JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2013 Kirkkoneuvosto

Transkriptio

1 JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2013 Kirkkoneuvosto AIKA: Tiistai klo PAIKKA: Kirkonkulman sali, 2. krs., Kirkkotie 6 Liite Asia 1 KOKOUKSEN AVAUS 2 2 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 2 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA 2 4 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 2 5 KIRKKONEUVOSTON KOOLLEKUTSUMINEN / KOKOUSAJANKOHDAT 3 6 KIRKKOVALTUUSTON PUHEENJOHTAJAN JA VARAPUHEENJOHTAJAN VALINTA 4 VUOSIKSI KIRKKONEUVOSTON VARAPUHEENJOHTAJAN, JÄSENTEN JA VARAJÄSENTEN VALINTA VUOSIKSI KIRKKONEUVOSTON EDUSTUS KIRKKOVALTUUSTON KOKOUKSESSA 6 9 KIRKKONEUVOSTON EDUSTAJIEN VALINTA JOHTOKUNTIIN VUOSIKSI JÄSENEN JA VARAJÄSENEN VALINTA PERHEASIAIN NEUVOTTELUKESKUKSEN NEUVOTTELUKUNTAAN VUOSIKSI SEURAKUNNAN EDUSTAJAN VALINTA PARTIOLIPPUKUNTA KIEHISTEN HALLITUKSEEN VUOSIKSI SEURAKUNNAN EDUSTAJAN VALINTA JÄRVENPÄÄN METSÄNKÄVIJÖIDEN 10 HALLITUKSEEN JA VANHEMPAINNEUVOSTOON VUOSIKSI SEURAKUNNAN EDUSTUSTAJAN VALINTA HAARAJOEN TÖRMÄN TÄHYSTÄJÄIEN HALLITUKSEEN VUOSIKSI SEURAKUNNAN EDUSTAJIEN VALINTA SEPPÄLÄN KIINTEISTÖN JOHTOKUNTAAN VUOSIKSI TAIDEHANKINTATYÖRYHMÄN ASETTAMINEN VUOSIKSI liite YSTÄVYYSSEURAKUNTAMATKA UNKARIIN liite KÄYTTÖSUUNNITELMAN 2013 HYVÄKSYMINEN liite LASKUJEN HYVÄKSYJÄT JA HANKINTARAJAT liite INNOFACTOR SOFTWARE OY:N HANKINTAOIKAISU VARAUSJÄRJESTELMÄN HANKINTAPÄÄTÖKSESTÄ KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖSTEN TARKISTAMINEN JA 24 TOIMEENPANO liite KIINTEISTÖPÄÄLLIKKÖSOPIMUS JA VIRAN HAETTAVAKSI JULISTAMINEN liite AVUSTUSANOMUS TALUN LEIRIKESKUKSEN TALKOORAKENTAMISEEN VIROSSA liite KULTIMAN SIVUTOIMILUPAHAKEMUS liite MINNA LAIRIN VIRKAMATKA AASIAAN MARJA NOSO O.V.O.-PALKKIO TUULA SEPPÄLÄ O.V.O-PALKKIO ARVI KEKÄLÄISEN ALOITE SINIKKA LEPPIHALMEEN EROANOMUS liite LAUSUNTO PATENTTI- JA REKISTERIHALLITUKSELLE JÄRVENPÄÄN PALVELUSÄÄTIÖN LAKKAUTTAMISEN PUOLESTA liite JÄRVENPÄÄN SEURAKUNNAN RIPPIKOULUT JA RYHMÄKOON YLITYKSET liite SAATAVIEN MERKINTÄ LUOTTOTAPPIOIHIN liite SEPPÄLÄN KIINTEISTÖN VUOKRASOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA TOIMINNAN UUDELLEEN ORGANISOINTI liite TIEDOKSI liite O.V.O- JA O.T.O-PALKKIOIDEN MAKSAMISPERIAATTEET ASUNNON VUOKRAN TARKISTUS OIKAISUVAATIMUSOHJEET KOKOUKSEN PÄÄTÖS 45

