Videoneuvottelulaitteistoja- ja palveluja sisältävä palvelukokonaisuus ajalle (tavoite)

Transkriptio

1 1 Sisällys Videoneuvottelulaitteistoja- ja palveluja sisältävä palvelukokonaisuus ajalle (tavoite) Hankinnan kohde Kategoria 1. ja 2: Kahden ja yhden näytön FullHD-ratkaisut Kategoria 3.: Yhden näytön HD-ratkaisu Työaseman videoneuvotteluratkaisut Tarkemmat tekniset vaatimukset Neuvottelujen yhdistäminen / virtuaalineuvottelupalvelu Asennus Koulutus Järjestelmän ylläpito ja tuki Palvelutasovaatimukset Osatarjous Vaihtoehtoinen tarjous Hankintamenettely Palvelun tarjoajalle asetettavat vähimmäisvaatimukset Tarjoukselle asetettavat vähimmäisvaatimukset Tarjoushinnat Toimitusaika Toimitusehto Alihankkijat Raportointi Tarjoajien ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu Tarjousten käsittely Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu ja tarjouksen valinta Sopimusaika Päätöksestä ilmoittaminen Sopimusehdot Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Asiakirjojen julkisuus Laskutus ja maksuehto Tarjouksen toimitusosoite Sopimus Lisätiedot...12 Liitteet Tarjouslomake, liite 1 Sopimusehdot, liite 2

2 2 Videoneuvottelulaitteistoja- ja palveluja sisältävä palvelukokonaisuus ajalle (tavoite) Hankinnan kohde Pyydämme tarjoustanne Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy:n / Humanistisen ammattikorkeakoulun (HUMAK) videoneuvottelulaitteistoja- ja palveluja sisältävästä palvelukokonaisuudesta ajalle (tavoite) Humanistinen ammattikorkeakoulu (HUMAK) on valtakunnallinen verkostoammattikorkeakoulu, joka toimii humanistisella ja kasvatusalalla sekä kulttuurialalla. HUMAKissa voi opiskella kahdeksassa koulutusohjelmassa. HUMAK on omilla aloillaan humanistisella ja kasvatusalalla sekä kulttuurituotannossa johtava kouluttaja ja asiantuntija. HUMAK on noin 1500 opiskelijan ja 200 asiantuntijan monialainen koulutusyhteisö, jonka toiminta-aluetta on koko Suomi. Humanistisella ammattikorkeakoululla on toimintaa kymmenessä eri toimipisteessä. Hankinnan kohteena olevan palvelukokonaisuuden pitää soveltua Humanistisen ammattikorkeakoulun toimintaan kuten neuvotteluihin, koulutuksiin, etäopetukseen, konsultaatioihin ja viitomakielentulkkauksiin, joita käydään sekä kahdenkeskisinä että monipisteisinä. Kokonaisuuteen kuuluu videoneuvottelulaitteet toimipisteisiimme Helsinkiin (2 paikkaa), Jyväskylään, Nurmijärvelle, Kuopioon, Kauniaisiin, Turkuun, Joensuuhun, Äänekoskelle sekä Tornioon. Eri toimipisteisiin toimitettavat laitteet on jaettu kolmeen, teknisiltä ominaisuuksiltaan toisistaan eroaviin kategoriaan: 1. Kahden näytön FullHD-ratkaisu 2. Yhden näytön FullHD-ratkaisu 3. Yhden näytön HD-ratkaisu Tarkemmat tekniset vaatimukset on eritelty erillisessä liitteessä. Videoneuvottelulaitteiden lisäksi tarjottavaan palvelukokonaisuuteen kuuluu videosiltapalveluna toimitettavat kaksi kappaletta kuuden osallistujan virtuaalisia neuvottelutiloja. Lisäksi mahdollisuus järjestää 4 kertaa vuodessa 12 osallistujan virtuaalinen neuvottelu palvelun avulla ilman lisämaksua. Virtuaaliseen neuvottelutilaan osallistuminen on oltava mahdollista helposti opiskelijoiden ja henkilökunnan omilta tietokoneilta, (Windows/MAC), ios -mobiililaitteilla, puhelimitse tai videoneuvottelupäätelaitteilla. Neuvottelupalvelun tallentaminen ja suoratoisto internetin yli tulee myös olla mahdollista, sekä tallenteiden katsominen suorana lähetyksenä ja jälkikäteen tallenteena. Tarkoituksena on hankkia palvelukokonaisuus Humanistisen ammattikorkeakoulun käyttöön ilman investointia omiin laitteisiin tai muuhun tekniikkaan (pl. tietoverkkoyhteydet) sekä tehdä siltapalveluista ja siihen liittyvistä oheistoiminnoista palvelusopimus. Laitteiden omistusoikeus ei siirry Humanistiselle ammattikorkeakoululle. Sopimus tehdään ajalle (tavoite) Sopimuksella tavoitellaan palvelua, joka on asiakkaalle mahdollisimman helppokäyttöinen sekä tukee joustavasti Humanistisen ammattikorkeakoulun erityyppisiä teknisiä ratkaisuja. Laitteiston tulee olla lähtökohtaisesti käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa kaikkina viikonpäivinä.

