KIRJAAMISASIAT PIRKANMAAN-SATAKUNNAN MAANMITTAUSTOIMISTOSSA

Transkriptio

1 KIRJAAMISASIAT PIRKANMAAN-SATAKUNNAN MAANMITTAUSTOIMISTOSSA Sidosryhmätilaisuus Porissa ja Tampereella Kirjaamispäällikkö Katri Vermanne

2 Tervetuloa! Kahvitarjoilu Keskustelua ja kysymyksiä ohjelman lomassa Tilaisuuden avaus Ajankohtaista kirjaamisasioista Katri Vermanne kirjaamispäällikkö Sähköinen kiinteistönkauppa, sähköinen panttikirja ja uusi kirjaamisjärjestelmä Puolison suostumus kiinteistön luovutukseen Taina Hiiri kirjaamislakimies Lykkäävät ja purkavat ehdot kiinteistönkaupassa Tilaisuus päättyy

3 Ajankohtaista kirjaamisasioista

4 Kirjaamisasiat Maanmittauslaitoksessa A S I A K K A A T Vaikuttavuus Tuotokset ja Toiminnallinen Henkisten voimavarojen laadunhallinta tehokkuus hallinta ja kehittäminen Johtamisprosessi Perustoimitusprosessi (PETO) Arviointitoimitusprosessi (ARTO) Tilusjärjestelytoimitusprosessi (TJ) Kirjaamisprosessi (KIR) Säädösperusteisten rekisterien ylläpitoprosessi (RETI) Maasto- ja rajatietotuotantoprosessi (MARA) Tietopalvelut-prosessi (TIETO) Tukiprosessit A S I A K K A A T HENKILÖSTÖPROSESSI TALOUSPROSESSI TIETOHALLINTOPROSESSI

5 Kirjaamisprosessin tehtävät Huolehtii maakaaressa tarkoitettujen kirjaamisasioiden asianmukaisesta käsittelystä laillisuusperiaatetta noudattaen Huolehtii lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin pitämisestä Toimii asiantuntijana kirjaamisasioihin liittyvissä kysymyksissä (neuvonta, asiakaspalvelu) Osallistuu kirjaamisasioiden kehittämiseen Osallistuu Maanmittauslaitoksen yhteisiin hankkeisiin yhteistyössä muiden prosessien kanssa (mm. laskutuksen yhtenäistäminen)

6 Poimintoja Maanmittauslaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelmasta (TTS) Kirjaamisasioiden käsittely toteutetaan laitosyhtenäisesti Kirjaamishenkilöstön oikeudellista osaamista pyritään lisäämään tehokkaalla koulutuksella Uusi kiinteistötietojärjestelmän kirjaamisosa (KIRRE) otetaan käyttöön vuonna 2012 Sähköistä kiinteistönvaihdantajärjestelmää (SKV) valmistellaan TTS kaudella ja sähköisen kiinteistönkaupan, panttauksen ja kirjaamismenettelyn mahdollistava asiointijärjestelmä otetaan käyttöön vuonna 2015

7 Kirjaamisasioiden henkilöstö PISAssa Pori 28 kirjaamissihteeriä 4 kirjaamislakimiestä 3 toimistosihteeriä kirjaamispäällikkö Ikaalinen Huittinen Tampere

8 Kirjaamisasioiden ratkaisut PISAssa ERITYISET LAINHUUDOT KIINNITYKSET OIKEUDET RATKAISUT v kpl kpl kpl RATKAISUT v kpl kpl 726 kpl mennessä 2 pv kuluessa asian vireilletulosta on ratkaistu 10 % lainhuudoista, 47 % kiinnityksistä

9 Maanmittaustoimisto kirjaamisviranomaisena Kirjaamisasiat siirtyivät käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen kirjaamisviranomainen vaihtui >< asiat tutkitaan sisällöllisesti samoin kuin aiemminkin Menettelystä kirjaamisasioissa säädetään maakaaressa, lisäksi sovelletaan täydentävästi hallintolain säännöksiä kiinteistöt kiinteistökauppa ja kirjaamisasiat kirjaamismenettelyn käsikirja Lomakkeet täyttöohjeineen verkossa

