HALTIK Hallinnon tietotekniikkakeskus. Vuosikertomus 2008

Transkriptio

1 HALTIK Hallinnon tietotekniikkakeskus Vuosikertomus 2008

2 Toimitus Eija Hiukka Valokuvat Sirpa Määttänen ja Eija Hiukka Taitto Teemu Pokela Paino Vammalan Kirjapaino Oy, 2009 Painopaperi Galerie Art Silk 250g (kannet) ja Galerie Art Silk 150g (sisus)

3 Sisällys Sisällys...3 Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK...4 Johtajan katsaus...6 Direktörens översikt...7 Organisaatio...8 Hallintoyksikkö...9 Keskeisinä tavoitteina sisäiset kehittämishankkeet...9 Henkilöstö...10 Talous...11 Asiakkuusyksikkö Asiakkaan Asialla (AAA)...13 Asiakastyytyväisyystutkimus...15 Taustaa...15 Tulokset...15 Palvelutuotantoyksikkö...17 Monipuolisia verkkopalveluja asiakkaille...17 Keskitetyt lähiverkkopalvelut...18 Käyttöpalvelut turvaa tietojärjestelmien jatkuvan toiminnan...18 Sovelluspalvelut...19 Kehitysyksikkö...20 Monipuolista kehitystyötä hallinnonalalle...20 Kohti tavoitetilaa...21 Asiakaspalveluyksikkö...22 Laatua, luotettavuutta ja kustannustehokkuutta...22 Tilanteen tasalla 24/ Palvelutehokkuutta takalinjamallilla...23

4 4 Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK tuottaa sisäasiainministeriön hallinnonalalle sisäisen turvallisuuden ja maahanmuuton tarvitsemia tieto- ja viestintäteknisiä palveluita. Viraston tehtäväksi on määritelty tieto- ja viestintätekniikan kehittämis-, asiantuntija-, koulutus- ja tukipalvelujen tuottaminen sisäasiainministeriölle ja hallinnonalan muille valtion virastoille ja laitoksillle siten kuin palvelujen tuottamisesta on palvelusopimuksessa sovittu kyseessä olevien virastojen ja laitosten kanssa. HALTIK aloitti toimintansa Poliisin tietohallintokeskuksen pohjalta sen tehtäväaluetta laajentaen. Viraston avajaisia vietettiin HALTIKin päätoimipaikka on Rovaniemi. Vastuullisuus Yhteisöllisyys luotettava yhteistyöllä menestyvä ja hyvinvoiva Monitaitoisuus Haltik on tehokas ja turvallinen Tavoitteellisuus osaava ja onnistuva oikeudenmukainen ja rehellinen Reiluus ICT PALVELUKESKUS

5 5 HALTIKin tehtävä HALTIK kehittää ja pitää yllä turvallisuudesta vastaavien viranomaisten ICT-huoltovarmuutta HALTIKin sisäinen tavoitetila 2013 HALTIKin ulkoinen tavoitetila 2013 HALTIK on turvallisuudesta vastaaville viranomaisille korkean käytettävyyden tieto- ja viestintäteknisiä ratkaisuja tuottava jatkuvan toiminnan palvelukeskus. HALTIKin palvelut perustuvat tuotepohjaiseen liiketoimintamalliin ja integraattoritoimintaan yhdessä kumppanien kanssa. HALTIK vaikuttaa aktiivisesti alan EUtasoisessa yhteistoiminnassa ja tietohallintostandardien kehittämisessä. HALTIKin on verkostoitunut globaalien ja kustannustehokkaiden ICT-toimijoiden kanssa. Suomi on Euroopan turvallisin maa. Yhteiskunnan elintärkeisiin toimintoihin kohdistuvat uhat on torjuttu viranomaisyhteistyön sekä kehittyneiden kansallisten ja kansainvälisten ICT -ratkaisujen avulla. Suomessa on toiminnassa turvallisuudesta vastaavien viranomaisten tietoverkko ja palvelut, jotka ovat kansainvälisesti yhteensopivia. Suomalaisten ICT -yritysten toiminta on siirtynyt halvan tuotannon maihin. HALTIKin kumppanit toimivat globaaleissa verkostoissa. HALTIK on alallaan globaalin kehityksen kärjessä ja työyhteisönä moniarvoinen, kannustava ja mahdollistava.

