Toiminnan laadun parantaminen organisaation itsearvioinnilla

Transkriptio

1 Toiminnan laadun parantaminen organisaation itsearvioinnilla - tutkimus Suomen puolustusvoimien tulosyksiköissä Juhani Ojala Maasotakoulu Johtamisen julkaisusarja 1/2007

2 Lappeenrannan teknillinen yliopisto Lappeenranta University of Technology Juhani Ojala TOIMINNAN LAADUN PARANTAMINEN ORGANISAATION ITSEARVIOINNILLA tutkimus Suomen puolustusvoimien tulosyksiköissä Väitöskirja tekniikan tohtorin tutkintoa varten esitetään teknistaloudellisen tiedekunnan luvalla julkisesti tarkastettavaksi Lappeenrannan teknillisen yliopiston luentosalissa 1381, torstaina 11. lokakuuta 2007 klo Maasotakoulu Army Academy Johtamisen julkaisusarja Sisältö: Tutkimuksia 1/2007 Lappeenranta 2007

3 Ohjaaja Professori, tekniikan tohtori Timo Pirttilä Tuotantotalouden osasto Teknistaloudellinen tiedekunta Lappeenrannan teknillinen yliopisto Esitarkastajat Professori, filosofian tohtori Asko Miettinen Tuotantotalouden osasto Tampereen teknillinen yliopisto Tekniikan tohtori Tauno Jokinen Tuotantotalouden osasto Oulun yliopisto Vastaväittäjät Professori, filosofian tohtori Asko Miettinen Tuotantotalouden osasto Tampereen teknillinen yliopisto Tekniikan tohtori Tauno Jokinen Tuotantotalouden osasto Oulun yliopisto Maasotakoulu Väinö Valveen katu Lappeenranta Copyright Juhani Ojala ISBN ISBN (PDF) ISSN Edita Prima Oy Helsinki 2007

4 TIIVISTELMÄ Juhani Ojala Toiminnan laadun parantaminen organisaation itsearvioinnilla tutkimus Suomen puolustusvoimien tulosyksiköissä Lappeenranta sivua Maasotakoulu: Johtamisen julkaisusarja. Tutkimuksia 1/2007 Väitöskirja. Lappeenrannan teknillinen yliopisto ISBN , ISBN (PDF), ISSN Laajoilla kyselylomaketutkimuksilla on tutkittu organisaation itsearvioinnin käyttöönoton motiiveja, käyttöä ja käytön hyötyjä 1990-luvulla ja 2000-luvun alussa. Organisaation itsearviointia on myös tutkittu laatupalkintomallien soveltamisen yhteydessä. Kolmas tutkimussuuntaus, johon myös tämä tutkimus sisältyy, on organisaation itsearvioinnin tutkiminen erilaisissa asiayhteyksissä. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on lisätä tietoa ja ymmärrystä organisaation itsearvioinnista ja sen vaikuttavuudesta tutkimalla, miten organisaatiota itsearvioidaan maavoimien valmiusyhtymissä ja Maasotakoulussa. Näissä neljässä paikallistutkimuksessa käytin tutkimusotteena tapaustutkimuksen mukaista tutkimusstrategiaa. Aiempien tutkimuksien tulosten perusteella tärkein yhdistävä tekijä toiminnan parantamisessa on pyrkimys kokonaisvaltaisuuteen toiminnan laadun parantamisessa ja erinomaisuuden tavoittelussa. Osin kokonaisvaltaisuuteen sisältyviä ja sitä tukevia tekijöitä ovat jatkuvan parantamisen periaatteen käyttäminen ja oppivan organisaation edellyttämien toimintaedellytyksien luominen ja niiden huomioon ottaminen toiminnassa. Edelleen yhteisenä tekijänä ovat johdon sitoutumisen ja osallistumisen vaikutukset työntekijöiden osallistumiseen ja sitoutumiseen. Teorian perusteella olen arvioinut muodostuvan kolme organisaation itsearvioinnin strategisen tason johtamiskäytäntöä, jotka ovat Laatupalkinnon hakeminen, Toiminnan ja tulosten arviointi sekä Toiminnan kypsyyden arviointi.

5 Tutkimuksen tulosten perusteella organisaation itsearvioinnin vaikuttavuuden merkityskokonaisuus on selitettävissä viiden teeman avulla. Koko tutkimusaineiston yhdistäväksi vaikuttavuuden teemaksi, josta myös organisaation itsearvioinnin vaiheistus saa tukea, muodostuu teema organisaation itsearviointi ja tulosjohtaminen. Tämän teeman perusteella organisaation itsearvioinnin vaikuttavuus perustuu itsearvioinnin käyttämiseen sekä tulosyksikön sisäisenä että johdon strategisen tason itsearviointina osana tulosjohtamista. Samoin teema ollaanko samaa perhettä löytyy jokaisesta tutkimuskohteena olleesta tulosyksiköstä. Teeman perusteella vaikuttavuus perustuu siihen, että organisaation itsearvioinnin tilaisuus koetaan sosiaalisena tapahtumana ja organisaation itsearviointi vahvistaa työntekijöiden osallistumista ja sitoutumista toiminnan laadun parantamiseen. Vaikuttavuuden teemoissa poistetaan kivi kengästä, ja hiertäminen loppuu siihen, strateginen valinta ja henkilöstön työhyvinvoinnin edistäminen organisaation itsearvioinnin vaikuttavuus on tulosyksikkökohtainen. Organisaation itsearvioinnista haetaan vaikuttavuutta organisaation itsearvioinnista saatavien tulosten nopealla toimeenpanolla. Vaikuttavuuteen pyritään systemaattisella eri organisaation tasoilla tehtävillä toiminnan kuvauksilla, mihin liittyy laatupalkinnon hakeminen. Vaikuttavuuteen voidaan myös päästä työpistelähtöisesti henkilöstön johtamisen ja hallinnon kautta. Vaiheistettua organisaation itsearviointia voidaan käyttää osana tulosjohtamista. Muita keskeisiä tutkimustuloksia ovat organisaation itsearvioinnin välittömät ja välilliset vaikutukset. Tutkimuksen tulosten perusteella teen suositukset organisaation itsearvioinnin johtamiskäytännöistä ja organisaation itsearvioinnin vaiheistuksesta osana tulosyksikön tulosjohtamista. Kolmas suositus käsittää organisaation itsearvioinnin käytön palautejärjestelmänä. Avainsanat: organisaation itsearviointi, tulosjohtaminen. UDK : : :

