Lainalahkeet pukuvuokrauksen kehittämishanke

Transkriptio

1 2013 Lainalahkeet pukuvuokrauksen kehittämishanke Hannu Pesonen Luotsin Pukuvuokraamo

2 1 SISÄLLYSLUETTELO Hanke 2 Taustaa 2 Alkutilanne (tammi- helmikuussa 2013) 2 Asiakaspalvelu ja vuokraustoiminta 5 Säännöt 5 Lomakkeet 5 Vaatehuollon laput 7 Rekisteri 8 Aloitus/tarve 8 Tutustumiskäynti Ylen Pasilan Puvustamoon Koodikirjan synty 9 Koodin muodostuminen 10 Luotsin pukurekisterin koodikirjan vaiheita 11 Rekisterin kuvaus 12 Käytön aikana tulleita huomioita 14 Vaatekoon määrittely 15 Muita huomioita matkan varrelta 15 Rekisteröintipolku 17 Laitteet 17 Tulostus ja kiinnitys vaatteisiin 17 Viivakoodi 18 Palaute 19 Muuta 19 Kuvat: 19 Liitteet: 19 Lomakkeet: 19 Muut: 19

3 Hanke Hankkeessa järjestettiin perehdytystä ja koulutusta teatteripukuvuokraamotoiminnasta ja teatteripukuihin liittyvästä tyyli- ja pukuhistoriasta. Koulutukseen osallistuivat pukuvuokraamon henkilökunta, yhteistyötahojen edustajat ja muut Luotsi-säätiön henkilöt, jotka osallistuvat työssään Pukuvuokraamon toimintaan. 2 Koulutusta varten koottiin perehdytys- ja koulutusmateriaalipaketti. Materiaalin valmistamisessa hyödynnettiin hankkeen järjestämistä koulutustilaisuuksista ja matkoista koottua informaatiota ja opastusta sekä lukuisia havaintoja aivan arkielämän työkäytänteistä. Pukuvuokraamon varasto sisältää huomattavan määrän teatteripukuja. Näitä ei oltu aikaisemmin luetteloitu ja yksilöity kokonaisvaltaisesti ja järjestelmällisesti. Pukuvuokraamossa työskentelevän oli vaikea ja osin mahdotonkin hahmottaa ja hallita tätä kokonaisuutta. Tuoterekisterin avulla luotiin tukirakenne, mikä mahdollistaa yksilöllisen työskentelyn pukuvuokraamossa. Rekisteriä pyritään jatkokehittämään mahdollisimman helppokäyttöiseksi ja helposti päivitettäväksi. Lisäksi on pyritty huomioimaan erityisesti vajaakuntoisten ja maahanmuuttajien mahdollisuus käyttää rekisteriä työtehtävissään. Hankkeen yhteistyökumppaneina toimivat Hämeenlinnan Teatteri ja TE-palvelut/Työvoiman palvelukeskus. Taustaa Hämeenlinnan Kaupunginteatterin (myöh. Hämeenlinnan Teatterin) Pukuvuokraamo toimi useiden vuosikymmenien ajan Verkatehtaalla. Vuokraamon noin 300 m 2 suuruinen ja paikka oli auki maanantaisin ja torstaisin klo Keväällä 2012 Hämeenlinnan Teatterin hallitus päätti luopua pukuvuokraamotoiminnasta. Talouden sopeuttamisohjelma painoi päälle, oli tarvetta vähentää toimintoja. Pukuvuokraamotoiminta oli tavallaan tukossa; ei ollut resursseja ylläpitää eikä kehittää sitä. Teatterin hallituksella oli edessään viisi vaihtoehtoa: lopetetaan pukuvuokraamon toiminta, siirretään toiminta passiiviseksi, muutetaan toiminta yrittäjävetoiseksi, säilytetään toiminta nykyisellään. Kuudes vaihtoehto syntyi hallitustyöskentelyn kautta kun sieltä ehdotettiin Luotsi-säätiötä toiminnan jatkajaksi. Ehdotus sai kannatusta ja yhteistyöneuvottelut alkoivat. Pukuvuokraamon toiminta siirtyi Luotsisäätiön toiminnaksi alkaen. Kesä ja syksy oli vaatevaraston siirron aikaa ja sen sijoittamista Luotsin Viipurintien yksikköön. Uudessa paikassa salin koko on 350 m 2. Lisäksi kassapalvelut on yhdistetty Hämeenlinnan Seudun Löytötavaratoimiston asiakaspalvelupisteen kanssa. Alkutilanne (tammi- helmikuussa 2013) Pukuvuokraamon syksy ja loppuvuosi oli mennyt pitkälti muuton parissa. Vuokraamo pidettiin auki muuton aikanakin, elokuuta lukuun ottamatta. Näin asiakkaat pystyivät palauttamaan asuja ja tarvittaessa myös vuokraamaan lisää. Monet vaatteet ja tavarat hakevat vielä paikkaansa. Lattioilla on laatikoita, on pussia ja nyssäkkää rekkien alla ja rekeissä roikkumassa. Löytyypä rekkien päädystä valtava hattuvuorikin odottamassa lajitteluaan.

4 Työvalmentaja Anne Kuhlbergin mukaan syksyinen laatikkovaihe oli hankala. Vaatteet olivat laatikoissa odottamassa rekeille pääsyä, mutta aina ei tiennyt mitä mikin laatikko sisältää. Asiakas saattoi kysyä jotain tiettyä asua, mutta siinä tilanteessa ei aina ollut varmuutta missä mikin vaate sijaitsi. Tehtiin pitkiä päiviä, jotta saatiin vaatteet rekeille ja järjestykseen. 3 Suureksi avuksi oli se, että pohjavisio oli valmiina. Tiedettiin suunnilleen mihin mikäkin vaate menisi. Visio auttoi myös oikeankorkuisten rekkien tilaamisessa. Vaatteiden korkeusvaatimukset ja tilavaraukset rekkimetreittäin määriteltiin vanhalla pukuvuokraamolla ennen varsinaisen muuton alkua. Pohjavision lähtökohtina olivat: - sisääntuloon näyttäviä vaatteita (esim. naisten teemavuosikymmenet) - sellaiset vaatteet, mitkä liikkuvat hyvin - vaatekokonaisuuksien määrät - ylärekeille sellaiset jotka eivät liiku usein tai ovat tilaa vieviä - fantasia-asut selkeästi omalle puolelleen salia Miesten frakit liikkuvat keskimäärin vain kerran vuodessa, joten ne sijoittuivat taaimmaiselle rekkiriville. Näiden ympärille oli luonnollista sijoittaa myös muut miesten vaatteet. Samalla luotiin tilanne, jossa miesten juhla-asut olivat tavallaan suojassa Pukuvuokraamon muulta hälinältä. Ennen muuttoa teatteri poisti pukuvarastosta runsaalla kädellä niitä vaatteita jotka eivät syystä tai toisesta olleet liikkuneet. Syynä saattoivat olla huonokuntoisuus, liian pieni koko, jne. Seuraavassa kuvassa on karkeasti jaoteltuna vaatteiden sijainnit tammikuussa Lähimpänä pukuvuokraamon ovea sijaitsee naisten (vaaleanpunainen) vaatteista vuosikymmen vaatteet ja vielä siten, että 60- ja 70-luvun vaatteet ovat heti näkösällä ovesta tultaessa. Näitä vastapäätä olevalla seinustalla ovat ilta- ja hääpuvut. Naisten vaatteiden takana on historialliset puvut (keltainen). Miesten puvut (sininen) on sijoitettu takaosaan omaan osaansa. Fantasia (vihreä) sijaitsee omalla, selkeästi erottuvalla, alueellaan. Suurin osa kengistä ja hatuista sijaitse tässä vaiheessa vielä keittiön edustalla. Päähineet ovat suurimmalta osaltaan vielä laatikoissa ja pusseissa.

