Taulukkolaskenta. Microsoft Excel 2007 PERUSMATERIAALI + SYVENTÄVÄ MATERIAALI. Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.0 päivitetty 30.9.

Transkriptio

1 Taulukkolaskenta PERUSMATERIAALI + SYVENTÄVÄ MATERIAALI Microsoft Excel 2007 Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.0 päivitetty materiaalimyynti@piuha.fi Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright

2 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Sisällysluettelo YLEISTÄ MATERIAALISTA... 5 YHDISTELMÄ: PERUSTASO JA SYVENTÄVIÄ AIHEITA... 5 VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 5 EXCELIN KÄYNNISTÄMINEN... 5 UUDISTETTU KÄYTTÖLIITTYMÄ... 6 OFFICE-PAINIKE (OFFICE BUTTON)... 7 VALINTANAUHA (RIBBON) JA VÄLILEHDET... 7 PIKATYÖKALURIVI (QUICK ACCESS TOOLBAR)... 8 PIKAVALIKOIMA (MINI TOOLBAR)... 8 PIKANÄPPÄIMET... 9 PIKAVALIKOT JA PIKAVALIKOIMA HIIREN OIKEA PAINIKE... 9 REAALIAIKAINEN ESIKATSELU... 9 EXCELIN PERUSTEET EXCEL-IKKUNAN PERUSOSIA JA NIMITYKSIÄ EXCEL-TYÖKIRJA JA LASKENTATAULUKOT Laskentataulukoiden lisääminen, poistaminen ja uudelleennimeäminen Laskentataulukoiden siirtäminen ja kopioiminen TAULUKON OSAT: SARAKE, RIVI JA SOLU TAULUKOSSA LIIKKUMINEN JA TIETOJEN SYÖTTÄMINEN SARAKELEVEYDEN JA RIVIKORKEUDEN MUUTTAMINEN TAULUKON JA SEN OSIEN VALITSEMINEN AKTIIVISEN SOLUN VALITSEMINEN SOLUALUEEN VALITSEMINEN KOKO SARAKKEEN/RIVIN VALITSEMINEN USEAMMAN ERILLISEN ALUEEN VALITSEMINEN KOKO TAULUKON VALITSEMINEN TIETOJEN POISTAMINEN, SIIRTÄMINEN JA KOPIOIMINEN SOLUJEN TYHJENTÄMINEN RIVIEN JA SARAKKEIDEN POISTAMINEN TYHJÄN RIVIN TAI SARAKKEEN LISÄÄMINEN SOLUALUEEN SIIRTÄMINEEN SOLUALUEEN KOPIOIMINEN KOPIOIMINEN TÄYTTÖKAHVALLA SARJAT JA LUETTELOT TÄYTTÖKAHVALLA TAULUKON MUOTOILU JA SOLUN LUKULUOKKA TAULUKON MUOTOILU TYYLIEN AVULLA Taulukkotyylit Solutyylit MUUT MUOTOILUTYÖKALUT Reunaviivat Solun taustan ja fontin väri MUOTOILUJEN KOPIOINTI MUOTOILUSIVELTIMELLÄ SOLUJEN YHDISTÄMINEN... 22

3 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 SOLUN LUKUMUOTOILUT (SOLUN LUKULUOKKA) Lukumuotoilun vaihtaminen KAAVAT JA SOLUVIITTAUKSET SUMMA-PAINIKKEEN KÄYTTÄMINEN PAINIKKEEN MUUT PERUSFUNKTIOT KAAVAT JA LASKENTAOPERAATTORIT Kaavan teko hiirellä osoittamalla SOLUVIITTAUKSET Suhteellinen viittaus Suora viittaus (absoluuttinen viittaus) Sekaviittaukset Viittaaminen toiseen taulukkoon Viittaaminen toiseen työkirjaan VIRHEILMOITUKSET FUNKTIOT FUNKTION LISÄÄMINEN TAVALLISIMPIA FUNKTIOTA KESKIARVO, LASKE, MIN ja MAKS KAAVIOT, TUNNISTEET JA KUVAT KAAVION LUOMINEN Ympyräkaaviot Pylväskaaviot Viivakaaviot KAAVION LISÄÄMINEN Kaavion sijainnin vaihtaminen YLÄ- JA ALATUNNISTEEN LISÄÄMINEN TAULUKKOON KUVAN LISÄÄMINEN TAULUKKOON TIEDONHALLINTA EXCELILLÄ TAULUKON LUOMINEN (ENT. LUETTELO) LAJITTELEMINEN SUODATTAMINEN LISÄÄ FUNKTIOITA ITSEISARVO SUMMA.JOS PYÖRISTÄ LASKE, LASKE.JOS KETJUTA LOOGISIA FUNKTIOITA JA VERTAILUOPERAATTORIT JOS HAKUFUNKTIOT PHAKU (VLOOKUP) VHAKU (HLOOKUP) RAHOITUSFUNKTIOITA MAKSU Sisäkkäiset funktiot TULEVA.ARVO (FV) PÄIVÄMÄÄRIEN JA KELLONAIKOJEN KÄYTTÖ LASKENNASSA... 50

