Ohje allekirjoitettujen PDF-tiedostojen vastaanottajalle

Transkriptio

1 Ohje allekirjoitettujen PDF-tiedostojen vastaanottajalle JULKINEN

2 Versiohistoria Päivämäärä Tekijä Kuvaus Jukka Merinen Ensimmäinen versio

3 Versiohistoria Johdanto Sähköisen leiman tarkastaminen Allekirjoitussivun merkinnät A1-toiminto Henkilökohtainen allekirjoitus Yritysallekirjoitus Käyttäjätuki... 11

4 1 Johdanto Tässä dokumentissa on kuvattu ohjeet Signom-palvelussa sähköisesti allekirjoitettujen PDF-tiedostojen alkuperän tarkastamiseksi. Signom on sähköinen allekirjoituspalvelu, jossa on allekirjoittaa PDF-muotoisia asiakirjoja. Allekirjoitettava asiakirja voi olla käyttäjän lataama, tai se voi olla muodostettu palvelussa täyttämällä lomakkeelle syötetyt tiedot lomakepohjaan. Palvelun tietoturvaratkaisut on kuvattu erillisessä dokumentissa "Tietoturvakuvaus", joka on ladattavissa osoitteesta Henkilötietojen käsittely palvelussa on kuvattu tietosuojakäytännössä, joka luettavissa palvelun alareunassa olevassa "Tietosuojakäytäntö" linkin takaa.

5 2 Sähköisen leiman tarkastaminen Sähköisesti allekirjoitetun PDF-tiedoston alkuperä voidaan varmistaa PDF-tiedostossa olevan sähköisen leiman avulla. Sähköisen leiman avulla voidaan varmistaa, että tiedosto on peräisin Signomallekirjoituspalvelusta eikä tiedoston sisältöä ole muutettu. Sähköinen leima perustuu Adobe Approved Trust List (AATL) -ohjelmaan. Adoben hyväksymä varmennepalvelujen tarjoaja on myöntänyt Signomille sähköisen varmenteen asiakirjojen sähköistä leimaamista varten. Sähköinen leima voidaan varmistaa Adobe Acrobat Reader -ohjelmalla, joka on ladattavissa ilmaiseksi osoitteesta Kun käyttäjä avaa PDF-tiedoston, jossa on sähköinen leima, Adobe Acrobat Reader tarkistaa, että asiakirjassa oleva leima vastaa asiakirjan sisältöä. Lisäksi Adobe Acrobat Reader tarkistaa, ettei leiman luomisessa käytetty varmenne ole sulkulistalla. Kuvassa 1 on esimerkki PDF-tiedostosta, jossa on sähköinen leima. Leiman tunnistaa sinisestä palkista, jossa varmenteen haltija on Signom Oy. Lisätietoja leimasta saa klikkaamalla Signature Panel - painiketta. Kuvassa 2 on esimerkki PDF-tiedostosta, jota on muokattu sähköisen leiman lisäämisen jälkeen. Sininen palkki ilmoittaa, että leima ei kelpaa. Kuvassa 3 on esimerkki PDF-tiedostosta, jonka sähköisen leiman tila on "UNKNOWN". Tämä tarkoittaa, että Adobe Acrobat Reader ei tunnista leiman luomisessa käytettyä sertifikaattia. Tällöin käyttäjän tulisi varmistaa, että käytössä on uusin Adobe Acrobat Readerin versio. Uusin versio on ladattavissa ilmaiseksi osoitteesta Sähköisesti allekirjoitetun PDF-asiakirjan voi tulostaa, mutta sähköinen leima ei ole enää varmennettavissa paperille tulostusta PDF-tiedostosta. Jotta allekirjoitus on jälkeenpäin varmennettavissa, käyttäjän täytyy aina säilyttää myös allekirjoitettu PDF-tiedosto, jossa on sähköinen leima.

