Hallintopäällikkö. Opintoasiainpäällikkö

Transkriptio

1 Liikunta-ja terveystieteiden tiedekunnan palvelukeskus Hallintopäällikkö Talouspalvelut Henkilöstöpalvelut Matkustuspalvelut Tekniset palvelut ja TVT-palvelut Opintoasiainpäällikkö Opiskelijapalvelut

2 Certia, Vaasa Palvelukeskus Henkilöstö- ja talousasiat Palkka-ajot Viranomaistilitykset (sotu, verot, eläkkeet ) Osa palvelussuhdeasioista Personec F järjestelmän ylläpito ja pääkäyttäjäoikeudet Travel, Rondo, SAP Oikeuksien avaaminen ja sulkeminen hallintokeskuksen pyynnöstä Salasanojen avaaminen Pankkiyhteysohjelmiston käyttöön liittyvät toiminnot Ohjaustietojen ylläpito

3 Yhteydenotto suoraan Certiaan Pääsääntöisesti yhteydenpito tiedekunnan ja Certian välillä tapahtuu sisäisen palvelukeskuksen henkilöstön toimesta. Henkilö voi olla suoraan yhteydessä itseään koskevissa asioissa Certiaan seuraavissa tapauksissa muutosverokortti joko henkilön itsensä lähettämänä tai verotoimistoa voi pyytää toimittamaan kortin suoraan veroprosentin nosto veroprosentin alentaminen edellyttää muutosverokorttia pankkitilin muutos virheelliset palkanmaksut verokortin palautuspyyntö palkkatodistuspyyntö Certian henkilöstöasioiden yhteystiedot: Puh Postitse lähetettävät asiakirjat: Certia Yliopistojen palvelukeskus, JY Heha, PL 102, Vaasa

4 Hallintokeskus/JY Henkilöstöasiat Ohjeistus, neuvonta, tiedotus Hakuilmoitukset Palkkauspäätökset sisältäen alustavat palkkauspäätökset ja erillispalkkiopäätökset Työnantajapäätökset VPJ tasoista (HR järjestelmä jää käyttöön) Lakisääteisten poissaolojen ja perhevapaiden käsittely Ulkomailla työskentely ja siihen liittyen verotus-, sosiaaliturvayms asioiden hoito ja ohjeistaminen / Uusi tehtävä Työterveys, tapaturma, työhyvinvointi, työsuojelu, henkilöstön kehittäminen ja kouluttaminen Eläkeasiat Työnantajatoimintaan liittyvät asiat sisältäen luottamusmiesasiat Vaaliasiat Yliopistotason tilastointi, raportointi, henkilöstötilinpäätös

5 Hallintokeskus/JY Talousasiat Ohjaa yliopiston toimintaa sen strategian mukaisesti, huolehtii yliopistoa koskevista yhteisistä sopimuksista ja niiden käyttöönotosta, ohjeistuksesta ja valvonnasta Päättää vastuunjaosta yliopiston ja Certian välillä Kustannuspaikkojen ja projektien perustaminen ja sulkeminen, vastuullisen henkilön toteaminen Vastaa kassanhallinnasta Oikeuksien myöntäminen Toiminnallisten ohjeiden laatiminen ja ylläpitäminen Keskitetty hankintatuki

6 Tiedekunnan palvelukeskus Henkilöstöpalvelut Työsopimuksen teko ja siihen liittyvät tehtävät koko tiedekunnan osalta Päivi Hypén, huone L-366 Anne Holm, huone L-366 Tiedekuntatason henkilöstösuunnitelma, budjetointi, hakuilmoitukset tiedotus Heikki Herva Pirjo Koikkalainen/Minna Herpola Mirja Björk vastaa Vuokatin osalta henkilöstö-, opinto- ja talousasioista

7 Henkilöstöasiat Tiedekunnan palvelukeskus hoitaa Tutkinto- ja koulutustietojen ylläpidon Henkilötietojen ylläpidon VPJ-esimiestietojen tallentamisen Työsopimuksen valmistelun, tekemisen ja tulostamisen Allekirjoitetun työsopimuksen vastaanottamisen jälkeen sopimuksen aktivoinnin Säästövapaa- / Lomarahanvaihtosopimusten tallentamisen Poissaolo- ja lomatietojen tarkistuksen (ESS) Työsuhteen päättymiseen liittyvät tehtävät Työsopimuksen allekirjoittaminen edellyttää aina henkilökohtaista käyntiä Päivin tai Annen luona, jolloin myös on todistettava henkilöllisyys ja esitettävä alkuperäiset tutkintotodistukset ja muut mahdolliset esim. lomiin vaikuttavat työtodistukset