2 KIRKKONEUVOSTO 1/ 2013 AIKA: Tiistai klo PAIKKA: Kirkonkulman Sali, 2. krs, Kirkkotie 6 Jäsenet Muut osallistujat Heli Alaja Henry Berg Arne Graeffe Liisa Huotari Vesa Koivisto, puheenjohtaja Esko Lappalainen Pekka Luuk Terttu Sihvola-Rauttu Liisa Tuovinen, varapuheenjohtaja Jukka Virkki POISSA Jarkko Åström Paavo Kiuru, varajäsen Jukka Virkki Jouko Porkka, kirkkovalt. pj. Matti Auranen, kirkkovalt. vpj Kari J. Hietala, talousjohtaja, esittelijä Mikko Lundqvist, vt. hallintosihteeri Allekirjoitukset Vesa Koivisto Mikko Lundqvist puheenjohtaja sihteeri Pöytäkirjan Järvenpäässä / 2013 Järvenpäässä / 2013 tarkastus Esko Lappalainen Pekka Luuk Pöytäkirjan nähtävänä Pöytäkirja on pidetty julkisesti nähtävänä pitäminen viraston aukioloaikoina (ma ke klo , to klo 8 18 ja pe klo 8 13) kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1 3. Todistaa Mikko Lundqvist vt. hallintosihteeri

3 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen. Alkuhartauden piti Pekka Luuk (seuraavalla kerralla Terttu Sihvola-Rauttu). Laulettiin virrestä 341 B: LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4). Esityslista on toimitettu kuriiripostina pe Kn 2 Päätös: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA Kn 3 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Esko Lappalainen ja Pekka Luuk. Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Esko Lappalainen ja Pekka Luuk. 4 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Kn 4 Päätös: Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin seuraavin lisäyksin: 34 O.V.O- ja O.T.O-palkkioiden maksamisperiaateet asia käsitellään ennen Asunnon vuokran tarkistus Tiedoksi Seurakuntatalon katon korjaussuunnitelma

4 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto KIRKKONEUVOSTON KOOLLEKUTSUMINEN / KOKOUSAJANKOHDAT Kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Kirkkoneuvosto kokoontuu myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelemistä varten. Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Samalla on kokouksesta ilmoitettava myös kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle. (KJ 9:1). Alustava kokoussuunnitelma: Kirkkoneuvoston kokoukset tiistaisin klo 18.30: ti. 5.2, ti 26.2, ti 26.3, ti 23.4, ti 14.5, ti 4.6, ti 27.8, ti 17.9, ti 8.10, ti 5.11, ti ja Kirkkovaltuuston kokoukset tiistaisin klo 18.30: ti Talousarvion ja talous- ja toimintasuunnitelman lähetekeskustelu ti Tilinpäätös ja toimintakertomus ti Veroprosentti ti Talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelma Kirkkoneuvosto päättää 1. vahvistaa kokoussuunnitelman 2. että kutsu/esityslista tulee toimittaa kirkkoneuvoston jäsenille ja muille kokousedustajille vähintään kolme päivää ennen kokousta postitse/sähköpostitse. Kn 5 Päätös: Esitys (kohdat 1 2) hyväksyttiin yksimielisesti.

5 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto KIRKKOVALTUUSTON PUHEENJOHTAJAN JA VARAPUHEENJOHTAJAN VALINTA VUOSIKSI Kirkkovaltuusto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikautensa ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa. (KJ 8:2) Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle, että se valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vuosiksi Kn 6 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

6 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto KIRKKONEUVOSTON VARAPUHEENJOHTAJAN, JÄSENTEN JA VARAJÄSENTEN VALINTA VUOSIKSI Kirkkoneuvoston puheenjohtajana on kirkkoherra ja muina jäseninä varapuheenjohtaja sekä, sen mukaan kuin ohjesäännössä määrätään, vähintään 5 ja enintään 11 muuta seurakuntavaaleissa vaalikelpoista henkilöä. Valituilla jäsenillä on henkilökohtaiset varajäsenet. Varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten vaali toimitetaan kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden tammikuussa. (KL10:2.) Järvenpään seurakunnan kirkkoneuvoston ohjesäännön (1:1) mukaan kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi yhdeksän (9) jäsentä. Kirkkoneuvoston jäsenten vaali toimitetaan kirkkovaltuustossa siten, että ensiksi valitaan kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja sitten muut jäsenet. Eri vaalilla valitaan jäsenille henkilökohtaiset varajäsenet. Kirkkolain 25 luvun 10 a :n mukaan seurakuntavaaleilla valittavia toimielimiä lukuun ottamatta, tulee seurakunnan toimielimissä olla sekä naisia että miehiä kumpiakin vähintään 40 prosenttia, jollei erityisestä syystä muuta johdu. Säädös koskee myös varajäseniä. Poikkeuksina on 3-jäseninen toimikunta, jolloin valitaan 2+1 tai jos jäsenyys perustuu virka-asemaan. Kiintiövelvoitteen katsotaan kattavan kaikki monijäseniset luottamushenkilöistä ja/tai viranhaltijoista muodostuvat toimielimet. Kn 7 Päätös: Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle, että se valitsee kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan, muut jäsenet (9) ja henkilökohtaiset varajäsenet vuosiksi Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

