SISÄLLYSLUETTELO 1. JULKISTEN TYÖVOIMAPALVELUIDEN JA NIITÄ TÄYDENTÄVIEN PALVELUIDEN HANKINTA...3

Transkriptio

1 SISÄLLYSLUETTELO 1. JULKISTEN TYÖVOIMAPALVELUIDEN JA NIITÄ TÄYDENTÄVIEN PALVELUIDEN HANKINTA Kansalliset kynnysarvot ja pienhankinnat EU-kynnysarvot Hankintayksikkö sekä hankintatoiminnan alueellinen organisointi Ammatilliseen kuntoutukseen liittyvät palvelut ja ns. SOTE hankinnat HANKINTAPROSESSIN ERI VAIHEET JA DOKUMENTOINTI Hankintojen suunnittelu sekä markkinoiden kartoittaminen...9 Alustavat kyselyt ja tietopyynnöt...9 Tekninen vuoropuhelu Hankintamenettelyn valinta...10 Avoin menettely...10 Rajoitettu menettely...11 Neuvottelumenettely...12 Kilpailullinen neuvottelumenettely...12 Puitejärjestely...13 Suorahankinta...15 Pilkkomiskielto...15 Suorahankintaa koskevat säännökset hankintalaissa Hankintailmoituksen laatiminen ja julkaiseminen Tarjouspyynnön laatiminen ja sisältö...17 Hankintayksikön tiedot ja hankintaan osallistuvat tahot...18 Tausta ja yleiset tiedot tarjousmenettelystä...18 Tarjoajien edellytykset hankinnan toteuttamiseen...19 Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet...20 Tiedot tarjousten toimittamisen osoitteesta, ajasta yms Tarjouspyynnön lähettäminen...20 Tarjouspyynnön täsmentäminen Tarjousten käsittely...21 Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen...21 Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen...22 Tarjousten tarkistaminen...23 Tarjousten täsmentäminen...23 Poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset Tarjousten vertailu Tarjousten kokonaistaloudellisuuden arviointi ja arviointiperusteet...24 Toimitusvarmuus...25 Palvelun toteuttamissuunnitelma...25 Toteuttaja ja/tai asiantuntijaresurssit...25 Asiakastyytyväisyys...26 Hinta Hankinnan keskeyttäminen Hankintapäätös...27 Jälki-ilmoitusmenettely TYÖVOIMAPALVELUIDEN PIENHANKINNAT Kevennetty hankintamenettely...29

2 2 4. HANKINTAPÄÄTÖKSESTÄ VALITTAMINEN Valittaminen markkinaoikeuteen...29 Markkinaoikeuden määrättävissä olevat seuraamukset...30 Hakemuksen käsittely markkinaoikeudessa Valittaminen hallinto-oikeuteen PALVELUIDEN LAADUN JA VAIKUTTAVUUDEN PARANTAMINEN...31 Ennakkovalvonta...31 Tilaajavastuulaki ja alihankinnat...31 Palveluiden laadun seuraaminen hankintasopimuksen voimassa ollessa...32 LIITTEET - yhteenveto hankintaa koskevista työhallinnon säädöksistä ja ohjeista, liite 1 - puitesopimusmenettelyn yleisiä hankintaehtoja, liite 2 - puitesopimuspohja, liite 3

3 3 1. JULKISTEN TYÖVOIMAPALVELUIDEN JA NIITÄ TÄYDENTÄVIEN PALVELUI- DEN HANKINTA TE-keskukset ja työvoimatoimistot ml. työvoiman palvelukeskukset (TYP) hankkivat julkisia työvoimapalveluita ja niitä täydentäviä palveluita ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Ohjeen liitteenä on yhteenveto työvoimapalveluiden hankintaa koskevasta lainsäädännöstä ja työhallinnon ohjeista (liite 1). Em. palveluiden hankinnan kannalta keskeisimmät säädökset laki julkisista hankinnoista (348/2007, myöhemmin hankintalaki) ja valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007, myöhemmin hankinta-asetus) tulivat voimaan Uusia säännöksiä sovelletaan hankintoihin, joissa hankintamenettely on aloitettu jälkeen. Uusitun hankintalainsäädännön keskeisimmät muutokset työhallinnon ostamien palveluiden kannalta koskevat; - kansallisen kynnysarvon asettamista; vähintään euron arvoiset palveluhankinnat ja poikkeuksena sosiaali- ja