8 Tiedekunnan palvelukeskus Henkilöstöpalvelut Laitokselta tulevat esitykset rekrytoitaviksi henkilöiksi (nimi, nimike, aika, vaatitaso (OV/MV) sekä projektikoodit toimitetaan henkilöstöasioista hoivalle palvelukeskuksen henkilölle laitoksella sovittavan menettelytavan mukaisesti. Lomake työn alla Suoraan projektinjohtajalta/amanuenssin kautta?? Henkilöstösihteerit hoitavat työsopimuksen allekirjoitusvalmiuteen Henkilöstösihteerit hoitavat rekrytoitavasta henkilöstä tiedon saatuaan hänelle kulkuluvat, tietohallintokeskuksen käyttöoikeudet, kopioavaimet jne Henkilöstösihteerit tuottavat henkilöstöjärjestelmästä kuukausittain laitoksen nimeämälle henkilölle yhteenvedon päättyvistä työsuhteista Rekrytoinnin jatkaminen tai uuden henkilön rekrytointi tulee tehdä kuukautta ennen työsuhteen päättymistä, jotta turvataan katkeamaton palkanmaksu, kulkuoikeudet ja tietohallintokeskuksen palvelut

9 Tiedekunnan palvelukeskus Henkilöstöpalvelut Työsuhteen päättyessä henkilöstösihteerit hoitavat tarvittavat toimenpiteet järjestelmään lomarahan maksamiseksi Henkilöstösihteereille palautetaan avaimet, henkilökuntakortti sekä kopiolätkä. Henkilöstösihteeri hoitaa avaimen palautuksen edelleen virastomestareille Henkilöstösihteerit hoitavat työtodistuksen asianomaiselle. Arvioinnin työtodistukseen toimittaa laitoksen johtaja/projektin johtaja

10 Tiedekunnan palvelukeskus Matka-asiat Matkasihteeri koko tiedekunnan henkilökunnalle Leena Hakala, L-330 Päivi Hypén, varahenkilö Matkasuunnitelmaa tehtäessä seuraavaksi käsittelijäksi laitetaan aina Leena Hakala Virkamatkaesitystä laadittaessa oltavat tiedossa maksava taho/projekti -> vaikuttaa tiliöintiin. Käytäntö ohjeistetaan erikseen

11 Tiedekunnan palvelukeskus Talouspalvelut: Valtionavun (ent. toimintameno) seuranta Minna Herpola, liikuntabiologian laitos Päivi Hypén, liikuntatieteiden laitos Marja Petman, terveystieteiden laitos Pirjo Koikkalainen, tiedekunta kokonaisuudessaan, palvelukeskus ja tiedekunnan yhteiset Projektien taloushallinto ja sitä hoitavat henkilöt Suomen Akatemia ja Tekes: Tiina Aho ja Katja Pylkkänen Opetusministeriö ja muut ministeriöt: Marja Petman ja Minna Herpole EU-hankkeet: Tiina Aho ja Katja Pylkkänen Säätiöt, yritykset, muut rahoittajat: jaetaan työtilanteen mukaan Vivecan rahoitukset: Pirjo Koikkalainen/Minna Herpola

12 Projektien taloushallinto Projektin hakuvaiheessa budjetointi tehdään yhteistyössä sen projektisihteerin kanssa, jonka tehtäväalueeseen ko. rahoittajalle menevä anomus kuuluu Kun rahoituspäätös on tullut budjetointi tehdään yhdessä projektisihteerin kanssa, joka vie budjetin SAP-järjestelmään Projektisihteeri raportoi projektin johtajalle kuukausittain (tai tarvittaessa myös useammin) projektin taloudesta sekä tekee tarvittavat muutokset budjettiin. Projektisihteeri osallistuu hankkeen raportointiin tuottamalla rahoittajan tarvitsemat raportit SAP-järjestelmästä

13 Projektissa työskentelevät Työsopimuksen allekirjoituksen yhteydessä projektissa työskentelevälle annetaan lomake, josta löytyy mm. käytettävä kirjanpidon tili projektikoodi tai koodit, jos rahoittajia on useampi joita tulee käyttää AINA kirjattaessa kuukausittain tunteja SOLEen tehtäessä matkasuunnitelmaa/matkalaskua Traveliin tilattaessa tavaraa projektille tähän on oltava lupa projektinjohtajalta. Nämä tiedot annetaan toimittajan laskun viitetietoihin tilauksen yhteydessä

14 DYNASTY Diaaria laajennetaan vuoden 2010 aikana sopimushallinnan järjestelmällä mikä tarkoittaa sitä, että projektin koko elinkaari kirjataan järjestelmään, josta muodostuu projektien arkisto Kaikista rahoitushakemuksista tulee toimittaa kappaleet palvelukeskukseen asiaa hoitavalle projektisihteerille, joka toimittaa asiakirjat edelleen järjestelmään skannattavaksi. Rahoituspäätöksistä/hylkäyksistä tulee tieto kirjaamon kautta palvelukeskukseen. Mikäli rahoituspäätös/hylkäys tulee suoraan tutkijalle, tulee se toimittaa palvelukeskukseen edelleen järjestelmään skannattavaksi.

15 Lisätietoja Tiedekunnan palvelukeskuksen www-sivut, jonne päivitetään ohjeita ja ajankohtaisia tiedotteita Henkilöstöpalveluiden sivustot: