Digitaalisen saneluratkaisun palveluhankinta

Transkriptio

1 1/14 HANKEKUVAUS Liite Digitaalisen saneluratkaisun palveluhankinta HUS-Logistiikka PL 441 Puh (09) Stenbäckinkatu 9 etunimi.sukunimi@hus.fi HUS

2 2/14 Sisällysluettelo 1 Yleistä HUS:sta ja HUS-Servisistä 3 2 Hankinnan kohde Tekstinkäsittely HUS:ssa 5 3 Hankintamenettely 6 4 Hankinnasta tehdyt ilmoitukset 6 5 Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn osallistumisen peruste 6 6 Sopimuskausi 6 7 Ehdottomat vaatimukset hankittavalle palvelulle Palvelun valmius Paikkariippumattomuus Toiminnanohjaus Raportointi ja tilastointi 7 8 Ehdokasta koskevat vaatimukset Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Ammatilliseen pätevyyteen ja tekniseen suorituskykyyn liittyvät vaatimukset 9 9 Sopimusehdot Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku Osallistumishakemusten ja tarjousten vertailu Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Julkisuus Alihankinta Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot Osallistumishakemusten voimassaoloaika Tiedottaminen ja yhteyshenkilö Osallistumishakemusten jättäminen 14

3 3/14 1

4 4/14 Yleistä HUS:sta ja HUS-Servisistä HUS palvelee potilaita järjestämällä erikoissairaanhoitoa jäsenkuntien asukkaille ja monissa vaativissa sairauksissa myös koko maan väestölle. Kuntayhtymä aloitti toimintansa vuonna 2000 ja sen palveluksessa on yli ammattilaista. HUS-kuntayhtymällä on toimintaa 20 sairaalassa. Tarkempaa tietoa yksiköistämme löytyy internetistä HUS-Servis on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) kuntayhtymän organisaatiota. Liikelaitos tuottaa asiakkailleen asiakirja-, asiointi-, henkilöstö- ja talouspalveluita. Asiakirjapalvelujen eräs ydinprosessi on tuottaa tekstinkäsittelypalveluita. Tekstinkäsittelypalveluja tuotetaan lähinnä HUS-alueen kliinisille yksiköille ja liikelaitoksille, ja jatkossa mahdollisesti myös ulkoisille asiakkaille. HUS-Servis liikelaitoksessa työskentelee yhteensä noin 900 henkilöä, joista 300 tekstinkäsittelyn parissa. Liikevaihto on noin 50 M. 2