6 6 Johtajan katsaus Kansainvälisissä verkostoissa liikkuvan vaikuttavan tiedon määrän kasvu sekä tiedon yhä lisääntyvä merkitys tuotannontekijänä ovat muuttaneet valtioiden ja sitä kautta myös turvallisuudesta vastaavien viranomaisten toimintaympäristöä. Hallinnon tietotekniikkakeskus HALTIK perustettiin vastaamaan kustannustehokkaasti tietohallinnon palvelujen avulla erityisesti sisäisen turvallisuuden ja maahanmuuton toimintaympäristön muutoksen haasteisiin. HALTIKista säädetyssä valtioneuvoston asetuksessa viraston tehtäviksi on todettu tieto- ja viestintätekniikan kehittämis-, asiantuntija-, tietoturva-, tuotanto-, hankinta-, raportointi-, koulutus- ja tuki palvelujen tuottaminen sisäasiainministeriölle ja hallinnonalan muille virastoille ja laitoksille sekä muille valtion virastoille ja laitoksille siten kuin palvelujen tuottamisesta on palvelusopimuksissa sovittu kyseessä olevien virastojen ja laitosten kanssa. Lisäksi HALTIKin on todettu tuottavan sille erikseen säädettyjä tai sisäasiainministeriön päätöksellä määrättyjä hallinnonalan tietojärjestelmiä, tieto liikennepalveluita ja rekistereitä koskevia palveluita. HALTIKin ensimmäisenä toimintavuotena on kohdattu sekä ennakoituja että yllättäviäkin haasteita niin palvelujen kehittämisessä ja tuottamisessa kuin tilaajatuottajamalliin perustuvan palvelukeskuksen hallinnollisessa toiminnassa ja asiakasrajapinnassa. HALTIKille vuodeksi 2008 asetettu keskeisin tavoite oli käynnistää ja organisoida toiminta siten, että sisäasiainhallinnon tietohallinnon palvelutuotanto säilyy turvattuna. Tässä tavoitteessa onnistuttiin hyvin eikä merkittäviä poikkeamia tai häiriöitä palvelutuotan nossa tapahtunut. Tästä erityinen kiitos jokaiselle HALTIKin tuotannon työntekijälle. HALTIKin palveluita käyttää sisäasianministeriön hallinnonalalla noin asiakasta. HALTIKin kokonaisbudjetti vuonna 2008 oli 36,8 miljoonaa euroa. HALTIKin selkeästi suurin asiakas oli Poliisi 65 % osuudella. Poliisin lisäksi HALTIK tuotti palveluja sisäasiainministeriölle, Rajavartiolaitokselle, Hätä keskuslaitokselle, Maahanmuuttovirastolle, Sisäasiainhallinnon Palvelukeskukselle, valtiovarainministeriölle, Suomen Erillisverkot Oy:lle, Tullille, oikeusministeriölle ja Väestörekisterikeskukselle. HALTIKin henkilöstömäärä vuonna 2008 oli 311 henkilöä. Vuonna 2008 käynnistyi viraston palkkausjärjestelmän laadinta. HALTIKissa oli toiminnan alkaessa toimipisteitä yhteensä 79 eri osoitteessa 45 eri paikkakunnalla. Vuoden 2008 lopussa osoitteita oli 68. HALTIKissa siirrytään asteittain 26 toimipaikkaan vuoteen 2011 mennessä. Loppuvuodesta 2008 sisäasiainministeriö teki päätöksen rakennuttaa Rovaniemelle uudet toimitilat vuosina Rakennushankkeen arvo on noin 46 miljonaa euroa. HALTIKin strategiatyössä arvoiksemme vahvistettiin vastuullisuus ja tavoitteellisuus, yhteisöllisyys ja reiluus sekä monitaitoisuus. Perustehtävämme on tuottaa ja kehittää turvallisuudesta vastaavien viranomaisten ICT -huoltovarmuutta. Tavoitetilassa vuonna 2013 HALTIK on turvallisuudesta vastaaville viranomaisille korkean käytettävyyden tieto- ja viestintäteknisiä ratkaisuja tuottava jatkuvan toiminnan palvelukeskus. Lähi vuosina HALTIKin suurimpina haasteina ovat toiminnan tehokkuus ja kannattavuus, valtionhallinnon tuottavuustavoitteiden saavuttaminen sekä siirty minen nettobudjetointiin vuodesta 2010 alkaen. HALTIKin on kyettävä muuttumaan jatkuvasti ja sopeutumaan toiminta ympäristön asettamiin uusiin vaatimuksiin. Tuija Kuusisto

