Hintojen ilmoittaminen

Transkriptio

1 Viite: TARJOUSPYYNTÖ YLIOPPILAIDEN TERVEYDENHOITOSÄÄTIÖN POTILASTIETOJÄRJESTELMÄPALVELUN HANKINNAN, TOTEUTUKSEN JA KÄYTTÖÖNOTON TUKEMISESSA TARVITTAVASTA ASIANTUNTIJAPALVELUSTA Vastaukset kysymyksiin (täydennetty ) Hintojen ilmoittaminen Kysymys: Osaamisalueen E henkilötyöpäivän hintaa ei pyydetä liitteessä 4, eikä myöskään mainita arviointikriteerinä varsinaisessa tarjouspyynnössä. Tuleeko osaamisalueen E henkilötyöpäivän hintaa ilmoittaa? Jos hinta pitää ilmoittaa, miten se huomioidaan pisteytyksessä? Vastaus: Osaamisalueen E hintatietoja ei ole tarpeen ilmoittaa ja niille ei ole määritetty painokerrointa. Ratkaisu on tietoinen. Osaamisalueen E henkilöiden ja muiden mahdollisesti nimettävien asiantuntijoiden hinnoittelu määritellään sopimuksen teon yhteydessä ja niiden hintatason on oltava linjassa tarjouksessa ilmoitettujen hintojen kanssa, kuten luvussa 6.1 Sopimuksen valmistelu on kuvattu. Kysymys: Tarjouspyynnön kohdassa 4.1. todetaan, että Mikään annetuista hinnoista ei saa olla alle 50 % korkeimmasta annetusta hinnasta. Tarkoittaako tämä että tietyn tarjouksen hinnoissa ei saa olla yli 50 % hintaeroa esim. asiantuntijan hinta 2 x kalliimpi kuin erityisasiantuntijan? Eli tällä ei tarkoiteta sitä, että tarjoajan hinta ei saa olla alle 50 % verrattuna kaikkien tarjousten hintoihin? Vastaus: Yksittäisen tarjoajan oman tarjouksensa liitteessä 4 oransseissa soluissa ilmoittamista hinnoista yksikään ei saa olla alle 50 % ko. tarjoajan korkeimmasta annetusta hinnasta. Referenssit Kysymys: Tarjouspyynnön sivulla 14 on kerrottu mitä tietoja referensseistä tulee käydä ilmi ja sivulla 15 näiden tietojen yhteispituudeksi määritellään 2000 merkkiä sisältäen välilyönnit. Tarkoitetaanko tässä että kaikkien neljän referenssin tulisi mahtua tähän määrään? Vastaus: Tarjouspyynnön mukaan Referenssikuvausten yhteispituus saa olla enintään 2000 merkkiä sisältäen välilyönnit. Sähköisten versioiden tallennusmuodon on oltava.docxmuodossa. Yhteispituuden ylittämisestä vähennetään 5 pistettä.

2 Tällä ilmaisulla tarkoitetaan, että jokaisen yksittäisen referenssin pituus kaikkine merkkeineen tekijäluetteloa lukuun ottamatta tulee olla 2000 merkkiä. Kiitämme tarjoajaa tarkkanäköisyydestä, sillä ilmaisu ei ollut täysin onnistunut ja sen tarkoitusta oli tarpeen tarkentaa. Toteamme, että 2000 merkkimäärä on muutoin tarkoituksellisen niukka, koska haluamme ytimekkäitä vastauksia. Halutessaan tarjoajat voivat kuitenkin numeroida nimetyt asiantuntijat erilliselle liitteelle, ja viitata ko. asiantuntijoihin pelkillä numeroilla. Kysymys: Saako referensseissä käyttää alihankkijan referenssejä? Vastaus: Kyllä saa. Tarjouspyynnössä pyydettiin kahdenlaisia toisistaan olennaisesti poikkeavia referenssejä. Ensinnäkin tarjouspyynnön kohdassa 3.4 vaadittiin kansainvälisen kokemuksen varmistamiseksi yhtä referenssiä liittyen terveydenhuollon potilastietojärjestelmän tai muun merkittävän ja laaja-alaisen terveydenhuollon tietojärjestelmän hankintaan Suomen ulkopuolelta EU-alueella. Kysymys on tältä osin yrityksen soveltuvuutta koskevasta referenssistä. Alihankkijan referenssi hyväksytään tällaiseksi yritysreferenssiksi vain jos referenssin osoittama kansainvälinen osaaminen on tarjoajan käytettävissä samassa laajuudessa, kuin se olisi, jos referenssi olisi yrityksen oma referenssi. Toiseksi tarjouspyynnön kohdassa pyydettiin laatuun vaikuttavia referenssejä, joilla mitataan yrityksen nimeämien asiantuntijoiden osaamista. Näiden referenssien osalta voidaan käyttää mitä vain referenssejä, joissa liitteessä 3 nimetyt asiantuntijat todella ovat olleet mukana. Kysymys: Tarjouspyynnön sivulla 14 referensseihin liittyen puhutaan tietojärjestelmähankinnoista. Kuuluvatko tähän palveluhankinnat, esimerkiksi tietojärjestelmän ylläpitopalveluiden kilpailutus? Vastaus: Tietojärjestelmien palveluhankinnat, esimerkiksi ylläpitopalvelut, voivat olla referenssinä. Tarjouspyynnön liitteessä 1 (Hankinnan valmisteludokumentaatio ja alustava aikataulu) sivulla 11, kappaleessa Toimittajien roolit ja sivulla 12, kappaleessa Hankittavat kokonaisuudet, on kuvattu hankkeen jakautuminen eri kokonaisuuksiin, joista yksi on ylläpitopalvelu. Hankkeessamme ylläpito on vain osa hankekokonaisuudesta ja pisteytämme referenssejä sen mukaisesti. 2

