Alajärven kaupungin viestintästrategia

Transkriptio

1 Alajärven kaupungin viestintästrategia 2011 Elina Muhonen

2 Sisältö 1. JOHDANTO NYKYTILAN SELVITYS SISÄISEN VIESTINNÄN TULOKSET ULKOISEN VIESTINNÄN TULOKSET VIESTINTÄSTRATEGIA VIESTINNÄN TAVOITTEET VIESTINNÄN KOHDERYHMÄT ULKOISET KOHDERYHMÄT SISÄISET KOHDERYHMÄT VIESTINNÄN SISÄLTÖ JA KEHITTÄMINEN VIESTINNÄN PERIAATTEET KESKEISET VIESTIT KANAVAT SISÄISEN VIESTINNÄN KEHITTÄMINEN ULKOISEN VIESTINNÄN KEHITTÄMINEN VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA VASTUUT

3 3 1. JOHDANTO Viestintä on voimavara, jonka tehtävänä on tukea kaupunkia sen perustehtävän suorittamisessa ja edesauttaa kaupungin tavoitteiden saavuttamista. Viestintä on informointia, neuvomista, palvelua, kuuntelemista, keskustelemista ja yhteydenpitoa. Viestinnän avulla vahvistetaan kaupungin mainetta, edistetään henkilöstön ja asukkaiden vaikuttamismahdollisuuksia, lujitetaan organisaation sisäistä yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä vahvistetaan henkilöstön sitoutumista työhön ja työyhteisöön. Viestintästrategian laadintaa varten kaupunki on perustanut viestintätyöryhmän, jonka tehtävänä on luoda toimiva ja käytännönläheinen viestintästrategia Alajärven kaupungille. Viestintätyöryhmää edustaa kaupungilta kaupunginjohtaja, kulttuurisihteeri ja kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Lisäksi mukana ovat kaupungin seurakunnan ja paikallislehden edustajat sekä yrittäjien edustajia. Alajärven kaupungin viestinnän nykytilaa on selvitetty tekemällä kaksi kyselytutkimusta, sisäisen viestinnän kysely kaupungin työntekijöille ja ulkoisen viestinnän kysely muualla asuville alajärveläisille. Kyselyiden tulokset ovat toimineet tausta-aineistona tämän viestintästrategian laadinnassa. Syyskuun- lokakuun 2010 aikana toteutettiin kyselyt, joissa vastaajia pyydettiin arvioimaan kaupungin nykyistä mainetta, viestinnän laatua sekä kaupungin vahvuuksia ja kehittämisen kohteita. Kaupungin työntekijöille kysely lähetettiin sähköpostiin ja muualla asuvien alajärveläisten kysely toteutettiin lähettämällä kirjeitse linkki kyselyohjelmaan. Viestinnän tehostaminen Alajärven kaupungissa vaatii toimintatapojen kehittämistä ja koko henkilöstön sitoutumista kehittämistyöhön. Viestintästrategia luo suuntaviivat viestinnälle, mutta onnistuneeseen viestintään vaikuttavat eniten jokaisen työntekijän päivittäiset valinnat. Viestinnän tulee olla osa arkea ja jokaisen työntekijän tehtävä. Edellinen Alajärven kaupungin viestintästrategia on vuodelta Sen sisältämät viestinnän periaatteet ovat edelleen voimassa. Viestintästrategia päivitetään konkreettisemmaksi ja käytännönläheisemmäksi vastaamaan tämän hetkistä tavoitekuvaa.

