Laukaan kunta PL Laukaa TARJOUSPYYNTÖ KOPIOKONEIDEN TOIMITTAMISESTA

Transkriptio

1 Laukaan kunta PL Laukaa TARJOUSPYYNTÖ KOPIOKONEIDEN TOIMITTAMISESTA

2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo 1 Tarjouspyyntö 2 Liite 1, Tarjouslomake 5 Liite 2, Tarjottavien kopiokoneiden luokitus ja tekniset ja toiminnalliset vaatimukset 11 Liite 3, Arviointiperusteet ja painoarvot 13 Liite 4, Sopimusluonnos 17 Liite 5, Laukaan kunnan tietotekniikkahankintojen yleiset sopimusehdot 21 Liite 6, Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994) 37

3 Laukaan kunta TARJOUSPYYNTÖ PL Laukaa KOPIOKONEIDEN TOIMITTAMINEN Laukaan kunta on yli asukkaan kasvava kunta Jyväskylän seutukunnalla. Laukaan kunnassa siirrytään keskitettyyn kopiokoneiden hankintaan. Tästä syystä pyydämme tarjousta kopiokoneiden toimittamisesta seuraavasti: Nykytilan kuvaus Haluttu ratkaisu Sopimuskausi Hankintamäärät Laukaan kunnassa ovat osastot ja toimipaikat hankkineet kopiokoneet itsenäisesti. Tästä on aiheutunut kirjavuutta laitekannassa, hankintatavoissa sekä sopimuksissa. Näistä syistä olemme päätyneet kopiokoneiden keskitettyyn hankintaan. Hankintayksikkönä toimii Laukaan kunnan taloushallinnon alainen atk-yksikkö. Pyrimme puitesopimukseen yhden toimittajan kanssa, joka kykenee toimittamaan vaatimusten mukaisesti kaikkien luokkien kopiokoneet samanmerkkisinä sekä niiden huoltosopimukset. Olemme luokitelleet kopiokoneet neljään (4) luokkaan nopeuden mukaan. Pyydämme ratkaisustanne kokonaistarjousta luokittain. Laitteiden luokitus ja tekniset ja toiminnalliset vaatimukset on esitetty liitteessä 2, Tarjottavien kopiokoneiden luokitus ja tekniset ja toiminnalliset vaatimukset. 48 kuukautta Arvioidut hankintamäärät luokittain sopimuskaudella Luokka 1 Luokka 2 Luokka 3 Luokka kpl 3 5 kpl 1 2 kpl 1 kpl Edellä olevat määrät ovat tämän hetken parhaan ymmärryksen mukaisia arvioita, eivätkä siten ole Laukaan kuntaa sitovia esim. taloudellisen tilanteen ja / tai olosuhteiden muuttuessa. Noudatettavat sopimusehdot Tarjouksissa ja hankinnassa noudatettavat ehdot: - Tämä tarjouspyyntö liitteineen (liitteet 1 3) - Sopimusluonnos (liite 4) - Laukaan kunnan tietotekniikkahankintojen yleiset sopimusehdot (liite 5) - Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994, liite 6) Muita sopimusehtoja ei hyväksytä. Mikäli tarjoaja vaatii muiden sopimusehtojen noudattamista, tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja se hylätään. Tarjouspyyntöasiakirjat Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa saakka. Tarjouspyyntöasiakirjoja voi pyytää puhelinnumerosta (014) ja puhelinnumerosta Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa myös Laukaan kunnan verkkosivuilta ositteesta 2

4 Tarjoukset Tarjoukset tulee toimittaa oheisella tarjouslomakkeella (liite 1, Tarjouslomake ), jonka tarjoaja täyttää liitteessä olevien ohjeiden mukaisesti ja toimittaa tarjouslomakkeessa mainittuine liiteasiakirjoineen suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo osoitteella: Laukaan kunta Kirjaamo PL Laukaa Kuoreen merkintä: Tarjous: Kopiokoneet Lisätiedot Atk-suunnittelija Jarmo Pasanen PL 6, Laukaa Sähköposti: jarmo.pasanen@laukaa.fi Puh. (014) , gsm Tiedustelut mieluimmin sähköpostitse. Sähköpostitse lähetettyihin tiedusteluihin vastataan alkaen Puhelimitse tiedusteluja voi esittää välisenä aikana arkipäivisin klo Kaikki tiedustelut kirjataan ja tiedustelujen yhteenveto vastauksineen lähetetään kaikille tarjouspyyntöasiakirjat saaneille sähköpostitse. Toimittajan valinta Osatarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset Hinnat Tarjousten voimassaolo Tarjouskilpailun voittaa se tarjoaja, joka kykenee toimittamaan kaikkien luokkien kopiokoneita saman merkkisinä kokonaistaloudellisesti edullisimmin. Arviointiperusteet painoarvoineen on esitetty liitteessä 3, Arviointiperusteet ja painoarvot. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi esittää eri vaihtoehtoja vaatimukset täyttävistä kopiokoneista, mutta tällöin jokainen vaihtoehtoinen tarjous on toimitettava omalla tarjouslomakkeellaan. Kaikki hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa. Tarjousten tulee olla voimassa vähintään saakka Tarjousten vertailu ja päätökset Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjoukset avataan ja vertaillaan ja päätös toimittajan valinnasta tehdään mahdollisimman nopeasti tarjousajan päätyttyä. Mikäli kaksi tai useampi tarjous katsotaan vertailun jälkeen samanarvoisiksi, tarjousten järjestys ratkaistaan arvalla. Hankintasopimus kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen toimittajan kanssa tehdään mahdollisimman pikaisesti sen jälkeen, kun päätös on saanut lainvoiman. Tarjousasiakirjoihin sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Mikäli tarjoaja haluaa pitää jonkun / jotkin asian / asiat salassa liike- ja ammattisalaisuuden perusteella, tulee nämä asiat esittää omana asiakirjanaan, jonka tarjoaja selkeästi merkitsee salaiseksi. Tarjouksen hinta ei voi kuitenkaan olla salassa pidettävä asia. Lopullisen päätöksen asiakirjojen salassapidosta tekee Laukaan kunta. Tarjoajaa koskevat selvitykset Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa liitteenä tarjouslomakkeessa (liite 1) määritellyt selvitysasiakirjat. Mikäli joku asiakirja puuttuu tarjouksesta, on tarjoajan selvitettävä luotettavasti puutteen syy, muussa tapauksessa tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Selvityksiä ei käytetä tarjouksien edullisuutta arvioitaessa, vaan arvioitaessa tarjoajan taloudellisia ja teknisiä valmiuksia toimittaa pyydetty palvelu sekä arvioitaessa tarjoajan toiminnan lainmukaisuutta. Mikäli tarjoaja 3

