2/2013. TAPAHTUI: Brigtonissa s.6-9 Oulussa s Washingtonissa. LIIKEARKISTOPÄIVÄT: Kannattaa tulla Tampereelle s.19-22

Transkriptio

1 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti 2/2013 TAPAHTUI: Brigtonissa s.6-9 Oulussa s Washingtonissa LIIKEARKISTOPÄIVÄT: Kannattaa tulla Tampereelle s ELÄMÄNURANA ARKISTO: Esa Lahtinen

2 FAILI 2/2013 Toimitus Päätoimittaja:, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Susanna Kokkinen, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, pj, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Vesa Varjo, Vihdin kunta Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa. Valokuvat JPEG- (paras laatu) PNG- tai TIFF-muodossa. vähintään 300 dpi/20x15cm. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta 2013 on 60,00, opiskelijat 11,00 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 10 %. ISSN Painosmäärä 500 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh Tilaukset Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat /1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri /1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@pp.inet.fi.fi tai, Lampaankuja Joroinen Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2013 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS Asianhallintaa vai asioiden hallintaa? 3 TAPAHTUMAT Luovuutta ei voi arkistoida 4 Olli Alm Big data asiakirjahallinnon kuolema vai uusi tuleminen? 6 Juho Rännäli Kunnallisarkistoyhdistys löysi innostusta Oulusta 10 Mirja Loponen, Sari Pursiainen ja Kaija Jalasmäki Archiving 2013 kuuli Obaman ohjauksesta 15 Liikearkistopäivät 2013: Tarjolla tietoa ja kokemuksia 19 CSC esitteli PAS-projektia ja testasi migraatiota 23 Jessica Parland-von Essen ELÄMÄNTYÖNÄ ARKISTO Esa Lahtinen, Työväen arkisto 24 Pekka Lähteenkorva JÄRJESTÖT Kevätkokous tutustui Ritarihuoneen toimintaan 28 Ritva Toivonen PROJEKTIT Laatua ja tuottavuutta dokumenttien hallinnalla 30 Juha Anttila TYÖKALUT DIRKS: Asiakirjajärjestelmän toteutus ja käyttöönotto 33 Pekka Henttonen ASIANHALLINTA Ulkoasiain asianhallintaan kehitetty omat ratkaisut 34 Ari Uusikartano KOLUMN Kulturarv, forskning och kunskap 36 Jessica Parland-von Essen INDEX & SUMMARY Faili 2/ Ilmoitukset: Innofactor s.35 Kansi: National Archives and Records Administration NARA oli Archiving 2013 konferenssin näyttämönä Washington DC:ssä Kuva: Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. PÄÄKIRJOITUS Asianhallintaa vai asioiden hallintaa Heinäkuun ensimmäisenä tulee Palosen entiselle nuorelle täyteen kymmenen vuotta kuntien omistamassa organisaatiossa. Olisikohan häpeällistä myöntää, että tänä aikana en ole käyttänyt koskaan asianhallintajärjestelmää enkä aio sitä enää jäljellä olevana vuonna ryhtyä käyttämään. Kuvaakohan tämä omalta pieneltä osaltaan jotenkin sitä tilannetta, mistä tämänkin lehden palstoilla on viimeisinä vuosina paljon puhuttu ja myös tässä numerossa kirjoitetaan. Toisaalta EU-hankkeissa oli ainakin aiemmin ihan eri järjestelmät ja niiden kanssa toimiminen sujui niin kauan joustavasti kun meillä oli Lahtisen Tiina projektien hallintoa paperilla hoitamassa. Ennen kuin tulin tänne ammattikorkeakouluympäristöön tein 30 vuotta töitä suomalaisissa lehtitaloissa ja kansainvälisesti toimivassa automaatioteollisuudessa eikä niissä kukaan puhunut mistään asian- tai dokumentinhallinnasta. Saattoi olla jokin verkkolevy, jonne sijoitettiin joitakin yhteisiä asioita -- sanomalehdessä kaikki oli vieläkin helpompaa. Kun mikään ei ole niin vanha kuin eilisen päivän sanomalehti, ei niitä lehteen kirjoitettuja asioita kovin paljon tarvinnut hallita. Eikä niitä juttuja, jotka oli kirjoitettu latomakoneen ymmärtämään muotoon reikänauhalle kannattanut paljon pitkäaikaissäilyttää. Älkää siis ihmetelkö, että kummastelen