Oppimisprosessin keskeytymisen ongelma työn muutoksessa

Transkriptio

1 Oppimisprosessin keskeytymisen ongelma työn muutoksessa Jaakko Virkkunen Prof. emer. Toiminnan, kehityksen ja oppimisen tutkimusyksikkö CRADLE Käyttäytymistieteellinen tiedekunta Helsingin Yliopisto

2 Kaksi toiminnan muutokseen liittyvää työn kuormittavuuden selitystä Eric Abrahamson: Muutostuska Yrityksissä toteutetaan ylettömän paljon erilaisia kehittämisaloitteita, joiden vuoksi organisaatio on jatkuvasti kaaostilassa. Se johtaa henkilökunnan ylirasittumiseen ja kyynistymiseen. Jorma Mäkitalo: Häiriökuormitus Toimintajärjestelmään syntyy historiallisen kehityksen myötä osien välisiä yhteensopimattomuuksia ja ristiriitoja. Ne aiheuttavat päivittäisessä työssä toistuvia, työntekijöitä kuormittavia häiriöitä. 2

3 Oletus Muutokseen liittyvä kuormitus johtuu osittain työyhteisön oppimisen epäjatkuvuudesta ja fragmentaarisuudesta: oppimisprosessi keskeytyy ennen kuin toiminta on saatu muutostilanteessa hallintaan. Oppimisprosessit käynnistyvät kyseenalaistamisesta ja kyseenalaistaminen pitää niitä yllä. Oppimisprosessin keskeytyminen on merkki nykyisiä ratkaisuja ja ajattelutapoja kyseenalaistavan tiedon ja kyseenalaistamisen prosessien puutteesta. 3

4 Esityksen kolme teemaa Kyseenalaistaminen oppimisen edellytyksenä Työyhteisön oppimisprosessin keskeytyminen Kaksi erilaista jatkuvan oppimisen mallia 4

5 Ikkuna, josta katson tätä ongelmaa Kehittävän työntutkimuksen metodologiaan pohjaavat tutkimusja kehittämishankkeet, joissa olen yhdessä tietyn toiminnan edustajien/työyhteisön jäsenten kanssa tutkinut tuon toiminnan kehityshaasteita ja auttanut heitä rakentamaan analyysien ja kokeilujen kautta uutta toimintamallia. Tarkastelun yksikkönä on ollut toiminta historiallisesti muuttuvana järjestelmänä, yleensä toiminnan vuosia kestävä kehityssykli, jonka aikana on siirrytty uuteen, aikaisemmasta olennaisesti poikkeavaan toimintamalliin. Hankkeissa ei ole pyritty vain löytämään ratkaisua yksittäisiin, ajankohtaisiin ongelmiin, vaan myös tukemaan työyhteisön pitkäjänteistä oppimis- ja kehitysprosessia sekä löytämään tarvittaessa toiminnalle uusi, uusia kehitysmahdollisuuksia avaava toimintaperiaate. 5

6 Kyseenalaistaminen Kyseenalaistaminen merkitsee hyväksytyn ajatuskulun, suunnitelman tai toiminnan pysäyttämistä ja uudelleenorientoitumisen käynnistämistä. Siihen ei välttämättä sisälly vastaväitettä, tai vaihtoehdon esittämistä, vaan ainoastaan vaatimusta pohtia ja tutkia tilannetta ja vaihtoehtoja. Sitä voi luonnehtia "luovaksi epäilyksi", joka käynnistää tutkimisen, ongelmanratkaisun ja kehittelyn. Kysymys ei ole vain psykologisesta valmiudesta "avata" jokin käsitys tai suunnitelma uudelleen harkittavaksi, vaan myös toiminnan rakenteista, toimivaltasuhteista ja intressiristiriidoista, jotka tukevat tai estävät kyseenalaistavan tiedon välittymistä ja kyseenalaistamista. 6