6 ABSTRACT Juhani Ojala Improving Operational Quality by Organizational Self-Assessment: A Study within Finnish Defence Forces Units Lappeenranta pages Army Academy: Publication Series of Management. Research 1/2007 Dissertation. Lappeenranta University of Technology ISBN , ISBN (PDF), ISSN Organizational self-assessment has been studied by using large surveys in the 1990s and at the beginning of the 2000s. The main focuses of these surveys were on motivation for starting organizational self-assessment, ways of using organizational self-assessment and benefits of conducting organizational self-assessment. Organizational self-assessment has also been studied when applying models of quality awards. The third approach which this study also represents is the investigation of organizational self-assessment in different contexts. The purpose of this study is to enhance knowledge and understanding of organizational self-assessment and its effectiveness by studying how the organization is self-assessed in the Army Readiness Brigades and in the Army Academy. In these four local studies I used the case study approach. Previous researches clearly indicate that the most significant factor when improving performance is the tendency to a holistic approach in operational quality and excellence. Factors, partly constituting and supporting this approach, are continuous performance improvement and allocation of resources for the learning organization. A further factor involves the impact of managerial commitment and involvement on employee involvement and commitment. My investigations imply that at strategic level there are three leadership practices of organizational self-assessment: Application for the quality award, Assessment of enablers and results and Assessment of maturity on performance.

7 The outcomes suggest that the effectiveness of organizational self-assessment can be explained through five attributes. Organizational self-assessment and management by results becomes the attribute which combines the entire data of this study and gives support to organizational self-assessment conducted in phases. The effectiveness of this attribute is based on the use of both organizational self-assessment as internal self-assessment of the unit and the use of strategic level self-assessment of management as a part of management by results. Similarly the attribute Are we like one big family? can be found in every unit. The effectiveness of this attribute is based on the fact that organizational selfassessment event is experienced as a social occasion. Organizational self-assessment enhances employee involvement and commitment to improve the operational quality. When applying the attributes of removing the problem, a strategic choice and improving well-being at work the effectiveness of organizational self-assessment is unitspecific. Impact from organizational self-assessment is sought by deciding and executing improvements rapidly. Impact from organizational self-assessment is sought by the systematic description of various organizational performance levels, which includes applying for the quality award. Impact from self-assessment can also be sought by way of leadership and administration, which take the performance of the subunit into account. The phased organizational self-assessment can be incorporated in management by results. The further results indicate that self-assessment has a direct influence and an indirect link in influence. In conclusion, I have designed some recommendations to be employed as leadership practices in organizational self-assessment and phased organizational self-assessment in management by results. A further recommendation consists of organizational self-assessment as a feedback system. Keywords: organizational self-assessment, management by results. UDC : : :

8 KIITOKSET Asetin jatko-opintojeni päämääräksi väitöstutkimuksen tekemisen. Tein tämän päätöksen Kantturaniemessä heinäkuussa Tiesin, että päätös edellyttää minulta kokonaisvaltaista sitoutumista opiskeluun. Tiesin, että historian sivuillekin kirjattu Kantturaniemi velvoittaa minua pysymään päätöksessäni. Uskoin lujasti siihen, että halu elinikäiseen oppimiseen motivoi pääsemään asettamaani päämäärään. Optimisti ei koskaan pety! Näiden tutkimusmatkan edellytysten osasien avulla muodostin mielikuvan päämäärästäni. Tutkimussuunnitelman sisällön, tavoitteiden ja aikataulun avulla päämäärä sai konkreettisen sisällön. Ajallisista tavoitteista huolimatta aika ajoin oli tervettä palauttaa mieleen, miten kaunokirjoituksessa peruskoulun ala-asteen opettajani Sisko Alangon mukaan saavutetaan erinomainen suorituksen taso: Hiljaa hyvää tulee, ajatellen aivan kaunista. Päämääräni saavuttaminen edellytti useilta henkilöiltä tutkimusta edistäviä päätöksiä ja toimenpiteitä. Aivan aluksi haluan osoittaa yhteiset kiitokseni kaikille Teille, jotka olette myötävaikuttaneet tämän väitöstutkimuksen onnistumiseen. Kiitän professori, tekniikan tohtori Timo Pirttilää tutkimuksen päämäärätietoisesta ohjaamisesta. Toiminnan vapaus yhdistyi tutkijan vastuuseen kysymyksessä, mitä sinä todella tutkit. Kiitän tekniikan tohtori Tauno Jokista ja professori, filosofian tohtori Asko Miettistä työn esitarkastamisesta. Ammattitaitoisen ja aktiivisen palautteen perusteella käsikirjoituksesta muodostui väitöskirja. Lisäksi kiitän tekniikan tohtori Antero Tervosta, joka antoi tärkeitä havaintoja käsikirjoituksen luonnoksesta. Kiitän kaikkia Maasotakoulussa palvelevia tai aiemmin palvelleita henkilöitä saamastani tuesta ja kannustuksesta. Maasotakoulun johtajina prikaatikenraali Antti Lankinen, prikaatikenraali Juha-Pekka Liikola ja eversti Teppo Lahti ovat luottaneet siihen, että tämä tutkimus valmistuu suunnitelman mukaisesti. Maasotakoulussa palvelevien henkilöiden ammattitaito, luotettavuus ja yhteistyökyky mahdollistivat sen, että pääsin kussakin tulosyksi-