7 Direktörens översikt 7 Ökningen av den effektiva information som rör sig i de internationella näten samt informationens allt tilltagande betydelse har förändrat staternas verksamhetsmiljö och därigenom även verksamhetsmiljön för de myndigheter som ansvarar för säkerheten. Förvaltningens IT-central HALTIK inrättades för att kostnadseffektivt ta upp utmaningarna av den förändrade verksamhetsmiljön för i synnerhet den inre säkerheten och invandringen med hjälp av dataförvaltningens tjänster. I statsrådets förordning om HALTIK, som stiftades , har till uppgift för ämbetsverket konstaterats vara att producera data- och kommunikationstekniska utvecklings-, sakkunnig-, datasäkerhets-, produktions-, upphandlings-, rapporterings-, utbildnings- och stödtjänster för inrikesministeriets och andra ämbetsverk och inrättningar inom förvaltningsområdet så som avtalats om produktion av tjänster i serviceavtalen med ämbetsverken och inrättningarna. Vidare har det konstaterats att HALTIK dessutom kan producera tjänster som gäller förvaltningsområdets informationssystem, datakommunikationstjänster och register och som särskilt föreskrivits för den eller förelagts den genom inrikesministeriets beslut. Under det första verksamhetsåret för HALTIK har man mött både förutsagda och även överraskande utmaningar såväl inom utvecklingen och produktionen som i den förvaltningsmässiga verksamheten och kundgränssnittet för IT-centralen och vilka grundar sig på modellen beställare-producent. Det centrala målet som ställdes för HALTIK för år 2008 var att inleda och organisera verksamheten så att serviceproduktionen för inrikesförvaltningens informationsförvaltning bevaras tryggad. I detta mål lyckads man väl och inga betydande avvikelser eller störningar har inträffat i serviceproduktionen. För detta ett särskilt tack till de anställda inom HALTIKs produktion. HALTIKs tjänster utnyttjas inom inrikesministeriets förvaltningssektor av cirka kunder. HALTIKs totalbudget år 2008 var 36,8 miljoner euro. Den klart största av HALTIKs kunder var Polisen med 65 % andel. Förutom för Polisen producerade HALTIK tjänster för inrikesministeriet, Gränsbevakningen, Nödcentralsväsendet, Invandrarverket, Inrikesministeriets Servicecentral, finansministeriet, Suomen Erillisverkot Oy, Tullen, justitieministeriet och Befolkningsregistercentralen. Antalet anställda hos HALTIK år 2008 var 311 personer. År 2008 inleddes arbetet med att utarbeta ett lönesystem för verket. Då verksamheten inleddes hade HALTIK totalt 79 verksamhetsställen på olika adresser i 45 orter. I slutet av år 2008 var adresserna 68. Inom HALTIK övergår man gradvis till 26 orter före år I slutet av år 2008 fattade inrikesministeriet beslut om att låta bygga nya kontorslokaler i Rovaniemi åren Byggprojektets värde är cirka 46 miljoner euro. I strategiarbetet för HALTIK fastställdes ansvar och målinriktning, gemenskap och uppriktighet samt mångkunnighet som våra värden. Vår grundläggande uppgift är att producera och utveckla ICT-servicesäkerhet för de myndigheter som svarar för säkerheten. I måltillståndet år 2013 är HALTIK en servicecentral med kontinuerlig verksamhet som producerar data- och kommunikationstekniska lösningar med hög användbarhet för de myndigheter som svarar för säkerheten. De största utmaningarna för HALTIK de närmaste åren är en effektiv och lönsam verksamhet, ett uppnående av statsförvaltningens produktivitetsmål samt en övergång till nettobudgetering fr.o.m. år HALTIK ska ständigt kunna förändras och anpassa sig till de nya krav som verksamhetsmiljön ställer. Tuija Kuusisto

8 8 Organisaatio HALTIKin organisaation peruslinjaukset valmisteltiin viraston toiminnan käynnistämistä valmistelleessa SMTKK -hankkeessa (Sisäasiainministeriön hallinnonalan yhteisen tietotekniikkakeskuksen perustaminen). Organisoituminen ratkaistiin lopullisesti viraston työjärjestyksessä, joka vahvistettiin Viraston organisaatio perustuu sen palvelutuotannon järjestämiseen. Palvelutuotannon kolme osaaluetta ovat tietoliikenteen, tietojärjestelmien ja niiden käyttöpalvelujen tuottaminen, josta vastaa Palvelutuotantoyksikkö, asiakasvirastojen työasemien ja lähiverkkojen tukipalvelujen toteuttaminen sekä valtakunnalliset käyttäjäpalvelut, joista vastaa Asikaspalveluyksikkö sekä asiakkaiden ja viraston oman ICT -kehitystoiminnan tuottaminen, josta vastaa Kehitysyksikkö. Uutena yksikkönä HALTIKiin perustettiin Asiakkuusyksikkö, joka vastaa viraston ja sen asiakasorganisaatioiden välisen rajapinnan hallinnasta sekä HALTIKin palvelujen hinnoittelusta. Perinteisempää viraston toiminnan organisointitapaa edustaa Hallintoyksikkö, joka vastaa HALTIKin talous-, henkilöstö- ja yleishallinnosta sekä turvallisuustoiminnasta. Ensimmäisen toimintavuoden aikana käynnistettiin valmistelut aluepalvelutoiminnan eriyttämiseksi Asiakaspalveluyksiköstä omaksi yksikökseen. Aluepalveluyksikön toiminta alkaa vuoden 2009 ensimmäisellä neljänneksellä. Johtaja Tuija Kuusisto Hallintoyksikkö Mauri Posio Asiakkuusyksikkö Ilkka Jolma Kehitysyksikkö Virve Kivelä Palvelutuotantoyksikkö Anne Sandberg Asiakaspalveluyksikkö Pasi Lantto Aluepalveluyksikkö Kyösti Salonen alkaen

