Tekstinkäsittelyä tutkielman tekijälle... 3

Transkriptio

1

2 SISÄLLYS Tekstinkäsittelyä tutkielman tekijälle... 3 Tutkielman ulkoasu ja jäsentely... 4 Nimiölehti... 4 Sivun asettelu ja kappalejako... 5 Typografia... 5 Erilaiset tavuviivat... 6 Tyylit ja mallit... 6 Uusi tyyli ja tyylin muokkaus... 6 Tyylin poistaminen asiakirjasta... 7 Taulukot... 8 Taulukon luominen... 8 Excel-taulukko Wordissa... 8 Kuvitus ja piirtäminen... 9 ClipArt-kuvan lisääminen... 9 Kuvan lisäys kuvatiedostosta Kuvan kopiointi toisesta asiakirjasta Piirtäminen SmartArt Sisällysluettelo Sisällysluettelon luominen Sisällysluettelon päivitys Sisällysluettelon muokkaaminen Lopullinen sisällysluettelo Hakemisto Hakusanojen merkintä Hakemiston tekeminen Viittaukset Ala- ja loppuviite Ristiviite Pitkät asiakirjat Asiakirjan osat Erilaisia tunnisteita asiakirjassa Tunnisteet asiakirjan eri osissa Tiedon jakaminen ohjelmien välillä Tiedon siirto ja kopiointi Tiedostojen linkittäminen Objektien upottaminen ja muut ohjelmien yhteydet Objektien upottaminen Muodon kontrollointi siirrettäessä ja kopioitaessa Luettelomerkit ja numeroidut luettelot Luettelon mukauttaminen Numeroitu luettelo Kommentit Kommentin poistaminen Käyttäjätiedot Matti Vuorikoski 2 (24) Tietotekniikkakoulutus

3 TEKSTINKÄSITTELYÄ TUTKIELMAN TEKIJÄLLE Tekstinkäsittelyohjelma on hieno keksintö. Gradun tekijälle se antaa erinomaiset mahdollisuudet muokata ja muotoilla tekstiä. Nykyiset ohjelmat tarjoavat ehkä liikaakin erilaisia kikkailumahdollisuuksia. Meissä asustava pieni graafikko harhautuu helposti kokeilemaan erilaisia tekstityyppejä, kirjasimia, pistekokoja, korostuksia ja kuvien sijoittamista tekstin joukkoon. Tutkielmassa on kuitenkin kyse tieteellisestä tekstistä. Siihen eivät kuulu mainosmaailman tehosteet. Asiallisuus ja pidättyväisyys ovat hyveitä tieteellisessä tekstissä. Tässä oppaassa tutustutan Word 2007 tekstinkäsittelyohjelman mahdollisuuksiin tutkielman tekijän näkökulmasta. Oletuksena on Wordin perus- ja jatkokurssin käyminen tai muulla tavalla hankitut vastaavat tiedot. Täsmälliset ohjeet ovat laitoskohtaisia. Oppaassa mukaillaan Suomen kielen ja kotimaisen kirjallisuuden laitoksen ohjeistusta, koska niiden avulla voidaan asiat käydä hyvin läpi. Muista siis aina tarkistaa ohjeet omalta laitokseltasi. Tee se myös suomen kielen laitoksen osalta. Matti Vuorikoski 3 (24) Tietotekniikkakoulutus

4 TUTKIELMAN ULKOASU JA JÄSENTELY Nimiölehti Tutkielman ulkoasua säätelevät käytännön tarpeet: tekstin on oltava helposti luettavaa, ja sivuilla on oltava tilaa myös lukijan mahdollisille merkinnöille. Ulkoasuun vaikuttavat myös eri tieteenaloilla ja eri kielialueilla vakiintuneet käytänteet. Tutkielma jäsentyy osiin tieteenalasta riippumatta seuraavasti: nimiölehti tiivistelmä sisällysluettelo tekstisivut lähdeluettelo liitteet Kunkin osan sisällöstä on jokaiselle laitoksella omat ohjeensa, joten tarkista yksityiskohtaiset ohjeet aina omalta laitokseltasi. Tässä oppaassa käsitellään kutakin osaa esimerkkien pohjalta ja katsotaan miten ne toteutetaan Word 2007:llä. Nimiölehti tehdään yleensä viimeiseki, joskaan mikään ei estä tekemästä sitä ensimmäiseksikään. Mikäli nimiölehti tehdään viimeiseksi käytetään Lisää (Insert)-välilehden Sivut (Pages)-ryhmän komentoa Kansilehti (Cover Page). Sijoita tekstikursori ensimmäisen sivun alkuun ja napsauta Kansilehti (Cover Page)-painiketta ja näytölle avautuu valikoima kansilehtiä. Niissä on erilaisia komponentteja valmiina, mutta todennäköisesti mikään niistä ei sellaisenaan sovi gradusi nimiölehdeksi. Valmiit osat on sijoitettu taulukkoon, joten kannattaa valita yksinkertainen malli ja yksinkertaisesti poistaa taulukko tai taulukot, jolloin jäljelle jää tyhjä sivu, johon voit kirjoittaa tarvittavat tiedot. Valmiissa kansilehdessä ei ole tunnisteita, joten saat sen ominaisuuden valmiina. Toinen madollisuus on tehdä tyhjä sivu. Sijoita tekstikursori tiedoston alkuun ja napsauta Sivut (Pages)-ryhmän painiketta Tyhjä sivu (Blank Break), jolloin asiakirjaan alkuun lisätään tyhjä sivu ja voit kirjoittaa tekstit normaalisti. Näin lisätyssä sivussa on samat tunnisteet kuin muillakin sivuilla. Kolmas mahdollisuus on käyttää aiemmistakin versioista tuttua pakokettua sivunvaihtoa. Tekstikursori taas asiakirjan alkuun ja napsautetaan Ctrl+Enter. Asiakirjan alkuun lisätään tyhjä sivu ja teksti kirjoitetaan normaalisti. Tunnisteet ovat samat kuin muillakin sivuilla. Kannen puoliväliin tai ylemmäksi sijoitetaan selvästi erottuvin, esimerkiksi lihavoiduin tai isoin kirjaimin työn pääotsikko keskitettynä ja vähemmän korostetuin kirjaimin mahdollinen alaotsikko. Myös isoja kirjaimia muistuttavat KAPITEELIT saattavat tulla kyseeseen. Oikeaan alanurkkaan, pienen laatikon muotoon, kirjoitetaan tavallisella fontilla tutkielman laji: esimerkiksi "Kandidaatintutkielma" sekä tekijän nimi, yliopisto ja laitos (koko nykyinen nimi) sekä kuukausi, jona työ käsitellään istunnossa tai on jätetty gradutarkastukseen (kuvassa esimerkki kansilehdestä). Matti Vuorikoski 4 (24) Tietotekniikkakoulutus