terveyspalveluissa (ns. SOTE-palvelut) vähintään euron hankinnat on kilpailutettava hankintalain menettelysäännösten mukaisesti. Kaikkiin kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin liittyy pakollinen ilmoitusvelvoite sähköisessä, maksuttomassa ilmoituskanavassa ns. HILMAssa.). Hankinnat, jotka jäävät em. kynnysarvojen alle eli ns. pienhankinnat hankitaan työhallinnon omien hankintaohjeiden mukaisesti; - mahdollisuutta käyttää uusia kilpailuttamismenettelyjä esimerkiksi puitejärjestelyä (tarkemmin säännelty uudessa laissa) tai neuvottelumenettelyä monimutkaisissa hankinnoissa - tarjousten valintaperusteiden painotusten tai tärkeysjärjestyksen pakollista ilmoittamista (kansallisissa hankinnoissa riittää tärkeysjärjestys) sekä - tarjouspyynnön sisällön määrittelyä erikseen lain säännöksellä. Työministeriö on antanut työministeriön hankintastrategian ja hankintaohjeen (O/09/2007 TM). Tällä ohjeella täsmennetään em. ohjeistusta julkisten työvoimapalveluiden (pl. työvoimakoulutus) ja niitä täydentävien palveluiden hankinnan osalta. Ohjeen liitteenä on pohja puitesopimusmenettelyn yleisistä hankintaehdoista, liite 2 sekä puitesopimuspohja, liite 3, joita hankintayksikkö voi käyttää pohjana ja muuttaa omien tarpeidensa mukaan. Uusi hankintalaki jakaa hankinnat kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin sekä EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin Kansalliset kynnysarvot ja pienhankinnat Yksi keskeisimmistä hankintalain uudistuksista on kansallisten kynnysarvojen ottaminen lakiin. Kansalliset kynnysarvot rajaavat hankintalain soveltamista siten, että palveluiden hankinnassa tulee noudattaa hankintalain mukaisia menettelyjä, kun palveluhankinnan ennakoitu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa ylittää kansallisen kynnysarvon euroa tai sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinta ylittää euroa. Ennakoitua kokonaisarvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintalain :ien säännökset. Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Ennakoituun kokonaisarvoon on laskettava mukaan hankinnan kaikkien osien arvo koko suunnitellulla hankintajaksolla ml. mahdolliset vaihtoehtoisten toteutta-

4 4 mistapojen kustannukset sekä sopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot. Hankintaa ei saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi. Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat eli ns. pienhankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan, vaan em. hankintoja koskevat ko. hallinnon omat ohjeet. Valtiovarainministeriön julkaiseman valtion hankintakäsikirjan (VM 42/01/2006) lähtökohtana on, että valtiosektorin yksiköiden on pääsääntöisesti kilpailutettava myös pienhankinnat, elleivät pienhankintojen suorahankinnan perusteet täyty. Se, että palveluhankinta alittaa laissa mainitun kynnysarvon, ei siis tarkoita, ettei hankintaa tarvitse lainkaan kilpailuttaa, vaan tällöin kilpailuttamiseen sovelletaan hallinnonalan omaa ohjeistusta. Työministeriön hallinnonalakohtaisessa hankintaohjeessa on tarkennettu kansalliset kynnysarvot alittavien ns. pienhankintojen toteutusta kevennetyllä tarjouskilpailulla tai riittävin perustein suorahankinnalla (työministeriön hankintastrategia ja ohje O/09/2007 TM) EU-kynnysarvot Hankintalaissa on kansallisten kynnysarvojen lisäksi asetettu EU-kynnysarvo, joka palveluhankinnoissa on alue- ja paikallishallinnossa