File Protomo pilotti projektisuunnitelma.doc Projektisuunnitelma. Protomo Jyväskylä pilotti

Transkriptio

1 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 1 (18) Projektisuunnitelma Protomo Jyväskylä pilotti Versio Muutoshistoria umer Pvm Selitys Tekijä(t) o Projektisuunnitelma pohja Tiina Siitonen Projektisuunnitelma draft Tiina Siitonen, Petri Ahonen Projektisuunnittelupalaverin muutokset Tiina Siitonen, Petri Ahonen, Kari Halttunen Laatutavoitteita, markkinointi, prosessi, toimintaympäristö, alihankkijoiden ja partnereiden kilpailutus, tiimiyttäminen, liiketoimintavalmennus, ideapankki, aikataulu, organisaatio, budjetti, ohjauskäytäntöjä Prosessi, IPR Linkitys valtakunnalliseen osahankeeeseen 1, kestoaika , 10 tiimiä Tiina Siitonen Tiina Siitonen Kari Halttunen

2 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 2 (18) Sisällysluettelo 1 PROJEKTIN SISÄLTÖ TAUSTA PROTOMO PROTOMO PILOTTI RAJAUS LAATUTAVOITTEET PILOTIN TOTEUTUS PILOTIN OSAT / TUOTOKSET Pilotin määrittely Markkinointi Pilotin protomoprosessi Toimintaympäristön toteuttaminen Alihankkijoiden ja partnereiden kilpailutus Pilottitiimien rekrytointi Pilottitiimien tiimiyttäminen Liiketoimintavalmennus Pilottitiimien fasilitointi Ideapankki Loppuraportti Muu dokumentointi PILOTIN AIKATAULU PILOTTIA SEURAAVAT TOIMENPITEET TOTEUTUS JA OHJAUS PROJEKTIORGANISAATIO Pilotin organisaatio Osaprojekti 1 organisaatio RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS PALAVERIT RISKIEN HALLINTA HANKINTOJEN HALLINTA Hankinnat protomoon Innovaatiotiimien rahankäyttö DOKUMENTOINTISUUNNITELMA DOKUMENTOINTISTANDARDIT VERSIOHALLINTA / DOKUMENTTIEN HALLINTA LÄHTÖKOHTADOKUMENTIT MUUT DOKUMENTIT... 18

3 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 3 (18) 1 PROJEKTIN SISÄLTÖ Tämä Protomo Jyväskylä pilottiprojekti liittyy Teknologiakeskus Hermia Oy:n toteuttamaan Protomo-toimintamalliprojektiin (osahanke 1, valmisteluvaihe 2), jossa yhteistyössä määritellään tarvittavat toimintamallit, sopimukset ja muut valtakunnallistamisen vaatimat toimenpiteet. Molempien projektien loputulokset tukevat ja vahvistavat PK-yrityssektoria. 1.1 Tausta Talouden laskukausi ja siihen liittyvä rakennemuutos uhkaa suomalaista osaamispääomaa työpaikkojen merkittävän vähenemisen myötä. Laskukauden aikaansaama muutos saa aikaan resurssivajeen jolloin ideoita jää käyttämättä eikä yrityksillä ole tuotekehitykseen varaa. Samanaikaisesti innovaatiojärjestelmän rakenteet eivät ole keveitä eikä niihin suunnatuista voimavaroista valtaosa kohdennu itse innovaatioiden tuottamiseen ja markkinoille saattamiseen. Avoimmuuden ja monialaisuuden hyödyntämisen globaali trendi keskittyy osaamissiilojen purkamiseen, käytännön asiakaslähtöisten prototyyppien tuottamiseen, ketteriin innovaatiomenetelmiin sekä tiimien ja sidosryhmien avoimeen vuorovaikutukseen. Tätä taustaa vasten Jyväskylän seudun rakennemuutosprojekti Jyväsverso on perustettu ideoiden, tarpeiden ja resurssien yhdistämiseen yli toimialarajojen. Innovaatiopohjainen yrittäjyys- ja työllisyysohjelma Protomo on kohdennettu rakannemuutoksen vaikutusten pienentämiseen valtakunnallisesti, ja toimii Jyväskylän seudulla Jyväsverson osana.