5 Teksti muotoillaan Aloitus (Home)-välilehden Fontti (Font)-ryhmän komennoilla. Tekijän nimi ja muut vaadittavat tiedot sivun oikeaan alareunaan kirjoitetaan nekin aivan normaalisti. Rivinvaihdoilla oikealle riville ja sisennetään teksti sisennyspainikkeella oikeaan kohtaan ja kirjoitetaan teksti. Kummankin tekstin voi sijoittaa myös Tekstikehykseen (Text Box), joka löytyy Lisää (Insert)-välilehden Teksti (Text)-ryhmästä. Kun teksti on tekstikehyksessä, on tekstin sijoittelu haluttuun kohtaan helppoa. Tekstikehystä käsitellään kuin kuvaa. Sivun asettelu ja kappalejako Typografia Gradu sidotaan kirjaksi, mikä on otettava huomioon reunuksien koossa. Seuraavassa esitetään tähän soveltuvat reunukset, mutta ne soveltuvat kyllä muuhunkin käyttöön. Tarkista täsmälliset ohjeet omalta laitokselta. Reunukset ovat esimerkiksi seuraavat: vasen 4 cm oikea 1,5 2 cm ylä n. 3,5 cm ala n. 3 cm Riviväli on 2, jolloin sivulle tulee n. 30 riviä tekstiä. Sivunumerointi alkaa ensimmäisestä varsinaisesta tekstisivusta, mutta vasta sivulle 2 laitetaan numero näkyviin ohjeiden mukaiseen paikkaan. Myös lähteiden sivunumerointi noudattaa tekstisivujen numerointia. Tutkielman kansilehteen ei tule sivunumerointia, mutta sisällysluetteloa joko ei tule sivunumeroita tai numerointi riippuu sisällysluettelon pituudesta. Esimerkiksi yhden sivun pituisen sisällysluetteloon ei tule sivunumeroita, mutta pidempään tulee. Sivunumeroinnin paikka vaihtelee. Usein se tulee sivun yläreunaan keskelle tai oikeaan reunaan. Kappalejaosta on laitoskohtaiset ohjeet, mutta yksi tapa kappalejako on sisentää ensimmäistä riviä. Kappaleiden väliin ei tällöin siis tule tyhjää riviä. Kirjasintyyppi on syytä valita maltillisesti: esimerkiksi Helvetica ja Times ovat selkeitä ja levollisia, omiaan tieteelliseen tekstiin. Sopiva kirjasinkoko leipätekstissä on 12. Sisennetyissä suorissa lainauksissa (pituutta enemmän kuin neljä riviä) voidaan käyttää tiheämpää riviväliä (1,5) tai pienempää kirjasinkokoa (pistekoko 10 tai 11). Otsikoissa ja väliotsikoissa kannattaa käyttää isompaa kirjasinkokoa kuin leipätekstissä. Lihavointia voi myös kokeilla, mutta kursivointeja, varjostuksia tai muita ehosteita on syytä välttää. Typografisesti tärkeää on erottaa toisistaan yhdysmerkki ja ajatusviiva. Yhdysmerkki on lyhyt "tavuviiva". Yhdyssanoissa, joissa ensimmäinen osa koostuu sanaliitosta ja joissa siksi on jätettävä yhdysmerkin edelle tyhjä lyönti, Word muuttaa yhdysmerkin automaattisesti liian pitkäksi. Pidentynyt viiva poistetaan ja kirjoitetaan merkki uudestaan, jolloin Word ei enää muuta sitä uudelleen. Ajatusviiva on pitempi kuin yhdysmerkki. Jos sitä ei saa suoraan näppäimistöstä, se saadaan Wordin merkistö Lisää (Insert)-välidehden Merkit (Symbols)-ryhmän komennolla Merkit (Symbols) avautuvasta valintaikkunasta. Kun ajatusviivaa käytetään välimerkkinä, sen ympärille tulee tyhjät lyönnit. Myös lainausmerkkien käytössä on oltava typografisesti tarkka. Suomenkielisissä teksteissä alku- ja loppulainausmerkit ovat samansuuntaiset. Matti Vuorikoski 5 (24) Tietotekniikkakoulutus