3 3 1.1 Kategoria 1. ja 2: Kahden ja yhden näytön FullHD-ratkaisut Tarkoituksena on hankkia yhteensä seitsemän FullHD -laitetta, joista neljä on kahdella väh. 46" näytöllä (Helsinki RETO, Jyväskylä, Nurmijärvi ja Kuopio) ja kolme on yhdellä väh. 46" näytöllä (Helsinki Haaga, Kauniainen ja Turku). Videoneuvottelulaitteistot ja näytöt/näyttö tulee sijoittaa liikuteltavaan lattiatelineeseen, jossa on erikseen hylly koodekille (näyttöjen alapuolella) ja oma teline kameralle (näyttöjen yläpuolella). Edellä mainittuissa toimipisteissä järjestetään neuvotteluja, joita opiskelijoiden ja/tai henkilökunnan tulee voida seurata myös muista toimipisteistä omilla neuvottelukäyttöön soveltuvilla laitteilla. Näiltä pisteiltä tulee myös voida osallistua ko. tilaisuuteen interaktiivisesti. Myös opiskelijoilla ja henkilökunnalla tulee olla mahdollista seurata lähetyksiä reaaliajassa vaikka omalta kotikoneeltaan. 1.2 Kategoria 3.: Yhden näytön HD-ratkaisu Tarkoituksena on hankkia kolme HD -laitetta yhdellä väh. 46" näytöllä (Joensuu, Tornio ja Äänekoski). Videoneuvottelulaitteistot ja näyttö tulee sijoittaa liikuteltavaan lattiatelineeseen. Kuten edellä; näissäkin toimipisteissä järjestetään neuvotteluja, joita opiskelijoiden ja/tai henkilökunnan tulee voida seurata myös muista toimipisteistä omilla neuvottelukäyttöön soveltuvilla laitteilla. Näiltä pisteiltä tulee myös voida osallistua ko. tilaisuuteen interaktiivisesti. Myös opiskelijoilla ja henkilökunnalla tulee olla mahdollista seurata lähetyksiä reaaliajassa vaikka omalta kotikoneeltaan. 1.3 Työaseman videoneuvotteluratkaisut Työaseman videoneuvotteluratkaisun lisenssejä hankitaan noin 200 kpl. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään. Sekä opiskelijoiden että henkilökunnan tulee voida osallistua neuvotteluihin omalta tietokoneeltaan (client). Käytössä on useita eri laatuisia ja merkkisiä web-kameroita, joten ratkaisun tulee toimia myös näiden kanssa. Käyttöjärjestelmänä on useimmiten Microsoft Windows (XP/Vista/7). Applen OSX on myös käytössä, joten ohjelmiston tulee toimia myös tällä käyttöjärjestelmällä. 1.4 Tarkemmat tekniset vaatimukset Toimittajan tulee tarjota ratkaisua, jossa neuvottelut, seminaarit ja koulutustilaisuudet materiaaleineen voidaan tallentaa jossakin yleisesti käytössä olevan standardin mukaisessa videomuodossa. Tallennuspalvelun tulee sisältyä tarjottavaan kokonaishinnoitteluun. Hintaan tulee sisältyä tallennuskapasiteettia 100 tuntia. Toimittaja vastaa tallennuskapasiteetin riittävyydestä ensimmäiseen 100 tuntiin asti, jonka jälkeen tallennuskapasiteettia on mahdollista hankkia erillismaksua vastaan. Tallenne tulee olla mahdollista siirtää HUMAKin osoittamaan paikkaan joko sähköisesti tai postitse esim. muistitikulla. HUMAK vastaa tallenteen siirtämisestä aiheutuvista kuluista (esim. postikulut). Toimittaja tulee myös tarjota mahdollisuus katsoa ja selata tallenteita verkosta. Neuvottelut ja tallenteet tulee tarvittaessa pystyä suojaamaan joko käyttäjätunnuksella tai pin-koodilla. Laitteistojen kaapeloinnit ja liitännät tulevat olla standardin mukaisia (HDMI,