5 5/14 Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on HUS-laajuinen digitaalinen saneluratkaisu, jonka avulla lääkäreiden ja tekstinkäsittelyn välistä saneluprosessia sekä valmiin sanelun käsittelyä hoitoyksikössä tehostetaan. Tekstinkäsittely toimii HUS-alueella 24/7-periaatteen mukaisesti tällä hetkellä ja myös jatkossa. Tavoitteena on: sujuvoittaa ja kehittää lääkäreiden ja tekstinkäsittelyn välistä saneluprosessia ja tehdä siitä mahdollisimman käyttäjäystävällistä, nopeuttaa koko tuotantoprosessia, mahdollistaa paikkariippumattomuus sanelijalle ja kirjoittajalle jakaa tekstinkäsittelijöiden tehtäviä ja työmäärää tasaisesti, tehostaa sanelun kirjoittamista ja keskittää kirjoitusprosessia (aluksi keskittämällä yösanelut), ohjata työkulkua järjestelmällisesti, korvata perinteinen kasettisanelu digitaalisella saneluratkaisulla, ja valmistautua siirtymään puheentunnistukseen, hallita kustannuksia, tilastoida ja raportoida sekä seurata ja kehittää toimintaa ja käyttää tietoja laskutuksen pohjana. HUS-Servis hankkii digitaalisen saneluratkaisun kokonaispalveluna. Kokonaispalvelulla tarkoitetaan prosessia, joka kattaa digitaalisen sanelun, sen välittämisen, varastoinnin ja toiminnanohjauksen sanelijalta tekstinkäsittelijälle ja edelleen takaisin sanelijalle tai sanelijan yksikköön. Kokonaispalvelun lopputuote on edellä mainittu prosessi, jossa korostetaan käyttäjäystävällisyyttä, HUS:n laajuisen 20 sairaalaa käsittävän organisaation ja käyttäjä- (yhteensä noin 3200 henkilöä) sekä sanelumäärien hallintaa (n. 1,6 miljoonaa sanelua/vuosi). Prosessin toiminnanohjauksessa korostetaan erityisesti sanelun siirtymistä tekstinkäsittelijöille ja kirjoitetun sanelun siirtymistä takaisin hoitoyksikköön. Palvelun ehdottomat vaatimukset on kuvattu kohdassa 7 ja ne ovat: palvelun käyttöönoton valmius paikkariippumattomuus toiminnanohjaus raportointi ja tilastointi HUS:n tavoitteena on siirtyä tulevaisuudessa digitaalisesta tekstinkäsittelystä puheentunnistukseen. Ehdokkailta odotetaan osaamista ja näkemystä siirtymisen vaiheistuksesta, elinkaaren hallinnasta sekä vaikutuksista kustannuksiin ja prosessiin. Palvelun hinnoittelussa tulee huomioida kaikki palveluun tarvittavat välineet, materiaalit ja tietoliikenneyhteydet. Palvelu otetaan käyttöön vaiheittain. Palvelun käyttö- ja käyttäjämäärät vaihtelevat. Palvelun hinnoittelun periaatteena on, että palvelusta maksetaan käytön perusteella. Hinnoittelun periaatteita käydään läpi neuvottelumenettelyn aikana ja palvelun olennaiset osakokonaisuudet eritellään lopullisen tarjouspyynnön hintaliitteeseen.

6 6/14 1 Tekstinkäsittely HUS:ssa Tekstinkäsittelypalveluilla tarkoitetaan lakisääteisten potilasasiakirjojen suomen- ja ruotsinkielistä kirjoituspalvelua. Tällä hetkellä HUS:ssa tekstinkäsittely tapahtuu niin sanotulla kasettisanelu-periaatteella. Lääkäri sanelee potilaan hoitojaksoon tai muuhun liittyvän sanelun nauhakasetille, jonka jälkeen osastonsihteeri tai lähetti toimittaa sanelun ja potilaan sairauskertomuskansion tekstinkäsittelijälle. Hän kirjoittaa sanelun osaksi potilaan sähköistä sairauskertomusta MD-Mirandaa. Teksti kirjoitetaan määrätyille erikoisalakohtaisille näkemyksille ja tulostetaan lukuisille eri lomakkeille osaksi paperista sairauskertomusta. MD-Mirandan lisäksi tekstinkäsittelijät kirjoittavat potilastietoja myös muihin sähköisiin järjestelmiin (esim. röntgen- ja laboratoriolausunnot). Saneluiden kirjoitustyön tekevät tekstinkäsittelijät työskentelevät useassa kymmenessä erillisessä kirjoituspisteessä eri sairaalakiinteistöissä. Tekstinkäsittelypalvelut on hinnoiteltuja tällä hetkellä sanelun keston, kiireellisyyden ja ajankohdan (ilta, yö, lauantai, pyhä) mukaan. Arvioidut käyttäjävolyymit Sanelijoita, jotka ovat pääsääntöisesti lääkäreitä, on 2500 henkilöä. Saneluita kirjoittaa tällä hetkellä noin 600 henkeä, joista HUS-Servisissä työskenteleviä päätoimisia tekstinkäsittelijöitä on noin 300 ja hoitoyksiköissä työskenteleviä osastonsihteereitä noin 300. Lisäksi noin 1000 osastosihteeriä osallistuu tekstinkäsittelyprosessiin lähinnä tulostamalla, arkistoimalla ja lähettämällä eteenpäin valmiita saneluja. Saneluita HUS:ssa on vuodessa noin kappaletta. Saneluita tehdään kaikissa HUS-sairaaloissa. Käyttäjä- ja saneluvolyymit eriteltynä: Käyttäjävolyymit: 2500 sanelijaa, jotka ovat pääsääntöisesti lääkäreitä 300 tekstinkäsittelijää HUS-Servisissa, jotka kirjoittavat sanelun 300 osastosihteeriä, jotka muun työn ohessa kirjoittavat saneluja ja tulostavat 1000 osastosihteeriä, jotka seuraavat tekstinkäsittelyprosessia ja tulostavat valmiita saneluita Saneluvolyymit: sanelua / arki vrk / viikonloppu sanelua / kk yhteensä Kuormitus Tällä hetkellä saneluita arvioidaan olevan jatkuvasti jonossa odottamassa kirjoitusta noin kpl.