7 Kyseenalaistaminen lähtökohdat Kyseenalaistaminen voi perustua mm. 1. toisistaan riippuvien toimintojen erilaisiin tarpeisiin: samaan kohteeseen kytkeytyvät eri suuntaiset intressit kyseenalaistavat jatkuvasti toisiaan: toiminta/ talous, tuottaminen/käyttö, johtaminen/käytännön toiminta. 2. odotusten vastaiseen tapahtumaan, anomaliaan: ilmenee jotain, jota ei pitäisi tapahtua tai jotain, jonka pitäisi tapahtua, ei tapahdu. 3. muutoksen luomaan epäjohdonmukaisuuteen: järjestelmän uudet ja vanhat osat kyseenalaistavat vastavuoroisesti toisiaan. 4. kuviteltuun vaihtoehtoon tai mahdollisuuteen : vaihtoehtoa koskevaa mielikuvaa käytetään nykyisen toiminnan ja ajattelun kyseenalaistamiseen 5. hierarkkinen johdonmukaisuuden ylläpitämiseen: erityinen ratkaisu kyseenalaistetaan koska se on ristiriidassa yleisen periaatteen kanssa, tai erityinen idea tai tapahtuma kyseenalaistaa yleispätevänä pidetyn periaatteen. 7

8 Kyseenalaistamisen estyminen on kohtalokasta Suuronnettomuustutkimuksissa on toistuvasti havaittu, että valitun ratkaisun kyseenalaistaminen on eri tavoin estynyt tai estetty ennen onnettomuutta. Estonia onnettomuuden tutkimuksessa kävi ilmi, että alun pitäen suhteellisen pienille laivoille kehitettyä visiiriratkaisua oli käytetty vähitellen yhä suuremmissa aluksissa ennen Estonian uppoamista samanlainen visiiri oli pettänyt eri yhtiöiden rakentamissa laivoissa aiheuttamatta kuitenkaan katastrofia tieto visiiriin liittyvistä ongelmista ei välittynyt laivanrakentajalta toiselle, koska jokainen laivanrakentaja tarkasteli vain omia tuotteitaan (Hänninen, 2007) Laivanrakentajilta puuttui sellainen organisaatiorajat ylittävä tiedonvälitysjärjestelmä, jolla lentoyhtiöt raportoivat toisilleen ja valmistajille lentokoneiden teknisistä ongelmista. 8

9 Hiljainen kyseenalaistaminen Toimihenkilöiden täydennyskoulutus on ollut 1970-luvulta alkaen keskeinen toiminnan kehittämisen keino. Kursseilla välitetty yleinen tieto kyseenalaistaa oppilaiden vallitsevia käsityksiä ja toimintatapoja, mutta tekee sen yleensä yleisellä tasolla ja implisiittisesti: opettajat eivät useinkaan tunne oppilaiden ajattelu- ja toimintatapoja kovin hyvin. Yksi täydennyskoulutusta koskevan keskustelun keskeisistä teemoista on ollut "opitun puutteellisen soveltamisen ongelma": kurssilaiset eivät käytä kurssi sisältöä työssään. Voidaan myös sanoa, että kurssilaiset kyseenalaistavat kurssin sisällön sillä, että eivät sovella sitä käytäntöön. Molemmissa tapauksissa kyseenalaistaminen on tapahtuu pääosin osapuolten yhteisen keskustelun ulkopuolella. 9

10 Sama tilanne toistuu tällä hetkellä usein kehittämishankkeiden toteuttamisessa: Asiantuntijavetoisessa hankkeessa saatetaan kyseenalaistaa vallitsevia käytäntöjä ja ajattelutapoja niitä tutkimatta. Henkilökunta saattaa puolestaan kyseenalaistaa hankkeiden tuloksia hiljaisesti sillä, että ei sovella ja kehittele niitä työssään. 10

11 Hiljainen kyseenalaistaminen johtaa siihen, että uutta tietoa ja uusia ratkaisuja ei ankkuroida riittävästi käytäntöön, oppimista ei tapahdu Riittämätön nykyisen käytännön analyysi Nykyisten käytäntöjen kyseenalaistaminen Uutta tietoa ja tekniikkaa välittävä kurssi tai hanke Uuden tiedon ja ratkaisun riittämätön arviointi ja muokkaaminen Ehdotetun uuden idean tai ratkaisun kyseenalaistaminen Nykyiset käytännöt ja ajatteluvat työssä 11