5 perustellusti suljetaan pois tarjouskilpailusta näiden selvitysten perusteella, siitä ilmoitetaan tarjoajalle. Ilmoitukseen liitetään valitusosoite, johon tarjoaja voi valittaa mikäli katsoo tulleensa pois suljetuksi väärin perustein. Tarjoajan hylkäysperusteet Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos: - tarjoaja on konkurssissa tai keskeyttänyt liiketoimintansa tai sille on vahvistettu esim. velkajärjestely - vireillä on tarjoajaa koskeva konkurssi- tai velkajärjestelymenettely, velkasaneerausohjelman vahvistamismenettely tai hakemus yhtiön purkamiseksi - tarjoaja on päätetty asettaa selvitystilaan - tarjoaja on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta - tarjoaja on ammattinsa harjoittamisessa syyllistynyt vakavaan virheeseen - tarjoaja on laiminlyönyt verojen tai sosiaalimaksujen suorittamisen - tarjoaja on syyllistynyt olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankkijalle tietoja - tarjoajalla ei ole teknisiä tai taloudellisia edellytyksiä toimittaa pyydettyä palvelua - tarjous on hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen, mikäli poikkeuksellisen alhaista hintaa ei ole riittävästi perusteltu - tarjous ei ole tarjouspyynnön ehtojen mukainen (puuttuu esim. pyydettyjä selvitysasiakirjoja) Laukaan kunta pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset mm. kalleuden tai muuttuneiden olosuhteiden vuoksi. Tässä tapauksessa pyritään järjestämään tarvittaessa uusi tarjouskilpailu karsituin ehdoin. Mikäli yhtäkään hyväksyttävää tarjousta ei ole saatu, voidaan tarjoajien kanssa siirtyä neuvottelumenettelyyn. Tarjousten kieli Muut ehdot Kaikki tarjousten materiaali, johon tarjoaja haluaa vedota, tulee toimittaa suomenkielisenä pois lukien rahoituksen ja taloudellisen tilanteen selvitysasiakirjat (tarjouksen liitteet 6 8). Kilpailussa noudatetaan avointa menettelyä. Tähän hankintaan sovelletaan aikaisemmin mainittuja ehtoja sekä lakia julkisista hankinnoista (1505/1992), asetusta kynnysarvot ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä rakennusurakoista (380/1998) ja lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä muita mahdollisia lakeja ja asetuksia, mitkä sääntelevät julkisia hankintoja. Asetuksen 380/1999 mukainen hankintailmoitus kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on lähetetty Tieto tarjouskilpailusta löytyy myös Laukaan kunnan verkkosivuilta osoitteesta Laukaassa Esko Koliseva Kunnanjohtaja Erkki Nurminen Talousjohtaja LIITTEET 1. Tarjouslomake 2. Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset 3. Arviointiperusteet ja painoarvot 4. Sopimusluonnos 5. Laukaan kunnan tietotekniikkahankintojen yleiset sopimusehdot 6. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994) 4

6 Laukaan kunta Liite 1 PL Laukaa Tarjouslomake KOPIOKONEET Tarjoajan tiedot Yrityksen nimi Y-tunnus Lähiosoite Postitoimipaikka Yhteyshenkilö Yhteyshenkilön puhelin nro. Yhteyshenkilön sähköposti Selvitysasiakirjat Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa yhteydessä seuraavat asiakirjat: Yleiset asiakirjat ja lakisääteiset maksut Rahoitus ja taloudellinen tilanne Liite nro Asiakirja Toimitettu 2 Enintään kolme kuukautta vanha kaupparekisteriote 3 Toimivaltaisen viranomaisen todistus lakisääteisten sosiaaliturvamaksujen ja verojen maksamisesta 4 Enintään kolme kuukautta vanha verovelkatodistus 5 Enintään kolme kuukautta vanha todistus maksetuista työeläkemaksuista 6 Tuloslaskelmat kolmelta viimeiseltä vuodelta 7 Taseet kolmelta viimeiseltä vuodelta 8 Toimintakertomukset kolmelta viimeiseltä vuodelta Tekninen suorituskyky 9 Luettelo viimeksi kuluneen kolmen vuoden tärkeimmistä vastaavista toimituksista Suomessa yhteystietoineen 10 Selvitys, miltä osin tarjoaja aikoo käyttää toimitukseen alihankkijoita 11 Lista mahdollisista alihankkijoista yhteystietoineen Muut asiakirjat 12 Luokan 4 laitteen suomenkielinen käyttöohje Mikäli tarjoaja aikoo käyttää toimituksessa alihankkijoita (mm. tytäryhtiöitä), edellä mainitut asiakirjat tulee toimittaa myös alihankkijoiden osalta pois lukien rahoituksen ja taloudellisen tilanteen asiakirjat. Selvitysasiakirjoja käytetään arvioitaessa tarjoajan taloudellisia ja teknisiä valmiuksia toimittaa pyydetty palvelu sekä arvioitaessa tarjoajan toiminnan lainmukaisuutta. Mikäli Laukaan kunta katsoo että tarjoaja ei täytä näiden selvitysten mukaan taloudellisia, teknisiä tai laillisia edellytyksiä toimituksen suorittamiseksi, tästä ilmoitetaan tarjoajalle. Tarjoaja voi ilmoituksen saatuaan täydentää tarjoustaan siltä osin, mikä katsotaan vaillinaiseksi. 5

