Henkilöstön edustajiin sovittiin palattavaksi ohjausryhmän kokouksen jälkeen.

Transkriptio

1 MUISTIO 1/2008 Hallintopalvelujen suunnitteluryhmä Aika: kello Paikka: Kaarinan kaupungintalo Läsnä: Pirkko Aalto kansliasihteeri Kaarinan kaupunki Päivi Antola hallintojohtaja Piikkiön kunta Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö Kaarinan kaupunki Kari Hölsö tietohallintopäällikkö Kaarinan kaupunki Pertti Koivisto talouspäällikkö Kaarinan-Piikkiön terveyskeskus Janne Lavén talousjohtaja Kaarinan kaupunki, saap. klo 8.37 Sinikka Valtonen henkilöstöpäällikkö Kaarinan kaupunki, poistui klo 8.50 Teräväinen Marja-Liisa henkilöstön edustaja, poistui klo Kokouksen avaus ja järjestäytyminen Valittiin suunnitteluryhmän puheenjohtajaksi PäiviAntola. Tämän kokouksen sihteeriksi valittiin Pirkko Aalto. Jatkossa sihteeriys tapahtuu vuoroperiaatteella, sukunimen mukaan aakkosjärjestyksessä. Henkilöstön edustajiin sovittiin palattavaksi ohjausryhmän kokouksen jälkeen. 2. Projektisuunnitelman läpikäynti Esitys: - Lähtötiedot o Päivitetään seuraavaan kokoukseen mennessä - Tiedossa olevien muutosten listaaminen o Täydennetään seuraavaan kokoukseen mennessä - Toimeksiannon hahmottaminen - Suunnittelussa huomioitavat tavoitteet o Täydennetään seuraavaan kokoukseen mennessä? - Suunnitteluryhmän kokoonpano o Edustuksellisuuden arviointi - Alatyöryhmien perustaminen o Perustetaan tarvittavat alatyöryhmät ja määritellään niille toimeksianto ja aikataulu - Ulkopuolisen tuen tarve o Keskustellaan, onko tarvetta ulkopuoliselle konsultoinnille - Henkilöstön osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistaminen o Keskustellaan, onko työsuunnitelmaan kirjatut toimenpiteet riittäviä???

2 - Projektin budjetointi o Keskustellaan projektin kuluista (erilliskulut?) Päätös: Käytiin projektisuunnitelma alustavasti läpi. Päivi täydentää projektisuunnitelmaa seuraavaan kokoukseen keskustelussa esille tulleiden asioiden osalta. Sovittiin, että seuraavaan kokoukseen päivitetään henkilöstölistaus sekä ruokapalveluiden keittiökartta ja ateriasuoritteet. Lisäksi sovittiin, että vastuualueittain listataan toimintaympäristön muutokset ja erityiset tavoitteet, mitä halutaan tuoda esille. Maaliskuun loppuun mennessä vastuualueittain selvitetään projektin edellyttämä mahdollinen lisämäärärahan tarve. Alatyöryhmä tässä vaiheessa sovittiin perustettavaksi ruokapalveluihin ja arkistotoimeen. Lisäksi perustettiin pysyvä tietohallinnon kehittämisryhmä. Talous- ja henkilöstöhallintoon ei tässä vaiheessa perusteta erillistä alatyöryhmää. Janne Lavén vastaa taloushallinnon projektin ja Sinikka Valtonen henkilöstöhallinnon projektin valmistelusta ja eteenpäinviemisestä. Projektivetäjät informoivat talous- ja henkilöstöhallinnon projektien etenemisestä jokaisessa hallintopalveluiden suunnitteluryhmän kokouksessa. Projektisuunnitelmaa käsitellään uudelleen seuraavassa kokouksessa. 3. Projektiaikataulun läpikäynti Esitys: - Tarkennetaan seuraavaan kokoukseen menneessä I-vaiheen vaatimia toimenpiteitä ja aikataulua - Sovitaan kokousajankohdat - Sovitaan vierailuajankohdat (valmistuskeittiöt, varasto) - Sovitaan tiedotus- ja keskustelutilaisuuksien ajankohdat, paikat Päätös: Kaarinan, Piikkiön ja terveyskeskuksen hallintopalveluiden toimialan koko henkilöstölle järjestetään yhteinen tiedotus- ja keskustelutilaisuus hallintopalveluiden suunnittelutyön etenemisestä. Tilaisuus järjestetään kello Hovirinnan koululla. Päivi välittää kutsun Piikkiön henkilöstölle, Pertti tk:n henkilöstölle. Kaarinan henkilöstöllä on jo tieto tilaisuudesta. Sovittiin, että Päivi tutustuu Kaarinan, Piikkiön ja tk:n valmistuskeittiöihin viikon 9 ja 10 aikana. Kari, Pirkko, Päivi ja Kaarinan palvelusihteerit tutustuvat Piikkiön yhteispalvelupisteen potentiaalisiin sijoittumispaikkoihin. Päivi järjestää vierailun (mukaan kutsutaan Tapio Manninen ja Pentti Tapio).