7 7/14 3 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään EU-kynnysarvot ylittävää kilpailullista neuvottelumenettelyä, johon pyydetään osallistumishakemuksia. Hankinnan monimutkaisuuden ja muun muassa siihen liittyvän toiminnanohjauksen haasteellisuuden vuoksi HUS pyrkii kilpailullisen neuvottelumenettelyn avulla saamaan toimittajilta ratkaisuvaihtoehtoja HUS:n tarpeiden ja tavoitteiden mukaisen prosessin ja kokonaispalvelun toteuttamiseksi. Neuvotteluissa kartoitetaan se tai ne ratkaisuvaihtoehdot, joilla hankinta voidaan toteuttaa ja joista voidaan pyytää lopulliset tarjoukset. 4 Hankinnasta tehdyt ilmoitukset Hankinnasta on julkaistu ilmoitus osoitteessa: EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. 5 Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn osallistumisen peruste Menettelyyn valitaan 3 5 osallistumishakemuksen lähettäneistä ehdokkaista, jotka täyttävät tämän hankekuvauksen kohdassa 7 palvelulle asetettavat ehdottomat vaatimukset ja 8 asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Mikäli ehdokkaita on 4 tai enemmän, ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen tämän hankekuvauksen kohdassa 11 ilmoitettuja valintakriteereitä käyttäen. Tämän perusteella 3 5 ehdokasta valitaan neuvotteluihin, jotka käydään vaiheittain. Hylätyille ehdokkaille ilmoitetaan hylkäämisestä Hankintaan hyväksyttyjen tarjoajien kanssa pyritään aloittamaan suomenkielellä käytävät neuvottelut viikolla 35 / Neuvottelumenettelyn kulku on kuvattu tämän hankekuvauksen kohdassa 10. HUS ei sitoudu tässä esitettyyn aikatauluun. 6 Sopimuskausi Hankittavat palvelut on suunniteltu otettaviksi käyttöön vuoden 2009 loppuvuoden aikana. Sopimuskauden pituus on 4 vuotta: Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden kahteen yhden vuoden (1 v + 1v) optioon, joista neuvottelut aloitetaan ennen kolmannen sopimusvuoden päättymistä. 7 Ehdottomat vaatimukset hankittavalle palvelulle HUS hakee saneluratkaisun kokonaispalvelua, joka on käyttöönotettavissa 2 4 kk sisällä. Tässä osallistumishakemuspyynnössä ei huomioida sellaisia tuotteita, joista ehdokkaalla ei ole kokemusta tai jotka vaativat tuotekehittelyä tai testaamista. Ehdottomiin vaatimuksiin kuuluvat: palvelun käyttöönoton valmius paikkariippumattomuus toiminnanohjaus