4 4 2. NYKYTILAN SELVITYS 2.1 SISÄISEN VIESTINNÄN TULOKSET Alajärven kaupungin sisäisen viestinnän tutkimuksessa kohderyhmänä olivat kaikki kaupungin työntekijät. Kyselyn kokonaisvastausprosentti oli 30 %. Vastaajista 54 % oli työskennellyt kaupungin palveluksessa yli 10 vuotta ja oli iältään yli 46 -vuotiaita. Vastaajista 40 % oli viranhaltijoita ja työntekijöitä. Vastaukset jakaantuivat tasaisesti perusturvalautakunnan ja sivistyslautakunnan välillä. Tutkimuksen tuloksista nähdään, että työntekijät kokevat työnantajan kohtelun olevan epätasaarvoista eikä työntekijöiden mielipiteitä oteta tarpeeksi huomioon työnsuunnittelussa ja muutostilanteissa. Lisäksi viestintä koko organisaatiota koskevissa asioissa on heikkoa. Sen sijaan omaan työyhteisöön ja lähimpään esimieheen ollaan tyytyväisiä ja viestintä koetaan riittäväksi. Työntekijöiden oma aktiivisuus ja tarve viestiä ovat korkealla. Myös viestintäkanavien monipuolisuuteen ja riittävyyteen ollaan tyytyväisiä. Sisäisessä viestinnässä ongelmaksi nähdään viestintä koko organisaatiota koskevissa asioissa. Viestintä ei ole oikein kohdennettua. Koetaan, että viestintä ei tavoita kaikkia asianomaisia henkilöitä tai se on tiedontulvaa. Johdon viestintään koko organisaatiota koskevissa asioissa toivotaan parannusta. Viestinnän laadun osalta nähdään, että tämän hetkinen viestintä organisaatiossa ei ole asetettujen tavoitteiden mukaista. Viestintä on heikkoa eri hallintokuntien välillä. Lautakuntien välillä ei ollut eroja vastauksissa. Kaupungin kokonaiskuva kunnan työntekijöiden silmissä on hyvä. Kaupungin palveluiden sekä yksityisten palveluiden laatuun ja riittävyyteen ollaan tyytyväisiä. Viestinnässä kaupungin tulee huomioida kuntaliitoksen ja Järvi- Pohjanmaan yhteistoiminnan myötä siirtyneet uudet työntekijät. Vuonna 2003 tehdyssä tutkimuksessa kohderyhmänä olivat Alajärven kaupungin työntekijät sekä paikkakunnalta poismuuttaneet työikäinen väestö. Tutkimuksessa selvitettiin johtamiskulttuurin, henkilöstöpolitiikan, kuntakuvan, palveluiden, kestävän kehityksen ja muutosherkkyyden osalta kuntakuvaa. Tutkimuksen tuloksista nähtiin, että kaupungin työntekijät olivat ylpeitä työstään mutta kokivat, että kaupungin kohtelussa työntekijöitä tasa-arvoisesti oli parannettavaa.

5 5 Kuntakuvan osalta tutkimus osoitti, että Alajärvi on yleisesti tunnettu, mutta saisi näkyä enemmän julkisuudessa. Alajärven kaupungin palvelut sekä yksityiset palvelut saivat vastaajilta myönteisen arvion. Kestävän kehityksen osalta vastaajat antoivat myönteisen arvion kaupungin ympäristöystävällisyydestä. Kaupungin toivottiin tukevan enemmän asukkaiden omaehtoista toimintaa. Muutosherkkyyden osalta nähtiin, että Alajärvellä huomioidaan hyvin elinkeinoelämän tarpeita ja luodaan edellytyksiä uusien yritysten syntymiselle. Kaupungin toivottiin olevan enemmän muutoskykyinen. Vuoden 2003 tutkimuksessa on nähty, että muualla asuvat näkevät Alajärven maineen hieman parempana kuin kaupungissa asuvat. Vertaillessa tuloksia tutkimuksista vuodelta 2003 ja vuodelta 2010, voidaan huomata selviä yhteneväisyyksiä. Molemmissa tutkimuksissa kaupunkia pidetään tunnettuna, mutta sen ei koeta näkyvän julkisuudessa. Kestävän kehityksen osalta molemmissa tutkimuksissa vastaajat antoivat myönteisen arvion kaupungin ympäristöystävällisyydestä. Lisäksi vastaajat toivoivat edelleen kaupungin tukevan enemmän asukkaiden omaehtoista toimintaa ja kehittävän lähiseutua aktiivisemmin. Molemmissa tutkimuksissa kaupungin toivottiin olevan enemmän muutoskykyinen. Vuoden 2010 tutkimuksen tuloksista nähdään, että viestintään ja tiedotukseen koko organisaatiota koskevissa asioissa toivotaan parannusta. Vuoden 2010 tutkimuksesta nähdään myös, että muualla asuvat näkevät Alajärven maineen hieman parempana kuin kaupungissa asuvat. 2.2 ULKOISEN VIESTINNÄN TULOKSET Ulkoisen viestinnän tutkimuksessa kohderyhmänä olivat työikäiset vuotiaat Alajärveltä pois muuttaneet henkilöt. Tutkimukseen mukaan valitut henkilöt poimittiin Väestörekisterikeskuksen tietojärjestelmästä 500 henkilön satunnaisotannalla. Kriteerit otannalle olivat: ikä, henkilö on ollut vähintään 15 vuotta asuessaan Alajärvellä, asuu nyt muualla, asuu Suomessa, äidinkieli suomi. Kirjeitä lähetettiin postitse 500, jossa oli linkki kyselyyn. Vastauksia saatiin 105. Kokonaisvastausprosentiksi saatiin 21 %. Alajärven julkinen kuva sai myönteisen arvion ulkopaikkakuntalaisten osalta. Kaupungin tunnettavuuden lisäämisessä olisi parannettavaa. Kaupungin palvelut sekä yksityisten palveluiden laatu ja riittävyys saavat myönteisen arvion.