3 Sovittiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi perjantai 7.3. klo terveyskeskuksessa. Päivi tekee kalenterimerkinnät seuraavista kokouksista. Ryhmän nimeksi annettiin Halsu. Liitteenä on projektisuunnitelma ja aikataulu. 4. Seuraavan kokouksen asialista - Projektisuunnitelman hyväksyminen o Lähtötietojen kartoittaminen o Tiedossa olevien muutosten listaaminen o Suunnittelussa huomioitavat tavoitteet o I-vaiheen toimenpiteiden täydentäminen ja aikataulun täsmentäminen - Väliraportin 30.4 (organisaatiosuunnitelma) sisällysluettelon hyväksyminen (Päivi ja Janne valmistelevat) - Vastuualueiden määrittelyn käynnistäminen - Yksiköiden määrittelyn käynnistäminen - Vuoden 2008 aikana selvitettävät asiat/ listan päivitys - Osaprojektien tilannekatsaus Muistion laati, Pirkko A.

4 HALLINTOPALVELUT KAARINASSA ALKAEN PROJEKTISUUNNITELMA Versio 1.1

5 Sisällysluettelo: 1. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA Kuntaliitos Hallintopalveluiden nykytilanne Toimintaympäristön muutos/ tiedossa oleva muutokset Henkilöstön asema TOIMEKSIANTO Yhdistymissopimus Ohjausryhmän ohje HALLINTOPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISEN TAVOITTEET Hallinnon ja palveluiden järjestämissopimuksessa asetetut tavoitteet Hallinto- ja tukipalveluiden omat tavoitteet PROJEKTIN TEHTÄVÄT JA VAIHEISTUS Projektin päävaiheet Organisaatiosuunnitelma Toimialan henkilöstösuunnitelma Hallinto- ja tukipalveluiden talousarvioehdotus Palvelustrategian laadinta Tavoiteaikataulu ja väliraportointi PROJEKTIN ORGANISOINTI Suunnitteluryhmä Alatyöryhmät Ulkopuolinen tuki muutosprosessille Toimialaan tutustuminen TIEDOTTAMINEN, HENKILÖSTÖN OSALLISTUMIS- JA VAIKUTUSMAHDOLLISUUDET PROJEKTIN BUDJETTI Organisaatiosuunnitelma Toimialan henkilöstösuunnitelma Hallinto- ja tukipalveluiden talousarvioehdotus Palvelustrategian laadinta...9

6 1/11 PROJEKTISUUNNITELMA 1. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA 1.1. Kuntaliitos Kaarinan ja Piikkiön valtuustot ovat päättäneet esittää valtioneuvostolle mainittujen kuntien yhdistämistä Uuden kunnan väkiluku olisi tuolloin n asukasta Hallintopalveluiden nykytilanne Kaarinassa ja Piikkiössä keskitetyt hallintopalvelut tuottavat palveluja kunkin kunnan omalle organisaatiolle, kuntakonserniin kuuluvilla yhteisöillä on kullakin oma hallintohenkilöstönsä. Kaarinan ruokapalveluyksikkö tuottaa ruokapalvelut paitsi kaupungin yksiköille, myös muutamille kaupungin ulkopuolisille yksiköille, Piikkiössä ruokapalveluyksikkö palvelee pelkästään peruskuntaa ja sen eri yksiköitä. Kaarinan-Piikkiön terveyskeskus. Hallintopalvelut ja ruokapalvelut sijoittuvat kummassakin kunnassa hallinnollisesti kunnan/ kaupunginhallituksen alaisuuteen, kuntayhtymässä yhtymähallituksen alaisuuteen. Kaarinan kaupungissa henkilöstöasioiden käsittelyä varten on oma lautakuntansa, henkilöstölautakunta, Piikkiössä keskitettyjä henkilöstöasioita koskeva päätösvalta on kunnanhallituksella, kuntayhtymässä yhtymähallituksella. Myös maaseutuelinkeinojen hallintotehtävistä vastaa sekä Kaarinassa että Piikkiössä kaupungin-/ kunnanhallitus. Tarkasteltaessa kuntien virasto-organisaatiota voidaan todeta, että Kaarinassa hallintopalveluja johtaa hallintojohtaja ja hallintopalvelut jakaantuvat eri vastuualueisiin (kaupunginkanslia, taloushallinto, tietohallinto, ruokapalvelut, henkilöstöhallinto), jolle kullekin on nimetty oma esimiehensä/ vastuuhenkilönsä. Piikkiössä hallinto- osastoa johtaa hallintojohtaja ja osasto jakaantuu kolmeen vastuualueeseen, jolla kullakin on oma esimiehensä (yleishallinto, taloushallinto, ruokapalvelut). Terveyskeskuksessa Kaarinan kaupungissa, Piikkiön kunnassa ja Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuksessa hallinto- ja ruokapalveluissa työskentelee yhteensä 133 henkilöä (henkilötyövuosina laskettuna). Yli puolet heistä on ruokapalveluhenkilöstöä. Liite 1. nykyiset hallinto- ja tukipalveluiden henkilöstöorganisaatiot päivitetään selvitysvaiheen taulukko Kaarinan ja Piikkiön osalta, lisätään tk:n tiedot täydennetään henkilöstötaulukko (uusi) Liite 2. Palveluiden laajuuteen liittyviä tietoja (valmistuskeittiöiden lukumäärä ja ateriasuoritteet) lisätään tk:n tiedot