4 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 OMAT LUKUMUOTOILUT PÄIVÄMÄÄRISSÄ JA AJOISSA Päivämäärillä laskeminen Aika-arvoilla laskeminen TAULUKON SUOJAAMINEN JA LOMAKEPOHJAKSI TALLENTAMINEN TAULUKON SUOJAAMINEN TYÖKIRJAN TALLENTAMINEN MALLINA Mallin tallennuspaikka ISOJEN TAULUKOIDEN HALLINTA OTSIKKOJEN KIINNITTÄMINEN TULOSTUSOTSIKOIDEN MÄÄRITTÄMINEN VÄLISUMMIEN LASKEMINEN TULOSTUSALUEEN MÄÄRITTÄMINEN SIVUNVAIHTOJEN ESIKATSELU MUITA HYÖDYLLISIÄ TOIMINTOJA TIETOJEN KELPOISUUDEN TARKISTAMINEN Luettelo kelpoisuusehtona TAVOITTEEN HAKU -TOIMINTO NIMETYT SOLUALUEET KOMMENTTIEN LISÄÄMINEN SOLUIHIN... 62

5 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Excel-työkirja ja laskentataulukot Excelillä tehtyä työtiedostoa kutsutaan työkirjaksi (workbook) ja se voi sisältää useita laskentataulukoita (sheet) ja kaavioita omina välilehtinään. Esimerkissä Kirjanpito niminen työkirja sisältää 4 välilehteä kolme laskentataulukkoa ja yhden kaavion: TYÖKIRJA Kirjanpito2008.xlsx Menokaavio Maalisku2008 Helmiku2008 Tammikuu2008 LASKENTATAULUKOT Laskentataulukoiden lisääminen, poistaminen ja uudelleennimeäminen Laskentataulukkojen hallintaan liittyvät toimet on kätevää tehdä napsauttamalla halutun taulukkovälilehden päällä hiiren oikealla. Apuvalikosta voi poistaa valitun taulukon tai nimetä sen uudelleen. Excel 2007:ssa on pikapainike uuden laskentataulukon lisäämiseksi Laskentataulukoiden siirtäminen ja kopioiminen Apuvalikosta löytyvä Siirrä tai kopioi on kätevä toiminto, kun halutaan kopioida taulukko (usein uuden pohjaksi) tai siirtää taulukko kokonaan toiseen työkirjaan:

6 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttäminen Voit liikkua laskentataulukon solujen välillä näppäimistöllä tai hiirellä. Hiirellä liikkuessa riittää, että napsautat soluun, johon haluat syöttää tietoja ja kirjoitat siihen haluamasi arvon. Kun syötät soluun tietoa, kaavariville ilmestyvät tiedon hyväksymis- ja hylkäämispainikkeet: Peruuta (hylkää) ESC Hyväksy ENTER Peruuttaminen (ESC) hylkää soluun tällä muokkauskerralla tehdyt muutokset kätevää, kun huomaa esim. sotkeneensa oikean arvon tai toimivan laskukaavan. ENTER hyväksyy ja siirtyy riviä alaspäin. Samoin myös SARKAIN hyväksyy, mutta siirtyy samalla sarakkeen oikealle. Jos solussa on jo arvo, suoraan kirjoittamisen aloittaminen poistaa vanhan arvon. Jos haluat muokata vanhaa arvoa, napsauta haluamassasi solussa kaavariville tai käytä kätevää pikanäppäintä F2. Arvo syötetään suoraan soluun. Jos solussa halutaan tehdä laskutoimituksia tai käyttää funktioita ja viittauksia, tietojen syöttäminen aloitetaan =-merkillä. Kaavojen syöttämisestä tarkemmin sivulta 25 alkaen. Tietojen syöttäminen näppäimistöllä on usein nopeampaa: Taulukossa liikkuminen näppäimistöllä Näppäinkomento Sarkain Vaihto + Sarkain Enter Ctrl + Enter Nuolinäppäin CTRL + Nuolinäppäin F2 ESC Home Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + Page Down Ctrl + Page Up Toiminta Seuraava solu oikealle Edellinen solu vasemmalle Alapuolella olevaan soluun Syötä sama arvo kaikkiin valittuihin soluihin Solu nuolen osoittamaan suuntaan Seuraava tietoja sisältävä solu nuolen suuntaan Siirry muokkaamaan valitussa solussa jo olevaa tietoa Hylkää syötetty tieto (vanha tieto jää voimaan) Rivin alkuun Taulukon alkuun Taulukon loppuun Seuraavaan taulukkoon työkirjassa Edelliseen taulukkoon työkirjassa