6 6 Päällimmäinen syy asumiseen nykyisellä paikkakunnalla on työpaikka. Vastaajista 22 % on harkinnut paluumuuttoa Alajärvelle. Paluumuuttoon vaikuttavat eniten sukujuuret. 92 % vastaajista asuu lähisukulaisia Alajärvellä. Lisäksi vaikuttaa asuminen ja rakentaminen, hyvä kasvuympäristö lapsille ja mahdollisuus työllistyä. Alajärven kaupungin tärkeimmät vahvuudet ulkopaikkakuntalaisten silmin ovat luonto, turvallinen ja hyvä asuin- ja kasvuympäristö, kaupungin sopiva koko. Tärkeimmiksi kehittämiskohteiksi listattiin vapaa-ajan palvelut, opiskelumahdollisuudet, julkisten palveluiden kehittäminen, julkisuuskuvan vahvistaminen. Kaupungin toiminnan toivotaan olevan enemmän avointa ja muutoskykyistä. 3. VIESTINTÄSTRATEGIA Viestintä on strateginen menestystekijä. Viestintästrategia muodostuu niistä toimintaa yhdensuuntaistavista määrittelyistä, valinnoista ja tavoitteista, joita soveltamalla ja toteuttamalla yhteisö viestii sidosryhmiensä ja ympäristönsä kanssa. Se tapahtuu hyödyntämällä viestintää koko organisaation voimavarana. Viestintästrategian tarkoitus on, että viestintä saadaan tukemaan koko organisaation strategiaa. Strategiassa päähuomio on tulevaisuudessa. Strategia sisältää sekä tavoitteet että toiminnan keskeiset suuntaviivat, toimintalinjat. Strategia ohjaa toimintaa, joka on nähtävissä kaikessa tekemisessä. Kuntaviestinnän tehtävänä on välittää kuntalaisille tietoa kunnan päätöksenteosta ja toiminnasta sekä lisätä kuntalaisten osallistumista kunnan hallintoon. Kunnan viestintä perustuu muun muassa kuntalakiin, hallintolakiin ja julkisuuslainsäädäntöön. Kuntalaki korostaa kunnan ja asukkaiden vuorovaikutusta. Vuorovaikutteinen viestintä ja kuntalaisten osallistuminen ovat kunnalle ensiarvoisen tärkeitä. Kuntalain mukaan kuntien toiminnan tarkoituksena on edistää asukkaiden hyvinvointia ja kestävää kehitystä. Viestinnästä ja sen linjauksista vastaa kuntalain mukaan kaupunginhallitus. Kaupunginjohtaja johtaa viestinnän kokonaisuutta. Toimialajohtajat vastaavat toimialojensa ulkoisesta ja sisäisestä viestinnästä sekä tiedottamisesta esimiehille ja työntekijöille.

