Projektinhallinta. Richard Murch. Sisällysluettelo

Transkriptio

1 Sisällysluettelo i IT Projektinhallinta Richard Murch

2 ii Sisällysluettelo IT-projektinhallinta Richard Murch Edita Publishing Oy IT Press PL EDITA Lue lisää IT Press -kirjoista Kansi: Santeri Salmi Kääntäjä: Jyri Kosonen Authorized translation from the English language edition published by Prentice Hall PTR Copyright 2001 All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from the Publisher. innish language edition published by IT Press Copyright Copyright IT Press Kaikki oikeudet pidätetään. Tämän julkaisun tai sen osan jäljentäminen ilman tekijän kirjallista lupaa painamalla, monistamalla, äänittämällä tai muulla tavoin on tekijänoikeuslain mukaisesti kielletty. Alkuperäisen teoksen nimi: Project Management - Best Practices for IT Professionals Painopaikka: Edita Prima Oy, Helsinki 2002 ISBN

3 Sisällysluettelo iii Perheelleni - rakkaudella ja kunnioituksella Vanhemmilleni Alfred ja Maud Murchille Michael ja Jeanne Murchille Wendy ja Michael Crowleylle Trevor Murchille jotka valmistelivat minut hallitsemaan projekteista suurinta ja haastavinta: -Elämää-

4 iv Sisällysluettelo

5 Sisällysluettelo Sisällysluettelo v Esipuhe... xvii Osa 1 Johdatus projektinhallintaan Projektinhallinnan kehitys... 3 Johdanto...3 Teollinen vallankumous...4 Varhaisen projektinhallinnan avainhenkilöitä...5 Muita merkittäviä tapahtumia...9 Johtopäätökset Osa 2 Projektinhallinnan periaatteet Projektipäällikön perustaidot Johdanto Mitä projektipäällikkö tekee? Tarvittavat taidot Ihmissuhdetaidot Tekniset taidot Johtamistaidot Selviytymistaidot Johdetaanko vain yhtä projektia vai useita projekteja?. 18 Projektinhallintataitojen kehittäminen Taitojenhallintahankkeen menestystekijät Johtopäätökset... 25

6 vi Sisällysluettelo 3. Projektisuunnittelu ja raportointi Johdanto Projektisuunnittelun vaihetuotteet Projektistandardit Miten yksityiskohtainen suunnitelman pitää olla? Projektin edistymisraportti Asiakastyytyväisyys ja potentiaalinen uusi liiketoiminta 41 Johtopäätökset Projektitiimit It-alan henkilöstöpula Henkilöstö on pidettävä yrityksessä It-henkilöstön vaihtumisen kustannukset: analyysi Henkilöstön sitouttaminen Johtopäätökset Osa 3 Projektinhallinnan elinkaari Projektin elinkaari Johdanto Tarkoitus Tausta Tavoitteet Yleiskuvaus Elinkaariprosessin hallinta Sidosryhmät Yleisö Roolit ja vastuut Tarkistusprosessi Uudet julkistukset Viestintä Osan 3 lukujen rakenne Vaiheiden tarkistuslistat... 64

7 Sisällysluettelo vii LLPP - tuotematriisi Projektisuunnitteluvaihe Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Projektin käynnistäminen ja organisointi Projektin määrittely ja suunnittelu Johdon katselmus ja hyväksyntä Roolit Resurssit Tietosuunnitelma Tuotteet Taloudellinen perustelu Käsitteellinen suunnitelma Projektisuunnitelma Välietapit Projektisuunnitelman hyväksyminen Työkalut Analyysi- ja suunnitteluvaiheet Analyysivaihe Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Käyttäjävaatimukset Roolit Resurssit Käsitteellinen suunnitelma Nykyisen järjestelmän kuvaus Yritysmalli Tietosuunnitelma Tuotteet Liiketoimintaprosessin prototyyppi... 86