euroa. EU:n kynnysarvon ylittäviin hankintoihin sovelletaan hankintalaissa määriteltyjä hyvin yksityiskohtaisia menettelytapoja ja toiminta-aikoja. Palveluhankinnoissa tähän ryhmään kuuluvat kuitenkin vain hankintalain liitteen A-mukaiset palvelut. Koska julkisia työvoimapalveluita ja niitä täydentäviä palveluita koskevat palveluhankinnat eivät ole hankintalain liitteen A-mukaisia palveluita ja koska työvoimapalvelut on erikseen mainittu myös hankintalain liitteen B mukaisina toissijaisina palveluhankintoina (hankintaryhmässä 22 Työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut) kuten terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut eli ns. SOTE -palvelut (ryhmä 25), julkisten työvoimapalveluiden ja niitä täydentävien palveluiden sekä työhallinnon SOTE palveluiden hankintaan sovelletaan aina hankintalain 9 luvussa kuvattuja kansallisia menettelyjä riippumatta siitä, ylittääkö hankinnan ennakoitu arvo EU kilpailutukselle asetetun euron kynnysarvon. Kaikista em. EU- kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on kuitenkin tehtävä ns. jälki-ilmoitus HILMAssa. (ks. ohje kohta 2.9, jälki-ilmoitus) Työvoimapalveluiden ja niitä täydentävien palveluiden hankintojen hankintatavat voidaan hankintojen taloudellisen arvon ja hankinnan erityispiirteiden (tavalliset palveluhankinnat tai sosiaali- ja terveyspalveluiden eli ns. SOTE hankinnat) perusteella jakaa ryhmiin seuraavasti: Hankinnat, jotka ilman arvonlisäveroa 1) ovat ennakoidulta arvoltaan alle euroa ja jotka voidaan hankinnan vähäisen arvon perusteella hankkia suorahankintana 2) ovat ennakoidulta arvoltaan euroa sekä SOTE hankinnat, joiden ennakoitu arvo on euroa (eli ns. pienhankinnat, joihin sovelletaan kevennettyä hankintamenettelyä (ks. ohjeen kohdat 3). Työvoimapalveluiden pienhankinnat ja kohta 3.1 /kevennetty hankintamenettely); 3) ylittävät hankintalaissa asetetut kynnysarvot ja joiden hankintaan sovelletaan hankintalain ja hankinta-asetuksen mukaisia menettelyjä (vähintään euron palveluhankinnat sekä ns. SOTE hankinnat, joiden arvo ylittää euroa); 4) voidaan tehdä suorahankintana (ks. ohjeen kohta 2.2 ja 3);

5 Hankintayksikkö sekä hankintatoiminnan alueellinen organisointi Hankintayksikköjä ovat TE keskukset ja työvoimatoimistot (sis. työnhakukeskukset ja työvoiman palvelukeskukset). Hankintalain mukaan hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti. Myös jokaisella työvoimatoimistolla tulisi olla oma hankintastrategia, jossa pitäisi olla suunnitelmat ja linjaukset siitä, - mitä palveluita aiotaan nyt ja tulevaisuudessa tuottaa itse - mitä palveluita hankitaan ulkopuolisilta markkinoilta - miten hankintatoiminta organisoidaan; mitä palveluita voidaan hankkia yhdessä muiden työvoimatoimistojen kanssa, hoitaako TE-keskus vai työvoimatoimisto kilpailutusprosessin TE -keskus ja työvoimatoimistot voivat sopia hankintatoiminnan organisoinnista eli siitä, kumpi taho huolehtii hankintaprosessin toteuttamisesta. Joillakin TE -keskusalueilla hankintatoiminnan keskittäminen TE -keskukselle on koettu hyväksi ratkaisuksi, kun taas toisaalla työvoimatoimistot ovat itse hoitaneet hankintojen kilpailuttamisen. Jos työvoimatoimistolla on määrärahat hankinnan tekemiseen, mutta se valtuuttaa TE-keskuksen hoitamaan kilpailuttamisprosessin puolestaan, palvelun tosiasiallinen ostaja on työvoimatoimisto. Tarjouspyynnössä on aina mainittava, mikä taho on palvelun