8 8/14 raportointi ja tilastointi 1 Palvelun valmius Saneluratkaisun kokonaispalvelun tulee olla käyttöönotettavissa 2 4 kk sisällä, tilaajan kanssa sovitun aikataulun mukaisesti. Palvelun ei tule vaatia merkittävää tuotekehittelyä tai testaamista. Ehdokkaalla on kokemusta palvelusta. Toimitettava selvitys osallistumishakemuksensa liitteenä. Ehdokkaan tarjoama palvelu sisältää edellä mainitut kriteerit? Kyllä / Ei. 2 Paikkariippumattomuus 3 Toiminnanohjaus Sanelun laatiminen ja purkaminen on voitava tehdä paikkariippumattomasti. Sanelijan ei tarvitse avata potilastietojärjestelmää ja sanelu siirtyy sanelun kirjoittajalle. Toimitettava selvitys osallistumishakemuksensa liitteenä. Ehdokkaan tarjoama palvelu sisältää edellä mainitun periaatteen? Kyllä / Ei. Suuret sanelija-, sanelu- ja sanelupurkajamäärät vaativat tarjottavalta palvelulta sujuvaa toiminnanohjausta: Esimerkiksi sanelut jakautuvat haluttuihin pisteisiin niin, että kiireelliset sanelut voidaan ohjata purkajille ja edelleen takaisin lähettävään yksikköön. Tavoitetilassa toiminnanohjaukselta vaaditaan, että tarjottava ratkaisu pystyy toteuttamaan seuraavat toiminnot: Saneltujen äänitiedostojen joustava siirtyminen ja kohdentaminen tekstinkäsittelijälle erilaisten kriteerien mukaan (esimerkiksi erikoisala ja kiireellisyys, kuten päivystys) yhteen keskitettyyn sanelupisteeseen tietyt osaamiset omaaville tekstinkäsittelijöille. kuvauksessa tulee huomioidaan suuret volyymit ja kuormitus (ks. kohta 2.1) Sanelujen kirjoittaminen sairauskertomukseen (MD-Miranda) ja kirjoitetun tekstin edelleen palauttaminen joustavasti tai automaattisesti sanelun laatijalle hyväksyttäväksi ja/tai osastosihteerille jatkokäsittelyyn (esim. tulostettavaksi ja arkistoitavaksi) Toimitettava selvitys osallistumishakemuksensa liitteenä. Ehdokkaan tarjoama palvelu sisältää edellä mainitun periaatteen? Kyllä / Ei. 4 Raportointi ja tilastointi Tarjotun järjestelmän tulee mahdollistaa raportointi ja tilastot toiminnan mittaamiseen ja pohjaksi laskutukseen. Tavoitetilassa raportoinnilta vaaditaan mm: että siitä ilmenee

9 9/14 kirjoitettujen saneluiden määrä sanelun kesto ja merkkimäärä kiireellisyys sanelun ajankohta (arki, ilta, yö, lauantai, pyhä) kirjoittamiseen käytetty aika Edellä luetellut seuraavien kriteerien mukaan: asiakkaittain tekstinkäsittelijöittäin Toimitettava selvitys osallistumishakemuksensa liitteenä. Ehdokkaan tarjoama palvelu sisältää edellä mainittuja tietoja raportoinnin ja laskutuksen tueksi? Kyllä / Ei. 8 Ehdokasta koskevat vaatimukset 1 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Ehdokkaan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset. Ehdokkaan on toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys Ehdokas, jonka osallistumishakemus ei sisällä pyydettyjä selvityksiä, tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan pois kilpailusta. Vaatimus 1 Ehdokas on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Toimitettavat selvitykset osallistumishakemuksensa liitteenä: 1. Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. 2. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Vaatimus 2 Ehdokkaalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen ja ehdokkaan liikevaihdon on oltava viimeisen kahden tilivuoden ajalta vähintään /vuosi ja luottoluokitus. Asiakastiedon rating arvosanalla on oltava hyvä. Tätä ominaisuutta arvioidaan ehdokkaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella.

