PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 1 / 11 Hallituksen kokous 6/2010

Transkriptio

1 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 1 / 11 Aika ja paikka: , Soihtu, Helsinki Paikalla: Anna Vuorjoki (pj), Jaakko Hammarsten, Kaisa Teperi, Iivari Savolainen (paikalla kohdat 1 22), Henna Ruohonen (kohdat 1 17), Aatu Komsi, Tapio Kelloniemi, Juuso Kähönen, Leo Pääkkönen, Riina Arffman, Sari Santala (poistui kohdan 4 jälkeen), Jaana Oikkonen (paikalla kohdasta 9), Otto Köngäs (paikalla kohdasta 9) ja Juha-Matti Ranta (paikalla kohdat ) sekä Jaakko Tiinanen (puheenjohtajiston sihteeri), Tatu Heinonen (paikalla kohdan 9) ja Vappu Rautio (paikalla kohdan 9). Poissa: Alexander Holst, Heini Oikkonen. 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 16: Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Kokouksen järjestäytyminen Valittiin Aatu Komsi kokouksen sihteeriksi ja Juuso Kähönen ja Leo Pääkkönen pöytäkirjantarkastajiksi, 4. Esityslistan hyväksyminen Päätettiin lisätä asialistalle uusiksi kohdiksi kohdat 18: Protun toimiston ja Soihdun tilojen tulevaisuus, 19: Rahojen nosto keräystililtä, 20: Tiimitapaamisten matkakorvaukset, 21: Järjestösihteerin irtisanoutuminen, 22: Uusien patjojen ostaminen, 23: Uusien kustannuspaikkojen hyväksyminen. Siirrettiin aiemmat kohdat 18: Muut esille tulevat asiat ja 19: Kokouksen päättäminen kohdiksi 24 ja Ilmoitusasiat Koulutusjaosto (Kaisa Teperi): Uusi Ohjusten opas on tullut ulos painosta ja on hieno ja hyvä. Koulutusten palautteenpurku pidetään viikon kuluttua. Jaosto miettii, kannattaisiko yksi syksyn palauteseminaareista järjestää Riihimäellä, mutta kustannuslaskelmien tekeminen on vielä kesken. Rekrytointiryhmä (Riina Arffman): Ei mitään muuta uutta myöhemmin asialistalla olevan tiimienkokoamisuutisen lisäksi. Tukihenkilöjaosto (via Jaakko Tiinanen): Tiimikoulutukset ovat lähteneet hyvin käyntiin. Tänä vuonna jaosto on ensimmäistä kertaa myös konsultoinut rekrytointiryhmää siinä, millainen tukihenkilö kullekin tiimille on syytä sijoittaa. Myös tukihenkilötarjonta on tänä vuonna ollut tavallista suurempaa, jopa niin suurta, että jaostolla on ollut varaa jättää osa hakijoista sijoittamatta. Aktiivirekrytointijaosto (Jaakko Tiinanen): Jaostolla menee hyvin. Huhtikuun jaostonvetäjäkoulutus sujui hyvin, vaikka osanottajia olikin vähän. Maon ja aktiivirekrytointijaoston yhteistyö on toiminut hyvin. [Sari poistui] Leirijaosto (Iivari Savolainen): Yhtä lukuun ottamatta kesän kaikkien leirien paikat ovat varmistuneet. Lisäksi Sanginjoki saatiin kaksi viikkoa haettua aiemmaksi, joten noiden viikkojen Helsingin ja Oulun tiimit vaihdettiin päittäin. Tiedotusjaosto (Leo Pääkkönen): Jaosto on kokoustanut kaksi viikkoa sitten ja tehnyt koulutiedotuspostitusta, mikä sujui yllättävän nopeasti. Paraikaa jaosto suunnittelee Protun standeja kesän festivaaleille. Lehti (via Anna Vuorjoki, Jaakko Tiinanen, Aatu Komsi): Lehden numero 1/2010 saapui viimein jäsenille. Numero 2/2010 lähtenee kahden viikon sisällä painoon.