9 kössä tavoitteeksi asettamaani laaja-alaiseen toimintatutkimukselliseen muutokseen pyrkivän ajatteluun ja vuorovaikutukseen. Erityisesti haluan kiittää kirjastonhoitaja, filosofian maisteri Anna-Mari Osmaa ja hänen johdollaan työskentelevää kirjaston henkilökuntaa. Niin monet olivat ne tiedon lähteet, jotka järjestitte käyttööni! Kiitän filosofian lisensiaatti Ritva Laurilaa tiivistelmän käännöstyöstä. Kiitän filosofian lisensiaatti Riitta Paltemaata tekstin kieliasun tarkastamisesta. Kiitän sekä Kauppaneuvos Werner Hacklinin säätiössä upseerikoulutuksen edistämiseksi että Lappeenrannan teknillisen yliopiston tukisäätiössä toimivia päättäjiä tähän tutkimukseen kohdistamasta luottamuksesta ja taloudellisesta tuesta. Täysipäiväinen tieteelliseen työhön keskittyminen mahdollisti tutkimustehtävän syvällisen käsittelyn. Äitini Eeva Ojalan, siskoni Kaisu Ojalan ja hänen perheensä sekä veljeni Matti Ojalan ja hänen perheensä kannustus tämän monivuotisen tutkimuksen aikana oli tärkeää. Tällaisen pitkäkestoisen projektin aikana elämän kirjo näyttäytyy sen eri väreissä. Isäni Paavo Ojalan poistuminen keskuudestamme pysäytti meidät kaikki. Vahvat isänmaalliset muistot isästä ovat kuitenkin jäljellä ohjaamassa meitä elämässämme. Aviopuolisoni Liisa Ojala ja poikamme Jarno Ojala tutustuivat myös konkreettisesti tutkimuksen eri vaiheisiin, koska tein tämän tutkimuksen kirjalliset osuudet pääosin kotona. Yksi tavoitteistani oli, että jatko-opintojen painoarvon on pysyttävä sopusoinnussa elämän muiden arvojen kanssa. Rikkaudeksi muodostuivatkin ne monet keskustelut kokonaisvaltaisuuteen perustuvasta toiminnan laadun parantamisesta, jatkuvasta parantamisesta, oppimisesta, johtamisesta, organisaation itsearvioinnista, tiedosta, tutkimuksesta, tutkimuksen teosta ja luonnollisesti elämästä itsestään. Kiitos Sinulle, Liisa! Kiitos Sinulle, Jarno! Onnistuminen elämän kokonaisvaltaisuudessa on kuitenkin tärkeintä. Voimme olla todella ylpeitä onnistumisestamme. Lappeenranta Juhani Ojala

10 SISÄLTÖ TIIVISTELMÄ ABSTRACT KIITOKSET SISÄLTÖ LUETTELO KUVIOISTA LUETTELO TAULUKOISTA LYHENTEET 1 JOHDANTO Erinomaisuuden tavoittelun synnyttämät tarpeet toiminnan arvioinnille Aiemmat tutkimukset ja tutkimussuuntaukset Laajat kyselylomaketutkimukset Suorituskyvyn lisäystä selvittäneet tutkimukset Organisaation itsearvioinnin käyttäminen erilaisissa asiayhteyksissä Organisaation itsearvioinnin johtamiskäytännöt Tutkimuksen tavoiteasettelu Organisaation itsearvioinnin käyttäminen tutkimuskohteissa Tutkimuksen tarkoitus, tavoitteet ja toiminta-ajatus Raportin rakenne ORGANISAATION ITSEARVIOINTI TOIMINNAN LAADUN PARANTAMISEN JA TULOSJOHTAMISEN KONTEKSTISSA Toiminnan laadun parantamisen strateginen taso Kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisuuden tavoittelu jatkuvan parantamisen periaatteen avulla Kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisuuden tavoittelu oppivan organisaation avulla Kokonaisvaltaisuuden ja erinomaisuuden tavoittelu johdon sitoutumisen ja osallistumisen avulla Toiminnan laadun parantamisen toiminnan taso Toiminnan laatu Toiminnan laadun määrittely Organisaation itsearviointi ilmiönä Organisaation itsearvioinnin johtaminen Organisaation itsearvioinnin vaiheet Toiminnan parantamisen yhdistäminen toimintaan Organisaation itsearvioinnin käyttäminen laatupalkinnon hakemisessa Laatupalkintomallien käyttämisestä EFQM-malli ja sen soveltaminen Organisaation itsearvioinnin käyttäminen toiminnan ja tulosten arvioinnissa Laatupalkintomallien käyttäminen organisaation itsearvioinnin tukena Kysymyksien ja kysymyssarjojen käyttäminen... organisaation itsearvioinnin tukena Diagnostinen itsearviointi Organisaation itsearvioinnin käyttäminen toiminnan kypsyyden arvioinnissa...83