kaikenlaisia työpöytäjärjestelmiä ja niihin yhdistettyjä yhden asian liikkeitä, ei kun siis ohjelmistoja. Minusta tavoitteena ei pitäisi olla asianhallinta vaan asioiden hallinta. Asiakirjahallinnan ammattilaisten kannattaisi nyt tehdä kuten Juho Rännäli jutussaan mainitsee: siirtää asianhallinnan ymmärrys laajempaan asioidenhallinnan kokonaisuuteen. Sen asianhallinnan osalta tämä tarkoittaisi myös sitä, että toiminnasta tulisi meitä käyttäjiä vaivaamatonta taustatoimintaa. Se tunnistaisi näiden kuuluisien prosessien ja tiedonhallintasuunnitelmien avulla, mitkä työmme tuloksista ovat sellaisia, että ne ovat asiakirjoja ja muut joutavaa jorinaa. Toinen juttu taas sitten on, että siinä joutavassa jorinassa olisi todennäköisesti se tulevia tutkijoita eniten kiinnostava osa. Jos he vaikka yrittäisivät joskus selvittää mistä niissä Kreikan vakuuksissa oikein päätettiin. qqq Tämän kevään tohinoihin on kuulunut myös Liikearkistopäivien suunnittelu. Siitä kerrotaan toisaalla lehdessämme, mutta tässä on vielä esiteltävä pahoittelut, anteeksipyyntö ja lupaus paremmasta. Viime numeron takasivulle tekaisin pikailmoituksen tapahtumasta ja tietysti tarkistuksesta huolimatta sotkin päivämäärät. Kyllä minä tarkkaan tiesin, että kyseessä oli elokuun viimeisen viikon tiistai, keskiviikko ja torstai, mutta niin vain ristikytkentäni tuotti viikonpäiville väärät kuukaudenpäivät. Aika nolo juttu, nyt lupaan lähettää kaikki tuollaiset tarkistettavaksi jollekin muulle. Oman tekstin oikolukukaan ei ole usein kirjoittajan vahvimpia puolia, anteeksi myös niistä viime numeron kirotusvireistä. Nämähän eivät tietysti ole lehtimiesurani ainoat mokat. Aikanaan Savon Sanomat vihki Bomba-talon päivää muita ennen, kun nekään, jotka epäilivät, eivät kehdanneet (tämä sisältää sanan sekä läntisen että itäisen merkityksen) korjata tietoa. Kuljinkin sitten hetken aikaa Bomba-Palosena. Synti ei tainnut kuitenkaan olla hirvittävän suuri, totesihan lehden toimituspäällikkö aina virheen tavattuaan, että nyt saatiin kaksi uutista. Oikaisu kun oli se toinen. qqq Palataan vielä Liikearkistopäiviin. Kun ilmoittauduin vapaaehtoiseksi niiden järjestelytoimikuntaan, epäilin kovasti kannattaako tällaista tilaisuutta enää järjestää vanhalla nimellä vai olisiko meidän pitänyt muuttaa ne organisaatiotiedon hallinnan konferenssiksi. Kun sekään ei kuulostanut hyvältä, eikä kukaan keksinyt parempaa, järjestämme nyt Suomen 14. Liikearkistopäivät. Kuitenkin vetoaisin teihin jäseniin ja lukijoihin, että ottaisitte ohjelman esille myös niiden kollegoiden kanssa, jotka eivät miellä itseään asiakirjahallinnan ammattilaisiksi saati arkistonhoitajiksi. Kun liiketoimintajärjestelmiä kehitetään, on enemmän kuin tärkeää, että kehittäjin on paitsi niitä, jotka tietävät miten tieto liikkuu, myös niitä, jotka tietävät mikä tieto on tarpeellista, arvokasta tai kokonaisuuden ymmärtämiseksi kiinnostavaa. Se vaatii ketterää yhteistyötä. FAILI nro 2/ FAILI nro 2/2013 3

3 re-as-a-service). Kansalliskirjasto taas oli valittu yhdeksi ensimmäisistä piloteista erityisesti sähköisen säilyttämisen ohjelmansa takia. Näin päädyttiin uskomaan uuteen teknologiaan silloinkin kun aineistolla on merkittävää kulttuuriarvoa. Kirjasto oli vuodesta 1987 huolehtinut aineistosta ja palveluissa omassa datakeskuksessaan, jossa myös kansallisen kulttuuriperinnön arkisto (NDHA) oli toiminut vuodesta 2008 ja toiminta oli muuttunut tänä aikana huomattavasti. Arkistossa on 8,8 miljoonaa tiedostoa yli sadassa eri tiedostomuodossa ja aineiston määrä on kasvanut voimakkaasti ja oman datakeskuksen kapasiteetti ei enää riitä. IAAS mallin avulla voitaisiin vastata teknologian muutokseen ja kasvavaan tarpeeseen. IAAS-mallin käyttöä suunniteltaessa arvioitiin 15 kohdetta joihin pitää saada vastaukset joko