5 Historialliset puvut on jaettu aikakausittain ja yleisimpiin tyylisuuntiin sijoitettuna. Joitakin vaatteita on jo tarkemmin yksilöity. Hienoimpia pukukokonaisuuksia on sijoiteltu pukurekkien päihin. Miesten puvuissa erityisesti frakit on jaettu kokojen mukaan erityisesti tulevaa Vanhojenpäivätanssi ruljanssia silmälläpitäen. Myös miesten puvuissa on aikakausiteemoitusta. Housuista on mitattu vyötärön ympärysmitta, housut on jaettu näiden kokoluokkien mukaan. Eri aikakausi-, teema-, ja aihekokonaisuuksien merkintään on käytetty punaisia hyvin erottuvia lappuja, jotka on kiinnitetty vaaterekkeihin. Rekkeihin solmituilla punaisilla nauhoilla on eroteltu eri osuuksia (esim. eri koot) vaatetangoilla. 4 Alkuperäinen visio ja vaatejärjestys muuttui muuton etenemisen mukaan. Tähän vaikutti mm. tilan rakenne ja vaatteiden määrät, eri sesongit ja sesonginmukainen vuokraustoiminta. Esimerkiksi naisten housut päätettiin laskea katosta alarekeille, ja useita rekkejä käännettiin kulun helpottamiseksi. Tässä on saanut rakentaa omannäköistä vuokraamoa kuin omaa yritystä ja kantaa oman kortensa kekoon. Usein ovat tunteet olleet pelissä teatterimaailman tavoin. Anne Kuhlberg, työvalmentaja. Vaaterekisteri koostui tässä vaiheessa tiedostosta, jossa oli lueteltuna eri vaatekokonaisuudet, niiden metrimäärät (tilavaraus vaaterekeillä), korkeudet sekä kuinka paljon kyseistä vaatetta on per metri eli arvioidut kappalemäärät. Lisäksi osaan vaatteista oli olemassa yksilöidyt numeroinnit ja tarkempia taustatietoja (esim. merkinnät historiallisesta ajankohdasta, näytelmä ja näyttelijä.) Edellä esitelty pohjakartta taas toimi Pukuvuokraamon työntekijöille ohjeistuksena mistä mitäkin löytyy. Vuokrauksessa oli käytössä kaksi lomaketta, liite 1 ja liite 2, yksityisasiakkaille ja yritysasiakkaille omansa. Tosin tätä tilannetta ennen oli vielä käytössä Hämeenlinnan teatterin pukuvuokraamon itsejäljentävä lainauskuitti. Ne käytettiin ensiksi loppuun, ennen kuin siirryttiin omiin lomakkeisiin. Toisaalta teatterin kuittien käyttämisellä lievennettiin teatterilta - Luotsille - muutosta ja osoitettiin, että teatterilta tutut palvelut jatkuvat Luotsillakin. Vanhojenpäivän tansseihin oli poikien pukuihin luotu oma lomake, johon merkittiin pukuun tulevat osat ja niiden tiedot, sekä mahdolliset korjaus tai muutostiedot. Liite 3 Muuton myötä on ollut havaittavissa aikaisempaa enemmän kysyntää ja aivan uusia asiakkaita. Tähän on varmasti vaikuttanut osaltaan aikaisempaa parempi saavutettavuus kadun varrella, sijainti katutasossa, omat P-paikat pidemmät aukioloajat ja nyt vuokraamo on auki viitenä päivänä viikossa. Lisäksi muutto sai tiedotusvälineissä paljon mediamyönteistä uutisointia.

6 Vuokraustoiminta 5 Asiakaspalvelu ja vuokraustoiminta Hankkeen alussa tärkeää oli perehtyä Pukuvuokraamon asiakaspalveluun ja pukuvuokrauksen eri tilanteisiin. Asiakaspalvelussa huomio kiinnittyi asiakkaan kohtaamiseen ja hänen toiveidensa kuulemiseen ja toteuttamiseen. Vaatteiden mahdollinen jatkosijoittelu (varaukset, pestävät, korjattavat), sekä muut vaatehuollolliset toimenpiteet. Vuokraustilanteissa lomakkeiden täyttö, maksutilanteet kassalla, jne. Oli havaittavissa teatterin vuokrauskäytäntöjen muuttumista pikkuhiljaa Luotsin vuokrauskäytännöiksi. Eräs alkuvaiheen töistä oli viime vuoden vuokrausten kerääminen rekisteriksi tilastollisia toimenpiteitä silmälläpitäen. Asiakastietoja ei tallennettu koska niihin ei lomakkeissa oltu kysytty lupaa. Säännöt Hankkeen alussa keskityttiin kehittämään Pukuvuokraamolle kattavat vuokraussäännöt. Tiivistetty versio päätettiin sisällyttää itse vuokrauslomakkeeseen ja varsinainen pidempi versio Pukuvuokraamon nettisivuille. Tällöin se olisi jo ennakkoon Pukuvuokraamoon tutustuvien käytettävissä ja tutustuttavana. Samalla myös Pukuvuokraamon nettisivuille lisättiin tarpeellista informaatiota, mm. esittely Lainalahkeet- hankkeesta ja linkki sen kotisivulle. Säännöt ovat osin henkilöstön yhteisen pohdinnan ja järkeilyn tulosta, osin taas muista lainaustoiminnasta hyväksi havaittuja sääntöjä, joita voitiin hyödyntää tässä yhteydessä. Lomakkeet Lomakkeiden päivittäminen vastaamaan käytännön tarpeita oli vuokraustoiminnan kannalta ensiarvoisen tärkeää. Tällä vähennettiin mahdollisten virhetilanteiden syntyä (unohtamiset, väärinkäsitykset) sekä myös vuokraustoiminnan sujuvuuden kannalta. Vuokrauskuitti Yksityinen Liite 1 Vuokrauskuitti Yritys/yhteisö Liite 2 Näitä lomakkeita käytettiin hankkeen alkaessa. Lomakkeet muuttuivat kuukausien kuluessa useaan otteeseen viimeisimmät versiot Liite 6 ja liite 7 (ja liite 8) Yksi ensimmäisistä lisäyksistä oli kohta, jossa asiakas antoi suostumuksensa yhteystietojensa tallentamiseen kanta-asiakasrekisteriin. Pian tämän jälkeen todettiin, että Pukuvuokraamon vuokraussäännöt olisi hyvä olla näkyvillä sekä vuokrauskuitissa että netissä.