10 10/14 Hankintayksikkö voi tarkistaa ehdokkaan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Toimitettavat selvitykset osallistumishakemuksensa liitteenä: 1. Ehdokasta koskevat vahvistetut tilinpäätösasiakirjat kahdelta edelliseltä tilikaudelta. 2. Pankin tai muun laitoksen antama lausunto luottokelpoisuudesta. Mikäli ehdokas ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, ehdokkaalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Vaatimus 3 Ehdokas on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Toimitettavat selvitykset osallistumishakemuksensa liitteenä: 1. kaupparekisterinote sekä selvitykset pyydetyistä rekisterimerkinnöistä 2. Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos ehdokas ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla ehdokkaan itsensä laatima. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia osallistumishakemusten jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi sopimuksessa ehdokas voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittuina aikoina. Ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava vaatimuksissa 1 ja 3 tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Vaatimus 4 Ehdokkaalla tulee olla Suomessa toiminnan käyttöönoton, ylläpidon ja jatkuvuuden kannalta riittävä ja asiantunteva henkilöstö. Toimitettavat selvitykset osallistumishakemuksensa liitteenä: Selvitys toteutuksesta ja valmiudesta. 2 Ammatilliseen pätevyyteen ja tekniseen suorituskykyyn liittyvät vaatimukset Ehdokkaan on täytettävä seuraavat palvelun toiminnallisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. Vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa alla mainitut selvitys. Ehdokas, jonka osallistumishakemus ei sisällä pyydettyjä selvityksiä tai joka

11 11/14 syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan pois kilpailusta. Mikäli selvitykseen annettu vastaus on liikesalaisuus, pyydämme merkitsemään selkeästi, mikä kohta vastauksesta on liikesalaisuus. Vaatimus 5. Ehdokkaan tulee esittää selvitys toteuttamistaan vastaavanlaisista palvelujen toimittamisista viimeisten 2 vuoden ajalta sekä perusteluineen vähintään yksi referenssi. Tämän selvityksen tulee vastata HUS:iin palveluna hankittavaa digitaalista saneluratkaisua, sisältäen toteutuksen ja käyttöönoton periaatteet, palvelun kuvauksen ja arkkitehtuurin sekä mahdollisesti toteutetun integraation käytössä olevaan sairauskertomusjärjestelmään. Toimitettavat selvitykset osallistumishakemuksensa liitteenä: 1. Referenssien todentamiseksi ehdokkaan on mainittava referensseinä eriteltyinä asiakasorganisaatio ja organisaation yhteyshenkilön nimi yhteystietoineen sekä pääasialliset asiakkaat. Lisäksi tulee mainita referenssikohteen koko toteutetussa organisaatiossa seuraavasti: a. sanelijoiden määrä, 0,5 1 p. (vertailuluku 2500) b. saneluiden määrä vrk / kk / vuosi, 0,5 1 p. (vertailuluvut: 6000 / / ) c. tekstinkäsittelijöiden määrä, 0,5 1 p. (vertailuluku 600) 2. Kuvaus digitaalisesta saneluratkaisusta, joka sisältää a. toteutuksen ja käyttöönoton periaatteet b. palvelun kuvauksen c. arkkitehtuurin yleiskuvan d. mahdollisen integraation sairauskertomusjärjestelmään Selvitys voi olla ehdokkaan itsensä laatima. Mikäli ehdokkaita on 4 tai enemmän, vaatimus 5 pisteytetään ja ehdokkaat vertaillaan seuraavien kriteereiden mukaan: KOHTA 1 referenssien määrä: 2 referenssiä tai enemmän: + 1 pistettä. KOHTA 1 referenssikohteen koko: lähimpänä HUS:n volyymia + 1 pistettä, toiseksi lähimpänä + 0,5 pistettä. Referenssikohteen koon laskennassa kohdat a c tarvittaessa pisteytetään (kukin +0,5 1) vertailueron saamiseksi. Vertailuluku esitetty kohdissa 1 a c. Maksimipistemäärä referessikohteen koosta on 3 p. KOHTA 2: Kuvaus digitaalisesta saneluratkaisusta sisältää toteutetun integraation sairauskertomusjärjestelmään: +1 pistettä