3 Kysymys: Referenssien tulee olla viimeisten viiden vuoden ajalta, toteutettuja tai meneillään olevia: Ovatko kaikki viiden vuoden aikaikkunassa päättyneet referenssihankkeet hyväksyttäviä (näiden onnistuminen ja tulokset ovat tiedossa)? Vastaus: Hankkeet, jotka ovat alkaneet tai päättyneet viimeisten viiden vuoden aikana, ovat hyväksyttäviä referenssejä. Kysymys: Voidaanko samaa referenssiä käyttää sekä esimerkkinä terveydenhuollon tietojärjestelmähankkeesta että neuvottelumenettelyn avulla toteutetusta tietojärjestelmähankinnasta? Miten tämä vaikuttaa pisteytykseen? Vastaus: Kyllä voidaan. Tällöin pisteytyksessä sama referenssi arvioidaan kahteen kertaan erikseen: ensin terveydenhuollon tietojärjestelmähankkeena ja toiseksi neuvottelumenettelyn avulla toteutettuna tietojärjestelmähankintana. Pisteytettäessä referenssiä terveydenhuollon tietojärjestelmähankkeena, tarkastellaan mm. sen laaja-alaisuutta. Laaja-alaisen potilastietojärjestelmän hankinnan ja käyttöönoton tuki arvostetaan pisteytyksessä korkeimmalle. Neuvottelumenettelyn avulla toteutettua tietojärjestelmähankintaa koskevaa referenssiä arvioidaan lisäksi hankinnan kompleksisuuden ja markkinan kypsyyden perusteella. Kysymys: Hankintalain 59 mukaan tarjoajan teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä arvioidaan osana tarjoajan yleistä soveltuvuutta. Tarjouspyynnössä referenssejä (vrt mom., kohdat 1 ja 3) arvioidaan sekä osana soveltuvuutta että kokonaistaloudellista edullisuutta. Pyydämme hankintayksikköä arvioimaan näiden yhteensopivuutta. Vastaus: Asiaa on harkittu huolellisesti tarjouspyynnön laadinnassa ja siinä on huomioitu tarkoin viimevuosien oikeuskäytäntö. Arvioinnin kohteena ovat aivan eri asiat, niitä arvioidaan eri tavoin ja ne on tarjouspyynnössä eroteltu toisistaan selvästi: Tarjoajan yleistä soveltuvuutta koskeva referenssivaatimus kohdistuu yritysreferenssin olemassaoloon, joka osoittaa tarjoajalla olevan yleisesti kyky ja riittävät resurssit vastata tämän kokoluokan hankkeista Kokonaistaloudellista edullisuutta koskevat referenssit tulevat arvioitaviksi tarjottujen asiantuntijoiden osaamista ilmaisevina laadullisina arviointiperusteina. Asiantuntijapalveluissa tämä on hyväksyttävä arviointitapa. 3