tosiasiallinen ostaja eli jos TE -keskus hoitaa kilpailuttamisprosessin työvoimatoimiston puolesta tästä on aina mainittava tarjouspyynnössä. Työvoiman palvelukeskus ei ole itsenäinen virasto vaan yksi yhteistoiminnan organisointimuoto. Palveluiden hankintojen tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon koko työvoimatoimiston tarpeet. Jos palveluita kilpailutetaan ja ostetaan ainoastaan palvelukeskuksen asiakkaille, hankintailmoitus, tarjouspyyntö, hankintapäätös ja hankintasopimus on laadittava siten, että palvelun ostajana on ko. emotyövoimatoimisto (esim. muotoilu x työvoimatoimiston palvelukeskus) eikä pelkästään x:n palvelukeskus. Julkiset työvoimapalvelut ja niitä täydentävät palvelut Julkisesta työvoimapalvelusta annetun lain 1 luvun 2 :n mukaan Työvoimaviranomainen järjestää tai hankkii julkisena työvoimapalveluna työnvälityspalveluita, työvoimapoliittista aikuiskoulutusta ja muita ammatillisen kehittymisen palveluita sekä edistää työttömien työllistymistä työllistämistuen avulla. Em. lain 3 luvun 1 :n mukaan julkisia työvoimapalveluita voidaan tarpeen mukaan tukea järjestämällä julkisia työvoimapalveluita täydentäviä palveluita. Julkiset työvoimapalvelut on määritelty laissa julkisesta työvoimapalvelusta ja lain nojalla annetuissa asetuksissa. Muut kuin laissa ja asetuksissa määritellyt palvelut ovat täydentäviä palveluja. Ostopalveluina hankittavia julkisia työvoimapalveluita ovat työnvälityspalvelut (esim. työnhakuvalmennus) ja ammatillisen kehittymisen palvelut (esim. työvoimakoulutus ja ammatillinen kuntoutus kuten terveydentilaa ja soveltuvuutta selvittävät tutkimukset, työ- ja koulutuskokeilut, asiantuntijakonsultaatiot, työkunnon tutkimukset (ELMA), kuntoutustutkimukset ja vajaakuntoisten työhönvalmennus. Julkisia työvoimapalveluita täydentäviä palveluita ei ole työhallinnossa tuotteistettu. Työministeriö on ohjeistanut työvoiman palvelukeskuksia ryhmäpalveluiden ja julkisia työvoimapalveluita täydentävien palvelujen hankintaan osoitettujen määrärahojen käytöstä, Dnro

6 6 1448/22/2005TM. Em. ohjeessa on esitetty esimerkkejä julkisia työvoimapalveluita täydentävistä palveluista Ammatilliseen kuntoutukseen liittyvät palvelut ja ns. SOTE hankinnat Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut on hankintalaissa määritelty ns. toissijaiseksi palveluhankinnaksi, (jatkossa SOTE hankinnat), joiden osalta hankintalain soveltamisen kynnysarvoksi on asetettu euroa (ilman arvonlisäveroa). Päävastuu terveydenhoito- ja sosiaalipalveluiden hankinnasta kuuluu kunnalle. Työhallinto voi julkisesta työvoimapalvelusta annetun lain (1295/2002) 6 luvun 13 :n perusteella hankkia vajaakuntoiselle ammatillista kuntoutusta. Työhallinnossa ns. SOTE hankintoihin luettavia palveluja ovat muun muassa: a) työ- ja koulutusedellytysten ja ammattiin soveltuvuuden selvittämiseksi tai työssä pysymisen tukemiseksi tarvittavat terveydentilan ja työkunnon tutkimukset, asiantuntijakonsultaatiot- ja lausunnot; b) kuntoutustutkimukset, yksilölliset kuntoutustarpeen selvitykset, jotka voivat liittyä esimerkiksi terveys-, päihde ja mielenterveysongelmista tai oppimisvaikeuksista aiheutuvien työ- ja toimintakyvyn rajoitteiden selvittämiseen ja kuntoutusmahdollisuuksien arviointiin c) kuntoutukseen liittyvä työelämään sopeuttaminen; työ- ja koulutuskokeilut ammattioppilaitoksissa ja työkokeilut työklinikoissa, työhönvalmennus työklinikalla