11 2.7 Organisaation itsearvioinnin käyttämisellä saatavat hyödyt Tulosyksiköt ja tulosjohtaminen Tulosyksikön toimintaympäristö Tulosyksikön toimintajärjestelmä tulosjohtamisen kannalta Tutkimuskohteiden rakenteelliset ja toiminnalliset eroavaisuudet Joukkotuotantoprosessi ydinprosessina Tutkimuksen viitekehys TUTKIMUKSEN METODOLOGIA Tutkimusstrategia Eri tutkimuksen lajeille tyypillisten piirteiden ilmenemismuodot Toimintatutkimuksen piirteitä Fenomenologian piirteitä Hermeneutiikan piirteitä Johtopäätökset Tapaustutkimus Tapaustutkimuksen tyypittely Tutkimustehtävät Tutkimusasetelma Tutkimusaineiston kerääminen Tapaustutkimuksen tapaukset Tutkimusaineiston analysointi Yleistämisen aste Raportointi Esiymmärryksen hankkiminen Työohjelman toteutumisen seuranta Tutkimuksen ensimmäinen vaihe Tutkimuksen toinen vaihe Tutkimuksen kolmas vaihe TUTKIMUSAINEISTON HANKINTA JA KÄSITTELY Tutkimusaineiston hankinta Haastattelut Avokysymykset Arviointialueiden arviointikohtien merkitys ja toteutuminen Arviointialueiden painottuminen toisiinsa nähden Arviot systemaattisen kehittämistyön vaikutuksista Tutkimuksen toinen vaihe Kenttätutkimus tulosyksikössä C Kenttätutkimus Maasotakoulussa Tutkimuksen kolmas vaihe Kenttätutkimus tulosyksikössä A Kenttätutkimus tulosyksikössä B Kenttätutkimus tulosyksikössä C Haastattelut Maasotakoulussa Tutkimusaineiston käsittely Haastattelut Avokysymykset Arviointialueiden arviointikohtien merkitys ja toteutuminen Arviointialueiden painottuminen toisiinsa nähden...143

12 4.4.5 Arviot systemaattisen kehittämistyön vaikutuksista ORGANISAATION ITSEARVIOINTI JA SEN VAIKUTTAVUUS Keskeisimmät laadun parantamisen kohteet Systemaattiset laatutyön hidasteet ja esteet Organisaation itsearvioinnin vaikutukset tulosyksiköittäin vertailtuna Organisaation itsearvioinnin käyttämisen kielteiset vaikutukset Organisaation itsearvioinnin käyttämisen positiiviset vaikutukset Sitoutuminen organisaation itsearviointiin Arviot systemaattisen kehittämistyön vaikutuksista Parivertailu ja arviointikohtien merkitys Poistetaan kivi kengästä, ja hiertäminen loppuu siihen Esimiesten kokemukset organisaation itsearvioinnin vaikuttavuudesta Parivertailun tulokset Arviointikohtien merkitys Avokysymyksien perusteella löydettyjä yksityiskohtaisia tuloksia Johtopäätökset Strateginen valinta Esimiesten kokemukset organisaation itsearvioinnin vaikuttavuudesta Parivertailun tulokset Arviointikohtien merkitys Avokysymyksien perusteella löydettyjä yksityiskohtaisia tuloksia Johtopäätökset Henkilöstön työhyvinvoinnin edistäminen Parivertailun tulokset Arviointikohtien merkitys Avokysymyksien perusteella löydettyjä yksityiskohtaisia tuloksia Komentajan kokemukset organisaation itsearvioinnin vaikuttavuudesta Tulosyksikön sisäinen itsearviointi ja johdon strategisen tason itsearviointi Tilanne tutkimuksen alkuvaiheessa Maasotakoulussa selvitetyt menestystekijät ja parantamisalueet Osallistavan havainnoinnin perusteella saatuja tuloksia Tulosyksikön sisäinen organisaation itsearviointi Tulosyksikön johdon strategisen tason organisaation itsearviointi Ollaanko samaa perhettä Organisaation itsearviointi ja tulosjohtaminen Yhteenveto osakokonaisuuksien vaikutussuhteista TUTKIMUKSEN TULOKSIEN TARKASTELU Yhteenveto tutkimuksen tuloksista Miten organisaation itsearvioinnilla parannetaan toiminnan laatua... tulosyksikössä Vaikutussuhteiden tarkastelua Painotuksien ja merkityksien tarkastelua Kehittämistoimenpiteiden vaikutuksien tarkastelua Organisaation itsearvioinnin johtamiskäytännöt Organisaation itsearvioinnin vaikutukset Organisaation itsearvioinnin vaikutukset henkilöstön yhteishenkeen Miten maavoimien valmiusyhtymien komentajat ovat saavuttaneet... vaikuttavuutta organisaation itsearvioinnilla...234