7 7 3.1 VIESTINNÄN TAVOITTEET Alajärven kaupunki on osa Järvi- Pohjanmaan yhteistoiminta-aluetta. Alajärvi on alueensa palvelukeskus, jonka vahvuus perustuu voimakkaasti kasvavaan yrittäjyyteen. Aktiivinen elinkeinoelämä luo mahdollisuuksia uusien työpaikkojen syntymiselle. Turvallinen asuin- ja kasvuympäristö sekä kehittyvät vapaa-ajan palvelut mahdollistaa vetovoimaisen maineen syntymisen. Alajärveä ympäröivät ainutlaatuiset järvimaisemat Ähtärijärvi- Alajärvi- Lappajärvi luovat jäljittelemättömän yhdistelmän järviluontoa. Alajärvellä on ainutlaatuinen Alvar Aallon arkkitehtuurikokonaisuus Engelin suunnitteleman Gabrielin kirkon ympäristössä. Viestinnän tavoitteena on saavuttaa vetovoimainen maine kaupungille sekä rakentaa positiivista julkisuuskuvaa. Julkisuuskuva rakentuu yrittäjyyden, palveluiden, turvallisuuden, hyvän kasvuympäristön, kauniiden luontomaisemien ja arkkitehtuurin varaan. Vetovoimaisella maineella edistetään nuorten perheiden asuinpaikan valintaa. Viestinnässä avoimuus ja tiedon oikea- aikainen jakaminen ymmärrettävässä muodossa on keskeinen tekijä kaupungin maineenhallinnassa ja asukastyytyväisyyden rakentamisessa. Hyvä kasvuympäristö Palvelut Yrittäjyys Turvallisuus Ainutlaatuiset luontomaisemat ja arkkitehtuuri Kuvio kuvaa Alajärven kaupungin ulkoisen viestinnän painopistealueita.

8 8 3.2 VIESTINNÄN KOHDERYHMÄT ULKOISET KOHDERYHMÄT Ulkoinen viestintä on kriittinen menestystekijä kaupungin menestymisen kannalta. Hyvä maine on strateginen voimavara. Kaupungin tärkeimpiä sidosryhmiä ovat kuntalaiset, asukkaat nykyiset ja uudet, yritykset ja potentiaaliset paluumuuttajat. Pääkohderyhmäksi kaupungin viestintästrategiaan on valittu nuoret perheet sekä paikkakunnalle muuttavat uudet asukkaat. Kaupunkilaiset ovat tärkeä sidosryhmäjoukko kaupungille. He käyttävät kaupungin palveluita, äänestävät kunnallisvaaleissa ja maksavat veroja. Kaupungin ja kaupunkilaisten välinen viestintä on parhaimmillaan vuorovaikutteista ja asiakaskeskeistä. Kaupunkilaisille viestittäessä on otettava huomioon eri ikä- ja väestöryhmät. Lisäksi kaikilla kaupunkilaisilla on oltava samanlaiset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet. Tämä tarkoittaa sitä, että kaupunki viestii sellaisten kanavien ja keinojen kautta, että viestintä saavuttaa kaikki kaupunkilaiset. Voimakkaasti kasvussa oleva elinkeinopolitiikka turvaa työllisyyden paikkakunnalla ja mahdollistaa uusien työpaikkojen syntymisen tulevaisuudessa sekä edistää kaupankäyntiä. Kaupunki tukee viestinnällään yrittäjien toimintaa yhteistyössä paikallismedian kanssa. Ulkopaikkakuntalaisille, entisille ja tuleville alajärveläisille suunnatussa viestinnässä kehitetään kaupungin verkkosivuja vastaamaan määriteltyä tavoitekuvaa. Kaupungin näkyvyyttä lisätään valtakunnallisesti SISÄISET KOHDERYHMÄT Sisäisen viestinnän toimivuus on edellytys hyvälle ulkoiselle viestinnälle. Kaupungin sisäistä viestintää tulee kehittää varaamalla siihen tarvittavat resurssit. Sisäisestä viestinnästä ovat vastuussa kaupungin johto, toimialojen esimiehet ja työntekijät. Sisäisen viestinnän avulla kaupungin työntekijät ja luottamustoimihenkilöt tietävät, mitä kunnassa yleisesti tapahtuu, mitkä ovat tulevaisuudennäkymät ja miten mahdolliset muutokset vaikuttavat omaan työhön ja tulevaisuuteen.