tai muussa palveluyksikössä, yksilöllinen taikka ryhmämuotoinen työhön- tai työvalmennus, tutustuminen ammattioppilaitokseen sekä työnetsijä- ja tukihenkilöpalvelu. Em. luettelo ei ole tyhjentävä. Hankintayksikön on tapauskohtaisesti harkittava, onko ostettava palvelu SOTE palvelua. Jos em. hankinta ylittää euron kynnysarvon, hankinnasta on julkaistava HILMAssa hankinta-ilmoitus, jossa on yksilöitävä myös hankintaan soveltuva CPV koodi. HIL- MAN sivuilta, löytyy CPV viitenumeron perusteella terveydenhoitoja sosiaalipalvelut ryhmään 25 luettavat palvelut. Työhallinnossa ostettavat terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ovat CPV koodeiltaan useimmiten seuraavia: CPV Työnhakupalvelut, CPV Ohjauspalvelut, CPV Kuntoutuspalvelut sekä CPV Työelämään sopeuttaminen. SOTE palvelut voidaan yleensä hankkia puite- tai vuosisopimuksilla. Jos hankintayksikkö itse tai yhteistyössä palveluntuottajan kanssa räätälöi asiakkaalle yksilöllisen kertaluonteisen palvelun, joka suunnitellun hankintajakson aikana ei toistu samanlaisena useammalle asiakkaalle, voidaan käyttää myös suorahankintaa. Hankinnan kohteena oleva palvelu on suorahankintaa käytettäessä siten yksilöllinen, että sitä ei voida niputtaa yhteisostoksi. (Ks. kohdat 2.2. hankintamenettelyn valinta, suora hankinta ja kohta 3. Työvoimapalveluiden pienhankinnat). Työhallinnossa SOTE hankinnat, joiden ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa on euroa (eli ns. pienhankinta) sovelletaan kevennettyä hankintamenettelyä. Jos SOTE hankinnan ennakoitu arvo jää alle euron, hankinta voidaan tehdä suorahankintana hankinnan vähäisen arvon perusteella. (ks. ohjeen kohdat 3. Työvoimapalveluiden pienhankinnat ja kohta 3.1 /kevennetty hankintamenettely).

7 7 2. HANKINTAPROSESSIN ERI VAIHEET JA DOKUMENTOINTI Hankintaprosessin tavoitteena on hankittavien palveluiden laadun turvaaminen ja hankintaan käytettävien varojen kustannustehokas käyttö. Palvelujen hankinnan tulee tapahtua mahdollisimman avoimesti, syrjimättömästi ja tasapuolisesti. Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen hankintaprosessi koostuu seuraavista hankintalaissa ja -asetuksessa kuvatuista vaiheista - hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu - hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön laatiminen - hankinnasta ilmoittaminen HILMASSA (ei pien- eikä suorahankinnassa) - ehdokkaiden valinta ( jos käytetään rajoitettua menettelyä, neuvottelumenettelyä tai kilpailullista neuvottelumenettelyä) - tarjouspyynnön lähettäminen - tarjousten vastaanottaminen - tarjousten avaaminen - tarjoajien ja tarjousten kelpoisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu - hankintapäätöksen tekeminen - tarjouskilpailun voittajan ja hylättyjen tarjoajien informointi - hankintasopimuksen laatiminen ja allekirjoitus - mahdollisen jälki-ilmoituksen tekeminen Hankintalainsäädännön pääperiaatteena on kaikkien hankintojen tehokas ja avoin kilpailuttaminen sekä tarjoajien tasapuolinen kohtelu. Tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että ehdokkaita ja tarjoajia kohdellaan tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa samalla tavalla. Lainsäädäntö kieltää esimerkiksi oman kunnan alueelta olevien palveluiden tarjoajien suosimisen. Kansallisen kynnysarvon alittavien palveluhankintojen (pienhankintojen) ns. kevennettyä hankintamenettelyä on käsitelty ohjeen kohdassa 3.1.