13 6.3.1 Organisaation itsearvioinnin vaikuttavuuden merkityskokonaisuus Organisaation itsearvioinnin vaikuttavuus tulosyksikössä A Organisaation itsearvioinnin vaikuttavuus tulosyksikössä B Organisaation itsearvioinnin vaikuttavuus tulosyksikössä C Miten organisaation itsearviointi on integroitavissa tulosjohtamiseen Organisaation itsearviointi osana tulosyksikön kokonaisvaltaisuutta Organisaation itsearvioinnin asema tulosjohtamisessa Suositukset Organisaation itsearvioinnin strategisen tason johtamiskäytännöt Organisaation itsearvioinnin vaiheistus ja aikautus Organisaation itsearvioinnin käyttö palautejärjestelmänä TUTKIMUKSEN LUOTETTAVUUS JA KONTRIBUUTIO Tutkimuksen validiteetti ja reliabiliteetti Rakenteellinen validiteetti Sisäinen validiteetti Ulkoinen validiteetti Reliabiliteetti Tutkimuksen uskottavuus Tutkimuksen tarkastelu metodin kannalta Tutkimuksen tarkastelu kontribuution kannalta EHDOTUS JATKOTUTKIMUKSIEN AIHEIKSI LÄHDELUETTELO 269 LIITTEET Liite 1. Organisaation itsearvioinnin toteutus vuosina Liite 2. EFQM-mallin (1999) ja EFQM-mallin (2003) arviointikohdat Liite 3. Kirje ( ): Laatujärjestelmätutkimuksen kenttätutkimus Liite 4. Ohje ( ): Kenttätutkimus Liite 5. Esiymmärryksen hankkiminen ja työohjelman toteutuminen Liite 6. Kenttätutkimuksien avokysymyksien vastausten luokittelun perusteet Liite 7. Ilmauksien ryhmittely luokkiin (tulosyksikkö A) Liite 8. Ilmauksien ryhmittely luokkiin (tulosyksikkö B) Liite 9. Parivertailun frekvenssimatriisit ja prosenttiosuusmatriisit tulosyksiköittäin Liite 10. Organisaation itsearviointi toiminnan parantamisen välineenä Liite 11. Parantamissuunnitelmalomake ja parantamisesityslomake.

14 LUETTELO KUVIOISTA Kuvio 2.1. Kaksi lähestymistapaa jatkuvan parantamisen periaatteeseen. 32 Kuvio 2.2. Kolme liiketoiminnan erinomaisuuden tavoittelun menetelmää. 36 Kuvio 2.3. Laajennettu jatkuvan parantamisen periaate (Plan Do Study Act) 37 Kuvio 2.4. Toistava oppiminen ja uudistava oppiminen. 40 Kuvio 2.5. Kolme oppimisen tasoa. 41 Kuvio 2.6. Johtamisen ja laatutyön roolien yhteensovittaminen. 53 Kuvio 2.7. Erilaisten organisaation itsearvioinnin lähestymistapojen suhteelliset asemat todistusvoiman ja itsearviointiprosessin suhteen. 56 Kuvio 2.8. Organisaation itsearvioinnin johtamiskäytännöt toimintatapoineen. 58 Kuvio 2.9. Kaksi perinteisesti kuvattua itsearviointiprosessia. 60 Kuvio Kahdeksan tärkeintä askelta sovellettaessa EFQM-mallia. 60 Kuvio The EFQM Excellence Model (EFQM-malli) arviointikriteeristön käytön periaate. 72 Kuvio Systeemitekijöiden, prosessien ja tuloksien välinen suhde. 81 Kuvio Diagnostisen itsearvioinnin periaate. 82 Kuvio Tulosyksikön toimintajärjestelmän vaikutuspiiri. 93 Kuvio Esimerkki maavoimien valmiusyhtymän organisaatiosta. 99 Kuvio Tutkimuksen kohdehenkilöiden tehtävien asemat maavoimien valmiusyhtymän organisaatiossa. 100 Kuvio Tutkimuksen viitekehys. 102 Kuvio 3.1. Kolme metodologista lähestymistapaa yhdistettynä tutkimusstrategisiin luokkiin. 104 Kuvio 3.2. Tutkimusotteiden suhteelliset asemat. 106 Kuvio 3.3. Tutkimustehtävät tutkimuksen eri vaiheissa. 113 Kuvio 3.4. Tieteelliset menetelmät tutkimuksessani. 118 Kuvio 4.1. Palvelusaika tehtävässä. 124 Kuvio 4.2. EFQM-mallin arviointialueiden arviointikohtien merkityksen ja toteutumisen arvioinnin ja vastausten käsittelyn periaatekuva. 126 Kuvio 4.3. Periaatekuva parivertailulomakkeesta ja ohjeet vastaamisesta. 127 Kuvio 4.4. Kuvio 5.1. Kuvio 5.2. Kuvio 5.3. Kuvio 5.4. Viiden EFQM-arviointikriteeristön arviointialueen (johtajuus; toimintaperiaatteet ja strategia; henkilöstö; kumppanuudet ja resurssit; prosessit) kautta systemaattisen kehittämistyön vaikutuksien ja systemaattisen laatutyön merkityksen arviointi tulosyksikössä (joukkoosasto) toiminnan kannalta (periaatekuva). 128 Mainitse viisi (1. 5.) keskeistä laadun parantamisen kohdetta, jolla arvioit olevan yhteyden edustamasi tulosyksikön (= joukko-osasto) menestykseen ja kilpailukykyyn. 145 Onko edustamassasi tulosyksikössä (tulosyksikkö = joukko-osasto) arviosi mukaan systemaattista laatutyötä hidastavia tekijöitä tai jopa laatutyön esteitä toiminnan kannalta? Millaisia?. 146 Onko organisaation itsearvioinnin soveltamisesta arviosi mukaan mahdollisesti ollut jotakin haittaa tai kielteistä edustamasi tulosyksikön (tulosyksikkö = joukko-osasto) joukkotuotannon menestykseen ja kilpailukykyyn? Millaisia?. 148 Onko organisaation itsearvioinnin soveltamisesta arviosi mukaan mahdollisesti ollut jotakin positiivista vaikutusta edustamasi tulosyksikön (tulosyksikkö = joukko-osasto) joukkotuotannon menestykseen ja kilpailukykyyn? Millaisia?. 149