7 Tarjoaja täyttää. Eri kohtien tarkemmat selitykset ovat liitteissä 2, Tarjottavien kopiokoneiden luokitus ja tekniset ja toiminnalliset vaatimukset ja 3, Arviointiperusteet ja painoarvot. Tarjoaja voi tarjota eri vaihtoehtoja, mutta jokaisen vaihtoehdon tarjoamiseen on käytettävä omaa kopiota tarjouslomakkeesta ja eri vaihtoehtojen lukumäärät on ilmoitettava alla olevassa yhteenvedossa. Pakottavasta syystä voidaan selvityksissä käyttää erillisiä liitteitä, mutta jokainen liite on numeroitava ja asianomaisessa kohdassa on ilmoitettava liitteen numero. Yhteenveto tarjouslomakkeista ja muista asiakirjoista Luokan 1 laitteiden tarjouksia kpl Luokan 2 laitteiden tarjouksia kpl Luokan 3 laitteiden tarjouksia kpl Luokan 4 laitteiden tarjouksia kpl Luokan 4 laitteiden käyttöohjeita kpl Laitteiden teknisiä kuvauksia kpl Muita liitteitä kpl (erittely, mitä liitteitä) Tällä lomakkeella tarjottavat laitteet: Merkki Malli Nimellisnopeus siv/min Luokka 1 Luokka 2 Luokka 3 Luokka 4 Vaaditut pakolliset ominaisuudet kaikille luokille (tarkemmat selitykset liitteessä 2) Merkitään Kyllä jos laite täyttää vaatimuksen, Ei jos vaatimus ei täyty. Mikäli johonkin pakollisten ominaisuuksien kohtaan on merkitty Ei, tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja siitä syystä tarjous tullaan hylkäämään. Huomatkaa, että osatarjouksia ei hyväksytä. Näiden ominaisuuksien tulee sisältyä tarjoushintaan, eli jos ominaisuus on maksullinen, tulee ominaisuuden hinta sisällyttää laitteen tarjoushintaan. Viitattaessa paperikapasiteetteihin käytetään A4 / 80 g/m2 paperilla ilmoitettavia arvoja, ellei erikseen muuta mainita. Luokka 1 Luokka 2 Luokka 3 Luokka 4 Verkko 10/100BaseT TCP/IP tuki Novell NDPS-tuki Tarkkuus min. 600 dpi Arkistokelpoisuus Alkuperäisten syöttölaite Lajittelija Nitoja Paperialusta min 500 arkkia Digitaalinen toiminta Suomenkielinen paneeli Ajurit suomenkieliset Tuetut käyttöjärjestelmät: Windows 2000 ja XP Kaksipuoleisuus Zoomaus A3-koko Scannausominaisuus Hallinta verkon kautta Asennus ja testaus Mahdollisuus seuraaviin lisälaitteisiin: - lisäpaperialusta(t) EI vaadita luokassa 1 - osastolaskurit EI vaadita luokassa 1 - rajaton lajittelija EI vaadita luokassa 1 6

8 Luokan 4 laitteelta vaaditaan edellisten lisäksi seuraavat pakolliset ominaisuudet (tarkemmat selitykset liitteessä 2) Merkitään Kyllä jos laite täyttää vaatimuksen, Ei jos vaatimus ei täyty. Mikäli johonkin pakollisten ominaisuuksien kohtaan on merkitty Ei, tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen ja siitä syystä tarjous tullaan hylkäämään. Huomatkaa, että osatarjouksia ei hyväksytä. Näiden ominaisuuksien tulee sisältyä tarjoushintaan, eli jos ominaisuus on maksullinen, tulee ominaisuuden hinta sisällyttää laitteen tarjoushintaan. Viitattaessa paperikapasiteetteihin käytetään A4 / 80 g/m2 paperilla ilmoitettavia arvoja, ellei erikseen muuta mainita. Luokan 4 laitteen lisävaatimukset Maksimikäyttö noin arkkia kuukaudessa Erillinen A3 paperialusta Paperialustat 4000 arkkia Automaattinen alustan vaihto Etu / takakansiajot Työn ohjelmallinen työstö Töiden tallennus Osastolaskutusmittarit, hinnoittelu ja raportointi Originaalien syöttölaite min 250 arkkia Originaalien materiaalit g/m2 Luovutusvaihtoehdot: Ei nidottuna: Ei lajittelua Rajaton lajittelu Nidottuna: Lajittelematon Rajaton lajittelu Lyhyelle sivulle 1 niitti Lyhyelle sivulle 2 niittiä Pitkälle sivulle 1 niitti Pitkälle sivulle 2 niittiä Vihkonidonta Töiden suojaus asiatonta käyttöä vastaan Seuraavassa taulukossa tarjoaja esittelee kokonaispalvelunsa. Näitä ominaisuuksia käytetään arvioitaessa tarjoajan kokonaispalvelun laatua Tarjoajan kokonaispalvelu Palveluketjun kuvaus ympäristönäkökohtineen Referenssit Vastaavat toimitukset yksityiselle sektorille Vastaavat toimitukset julkishallinnolle Sertifikaatit Huoltosopimuksien laskutus Mittarilukemien ilmoitus ja seuranta Muut seikat, jotka tarjoaja haluaa tuoda esille 7