7 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Kaavat ja soluviittaukset Summa-painikkeen käyttäminen Yleisin Excelissä suoritettu laskutoimitus on yhteenlasku ja suorittamiseksi Aloitusvälilehden Kaavat-ryhmässä on Summa -painike. Painikkeen käyttö on helppoa, kun haluat laskea summan heti lukujen alapuolelle tai viereen: 1. Valitse solu, johon haluat summan laskea 2. Napsauta Summa-painiketta, jolloin Excel ehdottaa katkoviivalla aluetta vierestä tai yläpuolelta 3. Hyväksy ehdotettu alue painamalla Enter Halutessasi voit myös ensin valita solut, jotka haluat laskea yhteen ja napsauttaa Summa-painiketta. Summa tulee valittujen lukujen alle tai viereen. Tämä on kätevää, kun yhteenlaskettavat luvut ovat keskellä muita lukuja - summaan tulee vain halutut luvut eikä kaavaa hyväksytä erikseen Enterillä. Summan ottamisen pikanäppäin on Alt+= (eli Alt+Vaihto+0). Painikkeen muut perusfunktiot Summa-painikkeen oikeassa laidassa olevan nuolen kautta aukeaa valikko, jonka kautta löydät usein käytetyt perusfunktiot: KESKIARVO palauttaa alueen lukujen keskiarvon, LASKE NUMEROT palauttaa lukuja sisältävien solujen lukumäärän, MIN palauttaa alueen pienimmän arvon ja MAKS suurimman. Näitä perusfunktioita käytetään samalla tavalla kuin Summa-funktioita yllä. Tarkemmin funktioista sivulla 31. Kaavat ja laskentaoperaattorit Kaava aloitetaan =-merkillä ja sen jälkeen voidaan suoritta mm. peruslaskutoimituksia. Laskennassa ovat käytettävissä tavalliset laskuoperaattorit ja laskujärjestys on tavallinen aritmeettinen laskujärjestys.

8 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Funktiot Funktio on Excelissä valmiina oleva laskukaava. Funktio suorittaa laskutoimituksen annettujen arvojen eli argumenttien perusteella ja palauttaa yhden tuloksen: ARGUMENTTI 1 ARGUMENTTI 2 ARGUMENTTI 3 FUNKTIO TULOS ARGUMENTTI 4 Argumentteja voi olla 0-30 kpl funktiosta riippuen. Argumentit voivat olla mm. soluviittauksia, lukuja, tekstiä tai toisia funktioita. SUMMA-funktiolle on annettu yksi argumentti, solualue D2:sta D4:ään. Saadaan tulos 442,40 Myös funktion sisältämä kaavaa alkaa =-merkillä. Funktion argumentit lisätään sulkujen sisään välittömästi funktion nimen jälkeen. Jos argumentteja on useita, ne erotetaan toisistaan puolipisteellä (huomaa, että kaksoispistettä taas käytetään merkitsemään solualuetta). Funktion lisääminen 1. Valitse yksi solu, johon haluat funktion ja samalla sen tuloksen 2. Napsauta kaavarivin Lisää funktio -painiketta (tai samaa painiketta Kaavatvälilehden alusta):