7 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto KIRKKONEUVOSTON EDUSTUS KIRKKOVALTUUSTON KOKOUKSESSA Kirkkoneuvoston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tai heidän molempien ollessa estyneenä kirkkoneuvoston määräämän jäsenen on oltava saapuvilla kirkkovaltuuston kokouksessa. Heidän poissaolonsa ei kuitenkaan estä asioiden päättämistä. Kirkkoneuvoston jäsenillä on oikeus olla kokouksessa läsnä. Edellä 1 momentissa mainittu henkilö saa valtuuston kokouksessa ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen, ellei hän ole valtuutettu. Valtuuston määräämien viranhaltijoiden tulee olla saapuvilla valtuuston kokouksissa antamassa tarvittavia tietoja. (KJ 8:7.) Perinteisesti kirkkoneuvosto on aina kutsuttu virallisesti koolle myös kirkkovaltuuston kokoukseen. Vuosina puheenjohtajien varahenkilönä on toiminut Arne Graeffe. Kirkkoneuvosto päättää 1. että kirkkoneuvosto kutsutaan virallisesti koolle kirkkovaltuuston kokouksiin 2. valita puheenjohtajille varahenkilön vuosiksi edustamaan kirkkoneuvostoa valtuuston kokouksissa. Kn 8 Päätös: Kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle ja käsitellä sen kokouksessa.

8 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto KIRKKONEUVOSTON EDUSTAJIEN VALINTA JOHTOKUNTIIN VUOSIKSI KJ 9:3 mukaan kirkkoneuvoston puheenjohtajalla ja kirkkoneuvoston siihen tehtävään valitsemalla jäsenellä on johtokunnan kokouksissa oikeus olla läsnä ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Kirkkoneuvoston ohjesäännön 16 :n mukaan kirkkoneuvosto valitsee toimikauden ensimmäisessä kokouksessa edustajan ja tälle varaedustajan kuhunkin johtokuntaan. Edustajalla on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Edustajan tehtävänä on välittää tietoa johtokunnan ja kirkkoneuvoston välillä. Kirkkoneuvoston edustajina ja varaedustajina johtokunnissa vuosina ovat toimineet: Johtokunta Kn:n edustaja Kn:n varaedustaja Diakoniajohtokunta Liisa Tuovinen Jarkko Åström Kasvatusjohtokunta (Pia Pohjanpalo) Jarkko Åström Liisa Huotari Julistusjohtokuntaan Esko Lappalainen Heli Alaja Kiinteistöjohtokunta Henry Berg Pekka Luuk Kn 9 Päätös: Kirkkoneuvosto valitsee edustajan ja tälle varaedustajan diakonia-, julistus-, kasvatus-, ja kiinteistöjohtokuntiin vuosiksi Kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle ja käsitellä sen kokouksessa.

9 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto JÄSENEN JA VARAJÄSENEN VALINTA PERHEASIAIN NEUVOTTELUKESKUKSEN NEUVOTTELUKUNTAAN VUOSIKSI Perheasiain neuvottelukeskuksen ohjesäännön 5. kohdan mukaan perheasian neuvottelukeskuksen neuvottelukunnan muodostavat keskuksen viranhaltijat sekä kustakin sopijaseurakunnasta kirkkoneuvoston kahdeksi vuodeksi valitsema jäsen. Kullekin jäsenelle valitaan varajäsen. Ohjesäännön 3. kohdan mukaan edustajien valinnan suorittaa kirkkoneuvosto. Neuvottelukunta valitsee keskuudestaan vuosittain puheenjohtajan ja sihteerin. Neuvottelukunta kokoontuu neuvottelukeskuksen johtajan kutsumana tarvittaessa kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Neuvottelukunnan tehtävänä on 1. Yhteydenpito sopijaseurakuntien ja neuvottelukeskuksen välillä 2. Neuvottelukeskuksen työn tukeminen ja kehittäminen 3. Toimintasuunnitelman valmistelu Vuosina perheasian neuvottelukeskuksen neuvottelukunnan jäsenenä on toiminut Liisa Tuovinen ja hänen varajäsenenään Lauri Uljas. Kirkkoneuvosto valitsee jäsenen ja tälle varajäsenen perheasiain neuvottelukeskuksen neuvottelukuntaan vuosiksi Kn 10 Päätös: Kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle ja käsitellä sen kokouksessa.