8 8 Hankintaprosessin eri vaiheet ja dokumentointi kansallisen kynnysarvon ylittävissä (työvoimapalvelu / terveydenhoito ja sosiaalipalvelut ) palveluhankinnoissa KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVÄN (työvoimapalvelu / terveydenhoito ja sosiaalipalvelut) ) PALVELUHANKINNAN HAN- KINTAPROSESSIN VAIHEET PROSESSIN DOKUMENTOINTI Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu, menettelyn valinta Hankintasuunnitelma ja palvelu kuvaukset hankinnoista Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön laatiminen Hankinnasta ilmoittaminen Hankintailmoitus Tarjouspyyntö Ehdokkaiden valinta HILMA + haluttaessa omat nettisivut ja/tai sanomalehti Tarjouspyynnön lähettäminen Päätös hyväksytyistä ja hylätyistä ehdokkaista perusteluineen Tarjousten vastaanottaminen Saapuneiden tarjousten diariointi Tarjousten avaaminen Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuuden tarkistaminen Avattujen tarjousten varmentaminen kahden henkilön nimikirjaimin Avaus pöytäkirja Tarjousten vertailu Vertailupöytäkirja Hankintapäätöksen tekeminen Voittajan ja hylättyjen tarjoajien informointi Hankintasopimuksen laatiminen ja allekirjoitus Jälki-ilmoitus Kirjallinen hankintapäätös perusteluineen, jonka liitteenä valitusosoitukset markkinaoikeudelle ja hallintooikeudelle Sopimusasiakirjat oma kappale kullekin sopimusosapuolelle liitteineen Jälki-ilmoitus - tehdään, kun hankinnan kokonaisarvo ylittää EU kynnysarvon (kynnysarvo euroa v. 2007) - tehdään sähköisesti HILMAssa osoitteessa

9 Hankintojen suunnittelu sekä markkinoiden kartoittaminen Hankintojen suunnittelu on yksi koko hankintaprosessin olennaisimmista osista. Hankintayksikön (TE -keskuksen työvoimaosaston ja työvoimatoimiston) tulee laatia hankintatoimestaan hankintastrategia, jonka laatiminen edellyttää toimintaympäristön arviointia sekä muun muassa seuraavien asioiden kartoittamista: - hankintojen tarve - hankintojen tekemiseen käytössä olevat resurssit; hankinnan kokonaisarvon ennakoiminen - hankinnoissa tehtävän yhteistyön ja keskittämisen mahdollisuudet - menettelytavat - palveluilta vaadittava laatu ja kustannustehokkuus - palveluntarjonnan mahdollinen lisääntyminen sekä - uusien menettelytapojen käyttöönottaminen Sopimuskauden pituus on harkittava tapauskohtaisesti. Palveluiden hankinnassa hankintasopimuksen suositeltava enimmäiskesto ilman optiota on pääsääntöisesti kaksi vuotta. Mahdollinen optioon perustuva lisähankinta mukaan lukien suositeltava enimmäiskesto on pääsääntöisesti enintään kolme vuotta (esim. 1 vuosi + 2 vuotta optiolla). Poikkeuksellisesti sopimuskausi voi olla pidempi. Pitkäkestoisen sopimuksen kilpailuttamisen tarve ja sopimuskauden pituus tulee ratkaista 3-4 vuoden välein, jollei vuotuisella kilpailuttamisella ole taloudellista tai toiminnallista perustetta. Palveluiden hankintaan käytettävissä olevat määrärahat rajaavat myös tehtävien sopimusten kestoa. Alustavat kyselyt ja tietopyynnöt Hankintayksikkö voi selvittää markkinoilla toimivia palveluiden toimittajia ja palveluiden tarjontaa käymällä messuilla, etsimällä tietoa internetistä sekä tutustumalla yrityksiin ja niiden esitteisiin. Tarjouspyyntöä ei tule käyttää markkinoiden kartoittamiseen. Hankintayksikkö voi markkinatilanteen kartoittamiseksi lähettää alustavan kyselyn tai tietopyynnön kaikille tuntemilleen toimijoille ao. markkinoilla. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla toimivia yrityksiä, heidän toimintamallejaan ja ratkaisuvaihtoehtojaan sekä yleistä hintatasoa ja mahdollista halukkuutta osallistua hankkeen toteuttamiseen, jotta varsinaisella tarjouspyyntökierroksella saadaan mahdollisimman selkeät ja vertailukelpoiset tarjoukset. Tietopyynnön lähettäminen ei edellytä hankintailmoituksen laatimista, mutta hankintailmoituksella on myös mahdollista ilmoittaa tietopyynnöstä. Tietopyyntö tulee lähettää mahdollisimman monelle potentiaaliselle tarjoajalle, jotta varmistetaan tulevien tarjoajien tasapuolinen kohtelu. Tietopyyntö ei saa olla tarjouspyynnön kaltainen tai kohdennettu vain muutamalle ko. toimialan palveluntuottajalle. Edellä selostettuun tietopyyntöön saadut vastaukset ovat suuntaa antavia. Ne eivät sido toimittajia, eikä hankintayksikkö voi käyttää hyväksi vastauksissa saamiaan tietoja lopullisen tarjouskilpailun vertailussa, elleivät kyseiset tiedot ilmene myös tarjouksesta. Tietopyyntö ei myöskään velvoita jatkamaan varsinaiseen tarjouskilpailuun, jos saatujen selvitysten perusteella kaavaillulla mallilla ei ole edellytyksiä edetä. Tekninen vuoropuhelu Hankintayksiköillä on mahdollisuus käydä myös ns. teknistä vuoropuhelua toimittajien kanssa ennen hankintailmoituksen tekemistä ja varsinaisen tarjouspyynnön lähettämistä. Hankintayksikkö voi

10 10 lähettää esimerkiksi tarjouspyyntöluonnoksen luettavaksi ja kommentoitavaksi mahdollisimman monelle ao. palvelun tarjoajaehdokkaalle. Tarjouspyyntöä täydennetään tarjoajilta saatujen kommenttien perusteella, jonka jälkeen hankintayksikkö tekee päätöksen siitä, mikä hankintamenettely ko. hankintaan soveltuu parhaiten. Terminä tekninen vuoropuhelu on uusi, eikä sitä ole määritelty hankintalaissa, vaan se on mainittu hallituksen esityksessä (HE 50/2006). Hankintayksikön on myös em. tilanteessa kohdeltava tarjoajia tasapuolisesti ja avoimesti. Jos markkinakartoituksella selviää, että markkinoilla ei ole vielä toimijoita tai niitä ei ole riittävästi, hankintayksikkö voi osallistua omalta osaltaan markkinoiden luomiseen tiedottamalla avoimesti ja aktiivisesti tulevista hankintasuunnitelmistaan Hankintamenettelyn valinta Hankintamenettelyn valintaan vaikuttavat muun muassa: - hankinnan arvo - hankinnan kohde ja hankinnan kohteen kuvaamisen valmiusaste ao. hetkellä - hankinnan luonne - potentiaalisten toimittajien määrä/ovatko potentiaaliset toimittajat tiedossa - markkinoilla toimivien toimittajien lukumäärä - valitaanko yksi vai useampi toimittaja - millainen hankintasopimus aiotaan tehdä - hankinnan vaihtoehtoiset toteutustavat - hankinnan monimutkaisuus; neuvottelutarve - hankintaan käytettävissä oleva aika Hankintalaissa määritellään kynnysarvot ylittävien julkisten hankintojen toteuttamistavat. Laissa kuvattuja hankintatapoja, jotka soveltuvat julkisten työvoimapalveluiden ja niitä täydentävien palveluiden (tavalliset palveluhankinnat euroa ja sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnat euroa) hankintaan ovat avoin menettely, rajoitettu menettely, neuvottelumenettely sekä kilpailullinen neuvottelumenettely, joita voidaan käyttää vain kun tietyt edellytykset täyttyvät puitejärjestely ja suora hankinta. Näiden lisäksi hankintalaissa määritellään suunnittelukilpailu, dynaaminen hankintajärjestelmä sekä sähköinen huutokauppa, jotka eivät käytännössä sovellu julkisten työvoimapalveluiden ja niitä täydentävien palveluiden hankintaan. Avoin menettely Avoin menettely on yleisin hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Ilmoitus on julkaistava HILMA-ilmoituskanavassa (www. hankintailmoitukset.fi). Hankintayksikkö voi lisäksi lähettää tarjouspyynnön suoraan soveliaaksi katsomilleen toimittajille. Avoin menettely on kansalliset kynnysarvot ylittävissä palveluhankinnoissa suositeltava menettely, koska sen avulla varmimmin turvataan kilpailutuksen avoimuus ja syrjimättömyys. Menettely on yksivaiheisena yksinkertaisin ja nopein hankintamenettely. Avointa menettelyä voidaan käyttää kaikissa hankinnoissa.