2 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 2 / 11 Kansainvälinen jaosto (via Jaakko Tiinanen): Protus-yhteistyö sujuu hyvin, Alex Holst on paraikaa kouluttamassa heidän tiimiläisiään Ruotsissa. Tällä hetkellä Iheyo-Iheu-kysymys (kohta 10) työllistää jaostoa eniten. Paikallisjaosto (via Jaakko Tiinanen): Paikallisryhmätapaaminen pidettiin ja sujui ilmeisestikin hyvin. Syysleirijaosto (via Anna Vuorjoki): Jaostolta ei ole kuulunut erillistä tiedotetta, mutta jaostonvetäjäkummiuden kautta saatujen tietojen perusteella jaostolla menee ihan hyvin. Kivajaosto (via Anna Vuorjoki): Jaostolla menee hyvin, Kukkafeeniks-tapahtuma oli koettu onnistuneeksi. Nufit-työryhmä (Juuso Kähönen): Työryhmä miettii paraikaa ensi vuoden mahdollisia alustajia. Seminaarijaosto (Henna Ruohonen ja Jaakko Tiinanen): Jaosto pitää huomenna purkukokouksen kevätseminaarista, jaoston kokouksen sopiminen on ollut hidasta. Osanottajat ovat käyttäneet verkkosivujen sähköistä palautelomaketta poikkeuksellisen paljon; palautetta on saatu yli puoli tusinaa. Työvaliokunta (Anna Vuorjoki): Ei erityistä kerrottavaa. Mao (Anna Vuorjoki): Perusrutiinia. Muuta: Anna oli edustamassa Protua Prafén vuosikokouksessa. Soihtu on ensimmäistä kertaa (muutamaa kymppiä enempää) tuottanut oikeasti voittoa ja tase on positiivinen. Prafén hallitus esitti toiveen yhteisestä palaverista Protun hallituksen edustajien kanssa. 6. Uudet ja eronneet jäsenet Hyväksyttiin yhdistykselle 10 uutta jäsentä ja todettiin 32 jäsentä eronneeksi [nimilistat liitteenä]. 7. Raportti tiimien kokoamisesta Rekrytointiryhmä koki tiimien kokoamiselle varatun ajan riittäneen hyvin, mihin saattoi vaikuttaa kahden käytössä olleen viikonlopuksi lisäksi myös pienempi tiimimäärä kuin viime vuonna. Rekrytointiryhmän sisäinen työnjako uudempien ja kokeneempien rekryjen välillä on tasaarvoistunut edellisistä vuosista. Koulutettavien kohdalla on tänä vuonna hyödynnetty aiempaa enemmän itsearviointia, mikä on koettu hyödylliseksi, mutta osan koulutettavista itsearvioinnit ovat olleet epäkäytännöllisen pitkiä. Rekrytointiryhmä on toimittanut hallitukselle numeerisen selvityksen tiimeihin hakeneiden jakautumisesta [liitteenä]: Aikataulutoiveensa jättäneistä ja kaikki vaaditut koulutukset käyneistä vanhoista apuohjaajista jätettiin sijoittamatta 26 kpl (16 %) ja uusista apuohjaajista 73 kpl (27 %). Ohjaajia ei juurikaan jätetty sijoittamatta, koska tarjontaa oli vähän ja koska heille pyrittiin tarvittaessa soittamaan perään. Sijoittamatta jätetyistä ohjaajista ja apuohjaajista harkitusti karsittuja oli yhteensä 16 kpl (3 % kaikista aikataulutoiveensa jättäneistä ja koulutuksensa käyneistä). Jälkirekrytointia on tänä vuonna jouduttu tekemään poikkeuksellisen paljon: tähän mennessä jo 5 VO:ta, 2 UO:ta ja 6 apuohjaajaa on jälkirekrytoitu/siirretty tiimistä toiseen tiimien kokoamisen jälkeen. Viime vuonna koulutetuille tehdystä perumisen syitä selvittelevästä kyselystä ei ole ollut juurikaan hyötyä, koska rekrytointiryhmällä ei ole ollut niiden koulutettujen yhteystietoja, jotka nimenomaisesti peruivat ilmoittautumisensa ennen aikarajaa (Protukannan puute).

3 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 3 / 11 Tänä vuonna rekrytointiryhmä ei lopulta edellyttänyt kaikilta vanhoilta ohjaajilta koulutuksen käymistä. Lisäksi ei enää pyritty siihen, että joka tiimissä on oltava vähintään kaksi miespuolista jäsentä, vaan yksikin riittää. Päätettiin hyväksyä rekrytointiryhmän selvitys. 8. Tarkoitusreformityöryhmän projektimallin ja -aikataulun hyväksyminen Tarkoitusreformityöryhmä on toimittanut esityksensä hallitukselle projektin aikataulusta ja sisällöstä [liitteenä]. Muutosta aiempaan on lähinnä hallituksen sääntömuutosesityksestä päättämisen siirtyminen elokuulta syyskuulle, jotta aiheesta ehditään ensin käydä jäsenkeskustelua palauteseminaarin sunnuntaipäivänä. Päätettiin hyväksyä työryhmän esitys. 9. Www-projektiin liittyvät päätökset Todettiin aiheen vaativan seuraavia päätöksiä: Kevään 2009 sopimuksentekoprosessin käsitteleminen JND:n (Juha Niemi Design Oy:n) antaman selvityksen käsitteleminen Mahdollisten tilattavien lisätöiden ja lisäbudjetin hyväksyminen Projektin jatkon etenemisen ja päätöksentekoprosessin hyväksyminen 1. Vappu on toimittanut hallitukselle selvityksen sopimuksentekoprosessin etenemisestä vuosi sitten [liitteenä]. Selvityksen mukaan sopimus jäi sisällöltään epätarkaksi mm. koska JND:n aloitteesta sopimukseen liitetystä uudesta Protukannasta ei ollut valmiiksi olemassa riittävää dokumentaatiota ja tarpeemme ovat muutenkin täsmentyneet huomattavasti vuoden