Palvelun käyttöehdot. Sonera Laskuta. 1 Palvelukuvaus

Transkriptio

1 (6) Sonera Laskuta 1 Palvelukuvaus Sonera Laskuta on yrityksille tarkoitettu laskutuspalvelu. Palvelun avulla yritys luo ja lähettää laskuja omille asiakkailleen laskukohtaisen valinnan mukaan joko sähköisinä verkko- tai sähköpostilaskuina tai perinteisesti paperilaskuina. Sonera Laskuta -palvelun avulla yritys voi helposti ja joustavasti hoitaa laskutuksensa ajasta ja paikasta riippumatta. Palvelun käyttöönotto ei vaadi laiteinvestointeja tai erillisen ohjelmiston lataamista. Palvelu sopii hyvin pienten ja keskikokoisten yritysten käyttöön. Palvelun käyttö auttaa myös erilaisia järjestöjä ja yhdistyksiä hoitamaan laskutuksensa nopeasti ja luotettavasti. Sonera Laskuta vastaa sähköisen laskutuksen tarpeisiin ja nykypäivän muuttuvaan tilanteeseen, jossa siirrytään paperilaskusta sähköiseen laskutukseen. Siirtyminen sähköiseen laskutukseen on ekologista ja säästää sekä yrityksen aikaa että rahaa. Sonera Laskuta -palvelun avulla jokaisen yrityksen on mahdollista siirtyä sähköiseen laskutukseen. 1.1 Palveluratkaisu Sonera Laskuta -palvelun toimittaja on TeliaSonera Finland Oyj (jäljempänä Sonera). Palvelu sisältää seuraavat toiminnallisuudet: Hallintatyökalut - käyttäjätunnukset - Sonera Laskuta -web-käyttöliittymä - Sonera Bill -mobiilisovellus Yrityksen omien tietojen hallinta - yritystietojen luonti ja tallennus - yrityksen liikemerkin liittäminen palveluun Perustietojen hallinta laskutusta varten - asiakasrekisteri - tuoterekisteri - ryhmittely: asiakkaat / tuotteet Laskuaineiston hallinta: luonti ja lähetys - laskupohjat: suomi, ruotsi, englanti - liite laskulle - esikatselu - laskun lähetys: verkkolasku, sähköpostilasku, paperilasku Laskuaineiston hallinta: seuranta - laskuarkisto - maksusuoritusten seuranta ja kirjaus - laskuaineiston siirto tilitoimistolle 1.2 Toiminnallisuuksien kuvaus Hallintatyökalut Sonera Laskuta -palvelua yritys voi käyttää tietokoneella internetin välityksellä ja/tai mobiilipäätelaitteella. Palvelusta löytyvät käyttäjän ohjeet tilannekohtaisesti. TS Yritystiedot TeliaSonera Finland Oyj Teollisuuskatu 15, HELSINKI Kotipaikka: Helsinki Y-tunnus: , ALV REK

2 (6) Käyttäjätunnukset Sonera Laskuta -palvelua varten asiakas saa yhden yritystasoisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätunnuksena käytetään yrityksen määrittämää sähköpostiosoitetta. Samanaikaisesti palvelua voi käyttää vain yksi henkilö kerrallaan. Sonera Laskuta -web-käyttöliittymä Sonera Laskuta -palvelua yritys käyttää tietokoneella web-käyttöliittymällä. Sonera Bill -mobiilisovellus Palvelun käyttöönoton jälkeen palvelua on mahdollista käyttää mobiilipäätelaitteella lataamalla Sonera Bill -mobiilisovellus iphone ja/tai ipad -päätelaitteeseen. Mobiilisovellus mahdollistaa käytetyn ajan laskemisen ja muuttamisen laskuriviksi, esimerkiksi asentamiseen kuluneen ajan. Mikäli Sonera Bill -sovellusta käytetään alueella, jossa ei ole mobiiliverkkoyhteyttä, se toimii offline-tilassa ja tiedot synkronoituvat automaattisesti Sonera Laskuta -palveluun, kun verkkoyhteys on saatavilla. Yrityksen omien tietojen hallinta Yritystietojen luonti ja tallennus Käyttäjä luo palveluun laskujen lähettämistä varten oman yrityksensä tiedot, jotka asetetaan laskupohjiin oletustiedoiksi. Tarvittaessa tietoja voidaan muuttaa laskukohtaisesti. Yrityksen liikemerkin liittäminen palveluun Palvelu mahdollistaa yrityksen yhden tai useamman liikemerkin lisäämisen laskupohjiin. Perustietojen hallinta laskutusta