TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA

Transkriptio

1 TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA

2 ONNISTUNEEN TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN MISTÄ TILAT TAPAHTUMALLE? LUVAT JA ILMOITUKSET Kuva: Pyry Keto

3 TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA Tämä ohje on Sinulle, joka aiot järjestää tapahtuman Vaasassa. Ohjeeseen on koottuna tiedot tapahtuman edellyttämistä luvista ja linkki luvan myöntävän viranomaisen www-sivustolle. Toivomme, että vihkonen helpottaa järjestelyjä, säästää aikaasi ja auttaa saamaan aikaan onnistuneen tapahtuman. Onnistuneen tapahtuman järjestäminen Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista. Onnistunut yleisötapahtuma syntyy, kun ennakkosuunnittelu on aloitettu ajoissa ja tapahtumalle on nimetty vastuuhenkilöt sekä haettu mahdolliset yhteistyökumppanit. Tarvittavat luvat ovat kunnossa ja saatuja viranomaisohjeita ja -määräyksiä noudatetaan. Mistä tilat tapahtumalle? Ulkoilmatapahtumia voidaan järjestää kaupungin ja yksityisen omistamilla maa-alueilla ja vesialueilla. Alueiden käyttöön tarvitaan aina maanomistajan lupa. Lupa on haettava 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Kaupungin omistamille yleisille alueille kuten kaduille, puistoalueille ja toreille myöntää luvat Kuntatekniikka Kadun tai muun yleisen alueen käyttölupahakemus: Liikuntatiloja ja -alueita vuokraa Nuorisotiloja vuokraa nuorisopalvelut puh Vaasa Arenan ja Botniahallin tiloja vuokraa Kulttuuritalo Fannyn tiloja vuokraa Kokousjärjestelyihin löytyy ammattiapua, Visit Vaasa Yksityisten maa- ja vesialueiden käyttöluvat myöntää kunkin alueen omistaja tai haltija. Omistajatiedot antaa Kiinteistötoimi, puh. (06) Luvat ja ilmoitukset Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille vähintään 14 vrk ennen tilaisuuden alkamista. Pohjanmaan poliisilaitoksen lupapalvelut puh , ma - pe klo s-posti: lupahallinto.pohjanmaa(at)poliisi.fi Yleisötilaisuuden järjestäminen sähköinen lomake Yleisötilaisuuden järjestäminen tulostettava lomake Ulkomyyntimääräyksissä noudatetaan Eviran ohjeita Elintarvikkeita valmistavan, tarjoavan tai myyvän toimijan on tiedotettava toiminnastaan kirjallisesti 4 arkipäivää ennen tilaisuutta Ympäristötoimi Luvat ja ilmoitukset Tapahtumanjärjestäjä on aina vastuussa tapahtumansa sisällä tarjottavasta toiminnasta. Kuluttajaturvallisuuslaki: Alkoholin anniskelulupa on haettava 2 kk ennen tapahtuman alkamista Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto AVI Valtion virastotalo Wolffintie 35, puh (vaihde) Yleistä tietoa: Tupakointi on kielletty ulkoalueilla järjestettävien yleisten tilaisuuksien katoksissa ja katsomoissa sekä muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan. Tupakointiin liittyvät ohjeet 3

4 ONKO TILAISUUDESSA MUSIIKKIA, AIHEUTUUKO TILAISUUDESTA MELUHAITTAA? ARPAJAISET TURVALLISUUS, JÄRJESTYKSENVAL- VONTA JA PELASTUS- SUUNNITELMA ILOTULITUKSEN JÄRJESTÄMINEN TARVITAANKO TAPAHTUMASSA SÄHKÖÄ TAI VETTÄ MIELENOSOITUS