4 4 DVI, VGA, RJ-45), jotta laitteistot voidaan kytkeä jo olemassa oleviin teknisiin ratkaisuihin. Järjestelmällä on kyettävä suoratoistamaan neuvotteluita ja niiden esityssisältöä siten, että niitä voidaan seurata videoneuvottelupisteiden lisäksi web-selaimen tai yleisimpien katseluohjelmien kautta (esim. Flash, Media Player). Streaming-palvelun käyttö maksimissaan 100 yhtäaikaiselle katsojalle tulee sisältyä tarjottavaan kokonaishintaan. Laitteiden käyttäjäkunta on myös tekniseltä osaamistasoltaan vaihtelevaa, joten kaikkien laitteiden ja ohjelmistojen tulee olla helppokäyttöisiä. Laitteiden ja ohjelmistojen kielenä tulee olla suomi. 1.5 Neuvottelujen yhdistäminen / virtuaalineuvottelupalvelu Videosiltapalvelun tulee mahdollistaa useiden neuvottelupisteiden- ja laitteistojen/ohjelmistojen yhdistäminen yhdeksi kokoukseksi. Toimittajan tulee tarjota kaksi (2) kpl kuuden (6) osallistujan virtuaalineuvotteluhuoneita, joiden rajaton käyttö ilman lisäveloitusta kuuluu tarjottavaan kokonaishintaan. Videosillan porttikapasiteetin tulee skaalautua tarpeen mukaisesti lisämaksusta. Toimittajan on kyettävä lisäämään porttikapasiteettia 48 tunnin kuluessa. HUMAKilla tulee olla tarvittaessa mahdollista yhdistää neuvotteluun myös ulkopuolisia liityntäpisteitä, ts. laitteiston tulee kyetä kommunikoimaan myös kilpailevien valmistajien ratkaisujen kanssa ilman aikamääräisiä veloituksia ja rajoituksia. 1.6 Asennus Tarjoushinnan tulee sisältää käyttökuntoon asennus tilaajan ilmoittamassa osoitteessa. Asennustyöt käsittävät laitteiston kytkennän käyttökuntoon sähkö- ja tietoliikennerasioiden välittömään läheisyyteen. Muista töistä, kuten kaapeloinneista yms. sovitaan erikseen. Tarjoushintaan tulee sisältyä teknisen ja fyysisen toimintaympäristön alkukartoitus, joka toimittajan tulee tarvittaessa suorittaa. Kartoituksen perusteella asiakkaalle tulee selvitä tarkoituksenmukaisin kokonaisratkaisu sisältäen mahdolliset muutokset, joita palvelun toteuttaminen edellyttää asiakkaan tiloissa ja/tai teknisissä yhteyksissä. 1.7 Koulutus Tarjoushintoihin tulee sisältyä käyttökoulutus järjestelmien pääkäyttäjille jokaisessa tilaajan toimipisteessä (10 paikkakuntaa). Humanistisen ammattikorkeakoulun tulee voida hankkia tarpeen vaatiessa lisäkoulutusta toimittajan nettohinnaston mukaisesti. 1.8 Järjestelmän ylläpito ja tuki Palvelun tulee sisältää arkisin klo välisenä aikana tekninen käyttötuki (sähköposti, puhelin ja videoneuvotteluyhteys) sekä suomeksi että englanniksi tarjouspyynnön kohdan 2 palvelutasovaatimusten mukaisesti. Asiakastuesta vastaavan henkilöstön tulee olla perehtynyt riittävästi käyttöympäristöön ja muihin seikkoihin, joilla on merkitystä tukipalvelun tuottamiselle. Palvelun kuukausihintaan on myös kuuluttava laitteen huollot ja korjaukset tilaajan tiloissa. Viallinen laite on joko korjattava tai vaihdettava uuteen. Palveluun on kuuluttava järjestelmän ohjelmistopäivitykset joko