palvelusopimuksessa (SLA) tai hankkeen aikana kehitetyillä toteutuksilla. Näistä esimerkkinä ovat tavallisten datanhallinnan, varmistuksen ja tietoliikenteen ongelmakysymysten lisäksi myös riskien hallintamenetelmien puute. Myös kirjaston ja ministeriön ICT tukiorganisaation (GTS) sekä toisaalta palvelusopimuksen tehneen GTS:n ja palveluntarjoajan (Rivera Ltd) vastuiden ja tehtävien jaosta ei ollut tarkkaa selvyyttä ei myöskään linjausta vioista ja kysymyksistä, joista GTS:n ja Reveran pitäisi vastata. Palvelu siirrettiin kirjaston omasta datakeskuksesta 30 kilometrin päähän Raveran datakeskukseen. Aineiston siirrossa järjestelmästä toiseen käytettiin Sunin kehittämää SAM-QFS ohjelmistoa ja siirron tuloksia testattiin. Hanke ei kuitenkaan ollut Wun esityksen mukaan Suomalaisedustus oli nyt mikkeliläisten varassa. Anssi Jääskeleäinen esittelee koulutukseen liittyvää posteriaan. vasta kuin puolivälissä. Aineisto on tallennettu myös IAAS-palveluun, mutta palvelimet olivat edelleen kirjaston omissa tiloissa. Niiden siirron yhteydessä on ratkaistavana myös viisi vuotta toimineen NDHA:n teknologian kehittäminen. Tähänastisista kokemuksista Wu painotti kaikkien osallistumista, testaamisen välttämättömyyttä ja vaikeuksia SLA-sopimuksen määrittelyssä. Paikalla olevista kolmesta Mikkelin Ammattikorkeakoulun edustajista ensimmäisenä pääsi ääneen kehittämispäällikkö Anssi Jääskeläinen, joka esitteli Mirja Loposen kanssa tehtyä poster-esitystä Preservation is no Preservation without Proper Education. Siinä esiteltiin näkemystä aineistonhallinnan koulutuksen ulottamiseksi koko koulutukseen. Asiasta odotellaan Failin lukijoille tarkempaa esitystä syksyn numeroihin. Konferenssin viimeiseen päivään oli järjestäjien mukaan sijoitettu sellaisia esityksiä, jotka pitäisivät väen paikallaan loppuun asti. Tällaisena se ei kuitenkaan toteutunut, vaan rivit harvenivat normaaliin tapaan. Viimeinen teema oli otsikoitu Innovatiivisia ohjelmistoja, projekteja aktiviteettejä. Näistä kannattaa nostaa erityisesti esiin sitten viime tapaamisemme Government Printing Officesta Library of Congressin säilytystoimintoja kehittämään siirtyneen Kate Zwaardin esitys kirjaston säilytystoiminnan kehittämisestä. Nimellä Repository Development Center (RDC) toimiva yksikkö ei yritä rakentaa megaluokan sopimukseen ja yhteen teknologiaan perustuvaa suuryksikköä, vaan keskittyy aineistojen elinkaaren hallintaan käyttäen avointa lähdekoodia, iteratiivista kehittämistä ja parantaen prosesseja, avoimuutta ja liitettävyyttä. Kuitenkin skaalasta kertoo jotakin se, että viime vuonna kongressin kirjasto otti vastaan 25 miljoonaa tiedostoa. Pääsin itse yhdessä pääsuunnittelija Mikko Lammen kanssa sanomaan konferenssin viimeiset sanat, omalta osaltani myös siinä mielessä, etten ensi vuonna enää ole konferenssissa Mikkelin Ammattikorkeakoulun projektipäällikön roolissa. Mikon kanssa esittelimme OSA-hankkeen periaatteita ja kehittämispolkuja ja havaitsimme olevamme monessa asiassa edellisen puheenvuoron käyttäneen Katen kanssa samoilla linjoilla. OSA-hankkeestakin enemmän syksyn aikana. Mikkeliläisjoukkueemme tutustui samalla matkalla myös Floridan yliopistojen pitkäaikaisarkistokehitykseen ja Pohjois-Carolinan yliopiston digital forensics -työkaluilla tehtävään arkistoaineistonkin keruuseen liittyvään tutkimukseen, mutta katsotaan jos niistäkin mahtuisi jotakin seuraaviin Faileihin. Projektipäällikkö Mikkelin ammattikorkeakoulu Liikearkistopäivien, joiden kohdeyleisö on nimestä huolimatta kaikki asian- ja aineistonhallinnan ammattiryhmät, ohjelma on Failin mennessä painoon viimeisiä silauksia vailla valmis. Aivan suunnitelmien mukaan ohjelman teko ei sujunut ja lisää ongelmia aiheutti Failin päätoimittajan, siis tämän kirjoittajan, harhailu päivämäärien