10 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto SEURAKUNNAN EDUSTAJAN VALINTA PARTIOLIPPUKUNTA KIEHISTEN HALLITUKSEEN VUOSIKSI Seurakunnan ja lippukunnan välisen sopimuksen mukaan neuvoston valitsemalla edustajalla on lippukunnan vuosikokouksissa ja hallituksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Samoin kirkkoneuvoston valitsemalla edustajalla on vastaava oikeus lippukunnan vanhempainneuvoston kokouksissa. Lippukunnalla ei ole tällä hetkellä vanhempainneuvostoa. Vuosina seurakunnan edustajana Partiolippukunta Kiehisten hallituksessa on toiminut Brita Peltokoski. Kn 11 Päätös: Kirkkoneuvosto valitsee seurakunnan edustajan Partiolippukunta Kiehisten hallitukseen vuosiksi Kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle ja käsitellä sen kokouksessa.

11 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto SEURAKUNNAN EDUSTAJAN VALINTA JÄRVENPÄÄN METSÄNKÄVIJÖIDEN HALLITUKSEEN JA VANHEMPAINNEUVOSTOON VUOSIKSI Seurakunnan ja lippukunnan välisen sopimuksen mukaan neuvoston valitsemalla edustajalla on lippukunnan vuosikokouksessa ja hallituksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Samoin kirkkoneuvoston valitsemalla edustajalla on vastaava oikeus lippukunnan vanhempainneuvoston kokouksissa. Seurakunnan edustajana Järvenpään Metsänkävijöiden hallituksessa ja vanhempainneuvostossa saakka on toiminut Matti-Petteri Kontinen. Kn 12 Päätös: Kirkkoneuvosto valitsee seurakunnan edustajan Järvenpään Metsänkävijöiden hallitukseen ja vanhempainneuvostoon vuosiksi Seurakunnan edustajaksi Järvenpään Metsänkävijöiden hallitukseen ja vanhempainneuvostoon vuosiksi valittiin yksimielisesti Minna Österman.

12 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto SEURAKUNNAN EDUSTUSTAJAN VALINTA HAARAJOEN TÖRMÄN TÄHYSTÄJÄIEN HALLITUKSEEN VUOSIKSI Seurakunnan ja lippukunnan välisen sopimuksen mukaan neuvoston valitsemalla edustajalla on lippukunnan vuosikokouksissa ja hallituksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Samoin kirkkoneuvoston valitsemalla edustajalla on vastaava oikeus lippukunnan vanhempainneuvoston kokouksissa. Lippukunnalla ei ole tällä hetkellä vanhempainneuvostoa. Seurakunnan edustajana Haarajoen Törmän Tähystäjien hallituksessa saakka on toiminut Matti-Petteri Kontinen. Kn 13 Päätös: Kirkkoneuvosto valitsee seurakunnan edustajan Haarajoen Törmän Tähystäjien hallitukseen vuosiksi Seurakunnan edustajaksi Haarajoen Törmän Tähystäjien hallitukseen vuosiksi valittiin yksimielisesti Minna Österman.

13 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto SEURAKUNNAN EDUSTAJIEN VALINTA SEPPÄLÄN KIINTEISTÖN JOHTOKUNTAAN VUOSIKSI Seurakunnan, Tanhuniityn asukasyhdistyksen ja Kyrölän kotiseutuyhdistyksen välisen sopimuksen mukaan valitsee kukin osapuoli kaksi edustajaa Seppälän kiinteistön johtokuntaan. Johtokunnan tehtävänä on käyttösopimuksen mukaisesti ohjata ja valvoa Järvenpään kaupungin omistuksessa olevassa, seurakunnalle vuokratussa Seppälän kiinteistössä (Puistotie 34) järjestettävää toimintaa. Johtokunnan koollekutsujana on toiminut seurakunnan valitsema henkilö. Vuosina Seppälän kiinteistön johtokunnan jäseninä ovat toimineet Katri Makkonen (varajäsen Stig Strandberg) ja Arto Hyppönen (varajäsen Kari J. Hietala). Kn 14 Päätös: Kirkkoneuvosto valitsee seurakunnan edustajat Seppälän kiinteistön johtokuntaan vuosiksi ja nimeää kokouksen koollekutsujan. Seppälän kiinteistön johtokunnan jäseniksi vuosiksi valittiin yksimielisesti Katri Roivanen (varajäsen Stig Strandberg) ja Kari J. Hietala (varajäsen Satu Lintunen).

14 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto TAIDEHANKINTATYÖRYHMÄN ASETTAMINEN VUOSIKSI Taidehankintatyöryhmän sääntöjen mukaan taidehankintatyöryhmään, joka on kirkkoneuvoston alainen, kirkkoneuvosto valitsee toimikaudekseen neljä jäsentä, joista kaksi on työntekijä- ja kaksi luottamushenkilöjäsentä sekä kaksi varajäsentä. Työryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin. Taidehankintatyöryhmän tehtävä on Järvenpään seurakunnan tilojen kaunistaminen ja juhlistaminen taiteella lähtökohtana se, että Jumala on kauneus. Työryhmän tehtävänä on 1) kirkkotaiteen kehitys; sen kehityksen seuraaminen ja esilläpito Järvenpään seurakunnassa. 2) seurakunnan taidehankintojen suunnittelu ja toteutus. 3) seurakunnassa olevien taideteosten kunnon seuraaminen. 4) seurakunnassa olevan ja sinne hankittavan taiteen tunnetuksi tekeminen. 5) seurakunnan taideteoksista laaditun luettelon ajan tasalla pitäminen. 6) taidehankintamäärärahan esittäminen kirkkoneuvostolle 7) toimialaansa kuuluvien aloitteiden tekeminen. 8) suorittaa muut kirkkoneuvoston sille antamat tehtävät. Työryhmä päättää taidehankinnoista vuosittain myönnettyjen määrärahojen puitteissa. Kirkkoon hankittavien taideteosten osalta hankinnat viedään kirkkoneuvoston päätettäväksi. Vuosina taidehankintatyöryhmän luottamushenkilöjäseninä ovat toimineet Tuula Siltasari-Peltonen (varajäsen Terttu Sihvola-Rauttu) ja Pekka Luuk (varajäsen Liisa Tuovinen) sekä työntekijäjäseninä Helena Lindqvist ja Minna Lairi (heidän varajäsenenään Mikko Haapaniemi). Kn 15 Päätös: Kirkkoneuvosto asettaa taidehankintatyöryhmän ja valitsee siihen neljä jäsentä, joista kaksi on työntekijä- ja kaksi luottamushenkilöjäsentä sekä kolme varajäsentä. Taidehankintatyöryhmään vuosiksi valittiin yksimielisesti luottamushenkilöjäseninä Tuula Siltasari-Peltonen (varajäsen Terttu Sihvola-Rauttu) ja Pekka Luuk (varajäsen Liisa Tuovinen) sekä työntekijäjäseninä Helena Lindqvist ja Minna Lairi (heidän varajäsenenään Mikko Haapaniemi).

15 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto YSTÄVYYSSEURAKUNTAMATKA UNKARIIN Järvenpään seurakunnalla ja Unkarin Vácin ev.lut. seurakunnalla on virallistettu ystävyyssuhde, jonka rungon muodostaa vuorovuosin tehtävät ystävyysvierailut. Tänä vuonna on Järvenpään seurakunnan vuoro tehdä ystävyysmatka Váciin. Matka on huomioitu ystävyysseurakuntatyön toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa. Matkan ajankohta on to 15. ke Suunnitelman mukaan seurakunnan edustajat matkalla ovat matkanjohtaja Jaakko Harjuvaara, kirkkoherra Vesa Koivisto, tulkki ja luottamushenkilöedustaja Heli Alaja ja yksi henkilöstön edustaja. Liitteenä nro 16 A on lista Vácin ystävyysseurakuntamatkoille aiempina vuosina osallistuneista luottamushenkilöistä ja liitteenä nro 16 B viranhaltijoista ja työntekijöistä. Kirkkoneuvosto 1. hyväksyy matkasuunnitelman Unkariin yllä olevan mukaisesti 2. vahvistaa seurakunnan viralliseksi ryhmäksi matkalle matkanjohtaja Jaakko Harjuvaara, kirkkoherra Vesa Koivisto, tulkki ja luottamushenkilöedustaja Heli Alaja ja yksi henkilöstön edustaja 3. päättää, että virallisen ryhmän jäsenille korvataan matkakulut virkaehtosopimuksen /palkkiosäännön mukaisesti. 4. yksi henkilöstön edustaja valitaan myöhemmin. Kn 16 Päätös: Esitys (kohdat 1 4) hyväksyttiin yksimielisesti.