4 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 4 (18) 1.2 Protomo Protomoiden toiminta-ajatuksena on tarjota prosessi, fasiliteetit ja yhteisö uusien monialaista osaamista edellyttävien tuotteiden ja palveluiden kehittämisen tueksi. Protomon tavoitteena on synnyttää uusia käyttökelpoisia palvelu- ja tuoteprototyyppejä ja kasvuyrityksien aihioita sekä käyttäjälähtöisten innovaatioiden tuottamiseen kykeneviä tiimejä jotka voivat kehittää liiketoimintaansa käytettävissä olevien tukirakenteiden avulla. Toiminta on pääasiallisesti kohdennettu korkeakoulutetuille työttömille, lopputyöntekijöille ja vasta-valmistuneille sekä tutkijoille. Protomossa työstettävät ideat ja ongelmat tuotetaan yksityisten tahojen lisäksi yritysyhteistyön avulla vapauttamalla yritysten ideoita Protomon käyttöön. 1.3 Protomo Pilotti Protomo Jyväskylä pilotin tehtävänä on luoda Jyväskylän Protomoon valmius käynnistää varsinainen Protomotoiminta vuonna 2010 (fasiliteettien ja partnereiden hankinta/järjestäminen, resurssointi, budjetointi, tarvittavien päätösten tukeminen) sekä iteratiivisesti kehittää käytännön kautta valtakunnallisen Protomon toimintamallia ja prosesseja kuten innovaatiotiimien muodostaminen, tiimien fasilitointi ja Protomon markkinointi osallistuville tahoille tehokkaan toiminnnan aloituksen mahdollistamiseksi. Lisäksi pilotoidaan tiimien, Protomo-operaattorin ja ideoita luovuttavien yritysten välille sopimuskäytäntöä. Pilottiin valitaan viisi innovaatiotiimiä pääasiassa Nokian ICT ja viisi paperinvalmistusteknologian ammattilaisista joihin rakennemuutos kohdentuu.

5 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 5 (18) 1.4 Rajaus Protomo Jyväskylä Pilotti toteuttaa Protomon prosesseja Jyväskylän toiminnan osalta, eikä vastaa Protomon osahankkeen 1:n valtakunnallisesta Protomo toteutuksesta. Protomo Pilotti keskittyy ICT alan ideoihin. Pilotin haastavalla aikataululla lopullista Protomoprosessia ei pilotoida täydellisenä, vaan soveltuvin osin valtakunnallisen Protomon prosessin kehittämiseksi. Tavoitteena on myös luoda toimintavalmius Jyväskylän Protomoon. 1.5 Laatutavoitteet 1. Rakennetyöryhmä ja Protomo ohjausryhmä arvioi pilotin onnistumista 2. Pilotti on määräaikainen: pilotti tulee olla suoritettu mennessä 3. Pilotin tulee pysyä Protomo osaprojekti 2:n budjetissa 4. Pilottiin valitut innovaatioryhmät viedään protomo-prosessin läpi määräaikaan mennessä 5. Pilottiin valitut innovaatioryhmät saavuttavat kullekin ryhmälle asetetut tavoitteet