varten Asiakasrekisteri Käyttäjä voi luoda ja ylläpitää tietoja ja listaa asiakkaistaan sekä käyttää niitä hyväksi laskuja luotaessa. Tuoterekisteri Käyttäjä voi luoda ja ylläpitää tietoja ja listaa tuotteistaan sekä käyttää niitä hyväksi laskuja luotaessa. Ryhmittely: asiakkaat / tuotteet Sekä asiakkaita että tuotteita voidaan ryhmitellä erilaisia käyttötarkoituksia varten. Laskuaineiston hallinta: luonti ja lähetys Laskupohjat Palvelussa on valittavissa kaksi erilaista laskupohjaa. Kielivalinnat ovat suomi, ruotsi ja englanti. Laskupohjat ovat Suomen käytäntöjen mukaiset. Liite laskulle Käyttäjä voi lisätä laskulle liitteen erilaisia käyttötarkoituksia varten, esimerkiksi yrityksen asioista asiakkaille tiedottamista varten. Esikatselu Käyttäjä voi esikatsella laskua ennen lähettämistä. Laskun lähetys: verkkolasku, sähköpostilasku ja paperilasku Palvelussa laskun toimitustavaksi voi valita sähköisen tai paperisen laskun. Lasku toimitetaan palvelunkäyttäjän määrittämään vastaanottajaosoitteeseen suoraan palvelusta. Sähköisellä laskulla tarkoitetaan sähköpostilaskua sekä yritysten verkkolaskua operaattorija pankkikanavaan. Verkkolaskuina lähetettävät laskut toimitetaan verkkolaskuosoitteen perusteella eteenpäin palvelua käyttävän yrityksen määrittelemän vastaanottajan verkkolaskuoperaattorille, joka toimittaa sen edelleen vastaanottajalle omien toimitusehtojensa puitteissa.

3 (6) Laskun lähtiessä Suomen rajojen ulkopuolelle käyttäjä voi lähettää ainoastaan paperi- ja sähköpostilaskuja. Laskuaineiston hallinta: seuranta Laskuarkisto Lähetetyt laskut arkistoituvat palvelun tietokantaan, joten asiakas voi myöhemmin tarkastella lähettämiään laskuja. Maksusuoritusten seuranta ja kirjaus Palvelussa käyttäjä voi itse päivittää laskukohtaisesti lähettämiensä laskujen maksusuoritukset, jolloin maksusuoritusten tilanne pysyy ajan tasalla. Laskuaineiston siirto tilitoimistolle Käyttäjä voi halutessaan lähettää laskuaineiston sähköisesti tilitoimistolle valitsemanaan ajankohtana ja/tai aikavälein. 1.3 Muut asiat Yhteystiedot ja yhteydenottolomakkeet Internetissä Sonera Laskuta -palvelusivulta kohdasta Asiakastuki löytyvät yhteystiedot ja yhteydenottolomakkeet yhteydenottopyynnön, vikailmoituksen tai palautteen antamista varten. Palvelun käyttöönoton edellytyksiä Palvelun käyttö edellyttää toimivaa internet-yhteyttä. Palvelu toimii kaikilla yleisimmillä selainohjelmilla. Vastuu käyttäjätunnuksista Palvelua käyttävä yritys vastaa käyttäjätunnuksen säilyttämisestä siten, että tunnus ei joudu kolmansien osapuolten haltuun. Sonera ei vastaa vahingoista, jotka aiheutuvat palvelua käyttävälle yritykselle tai kolmannelle osapuolelle mahdollisesta tunnuksen häviämisestä tai paljastumisesta tahoille, joilla ei ole oikeutta saada käyttää tai pitää tunnusta hallussaan. Asiakkaalla on velvollisuus ilmoittaa yhteyshenkilönsä vaihtumisesta välittömästi Soneralle. Ilmoituksen voi tehdä palvelussa sijaitsevalla yhteyslomakkeella. Sopimuksen tehnyt asiakas vastaa palvelusta perittävien maksujen suorittamisesta Soneralle vaikka joku muu kuin asiakas itse olisi käyttänyt palvelua. Poikkeuksena tähän on tilanne, jossa asiakas pystyy osoittamaan, että palvelua on käytetty oikeudettomasti ja, että oikeudeton käyttö on käynyt mahdolliseksi Soneran tuottamuksen johdosta. Palvelun käytöstä Palvelua käyttävä yritys vastaa siitä, että tiedostot eivät sisällä haitallisia osia, esim. viruksia, haittaohjelmia tai vastaavia, jotka saattaisivat vahingoittaa Sonera Laskuta - palvelun toimivuutta