7 2/ Toimintaympäristön muutos/ tiedossa oleva muutokset Edunvalvonta siirtyy valtiolle ja osaksi oikeusaputoimistojen toimintaa vuonna Tämän hetkisen tiedon mukaan edunvalvontapalveluista vastaava henkilöstö ei tule siirtymään välittömästi vuodenvaihteen jälkeen uusiin toimipaikkoihin, vaan valtion aikomuksena on vuokrata toimitilat toiminnan nykyisiltä ylläpitäjiltä (esim. Kaarinan kaupungilta) siirtymäajaksi. Tällä hetkellä Kaarinan kaupunki vastaa paitsi kaarinalaisten, mutta myös piikkiöläisten ja sauvolaisten edunvalvontapalveluista. Edunvalvontatehtävissä työskentelee Kaarinassa 1,6 henkilöä. Turun seudulla käynnistyy yhteinen hankintayksikkö vuoden 2008 aikana, mikä vaikuttaa hankintojen toteuttamiseen jatkossa. Kaarina on kilpailuttanut osan ruokapalveluistaan (yhden valmistuskeittiön tuotanto) tammikuussa Tavoitteena on saada kokemuksia ruokapalvelujen kilpailuttamisesta Tällä hetkellä Kaarinan kaupungilla ole päätöksiä siitä, jatketaanko ja laajennetaanko kilpailutusta myös muihin ruokapalveluyksiköihin. Kaarina-kodin (vanhainkoti) peruskorjaukseen on varattu määrärahat vuoden 2008 talousarvioon ja vuoden 2009 investointisuunnitelmaan. Suunnitelmien mukaan peruskorjauksen yhteydessä uusitaan myös Kaarina-kodin keittiötilat. Samoin terveyskeskuksen keittiötilojen saneeraus on ollut jo esillä usean vuoden ajan. Keittiötilojen peruskorjauksen laajuuteen vaikuttavat ruokapalveluratkaisut ja linjaukset koko Kaarina-konsernissa, esim. se, että noudatetaanko laajentuvassa Kaarinassa edelleen aikaisempaa linjausta siitä, että konsernissa on vain yks valmistuskeittiö, joka toimii seitsemän päivää viikossa ympäri vuoden. Muita muutoksia Henkilöstön asema Lakkaavan kunnan ja kuntayhtymien vakinaiset viranhaltijat ja työntekijät siirtyvät kuntajakolain mukaisesti entisin ehdoin laajentuvan kunnan palvelukseen heille soveltuviin tehtäviin. Työnantajalla ei ole oikeutta yhdistymistä seuraavien viiden vuoden aikana irtisanoa palvelussuhdetta taloudellisilla tai tuotannollisilla irtisanomisperusteilla. 2. TOIMEKSIANTO 2.1. Yhdistymissopimus Kaarinan ja Piikkiön yhdistymisen hallinnon ja palveluiden järjestämissopimuksen mukaan laajentuvan kunnan toiminnan valmistelu toteutetaan niin, että laajentuvalle kunnalle valitut toimialajohtajat kokoavat organisaation suunnitteluryhmät, joissa on henkilöstön edustus. Suunnitteluryhmät valmistelevat organisaatiosuunnitelman toimialakohtaisesti mennessä. Em. järjestämissopimuksen mukaan laajentuvalle kunnalle valmistellaan henkilöstö- ja organisaatiosuunnitelma, jonka pohjalta valmistellaan laajentuvalle kunnalle tarkoituk-