6 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 6 (18) 2 Pilotin toteutus 2.1 Pilotin osat / tuotokset Pilotin määrittely Protomo Jyväskylä pilotti määritellään tässä projektisuunnitelmassa. Työmääräarvio: 4 viikkoa Protomo Jyväskylä pilotin budjetti JKL PROTOMO Pilot Volyymi selite Protomot 1 Kuukaudet 8 Protomokuukaudet 8 Tiimien lukumäärä (keskimäärin/ kk),oletus 1 tiimi / 4 kk ja yht. 10 tiimiä Protomossa 5 Henkilömäärä tiimeissä 4 20 Tiimifasilitaattorit 1 per 5 tiimiä 0 Protomojohtaja (toimii myös Tiimifasilitaatorina) 1 per Protomo 0 Käyttäjäyhteisöjen fasilitaattorit 0 Tilatarve m Kustannukset (sivukustannukset huomiotu palkka* 1,8) Tiimifasilitaattorit Protomojohtaja Käyttäjäyhteisöjen fasilitaattorit Valmennukset / tiimi (Supercoach) Tilavuokra + kalusteet + siivous /m Ohjelmanjohto / toimintamallit (linkitykset vastaaviin) Ulkoiset palvelut; tiimien kehitys-, proto- ja ratkaisun proof-ofconcept selvitysten ja prototyyppien edistäminen, 7 tiimiä * / tiimi (3 tiimillä oma rahoitus) Tietoliikenne, PC ja puh. kustannukset / 2 henkilöä Viestintä, laki-asiat ja esim. tilasuunnittelmat Yhteensä katalysointi Per henkilö per kk Markkinointi Pilottia markkinoidaan yrittäjyydestä kiinnostuneille, ensisijaisesti Nokia Jyväskylän osaajille. Markkinoinnin tavoitteena on tavoittaa 1. Valmiita tiimejä joilla on jo idea 2. Henkilöitä joilla on uusia tuote tai palveluideoita ja halua yrittäjyyteen

7 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 7 (18) 3. Henkilöitä jotka haluavat perustaa yrityksen tai osallistua yritystoimintaan sekä informoida ko. tahoja ideoiden saatavuuden, protomoprosessin, partneriverkoston, fasiliteettien, liiketoimintakoulutuksen ja rahoituksen mahdollisuudesta syksyllä Sekundäärisenä tavoittena on lisätä tietoisuutta valtakunnallisen protomon tavoitteista, aikataulusta ja yhteyshenkilöistä sekä sivustosta. Markkinointikanavina käytetään kohdennettuja informaatiotilaisuuksia, sähköposti-informaatiota ja sosiaalisen median työkaluja kuten LinkedIn ja facebook. Lisäksi pilotin markkinointia tulee tehdä yrityksille varsinaisessa Protomossa kehitettävien ideoiden laadun, määrän ja osallistuvien yritysten varmistamiseksi. Varsinaista Protomotoimintaa varten tulee huomioida, että osallistujien kohderyhmä on vieläkin laajempi ja vaikeammin tavoitettava kuin pilotin kohderyhmä, joten oikein ajoitettua ja riittävän laaja markkinointia tulee suunnitella. Työmääräarvio: 1 viikko Pilotin protomo toimintamalli Työmääräarvio: 2 viikkoa

8 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 8 (18) Protomon toimintamalli 1. Yksityshenkilö tai yritys luovuttaa idean Protomon suojattuun ideatietokantaan. Idea sisältää tiedon siitä onko idea vapaasti käytettävissä vai sisältääkö sen käyttö joitakin ehtoja kuten a. Yrityksen X% osallisuuden mahdollisesti muodostuvaan startup yritykseen idean muodostuessa innovaatioksi b. Etuosto-oikeuden muodostuvaan idean ratkaisuun. Avoinna: kuinka markkinahinta muodostetaan? sekä idean kuvauksen ja mahdolliset olemassa olevat taustatiedot ja tutkimukset. Mikäli idealla on yksityinen omistaja, voi idean kuvaus sisältää tunnistettuja osaamisprofiileja tarvittavien asiantuntijoiden löytämiseksi. Sopimukset: Yritys ja Protomo-operaattori sopivat yrityksen toimintaan osallistumisen yleisistä ehdoista, sekä yrityksen luovuttamien ideoiden käyttöehtomerkinnöistä. 2. Monialaiset korkeakoulutetut osaajat: työttömät työnhakijat, pitkäaikaislomautetut, vastavalmistuneet ja pitkällä opinnoissan olevat voivat ilmoittautua Protomoon. Protomon toimintaehdot hyväksymällä osallistujalla on mahdollisuus hakea alkaviin protomo-projekteihin tai

