EmvHost Online - Käyttöohje. 1 Toimintaperiaate

Transkriptio

1 1 Toimintaperiaate EmvHost Online -palvelu kokoaa ketjun maksupisteiltä kertyvän tilitysinformaation taloushallinnon käyttöön. Palvelun avulla ketju voi seurata keskitetysti yritysryhmien tai yksittäisten myymälöiden korttitapahtumien kertymistä maksupäätteiltä ja näiden tapahtumien tilittämistä. Palvelu auttaa tehostamaan kassanhallinnan suunnittelua ja tarjoaa työkaluja tilitysten, avointen saatavien ja provisioiden seurantaan. Tapahtumaeriä ja tilityksiä voidaan tarkastella yksittäisen myymälän, yrityksen tai konsernin tasolla. Tapahtumatasolla korttimaksuja voidaan tarkastella joko erien sisällä tai yksittäisten tapahtumien haun kautta. Maksupäätteillä vastaanotetut tapahtumat siirretään pankkiin ja luottokorttiyhtiöille maksupäätteiden asennustavasta riippuen joko pääte- tai myymäläkohtaisesti. Siirron yhteydessä tapahtumiin liittyvä aineistotieto (mm. arkistoviite, summa, maksutapa, erätieto) tallentuu palvelun tietokantaan. Korttinumerosta näytetään korkeintaan kuusi ensimmäistä ja/tai neljä viimeistä numeroa. Yksittäinen korttitapahtuma on jäljitettävissä esim. arkistoviitteen avulla. Taloushallinto voi tarkastella aineistoja suoraan www-raportoinnin kautta tai tiedot voidaan ladata yrityksen omiin järjestelmiin käsiteltäviksi edelleen. Palvelun kautta on nähtävissä mm. seuraavat tiedot: Yksittäisessä myymälässä tai ketjussa vastaanotettujen tapahtumien korttityypit ja summat (eräraportti) Kassapiste jossa tapahtumat on vastaanotettu (korttitapahtumatilastot) Mitkä tapahtumat/arkistoviitteet on välitetty missäkin erässä (korttitapahtumalista) Avoimien saatavien määrä nyt tai tiettynä päivänä menneisyydessä (eräraportti) Onko tapahtuma tai erä maksettu tilille vai edelleen avoin saatava (eräraportti, korttitapahtumalista)* Mikä oli tilityksen jälkeen toteutunut provisio (eräraportti)* *) Edellyttää viitemaksutiedoston lataamista palveluun

2 2 Käyttöönotto Nets Oy:n maksupäätteet toimittavat automaattisesti tietoja vastaanotetuista aineistoista EmvHost Online palveluun. Kaikki tapahtumat ovat tarkasteltavissa takautuvasti vähintään kaksi vuotta. Käyttäjille luodaan tilauksesta EmvHost Online -tunnukset, joihin on liitetty yritykseen/konserniin kuuluvat toimipisteet. Tunnuksia voidaan toimittaa myös yksittäisiin toimipisteisiin rajoitetuilla käyttöoikeuksilla, jolloin esim. franchising -yrittäjät voivat tarkastella vain omien toimipisteidensä tapahtumia. Käyttöoikeuksien rajaaminen tapahtuu palvelutunnusten perusteella. Mikäli yrityksellä/konsernilla on useampi palvelutunnus, voidaan oikeuksia rajata koskemaan tiettyä palvelutunnusta. Edellytyksenä on kuitenkin se, että palvelutunnuksen ensimmäiset yhdeksän numeroa ovat toisistaan poikkeavat. Mikäli palvelutunnukset eroavat toisistaan ainoastaan viimeisten kolmen numeron osalta, käyttöoikeuksia ei voida rajata palvelutunnuskohtaisesti. Tunnusten avaus tapahtuu maksupäätetilauksen yhteydessä tai myöhemmin maksupäätetuen kautta erikseen muutosilmoituslomakkeella tilattuna. Tapahtumien tilitystietojen täydentämiseksi (saatavat, provisiot) tulee palveluun ladata pankin toimittama saapuvien viitemaksujen aineisto (kts. toiminto Lähetä viitemaksutiedosto). Viitemaksutiedosto sisältää korttitilityksien viitetiedot ja sen pohjalta EmvHost Online -palveluun päivitetään tilille saapuneiden tilityksien tilanne. EmvHost Online -palvelu suodattaa aineistosta pois muut kuin korttimaksuihin liittyvät viitetapahtumat, joten viitemaksutiedostossa voi olla myös muita viiteaineistoja. Täytyy kuitenkin varmistaa ettei mikään muu järjestelmä tuota samanlaisia viitenumeroja, jotka voisivat haitata tilitysten kohdistamista. Mikäli viitetietoja pankin suorittamista tilityksistä ei ole käytettävissä, näytetään kaikki tapahtumat avoimina saatavina. Nämä avoimet saatavat on myös mahdollista kuitata manuaalisesti maksetuiksi käyttäjän toimesta. Korttimaksuerät täytyy lähettää pankkiin viitteellisinä, jotta automaattinen erien kohdistus on käytettävissä. Jos tapahtumaeriä lähetetään viitteettöminä, niitä ei pystytä kohdistamaan, sillä kohdistus tapahtuu aineiston viitenumeron perusteella. Tapahtumien tilittäjän kanssa on myös sovittava, että tapahtumat tilitetään aineiston viitenumeron mukaan (ns. EMV-viite) eikä tilittäjän omalla viitteellä. Aikaisemmin käytössä olleen työasemalle asennettavan EmvHost Viewerin käyttäjät voivat siirtää vanhaan järjestelmään kerääntyneet historiatiedot palveluun (kts. toiminto Lähetä EmvHost.dat). Siirron yhteydessä tulee tarkistaa mitä kautta viiteaineistot tuotiin vanhaan palveluun, ja tehdä tarvittavat muutokset järjestelmiin, jotta saapuva viiteaineisto voidaan jatkossa tuoda suoraan EmvHost Online -palveluun. 2/11