8 3/11 senmukainen henkilöstörakenne ja henkilöstöpolitiikka. Suunnitelma ja päätökset muodostuvan laajentuvan kunnan henkilöstöjärjestelyistä tehdään viimeistään mennessä Ohjausryhmän ohje Ohjausryhmä on antanut seuraavan ohjeen toimialakohtaisen organisaatiosuunnitelman laadintaa varten: Suunnitteluryhmän kokoonpanossa on mahdollisuuksien mukaan huomioitava edustus toimialan eri vastuualueilta. Henkilöstöjärjestöjä on pyydettävä nimeämään suunnitteluryhmään henkilöstön edustus. Toimialajohtaja vastaa siitä, että suunnittelussa noudatetaan YT-lakia ja henkilöstötyöryhmässä sovittuja henkilöstöpolitiikan yhteisiä menettelytapoja. Toimialajohtaja esittelee organisaatiosuunnitelman mm. laajennetulle Kehry:lle. Toimialakohtainen organisaatiosuunnitelma on laadittava ohjausryhmän hyväksymän organisaatioesityksen pohjalta. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä esitys toimialan organisaatiosta (vastuualue- ja yksikkötaso), vastuualue-esimiehistä ja yksiköiden esimiehistä. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä esitys toimialan henkilöstöstä vastuualueittain. Henkilöstön sijoittelussa tulee hyödyntää mm. henkilöstölle tehtyjä kyselyjä eläköitymissuunnitelmista ja sijoittumistoiveista. Organisaatiosuunnitelmaan tulee sisältyä näkemys toimialatilatarpeesta sekä näkemys toimitilojen sijainnista. Toimialajohtaja raportoi suunnitteluryhmän työn etenemisestä ohjausryhmälle. Toimialan organisaatiosuunnitelma toimitetaan ohjausryhmälle mennessä. 3. HALLINTOPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISEN TAVOITTEET 3.1. Hallinnon ja palveluiden järjestämissopimuksessa asetetut tavoitteet PALVELUTAVOITTEET laajentuvan kunnan palvelustrategian laatiminen vuoden 2008 aikana. Palvelustrategiassa määritellään oman tuotannon, ostopalveluiden ja kuntayhteistyön tavoitteet ja suhteellinen määrä sekä uusien toimintatapojen käyttöönoton mahdollisuudet hallinnon päällekkäisyyksien purkaminen ja resurssien kohdentaminen palvelutuotantoon laajentuvan kunnan asukkaiden palvelujen saatavuuden turvaaminen ja laadullinen kehittäminen Piikkiössä sosiaalitoimen palvelu- ja vastaanottotoimipaikan tai kirjaton yhteyteen tai muuhun tarkoitusta varten varattuun tilaan perustetaan yhteispalvelupiste TALOUDELLISET TAVOITTEET hyödynnetään suuremman kunnan mahdollisuuksia järjestää palvelut tehokkaammin mm. hallintoa keskittämällä ja tilojen käyttöä tehostamalla

9 4/11 palveluiden järjestämiseen laajentuvassa kunnassa vaikuttavat alueen väestön, ikärakenteen ja elinkeinorakenteen kehitys sekä kuntien käytössä olevien kiinteistöjen kunto ja käyttömahdollisuudet hallinto- ja tukipalvelut keskitetään mahdollisimman pitkälle tehokkuuden ja taloudellisuuden edistämiseksi. ylin päätöksenteko sekä hallintopalvelut keskitetään. Tällaisia keskitettäviä palveluja ovat mm. arkisto, taloushallinto- ja henkilöstöpalvelut. keskitetään hankintoja ja kehitetään kustannustehokkaita ostopalveluja käytetään tietojärjestelmiä tehokkaasti sovelletaan palveluiden uusia järjestämistapoja ennakkoluulottomasti ja tarkoituksenmukaisesti. hallinto- ja tukipalveluissa noudatetaan mahdollisuuksien mukaan tilaaja-tuottaja -mallia vuosien aikana toiminnan ja investointien suunnittelun tavoitteena on rajoittaa menot tasolle, joka pystytään kattamaan veroprosentilla, jonka suuruus on vuonna prosenttia ja kahtena seuraavana vuonna enintään 18,50 prosenttia. Korolliset lainat/asukas olisivat vuosina enintään kuntien keskimääräisellä tasolla. Jatkossa tuloveroprosentti pidetään kilpailukykyisellä tasolla muihin vastaaviin kaupunkikeskuksiin ja maakunnan kuntien keskitasoon verrattuna, kuitenkin siten, että turvataan niiden palveluiden toteuttaminen, jotka mainitaan kuntien palvelurakenteiden yhteensovittamista koskevassa suunnitelmassa HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISEN TAVOITTEET työpaikan turvaaminen nykyiselle henkilöstölle urakehityksen ja urakierron mahdollistaminen henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien turvaaminen valmistelussa ja toiminnassa uusien osaajien rekrytoinnin helpottuminen muodostamalla laajentuvasta kunnasta houkutteleva työnantaja DEMOKRATIAN TAVOITTEET suuremman kunnan vaikutusmahdollisuuksien ja aseman kasvattaminen ylikunnallisessa päätöksenteossa luottamuselinten toimintaedellytysten parantaminen Hallinto- ja tukipalveluiden omat tavoitteet Hallinto- ja tukipalvelut järjestetään laajentuvassa Kaarinassa seuraavat tavoitteet huomioiden: Kuntalaispalvelut: - Asiakaspalvelut keskitetään soveltuvin osin palvelupisteisiin tai yhteispalvelupisteisiin - Palvelupisteitä kehitetään kunnan kaikkien sektoreiden asiakaspalvelutarve huomioiden - Palvelupisteiden asiantuntijuutta ja asiakaspalvelukykyä kehitetään kouluttamalla ja tietotekniikan suomia mahdollisuuksia mahdollisimman tehokkaasti hyödyntäen. - Palvelupisteestä voidaan tarjota asiakkaalle yhteys myös taustapalveluihin jopa kuvapuhelimen - välityksellä - Asiakkailla on käytettävissään entistä informatiivisemmat ja ajantasaisemmat internet - palvelut.