ja viikonpäivien hallinnassa. Vaikka kuinka monta kertaa mielestäni tarkistin, jäi Failin ykkösnumeron takasivulle väärät päivämäärät. Keisarin vaatteet -syndrooman takia asia meni hetkeksi väärin myös verkkosivuille. Joka tapauksessa Liikearkistopäivät järjestetään tiistai-illasta torstai-iltapäivään elokuuta Tampereella. Päivien päänäyttämönä on Tampere-talo, jossa emme kuitenkaan varaa suurta salia vaan omalle tapahtumalle sopivan kokoinen tila. Liikearkistoyhdistyksessä toki tiedetään, että tämänhetkinen taloudellinen tilanne ei ole päivien pitämiselle kaikkein otollisin. Katsomme kuitenkin, että päivien pitäminen aiempaan tapaan neljän vuoden välein ei ole mahdollista, jos päivillä tavoitellaan ajankohtaisuutta ja tietoa, joka voisi kantaa seuraaviin päiviin saakka. Päivien suunnitteluvaiheessa haluttiin tuoda tiedonhallinnan valtatielle myös terveisiä omia piirejämme kauempaa: tässä nyt onnistuttiinkin kohtuullisen hyvin, onhan neljä esitystä luvassa Suomen rajojen ulkopuolelta, myös käyttämällä tekniikkaa hyväksi. Moreq2010:stä ja kansainvälisistä asiakirjahallinnon standardeista on päiville tulossa kolme esitystä. Information and Records Management Society on luvannut Tarjolla tietoa ja kokemuksia Liikearkistopäivillä laaja kohdeyleisö Liikearkistopäiväien seminaariohjelma pidetään Tampere-talossa. meille asiantuntijan kertomaan Moreq201:n soveltamisesta. IRMS, jonka toiminnasta Juho Rännäli on usein Failin lukijoille raportoinut, esittelee toimintaansa myös päivien kokoustilan yhteydessä olevassa näyttelyssä. Steve Bailey, joka työskentelee North Humbrian yliopistossa osana brittiyliopistojen yhteistä JISC-kehittämisorganisaatiota, tuottaa Liikearkistopäiviä varten puheenvuoron, joka esitetään Tampereella. Kysymyksiä varten Tampere yhdistetään etäyhteydellä Newcastleen. Kolmas ulkomainen puheenvuoro esittelee kuinka arkistossa olevaa aineistoa jalostetaan palvelutuotteiksi. Per-Ola Karlsson Ruotsin Centrum för Näringslivshistoriasta esittelee omaa toimintamalliaan. Neljännessä puheenvuorossa arkistonjohtaja Jaak Rand Äriarhiivista Tarttosta esittelee Viron mallia ja kertoo miten yritysten arkistoinnista on tehty palvelutoimintaa. Päivät on jaettu neljään teemaan, joista ensimmäisessä käsitellään tiedonhallintaa ja tietojohtamista standardien kautta. Jo mainitun Moreq2010 key note -esityksen lisäksi tietohuoltokomiteassa pitkään vaikuttanut Juha Hakala kertoo kansainvälisten standardien kääntämisestä, sen tavoitteista ja mahdollisuuksista. Sari Järn ja Mirja Loponen Mikkelin ammattikorkeakoulusta valottavat uusia asianhallinnan standardeja, Markus Merenmies kansallisarkistosta kertoo kokemuksista pitkäaikaissäilytettävän aineiston paketoinnista ja Museoviraston Vesa Hongisto tiedostoformaattien standardoinnista periaatteiden ja käytännön tasolla. Sama teema jatkuu vielä lounaan FAILI nro 2/ FAILI nro 2/

4 jälkeen, kun Moreq2010 vaatimusmäärittelyn suomalainen versio julkaistaan. Välittäjänä seuraavaan teemaan on tietoiskuja, joiden pitäjät varmistuvat kesäkuun aikana. Kuten IRMS:n yhteydessä todettiin tietoiskuihin liittyy näyttelyosasto, jossa asiaan voi perehtyä tauoilla. Keskiviikon toisena teemana on Tiedonhallinnan kehittäminen, jonka avaa edellä mainittu Steve Baileyn esitys. Teeman muut osat ovat kertomuksia elävästä elämästä eli malleja, joilla tiedonhallintaa on yrityksissä ja projekteissa kehitetty. Keskiviikkoiltana nautitaan perinteinen Liikearkistopäivien päivällinen, nyt tapahtumapaikkana on samoin perinteinen Hotelli Tammer nimensä mukaisen kosken äärellä. Torstaina ryhdytään tutkimaan, mitä arkistossa pitäisi olla ja mitä sieltä haetaan. Näkökulmia, jotka kuvaavat tarpeiden ja kiinnostuksen muutosta, tarjoavat jo mainittu ruotsalaisvieraamme, Yleisradion Elävän arkiston