16 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto KÄYTTÖSUUNNITELMAN 2013 HYVÄKSYMINEN Kirkkovaltuusto hyväksyi vuoden 2013 talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman vuosiksi Talousarviossa ovat tehtäväalueiden tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Kirkkovaltuusto ei hyväksynyt tehtäväalueiden määrärahoja ja tuloarvioita tileittäin. Talousarvion valmistelu tapahtui tileittäin. Myös täytäntöönpano työmuodoittain vaatii, että tilitiedot ovat käytössä, siksi käyttösuunnitelmasta on päätettävä erikseen. Talousarvion sitovuuspäätöksen mukaan kirkkovaltuustoon nähden sitovia ovat pääluokkataso ja investoinnit. Kirkkoneuvostoon nähden sitovia ovat tehtäväaluetason ulkoisten kulujen ja tuottojen toimintakate eli kulujen ja tuottojen netto. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy käyttösuunnitelman liitteen nro 17 mukaisena. Kn 17 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

17 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto LASKUJEN HYVÄKSYJÄT JA HANKINTARAJAT 2013 Taloussäännön 13 mukaan kirkkoneuvoston tulee määritellä ketkä hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Kaikkiin ostolaskuihin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanottajasta, asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Vastaanottajan tulee varmistaa, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikein, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen (tarjoukseen ja sen hyväksymiseen) ja se on annettujen määräysten mukainen. Hyväksyjä vastaa, että maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja, että hankinta on kaikin puolin säännösten ja määräysten mukainen. Vastaanottajan ja hyväksyjän tulee olla eri henkilöitä. Vain tehtäväalueilla, joissa on yksi henkilö, riittää pelkkä hyväksyjän merkintä. Jos lasku koskee henkilökohtaisesti hyväksyjää, tulee hänen hyväksyttää lasku tai tulotosite esimiehellään. Kirkkovaltuuston hyväksymän ja tuomiokapitulin vahvistaman kirkkoneuvoston ohjesäännön 3 luvun 10 :n kohdan 1 mukaan kirkkoneuvoston alainen viranhaltija, joka viran johtosäännössä tai toimielimen erillisellä päätöksellä on nimetty johtavaksi viranhaltijaksi päättää hankinnoista ja palvelujen ostosta sekä allekirjoittaa sopimukset kirkkoneuvoston vahvistaman tehtävä/toimialueen osalta hyväksytyn talousarvion puitteissa, jos hankinnan tai palvelun arvo on enintään kirkkoneuvoston vahvistama määrä. Samasanaisena säännös on kirkkoneuvoston ohjesäännössä koskien kirkkoherraa (12 :n kohta 2) ja talousjohtajaa (13 :n kohta 1). Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää, että vuonna 2013 laskujen hyväksyjät tehtäväalueittain ja hankintarajat ovat liitteen nro 18 mukaiset. Kn 18 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

18 Kirkkoneuvosto 1/ Kirkkoneuvosto INNOFACTOR SOFTWARE OY:N HANKINTAOIKAISU VARAUSJÄRJESTELMÄN HANKINTAPÄÄTÖKSESTÄ Järvenpään seurakunnan kirkkoneuvosto on kokouksessaan tehnyt hankintapäätöksen koskien Järvenpään seurakunnan tilavarausjärjestelmän hankintaa. Tilavarausjärjestelmäksi valittiin tarjouskilpailun perusteella M&V Software Oy:n toimittama Katrina-niminen ohjelmisto. Innofactor Software Oy (jäljempänä Innofactor) on tehnyt Järvenpään seurakunnan kirkkoneuvostolle julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007, jäljempänä hankintalaki) 80 :n (321/2010) mukaisen hankintaoikaisun koskien tehtyä hankintapäätöstä. Samassa yhteydessä Innofactor on tehnyt myös hankintalain 85 :n mukaisen rinnakkaisen valituksen markkinaoikeudelle. Hankintaoikaisussaan Innofactor vaatii, että kirkkoneuvosto muuttaa tekemäänsä hankintapäätöstä siten, että se katsoo sekä M&V Software Oy:n että Rauhala Yhtiöt Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisiksi ja tekee uuden tarjousvertailun tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kesken. Käytännössä Innofactorin vaatimusten toteuttaminen tarkoittaisi Innofactorin tarjouksen hyväksymistä. Järvenpään seurakunta on pyytänyt hankintaoikaisun johdosta vastineen M&V Software Oy:ltä. M&V Software Oy on vaatinut oikaisuvaatimuksen hylkäämistä perusteettomana. Sen käsityksen mukaan annettu tarjous täyttää kaikki tarjouspyynnön vaatimukset, eikä Innofactorin oikaisuvaatimuksen hyväksymiselle ole muutakaan asiallista perustetta. M&V Software Oy:llä on ollut olemassa KIRKKO-verkkoyhteys kytkettynä vuodesta 2012 ja liittymässä useita ohjelmia (mm. Perheneuvos ja Katrina Diakonia). Kirjuri rajapinta avataan kaikkien ohjelmistotoimittajien osalta tilauksesta ja prosessiin sekä rajapinnan määrittämiseen menee 3 päivää asiakkaalta saadusta tilauksesta. M&V Software Oy:llä on jo useita sovelluksia tuotannossa, jotka toimivat samassa rajapinnassa. Kipa-rajapinta taas perustuu XML ja SAP ERP kuvauksiin, jotka ovat yleisesti käytettyjä. Niiltä osin kuin rajapinnat ovat valmiina, M&V Software Oy on saanut tarvittavan dokumentaation. Niiltä osin kuin rajapintojen on arvioitu valmistuvan keväällä 2013, rajapinta toteutetaan viipymättä. M&V Software Oy on tunnettu ja tunnustettu rajapinta integraattori. Tausta ja hankinnan valmistelu Tuusulan rovastikunta muodostuu kolmesta erillisestä seurakunnasta eli Tuusulan, Järvenpään ja Keravan seurakunnista. Kukin seurakunta on kirkkolain mukaisesti itsenäinen seurakunta niin taloudellisesti kuin hallinnollisestikin. Julkisten hankintojen näkökulmasta kukin seurakunta on oma itsenäinen hankintayksikkö ja tekee itsenäisesti omia hankintojaan koskevat päätökset. Seurakuntien kesken ei ole perustettu hankintarengasta tai muuta yhteistä hankintaorganisaatiota.