6 Erilaiset tavuviivat Wordissa voidaan käyttää kolmenlaisia tavuviivoja: Tavallinen (kova) - käytetään sanoissa, joihin tavuviiva kuuluu riippumatta siitä joutuuko se tavutus-vyöhykkeelle esim. linja-auto, osa-aika Tavutusvihje Yhdysviiva Kiinteä välilyönti Ctrl - Ctrl - Ctrl (välilyönti) esim. kynsi-lakka, jolloin ohjelma tavuttaa sanan yhdysosien välistä, mikäli se joutuu tavutusvyöhykkeelle esim. Anna-Maija tai -15 o C, jolloin ohjelma ei tavuta sanoja, vaan katkaisee yhdysosan välistä tai siirtää viivan sanan mukana kiinteä välilyönti estää jakamasta sanoja niiden välistä, esim mk, jolloin ohjelma pitää sekä luvun että laadun aina samalla rivillä. Käytetään esim. puhelinnumeroissa, luvuissa, joissa tuhaterottimena on välilyönti yms. TYYLIT JA MALLIT Samaan asiakirjaan, jopa yhteen kappaleeseen voi liittää erilaisia määrityksiä: merkkikoko ja -laji, sisennys yms.. Ne voi tietysti tehdä joka kerta erikseen, mutta kun määrityksiä on paljon, se on hidasta ja hankalaa. Asiaa helpottaa tyylien ja asiakirjamallien käyttö. Tyyli sisältää kaikki määrätyn kappaleen ulkoasuun kuuluvat määritykset ja koko kappale voidaan muotoilla kerralla. Wordissa on runsaasti valmiita tyylejä, joita käytetään Aloitus (Home)-välilehden Tyylit (Styles)-ryhmästä. Tyyliä käytetään viemällä kohdistin kappaleeseen, johon tyyli halutaan ja valitsemalla haluttu tyyli. Jos niistä löytyy työhösi sopivat tyylit, käytä niitä. Muussa tapauksessa joudut muokkamaan valmiita tyylejä tai tekemään kokonaan uudet. Uusi tyyli ja tyylin muokkaus Yksinkertaisimmillaan uusi tyyli luodaan valitsemalla valmiiksi muotoiltu kappale. Avataan pikatyylivalikoima ja tehdään valinta Tallenna valinta uudeksi pikatyyliksi (Save selection as a New Syle). Byös olemassa olevaa tyyliä voi muokata haluamakseen. Napsauta hiiren kakkospainikkeella muokattavaa tyyliä Tyylit (Styles)-ryhmästä. Napsauta avautuvasta ikkunasta valintaa Muokkaa (Modify ). Näytölle avautuu Muokkaa tyyliä (Modify Styles)-ikkuna. Muotoiluja voi muokata Muotoilu (Formatting)-kohdasta, jonka esikatseluruudusta näet muotoilun vaikutuksen. Matti Vuorikoski 6 (24) Tietotekniikkakoulutus

7 Napsauttamalla ikkunan vasemmassa alareunassa olevaa painiketta Muotoile (Format) avautuu valikko, josta valitaan tarkemmin mitä muotoillaan. Valinnoista avautuu sama valintaikkuna, joka avautuu vastaavan työkaluryhmän avaimesta. Tätä kautta voi myös tehdä täysin uusia tyylejä. Silloin annetaan tyylille nimi Nimi: (Name:)-ruudussa. Tyylin tyyppi: (Style type:)-ruudussa. Tyyli saattaa perustua johonkin olemassa olevaan tyyliin, jolloin valinta tehdään kohdassa Tyylin lähde: (Style based) on:). Kohdassa Seuraavan kappaleen tyyli (Style for following paragraph). Sen jälkeen tehdään tarvittavat muotoilut Muotoile (Format)-painikkeesta avautuvista valintaikkunoista. Valinnalla Lisää pikatyyliluetteloon (Add to Quick Styles list), uusi tyyli voidaan lisätä pikatyylilistaan. Muita vaihtoehtoja ovat Vain tässä asiakirjassa (Only in this document) ja Malliin perustuvissa uusissa asiakirjoissa (New document based on this template). Lopuksi napsautetaan OK. Tyylin poistaminen asiakirjasta Tyyli voidaan poistaa pikatyylivalikoimasta napsauttamalla tyyliä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista pikatyylien valikoimasta (Remove from Quick Style Gallery). Napsauttamalla pikatyylivalikoiman avainta, avautuu näytölle tehtäväruutu Tyylit (Styles). Siitä voi käyttää tyylejä samalla tavalla kuin pikavalikoimastakin. Kun hiiren osoitin viedään tyylin nimen päälle, sen ympärille piirtyy reunaviivat valinnan merkiksi. Vasemman painikkeen napsautus ottaa tyylin käyttöön valitulle alueelle. Kakkospainikkeen napsautus avaa valikon, josta pääsee muokkaamaan tyyliä ja poistamaan sen sekä lisäämään tyylin pikatyylien valikoimaan. Wordin sisäisiä oletustyylejä ei voi poistaa, ainoastaan itse tehdyt. Matti Vuorikoski 7 (24) Tietotekniikkakoulutus

8 TAULUKOT Taulukon luominen Taulukot ovat tekstinkäsittelyohjelman tuhattaitureita. Niillä voidaan toteuttaa monipuolisia muotoilutoimia. Taulukkomuotoon kirjoitetussa tekstissä yhteen kuuluvat tekstit pysyvät samalla kohdalla. Taulukkoa voidaan myös käyttää sarkainten asemasta esimerkiksi erilaisia luetteloita tehtäessä. Jo toimenpiteen nimikin taulukointi viittaa toimenpiteiden vaihtoehtoisuuteen. Asiakirjaan voidaan myös lisätä Excelin taulukko, jolloin käytettävissä ovat Excelin laskenta- ja muotoiluominaisuudet Wordissa. Taulukoita voidaan luoda useilla tavoilla. Taulukon sisään voidaan myös lisätä toinen taulukko. Voit luoda taulukon seuraavasti: 1. Siirrä kohdistin siihen kohtaan, johon haluat taulukon tulevan. 2. Napsauta välilehden Lisää (Home) valintaryhmän Taulukko (Tables)-painiketta Taulukko (Table). tauluk- 3. Kuljeta hiirtä mallitaulukon päällä ja valitse haluamasi määrä rivejä ja sarakkeita, näet valintasi asiakirjassa esikatseluna. Kun ko on haluamasi kokoinen, napsauta hiirellä. 4. Olet nyt luonut taulukon rungon ja kohdistin näkyy taulukon ensimmäisessä solussa. Kirjoita haluamasi tiedot. 5. Esiin tulevat myös Taulukkotyökalut (Table Tools), joista valintanauha Rakenne (Design) on aluksi esillä. Välilehti Asettelu (Layout) on toinen käytettävä välilehti Excel-taulukko Wordissa 6. Tee haluamasi muotoilut näiden valintanauhojen kautta. Excelin taulukko lisätään samaa reittiä kuin Wordin omakin taulukko komennolla Excel-laskentataulukko (Excel Spreadsheet). Word-asiakirjaan avautuu Excelin taulukko ja Excelin välilehdet ja ryhmät. Olemme kuitenkin edelleen Wordissa. Kun tarvittava laskenta on tehty, napsautetaan taulukon ulkopuolelle, jolloin Wordin työvälineet palaavat käyttöön. Excelin taulukkoa päästään muokkaamaan kaksoisnapsauttamalla siihen. Matti Vuorikoski 8 (24) Tietotekniikkakoulutus

