, mikä helpottaa tuotetietojen sisäänkirjoittamista AGENTUURI 30

31 Tuoteluettelo on helppo pitää ajan tasalla. Kuvaluettelo on edustava markkinointiväline AGENTUURI 31

32 Tarjouksen liitteeksi käy tuote-esite, joka tulostetaan automaattisesti ko. tuotteen ollessa tuotelomakkeella. Hinnasto on kätevä myyntimiehen apulainen. HUOM! Ennen luettelon tulostusta se kannattaa rajoittaa toimittajaan ETSI-komennolla AGENTUURI 32

33 8. HENKILÖT 9. MYYJÄT Henkilörekisteri auttaa mm. toimittajien, asiakkaiden ja muiden henkilöiden tietojen löytymistä. Tulosteet ovat: henkilöluettelo ja osoitetarrat. Myyjärekisteri auttaa laskemaan myyjien henkilökohtaiset myyntiprovisiot. Tulosteet ovat: henkilöluettelo ja osoitetarrat AGENTUURI 33

34 10.TILAUKSET Tilauslomakkeen vasemmassa yläkulmassa ovat toimittajan tiedot ja oikeassa yläkulmassa asiakkaan tiedot: Tilauslomakkeessa on kaksi lomaketta eri ikkunassa: lomake alla ja sen päällä kelluva tilaustuotteet-lomake. Lomakkeiden sijaintia voidaan muuttaa mielivaltaisesti: AGENTUURI 34

35 Tilauslomake koostuu teknisesti neljästä osasta: yleistiedot toimittajatiedot asiakastiedot tilatut tuotteet tiedot Yleistiedot ovat: tilauksen numero tilauspäivämäärä viite kuljettaja / huolitsija Toimittajan tiedot: yritys yhteyshenkilö lähiosoite postinumero postiosoite maa koodi toimitusehto maksuehto Asiakkaan tiedot: yritys toimitusosoite postinumero postiosoite maa Tilauksen yleistiedot yllä AGENTUURI 35

36 Tuotetiedot ovat: tuote tarkennus erityistä yksikköhinta määrä alennus hinta yhteensä tilavuus m 3 toimitusaika Tuotteen tiedot ovat kahdessa rivissä. Tuotteet erotetaan toisistaan väliviivalla. Painamalla oikealla olevia pieniä nuolia päästään käsiksi suoraan kyseisen tuoterivin tietoihin. Painikkeet tarkoittavat seuraavaa: Antaa tyhjän lomakkeen ja laskee uuden, juoksevan tilausnumeron Kloonaa tilauksen toiseksi samanlaiseksi tilaukseksi Poistaa tilauksen kokonaan Lajittelee tiedot eri valintojen mukaan Etsii tietueet, joissa tieto on sama kuin annettu Palauttaa kaikki tietueet näkyviin Tulostaa tilauksen Tuotteiden syöttölomake Paluu päävalikkoon Lähetetty AGENTUURI 36

37 Tulosta tilaus-painikkeella saadaan tilauksen esikatselunäkymä: Lomakkeen alareunassa ovat yhteenlasketut tilaustiedot sekä yrityksen yhteystiedot: AGENTUURI 37

38 11. TILAUSRIVIT Tilaustuotteet-lomakkeessa on yksi tietue kutakin tilauslomakkeen tuoteriviä kohden. Tuotetietojen tärkein tieto on tilausnumero, koska sillä sidotaan tuote-, toimittaja- ja asiakastiedot toisiinsa AGENTUURI 38