7 Vanhojenpäiväpukujen vuokraus Liite 3 Tätä lomaketta käytettiin Vanhojenpäiväpukujen alustaviin pukuvarauksiin ja vaatehuoltomerkintöihin, eli sovitustilanteessa havaittujen muutos/korjaus/lisäystoimenpiteiden merkitsemiseen. Lomake seurasi pukukokonaisuutta muovitaskussa, joka oli kiinnitetty puvun henkariin. Pyrittiin siihen, että nuoret täyttävät lomakkeesta omat yhteystietonsa itse. Suunnitelmissa oli alusta asti tehdä sellainen tiivis infopaketti, mistä pukuasiakkaat voivat kotona tarkistaa pukuja päälle sovittaessaan, että mihin mikäkin osa tulee ja miten kiinnitetään tai säädetään. Oli siis paikallaan luoda pukuvuokraukseen informatiivinen lomake, - Miesten juhlapukujen vuokraus Liite 4 - jossa on pukeutumisohjeet asiakkaille. Samaan lomakkeeseen laitettiin listaukset, mitkä osat frakkiin, sakettiin ja smokkiin oikeastaan kuuluukaan. Tässä lomakkeessa oli myös Pukuvuokraamon säännöt, joihin vuokraaja sitoutui allekirjoituksellaan. 6 Palautelomake Liite 5 Luonnollisesti tuli tarve kuulla asiakkaiden mielipiteet uudistuneesta pukuvuokraamosta ja vuokraustoiminnan sujuvuudesta, haluttiin kerätä kehitysehdotuksia ja kritiikkiäkin. Lomakkeesta haluttiin mahdollisimman helppokäyttöinen. On kiireisille ruksaa hymynaama -osio ja perusteellisemman viestin antajille on monta riviä tilaa asialleen. Lomaketta on jaossa kassapisteen lähellä ja satunnaisesti niitä laitetaan myös vuokrapussien sisään asiakkaalle. Vuokrauskuitti Yksityinen uusin Liite 6 Lomake muuttui kuukausien aikana moneen kertaan, aina siihen tuli jotain lisäyksiä. Tarkastelemme seuraavaksi viimeisintä versiota. Pukuvuokraamon yhteystiedot, aukioloajat, y-tunnus ja internetsivuosoite ovat siirtyneet sivun ylälaitaan tiiviiksi ja yhtenäiseksi paketiksi. Samalla saatiin tilaa lomakkeen alalaitaan. Vuokraajan yhteystiedot ovat selkeästi lomakkeen yläosassa, samoin lupa asiakkaan yhteystietojen taltioimiseen. Vuokrattu-kohdassa on pyritty ohjaamaan lomakkeen täyttäjää enemmän listaamaan tuotteet allekkain. Tyhjät ruudut tuotekohtien perässä ovat tarkoitettu Pukuvuokraamon käyttöön. Niihin merkitään palautustilanteessa ruksi merkiksi tuotteen palautumisesta. Mikäli tuotteita on niin paljon, että on jouduttu ottamaan käyttöön lisälomake (Liite 8), on siitäkin merkintä tuotetietojen vieressä. Säännöt on kerätty omaksi osiokseen lomakkeella, heti niiden välittömässä läheisyydessä on paikka johon vuokraaja kirjoittaa allekirjoituksensa ja samalla sitoutuu pukuvuokraamon sääntöihin. Keltaisella pohjalla on Pukuvuokraamolle tärkeitä päiviä, mistä alkaen vaatteet ovat varattuna ja koska ne haetaan. Lisäksi on ns. kassakuittaus, eli kuka on ottanut maksun vastaan ja koska. Lomakkeen alalaita on varattu Pukuvuokraamon vaatehuollollisiin merkintöihin. Vaatteet tai niiden osien silitys, puhdistus, mahdollinen korjaus tai muutostyöt (lyhennykset) tai vaikkapa pienten lisäosien esim. kalvosinnappien etsiminen merkitään tähän osaan. Asua kuntoon laitettaessa listasta kuitataan tehdyt toimenpiteet. Asiakkaalle asua luovutettaessa tarkistetaan vielä että kaikki kirjatut toimenpiteet on tehty ja kuitattu.

8 Vuokrauskuitti Yritys/yhteisö uusin Liite 7 on lähes identtinen sillä erotuksella, että yritysten yhteystiedot merkitään automaattisesti rekisteriin. Y-tunnuksen lisäksi kysytään myös muut laskutukseen tarvittavat tiedot. Yrityspuolella on käytössä 20 :n minimilaskutus. 7 Liitelomake vuokrauskuitteihin Liite 8 edellä esiteltyjen lomakkeiden kanssa on siis olemassa liitelomake, mihin voidaan tarvittaessa jatkaa vaatteiden merkitsemistä. Mm. kesäteattereilla näitä saattaa olla useita sivuja. Hääpukujen vuokraus Liite 9 Kesän lähestyessä huomattiin, että on tarvetta luoda miesten hääpukujen vuokraukselle oma lomakkeensa. Naisten hääpukujen vuokraus on hyvin minimaalista, joten se jätettiin tämän lomakkeen ulkopuolelle. Lomake on kooste edellä kuvatuista lomakkeista. Tässä lomakkeessa on listattuna eri puvuille kuuluvat osat. Tarkoitus oli, että riveille merkittäisiin kunkin vaatekappaleen yksilöivä koodi, mutta käytännössä siihen on kirjoitettu kaikenlaista muutakin infoa, joten lomake oli heti alkuaan liian ahdas. Asiaa hankaloittaa se, että lomake on muutenkin jo aivan täyteen ahdettu, joten lisätilan luominen tulee muutosvaiheessa aiheuttamaan päänvaivaa. Tähän lomakkeeseen haluttiin lisäksi selkeästi esille osio, jossa on tärkeät päivämäärät nopeasti katsottavissa: varattu, hääpäivä, haetaan ja palautus. Myös pukujen hakua ja palautusta on tarkemmin ohjeistettu lomakkeessa. Vaatehuollon laput Asiakkaan sovitettua asua hän joko ottaa sen heti mukaansa (tällöin tilaisuus on lähipäivinä) tai jättää sen varaukseen Pukuvuokraamoon (tilaisuuteen on vielä aikaa) ja noutaa sen lähempänä tilaisuutta. Vuokrausten lisääntyessä myös tilanne varausrekillä muuttuu enemmän tarkkuutta vaativammaksi. Vaatehuollollisten toimenpiteiden selkeyttämiseksi ja nopeuttamiseksi tehtiin laminoituja lappuja jotka voi laittaa kyseisen vaatteen/puvun henkariin roikkumaan. Erityistä huomiota vaativat kategoriat Kiireellinen ja Korjattava tulostettiin punaiselle paperille huomion lisäämiseksi. Kaksi muuta kategoriaa Pesuun ja Silitettävä on tulostettu tavalliselle valkoiselle paperille. Näin vaatehuollon työntekijät löytävät helpommin toimenpiteitä vaativat vaatteet ja vaate on nopeammin luovutuskunnossa asiakkaalle. Laput poistetaan henkareista kun kyseinen toimenpide on tehty. Samalla toimenpide ruksataan vuokrauslomakkeelle tehdyksi.

9 8 Rekisteri Aloitus/tarve Alusta asti oli selvää että Luotsin Pukuvuokraamoon tarvitaan olemassa olevaa rekisteriä monipuolisempi ja helppokäyttöisempi tuoterekisteri. Silloinen järjestelmä perustui Teatterin pukuvuokraamon erilaisiin näytösperusteisiin rekistereihin, tilavaraus/inventointilistoihin ja osittain muistitietona perittyyn tietoon. Muuton yhteydessä vaatteet saivat aivan uudet paikat ja toiminnan ollessa näin alkuvaiheessa oli järkevää katsastella vaatteiden luokittelua tarkemmin vastaaman nykyajan vaatimuksia. Lisäksi tässä prosessissa tuli huomioida kahden rekisterin yhdistäminen: teatterin vaaterekisterin ja Luotsin oman vaaterekisteriin tulevien uusien hankintojen merkitseminen yhteiseen rekisteriin. Haasteena siis oli selkeän ja ymmärrettävän järjestyksen luonti, jotta pukuvuokraamon vaatejärjestyksen vähemmän tuntevatkin oppisivat helposti käyttämään rekisteriä ja sitä kautta myös tuntemaan vuokraamon vaatejärjestyksen. Myös muistitiedon siirtäminen paperille/yleiseen tietoon, tekisi toiminnasta vähemmän haavoittuvaa, esim. sairaustapausten sattuessa ja se mahdollistaisi myös paremmin harjoittelijoiden itsenäisemmän työskentelyn Pukuvuokraamossa. Alun yksi konkreettisimmista ongelmista oli henkilökunnan saaminen pöydän ääreen miettimään rekisterin sisältöä ja muotoa. Tämä ongelma johtui Pukuvuokraamon muuten positiivisesta ilmiöstä eli lähes jatkuvasta asiakasvirrasta; vanhojenpäivä pukujen sovitus ja varaukset. Muita ongelmia olivat: - vaatteet eivät olleet vielä lopullisilla paikoillaan, niitä löytyi vääristäkin paikoista eli kenelläkään ei ollut tarkkaa käsitystä vaatteiden konkreettisesta jakautumisesta. Rekisterinteon kannalta ihanteellisintahan olisi ollut jos vaatteet olisi ensiksi saatu kukin omalle paikoilleen ja samanlaiset yhteen, olisi ollut selkeät pukukokonaisuudet jne, eikä näitä olisi vuokrattu eikä siirrelty koko rekisteröinnin aikana. Todellisuudessahan näin ei tietenkään voinut olla. - miten kaikki luokitellaan, kuinka tiuhaan ja tarkkaan alaluokkia luodaan - rekisterissä piti myös alusta asti pitää jatkuvasti mielessä kullekin vaatekokonaisuudelle tehtävät tilavaraukset tulevaisuuden laajenemismahdollisuuksia silmälläpitäen. - mitä tehdään kaikille lisukkeille eli esim. miesten puvuissa kalvosinnapit, solmiot, jne - miten kirjataan ylös ja rekisteröidään vaatekappaleet joista käytetään puhekielessä selkeästi tunnistettavia nimiä (esim. ukkohousut) mutta mitkä eivät välttämättä sovellu rekisterin luokan nimeksi. - fantasia-osaston järjestelemättömyys ja luokittelemattomuus huolestutti jo tässä vaiheessa - samaa vaatetta voidaan käyttää eri merkityksissä mihin luokkaan se rekisteröidään - selkeän ja ymmärrettävän rekisterin luonti ehkäisee myös mahdollisten sekalaisten kaatoluokkien syntyä - myös mahdollisten yllätysten ennakointi oli jatkuvasti pidettävä mielessä -miten vaatteen koko näkyy rekisterissä/merkkilapussa? Alusta asti oli selvää, että koon täytyy jotenkin näkyä asiakaspalvelun nopeuttamiseksi ja helpottamiseksi. - millä systeemillä lapukkeet kiinnitetään vaatteisiin, ompelemalla, liimaamalla, jne? - tuleeko lappuun viivakoodi - millaiset laitteet tarvitaan koodilappujen tulostamiseen ja niiden vaatteisiin kiinnittämiseen