5 5 etähallintana tai paikanpäällä toimittajan tekemänä. Huolto-, ylläpito- yms. toimet eivät saa vaikuttaa merkittävästi palvelun käytettävyyteen, ja järjestelmän ylläpitotoimenpiteistä sekä käyttökatkoksista tulee ilmoittaa riittävän ajoissa etukäteen. Toimittaja vastaa siitä, että palvelun käytössä on palvelun käytettävyyden edellyttämä palvelinkapasiteetti. Toimittaja valitsee ja hallinnoi palvelun edellyttämiä palvelinlaitteistoja ja -ohjelmistoja. Toimittajan on kuvattava ylläpito- ja tukipalvelunsa erikseen liitteenä pyydetyllä dokumentilla. 2 Palvelutasovaatimukset Tarjottavan palvelun palvelutasovaatimukset, niiden mittaaminen ja sanktiot perustuvat JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus suositukseen (Julkisen hallinnon suositus, Palvelutasovaatimukset määräytyvät JHS 174 -suosituksen liitteen 1 (Palvelutasoluokitus, seuraavasti: - Kohta palveluaika P1 - Kohta Käytettävyys K1 - Kohta Palveluvaste V1 - Kohta Tavoitettavuus T1 - Kohta Ratkaisukyky R1 Mittaaminen ja sanktiointi edellä lueteltujen palvelutasojen mukaisesti. 3 Osatarjous Osatarjouksia ei hyväksytä. 4 Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoista tarjousta ei oteta huomioon. 5 Hankintamenettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus sähköisessä tietokannassa osoitteessa Tämä tarjouspyyntö on ollut saatavilla Internetissä Humanistisen ammattikorkeakoulun tietohallinton sivuilla osoitteessa Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus keskeyttää hankintamenettely missä vaiheessa tahansa. Hankinnassa noudatetaan hankintalakia (348/2007) ja sen nojalla annettuja aiemman asteisia säädöksiä sekä soveltuvin osin Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehtoja (JIT 2007).

6 6 6 Palvelun tarjoajalle asetettavat vähimmäisvaatimukset Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan Y-tunnus. Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä toimitettava tai pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Tarjoaja, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyönti on vähäinen tai maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: - Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. - Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Vaatimus 2 Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoukseen liitettävä selvitys: - Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa yritysraportti. Jos yritys on vasta aloittanut toimintansa, eikä tarjoaja pysty toimittamaan Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -yritysraporttia, niin tarjoaja suljetaan tarjouskilpailusta pois. - Tarjoajaa koskevat vahvistetut tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta. Tarjoajan edellisen tilikauden tuloksen tulee olla voitollinen. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa tai tulos on ollut edellisellä tilikaudella tappiollinen, niin tarjoaja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 3 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: - kaupparekisteriote - selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima.

7 7 Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia pyyntöhetkestä laskettuna. Lisäksi sopimuksessa tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittuina aikoina. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava selvityksissä 1 ja 2 tarkoitetut tiedot sjoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tilaajalla on oikeus sopimuskauden aikana pyytää edellä mainittuja selvityksiä (enintään 3 kk vanhoja) ja toimittajan on ne toimitettava tilaajan antamassa kohtuullisessa määräajassa. Mikäli selvityksiä ei toimiteta tilaajalle määräajassa, voidaan sitä katsoa sopimuksen purkamisen perusteena. Vaatimus 4 Tarjoajalla tulee olla voimassaoleva toiminnan vastuuvakuutus, jonka on oltava suuruudeltaan riittävä toiminnan laajuuteen nähden. Tarjoukseen liitettävä selvitys: - Todistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoavalla yrityksellä tulee olla kokemusta vähintään kahdesta (2) vastaavasta videoneuvottelupalvelukokonaisuuden toimittamisesta eri oppilaitoksiin viimeisten kahden (2) vuoden ajalta. Aikaisempien yritysten ja/tai alihankkijoiden referenssejä ei huomioida. Tarjoukseen liitettävä selvitys: - Tarjoajan referenssiluettelo viimeksi kuluneen kahden (2) vuoden aikana toteutetuista videoneuvottelulaitteiston palvelukokonaisuuden toimittamisista eri oppilaitoksille lyhyine selostuksineen sisällöstä yhteystietoineen Palvelukuvaukset: - Tarjoajan tulee toimittaa seuraavat palvelukuvaukset - Asennus ja koulutusprosessi - Ylläpitomalli - Videosiltapalvelu / virtuaalineuvottelupalvelu - Tukipalvelun prosessikuvaus Edellä mainitut selvitykset voivat olla tarjoajan itsensä laatima. 7 Tarjoukselle asetettavat vähimmäisvaatimukset Tarjoushinnat sekä sitoutuminen tarjouspyynnön ja sen liitteiden ehtoihin tulee antaa oheisella tarjouslomakkeella, liite 1. Tarjoukseen on liitettävä pyydetyt selvitykset. Tarjotun palvelun ja tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisen hallinnon IThankintojen sopimusehtoja (JIT 2007), mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien.