9 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 9 (18) selata ideatietokantaa ja osoittaa mielenkiintonsa haluamiaan ideoita kohtaan protomo-operaattorille. Lisäksi kustakin hakijasta muodostetaan osaamis-, kyky-, ja kiinnostusprofiili jota Protomon toimintaan osallistujat voivat lukea etsiessään Lisättävä: ilmoittautumismenettely, millä statuksella osaajan tulee olla että osallistuminen ei vaikuta työttömyyskorvaukseen. Sopimukset: Protomo-operaattori ja osaaja sopivat Protomoon osallistumisen ehdoista. Protomon toimintaan osallistuja saa mahdollisuuden perehtyä idea- ja osaajatietokantoihin ja tullessaan valituksi protomo-projektiin saa tiimeineen käyttöönsä kolmeksi kuukaudeksi tilat ja fasiliteetit tiimin toiminnan pyörittäimseen, protomo-operaattorin tarjoaman coachauspalvelun, liiketoimintakoulutuksen ja sovitun määrän palveluihin käytettävää rahaa. 3. Protomo-operaattori julkaisee neljännesvuosittain (tammikuu, huhtikuu, heinäkuu, lokakuu) haun uusiin protomoprojekteihin ideoiden pohjalta joihin on kohdistunut erityistä kiinnostusta, joilla on jo omistaja/yrittäjyydestä kiinnostunut osaaja tai jotka ovat muuten ajankohtaisia. Valinnan aloitettavista Protomo-projekteista tekee Protomo-operaattori. Protomoprojekteja voidaan aloittaa myös muulloin osallistujien aloitteesta, mikäli tilat ja muut fasiliteetit sen mahdollistavat. Haun perusteella päätetään Protomoprojektien aloituksesta ja projekteihin valituista henkilöistä. Valinnan kuhunkin Protomoprojektiin tekee Protomo-operaattori, mutta on mahdollista ja suotavaa ehdottaa mahdollisia protomotiimejä. Tiimien ei tarvitse olla haun perusteella valmiita, vaan valitut tiimiläiset voivat etsiä protomon jäsenistä vahvistusta tiimiinsä tarvittavien kompetenssien perusteella. Tiimin tiimiytymistä fasilitoi Protomo-operaattori. Ks Sopimukset: Muodostuva tiimi sopii toiminnan pelisäännöistä, osallistujien rooleista ja panostuksesta sekä siitä miten innovaation syntyessä päätetään jatkotoimista. 4. Ks Kolmen kuukauden projektiajan kuluttua tai tarvittaessa aiemmin voidaan projekti lopettaa seuravilla tavoilla a. Projekti lopetetaan tuloksettomana johtuen selvitystyössä ilmenneistä esim. liiketoimintaa estävistä syistä tai muista ongelmista b. Tiimi jatkaa muodostuneen innovaation liiketoiminnan kehittämistä start-up yrityksenä tai jatkaa omalla tahollaan

10 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 10 (18) selvitystyötä. Protomo-operaattori avustaa yrityshautomon tai rahoitusvaihtoehtojen selvityksessä tarvittaessa c. Tiimi myy muodostuneen innovaation joko idean luovuttaneelle yritykselle tai jollekin muulle taholle Pilottitiimien tiimiyttäminen Olemassa olevien tiimien tiimiyttämisessä keskitytään tiimin jäsenten osaamisen ymmärtämiseen ja motivaatioiden ja valmiustilan selkiyttämiseen. Uusissa muodostuvissa tiimeissä tulee ottaa edellä mainittujen lisäksi erityisesti huomioon ennalta tuntemattomien jäsenten erilaisten taustojen, ikäryhmien ja poikkitieteellisyyden aiheuttamien kommunikaatiohaasteiden vaikutus. Tavoitteena tiimiyttämisellä on muodostaa yhdessä tekemiseen sitoutuneita tiimejä joilla on yhteiset arvot, tiimin tavoitteet ja pelisäännöt, selkeät roolit ja viestintä/palautemekanismit sekä innostusta tavoitteen saavuttamiseen. Seuraavia työkaluja tullaan ottamaan käyttöön tiimin kehittämistoiminnassa: 1. Tiimivalmennus? 2. tiimiroolit? 3. Innovointivalmennus? Avoinna: kuinka varmistetaan tiimien välinen verkostoituminen ja mahdollinen osaamisen jakaminen? Työmäärä-arvio: 4 viikkoa Liiketoimintavalmennus Pilotin liiketoimintavalmennus suunnitellaan toteutettavan Supercoaching valmennuskurssilla ja coachauksella. Muita vaihtoehtoja arvioidaan, sillä riippuen lopullisen Protomo prosessin toteutuksesta Supercoaching saattaa olla sopimaton vaihtoehto joustavalle tiimien aloitukselle. Työmääräarvio: 1 viikkoa Pilottitiimien fasilitointi Protomo-operaattori ja tiimi järjestävät yhdessä aloituskokouksen jossa käytään läpi idean ja tiimin tilanne sekä selvitetään tarvittavien ja tarjolla olevien palveluiden ja fasiliteettien tila. Prosessoitavan idean sisällöstä ja valmiustilasta sekä tiimin jäsenten kompetensseista riippuen ideaa ryhdytään jalostamaan eri tavoin. Protomo-operaattori avustaa tarvittaessa osaamis- koulutus- ja