15 Kuvio 5.5. Miten olet sitoutunut organisaation itsearvioinnin käytettävyyteen toiminnan parantamisen välineenä?. 151 Kuvio 5.6. Tulosyksikkö C:n (n=25) (6/2003) ja Maasotakoulun (MAASK) (n=47) (12/2003) yhteenveto johtamiseen liittyvien kehittämistoimenpiteiden vaikutuksista. 152 Kuvio 5.7. Tulosyksikkö C:n (n = 25) (6/2003) ja Maasotakoulun (MAASK) (n = 47) (12/2003) yhteenveto toimintaperiaatteisiin ja strategiaan liittyvien kehittämistoimenpiteiden vaikutuksista. 153 Kuvio 5.8. Tulosyksikkö C:n (n = 25) (6/2003) ja Maasotakoulun (MAASK) (n = 47) (12/2003) yhteenveto henkilöstöön liittyvien kehittämistoimenpiteiden vaikutuksista. 153 Kuvio 5.9. Tulosyksikkö C:n (n = 25) (6/2003) ja Maasotakoulun (MAASK) (n = 48) (12/2003) yhteenveto kumppanuuksiin ja resursseihin liittyvien kehittämistoimenpiteiden vaikutuksista. 154 Kuvio Tulosyksikkö C:n (n = 25) (6/2003) ja Maasotakoulun (MAASK) (n = 48) (12/2003) yhteenveto prosesseihin liittyvien kehittämistoimenpiteiden vaikutuksista. 155 Kuvio Parivertailu: laatupalkintokriteeristön arviointialueiden merkityksen painottuminen toiminnan laadun kannalta. 155 Kuvio Mediaanilla ilmoitettu yhteenveto tulosyksikön A ja tulosyksikön B esimiesten arvioista EFQM-mallin (vuoden 2003 suomenkielinen käännös) arviointialueiden arviointikohtien merkityksestä organisaatiossa toiminnan laadun kannalta ottaen huomioon joukkotuotantoprosessi. 156 Kuvio Parivertailu: laatupalkintokriteeristön arviointialueiden merkityksen painottuminen toiminnan laadun kannalta/tulosyksikkö A (11/2004). 164 Kuvio Mediaanilla ilmoitettu yhteenveto tulosyksikön A esimiesten arvioista EFQM-mallin (vuoden 2003 suomenkielinen käännös) arviointialueiden arviointikohtien merkityksestä organisaatiossa toiminnan laadun kannalta ottaen huomioon joukkotuotantoprosessi. 165 Kuvio Parivertailu: laatupalkintokriteeristön arviointialueiden merkityksen painottuminen toiminnan laadun kannalta/tulosyksikkö B (11/2004). 180 Kuvio Mediaanilla ilmoitettu yhteenveto tulosyksikön B esimiesten arvioista EFQM-mallin (vuoden 2003 suomenkielinen käännös) arviointialueiden arviointikohtien merkityksestä organisaatiossa toiminnan laadun kannalta ottaen huomioon joukkotuotantoprosessi. 181 Kuvio Parivertailu: laatupalkintokriteeristön arviointialueiden merkityksen painottuminen toiminnan laadun kannalta/tulosyksikkö C (6/2003). 189 Kuvio Mediaanilla ilmoitettu yhteenveto tulosyksikön C esimiesten arvioista EFQM-mallin (vuoden 1999 suomenkielinen käännös) arviointialueiden arviointikohtien merkityksestä organisaatiossa toiminnan laadun kannalta ottaen huomioon joukkotuotantoprosessi. 190 Kuvio Mainitse viisi (1.-5.) keskeistä laadun parantamisen kohdetta, jolla arvioit olevan yhteyden edustamasi tulosyksikön (= joukko-osasto) menestykseen ja kilpailukykyyn?. 191 Kuvio Mainitse viisi (1.-5.) keskeistä laadun parantamisen kohdetta, jolla arvioit olevan yhteyden edustamasi tulosyksikön (= joukko-osasto) menestykseen ja kilpailukykyyn?. 192 Kuvio Organisaation itsearviointi toiminnan ja resurssien suunnittelussa vuonna 1999 (piirretty uudelleen lähteen mukaan). 200

16 Kuvio Parivertailu: laatupalkintokriteeristön arviointialueiden merkityksen painottuminen toiminnan laadun kannalta/tulosyksikkö MAASK (12/2003). 203 Kuvio Mediaanilla ilmoitettu yhteenveto Maasotakoulussa palvelevien henkilöiden arvioista EFQM-mallin (vuoden 1999 suomenkielinen käännös) arviointialueiden arviointikohtien merkityksestä organisaatiossa toiminnan laadun kannalta. 204 Kuvio Organisaation itsearvioinnin teemat vaiheittain. 205 Kuvio Hallinto- ja tulosyksiköiden sekä johdon organisaation itsearvioinnin aikataulu Maasotakoulussa vuoden 2004 syksystä vuoden 2005 loppuun. 206 Kuvio Vaiheistettu organisaation itsearviointi vaikutuksineen. 207 Kuvio Organisaation itsearvioinnissa tarvittavan tiedon systemaattinen kerääminen. 209 Kuvio 6.1. Yhteenveto komentajan (tulosyksiköt A, B, C ja MAASK) valitseman organisaation itsearvioinnin johtamiskäytännön vaikuttavuudesta. 229 Kuvio 6.2. Yhdistelmä tulosyksikön tulosjohtamisen ja organisaation itsearvioinnin vaiheiden vaikutussuhteista. 245 Kuvio 6.3. Tiedon systemaattinen kerääminen johdon päätöksentekoa varten. 246