3 3 Käyttöliittymä 3.1 Konsernipuu Päänäkymän vasemmassa laidassa näkyvä konsernirakenne muodostuu automaattisesti kun päätteet/myymälät lähettävät tapahtumia palveluun. Jaotteluperusteena toimivat päätteiden/myymälöiden palvelutunnukset. Voit nimetä palvelutunnukset esim. myymälän selkokielisellä nimellä, mikäli käyttäjätunnuksellasi on yrityksen ylläpitäjän oikeudet. Uudelleennimeäminen tapahtuu käyttämällä listan yläpuolella oikealla näkyvää kynäpainiketta. Laajenna-painike avaa kaikki hierarkiatasot ja näyttää koko konsernin tiedot. Päivitä-painike päivittää listalla tapahtuneet muutokset, esim. myymälänimien muutokset. Jokaisessa näkymässä voidaan rajata haluttu tarkastelun kohde konsernipuusta (esim. myymälä tai yritys) klikkaamalla sitä, jolloin valinta vaikuttaa kaikkiin päänäkymän raportteihin. Jos halutaan tarkastella koko konsernia, valitaan ylin taso ja vastaavasti vain yritystä tai myymälää tarkasteltaessa kyseinen taso. 3.2 Eräraportti Eräraportti näyttää lähetetyt tapahtumat erittäin jaoteltuna. Tiedot päivittyvät, kun pääte/myymälä on lähettänyt tapahtumat ja ne on onnistuneesti välitetty eteenpäin. Palvelu ei näytä tapahtumia heti kun ne on vastaanotettu päätteellä, vaan vasta kun ne on siirretty tilittäjän prosessoitavaksi. Tapahtumat näkyvät avoimina saatavina siihen asti, kunnes pankista saatava viitemaksutiedosto on tuotu palveluun valikon Tiedosto > Lähetä viitemaksutiedosto kautta tai automatisoituna erillisellä sovelluksella. Tiedot tapahtumien tilityksistä ja provisioista tulevat näkyviin noin tunnin viiveellä viitemaksutiedoston lähetyksestä. 3/11

4 Ylälaidan valinnoilla kohdistetaan tarkastelu avoimiin saataviin, provisioihin tai tilityksiin (mikäli pankin viiteaineisto maksetuista tapahtumista on käytettävissä). Tarkastelu voidaan tehdä eräkohtaisesti tai korttiyhtiöittäin. Aikavälivalinnalla valitaan näkymään haluttuina ajankohtina luodut erät. On kuitenkin huomioitava, että itse erä voi sisältää luontipäiväystään vanhempia korttitapahtumia. Syitä tähän ovat esimerkiksi seuraavat: Erämuodostusta ei ole tehty joka päivä, joten erässä on luontipäivänsä lisäksi usean edeltävän päivän tapahtumia Verkkoyhteyden vika on tilapäisesti estänyt tapahtumien lähettämisen, joten tapahtumat on saatu käsittelyyn myöhemmin ja tulevat mukaan seuraavaan erään Kaikki valinnat, kuten aikaväli tai tarkasteluun valittu toimipiste, tulee vahvistaa painamalla Päivitä-painiketta; vasta tämän jälkeen näkymä päivittyy valintaa vastaavaksi. Aikavälin liukupainikkeella voidaan rajata tarkasteluun haluttu aika vuorokaudesta milloin eriä on lähetetty. Valinta on käyttökelpoinen, mikäli järjestelmät lähettävät aineistonsa tiettyinä aikoina ja halutaan tarkastella vain niitä. Oletuksena tarkastellaan kaikkia vuorokauden ajankohtia. Eräraportissa näytetään korttierät niiden luomispäivän mukaisesti, joten kyseinen erä voi sisältää myös aikaisempina päivinä vastaanotettuja korttitapahtumia riippuen siitä milloin kyseinen erä on luotu. 4/11