12 12/14

13 13/14 Vaatimus 6 HUS:n tavoitteena on siirtyä tulevaisuudessa jollain aikavälillä vaiheistetusti digitaalisesta tekstinkäsittelystä puheentunnistukseen. HUS pyytää kuvaamaan ehdokkaan näkemykset digitaalisen tiedon välittämisen, varastoinnin ja toiminnanohjauksen kehityskaaresta ja valmiudet hallita tulevaisuuden haasteita nopeallakin aikavälillä. Toimitettavat selvitykset osallistumishakemuksensa liitteenä: 1. Ehdokkaan näkemys digitaalisen tiedon välittämisen, varastoinnin ja toiminnanohjauksen kehityskaaresta. Kehityskaaren hallinta, tekninen ratkaisu ja nykyiset valmiudet 1 p. 2. Ehdokkaan valmiudet siirtyä 2 5 vuoden sisällä vaiheistetusti digitaalisesta saneluratkaisupalvelusta puheentunnistukseen. Taloudellinen vaikutus ja kustannusten hallinta 1 p. Prosessien hallinta ja tuottavuuden parantaminen 1 p. Mikäli ehdokkaita on 4 tai enemmän, vaatimus 6 pisteytetään ja ehdokkaat vertaillaan edellä mainittujen selvitysten perusteella, maksimi 3 p. 9 Sopimusehdot Ehdokkaan on hyväksyttävä liitteenä olevat sopimusluonnoksen keskeisimmät vähimmäisehdot ja HUS:n yleiset tavara- ja palveluhankintojen hankinta- ja sopimusehdot, joita sovelletaan palvelun toimitukseen. Toimitettava selvitys osallistumishakemuksensa liitteenä. Hyväksyykö ehdokas liitteenä olevat sopimusehdot sekä HUS:n yleiset hankintaehdot sellaisenaan? Kyllä / Ei. 10 Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku Kullakin ehdokkaalla on mahdollisuus jättää osallistumishakemuksensa annettuun päivämäärään mennessä. Suomen kielellä käytävät neuvottelut käydään hankekuvauksen kohdan 11 perusteella valittujen tarjoajien kanssa vaiheittain. Ensivaiheessa arvioidaan hankintailmoituksen liitteenä oleva sopimus digitaalisen saneluratkaisun palvelunhankinnasta ja niiden keskeisimmistä vähimmäisehdoista. Kun hankinnan määrittely on siinä vaiheessa, että sopimukseen voidaan tehdä tarkennukset koskien toimitusaikaa, asennuksia ja käyttöönottoa (sopimuksen kohta 4.), koulutusta ja käyttöohjeita (sopimuksen kohta 6.), sekä palvelua koskevat laatuvaatimuksia (sopimuksen kohta 12.), tarkennetaan ne sopimukseen

14 14/14 Neuvottelujen kuluessa neuvottelut voidaan lopettaa sellaisen tarjoajan kanssa, joka ei kykene toimittamaan palvelulle sopimusehtojen mukaisesti vaadittuja ominaisuuksia. Neuvottelujen päättymisestä ilmoitetaan tarjoajille. Lopullinen tarjous tullaan pyytämään kaikilta niiltä tarjoajilta, jotka ovat neuvottelujen päättymisen jälkeen mukana tarjouskilpailussa. Neuvottelut äänitetään. Neuvottelut pyritään käymään elo syyskuun aikana vuonna Neuvotteluun valituille ilmoitetaan heinäkuun alkupuolella valinnasta ja neuvottelumenettelyn kulusta ja vaiheistuksesta elo syyskuussa sekä esityslista ensimmäiseen kokoukseen. Elokuussa käytävät kokoukset aloitetaan viikolla 35, ja käydään parittomina viikkoina kunnes Tilaaja on saanut halutun palvelun määriteltyä lopullista tarjouspyyntöä varten. HUS ei sitoudu ehdotettuun aikatauluun. 11 Osallistumishakemusten ja tarjousten vertailu Hankekuvauksen kohtien 7 palvelun ehdottomat vaatimukset ja 8 soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimusten täyttäneistä ehdokkaista valitaan ja asetetaan paremmuusjärjestykseen osallistumishakemusten perusteella 3 5 soveltuvinta ehdokasta. Mikäli ehdokkaita on enintään 3 ja kaikki täyttävät ehdot, ei vertailua tehdä. Mikäli ehdokkaita on 4 tai enemmän, asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen hankekuvauksen kohdan 8.2 vaatimusten 5-6 mukaan pisteyttämällä. Arviointikriteerit ja pisteet on kuvattu kussakin vaatimuksen kohdassa. Kaikille osallistumishakemuksen jättäneille tiedotetaan heille lähettävällä muistiolla varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumisesta. Hankintaprosessin toisessa vaiheessa käytävässä tarjouskilpailussa on tarjousten vertailussa hankittavan palvelukokonaisuuden valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet, joiden mukaan HUS tulee arvioimaan lopullisen tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden ovat painoarvojen vaihteluväleineen: 1. Hankinnan kustannukset % 2. Vertailtavat ominaisuudet, jotka jaetaan toiminnallisiin ja teknisiin ominaisuuksiin sekä lisäominaisuuksiin % 3. Toimitus, ylläpito ja koulutus % Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous valitaan. 12 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 13