10 5/11 - Asiakaspalveluita pyritään tarjoamaan monikanavaisesti myös mobiililaitteet huomioiden. - Sähköisiä palveluita pyritään kehittämään mahdollisuuksien mukaan itsenäisesti ja yhteistyössä seutukunnan kanssa tai valtakunnallisiin projekteihin osallistuen. Sisäinen palvelutuotanto: - Organisaation tavoitteet ja tarkoitus on selkeästi asetettu ja jalkautettu - Organisaatio on matala ja joustava. - Työketjut toimivat tehokkaasti nykyaikaisin menetelmin. - Tietojärjestelmiä hyödynnetään tehokkaasti yhteisesti sovitulla tavalla. - Paperin käyttö sisäisessä viestinnässä minimoidaan. - Sähköisten työtilojen käyttöä kehitetään yhdessä toimialojen kanssa. Tavoitteena on sisäisen työmateriaalin sähköinen hallinta. Henkilöstöasiat: - Asiantuntijuutta ja kehittämisaktiivisuutta arvostetaan. - Uusien työmenetelmien käyttökoulutus on avainasemassa. - Tiimien sisällä kannustetaan henkilökohtaiseen vastuunottamiseen ja vertaistukeen (yhdessä - osaavampi). - Uudessa kunnassa työskentely kehittää työntekijöiden osaamispääomaa yleisiä työmarkkinoita - ajatellen. - Kehittyneet työmenetelmät nostavat uuden kunnan imagoa työnhakijoiden keskuudessa. 4. PROJEKTIN TEHTÄVÄT JA VAIHEISTUS 4.1. Projektin päävaiheet Hallinto- ja tukipalveluiden yhdistämisprojekti koostuu useasta erillisestä tehtäväkokonaisuudesta: Organisaatiosuunnitelma mennessä o toimialan organisaatio (vastuualue- ja yksikkötaso) o vastuualue-esimiehet ja yksiköiden esimiehet o toimialan henkilöstö vastuualueittain o toimitilatarve ja toimitilojen sijainti Toimialan henkilöstösuunnitelma mennessä Hallinto- ja tukipalveluiden (osa kaupunginhallituksen alustavaa käyttösuunnitelmaa) talousarvioehdotuksen valmistelu mennessä Palvelustrategian laadinta hallinto- ja tukipalveluiden osalta mennessä o määritellään oman tuotannon, ostopalvelujen ja kuntayhteistyön tavoitteet ja suhteellinen määrä sekä uusien toimintatapojen käyttöönoton mahdollisuudet.?????????? Organisaatiosuunnitelma Ohjausryhmä hyväksyi ns. pohjaehdotuksen hallintopalveluiden vastuualueista. Seuraavassa on lueteltu ohjausryhmän pohjaehdotuksen mukaiset vastuualueet (mustat pallot).

11 6/11 Henkilöstöhallinto Taloushallinto Kansliapalvelut Tietohallinto Ruokapalvelut Toimialan henkilöstösuunnitelma Hallinto- ja tukipalveluiden talousarvioehdotus Palvelustrategian laadinta 4.2. Tavoiteaikataulu ja väliraportointi Liitteenä on erillinen projektiaikataulu. Aikatauluun on sisällytetty tässä vaiheessa yksityiskohtaisesti ne tehtävät ja toimenpiteet, joita projektin VAIHE I:n (organisaatiosuunnitelma mennessä) toteuttaminen edellyttää. Aikataulu ja toimenpiteet täydentyvät valmistelun edetessä. 5. PROJEKTIN ORGANISOINTI 5.1. Suunnitteluryhmä Projektin vetovastuu: Päivi Antola Suunnitteluryhmä: Vastaa tämän projektisuunnitelman toteuttamisesta. Pirkko Aalto kansliasihteeri Kaarinan kaupunki Päivi Antola hallintojohtaja Piikkiön kunta Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö Kaarinan kaupunki Kari Hölsö tietohallintopäällikkö Kaarinan kaupunki Pertti Koivisto talouspäällikkö Kaarinan-Piikkiön terveyskeskus Janne Lavén talousjohtaja Kaarinan kaupunki Sinikka Valtonen henkilöstöpäällikkö Kaarinan kaupunki Kirsti Elo (varalla Tarja Saarinen) henkilöstön edustaja Kaarinan kaupunki Marja-Liisa Teräväinen (varalla Taina.Wirberg) henkilöstön edustaja Piikkiön kunta Pirkko Lehtonen (varalla Arja Nurmi) henkilöstön edustaja Kaarinan-Piikkiön tk 5.2. Alatyöryhmät Perustetaan ruokapalveluiden kehittämisryhmä