19 Kirkkoneuvosto 1/ Toiminnallisesti Tuusulan rovastikunnan seurakuntien yhteistyö on tiivistä, mikä korostaa seurakuntien välistä yhteistyötä monilla eri sektoreilla mm. julkisissa hankinnoissa. Esimerkiksi tilavarausjärjestelmien yhdenmukaisuudesta on saatavissa toiminnallista lisäarvoa, kun tiloja käytetään jossakin määrin myös ristiin eri seurakuntien välillä. Seurakuntien taloudellisten resurssien käyttämisen optimoimiseksi on myös perusteltuja, että hankintoja valmistellaan yhteistyönä seurakuntien kesken silloin, kun se on mahdollista. Yhteisen valmistelun pohjalta kukin seurakunta tekee itsenäisesti päätöksensä kuten muissakin seurakuntaa koskevissa asioissa. Hankintaoikaisun kohteena olevan tilavarausjärjestelmähankinnan osalta Tuusulan rovastikuntien puheenjohtajisto nimesi kokouksessaan työryhmän valmistelemaan tilavarausjärjestelmän hankintaa tavoitteena, että Tuusulan, Järvenpään sekä Keravan seurakunnissa voitaisiin jatkossa käyttää samaa tilavarausjärjestelmää. Työryhmään nimettiin edustus kustakin seurakunnasta (Vesa Koivisto, Marja-Leena Rilla, Ari Autio, Kalervo Pöykkö ja Päivi Viljanen). Hankinnan valmisteluvaiheessa ennen tarjouspyynnön laatimista työryhmän jäsenet tutustuivat laajalti Keravan seurakunnassa käytössä olevaan Innofactorin Primejärjestelmään, Rauhala-yhtiöiden Labora-Varaajaan, jonka edeltäjä on ollut käytössä Järvenpään seurakunnassa sekä useissa seurakunnissa käytössä olevaan M&V Software Oy:n Katrina-järjestelmään. Ennakollinen tutustuminen järjestelmiin oli välttämätöntä sen johdosta, että tarjouspyyntö ylipäänsä oli mahdollista laatia. Edellä mainitut yhtiöt esittelivät tuotteitaan (Rauhala-yhtiöt Oy , M&V Software Oy ja Innofactor ) työryhmän jäsenille siten, että kokonaistieto järjestelmistä välittyi kaikille työryhmän jäsenille, myös niille, jotka eivät olleet tilaisuudessa paikalla. Valittajan Prime-järjestelmä oli työryhmän jäsenille kaikkein tutuin sen vuoksi, että se oli esitellyistä ainoa, joka jo oli käytössä yhdessä seurakunnassa. Kaikille toimittajille varattiin yhtäläinen ja tasapuolinen oikeus esitellä järjestelmiään. Perehdyttyään tarjolla oleviin järjestelmiin työryhmä valmisteli päivätyn tarjouspyynnön, joka toimitettiin kaikille edellä mainituille järjestelmätoimittajille. Tarjouspyynnössä edellytettiin, että siirryttäessä uuteen varausjärjestelmään se täyttää tarjouspyyntöön edellytyksiksi kirjatut ominaisuudet. Käyttöönottoajankohta on tarjouspyynnössä jätetty valittavan toimittajan kanssa sovittavaksi kysymykseksi. Tarjouspyynnön mukaiset vertailukriteerit ovat olleet: 1. Tarjotun ohjelmiston toiminta ja selkeys (40 % painoarvolla), 2. Aikaisempi kokemus palveluntarjoajasta (30 % painoarvolla) ja hinta (30 % painoarvolla). Hankintaa valmisteltaessa hankinnan ennakoidun arvonlisäverottoman arvon on arvioitu asettuvan hintaluokkaan euroa/ vuosi per hankintayksikkö (kukin seurakunta). Kukin järjestelmätoimittaja antoi pyydetyn tarjouksen (Rauhala Yhtiöt Oy , Innofactor ja M&V Software Oy ). Tarjouspyynnön toimittamisen ja hankintapäätöksen tekemisen välillä hankintayksikkö ei kommunikoinut kenenkään järjestelmätoimittajan kanssa tarjouspyynnön sisältöä koskevissa asioissa.