9 Seuraaviin taulukoihin tarjoaja merkitsee ao. ominaisuudet tarjoamistaan laitteista. Näitä ominaisuuksia käytetään vertailtaessa eri tarjoajien laitteita. Mikäli ominaisuutta ei ole merkitään ao. kohtaan Ei. Mikäli ominaisuus on saatavissa maksullisin lisälaittein tai lisäominaisuuksin, siitä tarjoaja laittaa merkinnän ao. kohtaan ja ilmoittaa Hinnat -osiossa ko. laitteen tai ominaisuuden hinnan. Yhteensopivuus nykyiseen ympäristöön Tulostuspalvelimen tyyppi TCP/IP tuki LDAP-tuki Ohjauspaneelin kielet Tulostusajureiden kielet Ajureiden tuetut käyttöjärjestelmät Scannaus sähköpostiin Scannaus verkkopalvelimen levylle Laitteiden hallinta verkon kautta Luokka 1 Luokka 2 Luokka 3 Luokka 4 Tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet Yleiset ominaisuudet Suositeltu käyttö kopiota / kk Virrankulutus: virransäästötilassa täydessä toiminnassa Lämmönkehitys Melutasot: Tyhjäkäynnillä Täydessä toiminnassa Ympäristövaatimukset Käytettävyysprosentti MTBF Käyttöikä tulostemääränä Malliston uusiutumisaika Yleiset käyttöominaisuudet Lämpenemisaika: Kylmäkäynnistyksestä Virransäästötilasta Ensimmäinen kopio / tuloste virransäästötilasta Ensimmäinen kopio / tuloste toimintatilasta Uudelleenkäynnistysaika Opastus tukostilanteessa Väriaineen riittävyys Syöttöalustan kapasiteetti Originaalien materiaalit Vakio paperikapasiteetti Maksimi paperikapasiteetti Ohisyöttöalustan kapasiteetti Painomateriaalit ja paksuudet (kalvot, tarrat jne.) Luovutusvaihtoehdot vakiona - lisälaittein Nidontavaihtoehdot vakiona - lisälaittein Käyttäjän suoritettavat toimenpiteet Moniajo (mm. scannaus tulostuksen aikana) Maksimi nidontapaksuus Maksimi vihkonidontapaksuus Muuta mitä tarjoaja haluaa tuoda esille Luokka 1 Luokka 2 Luokka 3 Luokka 4 8

10 Seuraavaan taulukkoon tarjoaja merkitsee laitteiden tulostus- ja kopio-ominaisuudet, scannausominaisuudet, huolto-, tuki- ja koulutusominaisuudet. Lisäksi tarjoaja merkitsee kaikkien luokkien muut tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet, mitä tarjoaja haluaa tuoda esiin. Lopuksi tarjoaja merkitsee luokan 4 laitteiden ominaisuuksista oman näkemyksensä Tulostus- ja kopioominaisuudet Kopionopeus 1-puolinen Kopionopeus 2-puolinen Tulostusnopeus 1-puol. Tulostusnopeus 2-puol. Max. tulostusresoluutio Zoom: min - max Vaaleus tummuussäätö Kontrastisäädöt Terävyyssäädöt Yksi kaksipuoleisuus: 1-puolisesta 1-puolinen 1-puolisista 2-puolinen 2-puolisesta 2-puolinen 2-puolisesta 1-puoliset Reunaton tuloste / kopio Ajurien saatavuus (CD, web) Luokka 1 Luokka 2 Luokka 3 Luokka 4 Scannausominaisuudet Scannausnopeus, kpl/min Scannausresoluutiot Scannaus tiedostoon / sähköpostiin LDAP-tuki (Domino) Tiedostomuodot scannauksessa Huolto, tuki ja koulutus Vasteajat Huoltohenkilökunnan määrä: Suomessa JKL:n talousalueella Tukipalvelut: Käyttäjille Pääkäyttäjille Ostajan tekniselle tuelle Laitteen koulutus Huollon raportointi Muut tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet Lisäksi luokan 4 laitteen arviointikriteerejä Ohjelmiston ominaisuudet Laitteen helppokäyttöisyys Käyttökoulutus Muiden kokemukset Saatavana olevat lisälaitteet ja -ominaisuudet Muut tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet

11 Seuraavaan taulukoon tarjoaja merkitsee hinnat euroina ilman arvonlisäveroa Hinnat Luokka 1 Luokka 2 Luokka 3 Luokka 4 Laitteen hinta vaadituilla ominaisuuksilla Lisälaitteiden hinnat - lisälaite 1 - lisälaite 2 - lisälaite n Ohjelmistojen hinnat - työasema-ajurit - muut tarvittavat ohjelmat Koulutusten hinnat Hintojen tarkistusperiaatteet sopimuskaudella Huoltosopimushinta /painopinta Hinnantarkistusperiaatteet Huoltosopimus sisältää Huoltosopimus ei sisällä Seuraavaan taulukkoon tarjoaja merkitsee laitteiden tietoturvaominaisuudet Tietoturvaominaisuudet Salaiset tulosteet Tallennuslaitteen tyhjennys Vaitiolovelvollisuudet Käyttäjätunnistus scannatessa Muut tietoturvaominaisuudet Luokka 1 Luokka 2 Luokka 3 Luokka 4 Allekirjoitus Vakuutan, että minulla on oikeus yrityksen nimissä tehdä tämä tarjous Allekirjoitus Nimen selvennys Asema yrityksessä 10