9 Hallintoyksikkö 9 Uuden viraston hallintoyksikkö organisoitui toiminnan alussa neljään tiimiin taloustiimi, turvallisuustiimi, viestintätiimi ja yleis- ja henkilöstöhallintotiimi. Vuoden 2008 lopulla hallintoyksikön organisaatiota muutettiin siten, että yleis- ja henkilöstöhallintotiimi jaettiin yleishallintotiimiin ja henkilöstötiimiin. Keskeisinä tavoitteina sisäiset kehittämishankkeet Hallintoyksikön vuoden 2008 tulossopimuksen keskeisiä tavoitteita olivat viraston sisäisten kehittämishankkeiden toteuttaminen, HALTIKin Rovaniemen päätoimipaikan uuden toimitilan rakentamishankkeen edistäminen sekä viraston toiminnan ja talouden keskeisten perusteiden laatiminen. Viraston sisäisiä kehittämishankkeita 2008 olivat HALTIKin organisaation, johdon ja henkilöstön kehittämishanke, viraston sisäisen intraja ekstranetpalvelujen suunnittelu, viraston palkkausjärjestelmätyön sekä viraston turvallisuussertifiointityön käynnistäminen. Sisäiset kehittämishankkeet toteutuivat suunnitellulla tavalla ja ne kaikki jatkuvat vuoden 2009 aikana. Rovaniemen uuden toimitilan lopullinen toteuttaminen varmistui, kun tilahankkeen vuokrasopimukset allekirjoitettiin Toimitilan päävuokralaisena on Senaatti-kiinteistöt, joka vuokraa tilat niiden omistajayhtiö RL-Nordic Oy:lta ja vuokraa tilat edelleen HALTIKille. Vuokrasopimuksen mukaan tilat luovutetaan HALTIKille HALTIKin organisaation, johdon ja henkilöstön kehittämishanke on viraston toiminnan kannalta merkittävä kehittämisponnistus. Hankkeen aikana luodaan viraston johtamis-, työhyvinvointi- ja osaamisenhallintamallit. Hankkeen koko henkilöstön koulutuksen painopistealueiksi valittiin keskeisiä teemoja, joilla kehitetään viraston toimintatapoja. Vuoden 2008 aikana hankkeeseen liittyen tehtiin henkilöstökysely, jonka tuloksena viraston sisäistä tiedottamista tehostettiin. Edelleen vuoden 2008 aikana hankkeen tuloksena on Mauri Posio, hallintojohtaja laadittu viraston arvot, toiminta-ajatus, ulkoinen ja sisäinen visio, viraston toimintaympäristön analyysi sekä viraston kriittiset menestystekijät tulosprismalogiikan mukaisesti. Toinen HALTIKin henkilöstön kannalta merkittävä hanke on ollut viraston palkkausjärjestelmän laatiminen. HALTIKin palkkausjärjestelmän perustana tulee olemaan Palkkavaaka -järjestelmä. Palkkausjärjestelmätyön tavoitteena on, että viraston uusi palkkausjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön vuoden 2009 aikana. Hallintoyksikön vuoden 2008 tavoitteeksi asetettiin myös kustannuslaskennan kehittämisen aloittaminen ja hinnoitteluperusteiden määrittäminen yhdessä asiakkuusyksikön kanssa siten, että viraston ensimmäiset alustavat hinnoitteluarviot ovat valmiit ja tarkennettu vuoden loppuun mennessä. Tavoitteen mukaiset ensimmäiset hintatiedot on kyetty muodostamaan. Kus-