tai vaarantaa palvelun tietoturvaa. Tiedostojen tiedostomuodot ja muotoilu tulee olla Soneran antamien ohjeiden mukaista. Soneralla on oikeus olla prosessoimatta osaa tai kaikkea palvelua käyttävän yrityksen toimittamaa aineistoa, mikäli siinä esiintyy puutteellisuuksia tai se voi muodostaa uhan Sonera Laskuta -palvelun toimivuudelle tai sen tietoturvalle. Mikäli tiedot ovat puutteellisia, Soneralla on velvollisuus mahdollisimman pian ilmoittaa puutteellisuuksista yrityksen yhteyshenkilölle Soneran parhaaksi katsomalla tavalla. Mikäli palvelua käyttävän yrityksen aineisto muodostaa uhan palvelun toimivuudelle tai sen tietoturvalle, Soneralla on oman harkintansa mukaan oikeus keskeyttää palvelun toimittaminen yritykselle tai laajemmalle joukolle yrityksiä toistaiseksi tai pysyvästi, kunnes uhka ja/tai sen aiheuttama syy on saatu poistettua. Soneralla on oikeus keskeyttää Sonera Laskuta -palvelun toimittaminen väliaikaisesti huollon tai ylläpitotöiden ajaksi. Soneran tulee varmistaa, että tällaisessa tilanteessa asiasta tiedotetaan yritykselle mahdollisimman pian Sonera Laskuta -verkkosivulla tai

4 (6) henkilökohtaisesti yrityksen yhteyshenkilön sähköpostiin. Sonera ei ole velvollinen korvaamaan yritykselle mahdollisesti keskeytyksistä aiheutuvia suoria tai epäsuoria kustannuksia tai vahinkoja myöskään tilanteessa, että palvelun keskeytyminen on johtunut ennakoimattomasta virhetilanteesta. Sonera hankkii sekä kirjepostin postinkantopalvelut normaalien postinkantopalveluita koskevien yleisehtojen puitteissa että verkkolaskujen edelleenvälityspalvelut yleisesti tunnetuilta postinkanto - ja verkkolaskuoperaattoreilta. Mikäli Sonera Laskuta -palvelussa esiintyy häiriöitä, jotka johtuvat kirjepostin vastaanotosta, lajittelusta, jakelusta, kannosta, postin vastaanotosta lähetysosoitteeseen, muusta postinkantajan toiminnasta tai verkkolaskuoperaattoreiden toiminnan katkoksista tai virheistä, Sonera ei vastaa näistä häiriöistä aiheutuneista suorista tai epäsuorista kustannuksista tai vahingoista. Sonera ei anna mitään takuita Sonera Laskuta -palvelun käytettävyydestä, häiriöttömyydestä, virheettömyydestä tai toimivuudesta, eikä vastaa mistään vahingoista, jotka aiheutuvat palvelua käyttävälle yritykselle tai kolmannelle Sonera Laskuta -palvelun käytöstä tai sen käyttämisestä. Palvelukuvauksen muutokset Sonera voi muuttaa tätä palvelukuvausta. Kun palvelukuvaus muuttuu olennaisesti asiakkaan vahingoksi, niin niissä tapauksissa asiakkaalle tiedotetaan muutoksesta vähintään kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Muissa tilanteissa Sonera ilmoittaa muutoksista parhaaksi katsomallaan tavalla ja aikataululla. 2 Muut ehdot 2.1 Palvelun laskutuksesta Asiakas maksaa palvelun käytöstä seuraavasti Laskutustapa Palvelun laskutustapa on lasku. Laskun voi saada veloituksetta sähköposti- tai verkkolaskuna ja lisämaksua vastaan paperilaskuna. Asiakas voi itse vaihtaa palvelun Omat tiedot -osiossa laskutapaa. Laskutuskausi Asiakas saa laskun kerran kuukaudessa. Laskutuskausi sisältää edellisen kuukauden käyttömaksut sekä kuluvan kuukauden palvelumaksut. Huomautukset laskuille Mahdolliset huomautukset laskua vastaan on asiakkaan tehtävä kirjallisesti ennen eräpäivää palvelun yhteystietolomakkeella. Asiakkaan on tästä huolimatta maksettava laskun riidaton osa eräpäivään mennessä. Jos huomautus on tarkistuksessa todettu aiheettomaksi, tulee asiakkaan suorittaa lasku viivästyskorkoineen kahden viikon kuluessa siitä, kun hänelle on ilmoitettu tarkastuksen tuloksesta. Mikäli laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä, veloittaa Sonera asiakkaalta seuraavalla mahdollisella laskulla maksukehotusmaksun sekä korkolain mukaisen viivästyskoron. 