17 LUETTELO TAULUKOISTA Taulukko 2.1. Jatkuvan parantamisen periaatteen (Demingin ympyrä, Plan Do Check Act) vaiheiden sisältämien toimintojen ja toimenpiteiden vertailu. 34 Taulukko 2.2. Jatkuvan parantamisen periaatteen (Plan Do Study Act) vaiheiden sisältämien toimintojen ja toimenpiteiden vertailu. 38 Taulukko 2.3. Yhteenveto organisaation itsearvioinnin vaiheista verrattuna jatkuvan parantamisen periaatteeseen. 61 Taulukko 2.4. Toiminnan ja tulosten arviointi johtamiskäytännön neljä erilaista toimintatapaa. 76 Taulukko 2.5. Yhteenveto johtajien ja työntekijöiden laatujohtamiseen suhtautumisen ominaispiirteet Crosbyn (1986) kehittämän laatujohtamisen kypsyystestin eri vaiheissa. 84 Taulukko 2.6. Sivusuon (2006) kehittämän kypsyysmatriisin mitattavat tekijät ja mitattavat asiat. 85 Taulukko 2.7. Ilmavoimien laatuohjelman vaikuttavuuden mittaamiseen käytettävän kypsyysmatriisin periaate. 86 Taulukko 2.8. Toiminnan kypsyyden arviointi johtamiskäytännön kaksi erilaista toimintatapaa. 87 Taulukko 2.9. Ote oppivan organisaation osia käsittelevistä väittämistä 88 Taulukko Organisaation itsearvioinnin käytöllä saatavia hyötyjä sekä haittoja ja kritiikkiä. 91 Taulukko 4.1. Palvelusaika puolustusvoimissa. 123 Taulukko 4.2. Kenttätutkimuksen vastausten palautusprosentit tulosyksikössä C. 130 Taulukko 4.3. Yhteenveto tulosyksikön A kenttätutkimuksiin osallistuneista henkilöistä tehtävineen ja haastatteluaikoineen. 136 Taulukko 4.4. Yhteenveto tulosyksikön B kenttätutkimuksiin osallistuneista henkilöistä tehtävineen ja haastatteluaikoineen. 138 Taulukko 4.5. Yhteenveto tulosyksikkö C:n haastatelluista henkilöistä tehtävineen ja haastatteluaikoineen. 140 Taulukko 4.6. Yhteenveto Maasotakoulun haastatteluista tehtävittäin ja haastatteluaikoineen. 140 Taulukko 5.1. Keskeisimmät laadun parantamisen kohteet, joilla arvioidaan olevan yhteys tulosyksikön (tulosyksikkö = joukko-osasto) menestykseen ja kilpailukykyyn. 144 Taulukko 5.2. Systemaattisia laatutyötä hidastavia tekijöitä tai jopa laatutyön esteitä toiminnan kannalta. 146 Taulukko 5.3. Organisaation itsearvioinnin soveltamisesta on ollut mahdollisesti jotakin haittaa tai kielteistä tulosyksikön (= joukko-osasto) joukkotuotannon menestykseen ja kilpailukykyyn. 147 Taulukko 5.4. Organisaation itsearvioinnin soveltamisesta on ollut mahdollisesti jotakin positiivista vaikutusta tulosyksikön (tulosyksikkö = joukko-osasto) joukkotuotannon menestykseen ja kilpailukykyyn. 149 Taulukko 5.5. Sitoutumisen aste organisaation itsearviointiin. 150 Taulukko 5.6. Tulosyksikön A johdon ja perusyksikön arviot keskeisimmistä laadun parantamisen kohteista. 166 Taulukko 5.7. Systemaattista laatutyötä hidastavia tekijöitä tai jopa laatutyön esteitä toiminnan kannalta. 168

18 Taulukko 5.8. Onko organisaation itsearvioinnin soveltamisesta ollut jotakin haittaa tai kielteistä vaikutusta?. 169 Taulukko 5.9. Organisaation itsearvioinnin positiiviset vaikutukset. 170 Taulukko Tulosyksikön B johdon ja perusyksikön arviot keskeisimmistä laadun parantamisen kohteista. 182 Taulukko Systemaattista laatutyötä hidastavia tekijöitä tai jopa laatutyön esteitä toiminnan kannalta. 183 Taulukko 5.12 Onko organisaation itsearvioinnin soveltamisesta ollut jotakin haittaa tai kielteistä vaikutusta?. 184 Taulukko Organisaation itsearvioinnin positiiviset vaikutukset. 185 Taulukko Alkuperäiset ilmaukset keskeisimmistä laadun parantamisen kohteista luokissa prosessit, henkilöstö ja johtajuus. 192 Taulukko Laatutyötä hidastavia tekijöitä tai jopa laatutyön esteitä. 195 Taulukko Laatupalkintomallin soveltamisen haitat tai kielteiset vaikutukset Taulukko tulosyksikön menestykseen ja kilpailukykyyn. 196 Laatupalkintomallin soveltamisen positiiviset vaikutukset tulosyksikön menestykseen ja kilpailukykyyn. 197 Taulukko Organisaation itsearvioinnin syvällisyyden arviointia ( ). 201 Taulukko Osakokonaisuuksien arvioidut vaikutussuhteet. 216 Taulukko Kehittämistoimenpiteiden arvioidut vaikutussuhteet. 217 Taulukko 6.1. Organisaation itsearvioinnin vaikuttavuuden arviointia osallistumisen ja itsearvioinnin syvällisyyden perusteella. 230