10 10 Sukupuolijakauma tannuslaskennan ja hinnoitteluperiaatteiden luomista Sukupuolijakauma varten nimettiin hallintoyksikön ja asiakkuusyksikön Naiset Miehet Naiset Miehet yhteinen työryhmä. Hinnoittelua valmisteltiin myös osana viraston liiketoimintasuunnitelmaa. Vuoden 2008 aikana käynnistyi myös viraston turvallisuussertifiointihanke, joka on HALTIKin toiminnan 150 kehittämisessä keskeisessä roolissa. Samoin käynnistettiin viraston oma sisäinen tarkastustoiminta, viraston laillisuusvalvonta ja tietosuojatyö. Nämä toiminnot ovat osa normaalia johtamista, jossa ratkaiseva vastuu laillisuusvalvonnan käytännön toteutuksesta on esimiehillä. 0 Virasto on järjestänyt toimintajakson aikana koulu Vuosi Vuosi tustilaisuuksia, joissa henkilöstöä on perehdytetty virkamiehen virkatoimien lainmukaisuuteen. HALTIKin tietosuojavastaavana toimii hallintolakimies. Tietosuojavastaavan tehtävänä on organisaation erityisasiantuntijana auttaa rekisterinpitäjää saavuttamaan hyvän Vakituisen ja määräaikaisen henkilöstön osuudet henkilötietojen käsittelytavan ja mahdollisten erityislakien edellyttämä korkea tietosuojan taso. Viraston Vakituisen ja määräaikaisen henkilöstön osuudet Vakituiset Määräaikaiset Vakituiset Määräaikaiset hallinnollisten rekistereiden osalta järjestettiin tietosuoja-arviointi, jonka keskeisenä kohteena olivat henkilörekisterien rekisteriselosteet. 200 Henkilöstö 150 Hallinnon tietotekniikkakeskuksen henkilöstö koostuu perustamisen yhteydessä virastoon siirtyneistä sisäasiainministeriön hallinnonalan eri virastojen tietoteknisistä henkilöistä Siirtoja tehtiin seuraavasti Vuosi Vuosi Poliisin tietohallintokeskus 173 virkaa Sisäasiainministeriö 5 virkaa Rajavartiolaitos 27 virkaa Ikäjakauma Helsingin poliisilaitos ja muut poliisin yksiköt virkaa Hätäkeskuslaitos 18 virkaa HALTIKiin siirtyi myös useita määräaikaisia virkasuhteisia henkilöitä. Lisäksi virastoon siirrettiin 4 henkilöä Sisäaisianhallinnon palvelukeskuksesta. Henkilöstön kokonaismäärä oli 311 henkilöä, joista vakinaisia henkilöitä oli 281 sekä määräaikaisia 30. Henkilöstön keski-ikä on 42 > >60 vuotta.

11 Talous HALTIKin toimintamäärärahat vuonna 2008 olivat yhteensä euroa. Hallinnon tietotekniikkakeskuksen toimintamenojen osuus koko määrärahasta oli euroa, Julkisen hallinnon verkkoturvallisuuden edistämiseen suunnattua määrärahaa oli yhteensä euroa ja Poliisitoimen toimintamenojen hankerahoitusta virastolle oli myönnetty vuodelle 2008 yhteensä euroa. Muu rahoitus koostuu Sisäasiainhallinnon palvelukeskuksen ja Pelastustoimen toimintamenojen vuoden 2007 siirtomäärärahasta, valtiovarainministeriön julkisen hallinnon edistämiseen ja työhyvinvoinnin edistämiseen suunnatusta määrärahasta sekä virastolle myönnetystä niin sanotusta KAI- KU -rahasta, joka on valtiokonttorin myöntämä määräraha, joka on tarkoitettu uuden organisaation työyhteisön toiminnan tukemista. Lisäksi Hallinnon tietotekniikkakeskus kirjasi valtiovarainministeriön momentille (Euroopan Unionin osallistuminen matkakustannusten korvauksiin) yhteensä euroa. Tuloja Hallinnon tietotekniikkakeskukselle kertyi vuonna 2008 yhteensä 7,1 miljoonaa euroa. Tulot koostuvat pääosin eri virastojen kanssa tehdyistä palvelusopimuksista. Tulot olivat edelliseen vuoteen verrattuna 4,7 miljoonaa euroa suuremmat, koska viraston tulossopimuksessa sovittiin toiminnan kattamisesta erikseen laskutettavilla palvelusopimuksilla. Koko toiminnan menot ilman investointeja ja laskennallisia eriä olivat 38 prosenttia suuremmat kuin vuonna Kasvu johtuu HALTIKin perustamisesta johtuvista kertaluonteisista kustannuksista, henkilöstömäärän kasvusta ja IT- palveluiden oston kasvusta. Aineisiin ja tarvikkeisiin määrärahaa käytettiin 0,6 miljoonaa euroa enemmän kuin edellisenä vuonna, henkilöstökulut olivat 5,8 miljoonaa euroa suuremmat kuin vuonna 2007 ja palveluiden ostot kasvoivat 3,5 miljoonalla eurolla. Vuokramenot kasvoivat edelliseen vuoteen verrattuna vain 0,1 miljoonaa euroa, matkakulut 0,2 miljoonaa euroa ja muihin kuluihin kirjatuissa lisenssikustannuk- Kulujakauma 13 % 38 % 4 % 2 % 2 % 41 % Palveluiden ostot Henkilöstökustannukset Muut kulut Aineet ja tarvikkeet Investoinnit Vuokrat Palveluiden ostot Muut kulut Investoinnit Henkilöstäkustannukset Aineet ja tarvikkeet Vuokrat Rahoituksen käyttö Kulut yhteensä sissa oli kasvua edelliseen vuoteen verrattuna 0,4 miljoonaa euroa. Investointeja tehtiin vuoden 2008 aikana 0,6 miljoonalla eurolla ja se on 3,1 miljoonaa euroa vähemmän kuin edellisen vuoden investoinnit. HALTIKin toimintamääräraha vuonna 2008 oli kokonaisuudessaan huomattavasti suurempi kuin edellisenä vuonna viraston perustamisesta johtuen. Määrärahasta jäi käyttämättä euroa, josta HALTIKin toimintamäärärahan osuus oli euroa. 11