39 Lomakkeen tiedot on jaettu kahteen ryhmään. Ylimpänä ovat tilaustiedot: Ylhäältä rivittäin alas: Nimet Nr Row Reference Supplier Customer Product More Special Quantity Price - % Total Currency Rate % Comission in currency Comission Package m3 Volume Weight Total Day of delivery Salesman Comission Sales Comiss. EANcode Terms of paym. Delay of paym. Selvennys Laskun numero Rivinumero Viite Toimittaja Asiakas Tuote Lisätietoja Erityistä Määrä Hinta per kappale Alennusprosentti Yhteensä Valuutta Valuuttakurssi Provisioprosentti Provisio valuutassa Provisio euroissa Pakkaus Tilavuus Tilavuus yhteensä Paino Paino yhteensä Toimitusaika Myyjä Myyjän provisio-% Myyjän provisio EAN-koodi Maksuehto pv Maksuviive Miten tehty Imuroituu laskusta Laskun tuoterivin numerointi Asiakkaan viite laskusta Imuroituu laskusta Imuroituu laskusta Etsittävä alasvetovalikosta Ohjelma imuroi Ohjelma imuroi Tilattu määrä Imuroituu tuoterekisteristä Syötetään manuaalisesti Ohjelma laskee Toimittajan valuutta Imuroituu valuuttarekisteristä Imuroituu toimittajarekisteristä Ohjelma laskee Ohjelma laskee Imuroituu tuotetiedoista Imuroituu tuotetiedoista Ohjelma laskee Imuroituu tuotetiedoista Ohjelma laskee Toimittaja antaa Valitaan myyjärekisteristä Imuroituu myyjärekisteristä Ohjelma laskee Imuroituu tuotetiedoista Imuroituu toimittajatiedoista Imuroituu toimittajatiedoista AGENTUURI 39

40 Toimitusten seuranta on edellisten alapuolella: Vasemmalla ovat riviotsakkeet: Nimet Order Delivery 1 Delivery 2 Delivery 3 Deficit Cut Selvennys Tilaus Toimitus 1 Toimitus 2 Toimitus 3 Vaje Vähennys Miten tehty Imuroitu Syötetään Syötetään Syötetään Ohjelma laskee Jos tilaukseen tulee muutos, se korjataan tähän Sarakeotsakkeet ovat seuraavat: Nimet Quantity Total Weight Volume Day of delivery Delivered Comissions Billing Invoiced inv. nr Selvennys Määrä Hinta yhteensä Paino yhteensä Tilavuus yhteensä Toimituspäivä Toimitettu Provisiot Maksatus Laskutettu Laskunumero Miten tehty Syötetään Ohjelma laskee Ohjelma laskee Ohjelma laskee Syötetään Ruksataan Ohjelma laskee Ohjelma laskee Ohjelma laskee Ohjelma laskee AGENTUURI 40

41 Toimintopainikkeet ovat seuraavat: Tekee ensimmäisen tuoterivin Tekee seuraavan tuoterivin Poistaa tuoterivin Noukitaan tiedot Etsii tietueet, joissa tieto on sama kuin annettu Näyttää kaikki Tulostaa myynnit Tulostaa provisiot Tulostaa laskut (Ei käytössä) Laskutus (Erityistoiminne ei vakio) Näyttää laskun Siirtyy päävalikkoon Lähetetty Painikkeiden toiminnot ovat seuraavat First Next Delete Pick up Find Show all Print sales Ennen painamista tehdään laskupohja ja kopioidaan sen numero. Tehdään seuraavat tuoterivit, jotka ohjelma numeroi Poista tuoterivi Noukkiminen, jolla täydennetään tuoterivin tiedot Etsi kaikista riveistä annettujen valintojen mukaiset rivit Näyttää kaikki tuoterivit Tulostaa myynnit (Kts. seuraava sivu) Print comission Tulostaa provisiot (Kts sivu 33) Invoising Invoices Order Siirtyy laskulomakkeelle Menu Avaa päävalikon AGENTUURI 41

42 10.1. Tulosta myynti Painikkeella tulee esille kysely: Valintana ovat: jako asiakkaittain, toimittajittain tai aikajärjestyksessä. Seuraavaksi tulee tämän näköinen kysely: Valintana ovat: kaikki, toimitetut tai toimittamattomat. Ohjelma kysyy seuraavaksi aikarajoja: Seuraavaksi ohjelma kysyy kirjoittimen asetuksia: AGENTUURI 42