12 Laukaan kunta LIITE 2 PL Laukaa Tarjottavien kopiokoneiden luokitus ja tekniset ja toiminnalliset vaatimukset Luokitus Luokka Nopeus painopintaa / min (noin) Minimivaatimukset Jokaisen tarjottavan laitteen tulee täyttää seuraavat vaatimukset. Mikäli vaatimusten täyttämiseksi laitteeseen tarvitaan lisävarusteita, ohjelmistoja, asennustyötä tms. tulee näiden sisältyä laitteen tarjoushintaan. Viitattaessa paperikapasiteetteihin käytetään A4 / 80 g/m2 paperilla ilmoitettavia arvoja, ellei erikseen muuta mainita. Kaikki laitteet tulee voida asentaa 10/100BaseT -verkkoon tulostimeksi tarjottavalla kokoonpanolla (mahdolliset tarvittavat lisälaitteet ja -ohjelmistot tulee sisältyä tarjoukseen) Laitteiden tulee tukea verkossa ainakin TCP/IP protokollaa Laitteiden tulee tukea Novell NDPS tulostusta Paras tulostustarkkuus vähintään 600 dpi Kaikki tarjottavat laitteet tulee olla hyväksytty pysyvästi säilytettävän asiakirjan valmistamiseen (ArkistoL 831/ ), lausunnot tulee toimittaa tarjouksen liitteinä Laitteissa tulee olla alkuperäisten syöttölaite, lajittelija ja nitoja Laitteiden paperialustoille tulee mahtua vähintään 500 arkkia Laitteiden tulee olla digitaalisia Laitteiden ohjauspaneelin ja tulostusajureiden tulee olla suomenkieliset Laitteiden tulostusajureiden tulee tukea seuraavia käyttöjärjestelmiä: Windows 2000 / XP Laitteiden tulee tulostaa ja kopioida haluttaessa kaksi puoleisesti Laitteissa tulee olla pienennys- ja suurennusmahdollisuus Laitteiden tulee tulostaa ja kopioida myös A3-kokoa Laitteilla tulee voida scannata alkuperäinen joko sähköpostiin tai tiedostoon verkkopalvelimen levylle Laitteita tulee voida hallita TCP/IP verkon kautta (työjonot, virheilmoitukset, laitteen seuranta muuten) Laite tulee olla luovutettaessa täydellisessä käyttökunnossa ja testattuna sijoituspaikassaan Laitteiden tulee olla uusia Luokan 4 laitteen tulee täyttää edellisten lisäksi seuraavat vaatimukset: Kuukausittainen maksimikäyttö vähintään noin arkkia Erillinen paperialusta A3-paperille Paperialustojen yhteinen kapasiteetti vähintään noin 4000 arkkia Automaattinen paperialustan vaihto alustan tyhjentyessä (A4) Laitteella tulee voida ajaa erilliseltä paperialustalta vähintään etu / takakansi Laitteella tulee voida ohjelmallisesti työstää kopiotyötä, esim. järjestää sivut uudelleen, liittää useampi työ yhdeksi jne. Työt tulee voida tallentaa ja tallennettu työ on voitava tulostaa tarvittaessa Laitteessa tai ohjelmistossa tulee olla osastolaskutusmittarit hinnoitteluineen ja raportointeineen Originaalien syöttölaitteeseen tulee mahtua vähintään 250 arkkia Originaalien syöttölaitteen tulee voida käsitellä materiaalit g/m2, A4 / A3 11

13 Vaaditut luovutusvaihtoehdot ei nidottuna lajittelematon rajaton lajittelu nidottuna lajittelematon rajaton lajittelu lyhyelle sivulle yksi niitti / kaksi niittiä pitkälle sivulle yksi niitti / kaksi niittiä vihkonidonta Laitteeseen talletetut työt tulee voida suojata jollakin tekniikalla asiatonta pääsyä vastaan (salasana tms. tekniikka) Lisälaitteet Luokan 2 ja 3 laitteissa tulee olla mahdollisuus seuraaviin lisälaitteisiin Lisäpaperialustat Osastolaskuri Rajaton lajittelija Lisäksi Laitteiden huoltosopimukset tulee laskuttaa yhdellä laskulla, kuitenkin laitekohtaisesti eriteltynä Mikäli kirjallisten tarjouksien perusteella suoritetun vertailun jälkeen Laukaan kunta katsoo tarpeelliseksi lopullisen järjestyksen aikaansaamiseksi tutustua lähemmin laitteiden käyttöominaisuuksiin, toimittajan on järjestettävä Laukaan kunnan edustajille mahdollisuus tutustua tarjottujen laitteiden käyttöön. 12

14 Laukaan kunta LIITE 3 PL Laukaa Arviointiperusteet ja painoarvot Tarjousten arvioinnissa käytetään seuraavia tärkeysjärjestyksessä olevia arviointiperusteita, joihin tarjoajan tulee esittää selvitys ratkaisustaan liitteessä 1 Tarjouslomake näiden ohjeiden mukaisesti: - Tarjoajan kokonaispalvelu (painoarvo 20) - Yhteensopivuus olemassa olevaan laite- ja järjestelmäympäristöön (painoarvo 20) - Tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet (painoarvo 20) - Hinta ja hintojen tarkistusperiaatteet sopimuskaudella (painoarvo 15) - Huoltosopimushinta (painoarvo 15) - Tietoturvaominaisuudet (painoarvo 10) Tarjouksen maksimipistemäärä on 100 pistettä. Arviointiperustekohdan paras saa ko. kohdan maksimipisteet, muut suhteessa parhaaseen. Eniten pisteitä eri arviointikohdista yhteensä saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Pisteet lasketaan kymmenesosan tarkkuudella käyttäen normaaleja matemaattisia pyöristyssääntöjä. Paremmuuden arvioinnissa Laukaan kunta voi tarvittaessa käyttää myös ulkopuolista apua (konsulttia). Viitattaessa paperikapasiteetteihin käytetään A4 / 80 g/m2 paperilla ilmoitettavia arvoja, ellei erikseen muuta mainita. Sulkeissa on ilmoitettu vertailuperusteet. Arviointiperusteiden selitykset: Tarjoajan kokonaispalvelu Kokonaispalvelun arvioinnissa arvioidaan tarjoajan ilmoittamat vastaavat toimitukset yksityiselle ja julkiselle sektorille Suomessa, ilmoitetut muut referenssit sekä tarjoajalle myönnetyt laatu- yms. sertifikaatit. (Toimitusten määrä, myönnetyt sertifikaatit (laatu, määrä)) Millainen on tarjoajan palveluketju huomioon ottaen myös ympäristönäkökohdat tuotteen valmistuksesta tuotteen poistamiseen. (Palveluketjun kattavuus, ympäristösertifikaatit) Lisäksi arviointiin vaikuttaa se, miten huoltosopimuksien mittarilukemien ilmoittaminen ja seuranta on järjestetty (esim. www-sovellus, automaattinen mittarinluku tms.). Laskutuksen arviointiin vaikuttaa mm. se, onko toimittajalla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. (Seurannasta ja ilmoittamisesta aiheutuva työmäärä: enemmän automatisoitu parempi, mahdollisuus sähköiseen laskutukseen parempi) Tarjoajan on toimitettava kuvaus palveluista tarjouksen liitteenä. Yhteensopivuus olemassa olevaan laite- ja järjestelmäympäristöön Laukaan kunnan tietotekninen ympäristö on tällä hetkellä seuraava: Laukaassa on pääasiassa kytkentäinen ethernet-verkko, joka on jaettu virtuaalisiin paikallisverkkoihin (VLAN). VLANit on erotettu toisistaan palomuurilla. Verkkoprotokollana on ainoastaan TCP/IP. Käytössämme on useampi TCP/IP C-luokka. Verkkokäyttöjärjestelminä on Novell NetWare 6.5 ja Microsoftin Domain- ja AD-järjestelmät. LDAP-palvelimena toimii tällä hetkellä Lotus Notes / Domino R6.5.3 palvelin. Tulostusjonopalvelimina käytetään Novell NetWare 6.5, Windows NT 4.0 SP6 ja HP PrintServer Appliance palvelimia. Työasemien käyttöjärjestelminä on Microsoft Windows 95 / 98 / NT 4.0 / 2000 / XP Professional. Olemme kuitenkin luopumassa muista työasemien käyttöjärjestelmistä kuin Win 2000 Pro / Win XP Pro. Olemme vuoden 2005 aikana ottamassa käyttöön myös Novell ZenWorks järjestelmän. 13