20 Kirkkoneuvosto 1/ Tarjousten saapumisen jälkeen ne käsiteltiin valmisteluryhmän kokouksessa ja tarjousten perusteella laadittiin tarjousvertailu, joka liitettiin kirkkoneuvoston päätöksen esittelytekstiin. Ohjelmiston toiminta ja selkeys kriteerillä parhaaksi on arvioitu M&V Software Oy:n Katrina-ohjelmisto, palveluntarjoajaa koskevassa kriteerissä sekä M&V Software Oy että Innofactor on arvioitu parhaaksi (yhtä hyviä). Hinnan osalta halvin on ollut Labora-Varaaja ja kallein Innofactorin Prime-järjestelmä. Arviointikriteerien mukainen vertailutulos on näin ollen ollut Katrina (3,70), Prime (3,10) ja Rauhala (3,0). Tarjousvertailun valmistuttua Keravan seurakunta ilmoitti jättäytyvänsä pois hankinnasta jos hankittava varausjärjestelmä on jokin muu kuin Prime. Keravan seurakunta ilmoitti liittyneensä Vantaan IT-alueeseen Vantaan it-alueella on käytössä PRIME ja Keravan seurakunnan ei ole perusteltua vaihtaa käytössä olevaa järjestelmäänsä. Tuusulan ja Järvenpään seurakuntien kirkkoneuvostot päättivät kokouksissaan valita hankintatyöryhmän esityksen mukaisesti Katrina-järjestelmän molempien seurakuntien varausjärjestelmäksi. Päätös annettiin tiedoksi Innofactorille Innofactorin hankintaoikaisu on tehty hankintalain 81 :n mukaisessa 14 vuorokauden määräajassa tiedoksisaannista lukien. Innofactorin sisällölliset valitusperusteet Innofactor on hankintaoikaisussaan katsonut, etteivät Rauhala Yhtiöt Oy:n ja M&V Software Oy:n tarjoukset ole olleet tarjouspyynnössä asetettujen edellytysten mukaisia. M&V Software Oy:n osalta Innofactorin peruste on, että Katrina-ohjelmistolla ei ole tarjouspyynnössä edellytettyä rajapintaa Kipan (Kirkon palvelukeskuksen) ja Kirjurin ohjelmistoihin. Lisäksi Innofactor katsoo, että rajapinnan tulee olla olemassa viimeistään järjestelmän käyttöönoton alkaessa, jona hetkenä Innofactor pitää vuoden 2013 alkua. Innofactorin väite M&V Softwaren tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuudesta on virheellinen. Järvenpään seurakunta hyväksyy näkemyksen siitä, että rajapinnan tulee olla ohjelmistossa sitä käyttöönotettaessa, joka ajankohta on tarjouspyynnössä ilmoitettu sovittavan valitun tarjoajan kanssa erikseen eli käyttöönottoa ei ole sidottu vuoden 2013 alkuun. Liittymistä ei luonnollisestikaan voida toteuttaa, jos Kirjuri- ja Kipa-järjestelmät eivät ole valmiina olemassa. Erityisesti on myös otettava huomioon, että tarjouspyynnössä on edellytetty vain rajapintamahdollisuuden olemassaoloa, ei konkreettisen toteutuksen olemassaoloa. Innofactor perustelee väitettään tarjouspyynnön vastaisuudesta mm. sillä, että M&V Software ei ole ollut mukana projektiryhmässä, jolla on toteutettu Kirjuri-rajapintaa eikä toimittajajoukossa, jolta on tilattu rajapintatoteutusta Kipaan. Perustelu on paitsi virheellinen myös osoitus pyrkimyksestä kilpailun rajoittamiseen toimialalla, mikä ei liene sopusoinnussa hankintalain tai kilpailunrajoituslain kanssa.