43 Tulostusasetuksissa pitää tarkistaa, että tulostus on Record being browsed. Tuloste on näkyvissä esikatselutilassa: AGENTUURI 43

44 10.2. Tulosta provisiot Painikkeella tulee esille kysely: Valintana ovat: kaikki, toimitetut tai toimittamattomat. Ohjelma kysyy seuraavaksi aikarajoja: Seuraavaksi ohjelma kysyy kirjoittimen asetuksia: AGENTUURI 44

45 Tulostusasetuksissa pitää tarkistaa, että tulostus on Record being browsed. Tuloste esikatselutilassa: AGENTUURI 45

46 10.3. Lajittelu Jos tiedostot halutaan lajitella, se tapahtuu ylhäällä valintapalkin lajittelunäppäintä painamalla. Esille tulee lajitteluikkuna: Tästä ikkunasta valitaan haluttu tieto, jota käytetään lajittelukriteerinä. Tiedot on lueteltu vasemmanpuoleisessa ikkunassa. Ikkunasta on valittu Tilausnumero, jolloin näppäimen >>Move>> teksti näkyy tummalla. Samalla valitaan lajittelujärjestys alhaalla olevan pistevalinnan avulla. Ylimmäinen tarkoittaa lajittelua aakkosjärjestyksessä a:sta ö:hön ja numeroita pienestä isoon. Keskimmäisessä saadaan lajittelu aakkosissa väärinpäin ja numeroissa isoimmasta AGENTUURI 46

47 pienimpään. Alimmaisella voidaan ohjelmoida joku tietty lajittelujärjestys esimerkiksi olemassa olevan luettelon mukainen. Esimerkissämme on tilausnumero valittu kasvavassa järjestyksessä. lajittelu tapahtuu painamalla näppäintä Sort Etsi Etsi-komennolla voidaan etsiä kaikki ne tietueet, joissa ensimmäinen toimituserä on Kyseinen tieto syötetään ao. ruutuun. Painettaessa vasemmalla olevaa näppäintä Find, ohjelma etsii kaikki ne tietueet, joiden ensimmäinen toimituspäivä on : AGENTUURI 47

48 Esimerkissämme niitä löytyi yksi, mikä näkyy vasemmalla: Found 1. Symbol-näppäimen takaa löytyy tarkentimia, joilla voidaan valita esimerkiksi kaikki ne, joiden toimituspäivä on ennen tiettyä päivää. Palauta kaikki-näppäimellä saadaan piilotetut takaisin. Tulosta luettelo-näppäimellä saadaan tilausluettelo toimitusjärjestyksessä esille esikatselutilassa.. Painamalla vasemmalla näppäintä Continue ohjelma tulostaa ko. luettelon VIHJE! Etsi-napin avulla kannattaa ensin valita esimerkiksi yhden asiakkaan tai toimittajan tilaukset ja tulostaa ne omana ryhmänään. Tällöin säästetään paperia ja tiedot on helpompi löytää AGENTUURI 48

49 11. TIEDONSIIRTO Valittaessa päävalikosta Data Exchange, avautuu seuraava näkymä: Vasemmalla ovat lähtevät tiedot ja oikealla vastaanotettavat: New orders New prod.lines New suppliers New products New customers Uudet tilaukset Uudet tilaustuotteet (tuoterivit) Uudet toimittajat Uudet tuotteet uudet asiakkaat Alimpana on -tietue, johon kirjoitetaan vastaanottajan -osoite AGENTUURI 49