9 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Kaaviot, tunnisteet ja kuvat Kaavion luominen Taulukossa oleva numerotieto herää eloon, kun siitä piirretään havainnollinen graafinen esitys Excelin ohjatulla kaavion luomisella.. Tärkeää on valita dataan ja tilanteeseen sopiva kaaviotyyppi. Ympyräkaaviot Ympyräkaavio soveltuu yksinkertaiseen tilanteeseen, jossa on tarkoitus esittää, miten tietty yksi kokonaisuus (100%) jakautuu osiin. Ympyräkaavion yksi sektori vastaa kysymykseen, kuinka suuren osan tämä tekijä muodostaa kokonaisuudesta. Sektoreita suositellaan olevan enintään 6 kpl ja ne tulisi järjestää kello 12:sta alkaen myötäpäivään suurimmasta pienimpään (Excel ei lajittele tietoja automaattisesti suuruusjärjestykseen, vaan tämä pitää itse tehdä taulukkoon). Pylväskaaviot Pylväskaavio on yleinen kaaviotyyppi, jolla kuvataan määrää: Kuinka paljon? Pylväskaaviossa voidaan samalla kertaa kuvata useita eri luokkia tai ryhmiä. Pylväskaavioita on useita eri alatyyppejä, jotka jakautuva pystypylväisiin ja vaakapylväisiin. Pystypylväskaaviossa pylvään korkeus kertoo yleensä määrän ja vaaka-akselilla (luokkakuvaamassa akselilla) on jokin tasavälinen ja jatkuva-arvoinen yksikkö ryhmää/luokkaa. Pystypylväskaaviossa voidaan helposti kuvata useampien asioiden suuruutta samassa kaaviossa ja myös vertailla arvoja eri luokkien välillä. Vaakasuuntaisella luokka-akselilla akselilla olisi hyvä olla tasaisesti jatkuva yksikkö. Vaakapylväskaaviot soveltuvat hyvin tilanteisiin, jossa luokka-akselin akselin asteikko ei ole jatkuva eikä järjestävä.

10 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Lajitteleminen Taulukon lajitteleminen on helppoa: 1. Valitse yksi solu sarakkeesta, jonka mukaan haluat tiedot lajitella. 2. Napsauta Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -painiketta ja valitse joko nouseva lajittelu (A>Ö) tai laskeva lajittelu (Ö>A) : Suodattaminen Mukautettu lajittelu -valinnalla voit käyttää useampaa lajitteluperustetta, esim. ensisijaisesti sukunimen mukaan ja toissijaisesti (sama sukunimi) etunimen mukaan. Jos alue on muotoiltu taulukoksi (sivulla 39), löydät lajittelun ja suodattamisen napsauttamalla pikasuodatus-painikkeita otsikkojen oikeasta reunasta. Tällöin aukea valikko: Napsauta pikasuodatuspainiketta haluamasi sarakkeen oikeassa reunassa Pikasuodatus-painikeessa näkyy nyt suodatuksen merkki. Voit lopettaa suodatuksen tämän sarakkeen perusteella napsauttamalla painiketta ja valitsemalla Valitse kaikki. Pikasuodatuksen painikkeet saa näkyviin myös napsauttamalla käyttöön Aloita-välilehdeltä Lajittele ja suodata -painikkeesta Suodata-toiminnon käyttöön. Tiedot-välikehden Lajittele ja suodata ryhmästä löydät myös em. lajittelu ja suodatus -työkalut. Tyhjennäpainike poistaa kerralla kaikki suodatukset: Jätä ruksatuiksi vain ne vaihtoehdot, jotka haluat jättää näkyviin ja hyväksy napsauttamalla OK. Tekstisuodattimet/numerosuodattimet - kohdasta voit muotoilla monipuolisempia suodatusehtoja.