10 Tutustumiskäynti Ylen Pasilan Puvustamoon Edellä lueteltu ongelmavyyhti alkoi ratketa tutustuessamme Ylen Puvustamoon ja ompelimoon Pasilassa. Oppaanamme toimi Pia Björkqvist. Ylen puvustamossa on yli satatuhatta artikkelia sijoitettuna tuhanteen neliöön. Oli varsin mielenkiintoista tutustua erilaisiin varastoteknisiin ratkaisuihin, joilla pyrittiin säästämään tilaa. Artikkeleita oli sijoitettu mm. arkistoista tuttuihin sivuttain liikkuviin veivattaviin hyllyköihin, joilla minimoidaan tarvittavaa käytävätilaa. Matalammilla henkareilla oli housuja saatu riippumaan rekissä kolmeen kerrokseen aiemman kahden sijaan. Hattuja oli saatu ripustustekniikalla mahtumaan hyllyväliin yli tuplasti enemmän. Varastohyllysysteemeissä suositeltiin kevytmetallikori ratkaisuja. Hankkeen kannalta tärkeitä tutustumisen kohteita olivat materiaalin luokittelu ja sijoittelu varastolla. Teemat, kokoluokitukset, sijoittelut vaaterekeissä, kokomerkinnät rekeissä ja yleinen logistiikka olivat tarkastelun alla. Vierailun pääkohde oli kuitenkin Ylen käyttämä pukurekisterijärjestelmä. Yle vuokrasi asujaan yksityisille vielä pari vuotta sitten, mutta luopui vuokraustoiminnasta resurssipulan takia. Saimme perusteellisen opastuksen järjestelmän toimintaan ja saimme runsaasti vinkkejä ja ammattilaisen tekemiä huomioita pukuvuokrauksen saralta vuosien ajalta. Myös vaatteisiin merkittäviin koodi-lappuihin saimme hyviä vinkkejä ja ohjeistusta omia hankintojamme ajatellen. Yksi tärkeimmistä ohjeista rekisteriin liittyen oli se, että erilaisia alaluokkia ei kannata olla liikaa rekisteriä ei kannata tehdä liian yksityiskohtaiseksi ja kankeaksi. Muuten se tulee liian työlääksi ylläpitää. Toinen kauaskantoinen ohje oli sisällyttää koodiin asukokonaisuuden eri osien lukumäärä. Eli jos asuun kuuluu takki, housut ja liivi, niin osien lukumääräksi tulee 3. Etiketit vaatteisiin tehtiin HiQ etikettikoneella ja siihen kuuluvalla BarTender-ohjelmalla. Tulostin leikkaa etiketit halutun korkuisiksi nauhaleveyden ollessa kokoajan vakio. Ohjelmalla voidaan suunnitella koko etiketti omien vaatimusten mukaisiksi ja näköiseksi. Etiketit kiinnitetään vaatteisiin Thermopatch- nimisellä kuumapaikkauskoneella. Ylellä käytössä oleva on paineilmatoiminen. Laite paistaa etiketin kiinni yli 200 C vaatteeseen. Ohjelma mahdollistaa myös viivakoodin tulostamisen etikettiin. Koodikirjan synty Olin aikaisemmin työskennellyt Luotsin hallinnon toimistossa ja käyttänyt lähes päivittäin työssäni kirjaussuunnitelmaa/ tilikarttaa. Tämäntyylinen selkeä pääluokka-alaluokka- alaluokka- systeemi vaikutti hyvältä pohjalta myös pukurekisterin koodituksen pohjaksi. Alusta saakka on teatterin kanssa ollut yksimielisyys siitä, että saada vaatteeseen kiinnitettävään koodiin merkintä siitä onko vaate Luotsin oma vai teatterin. Pääluokat haluttiin rajata alle kymmeneen, näitä ovat mm. miehet, naiset, lapset, historia ja fantasia. Näiden alle tulee alaluokkajaottelut, esim. miehissä eri pukutyypit, paidat, housut, takit, liivit ja teemat. Tämän jälkeen tulee vaatteen neljä numeroa pitkä yksilönumero. Osien lukumäärä tuli tämän jälkeen ja aivan loppuun sijoitettiin vaatteen kokomerkintä. Varsinainen vaatteiden alajaottelu tapahtuu yksilönumero-tasolla. Koodi mahdollistaisi esim. miesten frakkitakkeja olevan 9999 kappaletta, mutta tämähän ei ole realistisesti mahdollista. Pukuvuokraamon fyysinen tila ei riittäisi. Rekisterin alkuvaiheessa tilavaraukset tehtiin 500 kappaleen välein. Tämä mahdollisti yksilönumerokoodin käytön useammassa eri luokassa. Eli miesten frakit voitiin jakaa siten että 0001-

11 0499 välillä oli frakkitakit, frakkihousut, frakkipaita luokka jäädytettiin miesten puvuissa lisäasusteille. Luokka jaettiin tasakymmenillä pienempiin osiin, eli esimerkiksi 1560 luokasta löytyvät rusetit. Näitä pienempiä osia ei rekisteröidä muuten kuin yleisluokittain. Useimpiin osiin olisi vaikeaa, kenties jopa mahdotonta kirjata mitään koodia ilman että se näkyisi tuotteesta häiritsevästi. Koodikirja muuttui matkan varrella useaan otteeseen, mutta siitä lisää hieman myöhemmin. 10 Koodin muodostuminen Koodin muodostuminen on selitetty tarkemmin liitteessä 10, mutta tiivistetysti koodi muodostuu seuraavasti: Omistaja+Pääluokka+Alaluokka+Yksilönumero+Osanumero+Kokonumero Omistaja on muotoa O tai T eli Oma tai Teatteri Pääluokkia on 1-9 Alaluokkia on tällä hetkellä välillä Numero on muotoa 00, eli nolla eteen jos luokka on kymppiä alempi. Yksilönumero on aina nelinumeroinen ja muotoa Luokkia on pääsääntöisesti 200, 500 ja 1000 numeron välein. Miesten puvuissa luokka 1500 on varattu pukuihin kuuluviin pikkuasusteisiin. Yksilönumeron lukujakso-luokittelulla on pyritty erottelemaan eri vaatetyypit, aikakaudet ja teemat, esim. 60-luku, röyhelöpaidat, virka-asut. Osanumero on muotoa 1-9. Osanumero kertoo kuinka monta vaatekappaletta kyseiseen asukokonaisuuteen kuuluu. Oletusarvoisesti jokainen yksittäinen asu merkitään numerolla 1, mutta jos koodissa on esim. nro 3 se merkitsee, että on kaksi muutakin vaatekappaletta, jotka kuuluvat yhteen tämän kyseisen vaatteen kanssa, muodostaen siten asukokonaisuuden. Koodin päättää kaksinumeroinen kokonumero. Tarkoitus on, että näin pystytään pikaisesti koodia vilkaisemalla katsomaan minkä kokoinen vaate on. Kokonumerossa päädyttiin kaksinumeroisuuteen, koska koodi haluttiin pitää mahdollisimman lyhyenä. Pääsääntöisesti tämä toimii, mutta myöhemmässä vaiheessa tuli ongelmia erikoiskokojen kanssa. Miesten puvuissa on erikoiskokoja, esim. ylipitkä LB 152 tai MC 54. Housut oli vuokraamossa merkitty aiemmin vyötärönleveys senttikokona 3 numeroa. Lasten vaatteet merkitään yleensä senttikokoina. Näitä poikkeustapauksia varten luotiin kaksi erikoisluokkaa. 99- luokka Tähän luokkaan kuuluvat ne vaatteet, joissa on koko tavalla tai toisella tiedossa eli juuri nuo edellä mainitut LB 152 ja MC 54 kaltaiset kokoluokat. Vaatteet sijoitetaan rekillä normaalien kokoluokkien jälkeen. 00-luokka Tätä luokkaa käytetään silloin kun kokoa ei voi määrittää tai se ei ole tarkoituksenmukaista. Esim. kietaisuhameet sopivat kaikille, kokoluokat on tehty väljästi jollekin isommalle kokovälille, tai historiallisissa ja fantasia-asuissa olevat kaikille sopivat asut. Liite 10