2.2 Palvelun käytön lopettamisesta Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa noudattaen kahden (2) kuukauden irtisanomisaikaa. Sonera Laskuta -palvelun asiakas ilmoittaa Soneralle palvelun käytön lopettamisesta internetistä palvelun yhteydessä löytyvällä yhteyslomakkeella. Asiakkaalta veloitetaan palvelumaksut irtisanomisajan loppuun asti normaalisti. Kun yritys on irtisanonut palvelun tai palvelumaksu on jäänyt maksamatta, laskun luonti ja lähetys estyvät viimeisen maksetun palvelumaksujakson päätyttyä. Palvelunkäyttäjä voi palvelun käytön lopettamisen jälkeen kuuden kuukauden ajan:

5 (6) - kirjautua palveluun - katsoa tietojaan (omat tiedot, lasku-, asiakas- ja tuotetiedot) - aktivoida palvelun käyttöön maksamalla erääntyneet laskut Palvelunkäyttäjä vastaa itse palvelussa säilytettyjen tietojen siirrosta ja arkistoinnista palvelun käytön lopettamisen jälkeen ottaen huomioon lain vaatiman vähimmäissäilytysajan. Palvelunkäyttäjän kirjaamia tietoja säilytetään 12 kuukauden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan palvelusta. 2.3 Salassapito ja luottamuksellisuus Asiakas ja Sonera sitoutuvat pitämään salassa tietoonsa tulleen toista, tämän asiakkaita, alihankkijoita tai muita kolmansia osapuolia koskevan liike- tai ammattisalaisuuden ja muun luottamuksellisena pidettävän tiedon ja materiaalin. Tämä salassapitovelvollisuus on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen viisi vuotta. Salassapitovelvollisuuden estämättä Sonera voi kuitenkin luovuttaa Sonera Laskuta - palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja olennaisia asiakasta koskevia tietoja käyttämilleen alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille sekä luovuttaa ja muutenkin käsitellä sopimuksiin, palvelun käyttöön ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakasta koskevia tietoja Soneran sisäisessä toiminnassa. Myös asiakas voi luovuttaa Sonera Laskuta - palvelun käyttämisen kannalta tarpeellisia tietoja käyttämilleen alihankkijoille tai yhteistyökumppanille. Sopimusosapuolet vastaavat siitä, että niiden käyttämät alihankkijat ja yhteistyökumppanit sitoutuvat pitämään luottamuksellisina saamansa tiedot ja käyttävät niille luovutettuja tietoja vain palvelun toteuttamisen kannalta perusteltuihin tarkoituksiin. Sonera sitoutuu myös siihen, että asiakasta koskevia tietoja käsitellään ja käytetään Soneran sisäisessä toiminnassa vain siinä laajuudessa ja niin kauan, kuin se on perusteltua asiakkuuden hoitamisen tai palvelun kehittämisen kannalta. Sonera käsittelee palveluun liittyvää asiakkaan aineistoa luottamuksellisesti. Avoimessa tietoverkossa lähetettyjen viestien luottamuksellisuutta ei kuitenkaan voida taata. 2.4 Soneran vastuu ja vahingonkorvausvelvollisuus Soneralla ei ole vastuuta tai vahingonkorvausvelvollisuutta mistään asiakkaalle tai asiakkaan alihankkijalle, sopimuskumppanille tai kolmannelle aiheutuneesta vahingosta, joka on johtunut - Soneran toteuttamien maksuttomien palveluiden tai ohjelmistojen käytöstä - palvelun virheellisestä käytöstä riippumatta siitä, onko virheellinen käyttö ollut tahallista vai ei - tietoverkon, sähköverkon tai tietoliikenneyhteyksien vioista tai häiriöistä - kolmansien osapuolten toimittamien laitteiden, palveluiden tai ohjelmistojen aiheuttamista Sonera Laskuta -palveluun kohdistuneista