15 Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa selvitys miten tarjottavat laitteet sopivat olemassa olevaan laite- ja järjestelmäympäristöön. Mikäli tarjoajalla on tiedossaan laitteidensa toimituksia samantyyppisiin ympäristöihin, tarjoaja voi halutessaan merkitä nämä toimitukset erikseen referensseissä. Näitä samantyyppisiin ympäristöihin tehtyjä toimituksia painotetaan enemmän kuin muita referenssejä. (Suurempi sopivuus nykyiseen ympäristöön parempi) Tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet Tarjoajan on ilmoitettava tarjottavan tuotteen tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet, vähintään seuraavat: Yleiset ominaisuudet - keskimääräinen kuukausittainen suositeltu kopio / tulostemäärä (tarkoitukseen sopiva) - laitteen virrankulutus virransäästötilassa ja täydessä toiminnassa (pienempi parempi) - laitteen lämmönkehitys (pienempi parempi) - melutaso tyhjäkäynnillä ja täydessä toiminnassa (pienempi parempi) - ympäristövaatimukset (vaadittu lattiapinta-ala kokonaisuudessaan, muut ympäristölle asetettavat vaatimukset (sähkönsyöttö, lämpö, kosteus yms.)) - odotettavissa oleva käytettävyysprosentti (isompi parempi) - keskimääräinen vikaantumisväli (MTBF) (pitempi parempi) - odotettavissa oleva käyttöikä (tulostemäärä kpl) (isompi parempi) - odotettavissa oleva malliston uusiutumisaika kuukautta (pitempi elinkaari parempi) Yleiset käyttöominaisuudet - lämpenemisaika (kylmäkäynnistys ja virransäästötila) (nopeampi parempi) - ensimmäisen kopion / tulosteen tulostusaika virransäästötilasta (nopeampi parempi) - ensimmäisen kopion / tulosteen tulostusaika toimintatilasta (nopeampi parempi) - uudelleenkäynnistysaika (nopeampi parempi) - millainen opastus laitteessa on virhetilanteiden selvitykseen (suomenkielisyys, vaiheittainen opastus paneelissa parempi) - väriaineen riittävyys ennen väriaineen lisäämistä 5 % peitolla, painopintaa (suurempi parempi) - originaalien syöttöalustan kapasiteetti (suurempi parempi) - käytettävät originaalien materiaalit (paksuus) (suurempi skaala parempi) - vakio paperialustan kapasiteetti (A4 / A3) (suurempi parempi) - maksimi paperialustojen kapasiteetti (A4 / A3) (suurempi parempi) - ohisyöttöalustan kapasiteetti (suurempi parempi) - käytettävien painomateriaalien materiaalit ja paksuudet (kalvot, tarrat yms) (suurempi valikoima ja skaala parempi) - luovutusvaihtoehdot (myös lisälaittein, esim. lajittelu, vihkot jne) (suurempi valikoima parempi) - nidontavaihtoehdot (suurempi valikoima parempi) - mitä huolto, säätö yms. toimenpiteitä käyttäjä voi / saa / pitää tehdä (arviointi työn sujuvuuden kannalta) - miten ns. moniajo onnistuu (esim. kopiointi tai scannaus laitteen työjonoon tulostustyön aikana) (useampi yhtäaikainen työ parempi) - maksimi nidontapaksuus arkkia (suurempi parempi) - maksimi vihkon nidontapaksuus (suurempi parempi) Tulostus- ja kopio-ominaisuudet - kopio- ja tulostusnopeus (suurempi parempi) - maksimi resoluutio (suurempi parempi) - zoomauskyky (minimi maksimi %) (suurempi skaala parempi) - säädöt: - vaaleus tummuus (suurempi skaala parempi) - kontrasti (suurempi skaala parempi) - terävyys (suurempi parempi) - yksi kaksipuolisuus (useampi vaihtoehto parempi) - 1-puolisesta 1-puolinen - 1-puolisesta 2-puolinen - 2-puolisisesta 2-puolinen - 2-puolisesta 1-puoliset - reunaton tuloste; kuinka lähelle paperin reunaa voi tulostaa (pienempi parempi) - työasema-ajuri: tuetut käyttöjärjestelmät ja saatavuus (esim. web, CD) (useampi saatavuuslähde parempi) Scannausominaisuudet - scannausnopeus, pintaa / min (suurempi parempi) - scannausresoluutiot (suurempi skaala parempi) - scannaus tiedostoon verkkopalvelimen levylle / suoraan sähköpostiin (useampi vaihtoehto parempi) 14