4 Työnäytteet Kysymys: Lasketaanko työnäytteen tehneiden nimilista 2000 merkin maksimipituuteen? Vastaus: Työnäytteen tehneiden nimilistaa ei lasketa mukaan 2000 merkin maksimipituuteen. Kysymys: Potilastietojärjestelmän markkinakatsaus. Oletteko tarkoittaneet 2000 merkkiä (eikä sanaa)? Vastaus: Kyllä, olemme tarkoittaneet 2000 merkkiä. Haluamme kattavan, mutta tiivistetyn katsauksen, josta ilmenee tarjoajan käsitys YTHS:lle sopivista potilastietojärjestelmistä. Kysymys: Saako docx-muodossa oleva tiedosto sisältää kuvaajia tai kuvia? Vastaus: Tiedosto saa sisältää kuvaajia ja/tai kuvia. Kysymys: Miten kuvien käyttö vaikuttaa merkkimäärien laskentaan? Vastaus: Kuvien kirjasinmerkkimäärä lasketaan mukaan kokonaismerkkimäärään. Tarjoajan tulee ilmoittaa kuviin/kuvaajiin sisältyvä kirjasinmerkkimäärä työnäytteen tehneiden nimilistan jälkeen. Kysymys: Tarjouspyynnön kohdassa "Työnäytteet" kuvaillaan sitä materiaalia, joka tarjoajan on toimitettava YTHS:lle. Katsomme, että pyydetty materiaali on suhteellisen kattava ja pitää sisällään pitkälti varsinaiseen palveluun kuuluvaa työtä ja dokumentaatiota, jonka YTHS pyytää laatimaan ja toimittamaan korvauksetta. Pyydämme hankintayksikköä harkitsemaan näiden ehtojen poistamista ja tarvittaessa korvaamista muulla tavoin. Vastaus: Hankintayksikkö on harkinnut asiaa. Pitäydymme tarjouspyynnössä. Kysymys: Millä kielellä sopimusrunko tulee toimittaa? 4

5 Vastaus: Suomen kielellä. Kysymys: Tarkoittaako sopimusrunko varsinaisia sopimusdokumentteja pääsopimustasolla? Vastaus: Sopimusrunko tarkoittaa sellaista asiakirjaa tai asiakirjakokonaisuutta, joka antaa selvän kuvan siitä, millainen mahdollinen hankintasopimus voisi olla. Sen ei tarvitse olla tarkkuustasoltaan sopimusluonnos, mutta olennaiset tällaisessa sopimuksessa huomioonotettavat seikat tulisi käydä siitä ilmi. Kysymys: Onko sopimusrungolle erityistä vaatimusta, eli onko kysymys puitesopimuksesta, projektitoimitussopimuksesta, jatkuvien palvelujen sopimuksesta tai mahdollisesta lisenssisopimuksesta vai näiden yhdistelmästä? Vastaus: Yhteismitallisten tarjousten saamiseksi tarkennamme tarjouspyyntöä siten, että sopimusrungon tulee koskea projektitoimitussopimuksen ja jatkuvien palvelujen sopimuksen yhdistelmää. Kysymys: Voiko sopimusrunkoon eli varsinaisiin sopimusdokumentteihin liittää kuvauksen sopimusrakenteesta, jotta työnäytteen soveltuvuutta, käytännönläheisyyttä ja konkreettisuutta voi arvioida paremmin? Vastaus: Kyllä voi. Kysymys: Voiko tarjoaja merkitä työnäytteet yksinomaisesti omien immateriaalioikeuksiensa piiriin tarjouksen osalta? Toisin sanoen materiaali (menetelmät jne.) olisi hankintayksikön käytettävissä vain tarjousten vertailun tarkoituksessa. Vastaus: Tarjoaja voi pitää itsellään tekijänoikeuden työnäytteisiin. Kysymys: Markkinakatsaus. Olemme suorittaneet useita vastaavia toimeksiantoja, mutta niiden lopputulosten oikeudet ovat asiakkailla. Riittääkö, että kuvaamme menetelmän / prosessin, muttei varsinaisia tuloksia? Vastaus: Markkinakatsauksella mitataan sitä, miten hyvin tarjoaja tuntee YTHS:n kannalta relevantit potilastietojärjestelmämarkkinat. Prosessikuvaus ei tässä riitä, vaan on tuotettava markkinakatsaus. 5