kuluessa. Myöskään kommunikaatio Protun ja JND:n välillä ei toiminut toivotusti: Protun päässä ei ymmärretty täysin, mitä rajoituksia Drupal-ohjelmistoon siirtyminen Accessista käytännössä aiheuttaa, eikä JND pystynyt hyödyntämään kaikkea heille keväällä eri aktiivien taholta toimittamaamme informaatiota mutta ei kuitenkaan kertonut siitä meille ainakaan riittävän selvästi. Protun ja JND:n välillä tuntuu myös olleen alusta alkaen väärinkäsitys siitä, ollaanko ensisijaisesti tilaamassa uusia verkkosivuja vai verkon kautta käytettävää laajempaa tiedonhallintajärjestelmää. Ennen allekirjoittamistaan sopimus oli joka tapauksessa käynyt ainakin koko puheenjohtajiston kautta ja oli mahdollisesti myös esillä hallituslistalla, joten Vappu ei ollut yksin päättänyt sen hyväksymisestä. [Jaana ja Otto saapuivat] Todettiin, että tarkempaa kuvausta ei saatu sopimukseen, koska tietoa ei valmiina jo ollut saatavilla ja suhtauduimme liian luottavaisesti prosessin sujumiseen siitä huolimatta. Päätettiin hyväksyä selvitys. 2. Käsiteltiin Vapun toimittama JND:n laatima selvitys projektin ongelmista ja myöhästymisestä [liitteenä]. Todettiin, että vaikka dokumentti oli pääpiirteissään näkökulma huomioon ottaen todenmukainen, siinä oli asioita, joista olemme JND:n kanssa eri mieltä tai joita siinä ei huomioitu. Näitä ovat: i. JND oli suunnitellut projektin aikataulun nk. agile-tyyppisen kommunikaation varaan. Tästä tavasta ei kuitenkaan ollut meidän kanssamme sovittu, ja vaikka olisimme tienneet, emme olisi luvanneet voivamme tehdä päätöksiä menetelmän edellyttämällä tahdilla ja varsinkaan kesäkuussa. [Juhis saapui] ii. JND ei ollut neuvottelu- ja sopimusvaiheessa tehnyt meille selväksi aikovansa nojata projektissa lähtökohtaisesti Drupalin valmispalikoiden varaan. iii. JND ei ole tiedottanut meitä missään vaiheessa riittävästi siitä, mitä se aikoo seuraavaksi tehdä, miten ja mitä tietoa se meiltä missäkin vaiheessa tarvitsee. Etenkään projektin viivästyessä emme olleet tietoisia siitä, miltä osin JND piti meidän osuuttamme työstä pullonkaulana.

4 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 4 / 11 iv. JND ei ole hyödyntänyt kunnolla kaikkea kirjallisesti ja suullisesti antamaamme informaatiota (mm. Tapion, Osman ja Saaran lähettämät aineistot) v. JND:n mukaan Protu on ollut alusta asti tietoinen siitä, että esittämiemme toiveiden yksinkertaistamista joudutaan tekemään. Emme ole samaa mieltä; korkeintaan olemme tienneet, että osa toiminnallisuuksista saatetaan uudessa järjestelmässä joutua toteuttamaan vain hieman eri tavalla kuin oletimme. vi. JND arvosteli meitä liian suppeasta lähtöaineistosta, vaikka itse ehdotti alkuperäisen tarjouspyyntömme vastaisesti projektin laajentamista uudella Protukannalla, mihin emme voineet olla ennalta varautuneet. vii. JND ei ole täysin kunnioittanut vaatimuksiamme ja ymmärtänyt, että emme välttämättä voi joustaa jostakin tärkeästä toiminnallisuudesta, vaikka se tuottaa heille ongelmia. viii. JND ei ole aina ymmärtänyt esittämistämme aineistoista olennaisia asioita ja toiminnallisuuksien olennaisimpia puolia. Toisaalta todettiin myös: Olemme itsekin toimittaneet tietoja huomattavasti hitaammin kuin oli suunniteltu ii. Työryhmän puheenjohtajan vaihtuminen ja uuden reskontraohjelmiston hankkimisen aiheuttamat viivästykset ja ongelmat ovat puhtaasti meidän syytämme iii. Lähettämämme aineisto on voinut hyvinkin olla muotoilultaan kirjavaa ja mahdollisesti jopa sisällöltään paikoin keskenään ristiriitaista. iv. Emme ole olleet hirveän avarakatseisia uudenlaisia toteutusratkaisuja kohtaan. v. Olemme selvästikin sekä JND:n että Protun puolella ymmärtäneet toisiamme väärin ja puhuneet asioista tavalla, joka on meille tuttua mutta toiselle harhaanjohtavaa. Emme ole ymmärtäneet kielieroja molemmin puolin. 3. Www-työryhmän selvityksen [liitteenä] mukaan sivujen avaamisen kannalta välttämätöntä työtä on vielä jäljellä noin 110 tuntia. Osa tästä voi olla seurausta ihan siitä, että JND on lähtenyt omaaloitteisesti tekemään joitakin ratkaisuja kuulematta meitä ensin, minkä johdosta jotkin työt on ollut pakko tehdä uusiksi. Toisaalta JND on kuitenkin ilmoittanut tekevänsä vielä 24 työtuntia vanhaan sopimukseen sisältyen. JND on toivonut lopputyön ratkeavan omalla lisäbudjetillamme. Todettiin, että jäljellä olevien töiden lisäksi lisäkustannuksia tullee reskontraohjelmiston kytkemisestä uuteen järjestelmään. Sen kustannuksesta ei ole vielä tarkkaa käsitystä. Todettiin, että jo sovituista suurista kustannuksistaan ja mahdollisesta lisäbudjetista huolimatta projektin lopullinen kustannus Protulle saattaa hyvinkin jäädä pienemmäksi kuin miten olisi käynyt, jos olisimme alussa olleet huolellisempia tarpeittemme selvittämisessä JND:lle JND:hän on jo nyt tehnyt sivumme eteen tuplasti niin paljon töitä, kuin mihin se varautui alkuperäisen tarjouksen antaessaan. Sopimuksen riitauttaminen ja irtisanominen tässä vaiheessa olisi siis kaikkein huonoin vaihtoehto, koska silloin kaikki tähänastinen työ menetettäisiin ja palattaisiin takaisin alkupisteeseen. Päätettiin lähteä ratkaisemaan nykytilanteen ongelmat ensisijaisesti lisäbudjetin kautta. Päätettiin myöntää projektin lopputöihin maksimissaan 6000 euron suuruinen lisäbudjetti. 