12 Osittain kesken jäänyt strateginen muutos työsuojeluvalvonnassa 1980-luvulla Korjaava valvonta 2. Työpaikan työturvallisuustoiminnan tarkastaminen 1. Työolojen tarkastaminen Välillinen valvonta Välitön valvonta 4. Tuotannon hallinnan vahvistaminen (esim.. laatutyö) 3. Koneiden, laitteiden ja tilojen turvallisuuden ennkkovalvonta Ennalta estävä valvonta Tarkastuksen idea 2 tarkastusprosessi 1 & 2 tarkastusväline 1 & 2 Työsuojelutarkastusten tyypillinen häiriö syntyi tarkastajan uudenlaisen tarkastusidean ja tämän käyttämien välineiden välisestä ristiriidasta. Tarkastaja pyrki selvittämään työpaikan työsuojelutoiminnan laatua ja otti esille työsuojelutoimikunnassa käsiteltyjä yksittäisiä asioita. Työpaikan edustajat ymmärsivät, että tarkastaja oli kiinnostunut juuri ko. asioista. Ristiriitaa korosti se, että tarkastajan välineet olivat tarkastusidean suhteen ambivalentteja. Tämä ristiriitaisuus ja sen aiheuttamat häiriöt tulivat keskustelun kohteeksi vasta erityisessä kehittämishankkeessa tarkastajien analysoidessa videoituja tarkastuksia. 12

13 Miksi muutos ja oppiminen pysähtyi, miten tilanne voitiin korjata Valtasuhde: ne joita tarkastetaan, eivät yleensä kyseenalaista tarkastajan toimintaa julkisesti > tarkastusprosessin yhteinen suunnittelu. Yksisuuntainen kommunikaatio: keskustelu perustui tarkastuksessa etupäässä tarkastajan kysymyksiin ja työpaikan edustajien vastauksiin > työpaikan edustajien käsitysten ja arvioiden kokoaminen ennen keskustelua, erityisten välineiden luominen dialogin aikaansaamiseksi. Metakommunikaation puute: vähän keskustelua käsiteltävistä asioista ja etenemisestä tarkastuksen aikana > prosessin yhteisen suunnittelun välineet. Yksilöllinen työskentely: tarkastajat eivät nähneet ja kommentoineet toistensa työtä > tiimi- ja parityöskentely, yhteinen työpaikkojen tuvallisuusongelmia koskeva tiedosto. Keskittyminen yksittäisiin työpaikkoihin: puuttui vertailutietoa muista työpaikoista paikallisten käytäntöjen kyseenalaistamiseksi > tilastojen tehokas käyttö, turvallisuuskilpailut 13

14 Nykyisen käytännön kyseenalaistaminen lehden toimituksen muutoslaboratoriohankkeessa Analysoidessaan toimintansa historiaa osanottajat tulivat siihen tulokseen että heidän journalistisen työnsä kohde ja tarkoitus oli muuttunut olennaisella tavalla kuuden vuoden takaisessa uudistuksessa, mutta työorganisaatiota ei ollut muutettu vastaavasti. Muutoslaboratorioistunnossa käytiin kohta kohdalta läpi työn järjestämisen ja johtamisen osakysymyksiä ja keskusteltiin sitä, mikä ratkaisu kunkin kohdalla edusti vanhaa, mikä uudistuksen mukaista uutta periaatetta. Tällä tavalla konkretisoitiin uusi periaate käytännön toiminnan tasolle. Lehdessä oli toteutettu merkittävä strateginen muutos, jota ei kuitenkaan usean vuoden aikana ollut konkretisoitu päivittäisen työn järjestelyjen tasolle. Uuden ja vanhan periaatteen kiteyttäminen auttoi työntekijöitä kyseenalaistamaan vanhoja käytäntöjä ja etsimään uutta periaatetta vastaavia ratkaisuja. 14

15 Muutoslaboratorio vakuutusyhtiön asiakaspalveluyksikössä Yhtiö oli muuttanut toimintaansa ja organisaatiotaan ensin tuoteperustaisesta porrastettuun kokonaispalveluun ja siitä edelleen verkostossa tapahtuvaan monikanavapalveluun. Muutos perustui ratkaisevasti uuteen tietojärjestelmään, joka tarjosi asiakaspalveluhenkilöstölle tiedot ja lomakkeet, joita tarvittiin kokonaispalvelun toteuttamisessa. Johdon idea, että tietojärjestelmä tukisi etulinjan asiakaspalvelijoita riittävästi, ei kuitenkaan ratkaissut kokonaan asiakaspalvelijoiden ongelmia. 15