50 11.1. Tietojen lähetys Ensin valitaan, mitkä tiedot lähetetään ja ne ruksataan: Sen jälkeen painetaan nappiia SEND. Esille tulee kysymys: Vastattaessa Cancel, toimito peruuntuu ja OK lähetys alkaa. Mikäli uutta tietoa ei ole, tulee esiin seuraava valikko: Tällöin on painettava nappia Continue, jolloin ohjelma jatkaa muiden kohtien kanssa AGENTUURI 50

51 Jokaisesta erillisestä kohteesta lähtee oma sähköpostinsa: Otsakkeessa on kunkin tiedon nimi. Kuvassa ORDERS - tilaukset. Viimeiseksi ohjelma tiedustelee, onko kaikki kunnossa. Painamalla OK tag painiketta, ohjelma ruksaa lähetetyt, eikä lähetä niitä toistamiseen. Cancel-painikkeella tiedot jäävät talteen: Lähetettyjä tiedostoja voi käydä tutkimassa painamalla kyseisen ryhmän nimeä: AGENTUURI 51

52 Tiedon kuljetuskontti tulee näkyviin: Tällä toiminteella voidaan helposti tarkastella, mitä on lähetetty Vastaanotto Vastaanotto tapahtuu Eudora-sähköpostiohjelman avulla, jossa maaäritellään vastaanottokansioksi (cache) Agentuurin kansio Receivebox. Huomattava liitteiden tuhoamisien asetukset, joiden täytyy olla kuten yllä AGENTUURI 52

53 Liitteiden boksi määrätään alla olevan mukaisesti Agentuurin receivebox. HUOM! Liitteet (kontit) hävitetään samanaikaisetsi, kun varsinainen on siirretty pois roskakorista. Vastaanotto tapahtuu valitsemalla tarvittavat ruksit ja painamalla painiketta Receive: AGENTUURI 53

54 12. DUPLIKAATIT Lähetyskonttien käsittelyssä voi tapahtua, että tietokantojen tiedot monistuvat. Tällöin voidaan asia korjata päävalikon painikkella Check Duplicates: Esille tulee näyttö: Ruksataan haluttu tietokanta ja painetaan nappia TEST AGENTUURI 54

55 Ohjelma tiedustelee: Pinettaessa OK ohjelma etsii mahdolliset duplikaatit. Mikäli niitä ei ole, tulee näyttöön tiedotus: Tämän jälkeen kannattaa painaa npiniketta Continue. Koska yhtään duplikaattia ei löytynyt, täytyy seuraavaksi painaa painiketta Palauta kaikki. Jos duplikaatteja on löytynyt, näyttää vasen yläkulma tämän näköiseltä: Found (löydetty) 14 kpl. Ne on sortattu järjestykseen, jossa duplikaatit ovat peräkkäin, mikä helpottaa poistamista AGENTUURI 55

56 13. VALUUTAT Päävalikon Valuutat-painikkeella saadaan esiin seuraava ikkuna: Rekisterissä on valmiina 41 valuuttaa.käytettyjen valuuttojen vaihtokurssi on viikottain tarkastettava ja tarvittaessa muutettava AGENTUURI 56

57 14. ASIAKASRAPORTTI Asiakasraportti on myyjän asiakaskäyntien rekisteri, jonka syöttölomake on seuraavan näköinen: Rekisterissä on seuraavat tietokentät: Company Person Phone Address ZIP City Salesman Date Propositions To do Offer Apdx1 Apdx10 Yrityksen nimi Henkilön nimi Henkilön puhelinnumero Henkilön sähköpostiosoite Osoite Postinumero Paikkakunta Myyjä Päiväys, jonka ohjelma tekee automaattisesti Keskustelun aiheet Tehtävät Tarjottava Liitteet Tähän voidaan tuoda linkit esim. tarjouksista, muistioista, piirustuksista jne AGENTUURI 57

58 Painikkeet ovat seuraavat: Uusi raportti Poista raportti Lajittele raportti Etsi Näytä kaikki Tulosta Päävalikko AGENTUURI 58