9 9 Sisäisen viestinnän kohderyhmänä on henkilöstö ja luottamushenkilöt. Sisäinen viestintä voi olla suullista, kirjallista tai sähköistä. Sisäinen viestintä on paitsi osa arkista tiedonkulkua myös esimiestaitoja, vuorovaikutusta, vaikuttamista ja työväline. Sisäisessä viestinnässä vastuu tiedonkulusta ja muusta sisäisestä viestinnästä on johdolla. Sisäinen viestintä on johtamisen väline ja osa esimiestaitoja. Esimiehillä on velvollisuus tarvittaessa selkiyttää asioita henkilöstölle. Vaikka johdolla ja esimiehillä on sisäisen viestinnän onnistumisesta suurin vastuu, niin siihen tarvitaan koko henkilökuntaa. Aktiiviseen viestintään on pyrittävä organisaation kaikilla tasoilla. Erityistä huomiota on kiinnitettävä työyhteisön sisäiseen tiedonkulkuun ja tiedotuksen oikea-aikaisuuteen. Luottamushenkilöt ovat viestinnän voimavara. Luottamushenkilöiden laajoja sidosryhmäsuhteita voidaan hyödyntää kunnan profiloinnissa ja viestinnässä. Kuntalaisten, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vuorovaikutus eri foorumeiden ja sähköisten välineiden avulla voimistaa kuntaa tuomalla uusia näkökulmia asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon. Myös tiedotusvälineet ovat kiinnostuneita luottamushenkilöiden näkemyksistä. Näin herätetään julkista keskustelua kunnan asioista. Kunnan luottamushenkilöstön ja virkamiesjohdon tiiviillä vuorovaikutuksella varmistetaan, ettei oleellisten asioiden hoidossa synny tietovajetta. 3.3 VIESTINNÄN SISÄLTÖ JA KEHITTÄMINEN VIESTINNÄN PERIAATTEET Viestintästrategia on viestinnän linjaus, jossa asetetaan yhteiset periaatteet kaikille viestinnästä vastaaville ja jonka avulla pyritään lisäämään yhteistyötä viestinnästä vastaavien kesken. Keskustelua viestinnän periaatteista pitää käydä konkreettisesti, jotta kaikki ymmärtävät mistä puhutaan ja mitä tarkoitetaan. Alajärven kaupungin viestinnän perusperiaatteita ovat avoimuus ja vuorovaikutteisuus. Keskeisistä asioista viestitään ajoissa oma-aloitteisesti, totuudenmukaisesti ja aktiivisesti vaikeita asioita peittelemättä. Viestinnässä pyritään selkeyteen.

10 KESKEISET VIESTIT Alajärven kaupunki on kehittyvä ja aktiivinen. Täällä on hyvä asua, tehdä yhdessä ja yrittää. Tavoitekuvan saavuttamiseksi on tärkeää luoda positiivisia tunteita herättäviä ajatuksia. Viestintätyöryhmä ideoi yhdessä Alajärven kaupungin tavoitekuvaan liittyvän viestin: Alajärvi- Aitoa Elämää Aaltojen keskellä. Tätä viestiä voidaan jatkossa käyttää erityisesti ulkoisessa viestinnässä KANAVAT Viestintään käytettävät menetelmät ja kanavat ratkaisevat, meneekö sanoma perille. Viestintäkanava on oikea, jos oikea kohderyhmä tavoitetaan oikeana ajankohtana. Säännöllisten tutkimusten avulla on seurattava mitkä oikeat kanavat ovat. Sisäisten viestintäkanavien kohdalla pyritään selkeyttämään viestintäkanavia niiden profiloinnin avulla. Eri kanavat käydään läpi koulutuksissa. Sisäisen viestinnän kanavat: 1. Intranet 2. Sähköposti 3. Henkilöstölehti 4. Kokoukset ja keskustelut Ulkoisen viestinnän kanavat: 1. Tiedotuslehti 2. Alueellinen ja paikallinen media 3. Valtakunnallinen media 4. Sähköiset viestintäkanavat, sosiaalinen media