5 Onko tilaisuudessa musiikkia, aiheutuuko tilaisuudesta meluhaittaa? Mikäli on syytä olettaa, että melu aiheuttaa häiriötä täytyy Ympäristösuojelulain 60 (86/2000) edellyttämä ilmoitus tehdä Ympäristötoimelle 30 vrk ennen tilaisuutta. Lomake: Tietoa: Musiikin julkiseen esittämiseen on haettava luvat 14 vrk ennen tapahtumaa Teosto (tekijäkorvaukset) ja Gramex (esittäjäkorvaukset) Katusoittoon ei tarvita erillistä lupaa Arpajaiset Tavara-arpajaiset saa toimeenpanna vain viranomaisen antamalla luvalla, ellei arpajaislaissa toisin ole säädetty Arpajaisluvan myöntää Pohjanmaan poliisilaitos puh , ma - pe klo s-posti: lupahallinto.pohjanmaa(at)poliisi.fi, Lupahakemus on tehtävä 14 vrk ennen arpajaisia. Turvallisuus, järjestyksenvalvonta ja pelastussuunnitelma Yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Poliisin kanssa olisi hyvä aina keskustella etukäteen järjestysmiesten määrästä. Järjestyksenvalvojia on oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Järjestyksenvalvojilla on oltava voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti. Poliisi voi myös hyväksyä järjestysmiehet erikseen yksittäiseen tilaisuuteen. Erikseen hyväksyttävien järjestyksenvalvojien nimet ja henkilötunnukset tulee ilmoittaa yleisötilaisuusilmoituksen mukana poliisille. Pohjanmaan poliisilaitoksen puh , ma - pe klo , s-posti: lupahallinto.pohjanmaa(at)poliisi.fi Järjestyksenvalvojia löytyy näistä osoitteista Järjestyksenvalvojat Vartiointia voi tarvittaessa tilata näistä osoitteista Vartiointitoimistot Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma. Suunnitelma on hyvä tehdä yhteistyössä yrityksen kanssa, josta järjestyksenvalvonta ostetaan. Pelastussuunnitelma on tehtävä, jos on yli 200 osallistujaa, käytetään avotulta tai tehosteita, poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista tai tapahtuman luonne aiheuttaa vaaraa. Pelastussuunnitelma hyväksytetään poliisilla ja toimitetaan Pohjanmaan pelastuslaitokselle 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Pelastussuunnitelma Tapahtuman järjestäjä vastaa ensiavun järjestämisestä. Ensiapu ja ensihoitopalveluita sekä tilaisuuksien riskikartoitusta voi tilata SPR:ltä Suomen Punainen Risti puh vaasa@punainenristi.fi Ilotulituksen järjestäminen Ilotulituksen järjestämiseen tarvitaan maanomistajan lupa. Ilotulitteiden käytöstä on tehtävä kirjallinen ilmoitus pelastuslaitokselle. lman kirjallista ilmoitusta voi ilotulituksen järjestää klo klo välisenä aikana. (Räjähdysasetus 473/93). Tarvitaanko tapahtumassa sähköä tai vettä Tee sähkön tarpeesta ennakkoon suunnitelma, jonka pohjalta sähköalan ammattilaiset voivat tehdä tilapäisjärjestelyt. Suunnitelma toimitetaan 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Ilmoitus sähköntarpeesta: Elintarvikkeiden myynti ja anniskelu edellyttävät, että tapahtumapaikalla on vettä. Vettä tarvittaessa yhteystiedot Mielenosoitus Mielenosoitus ei vaadi erillistä lupaa, mutta poliisille on jätettävä ilmoitus vähintään kuusi tuntia ennen tapahtumaa. Ilmoituksen ei välttämättä tarvitse olla kirjallinen. Poliisilta on kuitenkin syytä pyytä todistus ilmoituksen vastaanottamisesta. 5

6 JÄTEHUOLTO JA KÄYMÄLÄT ULKOMAINONTA LIPUTUS VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTI- SUUNNITELMA TAPAHTUMAN- KALENTERI VAASAN KAUPUNKI MAHDOLLISTAJANA JA TUKIJANA

7 Jätehuolto ja käymälät Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava alueen siistimisestä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Jäte- ja käymäläjärjestelyissä on otettava yhteys Ympäristötoimi Siivouksen voi tilata näistä osoitteista Siivousta voi tiedustella myös eri urheiluseuroilta. Jäteastioita vuokraa Siirrettävät käymälät vuokraa Ulkomainonta Banderolli sekä mainosluvat myöntää Kuntatekniikka Kadun tai muun yleisen alueen käyttölupahakemus Liputus Eri valtioiden lippuja voi vuokrata Vaasan kaupungin kansalaisinfosta, Kirjastonkatu 13, Vaasa p. (06) Torilla tapahtuvasta liputuksesta vastaa Shopping Vaasa ry Viestintä- ja markkinointisuunnitelma Markkinointi on oleellinen osa tapahtuman onnistumisesta. Hyvät ja riittävän ajoissa tehdyt suunnitelmat helpottavat tapahtuman viestintää ja markkinointia yleisölle. Tapahtumakalenteri Ilmoita tapahtumasta myös Pohjanmaan tapahtumakalenterissa. Se on kaikille avoin ja maksuton palvelu. Tapahtumakalenteri Vaasan kaupunki mahdollistajana ja tukijana Tapahtuma-avustukset Kaupungilta voi hakea avustusta tapahtuman järjestämiseen, mikäli on kyse kaikille avoimesta Vaasassa järjestettävästä yleisötapahtumasta. Kaupungilta anottavista avustuksista ilmoitetaan aina vuoden alussa. Tapahtuma-avustusta voi hakea 31.1 saakka joko sähköisesti Tapahtuma-avustukset : tai jättämällä kirjallinen hakemus kaupungin keskuskirjaamoon os. Vaasapuistikko 10, Vaasa). Lisätietoja tapahtuma-avustuksista antaa yhteyspäällikkö Iiro Suksi, iiro.suksi@vaasa.fi, puh Kulttuurikeskuksen kautta voi vuokrata lavaelementtejä sekä valo- ja äänitekniikkaa. kulttuurikeskus@vaasa.fi Botniahallista voi vuokrata lavaelementtejä, tuoleja ja vaatenaulakoita. Neuvontaa antaa: Kulttuuritapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä kulttuurikeskus@vaasa.fi Liikuntatapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä liikunta@vaasa.fi Botniahallissa tai Vaasa Arenalla järjestettävissä tapahtumissa voi ottaa yheyttä sales@vaasanseudunrareenat.fi Suurten tapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä Max Jansson, max.jansson@visitvaasa.fi, puh Onnea ja menestystä! 7

8