4. Päätettiin antaa www-työryhmälle valtuudet tehdä sopimus jatkotöistä JND:n kanssa, mutta ennen allekirjoittamista sopimus pitää tuoda hallituksen luettavaksi sähköpostilistalle ja antaa hallituksen jäsenille siihen vähintään 3 päivän kommentointiaika. Kun sopimusteksti on lähetetty listalle, Anna tiedottaa siitä vielä erikseen kaikkia hallituksen jäseniä tekstiviestitse. Päätettiin antaa www-työryhmän pj:lle valtuudet ratkaista, mitä töitä JND:ltä lisäbudjetin varassa vielä tilataan, mutta hänen tulee konsultoida päätöksessään ensin www-työryhmää ja isoissa ratkaisuissa maoa ja toimistoon liittyvissä asioissa toimiston henkilökuntaa. [ruokatauko 18:20 19:08] [Otto poistui] 10. Iheyon Iheun nuorisojaostoksi ryhtymisen aiheuttamat toimenpiteet

5 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 5 / Iheyo on liittymässä Iheun nuorisojaostoksi, mikä saattaa edellyttää myös Iheyon jäsenjärjestöiltä humanismin minimilausuman allekirjoittamista. Protu on vuonna 2001 yleiskokouksessaan hylännyt esityksen Iheun jäseneksi liittymisestä, ja keskeisenä hylkäävää päätöstä puoltavana argumenttina oli tuolloin nimenomaan, ettemme halua yhdistyksenä kyseiseen minimilausumaan sitoutua. Iheyon puheenjohtaja on kuitenkin kertonut Protulle, että koko prosessi on vielä kesken, eikä ole lainkaan selvää, miten se vaikuttaa Iheyon jäsenjärjestöihin. Saattaa olla, että Protu voisi jäädä Iheyon jäseneksi joutumatta allekirjoittamaan minimilausumaa tai muuttamalla jäsentyyppiään. Puheenjohtajisto esitti, että koska liittymisen vaikutukset Protuun ovat vielä epäselvät, ei vielä tässä vaiheessa lähdetä valmistelemaan asian viemistä Protun yleiskokouksen käsiteltäväksi. Päätettiin hyväksyä puheenjohtajiston esitys. 11. Prafén velka 2. Kv-jaosto on pyytänyt hallitusta käymään kokouksessaan lähetekeskustelua kv-jaoston ohjeistamiseksi neuvotteluihin Iheyon kanssa. Päätettiin antaa kv-jaostolle neuvotteluihin seuraavanlainen ohjeistus: Jos Iheyon jäsenyys vaatii sen, että Protun järjestönä pitäisi liittyä Iheuun tai allekirjoittaa humanismin minimilausuma, joudumme viemään asian yleiskokoukseemme, joka saattaa päättää, että joudumme eroamaan Iheyosta. Jos niin käy, toivomme kuitenkin voivamme jatkaa aktiivista yhteistyötä Iheyon kanssa siitä huolimatta. Prafé Osk on ollut jo vuosia meille velkaa 3500 euroa, ja velan vakuutena ovat kahvilan kalusteet. Nyt tilintarkastajamme on huomauttanut meille, että tällainen velan pysyvä roikkuminen ei ole sopivaa, joten meidän pitäisi viimein päättää, miten haluamme velan suhteen toimia. Päätettiin siirtää asian käsittely seuraavaan kokoukseen, jotta tilintarkastajalta ehditään ensin saada tarkempaa tietoa ongelman luonteesta. 12. Protun 20-vuotisjuhlaan liittyvät päätökset 1. Juhlan muoto ja ohjelma Aatu Komsi esitteli Protun 20-vuotisjuhlia suunnitelleen työryhmän suunnitelmia hallitukselle sillä tarkkuudella, kuin asiat kerrottiin pöytäkirja- ja aktivistilistoille lähetetyssä pöytäkirjassa. Päätettiin hyväksyä työryhmän esitys juhlan muodosta ja ajasta sekä juhlaan liittyneistä pöytäkirjan alussa aukikirjoitetuista arvovalinnoista. 2. Esiintyjälle maksaminen Aatu kertoi julkisen pöytäkirjan ulkopuolelta myös, kenet ulkopuolisen esiintyjän työryhmä haluaisi saada juhlaohjelmaan mukaan. Työryhmä kuitenkin arveli, että kyseiselle esiintyjälle pitää esiintymisestään maksaa, mutta ei päässyt yksimielisyyteen siitä, voidaanko näin Protun toimintaperiaatteiden mukaan tehdä. Käytiin hallituksessa keskustelua aiheesta. Anna Vuorjoki esitti linjausta, että 20-vuotisjuhlien kohdalla voidaan maksaa myös joistakin sellaisista kuluista, joista Protu ei normaalisti maksaisi (esimerkiksi tästä nimenomaisesta esiintyjästä), mutta summasta päätetään vasta toukokuun lopun budjettipäivityksen yhteydessä. Päätettiin hyväksyä Annan esitys. 3. Tilavuokran budjetti Työryhmä on esittänyt, että sille myönnettäisiin yhteensä 1000 euron budjetti 20-vuotisjuhlan tilavuokraan ja ääni-, valo- ja videotekniikkaan.