8 viii Sisällysluettelo Vaatimusmäärittely Laatuvaatimukset Välietapit Arkkitehtuurianalyysin arviointi valmis Vaatimusten hyväksyminen Työkalut Suunnitteluvaihe Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Tekninen suunnittelu Laadun todentaminen ja kelpuuttaminen Roolit Resurssit Yrityksen standardit Liiketoimintaprosessin prototyyppi Vaatimusmäärittely Tuotteet Suunnitteludokumentti Välietapit Arkkitehtuurisuunnittelun arviointi valmis Suunnittelun hyväksyminen Elinkaaren arviointi valmis Työkalut Rakennusvaihe Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Moduulisuunnittelu Ohjelmointi Roolit Resurssit Suunnitteludokumentti Tuotteet Koodi

9 Sisällysluettelo ix Työyksiköt Testaustietokanta Yksikkö/jonotestien tulokset Välietapit Koodikatselmus valmis Jonotestin hyväksyminen Työkalut Testauksen suunnittelu ja valmistelu Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Testauksen lähestymistavan suunnittelu Testauksen suunnittelu Testausmallin luominen Roolit Resurssit Yrityksen it-standardiympäristö Muunnossuunnitelma Tiedonmuunnosprosessit Suunnitteludokumentti Vaatimusmäärittely Tuotteet Automatisoidut ja manuaaliset testausmenettelyt Testausmalli Testaussuunnitelma Välietapit Testaussuunnitelman hyväksyminen Testausvaihe Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Roolit Resurssit Tuotteet Välietapit

10 x Sisällysluettelo Työkalut Koulutusvaihe Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Roolit Resurssit Tuotteet Välietapit Käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Tiedonmuunnosprosessien suunnittelu Käyttöönotto- ja muunnossuunnitelmien viimeistely Muunnosmenettelyjen laatiminen Toimipisteiden valmistelu Muunnostiedostojen luominen Roolit Resurssit Suunnitteludokumentti Nykyisen järjestelmän kuvaukset Tuotteet Muunnossuunnitelma Muunnettu tieto Tiedonmuunnosprosessit Käyttöönottosuunnitelma Välietapit Muunnosvalmiuden hyväksyminen Käyttöönottovaihe Tarkoitus Tavoitteet Aktiviteetit Roolit

11 Sisällysluettelo xi Resurssit Tuotteet Välietapit Osa 4 Projektinhallinnan menetelmiä Projektinhallinnan metodologiat Johdanto Mitä metodologia tarkoittaa, ja miksi sellaista pitäisi käyttää? Metodologioiden rakenteet Miksi metodologiaa kannattaa käyttää? Kirjoittajan ennuste Metodologiatuotteet Case-esimerkki: Kroger Company Johtopäätökset Kirjallisuutta Nopean sovelluskehityksen hallinta Johdanto Nopean sovelluskehityksen kuvaus Nopean sovelluskehityksen tavoitteet ja hyödyt Tavoitteet Hyödyt Nopean sovelluskehityksen elinkaari Nopea sovelluskehitys ja projektinhallinta Lyhyempi kesto Valtuutetut loppukäyttäjät Olemassaolevien arkkitehtuurien ja tekniikoiden käyttö Toimiva metodologia Äärimmäisen motivoitunut tiimi Sovelluksen monimutkaisuus

12 xii Sisällysluettelo Internet RAD-tiimin jäsenten roolit RAD-tiimin vetäjä Projektin tukija Tietoasiantuntijat Kirjuri Erikoisasiantuntijat Tarkkailijat Johtopäätökset Kirjallisuutta Riskienhallinta Johdanto Mitä puutteellisesta riskienhallinnasta voi seurata It-riskienhallinnan tavoitteet Projektinhallinnan riskityypit Riskienhallintaprosessi Riskienhallintasuunnitelma Riskien tunnistaminen Riskientarkkailulista Riskien arviointi ja seuranta Riskeihin varautuminen Yrityksen riskiprofiili Johtopäätökset Kirjallisuutta Ongelmienhallinta Johdanto Kuka käyttää ongelmanratkaisumenetelmiä? Ongelmanratkaisumalli Ongelman ymmärtäminen Perussyiden selvittäminen Ratkaisujen määrittäminen Päätöksenteko ja suunnittelu