12 12 Talousarvion toteutuma 2008 Selite MUUT Julkisen Poliisin Hallinnon Yhteensä (Palke, PEO, VM ja EU) hallinnon verkkoturvallisuuden edistäminen hankeraha tietotekniikkakeskuksen toimintamenot 1. Tuotot Muut tuotot Sisäiset muut tuotot TUOTOT YHTEENSÄ Kulut Aineet ja tarvikkeet Atk-laitteet ja -ohjelmat (ei pitkäaikaiset) Kuljetusvälineiden käyttökulut Toimistotarvikkeet Toimitilojen LVIS Muut aineet, tarvikkeet ja tavarat Sisäiset aineet ja tarvikkeet Henkilöstökustannukset Kiinteät palkat Työaikakorvaukset Ylityökorvaukset Lomaraha Muut palkkausmenot Henkilöstösivukulut Vuokrat Toimitilojen vuokrat Kuljetusvälineiden vuokrat Muut vuokrat Palvelujen ostot IT-palvelut Toimistopalvelut Henkilöstöpalvelut Asiantuntija-, tutkimus- ja koulutuspalvelut Toimitilojen kiinteistöpalvelut Kuljetusvälineiden ylläpito Muut palvelut Muut kulut Matkakulut Henkilöstölle maksetut korvaukset Muut kulut KUSTANNUKSET YHT Kustannukset ilman laskennallisia eriä Investoinnit Kuljetusvälineet Tieto/viestintälaitt./järj Toimitilojen kalustaminen Muut investoinnit Hallinnan siirrot Investoinnit yht RAHOITUKSEN KÄYTTÖ YHT Saatu rahoitus yhteensä Toimintamääräraha Ed. vuodelta siirtynyt 0 Seuraavalle vuodelle siirtyvä (sisältää toimintamenot sekä hankerahoituksen)