johtaja Reijo Perälä, Rautaruukin juristit, museon ja arkiston suhdetta pohtiva uuden postimuseon johtaja Kimmo Antila ja teollisenmuotoilun arkiston, Fidan tietopalvelusihteeri Heidi Huovinen. Tietoiskujen jälkeen päivä päättyy perinteisen arkiston iltapäivään, johon kuulijoita johdattelee Jaak Rand. Samassa teemassa valotetaan teollisuuskonsernin arkiston uudistamista, Kastenin uusia hyllyratkaisuja sekä aineiston digitoinnin tehokkuutta ja laatua. Viimeisenä UKK-arkiston Pekka Lähteenkorva kertoo arkistosta, jossa sähköinen aineisto ei ole avainkysymys. Päivän päätteeksi keskustellaan vielä koko päivien annista. TERVETULOA TIEDON VALTATIELLE Liikearkistoyhdistys järjestää 14. kerran organisaatioiden tiedonhallintaan keskittyneen tapahtuman, jossa pyritään kuvaamaan tiedonhallinnan kenttää ja antamaan sillä toimivalle asiantuntijakunnalle uusia ajatuksia asiakirjahallintaa ja laajempaa tiedonhallintaa ajatellen. Liikearkistopäivät on säilyttänyt yhä perinteisen nimensä, vaikka pytkimyksenä onkin tavoittaa laajempi joukko kuin yksityissektorin arkistotoimijat. Samalla tavalla myös Liikkearkistoyhdistyksen tehtäväkenttään kuuluvat erilaiset organisaatiot yksityiseltä ja julkiselta sektorilta sekä kansalaisyhteiskunnan muista toimijoista. 14. Liikearkistopäivät pyrkivät kuvaamaan tiedonhallinnan kentän muutosta. Enää ei tiedonhallintaa voi rajata eikä siihen etsiä ratkaisuja vain sen organisaation mukaan missä toiminta tapahtuu. Sähköisen tiedonhallinnan ongelmat ovat samankaltaisia toimijasta ja maantieteellisistä rajoista riippumatta. Tästä syystä ohjelmamme on rakennettu tarjoamaan asiantuntemusta myös muilta kuin suomalaisen yritystoiminnan tiedonhallinnan kentiltä. Toivomme, että tämä lähestymistapa saavuttaa sen asiantuntijajoukon jotka tiedon valtateillä ja kapeammilla poluilla matkustavat. Järjestelytoimikunnan pj TIISTAI Tiistain ohjelman aikana tutustutaan arkistokohteeseen ja vietetään hetki yhteistä verkostoitumisen aikaa ennen asiaohjelman alkua. Tiistain tulijat saavat myös ryhmätehtävän, jonka he voivat raportoida seuraavassa Failissa ja myös työpaikoillaan. Tiistain ohjelmiin toivotaan sitovaa ilmoittautumista mennessä, jotta voidaan varautua tarvittaviin kuljetuksiin Tutustuminen arkistoon katso verkkosivuja Tehtävänanto järvimaisemassa, Aitolahden Rustholli, Rusthollinpolku Tampere, iltapalaa ja sauna, kuljetus ja paluu keskustaan illalla. SUOMEN 14. LIIKEARKISTOPÄIVÄT tampere-talossa OHJELMA KESKIVIIKKO Kahvia ja suolapalaa Suomen 14. Liikearkistopäivien avaus Teema 1 Tiedon hallinta ja tietojohtaminen Puheenjohtaja Juha Anttila IITC Key note: Moreq2010 and the use of requirement NN, IRMS Kansainvälisten standardien kääntäminen erityisasiantuntija Juha Hakala Kansalliskirjasto Uudet asianhallinnan standardit kehittämispäällikkö Mirja Loponen ja opiskelija Sari Järn Mikkelin Ammattikorkeakoulu Miten aineisto PAS-kelpoiseksi kokemuksia paketoinnista kehittämispäällikkö Markus Merenmies Kansallisarkisto Tiedostoformaattien standardointi osastonjohtaja Vesa Hongisto Museovirasto LOUNAS Moreq2010 suomalaisen version julkistus Juho Rännäli Tulli, Mamk TIETOISKUT 3x5 min Teema 2 Tiedonhallinnan kehittämisen ratkaisut Puheenjohtaja Pekka Henttonen, Tampereeen Yliopisto Key note: Marketing methods in evaluating the productivity of the information management (tallenne) Steve Bailey JISC & universiy of Nothhumbria Miten sovitetaan työkalujen omnaisuudedet ja asiakkaan tarpeet pääsuunnittelija Mikko Lampi ja kehittämispäällikkö Anssi Jääskeläinen Mikkelin Amattikorkeakoulu KAHVIA JA NÄYTTELYITÄ Näin me ratkaisimme: yritys. ja arkistoesimerkkejä PÄIVÄN PÄÄTÖS PÄIVÄLLINEN HOTELLI TAMMERISSA TORSTAI Teema 3 Mitä arkistossa tarvitaan ja haetaan? Puheenjohtaja Mikkelin AMK Key note: Företagshistoria i marknadsförning, Per-Ola Karlsson, Centrum för Näringslivshistoria Yleisradion Elävä arkisto Arkiston päällikkö Reijo Perälä YLE KAHVI Mitä yritysjuristi haluaa arkistosta NN Rautaruukki Oyj Museoon vai arkistoon museonjohtaja Kimmo Antila Postimuseo Arkiston käytön uusia näkökulmia tietopalvelusihteeri Heidi Huovinen Fida LOUNAS TIETOISKUT 3x5 min Teema 4 Perinteisen arkiston iltapäivä Puheenjohtaja Pekka Anttonen Päivälehden Arkisto Key note: Business archive the service model in Estonia Jaak Rand Äriarhiiv Kuinka teollisuuskonsernin arkisto uudistettiin case Rautaruukki Tuula Rantanen arkistonhoitaja emerita KAHVIA Tehoa perinteiseen arkistoon myyntipäällikkö Tiina Myllymaa Constructor Finland 14:50 Digitoinnin tehokkuus ja laatu toimitusjohtaja Esa Vainikainen Monikko Oy 15:10 Kun sähköinen aineisto ei ole avainkysymys arkistonjohtaja Pekka Lähteenkorva UKK-arkisto PÄÄTÖSKESKUSTELU JA TEHTÄVIEN PURKU PÄIVIEN PÄÄTTÄMINEN Oikeudet muutoksiin pidätetään Seuraa verkkosivua www. liikearkistoyhdistys.fi. FAILI nro 2/ FAILI nro 2 /

5 MITEN MUKAAN? Ilmoittautuminen: -sivujen kautta tai yhdistyksen sihteerille: Osallistumismaksut: Koko tapahtuma: 700, jäsenille 500 Päivä 425, jäsenille 325 Jäsenmaksu vuodelle 2013 oltava maksettuna ennen päivien alkua jäsenhintaa varten. Majoitus: Majoitusvaraukset on tehtävä itse: Tampere-taloa lähimpänä ovat hotellit ovat Holiday Inn Tampere Hotel Villa (S-hotelli) Useisiin keskustan hotelleihinkin on matkaa vajaa kilometri. Varauksia voi tehdä esim. Liikenneyhteydet: Tampere-taloon on matkaa rautatieasemalta noin 400 metriä ja linjaautoasemalta 800 metriä. Pysäköinti alueella on lähes aina maksullista, pienempiä parkkitaloja ja P-Hämppi on käytettävissä. Tampere-talon Studio (yllä) ja Hotelli Tammer Kävelyetäisyydet Tampere-talolta (alla). 5 minutes 10 minutes 1 CSC esitteli PAS-projektia ja testasi migraatiota Jessica Parland-von Essen Arkistojohtaja Brages Pressarkiv Toukokuun alussa KDKhankkeen pitkäaikaissäilytysprojekti järjesti kaksipäiväisen tapahtuman CSC:ssä Espoon Otaniemessä, jossa opetus- ja kulttuuriministeriön PAS-ratkaisua käytännössä rakennetaan. Ensimmäisenä päivänä esiteltiin projektin eri aspekteja asiantuntijavoimin. Aluksi hankkeen pääsihteeri Minna Karvonen kertoi poliittisen tahdon edelleen olevan korkealla sekä EU:ssa että hallituksessa kun kyseessä on panostaminen digitaalisen talouden ja kulttuurin eri osa-alueisiin. Sen jälkeen käsiteltiin hanketta suhteessa muihin hankkeisiin, lähinnä Tutkimuksen tietoaineistot-hankeeseen sekä juridisia ja teknisiä asioita. Oikeastaan kaikissa esityksissä tiedon yhteismitallisuus ja hyvät tietorakenteet olivat tärkeässä asemmassa. Esitykset löytyvät osoitteesta Lounaan jälkeen osallistujat olivat vaikean valinnan edessä, sillä ohjelma jatkui kahdella eri teemalla. Isossa salissa jatkuivat luennot PAS-pilotista, muun muassa esiteltiin tiedon paketointia ja aineiston valmistelua pitkäaikaissäilytystä varten. Toisaalla opimme tietokonesalissa tiedostoformaateista ja testailimme erilaisia migraatiopolkuja säilytyskelpoisiin formaatteihin Juha Lehtosen johdolla. Valitsin siis käytännönläheisemmän ja minulle vieraamman osion eli formaattien ja konvertoinnin opiskelun. Kokeiltavana oli erilaisten MS Office-dokumenttien muuntaminen arkistokelpoisimpiin muotoihin. Testasimme JODConverter -työkalua, joka on myös osa Open Office ohjelmia. Lehtosen mukaan MS Officesta tallentaminen ainakin suoraan pdf/ a-muotoon on suhteellisen riskialtista, Sessiosta oppi ainakin, että tekstidokumenttien migraatiossa on lukuisia riskejä, ennen kaikkea kun käsitellään MS Office-dokumentteja. Sessiosta oppi ainakin, että tekstidokumenttien migraatiossa on lukuisia riskejä, ennen kaikkea kun käsitellään MS Office-dokumentteja. Vaikka