12 7/11 Työryhmä tehtävänä on selvittää ruokapalvelutilojen käytön tehostamismahdollisuudet ja keinot välttää päällekkäiset investoinnit ruokapalveluiden keskittämismahdollisuudet hankintojen keskittämismahdollisuudet ostopalveluiden lisäämismahdollisuudet tietojärjestelmien hyödyntämismahdollisuudet Selvityksessä esitettävä, mitä toimenpiteitä näiden tavoitteiden toteuttaminen edellyttää, mikä olisi toimenpiteiden realistinen toteuttamisaikataulu, mikä on toimenpiteiden kustannusvaikutus (henkilöstö- ja muut käyttökulut, investointikulut) ja arvio toimenpiteiden vaikutuksesta palvelun laatuun. ruokapalveluiden kehittämisryhmän jäsenet Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö Kaarina (vetovastuu) Leena Ekman emäntä-ruokahuoltopäällikkö Piikkiö Rea Auramo ravitsemispäällikkö K-P tk Kirsti Elo Henkilöstön edustaja Kaarina Elina Ojanen tilaajan edustaja Kaarina sivistyspalvelut Terhi Juva vs. ruokapalveluohjaaja Kaarina, työryhmän sihteeri Tavoitteena on, että työryhmän ehdotus on valmiina mennessä. Perustetaan arkistotoimen kehittämisryhmä Kaarinan arkistosihteeri Pirkko Aalto kutsuu työryhmän koolle ja luonnostelee työryhmän toimeksiannon. Perustetaan pysyvä tietohallinnon kehittämisryhmä Ryhmä vastaa siitä, että tietotekniikkaa hyödynnetään toimialalla tehokkaasti ja että liitoksen edellyttämät tietotekniset muutokset ja järjestelmien yhteensovittaminen hoidetaan ajallaan niin, että peruspalvelutoiminta voi jatkua häiriöttä liitoksen jälkeen. Esille otettavia asioita ovat mm. koulutustarpeet, internet-sivustojen kehittäminen, käytössä olevat sovellukset , tietojärjestelmien vaikuttavuuden arviointi, toimialakohtaisten järjestelmien listaus. Kari Hölsö kutsuu ryhmän koolle ja täsmentää toimeksiantoa. Taloushallinnon ja henkilöstönhallinnon projektit Talous- ja henkilöstöhallintoon ei tässä vaiheessa perusta erillistä alatyöryhmää. Janne Lavén vastaa taloushallinnon projektin ja Sinikka Valtonen henkilöstöhallinnon projektin valmistelusta ja eteenpäinviemisestä. Projektivetäjät informoivat talous- ja henkilöstöhallinnon projektien etenemisestä jokaisessa hallintopalveluiden suunnitteluryhmän kokouksessa.

13 8/ Ulkopuolinen tuki muutosprosessille Konsultin käyttö harkitaan erikseen joustavasti sen mukaan, miten projektin valmistelu etenee ja minkälaisia kokemuksia ja palautetta saadaan projektin aikana Toimialaan tutustuminen Päivi Antola tutustuu Kaarinan, Piikkiön ja tk:n valmistus- ja jakelukeittiöihin. Päivi Antola, Pirkko Aalto, Kari Hölsö sekä Kaarinan palvelusihteeri tutustuvat yhteispalvelupisteen pontentiaalisiin sijoittumispaikkoihin Piikkiössä. Päivi Antola on kutsuttu osallistumaan Kaarinan hallintopalveluiden johtoryhmän kokouksiin ja hallintopalveluiden toimialakokouksiin jo vuoden 2008 aikana. 6. TIEDOTTAMINEN, HENKILÖSTÖN OSALLISTUMIS- JA VAIKUTUS- MAHDOLLISUUDET Ohjausryhmä: Päivi Antola osallistuu ohjausryhmän kokouksiin ja tiedottaa työn etenemisestä. Kehry ja muut YT-elimet: Kaarina: Päivi Antola ja Sinikka Valtonen osallistuvat Kehryn kokouksiin ja tiedottavat työn etenemisestä. Piikkiö: Piikkiön yt-elin osallistuu Kaarinan Kehryn kokouksiin vuoden 2008 aikana ja Piikkiön yt-elin on päättänyt, että Kaarinan työyhteisön kehittämisryhmän (Kehry) kokouksissa tehdyt päätökset täyttävät YT-lain velvoitteet asioiden käsittelystä myös Piikkiön kunnan henkilöstön osalta. Terveyskeskus: Pertti Koivisto osallistuu YT-ryhmän kokouksiin ja tiedottaa työn etenemisestä. Koko henkilöstön osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksien varmistaminen: Kaarinan, Piikkiön ja terveyskeskuksen henkilöstölle järjestetään maaliskuussa kysely siitä, miten liitos koetaan. Lisäksi kyselyn yhteydessä henkilöstön on mahdollisuus esittää omia ajatuksiaan ja ideoitaan liitoksen toteuttamiseen ja toimintojen yhdistämiseen liittyen. Tärkeää on, että esimiehet välittävät tietoa omissa työpaikkakokouksissaan. Tavoitteena on, että henkilöstö saadaan näissä tilaisuuksissa kertomaan avoimesti omista tuntemuksistaan ja tuomaan esille ajatuksiaan toiminnan kehittämiseksi sekä yhteisistä menettely-