9 KUVITUS JA PIIRTÄMINEN Tutkielmassa saatetaan tarvita kuvia ja piirroksia havainnollistamaan asiaa. Word tarjoaa tähän hyvät mahdollisuudet. Microsoft Office-ohjelmistopakettiin kuuluu kuvakirjasto, jota voit käyttää lähes kaikissa Office-paketin ohjelmissa. Voit käyttää tekstin tehosteena ohjelman valmiita kuvia ja piirtotyökalujen toimintoja. ClipArt-kuvan lisääminen 1. Vie tekstikohdistin paikkaan, johon haluat lisätä kuvan. 2. Napsauta välilehden Lisää (Insert) - ryhmän Kuvat (Illustrations)-pai- niketta ClipArt. 3. Esiin tulee tehtäväruutu ClipArt. pois, ko- HUOM! Kohdan Etsintäkohde: (Search in:) Valinnasta Web-kokoelmat (Web Collections) kannattaa ottaa rasti jos haluat etsinnän tapahtuvan nopeammin ja vain oman neen kuvia käyttäen. Kohdan Haluttu tulos: (Resulst should be:) valinnoista Videot (Movies) ja Äänet (Sounds) kannattaa ottaa rasti pois, jos haluat etsiä vain via. 4. Kirjoita kohtaan Etsi: (Search for:) hakemaasi aihepiiriä kuvaava hakusana ja napsauta painiketta Siirry (Go). 5. Esiin tulee hakusanaasi vastaava kuvaluettelo. Napsauta kuvaa tai vaihtoehtoisesti kuvan viereen ilmestyvää painiketta ja valitse avautuvasta pikavalikosta vaihtoehto Li- sää (Insert). 6. Kuva tulee asiakirjaasi siihen kohtaan, jossa tekstikohdistin on. Kuva jää valituksi eli aktiiviseksi, jolloin sen ympärillä näkyy Kehys. Samalla tulevat esiin Kuvatyökalut (Picture Tools) lisävälilehdellä Muotoile (Format). 7. Voit muotoilla kuvaa monipuolisesti. ku- 8. Suurenna tai pienennä kuvaa tilanteen mukaan vetämällä kuvan kehyksessä olevista koonmuutoskahvoista. Kuvan mittasuhteet pysyvät oikeina, kun vedät pyöreistä nurkkakahvoista. 9. Vihreästä kiertokahvasta vetämällä voit tarvittaessa kiertää kuvaa vapaasti. Matti Vuorikoski 9 (24) Tietotekniikkakoulutus

10 10. Oletuksena kuva tulee tekstin rivitysasetuksin Tekstin tasossa (In Line with Tekst). Tällöin et saa vedettyä kuvaa sivun alueelle, jossa ei ole tekstiä. Jos haluat asettaa kuvan mielivaltaiseen paikkaan sivulla, valitse Tekstin rivitys (Text Wrapping) ryhmästä Järjestä (Arrange) ja tee esimerkiksi valinta Neliö (Square). Tällöin voit vetää kuvan mihin kohtaan haluat ja asettuu kuvan ympärille. Valinnalla Ylä- ja alapuolella (Top and Bottom) teksti asettuu kuvan ylä- ja alapuolella. Valinnasta Erikoisasettelu: (More Layout Options ) tulee esiin ikkuna Erikoisasettelu (Advanced). Täältä voit tehdä samat asettelut kuin valmiista painik- keista ja lisäksi muita tarkkoja asetuksia kuvalle. 11. Painikkeesta Sijainti (Position) aukeaa joukko valmiita kuvan asettelupaikkoja sivulla. Niillä voit kokeilla saatko kuvan asettumaan haluamallasi tavalla. Kohdasta Erikoisasettelu (More Layout Options ) tulee esiin sama ikkuna kuin edellisenkin kohdan valinnasta Erikoisasettelu. Täältä voit tehdä samat asettelut kuin valmiista painikkeista ja lisäksi muita tarkkoja asetuksia kuvalle. 12. Napsauta lopuksi kuvan ulkopuolella, niin palaat tekstinkäsittelyyn. Kuvan lisäys kuvatiedostosta Sijoita kohdistin siihen kohtaan asiakirjassa, johon haluat kuvan tulevan. ryhmän Kuvat (Illustra- Napsauta Välilehden Lisää (Insert) tions)-painiketta Kuva (Picture). Esiin tulee ikkuna Lisää kuva (Insert Picture). valin- Avaa kansioikkunasta kansio, jossa kuvatiedosto on, valitse tiedosto ja napsauta taikkunan painiketta Lisää (Insert). Kuva ilmestyy kohdistimen kohtaan. Voit muokata kuvaa kuten ClipArt-kuvaa. Kuvan kopiointi toisesta asiakirjasta Kopiointi tapahtuu periaatteessa samoin kuin asiakirjan sisälläkin. 1. Avaa tiedosto (asiakirja), jossa kopioitava kuva on. 2. Valitse kuva ja napsauta välilehden Aloitus (Home)-valintaryhmän Leikepöytä (Clipboard) painiketta Kopioi (Copy). 3. Vie kohdistin kohde asiakirjan siihen kohtaan mihin haluat kuvan tulevan 4. Napsauta samasta valintaryhmästä painiketta Liitä (Paste). Matti Vuorikoski 10 (24) Tietotekniikkakoulutus