käytetty työkalu oli vain testattavana koemielessä, eikä vakain tuotantoon suunniteltu, oli tämä terveellinen muistutus siitä, miten moni asia voi mennä migraatiossa pieleen. Varsinkin PowerPoint-tiedostot olivat hankalia, mutta myös Word- ja Execl-dokumenteista hävisi tietoa aika sattumanvaraisesti: eri elementtejä katosi eri versioista ja eri konversioissa. Käytännössä tuntui, että jokainen dokumentti tulisi tarkistaa uudelleen ennen arkistoimista migraation jälkeen. Ja alkuperäinen olisi ehdottomasti säilytettävä, näin emulaatio on siten aina mahdollinen ja vaihtoehtoinen strategia. Toisaalta juuri MS Office-ohjelmien suhteen tämä ei myöskään ole helppo tie, ainakaan juridisesti. Seuraavana päivänä opimme kuvan ja äänen formaateista ja teimme migraatioita, Niissäkin moni asia voi mennä pieleen, mutta seuraukset eivät läheskään aina olleet yhtä tuhoisia kuin tekstidokumenttien suhteen. Tieto saattoi vääristyä, mutta harvemmin kadota kokonaan. Työpajat herättelivät pohtimaan migraatiopolkuja ja migraatiota säilytysstrategiana. Ajatus Office-dokumenttien konvertoinnista pdf:ksi ja sisällön tarkistamisen jo tekijän toimesta, tuntuu ainoalta oikein järkevältä vaihtoehdolta niin käyttökokemuksen ja alkuperäisen elämyksen kuin relevantin tietosisällön säilymisen takaamiseksi. FAILI nro 2/ FAILI nro 2/

6 INDEX & SUMMARY FAILI 2/2013 EDITORIAL P. 3 Case management or management of cases - The Editor Osmo Palonen writes that he will reach ten year Anniversary working with the University owned by the public sector: city and towns. However he has never used case management systems, the backbone of the information management in the public sector. He wonders if that situation is one example of the often discussed crisis of case and document management systems. Are those used only when one is forced to use those. Palonen is promoting Liikearkistopäivät, the conference of the Finnish Business Archives Association, and tells that the name of the event business archiving conference was under consideration. The name was only tradition and was not giving the idea of a wider information management conference that the event in fact is. When a better title was not found the 14th business archiving conference will be organised in August in Tampere. Palonen encourages the readers of Faili and members of the FBAA to market the conference to a wider audience including information and information technology professionals. EVENTS P. 4 Creativity cannot be archived Olli Alm, manager of development and information service with the national business archives Elka is reporting about the seminar, which carried the same title with second line...however, the creative work can be documented. The seminar was organised by FIDA, the Finnish Industrial Design Archive. P. 6 Big data the dead or comeback of records management Juho Rännäli, the Finnish activist in the Information and Records Management Society reports about the 30. Anniversary and conference held in Brighton on May. In Rännälis report he cited Meic Pierre Owens speech where Owen promoted traditional record management and the methods used in there. Rännali did not agree with Owen. Instead he was looking for a reference based on a Steve Baileys message and demanded a more active role of records management professionals in providing solutions for those information management problems that organisations have and need. P.10 The association of municipal archivists found enthusiasm in Oulu Mirja Loponen, Sari Pursiainen and Kaija Jalasmäki wrote a report about the annual seminar of the association held in Oulu. They found new developments and enthusiasm in using those in the capital city of Northern Finland. P.15 Archiving 2013 was learning about the Obama