12 Luotsin pukurekisterin koodikirjan vaiheita 11 Viimeisin käytössä oleva koodikirja on kokonaisuudessaan liitteenä 11. Koodikirja on muuttunut useita kertoja rekisteröintikuukausien aikana vastaamaan paremmin sitä tilannetta, miten vaateluokitus Pukuvuokraamossa käytännössä toimii. Tilavarauksia on muuteltu, luokkia lisäilty ja toisaalta vähennetty. Seuraavassa tärkeimpien pääkohtien läpikäynti siten, että ensiksi alun tilanne ja sitten mikä on tilanne nyt rekisteröinnin jälkeen. Jaottelu aloitettiin miesten puvuista: frakki, saketti, smokki, tumma puku ja muu puku. Alustava alajaottelu kuhunkin (pl. muu puku) oli takki, housut, paita. Muissa puvuissa pyrittiin saamaan kokonaisuus aikaiseksi (takki, housut ja liivi). Alajaottelut toteutettiin yksilönumeron luokkajaottelussa. Pukuihin tulevat asusteet sijoitettiin 1500 luokkaan siten, että esim. kaikki rusetit olisivat kollektiivisesti yksilönumerolla 1560 tai taskuliinat yksilönumerolla Rekisteröinnin myötä frakeissa ja saketeissa päädyttiin listaamaan ensiksi pukukokonaisuudet eli takit ja niihin kuuluvat housut. Takit jaettiin uusiin ja vanhoihin takkeihin. Saketeissa myös housut jaettiin uusiin ja vanhoihin housuihin. Smokit jaoteltiin siten että asukokonaisuudet sekä takit ovat joko uusia tai vanhoja. Tumma puku kategoriaan lisättiin oma kohtansa pukukokonaisuuksille. Muissa puvuissa on pääsääntöisesti useiden osien pukukokonaisuuksia, mutta seassa on myös pelkkiä takkeja, jos niiden on katsottu sopivan esillepanollisesti muiden takkien kanssa yhteen tai voidaan olettaa siihen myöhemmin tulevan esim. housut lisää ja kokonaisuus täydentyy tällöin puvuksi. Irtotakeissa luokittelua rakennettiin lähinnä nimiketasolla, eli esimerkiksi Irtotakit, sininen tai Irtotakit, kuviollinen merkinnöillä. Muuten miesten takit jaoteltiin lähinnä lyhyisiin tai pitkiin. Yksi suurimmista ja työläimmistä osa-alueista olivat vuosikymmenteemat. Alkuperäisessä rekisterissä sille oli jo alku, mutta Luotsilla sitä jatkettiin kun erityisesti irtotakkien joukosta löytyi selkeitä vuosikymmenasuja. Nämä rekisteröitiin, merkattiin ja samalla luotiin miesten pukurekeille uusi vuosikymmen-teema alue. Valitettavasti osa tästä työstä meni hukkaan, kun nuoruuden kokemus ja tietämys ei riittänytkään oikeaan vuosikymmenlajitteluun. Onneksi saimme virkaapuun teatterilta ompelimon porukan (pukusuunnittelijoita) ja heidät käymään läpi puvut asiantuntijuuttaan hyödyntäen. Monet puvut vaihtoivat vuosikymmeniä, irtotakeista siirtyi paljon takkeja vuosikymmenteemoihin, lajittelemattomien takkien ja housujen määrä väheni ja vuosikymmen teemojen määrä laajeni huomattavasti. Samalla otettiin käyttöön luokittelu jossa jokainen vuosikymmen on jaettu siten että alkuun on tehty varaus kokonaisille puvuille/takeille sekä housuille että paidoille omansa. Tämän jälkimmäisen määrittelyoperaation jälkeen miehiin syntyi myös 10-luku. Tämä jouduttiin aloittamaan numeroinnissa kohdasta 7500, koska 20-luku oli aiemmin jo ehditty aloittaa yksilönumeroinnin alusta kohdasta Naisten vaatteissa pyrittiin alaluokituksessa sijoittamaan paidat, housut, takit ja teemat samoihin alaluokkiin kuin miesten vastaavat alaluokat ovat. Tämä jätti alaluokkiin alkupäähän vapaita luokkia, joita voidaan hyödyntää tulevaisuudessa, mikäli on tarvetta uusille alaluokkamäärittelyille. Alkuperäisessä luokituksessa oli tanssi- ja esiintymisasut ajateltu sijoitettavan omaksi luokakseen. Varsinaisessa rekisteröinnissä suurin osa näistä asuista katsottiin luontevammin kuuluvaksi latino - teemaluokkaan. Naisten housuihin tuli selkeästi tarkempi alaluokittelu, kun housuja päätettiin sijoittaa vuosikymmen teemoituksen mukaisiin luokkiin. Toisin kuin miesten vaatteissa, ei naisten vuosikymmenteemoitusta haluttu jakaa pienempiin alaluokkiin. Jaottelu eri

13 vaatekappaleisiin (esim. mekko, paita, tunika, hame) on tehty Osat sarakkeeseen tämä tieto mainiten. 12 Historiallisissa asuissa alun jaottelu meni olemassa olevien aikakausi-teemoitusten mukaan. Tätä luokitusta lisättiin ja yksityiskohtaistettiin pukuhistorialuennon jälkeen. Uudessa jaottelussa luokat ovat 500 kpl:n välein. Aikakausipainotus on enemmän vuosisadoissa ja nyt esimerkiksi alkuun ja esim. antiikkiin on tehty parempi tilavaraus. Väljempi aikaluokitus mahdollistaa tulevien historiallisten aikakausien sijoittamisen rekisteriin. Maalaisvaatteet sijoitettiin kaikki Historia-luokkaan. Miesten maalaistakkeihin luotiin uusi Suomifilmi - osio, jossa on sijoitettuna vanhoja kevyitä merkitsemättömiä sotilastakkeja, joita usein näkee vanhoissa kotimaisissa elokuvissa käytettävän. Naisten puolella noudatettiin lähes samaa luokittelua; vuosisadan vaihteeseen lisättiin röyhelöt luokka, joka Luotsin Pukuvuokraamossa tarkoittaa lähinnä kotiopettajattarien päällä nähtyjä röyhelökauluspaitoja. Näitä voidaan yhdistellä mm. pitkien mustien hameiden kanssa. Fantasiassa luokittelu on määräytynyt sen mukaan millaisia hahmoja asuista on mahdollista rakentaa. Vuosien kuluessa useimmista puvuista on hävinnyt yhteys tiettyyn näytelmään tai tiettyihin lisäasusteisiin. Luokittelu runsastui erään vaatealan opiskelijaharjoittelijan tekemän luokittelutyön tuloksena. Tällöin aloitettiin myös rooliasujen kuvaukset. Aikaisemmin oli aloitettu eräänlaisen hahmovinkkikansion tekeminen. Tästä kansiosta voi tarkistaa vaikkapa Nuuskamuikkunen-hahmon hatun värin ja muodon. Eri alaluokkia on tällä hetkellä alle 20. Luokka 50 päätettiin varata uusille teatterilta tuleville fantasianäytelmille. Näytelmien välit on yksilönumerotasolla rajattu 50 numeron välein, eli esim. Koirien Kalevala alkoi numerosta 0000 ja Kaunotar ja Hirviö numerosta Oletuksena on, ettei yksittäisten roolihahmo-asukokonaisuuksien määrä ylitä tuota 50 kappaletta. Rekisterin kuvaus Yksityskohtaisemmalla rekisterillä pyritään helpottamaan työskentelyä Pukuvuokraamossa. Se tulee ajantasaistamaan vuokraus- ja varastokirjanpitoa. Vaatekohtaisiin tietoihin saadaan upotetuksi sellaista tietoa, mikä muuten olisi vaarassa hävitä. Rekisteri päätettiin luoda Excel-laskentataulukkoon, sen monipuolisuuden ja yleisen tunnettuuden vuoksi. Voidaan olettaa useimpien osaavan käyttää Excel- ohjelmaa. Ensimmäisessä sarakkeessa on kullekin vaatteelle kohdistuva yksilökoodi. Koodi rakentuu kaavan avulla muiden sarakkeiden tiedoista. Koodi on muotoa: = oma/teatteri & Pääluokka & Alaluokka & Yksilönumero & Osa lukumäärä & Koko Eri aihetiedot jakautuvat eri sarakkeisiin ja vaatteen tiedot löytyvät kultakin riviltä omana tietonaan.