16 Uuden toimintatavan kyseenalaistaminen vanhan lähtökohdista Asiakaspalvelija: (...) meidän työmme on niin moniaineksista... Jos meillä olisi ihmisiä, jotka olisivat keskittyneet käsittelemään korvaushakemuksia ja erikseen myyntiin keskittyneitä henkilöitä, niin kukin voisi tehdä työnsä perusteellisesti [kun] me nyt teemme vähän sitä ja vähän tätä. Vanhaan organisaatioperiaatteeseen pohjaava uuden työtavan kyseenalaistaminen johti yhdessä yksikössä kokeiluun, jossa sovellettiin vanhaa, funktionaalisen erikoistumisen periaatetta asiakasruuhkan hallitsemiseksi vain sen havaitsemiseksi, että se toimi huonommin kuin uusi. Samassa yksikössä sama kritiikki johti kuitenkin myös pysyvään muutokseen, joka helpotti uuden periaatteen toteuttamista. Asiakaspalvelijat loivat tietojärjestelmää täydentävän keskinäisen neuvonnan järjestelmän, joka perustui kunkin aikaisemmassa, tuotepohjaisessa organisaatiossa hankkimaan asiantuntemukseen. 16

17 Kaksi jatkuvan oppimisen mallia Prosessien jatkuva parantaminen Toyotan tuotantolaitoksilla on kehitetty erityinen jatkuvan oppimisen järjestelmä: työntekijät kehittävät mielikuvitustaan käyttäen oletuksen siitä, miten tietty tehtävä voidaan tehdä varmemmin, laadukkaammin ja vähemmin voimavaroin oletus työstetään ja kirjataan pienimpienkin yksityiskohtien tasolle niin, että tiedetään täsmällisesti, miten asioiden tulisi sen mukaan sujua koska oletus on yksityiskohtainen, käytäntö osoittaa hyvin nopeasti, onko se oikea vai virheellinen ja missä kohtaa oletus ei pidä paikkaansa 17

18 Uuden periaatteen jatkuva soveltaminen ja konkretisointi Esittämissäni esimerkkitapauksissa häiriötilanteiden ja toiminnan kehityksen analyysit paljastivat ongelman, joka liittyi toiminnan hierarkkiseen johdonmukaisuuteen: toiminnassa oli alettu soveltaa uutta periaatetta, mutta päivittäisen työn konkreettisia toteutustapoja ja menetelmiä ei ollut sen pohjalta kyseenalaistettu ja muutettu. Konkreettisten päätelmien johtaminen yleisestä periaatteesta edustaa erilaista oppimisen jatkuvuuden muotoa kuin prosessien jatkuva parantaminen, jossa toiminnan periaate pysyy samana ja vain tehtävän suoritustapaa muutetaan. Toiminnan historiallisen kehityksen yhteinen erittely muutoslaboratoriossa viritti tällaista kyseenalaistamista ja pani liikkeelle uusien ratkaisujen kehittelyä. 18

19 JAPANI Suuret erot konseptimuutosten toteuttamisessa autotuotannossa eri yrityksissä ja maissa Joustava tuotanto Massatuotanto Käsityö ENGLANTI Joustava tuotanto Massatuotanto Käsityö Samassa tuotannossa samaan aikaan kaksi eri logiikkaa vähän aikaa Samassa tuotannossa samaan aikaan kolme eri logiikkaa pitkän ajan 19

20 Johtopäätökset Oppimisen jatkuvuutta ei tule tutkia vain nykyisen toiminnan jatkuvan parantamisen vaan myös toiminnan historiallisen muutoksen ja tiettyyn toimintakonseptiin perustuvan uudistamisen kannalta. Muutoslaboratorioprosessit, joissa työyhteisön jäsenet tutkivat yhteisen toimintansa järjestelmää, paljastivat keskeytyneitä oppimisprosesseja ja käynnistivät uudestaan pysähtyneen oppimisen (ainakin vähäksi aikaa). Monilla toimialoilla ei ole suuronnettomuuksia sanan perinteisessä mielessä, mutta kylläkin vakavia epäonnistumisia, katastrofeja ja konkursseja, joiden taustalla näyttää monasti olevan samanlaisia kyseenalaistamisen estymisen ja estämisen mekanismeja, joita on löydetty suuronnettomuuksien taustalta. Työyhteisön ja sen jäsenten jatkuvaa oppimista estävien rakenteiden ja prosessien tutkiminen saattaa olla tärkeätä myös työhyvinvoinnin ymmärtämisen kannalta. 20