6 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 6 / 11 Anna Vuorjoki esitti, että työryhmä saa käyttää 1000 euroa edellä mainittuihin kuluihin, jos sopivaa tilaa ei halvemmalla löydy Päätettiin hyväksyä Annan esitys. 13. Provision myöntäminen jäsenlehden ilmoitusmyynnistä Jäsenlehden vt. päätoimittaja Visa Kurki on esittänyt, että jäsenlehteen ilmoituksia myyviä henkilöitä voitaisiin kannustaa myöntämällä heille provisio ilmoitusmyynnistä. Puheenjohtajisto esitti, että ei päätetä asiasta vielä vaan viedään se ensin tarkempaan valmisteluun. Päätettiin siirtää asia valmisteltavaksi työryhmälle, johon valittiin Anna, Jaakko Tiinanen ja Aatu. 14. Keskustelu tarkoituspykälän muuttamisesta Tarkoitusreformityöryhmä on laatinut kaikille jaostoille kyselyn, jossa näiltä pyydetään kantaa tarkoituspykälän muuttamiseen liittyviin asioihin [liitteenä], ja toivoo myös hallituksen vastaavan siihen. Päätettiin jättää asia ei-kiireellisyytensä vuoksi käsittelemättä. 15. Yhdistyksen sihteerin valinta Yhdistyksen sihteeriksi valitun Sami Vitikaisen kausi päättyy huhtikuun lopussa. Anna esitti tähän asti puheenjohtajiston sihteerinä toiminutta Jaakko Tiinasta uudeksi sihteeriksi. Päätettiin yksimielisesti valita Jaakko Tiinanen uudeksi sihteeriksi loppuvuodelle syntyneiden jäsenmaksu Koska osa vuonna 1991 syntyneistä on vahingossa unohdettu ajallaan vaihtaa aikuisjäseniksi, heille on tänä vuonna lähtenyt jäsenmaksukirje liian pienellä jäsenmaksulla. Vaihtoehtoina on, että a) lähetämme kaikille heille uuden laskun saman tien, b) lähetämme kaikille heille uuden laskun syksyllä normaalien jäsenmaksukarhukirjeiden yhteydessä, jolloin se tulee halvemmaksi, tai c) emme karhua aikuis- ja nuorisojäsenen jäsenmaksun eroa kyseisiltä jäseniltä lainkaan. Hallituksella ei kuitenkaan ole oikeutta antaa jäsenelle tämän jäsenmaksua anteeksi. Tiedettävästi on myös olemassa hovioikeuden päätös siitä, että jos hallitus ei valvo jäsenten jäsenvelvoitteiden kuten jäsenmaksun suorittamista, kyseinen summa voidaan periä hallituksen jäseniltä itseltään. Lisäksi, jos ensi syyskokouksessa annettaisiin sellaisten jäsenten äänestää, jotka eivät ole maksaneet koko jäsenmaksuaan, kaikki siten syntyneet syyskokouksen päätökset olisivat juridisesti moitteenvaraisia. Päätettiin yksimielisesti lähettää uudet korjatut laskut kyseisille jäsenille ensi syksyn karhupostituksen yhteydessä pahoittelujen kera. 17. Hallituksen kesäkuun kokousajat Päätettiin pitää kokous keskiviikkona klo 17. (Päätös kuitenkin kumottiin kohdassa 21.) [Juuso ja Henna poistuivat] 18. Protun toimiston ja Soihdun tilojen tulevaisuus