13 Sisällysluettelo xiii Toteutus ja arviointi Ongelmienhallinnan dokumentaatio Muita ongelmienhallinnan menetelmiä Johtopäätökset Kirjallisuutta Muita projektinhallinnan menetelmiä Johdanto Ohjelmiston laadunvarmistus Kokoonpanonhallinta Vaatimustenhallinta SWOT-analyysi Julkistuksenhallinta Ohjelmistoalihankinnan hallinta Laatukatselmukset Kriisinhallinta Kirjallisuutta Osa 5 Erikoistapaukset projektinhallinnassa Tietämyksenhallinta Johdanto Miksi tietämyksenhallintaa tarvitaan? Tietämyspääoman lähteet Tietämyksenhallinnan potentiaali projektinhallinnassa 208 Johtopäätökset Kirjallisuutta Projektinhallinta ja internet Johdanto Mikrotietokoneiden määrän kasvu ja internet

14 xiv Sisällysluettelo Internetin vaikutus projektinhallintaan Virtuaalitoimisto Projektinhallinnan internetmalli Viestintä Rekrytointi Koulutus Johtopäätökset Liite A Software Engineering Institute Johdanto Missio ja pääperiaatteet Tuotteet ja palvelut Kirjoittajan suositus Johtopäätökset Liite B Project Management Institute Johdanto Sertifiointi Kansainväliset palkinnot Seminaarit ja koulutus Rekrytointi Jäsenyys Suositus Lisätietoja Liite C Muita projektinhallinnan resursseja Center for International Project and Program Management 231 Guide to Project Management Web Sites International Journal of Project Management International Research Network Project Manager s Reference Site

15 Sisällysluettelo xv Project Management Forum U.S. Army Corps of Engineers Association for Project Management ProjectNet Projektiyhdistys Suomen Projekti-Instituutti Oy Software Project College Ammatti- ja standardisoimisjärjestöjä Liite D Kriisisuunnitelmamalli Johdanto Hakemisto

16 xvi Sisällysluettelo

17 Esipuhe Esipuhe Projektinjohtamisesta on tullut erittäin kysytty taito. Kiihtyvä kilpailu kansainvälisillä markkinoilla edellyttää, että yritykset valmistavat tuotteensa, tarjoavat palveluitaan sekä kehittävät liiketoimintaansa nopeasti, aikataulun mukaisesti ja budjetin rajoissa. xvii Oli kyseessä sitten pienyritys, internetissä toimiva yritys tai valtava maailmanlaajuinen rahoituslaitos, projektipäälliköt ovat monien uusien ja mielenkiintoisten liiketoimintahankkeiden menestyksen taustavoimia. He toteuttavat projekteja, jotka säilyttävät arvonsa ja auttavat lisäämään voittoja. Lahjakkaat ja asiantuntevat projektipäälliköt saavat parhaat tehtävät, palkkiot, bonukset ja muut edut. He ovat tulevia liike-elämän suunnannäyttäjiä, yrittäjiä ja maailmankansalaisia: heidän osaamisensa on arvokasta kaikille nykypäivän nopeatempoisilla markkinoilla toimiville organisaatioille. Huolimatta siitä, kuinka kipeästi hyviä projektipäälliköitä tarvitaan, sellaiseksi ei synnytä vaan kehitytään vähitellen kokemuksen, lahjakkuuden ja koulutuksen kautta. Vaikka erinomainen organisointikyky onkin ehdoton edellytys projektipäällikön tehtävässä, niin muita avainominaisuuksia täytyy kehittää, jos niitä ei luonnostaan ole. Valitettavasti projektipäällikön ominaisuudet kehittyvät pääasiassa vasta työkokemuksen kautta, joten vain harvat tuntevat olevansa täysin valmiita, kun heidät ylennetään projektipäällikön haasteellisiin tehtäviin. Monet ensimmäistä projektiaan aloittavat projektipäälliköt ovat huolissaan siitä, etteivät he vielä osaa tarpeeksi. Projektinhallinta on ollut erityisesti it-alalla huonossa maineessa ainaisten myöhästymisten ja budjetinylitysten vuoksi. Parhaimmissakaan olosuhteissa projektinhallinta ei ole helppoa: projektipäälliköllä on jatkuvasti vastassaan muuttuvat olosuhteet, tekniikat, resurssit, vaatimukset ja aikataulut. Tekniikka ainoastaan monimutkaistaa asioita, koska nykyiset tietotekniset ympäristöt vanhentuvat yhä nopeammin. Johtamistaitojen lisäksi projektipäälliköltä vaaditaan siis myös kykyä pitää yllä taitojaan tekniikan muuttuessa. Salamannopea muuttuviin tilanteisiin mukautuminen ei ole vain yksi ominaisuus muiden joukossa vaan projektityön ehdoton vaatimus. Projektipäällikön ammatti ei selvästikään sovellu heikkohermoisille. Huolellinen valmistautuminen ja työn vaatimusten ymmärtäminen ovat erittäin keskeisiä tekijöitä ensimmäisestä projektista selviämisessä.