10 Pelisäännöt ja roolit kirjaamisasioissa Hakijan on esitettävä riittävä selvitys niistä seikoista, jotka ovat tarpeen kirjaamisasian käsittelemiseksi ja ratkaisemiseksi (kirjaamisviranomainen hankkii selvityksen käytettävissään olevista rekistereistä) Kirjaamisasiaa koskevan hakemuksen ja muiden asiakirjojen sekä muutoinkin asiassa tarvittavien selvitysten riittävyyden ja tarpeellisuuden harkitsee kirjaamisviranomainen Kirjaamisviranomainen antaa toimivaltansa puitteissa asian hoitamiseen liittyvää neuvontaa >< viranomainen ei voi toimia asiassa hakijan tai hänen asiamiehensä neuvonantajana

11 Pulmana puutteelliset hakemukset On tärkeää, että kaikki kirjaamisasioiden osapuolet huolehtivat oman roolinsa mukaisten tehtävien hoitamisesta >< jopa ammattimaiset asiamiehet toimittavat runsaasti puutteellisia hakemuksia Kirjaamisasiaa ei voida ratkaista ennen kuin puutteet on korjattu Vaikka kirjaamisviranomainen antaa täydennyskehotuksen, asia ei aina etene tai asiamies saattaa siirtää asian toisen tahon hoidettavaksi

12 Mitä me voimme tehdä? Käsittelyajat olennaisesti nykyistä lyhyemmiksi, ruuhkan purku Henkilöstön määrä työn määrään nähden Henkilöstön osaamisen ylläpitäminen ja kasvattaminen Toimintatapojen virtaviivaistaminen, asioiden käsittelyn sujuvuus

13 Linjauksia toiminnassa Kaikkiin täydennyskehotuksiin asetetaan määräaika täydennyskehotuksen muodosta riippumatta uhka asian tutkimatta jättämisestä, mikäli pyydettyä täydennystä ei toimiteta Asioimme hakemuksessa ilmoitetun asiamiehen kanssa mikäli asiaa hoitaa jatkossa joku muu kuin hakemuksessa ilmoitettu asiamies, edellytämme tähän valtuutuksen asiamiehenä palkkiota vastaan toimivalla oltava riittävä asiantuntemus asian hoitamiseen

14 Mitä te voitte tehdä? Kohteen tietojen tarkistaminen voimassaoleva kiinteistötunnus Huolellisesti täytetyt hakemukset liitteineen hakemus on kirjaamisasian käsittelyn lähtökohta perukirjat ja sukuselvitykset täydellisinä verottajan lausunto mukaan, jos varainsiirtoveron määräytymisessä on tulkinnanvaraisuutta asiamieheksi henkilö joka tuntee asiaa, täsmälliset yhteystiedot, henkilökohtainen puhelinnumero

15 Sähköinen kiinteistönkauppa, sähköinen panttikirja ja uusi kirjaamisjärjestelmä

16 Tulevaisuuden näkymiä kirjaamisasioissa Sähköinen hakemus ammattilaisille ja kansalaisille Ei sähköistä allekirjoitusta >< tunnistautuminen tärkeää Tarkistusten enenevä siirtäminen pois kirjaamisviranomaiselta Prosessin vaiheiden mahdollisimman nopea digitalisointi Paperitulosteiden välttäminen; kaikki rekisteröinti ja arkistointi sähköisesti Muut viranomaiset (esim. ulosotto) tekevät itse omat ilmoitusasiansa uuteen kirjaamisjärjestelmään Uusi asianhallintajärjestelmä

17 Milloin muutokset näkyvät? Kirjaamisosan sopeutus kirjaamisasioiden siirtoon Uusi kirjaamisjärjestelmä Sähköinen kiinnitysjärjestelmä Sähköinen kiinteistönvaihdanta laajasti käytössä

18 Sähköisen kiinteistönvaihdannan valmisteluvaiheita ja virallisasiakirjoja Sähköistä kiinteistönvaihdantaa selvittävän toimikunnan loppumietintö (KM 2006:1) Sähköistä kiinteistönvaihdanta koskeneesta hallituksen esitysluonnoksesta annettujen lausuntojen tiivistelmä (OM, Mietintöjä ja lausuntoja no 65/2010) Hallituksen esitys eduskunnalle sähköistä kiinteistön kauppaa, panttausta ja kirjaamismenettelyä koskevaksi lainsäädännöksi (HE 146/2010 vp)

19 Laki maakaaren muuttamisesta /96 sähköisen kiinteistönvaihdannan toteuttamista varten tarkoitetut muutokset maakaareen uusista asiointijärjestelmistä säädetään uudessa 9a luvussa lain voimaantulosta säädetään erikseen myöhemmin