7 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 7 / 11 Prafén hallitus on toivonut yhteistä kokousta Protun hallituksen edustajien kanssa. Tarkoituksena on keskustella siitä, onko jommallakummalla suunnitelmissa muuttaa pois Aurorankadulta ja mitä tehdään, jos toinen muuttaa. Päätettiin jättää maon tehtäväksi hankkia edustajat kokoukseen, mutta todettiin ohjeistukseksi edustajille seuraavaa: On todennäköistä, että Protu muuttaa lähivuosina uusiin tiloihin, vaikka Happi-kuvio ei toteutuisikaan. Arvostamme Soihdun (tai muun Prafén pyörittämän kahvilan) sijaintia toimiston välittömässä yhteydessä, mutta emme voi hirttäytyä siihen, jos korvaaviakin kokoustiloja vierestä löytyy. Kipinän tilat varmaankin haluamme säilyttää Protulla, jos korvaavaa soppea ei uusien toimistotilojen luota ja hyvältä paikalta löydy. 19. Keräystilin tuottojen käyttö Rahaa joulukuussa avatulle keräystilille on tullut maaliskuun loppuun mennessä noin 6700 euroa. Rahat voisi ottaa jo käyttöön, mutta se vaatii hallituksen päätöksen. Päätetiin antaa sekä Sami Vitikaiselle ([s]xxxxxx-xxxx[/s]) että Eeva Kankaiselle ([s]xxxxxxxxxx[/s]) valtuudet nostaa keräystililtä kaikki sinne huhtikuun loppuun mennessä talletetut rahat ja siirtää ne Protun Nordean tilille Tiimitapaamisten matkakorvaukset Eräs kesän leiritiimeistä on hakenut tvk:lta tukea tiimitapaamisen matkakorvauksiinsa vähävaraisuuteensa ja suurin etäisyyksiin vedoten. Tvk totesi kokouksessaan asian olevan iso periaatteellinen kysymys ja vaativan hallituksen linjauksen. Anna Vuorjoki on lähettänyt asiasta hallitukselle ratkaisuesityksen [liitteenä]. Päätettiin Annan esityksen mukaisesti käsitellä erikseen kysymykset tuen hakemisesta ja myöntämisestä 1. tiimiläisen vähävaraisuuden perusteella ja 2. matkakulujen suuruuden perusteella. [Juuso palasi] 1. Päätettiin Annan esityksen mukaisesti, että tvk voi myöntää tiimiläisille taloudellista tukea näiden vähävaraisuuden perusteella. Tällöin hakijan tulee esittää tvk:lle selvitys omasta taloudellisesta tilanteestaan tai alaikäisen tapauksessa myös hänen vanhempiensa taloudellisesta tilanteesta. Tukea pitää erikseen hakea, mutta sitä voi hakea myös tiimitapaamisen jälkeenkin. Koska tiimien tulee jakaa tiimitapaamisensa matkakulut tasan, tvk myöntää tukea ensisijaisesti tiimiläisen matkakuluosuuden mukaan mutta voi harkintansa mukaan myöntää tukea myös henkilön omien matkakulujen perusteella. Päätettiin, että tukea myönnetään vain henkilöille, ei kokonaiselle tiimille kerralla. Keiden kaikkien tulot lasketaan perheeksi? Päätettiin, että ei hallituksessa määritellä sitä valmiiksi vaan jätetään lisäselvitysten pyyntö tvk:n harkintaan. Tuotiin esille huolta, että matkakorvausten saaminen voi mahdollistaa keinottelun tiimin sisäisessä kulujen jaossa. Päätettiin kuitenkin, että ei tiedoteta muulle tiimille maksetuista matkakorvauksista, koska henkilökohtainen taloustilanne on yksityisasia ja riski on kuitenkin pieni. 2. Anna esitti, että jos halvimmalla mahdollisilla matkakuluilla järjestetty tiimitapaaminen aiheuttaa matkakuluja yli 30 euroa/osanottaja, Protu voi hakemuksesta korvata tiimiläiselle 30 euroa ylittävän osuuden. Esitystä kannatettiin. Juuso esitti, että raja laskettaisiin 25 euroon. Esitys ei saanut kannatusta. Päätettiin hyväksyä Annan esitys.