18 xviii Esipuhe Tämän kirjan tarkoitus on tarjota uudelle projektipäällikölle selkeä ja helppokäyttöinen opas, joka käsittelee projektityössä todennäköisesti vastaan tulevia teemoja ja aihealueita. Kirjan laajasta aihepiiristä on hyötyä erityisesti kiireiselle projektipäällikölle, jolla ei ole aikaa perehtyä aiheisiin syvällisesti mutta jonka täytyy nopeasti saada yleiskäsitys IT-projektin toiminnoista ja luonteesta. Kun perusasiat alkavat olla hallussa, kirjasta löytyy lisää hyödyllistä lähdemateriaalia: joidenkin lukujen lopussa on luettelo aiheeseen liittyvästä lisäkirjallisuudesta, ja liitteet sisältävät mm. erilaisten projektinhallinnan järjestöjen ja tietolähteiden internet-osoitteita. Jokaisen projektin vaikein tehtävä on löytää kohta, josta aloittaa. Toivottavasti tämä kirja voi tarjota monelle projektipäällikölle tuon tärkeän lähtökohdan, jolta ponnistaa menestyksekkäälle uralle. Kirjan kohderyhmä Tämä kirja on tarkoitettu IT-projekteista vastaavalle aloittelevalle projektipäällikölle huolimatta siitä, minkä kokoisia tai kuinka monimutkaisia projekteja hän johtaa. Koska kirja käsittelee projektinhallintaa monipuolisesti, myös sellainen henkilö, joka ei aiemmin ole ollut tekemisissä IT-projektien kanssa, voi sen avulla tutustua projektin koko elinkaaren tärkeimpiin alueisiin. Kokeneemmille projektipäälliköille kirja on sopiva lähdeteos, jonka avulla he voivat täydentää itprojektinhallinnan perustietojaan. Lisäksi uutta tietoa hakevat projektipäälliköt voivat syventää osaamistaan tutustumalla projektinhallinnan erityisalueita, kuten tietämyksen-, riskien- ja kriisinhallintaa, käsitteleviin kirjan osiin.

19 Esipuhe xix Kirjan rakenne Kirja on jaettu laajempien aihepiirien mukaan viiteen osaan: Osa 1: Johdatus projektinhallintaan antaa yleiskuvan kirjasta sekä tarjoaa taustatietoa projektinhallinnasta ja sen kehityksestä. Osa 2: Projektinhallinnan periaatteet käsittelee alkeita, kuten projektinhallinnassa tarvittavia perustaitoja, projektisuunnittelun ja raportoinnin perusteita sekä hyvien projektitiimien kokoamista ja tiimeihin liittyviä kysymyksiä. Osa 3: Projektinhallinnan elinkaari jakaa projektin vaiheisiin, selittää jokaisen vaiheen tarkoituksen ja kuvailee tarkemmin kunkin vaiheen aktiviteetteja, tuotteita, resursseja ja tavoitteita. Osa 4: Projektinhallinnan menetelmiä sisältää tietoa useista projektipäälliköiden nykyisin kohtaamista menetelmistä ja niihin liittyvistä kysymyksistä, kuten metodologioista ja niiden käytöstä, riskien- ja ongelmienhallinnasta sekä erityisaiheista, kuten ohjelmiston laadunvarmistuksesta, kokoonpanonhallinnasta ja kriisinhallinnasta. Osa 5: Projektinhallinnan erityisteemoja on kirjan viimeinen osa, joka käsittelee lyhyesti alan tämän hetken kuumia kysymyksiä, kuten tietämyksenhallintaa ja internetin vaikutusta projektinhallintaan. Kirjan loppuosan liitteissä on lueteltu lukuisia projektipäällikölle hyödyllisiä lisätietolähteitä.

20 xx Esipuhe