14 9/11 tavoista ja käytännöistä. Muutoksen yhteydessä on mahdollisuus kyseenalaistaa entiset rutiinit, toimintatavat ja käytännöt ja uudistaa ne muuttuneita olosuhteita vastaaviksi. Nämä työpaikkakokouksissa esille tuodut ajatukset välitetään ja hallintopalveluiden suunnitteluryhmälle. Kaarinan, Piikkiön ja terveyskeskuksen hallintopalveluiden toimialan koko henkilöstölle järjestetään yhteinen tiedostus- ja keskustelutilaisuus hallintopalveluiden suunnittelutyön etenemisestä. Tilaisuus järjestetään kello Hovirinnan koululla. 7. PROJEKTIN BUDJETTI Maaliskuun loppuun mennessä jokainen vastuualue tarkastelee omalta osaltaan sitä, vaatiiko projektin läpivieminen lisämäärärahaa. 7.1 Organisaatiosuunnitelma 7.2 Toimialan henkilöstösuunnitelma 7.3 Hallinto- ja tukipalveluiden talousarvioehdotus 7.4 Palvelustrategian laadinta

15 PROJEKTIAIKATAULU Ohjausryhmän kokoukset Kehryn kokoukset Hallintopalveluiden suunnitteluryhmän kokoukset Toimipaikkoihin tutustuminen Projektisuunnitelman täsmentäminen Organisaatiosuunnitelman (raportin sisällysluettelon) luonnostelu Vuoden 2008 aikana selvitettävien asioiden kartoitus ja aikataulutus Lähtötietojen päivittäminen Uudelleensijoittumiskysely Eläköitymiskysely Henkilöstökysely Toimitilatarpeen kartoitus Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely Vastuualueiden ja yksiöiden esimiesten määrittely Vastuualueiden henkilöstön määrittely Ruokapalvelutyöryhmän selvitys (vaihe I) käynnissä Organisaatiosuunnitelman (raportti) koostaminen Henkilöstöinfo (yhteiset) Tiedotus- ja keskustelutilaisuus toimialan koko henkilöstölle Esimies-alaiskeskustelut organiaatiosuunnitelman tuloksista Sopimusten läpikäynti ja mahdollinen irtisanominen

16 PROJEKTIAIKATAULU Ohjausryhmän kokoukset Kehryn kokoukset Hallintopalveluiden suunnitteluryhmän kokoukset Toimipaikkoihin tutustuminen Projektisuunnitelman täsmentäminen Organisaatiosuunnitelman (raportin sisällysluettelon) luonnostelu Vuoden 2008 aikana selvitettävien asioiden kartoitus ja aikataulutus Lähtötietojen päivittäminen Uudelleensijoittumiskysely Eläköitymiskysely Henkilöstökysely Toimitilatarpeen kartoitus Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely Vastuualueiden ja yksiöiden esimiesten määrittely Vastuualueiden henkilöstön määrittely Ruokapalvelutyöryhmän selvitys (vaihe I) käynnissä Organisaatiosuunnitelman (raportti) koostaminen Henkilöstöinfo (yhteiset) Tiedotus- ja keskustelutilaisuus toimialan koko henkilöstölle Esimies-alaiskeskustelut organiaatiosuunnitelman tuloksista Sopimusten läpikäynti ja mahdollinen irtisanominen toimialakokous Hovirinnan