14 13 Sarake 1 Sarake 2 Sarake 3 Sarake 4 Sarake 5 Sarake 6 Sarake 7 Tähän sarakkeeseen rakentuu muista sarakkeista tiedot, joita tarvitaan yksilöllisen koodin muodostumiseen. Varsinainen tuotetieto. Esim. Frakki, kauluspaita, teema- vuosikymmenet, maalaispaidat, jakut, jne.. Tuoteryhmätieto. Esim. Miesten vaatteet, naisten vaatteet, historia, jne. Kokotieto. Merkitään kahdella numerolla. Erikoisluokat 99- ja 00- merkinnöin. Vaatteen värikuvaus Lisäkuvaukset vaatteesta, lisätieto kokoon, koristelut, materiaali T= Teatterin kokoelma, O= Oma kokoelma Sarake 8 Mihin pääluokkaan tuote kuuluu. Pääluokkia on käytössä 9 1: Miehet, 2:Naiset, 3:Lapset, 4:Historia, 5:Fantasia, 6:Päähineet, 7:Jalkineet, 8:Muut vaatteet, 9:Tarpeisto Sarake 9 Tuotteen alaluokka. Esim. miesten ja naisten vaatteissa alaluokka 10 on erilaiset teemat: vuosikymmenet, latino, nahka-asut, virkavaatteet, jne Sarake 10 Tuotteen yksilönumero. Yksilönumeroissa on tehty tilavaraukset siten, että jotakin tiettyä vaatetta on näiden yksilönumeroiden välisellä alueella. Esim. Historia- luokassa sekä miesten että naisten keskiaikavaatteet ovat numeroitu välille Eli kumpiakin voi olla 500 kpl omassa luokassaan.

15 Sarake 11 Asukokonaisuuden osien lukumäärä. Esim. Miesten puvut /Teemat 70 luku, useimmissa asukokonaisuuksissa on takki ja housut, eli lukumääräksi tulee tällöin 2. Useimmiten tässä kohdassa on oletusarvoisesti luku Sarake 12 Tässä sarakkeessa luetellaan eri osat. Esim. Takki, housut ja liivi Sarake 13 Tähän merkitään asun hinta. Tätä tietoa tarvitaan tilanteessa, jossa asiakas joutuu syystä tai toisesta korvaamaan tai osittain korvaamaan vaurioituneen vaatteen. Tarvittaessa korvaushinta joudutaan arvioimaan yhteistyössä teatterin kanssa. Suurimmassa osassa tätä tietoa ei ole saatavilla, mutta tietoja täydennetään pikkuhiljaa uusimpien hankintojen myötä. Sarake 14 Miltä rekkiriviltä kyseinen vaate löytyy. Pukuvuokraamossa rekkirivejä on tällä hetkellä 15. Erikoisuutena tässä on kattorekkien merkinnät. Esim. 2K tarkoittaa vaaterekkiriviä 2 ja kattotankoa. Sarake 15 Ei vielä käytössä. Tulevaisuudessa olisi tarkoitus saada jaettua pitkät vaaterekkirivit pienempiin osiin esim. A, B, C D osat. Sarake 16 Tuotteen historia-tieto. Missä näytelmässä vaatetta on käytetty, kuka näyttelijä sitä on käyttänyt. Sarake 17 Lisätieto. Mahdolliset varoitukset erikoispesuista, tähän kohtaan voidaan kirjoittaa tarkempaa tietoa itse näytelmästä. Sarake 18 Avainsanat. Osittain käytössä. Tarkoitus olisi että tulevaisuudessa näiden sanojen perusteella voisi etsiä asiakkaan toiveiden mukaisia asukokonaisuuksia. Sarake 19 Kuva. Ei vielä käytössä. Tarkoitus olisi, että tähän tulisi linkki vaatteesta otettuun kuvaan. Läheskään kaikista vaatteista ei oteta kuvia, mutta tyyppikuvat ja erikoisimmat pukukokonaisuudet olisi hyvä kuvata. Historialliset pukukokonaisuudet eri variaatioineen tulevat varmasti eniten hyötymään tästä informaatiosta. Käytön aikana tulleita huomioita Sarakkeet Alaluokka ja Yksilönumero ovat oikeanlaisen koodinmuodostuksen vuoksi muutettu teksti-muotoon. Luku-muodossa näihin kohtiin ei muodostu etunollia, 0000 muotoisena etunollat eivät kopioituneet kaavan avulla koodi-kohtaan. Nollat ovat tärkeitä, jotta koodi pysyy tulkittavana ja tasapituisena. Väri kohdassa huomioitavaa on se, että rekisteröinnin alussa pitäydyimme perusväreissä, mutta työn edetessä kuvaukset lipsuivat paljon laveammalle skaalalle. Sammaleenvihreä, taivaan sininen, rosa, fuksia jne ovat osaltaan kirjaimellisesti värittäneet rekisteriä. Koodauksen yhteydessä maalien ja muiden materiaalien värimäärittelyissä käytettävän NCS-värikoodauksen olemassaolo tuli esille, mutta emme halunneet mennä näin tiukkaan tulkintaan rekisterissä. Värin määritys sinällään on vaikeaa, valaistuksesta riippuen puku voi olla tummansininen tai musta, tummanharmaa tai musta, vihreänharmaa tai ruskeanharmaa, jne. Eli on tärkeää, että vaatteita käsiteltävässä kohdassa on riittävän hyvä valaistus. Ja sekin on tullut huomattua, että eri ihmiset näkevät värit erilailla.