8 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 8 / 11 Päätettiin, että tiimiläiselle voidaan myöntää (kummalla tahansa perusteella haettuna) matkakorvauksia korkeintaan yhteen tiiminsä tapaamiseen. Päätettiin, että tvk huolehtii uudesta käytännöstä tiedottamisesta tiimeille. 21. Järjestösihteerin irtisanoutuminen Järjestösihteeri Sami Vitikainen on ilmoittautunut irtisanoutuvansa järjestösihteerin työstä ja lopettavansa 1.6. alkaen. [Juuso poistui] 1. Uuden järjestösihteerin sopimuksen sisältö Anna on hahmotellut hallitukselle kolme vaihtoehtoista ratkaisua uuden järjestösihteerin palkkauksen muodoksi: 1. Palkataan järjestösihteeri toistaiseksi voimassa olevalla työsopimuksella 2. Palkataan järjestösihteeri määräaikaiseksi (tätä kannattaa myös pääsihteerityöryhmä) 3. Palkataan pääsihteeri, joka tekee ensiksi järjestösihteerin töitä ja myöhemmin työn muuttuessa pääsihteerin töitä. Vaihtoehdot 2 ja 3 lähtevät siitä mahdollisuudesta, että varaudumme siirtymään järjestösihteerin palkkaamisesta pääsihteerin palkkaamiseen (pääsihteerityöryhmän esitys tullee hallitukselle lähikuukausina). Päätettiin yksimielisesti valita vaihtoehto 2. Anna esitti, että palkataan järjestösihteeri vuodeksi ajalle kesäkuu 2010 kesäkuu 2011, jolloin vuonna 2011 ehditään valita pääsihteeri ja ajaa hänet sisään jo ennen uuden puheenjohtajan valintaa marraskuussa 2011, mikä tekee pääsihteerin valinnasta helpomman. Esitystä kannatettiin. Jaakko Tiinanen esitti, että palkataan uusi järjestösihteeri vähintään kahdeksi vuodeksi, jolloin uusi puheenjohtaja on jo ehditty ajaa sisään ja perehdyttää eikä pääsihteerin koulutus osu uuden puheenjohtajan koulutuksen kanssa päällekkäin. Puheenjohtajalla olisi silloin myös mahdollisuutta itse vaikuttaa pääsihteerin työnkuvaan. Esitystä kannatettiin. Anna huomautti, että uudelle puheenjohtajalle olisi helpompaa, että pääsihteeri on palkattu jo ennen hänen kautensa alkamista, kun taas (pääsihteerimalliin siirtymisen tuoman) organisaatiomuutoksen johtamiseen lähteminen heti kauden alussa olisi uudelle puheenjohtajalle liian rankkaa. Lisäksi toimistolla on niin kova tarve lähiesimiehelle, että pääsihteerimalliin siirtymisellä on oikeasti kiire. Jaakko Tiinanen ja Riina huomauttivat, että ei ole toimistosihteeri Eevaa kohtaan reilua palkata uutta henkilöä toimistolle valmiiksi kovin lyhyeen työsuhteeseen, jolloin Eeva joutuu lyhyen ajan sisällä kouluttamaan useamman ihmisen työhönsä. Tapio huomautti, että pääsihteerimalliin ei kannata rynnätä liian kiireellä vain toimiston työmäärän vuoksi järjestösihteerin tuntimäärää voidaan ennemmin kasvattaa. Aatu huomautti, että aikataulutuksessa on syytä arvioida myös sitä, onko realistista kuvitella, että sama ihminen saattaisi olla kiinnostunut sekä puheenjohtajan että pääsihteerin tehtävistä, ja kumman paikan täyttäminen tulee olemaan hankalampaa muussa tapauksessa joko pääsihteeri tai puheenjohtaja saattaakin erota heti kautensa alussa. Jaana huomautti, että toimiston koulutustyötä helpottaa, jos määräaikaiseksi järjestösihteeriksi palkataan henkilö, jolla on jo hyvä Protu-tuntemus. [Juuso palasi] Äänestettiin esitysten välillä: Annan esitys: 8 ääntä, Jaakon esitys: 2 ääntä.

9 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 9 / 11 Päätettiin valita määräaikainen järjestösihteeri yhdeksi vuodeksi. 2. Uuden järjestösihteerin valintaprosessi Päätettiin yksimielisesti, että koska seuraavaksi suunnitellaan hakuprosessin sisältöä ja järjestösihteeriltä haettavia ominaisuuksia, kukaan nyt tämän kohdan ajaksi kokoukseen jäävä ei ole kelvollinen hakemaan kyseistä työtä. Kukaan läsnäolijoista ei poistunut. Käytiin läpi edellisen järjestösihteerivalinnan valintaprosessi ja keskusteltiin siihen liittyvistä ongelmista ja huolista. Päätettiin joka tapauksessa käyttää tälläkin kerralla viime kerralla käytössä ollutta mallia, jossa tvk seuloo hakijat ja pieni työryhmä haastattelee ja laatii hallitukselle selvityksen työryhmän mielestä vahvimmista ehdokkaista. Muutettiin tätä kuitenkin kiireen vuoksi siltä osin, että haastatteluryhmä hoitaa myös haastateltavien valinnan jätettyjen hakemusten joukosta. Päätettiin valita haastatteluryhmään Anna, Jaakko Tiinanen ja Jaana. Valtuutetaan ryhmä valitsemaan keskuuteensa vielä neljäs henkilö, jos onnistuvat sopivan löytämään. (Listattiin työryhmälle mahdollisia henkilöitä, joita kysyä.) 