11 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 PYÖRISTÄ Pyöristä-funktio pyöristää luvun haluttuun määrään desimaaleja. Käyttötapa PYÖRISTÄ(Luku;Kuinka_monta_desimaalia) =PYÖRISTÄ(3,1415;3) =PYÖRISTÄ(PII());3) Rahasummien käteispyöristys Kun yhden ja kahden sentin kolikoita ei ole käytössä, käteispyöristys lähimpään viiteen senttiin voidaan tehdä vaikka seuraavalla kaavalla (tarkka summa solussa A1): Tuloksena 3,142. Eli palauttaa ensimmäisenä argumenttina annetun luvun kolmen desimaalin tarkkuudella. Viimeinen desimaali 5 pyöristyy tavallisen pyöristyssäännön mukaan ylöspäin. Huomaa: Käytä PYÖRISTÄ-funktiota, kun haluat käyttää pyöristettyä arvoa laskennassa. Jos haluat ainoastaan näyttää luvun taulukossa tietyllä tarkkuudella, käytä solun lukumuotoiluja (sivu 22). LASKE, LASKE.JOS =PYÖRISTÄ(A1/0,5;1)*0,5 Eli käytetään tavallista Pyöristäfunktiota, mutta lisätään siihen oma kerroin. Käytetty funktio: =LASKE(A:A) =LASKE.JOS(D:D;"Nainen") =LASKE.JOS(D:D;"Mies") =LASKE.JOS(E:E;G7) =LASKE.JOS(E:E;G8) =LASKE.JOS(E:E;G9) Osallistujien yhteismäärään kätevä on tavallinen LASKE-funktio, joka laskee lukuja sisältävien solujen määrän. Näin sille voidaan antaa argumentiksi koko A-sarake (A:A), jolloin uudet osallistujat lasketaan automaattisesti mukaan, heti kun asiakasnumero (luku) syötetään. Muiden lukumäärien laskennassa käytetään LASKE.JOS-funktiota. Sille annetaan ensimmäiseksi argumentiksi käytettävä alue eli sukupuolijakauman laskennassa D-sarake. Toiseksi argumentiksi annetaan tässä tapauksessa etsittävä arvo ( Mies tai Nainen ).

12 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Hakufunktiot PHAKU (VLOOKUP) PHAKU-funktiolla voidaan etsiä tietoa tietyltä pystysarakkeelta ja palauttaa samalta riviltä valittu arvo: PHAKU(Hakuarvo;Taulukko_matriisi;Sar_indeksi_nro;Alue_haku) ;Alue_haku) 1. sarake Isommassa hinnastotaulukossa on kaikki yrityksen tuotteet. PHAKU-funktioilla voidaan helposti hakea tästä taulukosta tuotekoodin perusteella tietty tieto kyseisestä tuotteesta. PHAKU-funktiolle kerrotaan argumentiksi ehto (tuotekoodi), miltä alueelta etsitään (koko taulukko A-sarakkeesta E-sarakkeeseen) ja kuinka monennesta sarakkeesta (järjestysnumero) löytyy haluttu tieto (2. sarakkeesta akkeesta nimi tai 5. sarakkeesta hinta). Tätä käytetäänkin hyväksi Tilauksen tiedot -taulukossa, jossa A-sarakkeeseen syötetään tilattu tuote ja D-sarakkeeseen tilattu kappalemäärä. Muut tiedot haetaan ja lasketaan automaattisesti. PHAKU-funktiolla haetaan ensin tuotteen nimi B-sarakkeeseen:

13 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /62 Otsikkojen kiinnittäminen Kun taulukko ei mahdu kerralla ruudulle, ensimmäisen rivin kiinnittäminen helpottaa selaamista useimmissa tapauksissa. Excel 2007:ssa tämän saa tehtyä helposti Näytävälilehden Kiinnitä ruudut -painikkeen kautta: 1 Perinteinen valintaan perustuva kiinnitystapa Tyypillinen kiinnitys, jos otsikot ovat taulukon 1. rivillä 2 Myös ensimmäisen sarakkeen voi kiinnittää vaakasuuntaista selaamista varten Edellisistä versioista tuttu valintaan perustuva tapa toimii myös. Silloin voit valita ensimmäisen solun, jota ei kiinnitetä (ensimmäinen normaalisti vierivä solu) ja sitten Kiinnitä ruudut -painikkeen ensimmäisen vaihtoehdon. Kiinnitykset eivät vaikuta millään tavalla laskentaa, vaan ainoastaan siihen, miten taulukon otsikot näkyvät vieritettäessä. Kiinnityksen saa poistettu valitsemalla Kiinnitä ruudut - painikkeen Vapauta ruudut -vaihtoehdon. Tulostusotsikoiden määrittäminen Ruutujen kiinnittäminen vaikuttaa vain näytöllä katseluun, tulostukseen otsikot pitää vielä erikseen määritellä. Jos esimerkiksi haluat tulostaa taulukon ensimmäisen rivin jokaiseen tulostettavan sivun ylälaitaan otsikkoriviksi: 1 Napsauta Sivun asettelu - välilehden Tulosta otsikot -painiketta 2 Napsauta kenttään Ylhäällä toistettavat rivit 3 Valitse haluttu rivi napsauttamalla rivinumeron 1. päällä