11 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 11 (18) tutkimustarpeiden kartoituksessa. Protomotiimit osallistuvat liiketoimintavalomennukseen ja kukin Protomotiimi tuottaa itse tai ostopalveluna seuraavaa: d. Projektisuunnitelma e. Liiketoimintasuunnitelma f. Markkinatutkimus g. Kilpailija-analyysi h. Idean/ongelman/tuotteen/palvelun ratkaisu ja kuvaus i. Lisäksi on mahdollista idean laadusta riippuen tehdä tai hankkia esimerkiksi j. web-sivusto k. käytettävyystutkimus l. patentoitavuus selvitys m. prototyyppi n. Kullakin tiimillä on X käytettävissä Protomon partnereiden ja alihankkijoiden palveluihin tai esim. protoyypin valmistuksessa tarvittaviin laitteisiin joiden hankinnassa avustaa Protomo-operaattori. Protomo-operaattori ja tiimi järjestävät vähintään kerran viikossa palaverin jossa voidaan arvioida edistymistä, ongelmia ja tarpeita sekä sparrata tiimin suoritusta esimerkiksi riittävän kevyiden kehitysmallien käytössä. Innovaation kypsyyttä ja prosessin etenemistä seurataan täyttämällä checklistaa. On myös mahdollista päättää tiimin toiminnan lopettamisesta esimerkiksi liiketoimintaympäristössä havaittujen ongelmien vuoksi. Mikäli alkuperäinen idea on yrityksen ja on sovittu yrityksen tulevasta osallisuudesta muodostuvaan start-up yritykseen, voi yritys halutessaan rahoittaa tutkimuksia ja selvityksiä. Työmääräarvio: Ideapankki Protomon ideapankin toteutus edellyttää sopimuksia mukana oleville yrityksille, tiimeille ja Protomolle. Protomo pilotin sopimusrakenne on