8 8 8 Tarjoushinnat Tarjoushinnat tulee ilmoittaa kiinteinä, arvonlisäverottomina ja niiden tulee sisältää kaikki korvaukset ja kulut (korvaukset työssä tarvittavien välineiden, tietokoneiden, ohjelmien, kojeiden käytöstä, tulostuksesta, dokumentoinnista, matka-, majoitus- ja päivärahakorvaukset, kulut, jotka tarjoaja maksaa ulkopuolisille, materiaali- ja käsittelykustannukset yms.). Hinnat ilmoitetaan euroina. Hinnan varaumia, laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. 9 Toimitusaika Toimitusaika saa olla enintään kaksi (2) kuukautta tilauksesta. Toimitusaika on ilmoitettava tarjouksessa. 10 Toimitusehto TOP (toimitettuna perille) Finnterms 2001, Humanistisen ammattikorkeakoulun toimipisteet. 11 Alihankkijat Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, on siitä ilmoitettava tarjouksessa, sekä ehdotetut alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden osuudesta kuten omastaan. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Mahdollisesta alihankkijasta on pyydettäessä toimitettava viipymättä hankintayksikön pyytämät rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät selvitykset. HUMAK voi perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa. 12 Raportointi Toimittajan tulee asettaa vastuuhenkilö huolehtimaan yhteistyön sujuvuudesta. Palvelun seurantaa ja kehittämistä varten toimittajan tulee perustaa yhdessä Humanistisen ammattikorkeakoulun kanssa yhteistyöryhmä, joka kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa. Yhteistyöryhmään tulee kuulua toimittajan, tärkeimpien alihankkijoiden ja Humanistisen ammattikorkeakoulun edustajat. Toimittaja kutsuu kokouksen koolle ja toimii ryhmän sihteerinä. Videoneuvottelupalvelukokonaisuuden toimivuudesta, vikojen korjausajoista, laitevaihdoista ja käyttömääristä on saatava raportit paikkakohtaisesti puolen vuoden välein kuitenkin niin, että em. asiat voidaan tarvittaessa eritellä kuukausittain. Yhteistyöryhmän tarkoituksena on seurata palvelun laatua sekä käsitellä kehitettäviä asioita. Toimittajan tulee esitellä yhteistyöryhmälle koontiraportti kehitysehdotuksista ja niihin perustuvat jatkotoimenpiteet sekä palvelutasoseurannan tulokset.

9 9 13 Tarjoajien ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu 13.1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua tavaroiden toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tätä arvioidaan lakisääteisillä, taloudellisilla ja toiminnallisilla vaatimuksilla. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, joilla ei ole teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Edellytykset arvioidaan tarjoajalle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa mainituin perustein. Tarvittaessa edellytysten täyttymisestä voidaan pyytää lisäselvityksiä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1.) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2.) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3.) Tarjousten vertailu ja tarjouksen valinta Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa tarkistetaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta ja palveluilta edellytetään. Hankintayksikkö hylkää tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset Tarjousten vertailu ja tarjouksen valinta Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Arviointi suoritetaan kokonaisuutena. Arviointiperusteina ovat laatu (maks. 40 pistettä), toimittajan kelpoisuus (maks. 30 pistettä) ja hinta (maks. 30 pistettä). Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. 1. Laatu (maksimipisteet 40) Laadun pisteet jakautuvat seuraavasti: - Asiakkaan tekemä arviointi maks. 40 pistettä 2. Toimittajan kelpoisuus (maksimipisteet 30)