16 Lisäkuvaus kohta ruuhkautuu helposti koska siihen voi tulla lisätietoa koosta, väristä, materiaalista, koristeista, vaatetyypistä, jne. Selitetekstit voivat olla joskus hyvinkin pitkiä. 15 Vaatekoon määrittely Koska kyseessä on teatterimaailmaan teetettyjä/muutettuja pukuja, suurimmassa osassa vaatteista ei ollut kokomerkintöjä. Kokolaput on joko otettu pois näytelmää varten tai ne ovat muuten hävinneet vuosien saatossa. Tai sitten vaatteet ovat alusta asti olleet teatterin omaa tuotantoa mittatilaustyönä tietylle näyttelijälle tehtynä. Rekisteröinnissä ja luonnollisesti myös käytännön asioinnin kannalta on tietenkin tärkeää, että vaatteesta tiedetään koko. Kokojen määrittely on aiheuttanut paljon pohdintaa tässä hankkeessa. Kokomäärityksessä epävarmuutta aiheutti eri vaatevalmistajien erilaiset kokotaulukot ja niiden mahdollisesti sisältämät väljyysvarat. Mittaamalla saatuja kokoja tarkistettiin vertaamalla niitä sellaisiin vaatteisiin joissa jo oli koko. Koska puvusto on suuri, sitä on kerrytetty pitkän ajan kuluessa ja se myös sisältää varsin eri-ikäisiä vaatteita, tällöin on myös huomioitava että mittataulukot ovat muuttuneet vuosikymmenten aikana. Tärkeää on myös huomioida, että taulukoihin sisältyvät liikkumisväljyydet ovat muuttuneet eivätkä päde enää vertailtaessa nykypäivän kokoihin. Koska vuokraamon vaatemäärä on valtava, ajateltiin alussa mitata vaatteet/puvut suoraan henkareilta, jotta säästyy aikaa. Pian huomattiin, että tällä tavoin tuli virheellisiä kokoja. Siirryttiin mittaamaan vaatteita pöydän päällä. Mitattaessa vaate asetellaan pöydälle muotoonsa, vetoketju/ napit kiinnitettynä. Takissa mitta otetaan rinnan kohdalta ja saatua tulosta verrataan Turo Tailorin pukukokotaulukkoon. Miesten kokoja määriteltäessä päädyimme käyttämään Turo Tailorin kokotaulukkoa koska Pukuvuokraamossa on paljon Turo Tailorin pukuja ja toisaalta heidän pukumittansa on määritelty suomalaisen miehen mittoihin. Toki näin perusteellisia ei tarvitse olla esim. sellaisessa tapauksessa kun käytössä on pukualan kokenut ammattilainen, joka on ammattinsa puolesta joutunut määrittelemään ihmisen tai vaatteen koon silmämääräisesti. Onneksemme saimme Pukuvuokraamoon töihin henkilön, jolla tällainen pikamäärittelytaito on. Naisilla kokomääritys tehtiin niin, että mitataan rinnanympärys ja vyötärö ja otetaan noista luvuista kesiarvo. Saatuja tuloksia verrataan Elloksen vaatekokotaulukkoon. Ellokseen päädyttiin siksi, että heidän mittansa noudattavat pohjoismaisia kokoja. Pukujen kokomäärityksissä käytetään parillisia kokolukuja. Kauluspaitojen koko määräytyy todellisten senttien mukaan. Koko mitataan kauluksen napin puolivälistä vastakkaisella puolella olevan näpinläven puoliväliin. Housuista mitataan vyötärön ympärysmitta. Muita huomioita matkan varrelta Koska koko tämä projekti oli meille kaikille ihan uutta, opimme lähes päivittäin uusia asioita. Paljon tietoa tuli koulutusten ja henkilöltä toiselle siirtyvän ammattitiedon kautta, mutta myös mokien ja virheiden kautta. Jotkut mokat olivat harmillisia, mutta useimmiten hauskoja ja varsin opettavaisia. Luotsi on työvalmennussäätiö, joten virheet katsotaan enemmänkin kasvattavana oppimiskokemuksena. Pikkutarkka työ vaati tarkistamisen tarkistamista, virheitä saattoi löytyä

17 silti. Tässä työssä eivät olisi pärjänneet ne henkilöt, joilla on keskittymis- ja hahmottamiskyvyssä on 16 gelmia. Tästä samaisesta syystä joitakin henkilöitä Luotsin toisista yksiköistä tuli kokeilemaan rekisteröinti- ja paistotöitä, jotta voitiin havainnoida kyseisen henkilön todellinen kunto ja kyky tehdä tämäntasoista työtä. Kun projektia tekee moni eri ihminen eri kulttuuri-, koulutus-, ja muilta taustoiltaan, tulee väistämättä sekaannuksia kun asiat käsitetään tai hahmotetaan eri tavoin. Vaikka asian varmistaisi moneen kertaan ja saisi vastaukseksi että asia on ymmärretty, niin silti voi tulla yllätyksiä. Toisaalta joskus joku saattoi olettaa tietävänsä oikean työmenetelmän niin hyvin, että halusi tehdä jonkin asian omalla hyväksi katsomallaan tavalla, eikä välttämättä nähnyt asian kaikkia puolia. Myös ihmisten suuri vaihtuvuus ja poissaolot aiheuttivat jatkuvasti päänvaivaa rekisteröinnin ja muun työskentelyn suhteen. Joskus jokin oleellinen tieto saattoi olla juuri poissaolevan hallussa. Lainalahkeet on siinäkin suhteessa upea hanke, että hankkeen toteutumiseen otti osaa useita mm. maahanmuuttajia sekä cp/kehitysvammaisia. Kaikille löytyi mielekästä työtä ja lähes poikkeuksetta vielä sellaisia työtehtäviä, jotka kehittivät ja lisäkouluttivat kyseistä henkilöä. Toki näiden henkilöiden osallistuminen teki hommasta paljon vaativampaa. Oli tehtävä joka työpäivälle ennakkovalmisteluja, varmistettava että paikalla on myös liikuntakykyinen työpari. Valitettavaa oli, että joskus päivittäiset henkilöresurssit olivat niin niukat, että paria ei voitu osoittaa ja silloin työt vaan yksinkertaisesti pysähtyivät kun ei pysty toimimaan yksin. Pukuvuokraamon tilat sijaitsevat entisen kaupan tiloissa ja ovat esim. kehitysvammaisille ihanteelliset, koska ovat esteettömät liikkua. Tiloissa on myös Työtoiminta Majakan ajoilta isoja vessoja, jotka aikoinaan suunniteltiin juuri pyörätuoli- käyttöä silmälläpitäen. Toiminnassa oli myös mukana joko jo valmistuneita tai parhaillaan opiskelemassa olevia vaatetusalan opiskelijoita joille hanke tarjosi ainutlaatuisen tilaisuuden tutustua teatteripukujen maailmaan, koko- ja pukumäärityksiin, lisäkoulutukseen, pukuhuoltoon ja monenlaisiin asiakaspalvelutilanteisiin. Rekisteröinnissä on tärkeää tietää miten rekisteri toimii ja erityisesti miten ja mistä tiedoista koodi muodostuu. Usein toistui virhe, jossa päärekisteristä oli käyty hakemassa viimeisin rekisteröity kyseisen vaatteen tiedot ja siirretty se sitten työn alla olevaan excel-työkirjaan. Valitettavasti siirron jälkeen oli unohdettu muuttaa yksilönumero seuraavaksi vapaaksi (usein siis +1 eli seuraavaan) ja näin tuloksena olikin kaksi samalla yksilönumerolla olevaa vaatetta. Päärekisteri pyrittiin pitämään ajan tasalla jatkuvasti, mutta joskus resurssivajeen takia tähän ihannetilaan ei päästy. Muutaman kerran rekisteröijä oli unohtanut jo tehneensä esim. edellispäivänä kyseistä vaatetta ja ottikin rekisteritiedot vanhentuneesta päärekisteristä. Tällöin virhe saattoi olla isompikin. Etikettipuolella virheen merkitys on suurempi sillä käytettävä etikettinauha on kallista ja vikatulostukset ovat erityisen ei-toivottavia. Ohjeistuksessa painotettiin tarkistamaan moneen kertaan etikettilappusten tietojen oikeellisuus ennen kuin ne laitetaan tulostumaan. Valitettavasti oli tilanteita jolloin huomattiin koneen juuri tulostaneen reilut sata etikettiä turhaan väärillä tiedoilla. Yksi yleisimmistä etikettiin korjattavista asioista oli koon muuttaminen. Eli rekisteröintivaiheessa vaaterekistä vaatteen tietoja koneella olevalle tallentajalle on usein koko 38 muuttunut matkan varrella 32:ksi - ja toisinpäin. Valitettavasti tämä tieto on havaittu virheelliseksi vasta siinä vai-