16 - mahdollisuus käyttää Laukaan kunnan LDAP-hakemistopalvelua autentikointiin ja vastaanottajan osoitteen hakemiseen sähköpostiin scannatessa (jos onnistuu, parempi) - mitä tiedostomuotoja scannaus tukee (esim..pdf,.tiff,.jpg jne.) (useampi vaihtoehto parempi) Huolto, tuki ja koulutus - huollon nopeus ilman eri sopimuksia (vasteaika) (nopeampi parempi) - huoltohenkilökunnan kokonaismäärä Suomessa ja Jyväskylän talousalueella (suurempi parempi) - miten tukipalvelut on järjestetty käyttäjille ja pääkäyttäjille sekä ostajan tekniselle tuella (tukipalvelujen sisältö ja saatavuus) - miten laitteen käytön ja hallinnan koulutus on järjestetty (koulutuksen laajuus (laajempi parempi) ja hinta (halvempi parempi)) - miten ja milloin huolto raportoi (raportoinnin sisältö (laajempi parempi) ja raportointiväli (useammin parempi)) Muut tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet mitä tarjoaja haluaa tuoda esiin (arviointi ominaisuuden mukaan tapauskohtaisesti) Lisäksi luokan 4 laitteen arviointikriteereinä käytetään seuraavia ominaisuuksia: - ohjelmiston helppokäyttöisyys (käyttäjän subjektiivinen näkemys käyttöohjeiden perusteella, tarvittaessa tarjoajan on järjestettävä mahdollisuus tutustua laitteen käyttöön käytännössä) - ohjelmiston monipuolisuus (useampi toiminto parempi) - laitteen käytön helppous (käyttäjän subjektiivinen näkemys käyttöohjeiden perusteella, tarvittaessa tarjoajan on järjestettävä mahdollisuus tutustua laitteen käyttöön käytännössä) - käyttökoulutus (koulutuksen laajuus parempi, halvempi hinta parempi) - referenssikäyttäjien kokemukset laitteistosta ja toimittajasta (subjektiivinen näkemys) - saatavana olevat lisälaitteet ja -ominaisuudet ja niiden hinnat (jälkikäsittely, luovutusvaihtoehdot, paperialustat, ohisyöttöyksiköt, ohjelmistot jne.) (useampi parempi, halvempi hinta parempi) - muut tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet mitä tarjoaja haluaa tuoda esiin (arviointi ominaisuuden mukaan tapauskohtaisesti) Hinta ja hinnan tarkistusperiaatteet sopimuskaudella Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa tämänhetkinen hinta ja esityksensä hintojen tarkistusperiaatteista esim. laitekannan tai muun hintoihin vaikuttavan seikan muuttuessa. Hinnan tulee kattaa sellainen laitekokoonpano ohjelmistoineen ja laiteasennuksineen, joka vastaa laitteille asetettuja vähimmäisvaatimuksia (Liite 1, Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset). Lisäksi tarjoajan tulee ilmoittaa lisälaitteiden ja ominaisuuksien (lisäpaperialustat, ohisyöttölaitteet, jälkikäsittelylaitteet, luovutusvaihtoehdot jne.) ja käyttökoulutuksen hinnat, mikäli ne eivät sisälly laitteen hintaan. Samoin mikäli työasemassa vaaditaan töiden muokkaamisessa tai tulostuksessa maksullisia ohjelmia, tulee näiden ohjelmien hinta ilmoittaa. Jos esim. tulostusajuri on maksullinen, vertailussa ajurin hinta kerrotaan työasemamäärällä. (halvempi hinta parempi, hinnantarkistusperiaatteissa otettu huomioon myös hintaa alentavat seikat sekä hinnoittelun avoimuus parempi) Huoltosopimushinta ja huoltosopimushinnan tarkistusperiaatteet sopimuskaudella Laitteiden huoltosopimushinta /painopinta, mitkä tarvikkeet ja työt huoltosopimushinta sisältää ja mitä ei, huoltosopimushintaan sisältymättömien tarvikkeiden, töiden ja esim. kilometrikustannusten hinta (ei paperia, mutta esim. nidontatarvikkeet yms.). Huoltosopimushintaan kuulumattomien tarvikkeiden kulutus arvioidaan ja lisätään vertailuhintaan. Tarjoajan on ilmoitettava myös huoltosopimushinnan tarkistusperiaatteet. (halvempi hinta parempi, hinnantarkistusperiaatteissa otettu huomioon myös hintaa alentavat seikat sekä hinnoittelun avoimuus parempi) Tietoturvaominaisuudet Miten laitteen tietoturvaominaisuudet on toteutettu, esim. - salaiset tulosteet (esim. jonkinlainen PIN-koodijärjestelmä tms.) (varmempi järjestelmä parempi, halvempi hinta parempi) 15

17 - mikäli laite on varustettu kovalevyllä tms. tallennuslaitteella, miten sen suojaus / tyhjennys on järjestetty mm. laitteen käytöstä poistamisen yhteydessä tai paljonko kovalevy tms. tallennuslaite maksaa mikäli Ostaja lunastaa sen itselleen laitteen poiston yhteydessä (varmempi järjestelmä parempi, halvempi hinta parempi) - miten tarjoajan henkilökunnan vaitiolovelvollisuus on järjestetty (varmempi järjestelmä parempi) - käyttäjätunnistus scannauksessa (LDAP:in käyttö parempi) - muut mahdolliset tietoturvaominaisuudet (varmempi ominaisuus parempi, halvempi hinta parempi) 16