19 LYHENTEET AQAP Allied quality assurance publication BNQP Baldrige National Quality Program CAF Common Assessment Framework EFQM-malli European Foundation for Quality Management Excellence Model EFQM-malli 1999 EFQM Excellence Model, suomenkielinen käännös, vuosi 1999 EFQM-malli 2003 EFQM Excellence Model, suomenkielinen käännös, vuosi 2003 EJ Esikuntajärjestelmä EQA European Quality Award GEM malli Grange ecxellence model ISO The International Organization for Standardization JORY Johtoryhmä MAASK Maasotakoulu MAAVER Maavoimien Esikunnan runko MBNQA Malcolm Baldrigen National Quality Award PAK Pysyväisasiakirja PDCA Plan Do Check Act PDSA Plan Do Study Act PE Pääesikunta PEMAAVE Pääesikunnan Maavoimaesikunta PEMAAV-OS Pääesikunnan maavoimaosasto PEPÄÄLL Pääesikunnan päällikkö Pkom Pataljoonan komentaja PLM Puolustusministeriö PVAH Puolustusvoimien asianhallintajärjestelmä PVMATLE Puolustusvoimien Materiaalilaitoksen Esikunta SFS Suomen standardisoimisliitto SURY Laatu- ja suunnitteluryhmä TEaM-malli The teamwork excellence modified model Toimperiaatteet ja strategia Toimintaperiaatteet ja strategia TOSU Toimintasuunnitelma TQM Total quality management (kokonaisvaltainen laatujohtaminen) TRS-prosessi Toiminnan ja resurssien suunnittelu -prosessi TRSS Toiminnan ja resurssien suunnittelu ja seuranta TTS Toiminta- ja taloussuunnitelma TUNE Tulosneuvottelu TURA Tulosraportti TYHY-toimkunta Työhyvinvointitoimikunta VIRK Viranomaiskäyttö VM Valtiovarainministeriö VURA Vuosiraportti YT-elin Yhteistoimintaelin Tutkimusaineiston alkuperäisissä ilmauksissa käytetyt lyhenteet ja termit esitetään kyseistä asiaa käsittelevissä kohdissa. Maavoimien valmiusyhtymistä käytetään satunnaisessa järjestyksessä olevaa kirjainedustusta A, B tai C, jotka vastaavat samaa maavoimien valmiusyhtymää koko tutkimuksen ajan.

20 19 1 JOHDANTO Puolustusvoimissa organisaation itsearvioinnin käyttöönoton lähtökohtana on puolustusvoimain komentajan päiväkäskyn tavoiteasettelu. Hägglund (1997) painotti hyvän tuloksen avaimina korkealuokkaista suunnittelua ja tehokkaita toimintoketjuja. Määrän sijasta haluttiin panostaa laatuun. Laatutoiminnan päämääräksi käskettiin muutosten hallinnan ohella toiminnan, tuotteiden ja tulosten jatkuva parantaminen. (Hägglund 1997.) 1.1 Erinomaisuuden tavoittelun synnyttämät tarpeet toiminnan arvioinnille Koko organisaatiota koskevia kokonaisvaltaiseen toiminnan parantamiseen tähtääviä arviointeja ovat edeltäneet laadun, laadun varmistamisen ja laadunhallinnan tietyt piirteet. Tällaisia ominaispiirteitä ovat olleet vaihtelun hallinta, valikoiman lisäys, ajan käyttäminen kilpailutekijänä, tieteellisen liikkeenjohdon keinoin suunnittelun eriyttäminen tuotannosta ja standardien käyttö laadunhallintajärjestelmien auditoinneissa. Tilastollisiin menetelmiin perustuvan tilastollisen prosessinohjauksen käyttöönotto johti Demingin johtamisoppien välityksellä japanilaisissa yrityksissä kaikkien työntekijöiden toimenpiteisiin perustuvaan kokonaisvaltaiseen laadun hallintaan. (Juran 1999, 2.13; Wadsworth 1999, ; Tervonen 2001; 36 48; Lillrank 2001, 22 35; Kujala 2002, 8 10, 33 37, 41 44; Jokinen 2004, 13 16, 34 48; ks. Feigenbaum 1983, 11 17; ks. Juuti 2006, ; vrt. Kekäle 1998, 19.) Suorituskyvyn parantamiseen ja erinomaisuuteen tähtäävien laatupalkintojen käyttöönotto edellytti toiminnan ja saavutettujen tuloksien arviointia, jotta organisaation toiminta ja vaikutukset olisi voitu kuvata laatupalkintokriteerien edellyttämällä tavalla (Conti 2002; Godfrey 1999, ; Kujala 2002, 41 43). Pyrkimykset laadunhallinnan kokonaisvaltaisuuteen (Kekäle 1998, 15 24; Juran 1999, ; Godfrey 1999, ; Kujala 2002, 33 37, 41 43) ja toiminnan laatuun ovat mahdollistaneet parin viimeisen vuosikymmenen aikana organisaation itsearvioinnin käyttämisen toiminnan parantamiseen ilman laatupalkintokilpailua. (van der Wiele & Brown 1999; Conti 1999, 2002; van der Wiele, Brown, Millen & Whelan 2000; Tervonen 2001; 92 94; Kujala 2002, 47 52; MacKerron, Masson & McGlynn 2003.) Conti (1997, 1999, 2002) eriyttää toisistaan laatupalkintokilpailuun liittyvän itsearvioinnin ja aitoon toiminnan parantamiseen sisältyvän itsearvioinnin (Conti 1997, 1999, 2002).