18 heessa kun etikettiä kiinnitetään vaatteeseen polttoa varten tarkistustietona käytetään tällöin henkarissa olevaa kokonumeroa. 17 Tässä prosessissa on erityisen tärkeää vaatteiden erilaisuuksien ja erilaisten käyttötarkoitusten hahmottaminen. Tätä tietämystä tarvitaan erityisesti kun mietitään etiketti-lapun kiinnityspaikkaa vaatteessa. Ohjeistuksena meillä on ollut että etiketti paistetaan vasemmalle puolelle sisäsaumaan. Pääasiassa vuorikankaaseen, päällyskankaaseen vain jos ei muuta paikkaa ole ja silloinkin VAIN saumavaraan. Toisaalta projektin edetessä tuli poikkeuksellisia erikoiskiinnityspaikkoja. Frakeissa, saketeissa ja smokeissa etiketti paistettiin povitaskuun, valkoisissa kauluspaidoissa helmaan (koska menee housuihin piiloon), muissa paidoissa tarkoitus oli että kiinnitetään taas vasempaan sisäsaumaan, mutta sekaannuksia tuli täälläkin. Näin jälkeenpäin ideoitiin, että heti alusta alkaen olisi pitänyt paistopisteellä olla eräänlainen kehokuva johon paistolinja olisi merkitty. Havaittavaa oli myös että paistettaessa paljon vaatteita, tuo etiketin paikka valui pikkuhiljaa lantiolta helmaa kohti. Näin jälkikäteen ajatellen olisi ollut paljon helpompaa, jos rekisteröinnin ja paistamisen olisi voinut tehdä silloin kun Pukuvuokraamo ei olisi ollut auki. Tällöin olisi ollut enemmän resursseja valvoa rekisteröinti- ja paistotyötä ja tehdä harkitumpia päätöksiä useamman miettiessä asioita. Rekisteröintipolku Rekisteröitävä vaate siirretään salin vaaterekeiltä tai palautusrekiltä siirrettävälle rekisteröintirekille. Vaate kokomääritellään tarvittaessa myös teemamääritellään- ja tarkistetaan onko vaate oma vai teatterin (jos oma, merkitään kokolappuun O ). Tarkistetaan, että vaatteessa on ohjeiden mukainen henkari. Vaaterekki siirretään rekisteröintialueelle. Rekin vaatteet käydään läpi joko yksin tai parin kanssa ja vaatteen tiedot merkitään rekisteriin. Tässä vaiheessa on tärkeää että vaatteet pysyvät rekissä samassa järjestyksessä kuin ne on rekisteriinkin kirjoitettu. Tarvittaessa vaatteet voidaan toki merkitä rekillä erityisin järjestysnumerolapuin. Rekisterin tiedosta tehdään tulostustiedosto ja etiketit tulostetaan Make Your Mark- ohjelmalla. Etiketit kiinnitetään vaatteisiin nuppineuloilla. Rekki siirretään paistopisteelle. Paistokonetta alettiin kutsua Pinguksi näytössä olevan pingviinin kuvan johdosta. Vaate siis asetellaan Pingun paistoalustalle ja etiketti asetellaan sopivaan kiinnitettävään paikkaan. Pingun paistovarsi painetaan alas ja odotetaan paiston valmistumisesta kertovaa äänimerkkiä ( tällä nauhalaadulla 14 sekuntia). Vaate poistetaan paistoalustalta, suoristetaan ryhtiinsä ja laitetaan takaisin siirtorekille. Koko rekin valmistuttua vaatteet sijoitetaan oikealle paikalleen salin vaaterekkirivistössä esillepanoohjeiden mukaisesti. Laitteet Tulostus ja kiinnitys vaatteisiin Etikettitulostukseen ja kiinnittämiseen liittyvät selvittelyt oli aloitettu heti Ylen vierailun jälkeen, kun tiedettiin millaista laitteistoa tällaiseen urakkaan tarvitaan. Valitsimme käyttöömme sopivimman Thermopatch HiQ a4 etikettitulostimen leikkurilla. Laite siis leikkaa etiketit automaattisesti ennalta määrätyn kokoisiksi. Koneen mukana tilattiin Make Your Mark niminen etikettien suunnittelu ja tulostusohjelma.

19 18 Etikettien kiinnittämiseen vaatteisiin valitsimme Thermopatch Seal HL 21SQR- käsikäyttöisen kuumapaikkakoneen. Painekäyttöisen merkintäkoneen hylkäsimme, koska se olisi ollut paljon kalliimpi ja sitä varten olisi täytynyt rakentaa paineilmasysteemit Pukuvuokraamoon. Käsikäyttöinen on tarvittaessa helppo siirtää esimerkiksi muihin yksiköihin Luotsilla, mikäli heillä olisi joskus tarvetta vastaavalle merkintätyölle. Viivakoodi Viivakoodin käyttöönottoa mietittiin pitkään. Make Your Mark ohjelma mahdollisti sen käytön. Viivakoodin käyttö nopeuttaisi vuokraustoimintaa ja inventointitilanteita. Toisaalta se vaatisi oman tilansa muutenkin jo niin kovin täydestä etiketistä. Etikettilapusta haluttiin tehdä kuitenkin mahdollisimman pieni, jotta se ei näkyisi vuokra- ja esiintymiskäytössä n. Lisäksi ei ollut varmuutta siitä miten etiketit kestäisivät käyttöä ja kuinka pian viivakoodit haalistuisivat lukukelvottomiksi. Miten hiki, pesuaineet ja mekaaninen rasitus (esim. henkari) kuluttaisivat etiketin tietoja pois. Pahimmassa tapauksessa muutaman vuoden päästä olisi koko paistourakan uusiminen, jotta koodit pysyisivät näkyvillä. Miten viivakoodin käyttö teknisesti toteutettaisiin ja mitä se vaatisi rekisteriltä ja laitteistolta. Juuri oli investoitu laitteisiin huomattava summa rahaa, joten ei haluttu kallista ratkaisua. Ja mikä on laitteiden ja ohjelmien päivitysten saatavuus tulevaisuudessa. Päätettiin, että viivakoodia ei oteta käyttöön, eikä sitä sisällytetä etikettiin. Vaaterekkiopasteet Vaaterekkeihin sijoitettiin oheisessa kuvassa näkyviä välimerkkejä erottelemaan eri teemat ja vaatteet toisistaan. Kahden lapun välissä on aina kyseinen teema. Rekkirivistöt on jaettu numeroin omiin riveihinsä, tätä tietoa vastaa rekisterissä kohta Paikkatieto 1. Kuvan A on viittaus Paikkatieto 2:seen, mutta tämän käyttöönotto on vielä harkinnan alla. Merkintöjen tarkoituksena on, että vaatteet löytyvät paremmin ja toimiminen Pukuvuokraamossa on helpompaa ja itsenäisempää

20 19 Palaute Aluksi suunnitelmissa oli kerätä palautetta säännöllisesti kunkin tutustumismatkan ja koulutustilaisuuden jälkeen, mutta tästä luovuttiin jo alkuvaiheessa kun havaittiin, että kirjallisen palautteen antaminen kyselylomakkeisiin vastaten tuntui olevan työtekijäasiakkaillemme ylivoimaista. Sen sijaan palautetta kyseltiin yhteisissä palavereissa ja esitettyihin parannusehdotuksiin ja kiitoksiin reagoitiin hetimiten. Hankkeen loppupuolella järjestettiin suurempi internetpohjainen palautekysely, johon pystyi vastaamaan nimettömänä. Liitteenä on analyysi vastuksista. Paljon sateli kiitosta ja innostuttiinpa miettimään kysyttyjä asioita vielä syvällisemminkin. Muuta Kuvat: Kuhlberg Anne, 2013 Pesonen Hannu, 2013 Liitteet: Lomakkeet: Lomake 1: Vuokrauskuitti yksityinen (vanha) Lomake 2: Vuokrauskuitti yritys/yhteisö (vanha) Lomake 3: Vanhojenpäiväpukujen vuokraus Lomake 4: Miesten juhlapukujen vuokraus Lomake 5: Palautelomake Lomake 6: Vuokrauskuitti Yksityinen (uusin) Lomake 7: Vuokrauskuitti Yritys/Yhteisö (uusin) Lomake 8: Liitelomake vuokrauskuitteihin Lomake 9: Hääpukujen vuokraus Lomake10: Koodin muodostuminen Muut: Palautekyselyn vastausten analyysi