häiriöistä - asiakkaan tietojen tai tiedostojen tuhoutumisesta, katoamisesta tai muuttumisesta ja tästä aiheutuneista vahingoista ja kuluista kuten tiedostojen uudelleen luomisen aiheuttamista kustannuksista. - asiakkaalle luovutettujen palvelutunnusten väärästä käytöstä. Sonera ei ole velvollinen korvaamaan välillisiä tai seurannaisvahinkoja taikka vahinkoja, joita se ei ole voinut kohtuudella ennakoida. Sonera ei myöskään ole velvollinen korvaamaan asiakkaan tai kolmannen tahon vastuulla olevista seikoista johtuvia vahinkoja (kuten esimerkiksi vahinkoja, jotka johtuvat asiakkaan, Sonera Laskuta -palvelun käyttäjän, muun teleyrityksen tai palveluiden tuottajan toiminnasta tai näiden vastuulla olevista laitteista, teleyhteyksistä tai ohjelmistoista) eikä Sonerasta riippumattomasta syystä

6 (6) aiheutuvia vahinkoja (kuten esimerkiksi jännitehäiriöistä, ukkosesta, sähköverkosta, tulipalosta, vesivahingosta tai muusta onnettomuudesta johtuvia vahinkoja). Soneralla ei ole vahingonkorvausvelvollisuutta tämän sopimuksen mukaisten oikeuksiensa käytöstä, kuten esimerkiksi Sonera Laskuta -palvelun tuottamisen tilapäisistä keskeytyksistä aiheutuvista ongelmista tai vahingoista. Mikäli voidaan osoittaa, että asiakkaalle on aiheutunut vahinkoa Soneran käyttöehtojen, palveluun liittyvän muun dokumentaation, kuten palvelukuvausten, tuottamuksellisesta rikkomisesta, Sonera on velvollinen korvaamaan tästä asiakkaalle aiheutuneet välittömät vahingot. Soneran enimmäisvastuu on kuitenkin aina rajattu enintään määrään, joka vastaa asiakkaan välittömästi rikkomusta edeltäneen kalenterikuukauden aikana palvelusta maksamia maksuja. 2.5 Asiakkaan vastuut Asiakkaan tulee noudattaa Sonera Laskuta -käyttöehtoja ja kaikkia Soneran antamia ohjeita palvelun käytöstä riippumatta siitä, missä muodossa nämä ohjeet on annettu. Asiakkaan vastuulla on varmistaa, että Sonera Laskuta -palvelussa käytetyille palvelimille siirretyt tiedostot sisältävät kaikki ohjeissa annetut tiedot oikeassa muodossa. Asiakas vastaa palveluun toimittamiensa tiedostojen sisällöstä ja niiden virheettömyydestä. Sonera ei puutu tiedostojen sisältöön ja siten asiakkaan vastuulla on, että tiedostot eivät sisällä mitään lainvastaista materiaalia tai haittaohjelmia, jotka voivat häiritä tai vahingoittaa Sonera Laskuta -palvelua, tietoverkkoja tai Soneran, Soneran alihankkijoiden tai kolmannen järjestelmiä. Asiakas toimii käsiteltävien henkilötietojen suhteen henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä pitäessään Sonera Laskuta -palvelussa asiakasrekisteriään ja vastaa siitä, että asiakkaalla on kaikki tarvittavat oikeudet ja suostumukset henkilötietojen käsittelyyn. Asiakas vastaa omia tietojaan ja tiedostojaan koskevien varmuuskopioiden ottamisesta sekä niiden toimivuuden tarkastamisesta. Asiakas vastaa kaikista Soneralle aiheutuneista vahingoista ja kuluista, jotka ovat aiheutuneet siitä, että asiakas on toiminut, käyttänyt palvelua tai sallinut palvelua käytettävän Sonera Laskuta -palvelun käyttöehtojen tai Soneran muun palvelun käyttöä koskevan ohjeistuksen vastaisesti. Asiakas vastaa kaikesta siitä Sonera Laskuta -palvelun käytöstä ja käytöstä mahdollisesti aiheutuvista vahingoista Soneralle, Soneran alihankkijalle, asiakkaalle tai kolmannelle, joka on tapahtunut Asiakkaalle myönnettyjen palvelutunnusten perusteella. 2.6 Soneran palveluiden yleiset toimitusehdot yritysasiakkaille Muilta osin noudatetaan kulloinkin voimassaolevia Soneran palveluiden yleisiä toimitusehtoja yritysasiakkaille.