17 PROJEKTIAIKATAULU huhti huhti huhti huhti Ohjausryhmän kokoukset Kehryn kokoukset Hallintopalveluiden suunnitteluryhmän kokoukset Toimipaikkoihin tutustuminen Projektisuunnitelman täsmentäminen Organisaatiosuunnitelman (raportin sisällysluettelon) luonnostelu Vuoden 2008 aikana selvitettävien asioiden kartoitus ja aikataulutus Lähtötietojen päivittäminen Uudelleensijoittumiskysely Eläköitymiskysely Henkilöstökysely Toimitilatarpeen kartoitus Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely Vastuualueiden ja yksiöiden esimiesten määrittely Vastuualueiden henkilöstön määrittely Ruokapalvelutyöryhmän selvitys (vaihe I) käynnissä Organisaatiosuunnitelman (raportti) koostaminen Henkilöstöinfo (yhteiset) Tiedotus- ja keskustelutilaisuus toimialan koko henkilöstölle Esimies-alaiskeskustelut organiaatiosuunnitelman tuloksista Sopimusten läpikäynti ja mahdollinen irtisanominen

18 PROJEKTIAIKATAULU touko touko touko touko touko kesä kesä kesä kesä heinä heinä heinä Ohjausryhmän kokoukset Kehryn kokoukset Hallintopalveluiden suunnitteluryhmän kokoukset Toimipaikkoihin tutustuminen Projektisuunnitelman täsmentäminen Organisaatiosuunnitelman (raportin sisällysluettelon) luonnostelu Vuoden 2008 aikana selvitettävien asioiden kartoitus ja aikataulutus Lähtötietojen päivittäminen Uudelleensijoittumiskysely Eläköitymiskysely Henkilöstökysely Toimitilatarpeen kartoitus Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely Vastuualueiden ja yksiöiden esimiesten määrittely Vastuualueiden henkilöstön määrittely Ruokapalvelutyöryhmän selvitys (vaihe I) käynnissä Organisaatiosuunnitelman (raportti) koostaminen Henkilöstöinfo (yhteiset) Tiedotus- ja keskustelutilaisuus toimialan koko henkilöstölle Esimies-alaiskeskustelut organiaatiosuunnitelman tuloksista Sopimusten läpikäynti ja mahdollinen irtisanominen

19 PROJEKTIAIKATAULU heinä heinä elo elo elo elo syys syys syys syys loka loka Ohjausryhmän kokoukset Kehryn kokoukset Hallintopalveluiden suunnitteluryhmän kokoukset Toimipaikkoihin tutustuminen Projektisuunnitelman täsmentäminen Organisaatiosuunnitelman (raportin sisällysluettelon) luonnostelu Vuoden 2008 aikana selvitettävien asioiden kartoitus ja aikataulutus Lähtötietojen päivittäminen Uudelleensijoittumiskysely Eläköitymiskysely Henkilöstökysely Toimitilatarpeen kartoitus Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely Vastuualueiden ja yksiöiden esimiesten määrittely Vastuualueiden henkilöstön määrittely Ruokapalvelutyöryhmän selvitys (vaihe I) käynnissä Organisaatiosuunnitelman (raportti) koostaminen Henkilöstöinfo (yhteiset) Tiedotus- ja keskustelutilaisuus toimialan koko henkilöstölle Esimies-alaiskeskustelut organiaatiosuunnitelman tuloksista Sopimusten läpikäynti ja mahdollinen irtisanominen

20 PROJEKTIAIKATAULU loka loka loka marras marras marras marras joulu joulu joulu joulu Ohjausryhmän kokoukset Kehryn kokoukset Hallintopalveluiden suunnitteluryhmän kokoukset Toimipaikkoihin tutustuminen Projektisuunnitelman täsmentäminen Organisaatiosuunnitelman (raportin sisällysluettelon) luonnostelu Vuoden 2008 aikana selvitettävien asioiden kartoitus ja aikataulutus Lähtötietojen päivittäminen Uudelleensijoittumiskysely Eläköitymiskysely Henkilöstökysely Toimitilatarpeen kartoitus Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely Vastuualueiden ja yksiöiden esimiesten määrittely Vastuualueiden henkilöstön määrittely Ruokapalvelutyöryhmän selvitys (vaihe I) käynnissä Organisaatiosuunnitelman (raportti) koostaminen Henkilöstöinfo (yhteiset) Tiedotus- ja keskustelutilaisuus toimialan koko henkilöstölle Esimies-alaiskeskustelut organiaatiosuunnitelman tuloksista Sopimusten läpikäynti ja mahdollinen irtisanominen

21 PROJEKTIAIKATAULU

22 PROJEKTIAIKATAULU

23 PROJEKTIAIKATAULU huhti huhti huhti huhti

24 PROJEKTIAIKATAULU touko touko touko touko touko kesä kesä kesä kesä heinä heinä heinä

25 PROJEKTIAIKATAULU heinä heinä elo elo elo elo syys syys syys syys loka loka

26 PROJEKTIAIKATAULU loka loka loka marras marras marras marras joulu joulu joulu joulu