12 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 12 (18) yksinkertaisempi johtuen pienestä tiimimäärästä jolloin yrityssopimuskumppaneita ei ole useita. Ennen pilottitiimien aloitusta tulee neuvotella ja muodostaa sopimukset pilotin ideoiden osalta ideoita luovuttavien yritysten ja mahdollisten mentoriyritysten kanssa. Pilotin aikana neuvotellaan myös muiden ideoita luovuttavien yrityksien kanssa sillä valtakunnallisen Protomon käynnstymisen edellytyksenä on olemassa oleva ideapankki jossa on riittävä määrä riittävän laadukkaita ideoita. Tarvittavia sopimuspohjia: 1. Protomo-operaattori idean luovuttava yritys Yrityksen yleiset ehdot Protomon toimintaan liittymiselle. Ideat säilötään tietokantaan johon Protomoon osallistuvilla henkilöillä on pääsy. Idean kuvauksen luomisesta vastaa yritys, ja yrityksen tulee ilmoittaa protomo-operaattorille idean luovutuksen yhteydessä mikäli haluaa määritellä idealle käyttöehtoja. 2. Protomo-operaattori osallistuva osaaja Sopimus Protomon toimintaan osallistumisen ehdoista, ideatietokantaa ideoiden salassa pidettävyydestä, mahdollisuudesta käyttää ideapankkia soveltuvien liiketoimintaiedoiden löytämiseksi ja henkilötietokantaa tarvittavien osaajien identifioimiseksi. Sopimuksessa kerrotaan että mikäli henkilö tulee valituksi Protomoprojektiin, on tulevan tiimin käytössä toimintaympäristö (kuten tilat, tietokoneet, liittymät) kolmen kuukauden ajan, mahdollisuus partneri ja alihankinta ostopalveluihin ennalta sovitulla rahamäärällä, liiketoimintakoulutus sekä coaching ja muita tukipalveluita. 3. Tiimin jäsenten välinen sopimus IPR:stä, Osakassopimus Muodostuneen tiimin toiminnan pelisäännöt, osallistumiseen sitoutuminen, tiimin jäsenten roolit ja päätöksentekomekanismi sekä kunkin jäsenen panostus/osallisuus% 4. Yrityksen ja tiimin välinen sopimus yrityksen luovuttaman idean käytöstä Idean käytön ehdot, esimerkiksi idean luovuttavan yrityksen osuus muodostuvasta yrityksestä, mahdollisuus työllistymiseen tai etu-osto oikeus tuloksiin. IPR oikeudet innovaatioon omistaa tiimi. Määriteltävää: Ideatietokannan toteutus Toimintamalliin tulee toteuttaa tarkastelupisteitä joissa päätetään mahdollisista yrityksen investoinneista idean kehittämiseksi soveltuvilta osin.

13 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 13 (18) Työmääräarvio: 3 viikkoa Toimintaympäristön toteuttaminen Tilat Tiloiksi etsitään innovatiivinen ympäristö, jossa syntyy ihmisten kohtaamisia ja luontaista ideointia. Tilojen suunnittelussa tullaan käyttämään ulkopuolisia asiantuntijoita, osallistumaan asiaan liittyviin projekteihin ja ohjelmiin, kuten esim. SITRAn innovatiivisten ympäristöjen kehitysprojektit. Toimitila tulee olemaan ryhmätyötila, ja tilan tulee mahdollistaa yksittäisen ryhmän tai ryhmien yksityisyys tarvittaessa. Hankittavat tarvikkeet Sohvat Pöydät Toimistotarvikkeet Virikemateriaali Sisustusmateriaalit (esim. verhot) Projektori / white board Tutkitaan mahdollisuutta saada materiaaleja lahjoituksena. Työmääräarvio 2 viikkoa Laitteet ja ohjelmistot Kullekin tiimiläiselle hankitaan kannettava tietokone ja tarvittavat oheislaitteet sekä tyypilliset ohjelmistot. Mahdollisuus leasing sopimukseen tutkitaan. Projektien tarvitsema erityislaitteisto ja lisenssit kustannetaan ja hankitaan projektikohtaisista kehitysbudjeteista ja projektien toimesta hyödyntäen mahdollisuutta lainata/vuokrata yhteistyökumppaneiden resursseja. Hankittavat laitteet ja lisenssit 10 x kannettava tai pöytä tietokone Mokkulat tai kiinteä laajakaista Liittymät mm. Internet Puhelimet Työmääräarvio 2 viikkoa Alihankkijoiden ja partnereiden kilpailutus Partneri ja alihankintaverkosto tullaan selvittämään pilotin etenemisen ja esiintyvien tarpeiden myötä. Tavoitteena on muodostaa yhteistyösuhteita joita voidaan hyödyntää valtakunnallisen Protomon käynnistyessä.