5 Tarkastellaksesi tiettynä ajankohtana vastaanotettuja korttitapahtumia, avaa Korttitapahtumatilastot-välilehti, jossa päivämäärärajaus voidaan kohdistaa korttitapahtumien ajankohtaan. Kaksoisklikkaamalla haluttua erää saadaan näkyviin yksittäisen erän sisältämät korttitapahtumat ja niiden tarkemmat tiedot, kuten esim. arkistoviitteet. Arkistoviitteen kautta voidaan yhdistää yksittäinen kassatapahtuma ja maksusuoritus (kassajärjestelmä tallentaa arkistoviitteen). Korttinumerot näytetään tässäkin näkymässä osin peitettyinä. Vastaanotettaessa tapahtumia useissa valuutoissa voidaan tapahtumat erotella myös valuutan perusteella. Valinta tapahtuu valuuttalistasta ja se vaikuttaa kaikkiin raportteihin. Kaikissa raporteissa voidaan valita sarakkeiden esittämä tietosisältö otsikkorivin sarakkeen oikean reunan nuolipainikkeen alta. Valinnat tallentuvat selaimeen evästeinä, joten evästeiden tallennus tulee olla sallittu selaimen yksityisyysasetuksista. 3.3 Korttitapahtumatilastot 5/11

6 Voit katsoa tilastotietoja tapahtumista kassapisteittäin, korttityypeittäin tai korttiyhtiöittäin. Korttitapahtumatilasto raportoi tapahtumat vastaanottohetkeen perustuen (vrt. eräraportti, joka perustuu korttierän luomisajankohtaan). Kaikkiin tilastoihin lasketaan myös keskimääräinen ostossumma. 3.4 Etsi korttitapahtuma Voit hakea tiettyä korttitapahtumaa seuraavin hakuehdoin. Paina ehtojen syöttämisen jälkeen alalaidan Etsipainiketta suorittaaksesi haun. Korttinumeron osa (vain 6 ensimmäistä tai 6 ensimmäistä ja neljä viimeistä numeroa) Korttinumero maskattuna X-merkillä (esim XXXX9270) Aikaväli Maksun summa Arkistoviite Työasematunnus 6/11

7 4 Valikkotoiminnot 4.1 Ohjelma valikko Kieli Käyttöliittymän kieleksi voidaan valita suomi, ruotsi tai englanti Vaihda salasana Vaihtaa kirjautuneen käyttäjän salasanan Ilmoita virheestä Lähettää havaitsemastasi virheestä virheraportin ylläpitoon Lopeta Lopettaa istunnon ja kirjaa ulos palvelusta 4.2 Tiedosto valikko Lähetä viitemaksutiedosto Lähetä haluamasi yrityksen viitemaksutiedosto, joka sisältää korttitilityksien viitetiedot. Tiedoston voi tyypillisesti noutaa pankista erillisellä pankkiyhteysohjelmalla tai verkkopankin kautta. Kun tiedosto on lähetetty EmvHostiin, päivittyvät tapahtumien tilitys- ja provisiotiedot. EmvHost suodattaa automaattisesti aineistosta muut kuin korttimaksuihin liittyvät viitetapahtumat, eivätkä ylimääräiset viitesuoritusrivit tiedostossa yleensä haittaa. Viitemaksuaineistosta käyttämättä jääneitä tietoja ei palauteta takaisin, kun aineisto on luettu. 7/11

8 Lataa korttitapahtumatiedosto Lataa työasemallesi EmvHostin tietosisältö CSV-muodossa. Voit ladata kaikki noutamattomat tiedot tai halutun aikavälin tiedot. Noutamattomien eli uusimpien erien nouto on käyttäjätunnuskohtainen eikä aineistojen nouto toisella tunnuksella näin ollen vaikuta muihin yrityksen tietojen käyttäjiin. Voit myös tilata CSV -tiedoston sähköpostiisi halutulla raportointitiheydellä. Korttitapahtumatiedoston voi myös ladata automaattisesti erillisellä Nets Oy:n EmvHostOnlineClient sovelluksella. Korttitapahtumien lataaminen tiedostona Korttitapahtumien tilaaminen sähköpostiin Lähetä EmvHost.dat -tiedosto Mikäli käytit aiemmin työasemalle asennettavaa EmvHost Viewer sovellusta, voit tuoda siihen kertyneet historiatiedot EmvHost Onlineen lähettämällä datakansiosta löytyvän EmvHost.dat tiedoston palveluun. 8/11