11 Piirtäminen MS Officen piirtotyökaluilla voi tehdä hyvinkin näyttäviä piirroksia. Niiden käytössä on hieman eroja eri Office ohjelmissa, tässä opettelemme niiden peruskäytön nimenomaan Wordissa. 1. Napsauta valintanauhan Lisää (Insert)-ryhmän Kuvat (Illustrations)-pai- niketta Muodot (Shapes). 2. Valitse esiin tulevasta piirtovälineistöstä haluamasi. sitten haluamasi muoto. Piirros jää valituksi. Piirtotyökalut (Drawing Tools) 3. iirrä tulevat tällöin esiin lisävälilehdellä Muotoile (Format). 4. Tee tältä valintanauhalta tarkempi muotoilu. Esimerkki: Viivoitus 1. Napsauta piirtotyökalua Viiva (Line). 2. Vedä viiva hiiren avulla haluamaasi kohtaan. Viivasta tulee helposti vaakasuora, kun pidät viivaa vetäessäsi alhaalla näppäimen Vaihto (Shift). Vapauta tällöin hiiren ykköspainike ennen kuin vapautat näppäimen Vaihto(Shift). Muotoile viiva haluamallasi tavalla valintanauhan valmiista painikkeista esimerkiksi painike Muodon ääriviiva (Shape Outline) tai valintaryhmän Koko (Size) avaimesta avautuvien kattavien vaihtoehtojen avulla. Matti Vuorikoski 11 (24) Tietotekniikkakoulutus

12 SMARTART SmartArt-kaavio on tekstin ja grafiikkaobjektien yhdistelmä, jota voidaan käyttää havainnollistamaan prosessin kulkua, ilmiön hierarkisuutta, osien keskinäisiä suhteita yms. 1. Välilehti Lisää (Insert) 2. Valintaryhmästä Kuvat (Illustrations) valinta SmartrtArt. Esiin tulee ikkuna SmartArt grafiikkaobjektin valitseminen (Choocse a SmartArt Grphhic). Oletuksena on valittu ikkunan vasemman reunan luokka Kaikki (All). Keskimmäisessä sarakkeessa näkyy valittuna ensimmäinen kaikista käytettävissä olevista SmartArt-työkaluista. Oikeassa reunassa ovat ohjeet siitä mihin valittua työkalua tarkoitus käyttää. Esimerkki: Organisaatiokaavio. 3. Valitse työkaluryhmä Hierarkia (Hierarchy). Esiin tulevat kyseistä ryhmää koskevat työkalut, ensimmäinen on valittuna ja ohjeet ovat ikkunan oikeassa reunassa. 4. Valitse haluamasi työkalu ja napsauta OK. Esiin ilmestyy valitun työkalun mukainen pohja. Matti Vuorikoski 12 (24) Tietotekniikkakoulutus

13 5. Käyttöön tulevat SmartArt-työkalut. Oletuksena ovat esillä lisävälilehden Rakenne (Desing)-työkalut. Napsautus välilehteen Muotoile (Format) tuo esille muotoilutyökalut. 6. Täytä pohjassa olevat kohdat, muuta rakennetta ja tee haluamasi muotoilut kunnes organisaatiokaavio on valmis. 7. Napsauta tekstialuetta ja SmartArt on valmis. Matti Vuorikoski 13 (24) Tietotekniikkakoulutus

14 SISÄLLYSLUETTELO Kannen jälkeen on sisällysluettelo, jossa luetellaan tutkielman lukujen otsikot ja niiden alkusivun numero (ks. kuva). Sisällysluettelon asettelun ja typografian avulla on tarkoitus auttaa lukijaa myös hahmottamaan tutkielman kokonaisuus ja lukujen hierarkia: mitkä ovat päälukuja, mitkä ala-, mitkä luvut ovat hierarkiassa samalla tasolla. Sisällysluettelon tekeminen tutkielmaan on tekstinkäsittelyllisesti vaativa tehtävä, koska Wordin automaattisesti tekemä sisällysluettelo ei sellaisenaan yleensä täytä vaatimuksia, vaan sisällysluetteloa joudutaan muokkaamaan. Sisällysluettelon luominen Sisällysluettelon päivitys Lopullisen sisällysluettelon tekemisen aika on vasta, kun työ on valmis. Wordin automaattisesti tekemä sisällysluettelo on helppo päivittää automaattisesti. Automaattinen päivitys ei kuitenkaan toimi muokatussa sisällysluettelossa, joten muokkaus jätetään viimeiseksi toimenpiteeksi. Word luo sisällysluettelon otsikkotyyleillä merkityistä teksteistä, mutta otsikon tyyli tekstissä ja sisällysluettelossa eivät välttämättä ole samat. Kun asiakirjan kaikki otsikot on muotoiltu otsikkotyyleillä, sisällysluettelo voidaan luoda haluttuun kohtaan asiakirjassa. Otsikkotyyleihin perustuva sisällysluettelo kannattaa tehdä varsin varhaisessa vaiheessa siksi, että sisällysluettelossa olevia otsikoita voi käyttää myös linkkeinä siirtymiseen ko. kohtaan asiakirjassa. Siirrä kohdistin kohtaan, johon haluat sisällysluettelon ja avaa välilehdellä Viittaukset (References Sisällysluettelo (Table of Contets))-ryhmässä oleva Sisällysluettelo (Table of Contets) valikoima. Valikoimassa on useita rakenneosina asiakirjaan lisättäviä otsikkotyyleihin perustuvia sisällysluetteloita. Valitse haluamasi. Sisällysluettelo poistetaan ikkunan alaosassa olevalla valinnalla Poista sisällysluettelo (Remove Table of Contents). Luettelot, myös sisällysluettelo, ovat itse asiassa kenttäkoodeja. Niiden päivittäminen on helppoa, jos asiakirjaan tehdään muutoksia luettelon luomisen jälkeen. Vie tekstikohdistin sisällysluetteloon ja napsauta Viittaukset (References) välilehden ryhmässä Sisällysluettelo (Table of Contets) olevaa Päivitä taulukko (Update Table)-komentoa. Avautuvasta ikkunasta voit päivittää tilanteen mukaan joko vain sivunumerot (Updates page numbers only) tai koko luettelon (Updates entire tables). Koko luettelon päivityksestä ei ole haittaa ja sillä varmista myös otsikoiden sisällön päivityksen. Matti Vuorikoski 14 (24) Tietotekniikkakoulutus