20 voimaantulosta voidaan säätää, kun asiointijärjestelmiä varten tarvittavat tietojärjestelmät on luotu ja testattu järjestelmien kehittäminen tapahtuu Maanmittauslaitoksen johdolla ja valvonnassa tavoitteena on, että järjestelmät olisivat laajamittaisesti käytössä vuonna 2015 vaiheittainen käyttöönotto mahdollista, ensi vaiheessa käyttöön otetaan sähköinen kiinnitysjärjestelmä (järjestelmän toteutus on alkanut)

21 Mitä on kiinteistönvaihdanta? Kiinteistön omistusoikeuden luovuttaminen kaupalla, vaihdolla, lahjalla, ns. jakosopimuksella, apportilla tai muulla luovutustoimella Ositukseen, perinnönjakoon tai testamenttiin perustuva omistajanvaihdos Koko kiinteistöä tai sen alueellista osaa koskevan erityisen oikeuden perustaminen (esim. vuokraaminen toisen käyttöön tai vastikkeettomien käyttöoikeuksien perustaminen, erilaisten irrottamisoikeuksien perustaminen jne.) Edellisessä kohdassa mainittujen oikeuksien luovuttaminen kaupalla, vaihdolla, lahjalla jne. tai niiden siirtyminen esim. jäämistöoikeudellisin perustein Kiinteistön (omistusoikeuden) tai kiinteistöön kohdistuvan tietyn tyyppisen käyttöoikeuden panttaaminen

22 Sähköinen kiinteistönvaihdanta Koskee osaa kohteiden vaihdantamuodoista: kiinteistön luovutussaannot (kauppa, vaihto, lahja jne.) ns. kirjaamisvelvollisuuden alaisen käyttöoikeuden edelleen luovuttaminen (pääosa maanvuokraoikeuksista) kiinteistön tai kiinnityskelpoisen käyttöoikeuden panttaaminen Koskee myös kiinteistön määräalaa sekä kiinteistön ja käyttöoikeuden määräosaa

23 Mukana sähköisessä kiinteistönvaihdannassa eivät ole Kiinteistön omistusoikeuden tai kirjaamisvelvollisuuden alaisen erityisen oikeuden siirtäminen perhe- ja jäämistöoikeudellisin perustein (esim. ositus- ja perinnönjakosopimukset) Erityisen oikeuden perustamissopimukset (kuten maanvuokrasopimuksen tai hallinnanjakosopimuksen solmiminen) Erityisten oikeuksien luovutussopimukset, kun kysymys on muista kuin kirjaamisvelvollisuuden alaisista erityisistä oikeuksista

24 Sähköinen kiinteistönkauppa on tehtävä Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä tietojärjestelmässä kauppa syntyy, kun myyjä ja ostaja ovat allekirjoittaneet kauppakirjan sähköinen lomake, jota tarkistetaan lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin sekä eräiden muiden viranomaisrekisterien tiedoilla järjestelmä valvoo sisällön lainmukaisuutta ja allekirjoituksia myös puolison ja lesken suostumukset voidaan antaa sähköisesti

25 Sähköisen kiinteistönvaihdannan liitännäispalvelut kauppahinnan maksaminen vakuuksien siirtäminen antamalla siihen liittyviä sitoumuksia varainsiirtoveron suorittaminen kiinteistön kauppa aitona etäkauppana ilman kaupanvahvistajaa luovutustiedot siirretään eri viranomaisille suoraan sähköisestä kauppakirjasta, KHR-ilmoitukset poistuvat lainhuudatus tulee vireille ilman eri hakemusta

26 Sähköinen panttikirja Korvaa nykyiset paperiset panttikirjat Muodostuu pelkästä kiinnitysrekisteriin tehtävästä kirjauksesta Panttikirjan fyysiseen luovutukseen (traditio) nykyisin liittyvät oikeusvaikutukset korvataan sähköisen panttikirjan saajaa koskevalla rekisterimerkinnällä

27 Kiinnityksen hakeminen sähköisen kiinnitysjärjestelmän kautta Kiinnityksen vahvistamisen materiaalisiin edellytyksiin ei ole tullut muutoksia Omistaja kirjautuu järjestelmään, jolloin hänet tunnistetaan ns. vahvaa sähköistä tunnistusmenetelmää käyttämällä (MK 9a:1) Omistaja on etukäteen voinut tallentaa järjestelmään sähköisen valtakirjan, jolloin omistajan puolesta asiamies voi kirjautua järjestelmään tekemään kiinnityshakemuksen (MK 16:4a.2)