9 Poista eriä Voit poistaa halutun erän, esim. testierän, tiedot listauksesta kokonaan. Toiminto on käytettävissä vain kun jokin erä on valittu. Merkitse erä maksetuksi Tällä toiminnolla erä voidaan merkitä maksetuksi, vaikka pankin kuittausta ei olisikaan saatu sähköisesti. Toiminto on käytettävissä vain kun jokin erä on valittu. 9/11

10 5 Usein kysyttyjä kysymyksiä Miten päivämäärät määräytyvät EmvHost Onlinessa? Erälistauksessa päivämäärä- ja aikarajaus kohdistuu erän luomispäivämäärään, ei siihen miltä ajalta kyseiset erät sisältävät tapahtumia. Korttitapahtumatilastoissa päivämäärä- ja aikarajaus kohdistuu korttitapahtuman päivämäärään. Korttitapahtumaraportissa näkyvät vain sillä hetkellä palvelussa olevat tapahtumat ja erät. Jos kaikkia tapahtumia/eriä ei ole vielä siirretty päätteeltä tai niitä ei ole vielä siirretty tilittäjälle prosessoitavaksi, niin raportilla eivät näy kaikki tapahtumat/erät. Esim. haettaessa 22. päivän tapahtumia 23. päivän aamulla, raportilla ei välttämättä ole kaikkia 22. päivän tapahtumia, koska kaikkia 22. päivän tapahtumaeriä ei ollut vielä lähetetty. Näkeekö korttitapahtumista erikseen Debit ja Credit sekä Electron -kortit? Nykyisellään järjestelmä ei erottele tapahtumia toisistaan, mutta kyseiset tapahtumat välitetään kukin omassa erässään, joiden kautta ne voidaan erottaa. Näkeekö korttitapahtumista erikseen Lounaskortilla tehdyt tapahtumat? Nykyisellään järjestelmä ei erottele Lounaskortin tapahtumia, mutta kyseiset tapahtumat voidaan hakea korttinumeron alun perusteella. Lounaskortilla tehdyt tapahtumat näkyvät Visa Electron tapahtumien kanssa samassa erässä. Lounaskorttitapahtumat löytyvät tarkemmin eriteltynä Nets Oy:n verkkopalvelusta. Miksi päänäkymässä näkyy vain saatavia, ei maksettuja tai provisioita? Saapuvan viiteaineiston tiedosto tulee ensin tallentaa työasemallesi joko verkkopankin tai kolmannen osapuolen toimittaman pankkiyhteysohjelmiston kautta, ja lähettää EmvHostiin toiminnolla Tiedosto > Lähetä viitemaksutiedosto Lisätietoja viiteaineiston tallentamisesta saat pankkiyhteysohjelmistosi toimittajalta Miksi viiteaineistojen tuonti ohjelmistoon ei onnistunut? Pankin kanssa tulee olla voimassa sopimus viiteaineistopalvelusta kyseiselle palvelutunnukselle Tilittäjän kanssa tulee olla sovittu EMV -viitteellisen tilityksen käytöstä, ei viestillisen tai vakioviitteen tai muun vastaavan käytöstä Maksupääte tulee määritellä lähettämään maksuaineisto viitteellisenä Mistä saan lisäopastusta palvelun käyttämiseen? Nets Oy:n Maksupäätepalveluiden yhteystiedot ja palveluajat löydät osoitteesta 10/11

11 6 Tietoturvakuvaus EmvHost Online -verkkopalvelun käyttäminen edellyttää erillistä käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka Nets Oy toimittaa rekisteröityneille käyttäjille. Tietoliikenneyhteys on salattu käyttäjän selaimen ja järjestelmän välillä HTTPS-protokollalla ja vahvalla salausalgoritmilla. Järjestelmä tallentaa käyttäjän selaimeen evästetietoja, joilla käyttäjä tunnistetaan istunnon aikana. Istunto vanhenee automaattisesti 8 tunnin käyttämättömyyden jälkeen. Järjestelmään ei tallenneta eikä siinä käsitellä tai näytetä PCI-DSS:n alaista korttitietoa. Pankkisalaisuus rajoittaa Nets Oy:n hallussa olevien tietojen luovuttamista sivulliselle muutoin kuin sen yrityksen suostumuksella, jota tiedot koskevat tai lain edellyttämissä tapauksissa. 11/11