10 3. Hinta (maksimipisteet 30) - Hinta muodostuu seuraavien yhteishinnasta: - neljä (4) "Kahden näytön FullHD-ratkaisu" - kolme (3) "Yhden näytön FullHD-ratkaisu" - kolme (3) "Yhden näytön HD-ratkaisu" - kaksi kiinteää kuuden (6) yhtäaikaisen osallistujan virtuaalineuvottelutilaa - 4 krt / vuosi max. 12 osallistujan virtuaalineuvottelua - streaming- ja nauhoituspalvelu työaseman lisenssiä - viisi (5) kappaletta ios-lisenssejä - Vertailussa halvin hinta saa maksimipisteet Tarjoajan tulee ilmoittaa edellä mainitun kokonaisuuden yhteishinta ensimmäiseltä 24 kuukaudelta ja viimeiseltä 12 kuukaudelta sisältäen edellä mainitut laitteet ja palvelut toimitettuna, asennettuna, koulutettuna ja ylläpidettynä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa halvimpaan (halvin/vertailuhinta*30) Sopimusaika Kategorian 1. ("Kahden näytön FullHD-ratkaisu") ja kategorian 2. ("Yhden näytön FullHD-ratkaisu") laitteistoista ja niiden ylläpitosopimuksista sekä kaikista edellä mainituista palvelutuotteista tehdään 36 kuukauden sopimus. Kategorian 3. ("Yhden näytön HD-ratkaisu") laitteistoista ja niiden ylläpidoista tehdään 24 kuukauden sopimus. 15 Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätöksestä toimitetaan ilmoitus kirjallisena kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella hankintasopimuksella. Hankintapäätökseen voi hakea muutosta siten kuin päätöksessä mainitaan. Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Ostajaa sitovat tilaukset tehdään erikseen. 16 Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 2 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää tarjouskilpailun jälkeen puutteellisilta osilta.

11 17 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus ( 4. Erityisehtoja palveluista ( 5. Yleiset sopimusehdot (JIT yleiset ehdot, 6. Tarjous liitteineen. Mahdolliset sopimuserimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvottelemalla. Mikäli neuvottelut eivät johda sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, ratkaistaan erimielisyydet ensimmäisenä oikeusasteena Helsingin käräjäoikeudessa Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on ne esitettävä erillisellä liitteellä, jonka tulee olla selkeästi merkitty, merkinnällä SALAINEN. Kokonaishinnat eivät ole salassa pidettävä liike- tai ammattisalaisuus. HUMAK harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. 19 Laskutus ja maksuehto Laskutus tapahtuu kolmen (3) kuukauden välein etukäteen, ellei toisin sovita. Laskut tulee laatia niin, etteivät ne sisällä lain mukaan salassa pidettäviä tietoja. Laskussa on oltava erittely laskutuksen perusteista. Maksuehto on 14 pv netto laskun saapumisesta Tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain 4 :n 1 mom. mukainen. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä.

12 20 Tarjouksen toimitusosoite Sitova suomenkielinen tarjous liitteineen paperisena kahtena (2) kappaleena sekä sähköisenä CD-levyllä tai muistitikulla tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään klo osoitteeseen: Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy / HUMAK Tietohallinto Annankatu 12 A Helsinki Kuoreen merkintä "Tarjous: Videoneuvottelulaitteistot- ja palvelut". Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu vastaanottajalle määräajassa. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon Sopimus Tarjoajan tulee huolellisesti tutustua liitteenä 2 olevaan sopimusluonnokseen, jonka ehtoihin tarjoaja sitoutuu antamalla tarjouksen. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. HUMAK pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 22 Lisätiedot Hankinnan valmistelijana toimii tietohallintopäällikkö Mikael Rosendahl, puh Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee lähettää suomenkielisinä sähköpostiosoitteeseen tarjoukset@humak.fi viimeistään klo mennessä. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viitteenä Kysymys: Videoneuvottelulaitteistot- ja palvelut. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan HUMAKin tietohallinnon internet-sivuilla osoitteessa viimeistään Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista tarkentavista muutoksista tarjouspyyntöön. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. Tapio Huttula toimitusjohtaja Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy Liitteet Tarjouslomake, liite 1 Sopimusehdot, liite 2