15 15/14 Julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla ja ehdokkaalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista hankintapäätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos ehdokkaan mielestä jokin osa osallistumishakemuksesta sisältää liikesalaisuuksia, ehdokkaan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. HUS harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. 14 Alihankinta Alihankinta sallitaan. Tarjoaja vastaa alihankkijan / alihankkijoiden osuudesta kuten omastaan. Alihankkijoiden osuus tulee kuvata tarjouksessa omana kohtanaan. Alihankkijoiden tulee täyttää kohdassa 8 asetetut vaatimukset. Alihankkijoista tulee jo osallistumishakemuksen yhteydessä toimittaa kohdan 8 mukaiset selvitykset. 15 Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään osallistumishakemuksesta / tarjouksesta. 16 Osallistumishakemusten voimassaoloaika Osallistumishakemusten tulee olla voimassa vähintään 9 kuukautta osallistumishakemuksen päivämäärästä laskettuna. 17 Tiedottaminen ja yhteyshenkilö Lisätietoja antavat: Leif Holmlund, palvelupäällikkö HUS-Servis puh tekstinkäsittelyyn liittyvät asiat Into Laine, tietojärjestelmäpäällikkö HUS-Tietotekniikka puh tekniset asiat Tuula Gottleben, hankintalakimies HUS-Logistiikka puh hankintamenettelyyn liittyvät kysymykset Jari Simonen, asiakaspalvelupäällikkö HUS-Servis puh hankinnan koordinointi Sähköpostit ovat muotoa etunimi.sukunimi@hus.fi.

16 16/14 Osallistumishakemukseen liittyvät kysymykset tulee esittää sähköpostilla klo 8.00 mennessä osoitteeseen Sähköpostin otsikkoon tulee merkitä Digisanelu lisäkysymykset. Vastaukset sähköpostilla esitettyihin kysymyksiin julkaistaan -sivulla klo mennessä. 18 Osallistumishakemusten jättäminen Ehdokkaan kelpoisuuden osoittavat osallistumishakemukset tulee toimittaa suomenkielisinä kahtena (2) kappaleena tulostettuna ja allekirjoitettuna sekä yhtenä (1) kappaleena cd:llä tai muistitikulla Word-tiedostona suljetussa kirjekuoressa viimeistään kello alla olevaan osoitteeseen. Mikäli kirjallisen ja cd:nä/muistitikulla toimitetun aineiston välillä on ristiriita, pidetään kirjallista hakemusta ensisijaisena. Käyntiosoite: HUS-Logistiikka Stenbäckinkatu 9 (rakennus 6), ylin kerros Helsinki Postiosoite: HUS-Logistiikka PL HUS Kuoreen on ehdottomasti laitettava merkintä: Digitaalinen saneluratkaisu, osallistumishakemus. Martti Hirvensalo hankintapäällikkö Hillevi Flytström ostaja