guidance Osmo Palonen reports about Archiving 2013 conference held in Washington DC in April. P.19 Business archive conference 2013: information and experience available makes presentation of the programme of the conference to be held in Tampere in August. This time there will be four foreign key note speakers. P.23 CSC presented LTP and tested migration Jessica Parland-von Essen reports about the two-day seminar organised by CSC, the inhouse data centre enterprise of the Ministry of Education and Culture. The seminar was linked with the National digital library project. ARCHIVE AS A LIFE S WORK P.24 Esa Lahtinen, Labour Archives - Pekka Lähteenkorva made notes and let Esa Lahtinen tell about his Life s work as the head of Labour Archives. One finest goal Lahtinen rates highly was building the international relationships. Another one was to find a new premises for the merged archives of labour and trade union movement. Lähteenkorva collected also comments about Lahtinen s work by the researchers and colleagues. ORGANISATIONS P. 28 FBAA S spring meeting visited the house of knights - Ritva Toivonen reports about the meeting and the presentations organised in the house of the knights. PROJECTS P. 30 Quality and productivity by using document management - Juha Anttila, the MD of IITC was leading the project to make a study, verify and select document management software for LapIT Oy, a jointly owned IT developer of the municipalities in the Finnish Lapland. TOOLS P. 33 DIRKS: Implementing and start-up of the records management system - Pekka Henttonen continues his series of articles about DIRKS. CASE MANAGEMENT P. 34 Tailored solutions developed for the case management in the Foreign Office of Finland - The Director of ICT Aki Uusikartano with the Foreign Office writes about the history and present of the case management in his organisation. The process was completely manual and based on the paper documents until Since 1982 there have been a lot of developments in using IT solutions. The era of electronic records management was started in COLUMN P. 36 Cultural heritage, research and knowledge - Dr. Jessica Parland-von Essen writes in her column in Swedish about memory organisations. She asks who s memory they like to preserve and most of all for whom it is done. She asks should the archives museums and libraries place their focus on themselves or on the society when they are redesigning their functions. Suomen ensimmäinen SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä Innofactor Dynasty TM Tiedonohjausjärjestelmä Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä tarjoaa rajapinnan operatiivisille järjestelmille ja se tukee dokumenttien hallintaa Microsoft SharePointissa kytkettynä Dynasty Docs -tuotteeseen. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja malli-pohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. CERTIFIED BY SÄHKE 2 Uusi SÄHKE2-sertifioitu versio saatavilla. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eamstehtäväluokituksen Monipuoliset raportointiominaisuudet Liittymät tietojärjestelmiin ja XML-muotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin 38 FAILI nro 2/ Innofactor Oyj, Keilaranta 19, Espoo, Vaihde ,

7 TYÖKALUJA TIEDONHALLINTAAN Liikearkistopäivät Tampere-talossa Teemat Tiedon hallinta ja tietojohtaminen Tiedonhallinnan kehittämisen ratkaisut Mitä arkistossa pitäisi olla ja mitä sieltä haetaan Perinteisen arkiston iltapäivä Keynote puheenvuorot: Moreq how to use the requirement Steve Bailey: Marketing methods in evaluating the productivity of the information management (recording) Per-Ole Karlsson: Företagshistoria i marknadsförning Jaak Rand: Business archive the service model in Estonia Päivittyvää lisätietoa LIIKEARKISTOYHDISTYS RY