18 HANKINTASOPIMUS KOPIOKONEIDEN TOIMITTAMISESTA LAUKAAN KUNTA TOIMITTAJA 17

19 Laukaan kunta HANKINTASOPIMUS (luonnos) PL Laukaa xx.xx.xxxx KOPIOKONEIDEN TOIMITTAMINEN Sopimusosapuolet Ostaja Toimittaja Laukaan kunta Nimi Laukaantie14 Lähiosoite PL 6 Postitoimipaikka Laukaa Y-tunnus Y-tunnus Sopimuksen kohde Tällä sopimuksella Toimittaja sitoutuu toimittamaan Ostajalle tämän sopimuksen mukaisesti liitteessä 1 määriteltyjä kopiokoneita ja palveluja. Toimittaja takaa, että tämän sopimuksen perusteella toimitettavat tuotteet täyttävät kaikki Suomen viranomaisten kyseessä oleville laitteille ja palveluille määrittämät vaatimukset. Sopimusasiakirjat Tähän sopimukseen kuuluvat seuraavat liitteet: 1. Toimituksen sisältö ja hinnat 2. Laukaan kunnan tietotekniikkahankintojen yleiset sopimusehdot erityisehtoineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994) 4. Ostajan yhteyshenkilöt 5. Toimittajan yhteyshenkilöt Mikäli eroavaisuuksia tämän sopimuksen ja sen liitteiden välillä ilmenee, pätee sopimuksen sanamuoto ja sen jälkeen liitteet yllä mainitussa järjestyksessä. Muutokset sopimukseen Sopimuksen siirtäminen Muutokset ja lisäykset tähän sopimukseen tai sen liitteisiin tehdään molempien osapuolten allekirjoittamalla lisäsopimuksella. Mikäli lisäsopimuksella muutetaan alkuperäistä sopimusta tai sen liitteitä, tulee lisäsopimukseen merkitä mitä kohtaa alkuperäisessä sopimuksessa tai liitteessä muutetaan. Mikäli tulee useampia lisäsopimuksia, pätee niistä se, joka on päivätty viimeksi. Osapuolilla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Kuitenkin jos Toimittajan liikkeen omistussuhteissa tapahtuu muutos, Toimittaja voi siirtää tämän sopimuksen sellaisenaan uudelle omistajalle, jonka tulee ottaa sopimusvelvoitteet sellaisenaan vastaan. Siirtämisestä on ilmoitettava Ostajalle kirjallisesti vähintään kuusi kuukautta ennen siirtoa. Tällaisessa tapauksessa Ostajalla on oikeus irtisanoa sopimus kolmen kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuskausi Referenssi 48 kuukautta. Tämä sopimus astuu voimaan xx.xx.xxxx. Toimittaja voi käyttää Ostajaa referenssinä myynnissä ja markkinoinnissa. Ostajalle on ilmoitettava tapauskohtaisesti milloin ja missä yhteydessä referenssiä käytetään. Mikäli Ostaja katsoo, että referenssin käyttö ei ole suotavaa jossain tapauksessa, Ostaja ilmoittaa siitä Toimittajalle. Yksityiskohtaisempien asioiden julkiseen käyttöön tarvitaan kuitenkin Ostajan kirjallinen hyväksyntä. 18

20 Tilaus- ja toimitusmenettely Tilaus tehdään kirjallisesti tai sähköpostitse Toimittajan määrittelemälle yhteyshenkilölle. Toimitusaika sovitaan tilauskohtaisesti. Toimituksen viivästyessä sovitusta sovelletaan sopimusehtoja. Tilauksia voivat suorittaa liitteessä 4 määritellyt henkilöt. Toimitusehto Laskutus ja maksuehdot Vapaasti tilauksessa mainittuun sijoituspaikkaan Laukaan kunnan alueella. Maksut tapahtuvat laskua vastaan hyväksytyn toimituksen jälkeen. Huoltosopimuksista aiheutuneet maksut laskutetaan laskutusjaksoittain yhdellä laskulla jossa on laitteet eriteltyinä. Kaikkien laskujen maksuaika on 21 pv netto. Maksujen viivästyessä Toimittaja on oikeutettu perimään korkoa viivästyneelle määrälle Suomen Pankin kulloinkin vahvistaman viivästyskoron mukaan. Hinnantarkistusmenettely Ylivoimainen este Hinnantarkistusmenettely kuvataan liitteessä 1, Toimituksen sisältö ja hinnat. Ylivoimaiseksi esteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen tekemisen jälkeen sattunut seikka, kuten sota, kapina, liikekannallepano taikka vastaavaa suuruusluokkaa olevat odottamattomat sotilaskutsunnat, pakko-otto, takavarikko, valuuttarajoitukset, tuonti- ja vientikielto, luonnonmullistus, yleinen liikenteen tai energianjakelun keskeytys, laajahko työselkkaus tai tulipalo taikka muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä epätavallinen syy, joka ei ole ollut sopijapuolten tiedossa tai joka estää tai tekee mahdottomaksi sopimukseen perustuvien velvoitusten täyttämisen. Ylivoimaisen esteen olemassaolosta on annettava viranomaisen todistus tai muu, sopijapuolten yhdessä luotettavaksi toteama selvitys. Sopijaosapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole viipymättä antanut siitä kirjallista ilmoitusta tiedon saatuaan. Alihankkijalla olevaa ylivoimaista estettä ei ole pidettävä toimittajan ylivoimaisena esteenä. Yhteistyö ja yhteyshenkilöt Toimittaja ja Ostaja ovat velvoitettuja tiedottamaan toisilleen asioista, jotka voivat vaikuttaa sopimuksen määrittelemien velvoitteiden toteuttamiseen. Toimittaja ja Ostaja määrittelevät yhteyshenkilöt, jotka seuraavat sopimuksen toteutumista puolivuosittain tai tarpeen vaatiessa järjestettävissä seurantakokouksissa. Toimittaja määrittelee yhdyshenkilöt, joihin Ostaja voi ottaa yhteyttä tilaus-, laskutus- tai sopimusasioissa. Yhdyshenkilöt määritellään liitteissä 4 ja 5. Mikäli yhdyshenkilöt muuttuvat tämän sopimuksen voimassaoloaikana, tulee muutoksesta ilmoittaa toiselle osapuolelle heti, kun tieto muutoksesta on saatavilla. Sopimuksen purkaminen Ostajalla on oikeus purkaa sopimus, jos toimitus viivästyy muista kuin ylivoimaisesta esteestä johtuvista syistä yli 10 viikkoa tai jos Toimittaja toistuvasti laiminlyö sopimuksen mukaiset velvoitteet. Vastaavasti Toimittajalla on oikeus purkaa sopimus, jos Ostaja toistuvasti laiminlyö sopimuksen mukaiset velvoitteet. Yllä mainittu sopimuksen purkaminen ei vähennä sopimusosapuolten oikeuksia ja velvoitteita, jotka ovat syntyneet siihen mennessä tapahtuneiden toimitusten ja suoritusten perusteella. 19