3. Uuden järjestösihteerin valintaprosessin aikataulu Jäsenlehden vt. päätoimittajan Visa Kurjen mukaan jäsenlehden numero 2/2010 on lähdössä painoon ensi viikolla, joten periaatteessa on vielä mahdollista ehtiä julkaista työpaikkailmoitus sen sivuilla. Tällöin uutta järjestösihteeriä ei kuitenkaan ehditä valita vielä toukokuun kokouksessa 23.5., ja kesäkuun ajaksi toimistolle on hankittava tuuraaja. Anna esitti, että ei laiteta työpaikkailmoitusta lehteen, vaan valitaan uusi järjestösihteeri toukokuun kokouksessa. Esitystä kannatettiin. Aatu esitti, että laitetaan työpaikkailmoitus jäsenlehteen ja valitaan uusi järjestösihteeri vasta kesäkuun kokouksessa ja käytetään siinä välissä toimistolla tilapäistyövoimaa. Esitystä kannatettiin. Äänestettiin esityksistä: Annan esitys: 2 ääntä Aatun esitys: 7 ääntä. Päätettiin julkaista työpaikkailmoitus jäsenlehdessä 2/2010. Anna katsoi tehdyn ratkaisun kuormittavan toimistoa liikaa ja jätti päätöksestä eriävän mielipiteen. Päätettiin, että työpaikkailmoitus julkaistaan Protu-lehden lisäksi myös Allianssi Expressissä, Mol:n sivuilla ja muillakin sopivilla forumeilla. Päätettiin, että hakuaika päättyy 6.6. ja uuden järjestösihteerin työ alkaa mahdollisimman pian mutta kuitenkin viimeistään Kiireellisen aikataulun vuoksi päätettiin aikaistaa kohdassa 17 päätetty hallituksen kesäkuun kokousaika 16.6:een. Päätettiin, että kesäkuun tilapäistyövoimaa varten tvk kysyy ensin entisiä järjestösihteerejä ja toimiston sijaisia, ja mikäli kukaan heistä ei ole halukas työhön, avataan työ yleiseen hakuun. Hakemukset osoitetaan tvk:lle, joka tekee valinnan. 4. Uuden järjestösihteerin valinnan valintakriteerit

10 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 10 / 11 Päätettiin muokata edellisellä kerralla talvella 2009 käytettyjä valintakriteerejä [liitteenä] seuraavasti: lisätään työn luonnetta koskevaan listaan realistiset odotukset ja käsitykset työn luonteesta poistetaan edellytys työhön sitoutumisesta pidemmäksi aikaa muutetaan ilmaisu järjestötoiminnan tuntemus muotoon kokemus järjestötoiminnasta (koettiin lyhyessä työsuhteessa tavallista tärkeämmäksi) lisätään plussaa-listaan muut atk-taidot (erityisesti tulevan www-uudistuksen takia) lisätään plussaa-listaan edellytykset siirtyä myöhemmin pääsihteerin tehtäviin (korvaa aiemman maininnan esimiestaidoista) tärkeimpiin viiteen ominaisuuteen keskeneräisyyden sietämiseen mukaan myös muutoksen sietäminen Todettiin myös, että yleisen järjestötoiminnan ja Protun tuntemusta on syytä tällä kertaa painottaa aiempaa enemmän. [Juhis poistui] 22. Uusien patjojen ostaminen [Iivari poistui] Leirijaosto esittää, että ostetaan Protulle 12 kpl uusia patjoja, hinta-arvio on korkeintaan 20 euroa/patja. Päätettiin hyväksyä leirijaoston esitys. 23. Uudet kustannuspaikat Työvaliokunta on yhdessä tilitoimiston kanssa laatinut listan uusista kustannuspaikoista. Kiireen vuoksi päätettiin siirtää kustannuspaikkalistan vahvistaminen seuraavaan kokoukseen. Päätettiin kuitenkin, että jaostot ja toimisto saavat käyttää uusia kustannuspaikkoja sitä ennenkin. 24. Muut esille tulevat asiat 1. Ylen mediabussi Ylen mediabussi on lähestynyt Protua ja kysynyt mahdollisuutta vierailla leireillämme toteuttamassa mediakasvatusta. Päätettiin, että kysytään tiimeiltä suoraan, haluaako joku heistä mediabussin leirilleen. Anna huolehtii tiedotuksesta tiimeille. 2. Prafén iltavuorolaisilleen maksamat palkkiot Prafé on ryhtynyt maksamaan pientä palkkiota iltavuorojen työntekijöilleen, jotka ovat tähän asti olleet puhtaasti vapaaehtoistyöntekijöitä. Osa Protun hallituksesta kokee tämän periaatteellisesti ongelmalliseksi. Protulla ei ole varsinaista päätösvaltaa Prafén asioihin, mutta mikäli koemme asian ongelmalliseksi, voimme tietysti ottaa asian keskusteluun Prafén kanssa. Päätettiin siirtää asia myöhemmin käsiteltäväksi. 25. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21:44.

11 PROMETHEUS-LEIRIN TUKI RY PÖYTÄKIRJA Sivu 11 / 11 Liitteet: uudet jäsenet eronneet jäsenet rekrytointiryhmän kokoama taulukko koulutettavien sijoittelusta tiimeihin tarkoitusreformityöryhmän esitys tarkoitusreformiprojektin aikataulusta ja sisällöstä Vappu Raution ja Tatu Heinosen selvitys www-projektin keskeneräisistä töistä ja niiden kustannuksista Vappu Raution selvitys JND:n kanssa solmitun sopimuksen sisällön syntymisestä Juha Niemi Design Oy:n selvitys verkkosivuprojektin myöhästymisen syistä tarkoitusreformityöryhmän jaostokysely Anna Vuorjoen esitys tiimiläisille tiimitapaamiseen maksettavista matkakorvauksista Vuoden 2009 järjestösihteerin valinnassa käytetty valintakriteeriluettelo (nyt kokouksessa esillä ollut versio ei välttämättä ollut vuoden 2009 päätöksen lopullisin versio) Pöytäkirja tarkistettu hallituksen kokouksessa (7/2010) paitsi kohdan osalta (15/2010).