14 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 14 (18) Partneri Yhteyshenkilö Toimiala laboratoriopalvelut laajakaistayhteydet käytettävyystutkimus liiketoimintaosaaminen markkinatutkimus kilpailija-analyysi Vastuuhenkilö Protomossa Työmääräarvio 4 viikkoa Pilottitiimien rekrytointi Pilottiin valitaan viisi innovaatiotiimiä pääasiassa Nokian ICT ja viisi paperinvalmistusteknologian ammattilaisista joihin rakennemuutos kohdentuu. Tavoitteena on, että osa pilottiin osallistuvaa tiimeistä valitaan Jyväskylän Nokialta syntyvistä start-up tiimeistä joilla on valittuna kehitettävä idea ja osa pilottitiimeistä muodostetaan uusien ideoiden ympärille. Työmäärä-arvio: 2 viikkoa Loppuraportti Työmääräarvio: 3 viikkoa Muu dokumentointi

15 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 15 (18) 2.2 Pilotin aikataulu 2.3 Pilottia seuraavat toimenpiteet Pilotin onnistumisen ja myönteisten loppupäätelmien perusteella päätetään perustaa valtakunnallinen Protomo toiminto ja protomopilotti/protomo operaattoritoiminta monistetaan toisille paikkakunnille. Protomo-operaattoritoiminta käynnistetään Protomon rahoitus

16 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 16 (18) 3 TOTEUTUS JA OHJAUS 3.1 Projektiorganisaatio Pilotin organisaatio Pilottiprojektissa ei ole Protomoon palkattua henkilökuntaa vaan budjetin resurssit käytetään täysmääräisesti itse protomon pilotin toimintaan. Protomon henkilökustannukset hoidetaan käyttämällä Jyväskylä Innovationsin ja Nokian henkilökuntaa. Protomon toiminnan edellyttämät roolit: Rooli Kuvaus Yhteystiedot Vastuut Valtuudet Varamies Ideapankin omistaja Ideoiden hankinta, ideoiden hallinnointi Tiimien kokoaja Tiimien muodostamisen organisointi Tiimifasilitaattori Tiimien toiminnan fasilitointi Sopimuksien laatija IPR ja tiimisopimuksien laatija, lakimies IPR asiantuntija Protomo johtaja Ideoiden seuloja yrityksessä 1 Ideoiden seuloja yrityksessä 2 Ideoiden seuloja yrityksessä 3 Markkinointi vastaava Kommunikaatio vastaava Partneri- ja alihankintaverkosto n neuvottelija / ylläpitäjä sisäinen ja ulkoinen kommunikaatio Osaprojekti 1 organisaatio Osaprojekti 1:n vastuuhenkilöt kullekin osa-alueelle

17 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 17 (18) 3.2 Raportointi ja tiedonvälitys - kenelle raportoidaan vaiko vain loppuraportti? - Miten tiedotetaan ja kuka tiedottaa, mitä ja milloin? Suunnitelma! 3.3 Palaverit - Kokouskäytäntö? - Osallistujat valtakunnallisen protomon palavereihin o Lähinnä kai kuinka hallitaan löydöksien siirtyminen jouhevasti valtakunnalliseen protomoon / muihin protomotiimeihin? - Onko muita pilotin ulkoisia säännöllisiä palavereja? - Päätöksenteko miten tehdään? - Katselmoidaanko jotain, ja jos, niin mitä? 3.4 Riskien hallinta Kriittisten taskien identifiointi # Riski Vastuu henkilö t o d e n n ä k ö i s y y s Vaikutus 3.5 Hankintojen hallinta Hankinnat protomoon Esim. fasiliteetit

18 PROTOMO JYVÄSKYLÄ Projektisuunnitelma 18 (18) Innovaatiotiimien rahankäyttö 4 DOKUMENTOINTISUUNNITELMA 4.1 Dokumentointistandardit Käytetään osaprojekti 1:n toimittamaa dokumenttipohjaa 4.2 Versiohallinta / dokumenttien hallinta Dokumentteja säilytetään Protomon wikityökalussa ja niitä versioidaan dokumentteihin itseensä. Innovaatiotiimien dokumentaatiosta vastaavat tiimit itse 4.3 Lähtökohtadokumentit - Valtakunnallisen protomon projektisuunnitelma - IPR sopimusmallit (osaprojekti 1) - Jyväsverso? - Pilotin toimeksianto? - Rakennemuutostyöryhmän matskut? 4.4 Muut dokumentit - Onko joitakin muita tahoja joiden ohjeistusta, säädöksiä, suunnitelmia tms. tulisi ottaa huomioon, jotka ovat potentiaaliaia asiakkaita tms.?