15 Päivityksen voi tehdä myös pikavalikosta. Napsauta kakkospainikkeella sisällysluettelon päällä ja valitse avautuvasta pikavalikosta komento Päivitä kenttä (Update Field). Näytölle avautuu sama valintaikkuna kuin edellä. Sisällysluettelon muokkaaminen Oletuksena Word ottaa sisällysluetteloon kolmen ylimmän tason otsikkotyylit. Jos asiakirjassa on käytetty useampia otsikkotyylejä, ne saadaan mukaan Sisällysluettelo (Table of Contets)-painikkeen valikoiman komennolla Lisää sisällysluettelo (Table of Contets) avautuvasta ikkunasta. Näytä tasot (Show levels)-ruudusta valitaan haluttu jäsennystasojen määrä. Ei ole haittaa, vaikka tasoja olisi valittuna enemmän kuin niitä asiakirjassa on. Esikatselu (Print Preview)-ikkunassa nähdään, miltä valittu tyyli näyttää. Valinnalla Näytä sivunumerot (Show page numbers) näytetään sivunumerot ja valinnalla Tasaa sivunumerot oikealle (Right aling page numbers) sivunumerot tasataan sivun oikeaan reunaan. Otsikoiden ja sivunumeroiden väliin voidaan sijoittaa täytemerkki, joka valitaan Täytemerkki (Tab leader)-ruudun luettelosta. Luettelo avautuu napsauttamalla hiirellä ruudun oikeassa päässä olevaa nuolenkärkeä. Lopullinen sisällysluettelo Lopullisen sisällysluettelon muodosta on erilaisia ohjeita, tarkista aina omalta laitokseltasi täsmälliset vaatimukset. Vaatimuksena saattaa olla, että sisällysluettelon ja tekstin otsikoiden on oltava typografisesti samanlaisia ja tällöin joudut muokkaamaan sisällysluetteloa. Word 2007 tarjoaa muokkaukseen useita mahdollisuuksia. Valitse Sisällysluettelo (Table of Contets) valikoimasta vaihtoehto Manuaalinen sisällysluettelo (Manual Table). Luettelossa olevan ohjetekstin paikalle kirjoitetaan omat otsikot ja sivunumerot. Voit myös käyttää tyylejä, joten saat muotoiltua otsikot samalla tyylillä kuin ne ovat tekstissäkin. Matti Vuorikoski 15 (24) Tietotekniikkakoulutus

16 Hakemisto Hakusanojen merkintä Tällä tavalla saat tekstin ja sisällysluettelon typografian vastaamaan toisiaan, mutta tekemien on työlästä ja näin tehtyä sisällysluetteloa ei voi päivittää. Siksi se tehdään viimeiseksi. Saman voit toteuttaa myös käyttämällä hyväksesi Wordin taulukkotoimintoa. Lisää taulukko, jossa on kaksi saraketta. Vasempaan sarakkeeseen tulevat otsikot ja oikeaan sarakkeeseen sivunumerot, otsikko ja sivunumero omalla rivillään. Tällöinkin voit käyttää tyylejä hyväksesi. Voit käyttää hyväksesi myös Wordin valmiita malleja muokkaamalla niitä. Valitse Sisällysluettelo (Table of Contets) valikoimasta vaihtoehto Lisää sisällysluettelo (Insert Table of Contents). Napsauta avautuvasta Sisällysluettelo (Table of Contents)-ikkunasta painiketta Muokkaa (Modify ). Näytölle avautuu viereisen kuvan mukainen ikkuna. Nyt voit muotoilla kunkin tason (Sisluet 1 jne/toc 1 jne) otsikot samanlaisiksi kuin ne ovat tekstissäkin. Muotoilu tapahtuu Muokkaa (Modify )-painikkeella avautuvassa ikkunassa samalla tavalla kuin tyylejä muokatessa. Näin muokattua sisällysluetteloa voit myös päivittää. Hakemisto ja erilaiset viittaukset sekä lähdeluettelo viimeistelevät asiakirjan helpottaessaan tiedon löytämistä tekstistä. Hakemisto luodaan asiakirjan loppuun. Mitä laajempi hakemisto tehdään, sitä helpommin etsittävät asiat asiakirjasta löytyvät. Hakemistojen luonti tapahtuu hakemistoviitteiden avulla. Hakemistoviite lisätään haluttuun kohtaan tekstiä ja siihen kirjoitetaan merkkijono siinä muodossa kuin sen halutaan näkyvän hakemistossa. Hakemistoviite lisätään asiakirjaan siihen kohtaan tekstiä, jossa hakemistoon haluttava hakusana sijaitsee. Hakemistoviite lisätään seuraavasti: 1. Etsi tekstistä sana, jonka haluat lisätä hakemistoon ja valitse se. Sanan ei tarvitse olla samassa muodossa kuin haluat sen hakemistoon. Valitse välilehdeltä Viittaukset (References) Merkitse kohde (Mark Entry). 2. Tekstistä valitsemasi sana on Päähakusana (Main Entry)-ruudussa. Halutessasi muokata sanaa, napsauta ruutua ja tee korjaus. 3. Lisää sana hakemistoon painikkeella Merkitse (Mark). Mikäli haluat sanan kaikkien esiintymien näkyvän hakemistossa napsauta Merkitse kaikki (Mark All)-painiketta. Valintaikkuna jää avoimeksi ja voit jatkaa merkintöjen tekemistä. Matti Vuorikoski 16 (24) Tietotekniikkakoulutus