11 SISÄISEN VIESTINNÄN KEHITTÄMINEN Kaupunki kehittää sisäistä viestintää järjestämällä koulutusta viestinnän vastuuhenkilöille viestintätaitojen kehittämiseksi. Sisäisen viestinnän avulla luodaan ja ylläpidetään ymmärrystä strategiasta, saadaan aikaan sitoutumista ja saadaan koko organisaation henkilöstö toimimaan strategian ja maineen tavoittamiseksi. Sisäisessä viestinnässä painotetaan aktiivista, oma-aloitteista ja oikea-aikaista viestintää. Sisäisen viestinnän osa-alueet: 1. Jokapäiväinen työviestintä: mm. palaverit ja työn ohjaaminen 2. Henkilökohtainen esimies- ja työntekijäviestintä: mm. kehityskeskustelut ja arvioinnit 3. Osasto- tai yksikkökohtainen viestintä 4. Koko organisaatiota koskeva viestintä Sisäistä viestintää kehitetään seuraavilla tavoilla: 1. Koulutus hallintokunnittain 2. Vastuuhenkilöiden koulutus 3. Viestintäkanavien profilointi 4. Tiedotuksen koordinoinnin vastuuhenkilön nimeäminen 5. Luottamushenkilöiden koulutus ULKOISEN VIESTINNÄN KEHITTÄMINEN Ulkoisella viestinnällä luodaan asetettua tavoitekuvaa positiivisen julkisuuskuvan omaavasta, aktiivisesta ja kehittyvästä Alajärven kaupungista. Kunnan verkkopalveluilla ja sähköisillä asiointipalveluilla on tarkoitus helpottaa kuntalaisten arkea tuomalla viestintä- ja sähköiset palvelut kuntalaisten käyttöön ajasta ja paikasta riippumatta. Verkkoviestintä lisää päätöksenteon läpinäkyvyyttä sekä edistää paikallista demokratiaa ja yhteisöllisyyttä. Erilaiset sidosryhmät voidaan tavoittaa nopeasti Internetin ja sähköpostin avulla.

12 12 Ulkoista viestintää kehitetään seuraavilla tavoilla: 1. Kotisivujen uudistus a) Graafinen uudistus b) Sähköinen asiointikanava c) Reaaliaikainen tapahtumakalenteri d) Linkit kylien kotisivuille e) Mahdolliset yhteydet sosiaaliseen mediaan 2. Kaupungin oma tiedotuslehti, esimerkiksi kesäisin 3. Tienvarsimainonta 4. Elämystiedottaminen 5. Tiedottamisen mahdollisuuksien löytäminen ja hyödyntäminen 6. Tapahtumanäkyminen 7. Tiedotustilaisuudet 3.4 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA VASTUUT Kaupungin viestinnän johtamisesta vastaa kaupunginjohtaja. Toimialakohtaisesti viestinnästä vastaavat toimialajohtajat. Viestinnän kehittämisestä, koordinoinnista ja toteuttamisesta sekä toimialojen avustamisesta ja koulutuksesta organisaation sisällä vastaa viestinnän vastuuhenkilö. Tehokas viestintä edellyttää, että viestintävastaava kuuluu kunnan ja eri yksiköiden johtoryhmiin. Hänellä on oltava oikeus osallistua toimielinten kokouksiin sekä muutoinkin riittävät mahdollisuudet tarpeellisten tietojen saantiin sekä omatoimiseen tiedottamiseen. Johto ja viestinnänvastuuhenkilö toimivat tiiviissä yhteistyössä keskenään ja luottamushenkilöiden kanssa. Viestinnän organisointia kehitetään seuraavasti: 1. Nimetään viestinnän vastuuhenkilö oman organisaation sisältä 2. Hallintokunnittain vastuuhenkilöt tarkistetaan ja tarvittaessa nimitetään uudet henkilöt 3. Vuosittain tehdään viestintäsuunnitelma 4. Säännöllisin väliajoin seurataan viestinnän kehitystä, josta vastaa viestinnän vastuuhenkilö