28 Yhteisöjen edustamista koskevat kysymykset ongelmallisia; ratkaisua haettu MK 9a:1.3:n sääntelyllä, jonka mukaan MML:lle etukäteen toimitetun kirjallisen valtakirjan nojalla järjestelmään voidaan tallentaa tiedot yhteisöä edustamaan oikeutetuista luonnollisista henkilöistä Hakemus laaditaan valmiiksi tuotetulle verkkolomakkeelle järjestelmä edellyttää kaikkien tarvittavien tietojen syöttämistä lomakkeelle interaktiivinen lomake: ei hyväksy virheellisiä kiinteistötunnuksia tai laitostunnuksia + tarkistaa, että hakija on kirjattu kohteen omistajaksi tai että hakijalla on ainakin lainhuutohakemus tai kirjaamishakemus vireillä

29 Järjestelmä suorittaa muitakin automaattisia esitarkistuksia: lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin merkityt vallintarajoitukset rekisteristä ilmenevät edelleen luovutusta osoittavat tiedot (ns. saantotiedot) aikaisempaa kiinnitystilannetta koskevat tiedot (erilliskiinnitys- ja yhteiskiinnitysedellytykset) VTJ, YTJ, kaupparekisteri? Jos eri rekistereistä saatavien tietojen perusteella on ilmeistä, että haettua kiinnitystä ei voitaisi vahvistaa, järjestelmä ei anna tehdä hakemusta järjestelmän kautta

30 Tavoitteena on, että vain selvät asiat tehdään järjestelmän kautta, muut ohjautuvat manuaalista tietä tehtäviksi Hakemukseen merkittävä, halutaanko panttikirja sähköisenä vai kirjallisena Lopuksi hakija tai asiamies allekirjoittaa hakemuksen sähköisesti allekirjoitusta seuraa kiinnityshakemuksen välitön vireille tulo (MK 9a:16.1) hakemus kirjautuu automaattisesti vireille ja näkyy välittömästi lainhuuto- ja kiinnitysrekisterissä hakemuksen käsittely ja ratkaiseminen tämän jälkeen normaaliin tapaan: virkamies harkitsee oikeudelliset edellytykset ja tekee ratkaisun

31 Muu sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa Lainhuuto- ja kiinnityshakemukset voidaan jo nykyisinkin toimittaa kirjaamisviranomaiselle laissa tarkoitettuina sähköisinä viesteinä ja sähköisinä asiakirjoina (laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa) Maakaaressa säännellyt uudet asiointijärjestelmät (sähköinen kaupankäyntijärjestelmä ja sähköinen kiinnitysjärjestelmä) on pidettävä selvästi erillään näistä ns. sähköasiointilain mukaisista sähköisistä hakemuksista

32 Uusi kirjaamisjärjestelmä KIRRE Otetaan käyttöön vuonna 2012 (toteutustyö alkoi elokuussa 2010, järjestelmätestaus alkaa kevättalvella 2012) Kiinteistönomistajille mahdollisuus tarkistaa omat kiinteistötietonsa verkkopalvelun kautta Hakemukset käsitellään aina digitaalisessa muodossa (sekä paperimuodossa saapuvat että sähköisen järjestelmän kautta tulevat)

33 Valtakunnallinen toimialue? Edistää asiakkaiden tasapuolista kohtelua Helpottaa töiden tasaamista valtakunnallisesti Helpottaa suurasiakkaiden asiointia Korostaa entisestään yhtenäisiä toimintatapoja Antaa enemmän mahdollisuuksia toimintatapojen kehittämiselle

34 Kansainvälistyminen kiihtyy Yli rajojen tapahtuva vaihdanta (sovellettava laki, kieli jne.) Ylikansallinen rahoitus ja luototus Kansainväliset täytäntöönpanotoimet (mm. perhe- ja perintöoikeudelliset toimet, asiakirjojen keskinäinen tunnustaminen) Ylikansallinen tietopalvelu Eri maiden rekisteriviranomaisten yhteistyö

35 Kiitos mielenkiinnosta! Annathan palautetta: palaute (etusivun alalaidassa)