17 Hakemiston tekeminen 1. Tekstikohdistin sijoitetaan siihen kohtaan, josta haluat hakemiston alkavan. Yleensä hakemisto on asiakirjan lopussa. Valitse välilehdeltä Viittaukset (References) Lisää hakemisto (Insert Index). 2. Hakemiston ulkoasua koskevat määritykset tehdään Hakemisto (Index)-valintaikkunassa. Sinänsähän ikkuna on sama, kuin sisällysluetteloa luotaessa, vain välilehti on vaihtunut.napsauta lopuksi OK, jolloin hakemisto luodaan asiakirjaan. Viittaukset Ala- ja loppuviite Asiakirjassa tarvitaan usein myös ala- ja loppuviittauksia. Niiden lisäämistavat ovat samanlaisia. Viittaukset (References)-välilehdellä on painikkeet Lisää alaviite (Insert Footnote) ja Lisää loppuviite (Insert Endnote). Word lisää tekstiin viittauksen numeron ja siirtää tekstikohdistimen viittauksen lajin mukaan joko sivun alareunaan (alaviite) tai asiakirjan loppuun (loppuviite). Kirjoitettuasi viittauksen, pääset näppärästi takaisin tekstikohdistimen edelliseen sijaintikohtaan napsauttamalla Vaihto+F5. Viittausten oletusmäärityksiä pääset muuttamaan Alaviitteet (Footnote)-rymän avainpainikkeesta avautuvassa Ala- ja loppuviite (Foodnote and Endnote)-ikkunassa. Määritykset vaikuttavat myös jo olemassa oleviin viitteisiin. Matti Vuorikoski 17 (24) Tietotekniikkakoulutus

18 Ristiviite Ristiviite on merkintä, joka ohjaa etsimään lisätietoa jostakin asiakirjan toisesta kohdasta. Ristiviitteen aluksi kirjoitetaan viitteeseen liittyvä teksti, esimerkiksi Ks: sivu. Viittaus tehdään Viittaukset (References)-välilehden valinnalla Ristiviite (Cross reference). Avautuvan valintaikkunan Viittauksen tyyppi (Reference type) valitaan haluttu asiakirjan kohta viittauksen kohteeksi. Ruudusta Lisää viittaus (Insert Reference to) valitaan näkyviin tieto, jonka halutaan näkyvän viittauksessa. Ikkunan alaosa muuttuu Viittauksen tyyppi (Reference type)- valinnan mukaan, ja siitä voidaan valita paikka tai asiakirjan osa, johon viittaus kohdistuu, esimerkiksi otsikko tai sivunnumero. Voit lisätä myös molemmat: lisää ensin valinnalla Otsikkotason teksti (Heading text) haluamasi otsikko ja sen jälkeen valinnalla Sivunumero (Page Number) sivunumero otsikon perään. Oletuksena ristiviittaus lisätään hyperlinkkinä. Sen voit muuttaa poistamalla Ristiviite-ikkunassa valinnan kohdasta Lisää hyperlinkkinä (Insert as hyperlink). PITKÄT ASIAKIRJAT Asiakirjan osat Yhteen tiedostoon tallennettu asiakirja voidaan jakaa osiin niin, että eri osissa voidaan käyttää toisistaan poikkeavia sivumuotoiluja kuten vaikkapa erilaiset ylä- tai alatunnisteet eri sivuille tai pitää vaihtaa jonkin sivun tulostussuuntaa. Monet toiminnot lisäävät automaattisesti uuden osan tekstiin. Esimerkkinä tästä on tekstin palstoitus. Tässä katsotaan osanvaihdon tekeminen erillisellä komennolla. Osanvaihtoja on neljää eri tyyppiä: Seuraava sivu (Next Page) Uusi osa alkaa seuraavan sivun alusta Jatkuva (Continuous) Uusi osa alkaa tekstikohdistimen kohdalla olevalta riviltä Parillinen sivu (Even Page) Uusi osa alkaa seuraavan parillisen sivun alusta. Tarvittaessa väliin jää tyhjä sivu. Pariton sivu (Odd Page) Uusi osa alkaa seuraavan parittoman sivun alusta. Tarvittaessa väliin jää tyhjä sivu. Osanvaihto lisätään Sivun asettelu (Page Layout) välilehden valikoimasta Vaihdot (Breaks). Matti Vuorikoski 18 (24) Tietotekniikkakoulutus

19 Erilaisia tunnisteita asiakirjassa Ylätunniste tulostetaan jokaiselle sivulle sivun yläreunaan ja alatunniste sivun alareunaan. Ensimmäisellä sivulla voi olla erilainen tunniste kuin muilla. Parillisilla ja parittomilla sivuilla voi olla erilaiset tunnisteet. Nämä valinnat tehdään Sivun asettelu (Page Layout)-välilehden Sivun asetukset (Page Setup)-ryhmän avaimesta avautuvan Sivun asetukset (Page Setup)-ikkunan välilehdestä Asettelu (Layout), jossa on määrittelyt Erilainen pariton ja parillinen (Different odd and even) ja Erilainen 1. sivu (Different First Page). Nämä eivät edellytä asiakirjan osittamista. Varsinaiset ylä- tai alatunnisteet tehdään tällöinkin Lisää (Insert)-välilehden Ylä- ja alatunniste (Header & Footer)-ryhmän painikkeilla Ylätunniste (Header) tai Alatunniste (Footer). Ensimmäinen sivu on yleensä kansilehti. Sitä varten Word 2007:ssä on oma komento Lisää (Insert)-välilehden Sivut (Pages)-ryhmässä. Napsauta Kansilehti (Cover Page)-painiketta ja valitse avautuvasta valikoimasta haluamasi kansilehti. Kansilehdessä on valmiina määrittely Erilainen 1. sivu (Different First Page), eikä sitä varten luoda uutta osaa. Tunnisteet asiakirjan eri osissa Jos asiakirjan eri kohdissa pitää olla erilaiset tunnisteet tai vaihtaa reunuksia tai tulostussuuntaa, täytyy asiakirja jakaa osiin. Kun asiakirja on jaettu osiin, tehdään tunnisteet normaalisti Lisää (Insert)-välilehden Ylä- ja alatunniste (Header & Footer)-ryhmän painikkeilla. Vie tekstikohdistin asiakirjan alkuun ja ositetaan asiakirja valitsemalla Sivun asettelu (Page- Layout)-välilehdeltä Vaihdot/Seuraava sivu (Breaks/Next Page). Näin luodaan osaan 1 sijoittuva uusi sivu ja tekstikohdistin jää osan 2 ensimmäisen sivun alkuun. Valitse seuraavaksi Lisää (Insert)-välilehdeltä Ylätunniste (Header) ja valitse haluamasi tunniste, joka jää varsinaisen asiakirjan tunnisteeksi. Napsauta vielä painiketta Linkitä edelliseen (Link to Previous), jolloin yhteys edelliseen osaan katkeaa. Kummassakin osassa on vielä sama tunniste. Napsauttamalla Edellinen osa (Previous Section)-painiketta, pääset muokkaamaan ensimmäisenosan tunnistetta. Voit poistaa sen tai tehdä erilaisen tunnisteen. Jokaisessa osassa voit myös antaa omat asetukset, kuten marginaalit, tulostussuunnan jne. TIEDON JAKAMINEN OHJELMIEN VÄLILLÄ Microsoft Office 2007 on ohjelmapaketti, johon kuuluu eri ohjelmia. Jokainen niistä on tehty tiettyä tarkoitusta varten. Excel taulukkolaskenta Word tekstinkäsittely PowerPoint esitysgrafiikka Access tietokanta Ohjelmien välillä voi helposti kopioida ja siirtää tietoja linkittää tietoja ohjelmasta toiseen käyttää myös toista ohjelmaa toisen sisällä Matti Vuorikoski 19 (24) Tietotekniikkakoulutus