13 Asiakkuusyksikkö Asiakkaan Asialla (AAA) 13 Asiakkuusyksikkö vastaa HALTIKin asiakashallinnasta, hankintatoimesta ja lisenssienhallinnasta sekä niihin liittyvästä sopimustoiminnasta. HALTIKin perustaneessa hankkeessa yksikön nimenä oli myyntiyksikkö, jolle määritellyt tehtävät ja vastuut painottuivat uudentyyppisen tilaaja-tuottaja -mallin myynti- ja sopimustoimintaan sekä keskitettyyn hankintaan. HALTIKin toiminnan alkaessa yksikön nimeksi muutettiin asiakkuusyksikkö ja tehtävien osalta painoa siirrettiin myyntitoiminnasta asiakashallintaan. Asiakkuusyksikön toimintojen toimintamallien suunnittelu, organisointi sekä henkilöstön rekrytointi oli yksikön toiminnan painopiste vuoden 2008 aikana. Ensimmäisenä uutena asiakkuuden hoitoon liittyvänä tehtävänä asiakkuusyksiköllä oli työstää palvelusopimukset asiakkaiden kanssa. Asiakkuuden hoidon rinnalle yksikkö sai vastuulleen HALTIKin keskitetyt hankinta-asiat. Asiakkuusyksikkö on jaettu vastuualueidensa mukaisesti asiakastiimiin ja hankintatiimiin. HALTIKin aloittaessa toimintansa asiakkuusyksikössä oli yhteensä neljä henkilöä. Vuoden 2008 lopussa yksikkö oli kasvanut 10 henkilön vahvuiseksi, josta neljä toimi asiakastiimissä, neljä hankintatiimissä ja kaksi yksikön yhteisissä toiminnoissa. Asiakastiimin henkilöistä yksi oli Rajavartiolaitoksen komennusmies ja yksi sisäisin järjestelyin osapäiväisesti lainattuna palvelutuotantoyksiköltä. Vuoden 2008 aikana sisäisen rekrytoinnin kautta asiakkuusyksikköön siirtyi kaksi henkilöä, asiakaspäällikkö ja lisenssiasiantunti ja ulkoisien rekrytointien kautta palkattiin kaksi henkilöä, hankintatiimin esimiehenä toimiva sopimuslakimies ja hankintaasiantuntija. Lisäksi vuoden 2008 lopussa oli meneillään rekrytoinnit ja sisäiset järjestelyt kolmen henkilön lisäyksen osalta, jotka eivät ehtineet toteutua vuoden loppuun mennessä. Keskeisimmät haasteet asiakkuusyksikön toiminnan osalta liittyivät asenteisiin ja toimintamalleihin. Aikaisemmin virastojen sisäisesti tietoteknisiä palveluja tuottavat henkilöt siirrettiin IT-palveluja tuottavaan HALTIKiin, jolloin henkilöiden entisistä työtovereista tuli asiakkaita. Palveluasenteen korostaminen kaikessa toiminnassa ja Asiakas on kuningas -viesti olivat yksikön ydinteemoja. Asiakkaiden osalta muutos työn ohjaajasta palveluiden ostajaksi oli suuri ja heijastui HALTIKin toimintaan erityisesti palvelusopimusneuvotteluissa, joiden osalta taloudelliset rajat oli lyöty lukkoon jo aikaisemmin määrärahapäätöksiä tehtäessä. Hankintojen osalta toimintaa voitiin jatkaa Poliisin tietohallintokeskuksen aikana kehitettyjen hyvien käytäntöjen ja ohjeistusten pohjalta. Keskeisimpiä muutoksia olivat hankintatoimen siirtäminen hallinnosta asiakkuusyksikköön ja erillisen hankintatiimin kokoaminen. Kasvava hankintavolyymi, monet HALTIKin vastuulle siirtyvät koko hallinnonalan ICT-hankinnat sekä uutena palveluna käynnistyvä keskitetty lisenssienhallinta edellyttivät hankintatoimen resurssien vahvistamista, mikä loi samalla myös perusteet oman hankin- Ilkka Jolma, asiakkuusjohtaja

14 14 noista, hankintasopimuksista ja lisenssienhallinnasta vastaavan tiimin perustamiselle. Asiakkuusyksikön keskeisiä tehtäviä vuonna 2008 olivat muun muassa Yksikön toiminnan käynnistäminen, suunnittelu, organisointi ja rekrytoinnit. Palvelusopimusten solmiminen HALTIKin suurimpien asiakkaiden kanssa HALTIKin perustamishankkeen tuottamien sopimusmallien pohjalta. Asiakashallintamallin, jossa merkittävimpinä asioina olivat asiakkaittain nimetyt asiakaspäälliköt sekä asiakkaiden ohjaus- ja seurantaryhmätoiminta, kehittäminen, lanseeraminen ja käynnistäminen. HALTIKin asiakkuuksien neuvottelukunnan työn käynnistäminen. Uudentyyppisen asiakastyytyväisyystutkimuksen toteuttaminen yhdessä asiakastyytyväisyystutkimuksiin erikoistuneen kumppanin kanssa. Lisenssienhallintatoiminnan käynnistäminen. Hankintatoimen vahvistaminen, hankintatoiminnan määrämuotoistaminen ja suunnitelmallisuus sekä hankintaohjeistuksen päivittäminen. Työaseman elinkaaripalvelun (3StepIT) käynnistäminen hankinnan osalta. Palveluluettelon pääpalveluiden täsmentäminen ja siihen liittyvän työajan seurannan kehittäminen ja käyttöönotto kesällä 2008 yhdessä taloustiimin kanssa. Liiketoimintamalliprojektin käynnistäminen; projektiin kuuluvat asiakashallinta, sopimusmallit, palvelukatalogin uudistaminen, palvelu- ja tuotantokuvausten uusiminen, palveluiden hinnoittelu ja palvelukohtainen kustannusseuranta.