6 Kuva 2: PDF-dokumentti, jossa on varmennettu sähköinen leima. Kuva 1: PDF-dokumentti, jonka sähköinen leima ei ole voimassa.

7 Kuva 3: PDF-dokumentti, jonka sähköisen leiman tila on UNKNOWN.

8 3 Allekirjoitussivun merkinnät Allekirjoituspalvelussa allekirjoitettavat asiakirjat koostuvat yhdestä tai useammasta PDF-tiedostosta. Vähintään yhden käyttäjän valitseman PDF-tiedoston loppuun lisätään allekirjoitussivu, jossa on tiedot allekirjoittajista. Asiakirjaan voi liittyä myös muita PDF-tiedostoja (esim. sopimusehtoja tai muita liitetiedostoja), joissa ei ole allekirjoitussivua. 3.1 A1-toiminto A1-toiminto tarkoittaa sitä, että allekirjoittajan täytyy tehdä vahva sähköinen tunnistus allekirjoitustapahtuman yhteydessä. Mikäli käyttäjä on tehnyt vahvan sähköisen tunnistuksen aiemmin, aikaisemmin tehty tunnistus ei kelpaa, vaan käyttäjää pyydetään tekemään tunnistus uudelleen. A1-toiminnolla allekirjoitetun asiakirjan turvataso on siten korkeampi kuin asiakirjan, joka on luotu ilman A1-toimintoa. Kuva 4: A1-toiminnolla luotu asiakirja Kun asiakirja on luotu A1-toiminnolla, jokaisen asiakirjaan liittyvän PDF-tiedoston alareunassa olevassa tunnisteessa on merkintä "(A1)".

9 3.2 Henkilökohtainen allekirjoitus Henkilökohtaisessa allekirjoituksessa näkyy seuraavat tiedot: Allekirjoituksen aikaleima Allekirjoittajan nimi Allekirjoittajan tunnistuksen aikaleima Allekirjoittajan tunnistustapa Tunnistuksen voi olla tehty aiemmin kuin sähköinen allekirjoitus. Kun käyttäjä on tehnyt vahvan sähköisen tunnistamisen, käyttäjä voi kirjautua samalla selainohjelmalla palveluun käyttäen sähköpostiosoitetta ja salasanaa. Mikäli asiakirja on luotu käyttäen A1-toimintoa (kts. kappale 3.1), käyttäjä pakotetaan tekemään vahva sähköinen tunnistus allekirjoituksen yhteydessä. Tunnistustapa voi olla yksi seuraavista: Pankkitunnistus Mobiilivarmenne Ruotsin BankID Norjan BankID Tanskan NemID Sähköpostitunnistus: Käyttäjän sähköpostiosoitteeseen lähetetään linkki, jonka kautta käyttäjä pääsee allekirjoittamaan. Käyttäjä voi vapaasti valita allekirjoituksessa käytettävän nimen.

10 3.3 Yritysallekirjoitus Yritysallekirjoituksessa näkyy samat tiedot kuin henkilökohtaisessa allekirjoituksessa, ja lisäksi seuraavat tiedot: Yrityksen virallinen nimi kaupparekisterissä, jonka nimissä allekirjoitus on tehty Yritysrooli, jolla allekirjoitus on tehty (esim. "Toimistusjohtaja") Tieto siitä, onko allekirjoittaja oikeutettu edustamaan yhtiötä Yhtiöjärjestyksen nimenkirjoituslauseke Tieto siitä, mistä yritystiedot on tarkastettu ja tarkastuksen aikaleima

11 4 Käyttäjätuki Käyttäjätukemme neuvoo allekirjoitettuihin PDF-tiedostoihin liittyvissä kysymyksissä. Yleisimpiin palveluun liittyviin kysymyksiin on vastaus tukisivustolla Käyttäjätukeen saa yhteyden lähettämällä sähköpostia osoitteeseen Vastaamme tukipyyntöihin seuraavan työpäivän kuluessa.