20 Tiedon siirto ja kopiointi Tiedon siirtoa ja kopiointia Windows -ohjelmien välillä voi tehdä usealla eri tavalla. Siirto tai kopiointitapa valitaan tietojen käytöstä riippuen. Seuraavassa katsotaan yleiset tavat ja sen jälkeen tarkastellaan hieman ohjelmakohtaisia ominaisuuksia tietojen siirtämiseen ja kopiointiin. Tieto ohjelmasta toiseen voidaan siirtää tai kopioida joko upottamalla tai linkittämällä. Upottaminen tarkoittaa sitä, että objekti sijoitetaan kokonaan toiseen ohjelmaan, esimerkiksi Excelin taulukko Wordiin. Tällöin objekti siirtyy asiakirjan mukana asiakirjaa siirrettäessä. Alkuperäisen objektin muuttaminen ei muuta upottamalla sijoitettua objektia. Linkityksessä luodaan linkki eli tiedot siitä, missä alkuperäisen objektin tiedosto sijaitsee. Kun linkitettyä objektia muutetaan, muutos tehdään myös alkuperäiseen objektiin, eli objekti muuttuu sekä lähde- että kohdeohjelmassa. Useasta tiedostosta voidaan luoda linkki samaan lähdetiedostoon. Tiedostojen linkittäminen Tavallisessa kopioinnissa tieto siirtyy kopioon sellaisena kuin se on kopiointihetkellä. Alkuperäisen objektin myöhemmät muutokset eivät vaikuta kopioon. Linkitetyssä objektissa alkuperäisen objektin muutokset siirtyvät (päivittyvät) kopioon. Linkit päivittyvät, kun avataan linkkejä sisältävät tiedostot. Linkit voi päivittää manuaalisestikin. Linkitettävää tietoa sisältävä asiakirja on aina ensin tallennettava, jotta linkkiin tulee oikea tiedostonimi ja hakupolku. Linkki luodaan kopioimalla alkuperäisestä asiakirjasta haluttu osa leikepöydälle. Kun kopio liitetään, määritetään sen liitosmuoto ja linkitys: Valitaan linkitettävä teksti tai alue. Annetaan komento Kopioi (Copy) Lisää (Home)-välilehden Leikepöytä (Clipboard) -ryhmän painikkeella). Siirretään kohdistin linkin sijoituskohtaan ja annetaan komento Liitä määräten... (Paste Special). Avautuvasta ikkunasta valitaan kohta Liitä linkki (Paste Link). Valitaan tarvittava muoto ja napsautetaan OK. Objektien upottaminen ja muut ohjelmien yhteydet Objektien upottaminen Linkeissä päivitetään tietoa yhdestä asiakirjasta toiseen asiakirjaan, mikä mahdollistaa asiakokonaisuuksien työstämisen siten, että eri osat tehdään tarkoitukseen sopivimmalla ohjelmalla. Toinen vaihtoehto on upottaa asiakirjaan objekteja. Tässäkin tapauksessa voidaan hyödyntää muiden ohjelmien ominaisuuksia. Esimerkiksi Word-asiakirjaan voi upottaa Excel-taulukon tai kuvan. Upotettua objektia työstetään aina jonkin muun kuin sijaintiohjelman työkaluilla. Tiedosto ja siihen upotettu objekti muodostavat yhden tiedoston. Kopioitavasta tiedosta voi tehdä upotetun objektin tai asiakirjaan voidaan luoda kokonaan uusi objekti. Kopioitaessa valitaan valintaikkunassa Liitä määräten... (Paste Special)-muodoksi objekti, esimerkiksi. Microsoft Excel-laskentataulukko Objekti (Microsoft Excel Worksheet Object). Uusi upotettu objekti luodaan seuraavasti: Sijoita kohdistin objektin sijoituskohtaan. Anna komento Liitä (Paste) - Liitä määräten... (Paste Special). Näytölle avautuu Liitä määräten... (Paste Special)-ikkuna. Valitse Linkitetään: (As:)-luettelosta ohjelma, jolla objekti luodaan ja napsauta OK.. Näytölle vaihtuu kyseisen ohjelman valikot ja objektille rajataan vinoviivoituksella erotettu alue asiakirjaan. Luo objektin sisältö ja napsauta lopuksi objektin kehyksen ulkopuolelle. Matti Vuorikoski 20 (24) Tietotekniikkakoulutus