15 HALTIKin toiminnan kokonaisarviointi 15 Vahvuus Kehittämisalue K1. Miten tyytyväinen olette HALTIKIN toimintaan K2. Toiminnan muutos viimeksi kuluneen puolen vuoden aikana K3. HALTIK tukee organisaation tavotteiden saavuttamista 64 9 Heikko / Kohtalainen Erittäin hyvä / Todella erinomainen Asiakastyytyväisyystutkimus Taustaa Marraskuussa suoritettiin HALTIKin ensimmäinen asiakastyytyväisyystutkimus. Tutkimus selvitti HALTIKin kyvykkyydet tuottaa palveluja ja lisäarvoa asiakkaalle. Lisäksi tutkimuksessa selvitettiin HALTIKin palveluasennetta ja kykyä hoitaa asiakassuhteita. Tutkimuksen toteutti Add Value Research Finland Oy, joka on toteuttanut vastaavia tutkimuksia muun muassa. operaattoreille ja it-palveluita tarjoaville yrityksille. Tiedonkeruu suoritettiin webkyselynä. Kohderyhmänä tutkimuksessa olivat HALTI- Kin asiakasorganisaatioiden johto, it-asiantuntijat ja loppukäyttäjät. Kyselyitä lähetettiin kaiken kaikkiaan , joista kyselyyn vastasi Arvointi suoritettiin Add Valuen käyttämällä asteikolla (5 = Todella erinomainen, 4 = Erittäin hyvä, 3 = Hyvä, 2 = Kohtalainen, 1 = Heikko), jotta tulokset ovat vertailukelpoisia vastaaviin tutkimuksiin. Esitetyissä diagrammeissa on poistettu arvosana hyvä (3) vastaukset ääriarvojen korostamiseksi. Tulokset Asiakkaat ovat kriittisiä Haltikin toiminnan laatuun ja sen tuottamaan hyötyyn. Tyytyväisyyttä HALTIKin toimintaan kokonaisuutena arvioitiin keskiarvolla 2,75. Valtaosa asiakkaista (noin 80 %) koki, että HALTIKin toiminta pysyi samalla tasolla viimeksi kuluneen puolen vuoden aikana. Erään suuren asiakkaan vastaajista jopa 40 % arvioi HALTIKin toiminnan parantuneen. Suuri osa yleisjohdosta ja atk-asiantuntijoista oli tyytymätön siihen tapaan, miten yhteistyötä on kehitetty. Yhteistyön organisointi havaittiin selkeäksi kehittämisalueeksi HALTIKille. HALTIKin palveluista oltiin kohtalaisen tyytyväisiä

16 16 Mihin asioihin HALTIKin halutaan erityisesti panostavan Tärkein Toiseksi tärkein Kolmanneksi tärkein Järjestelmien ylläpitoon Toimialaosaamisen kehittämiseen Työasema- ja lähitukipalveluun HelpDesk-palveluun ja etätukeen 24/7 tukipalveluun Järjestelmien toteutusosaamiseen Asiakassuhteen hoitoon Teknologian valinta- ja arkkitehtuuriosaamiseen Projektiosaamiseen Hankintatoimen osaamiseen Muuhun HelpDesk-, työasema- ja tuki-, tietojärjestelmäpäivystys - sekä tunnushuoltopalveluihin. Myös HelpDesk- ja työasema- ja lähitukipalveluiden tavoitettavuuteen ja palveluasenteeseen oltiin tyytyväisiä, samoin työasema ja lähitukipalvelujen osaamiseen ja ammattitaitoon. Eniten kehitettävää HALTIKilla asiakkaiden näkökulmasta oli projektipalveluissa ja IT-asiantuntijoiden mielestä järjestelmien ylläpito- ja kehitys-, käyttöja verkonhallintapalveluissa. Vastaajat halusivat HALTIKin panostavan erityisesti järjestelmien ylläpitoon. Seuraavaksi eniten panostusta toivottiin toimialaosaamisen kehittämiseen, työasema- ja lähitukipalveluun sekä HelpDesk-palveluun ja etätukeen. Tulosten analysoinnin jälkeen valittiin keskeisiksi kehittämiskohteiksi asiakasviestinnän ja asiakassuhteen hoitamisen parantaminen, palveluasenteen edistäminen ja palvelukuvausten uudistaminen.