6 Kysymys: Täsmennättekö tarjouspyynnön seuraavaa vaatimusta: Tarjoaja sitoutuu veloituksetta tarkentamaan YTHS:n valmistelemaa projektisuunnitelmaa yhdessä YTHS edustajien kanssa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Eikö tarjoaja voi ollenkaan veloittaa projektisuunnitelman laatimisesta? Käytetäänkö projektisuunnitelmaa jonkinlaisena varsinaisen hankintapäätöksen jälkeisenä arviointikriteerinä? Kokemuksemme mukaan menettely on hyvin epätyypillinen julkisissa hankinnoissa. Vastaus: Kyse on sopimusneuvotteluissa tapahtuvasta yhteistyön tarkentamisesta, ei jälkikäteisestä arviointikriteeristä. Virkkeellä tarkoitetaan käytännössä sitä, että sopimusneuvotteluihin osallistumisesta ei makseta erityistä palkkiota, vaikka sopimusneuvotteluissa tarkennetaan sopimuksen pohjalle rakentuvaa kumppanuutta. Käytännössä tämä tapahtuu projektisuunnitelman arvioinnilla niin, että valittu sopimuskumppani voi ilmaista näkemyksensä siitä, mitä asiantuntemusta missäkin vaiheessa tarvitaan. Tällä pyritään varmistamaan molemminpuolinen informaation kulku, jotta yhteistyö sujuu mutkattomasti. Vähimmäisvaatimukset Kysymys: Tarjouspyynnön kohdassa 4.2 "Palvelun laadulle asetetut vähimmäisvaatimukset ja niiden ilmoittaminen" todetaan, että taito ja kokemustason tason 3 erityisasiantuntijan tulee olla erittäin kokenut asiantuntija, jolla on 7 vuoden kokemus hankinnan kohteen mukaisissa kokopäiväisistä tehtävistä" Toteamme, että osaamisalueessa C/ oikeudellinen osaaminen em. vaatimuksen sananmukainen täyttyminen on haasteellista ja epätodennäköistä oikeudellisen asiantuntijatyön luonteesta johtuen. Hankinta- ja ICT-teknologiajuristit eivät tyypillisesti vastaa mittavien liiketoiminnan ja toimintamallien muutosprojektien läpiviemisestä. Erityisesti asianajotyössä toimivat juristit keskittyvät erityisalojensa oikeudellisiin kysymyksiin. Pyydämme harkitsemaan vaatimuksen muuttamista tehtävänkuva ja juristeilta hankittavan palvelun luonne huomioiden. Vastaus: Taito- ja kokemustasojen vaatimusmäärittely tulee tulkita kunkin osaamisalueen kontekstissa. Osaamisalueella C on olennaista nimenomaisesti juridinen osaaminen ja kokemus erityisesti mainituilta oikeudenaloilta, eli julkisten hankintojen neuvottelumenettelyistä ja ICTsopimuksista sekä ICT-palvelusopimuksista. Vaatimusmäärittely edellyttää kokemustasossa 3 olevalta erityisasiantuntijatason hankintaja ICT-teknologiajuristilta vähintään 7 vuoden kokopäiväistä työskentelyä hankinta- ja ICTsopimusten parissa. Hänen tulee olla erittäin kokenut asiantuntija, joka on vastannut siitä, että mittavissa hankkeissa ja toimintamallien läpiviennissä on ollut riittävä juridinen asiantuntemus. 6

7 Kysymys: Kansainvälisen kokemuksen varmistamiseksi tarjoajalta edellytetään yhtä referenssiä liittyen terveydenhuollon potilastietojärjestelmän tai muun merkittävän ja laajaalaisen terveydenhuollon tietojärjestelmän hankintaan Suomen ulkopuolelta EU-alueella. Hyväksytäänkö referenssejä ETA-alueelta (kuten Norja ja Islanti), joissa on noudatettu EU:n hankintadirektiiviä? Vastaus: Valitettavasti näitä referenssejä ei voida hyväksyä, koska se vaatisi poikkeamista tarjouspyynnöstä. Sidonnaisuudet Muut kysymykset Kysymys: Tarjouspyynnön kohta 3.2 sekä "Sidonnaisuuksia koskevat vaatimukset" ja "sidonnaisuuksista pidättäytyminen" edellytetään, että palveluntarjoajalla ei ole ja tarjoaja pidättäytyy taloudellisia tai muita sidonnaisuuksia palveluja tarjoaviin yrityksiin. Tiedustelemme mitä sidonnaisuuksilla tarkoitetaan? Onko ehdolla tarkoitus sulkea pois palveluntarjoajat, jolla on asiakassuhde muussa asiassa kyseisiin yrityksiin? Vastaus: Sekä kohdassa 3.2 että tähdennetään, että kiellettyjä ovat sellaiset sidonnaisuudet, jotka tarjouksen pyytäjän harkinnan mukaan vaarantaisivat potilaistietojärjestelmähankinnan hankintamenettelyn tasapuolisuuden. Huomioiden asian merkitys ei kysymykseen ole mahdollista antaa yksiselitteistä vastausta, vaan sidonnaisuuden merkitys ratkaistaan tapauskohtaisesti. Asianajajaliiton tapaohjeiden esteellisyyttä koskeva 6 luku antaa hyvin kuvaa siitä, millaiset asiat voivat muodostaa kiellettyjä sidonnaisuuksia kaikilla osaamisalueilla. Kysymys: Edellytetäänkö valtion laitoksilta vastuuvakuutusta? Vastaus: Valtion laitoksilta, joiden vastuista viimekädessä vastaa koko valtio, ei poikkeuksellisesti edellytetä vastuuvakuutusta valtiotoimijoiden luonteen vuoksi. 7