Sähköisen toimintaympäristön huomioiminen hallinnossa

Transkriptio

1 Sähköisen toimintaympäristön huomioiminen hallinnossa Kuntamarkkinat Laki-klinikka Kuntamarkkinat, lakiklinikka Katariina Huikko lakimies

2 Hallinnon sähköistyvä toimintaympäristö Kunnallisten (viranhaltija- ym.) päätösten tekeminen sähköisessä toimintaympäristössä Säädöstausta» L sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003)» Hallintolaki (434/2003) Päätösten tekeminen sähköisesti Päätösten sähköinen tiedoksianto Sääntelyn ongelmakohdat» Pullonkaulana päätösten allekirjoittaminen» Myös sähköisen arkistoinnin sääntelyssä puutteita Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

3 Allekirjoittamisvelvollisuudesta Lainsäädännön reunaehdot» HL 43 (Päätöksen muoto) ja 44 (Päätöksen sisältö)» JulkisuusL 6 (Asiakirjan julkiseksi tulo)» SasL 16 (Päätösasiakirjan sähköinen allekirjoittaminen) Tulkintalinjoja» EOA ratkaisut 686/4/09 ja 1303/4/09 Allekirjoituksen muotoja» Omakätinen» Vahva sähköinen allekirjoitus» Koneellinen Vaikka lain tasoista velvollisuutta ei ole, voidaan allekirjoittamisen katsoa kuuluvan hyvää hallintoon» Muoto kuitenkin valittavissa» Sääntely vielä kehittymässä Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

4 Hallintopäätöksen sähköinen tiedoksianto Todisteellinen sähköinen tiedoksianto (SasL 18 )» Asianosaisen suostumuksella tiedoksi sähköisenä viestinä, ei kuitenkaan telekopiona» Viranomainen ilmoittaa, että päätös noudettavissa palvelimelta/tietokannasta/muusta tiedostosta» Asianosaisen on tunnistauduttava päätöstä noutaessaan» Päätös on annettu tiedoksi kun se on noudettu» Jos päätöstä ei ole noudettu 7 päivän kuluessa Kuntalain/hallintolain mukainen tiedoksianto Tavallinen sähköinen tiedoksianto (SasL 19 )» Asianosaisen suostumuksella» Päätöksen antaminen tiedoksi sähköisenä viestinä» Asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

5 Sähköisessä tiedoksiannossa huomioitava SasL:n mukainen sähköinen tiedoksianto vain asiakkaan suostumuksella Huomioitava, että arkaluonteisia tietoja ei saa lähettää edes asiakkaan suostumuksella» Suojaamaton sähköpostiyhteys ei täytä tietosuojavaatimuksia Tietosuojavaltuutetun tulkintalinjat» dnro 1475/41/2009» dnro 423/49/2009 Eroavaisuudet erityislainsäädännössä» HankL:n 75 sähköisestä tiedoksiannosta Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

6 Hankintapäätöksen sähköinen tiedoksianto Hankintalain (348/2007) 75 Päätös asiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Käytettäessä sähköistä yhteystietoa ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa hankintayksikön on merkittävä viestiinsä erikseen tieto viestin lähettämispäivästä Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

7 Sähköinen kokouskäytäntö Kunnan sähköinen kokouskäytäntö» Edellyttää, että kunta huolehtii tarvittavasta laitteistosta» Kokouskutsujen lähettäminen sähköisesti» Sähköinen kokousmenettely» Sähköinen äänestysjärjestelmä» Pöytäkirjan tarkastaminen sähköisesti Sähköisten menetelmien hyödyntäminen mahdollista myös osana tavallista kokousmenettelyä, esim. KuntaL:n mukainen videoneuvotteluyhteys» KuntaL 56 a» Läsnäoleviksi lasketaan kaikki jotka osallistuvat kokoukseen videoneuvotteluyhteydellä» Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin on oltava läsnä kokouspaikalla (KuntaL 58 )» Edellyttää hallintosäännön kirjauksia Huom. KuntaL ei mahdollista puhelinkokousten tai sähköpostikokousten pitämistä Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

8 56 a ( /1068) Kokoukseen osallistuminen videoneuvotteluyhteyden avulla Kunta voi hallintosäännössään määrätä, että toimielimen jäsenet ja henkilöt, joilla on toimielimen kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus, voivat osallistua kokoukseen käyttäen videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa (videoneuvotteluyhteys). Videoneuvotteluyhteys on toteutettava siten, että kokoukseen osallistuvilla on puhe- ja näköyhteys keskenään. Kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava, että kokoukseen videoneuvotteluyhteyden avulla osallistuva voi seurata kokousta sekä osallistua asioiden käsittelyyn koko kokouksen ajan. Puheenjohtajan on keskeytettävä kokous välittömästi, jos videoneuvotteluyhteys katkeaa. Hallintosäännössä on määrättävä ne tilat, joista toimielinten kokouksiin voi osallistua videoneuvotteluyhteyden avulla. Hallintosäännössä voidaan määrätä, että kokouksiin voi osallistua erityisistä syistä muuallakin kuin kunnan osoittamissa tiloissa. Lain mukaan salassa pidettävien asioiden käsittelyyn voi kuitenkin osallistua vain kunnan osoittamissa tiloissa. Kunnan tulee huolehtia siitä, että videoneuvotteluyhteyteen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä. Kunnan tulee huolehtia suljetussa kokouksessa käytettävän videoneuvotteluyhteyden asianmukaisesta salauksesta sekä siitä, että kunnan osoittamissa tiloissa läsnäolevista voidaan varmistautua Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

9 Sähköisen kokouksen julkisuus, KuntaL 57.4 :» Yleisöllä on oltava kokouspaikalla mahdollisuus seurata toimielimen julkista kokousta myös siltä osin kuin kokoukseen osallistutaan videoneuvotteluyhteyden avulla. Jos toimielimen jäsen osallistuu julkiseen kokoukseen videoneuvotteluyhteyden avulla kunnan osoittamissa tiloissa, kunta voi hallintosäännössä määrätä, että yleisöllä on myös vastaava mahdollisuus seurata kokousta. ( /1068) Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

10 Koottua lakitietoa sähköpostiisi maksutta Laki-INFO uutiskirje Kuntaliiton lakiyksikön Laki-INFO ilmestyy vähintään kuusi kertaa vuodessa Tilaa maksuton uutiskirje sähköpostiisi osoitteesta: Kuntaliiton uutiskirjeet ja kolumnit efault.aspx Kommunförbundets nyhetsbrev: default.aspx Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

11 Palvelusähköpostit Kuntaliiton lakiyksikön hallintolakimiehet» Kysymykset koskien hallintoa ja päätöksentekoa Julkisten hankintojen neuvontayksikkö» Kysymykset koskien julkisia hankintoja Katariina Huikko Lakimies Kuntaliitto

12 Kiitos!