11 11 Avoimen menettelyn prosessikaavio Hankintailmoitus Tarjouspyynnön pyytämin. ja lähetys Tarjoukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu Hankintapäätös Päätöksen tiedoksianto Päätös vertailuun hyväksytyistä ja mahd. tiedoksianto Rajoitettu menettely Hankintalaissa rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja valitsee hankintailmoituksen perusteella osallistumishakemuksen jättäneistä tarjoajista ne tarjoajat, joille tarjouspyyntö lähetetään. Menettely on kaksivaiheinen ja ainoastaan hankintayksikön ennalta hankintailmoituksessa ilmoitettujen kriteerien mukaan valitsemat toimittajat saavat tarjouspyynnön ja voivat tehdä tarjouksen (hankintalain 5 11 kohta). Tarjoa Aija on kutsuttava rajoitetussa menettelyssä vähintään viisi, jos soveliaita on riittävästi. Rajoitettu menettely sopii hankintoihin, joissa on tarve rajoittaa osallistuvien palvelun tuottajien määrää ja rajaamiseen löydetään selkeitä perusteita esim. pitkäaikainen palveluhankinta. Rajoitetun menettelyn prosessikaavio Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Päätös tarjouspyynnön saajista ja mahdollinen tiedoksianto Tarjouspyyntö Tarjoukset Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Päätös vertailuun hyväksytyistä, mahd. tiedoksianto Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu Hankintapäätös Tiedoksianto

12 12 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettely on kaksivaiheinen menettely, joka käynnistetään hankintailmoituksella ja johon halukkaat palvelun tuottajat pyytävät saavansa osallistua (osallistumishakemus). Hankintayksikkö neuvottelee valitsemiensa toimittajien kanssa. Neuvottelumenettelyyn on kutsuttava vähintään kolme ehdokasta, jos soveliaita on riittävästi. Menettely edellyttää laissa määriteltyjen neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymistä (hankintalain 5 12 kohta, ja 66 ). Neuvottelumenettelyn käytön edellytyksiä ovat; - avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä taikka kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ei ole saatu tarjouspyyntöä vastaavia tarjouksia tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä muilla hankintalain 47, 48, 50 tai :iin perustuvista syistä - hankinnan luonne ei mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua - hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä ei voida määritellä niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä on pääsääntöisesti julkaistava uusi ilmoitus paitsi, jos mukaan otetaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät kelpoisuusehdot ja jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Neuvottelumenettelyssä ei alkuperäisen tarjouspyynnön ehtoja saa olennaisesti muuttaa. Neuvottelumenettely prosessikaavio, esimerkki Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Neuvottelukutsu, tarjouspyyntö Neuvottelut, tarkennukset Tarjoukset, tarkennukset Tarjousten vertailu Hankintapäätös Päätös neuvotteluun kutsuttavista ja mahd. tiedoksianto Päätös vertailuun hyväksytyistä ja mahd. tiedoksianto Tiedoksianto Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä hankintalaissa tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai usean ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita ja jonka perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa (hankintalain 5 14 kohta sekä :t ). Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn on kutsuttava vähintään kolme ehdokasta, jos soveliaita on riittävästi. Hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa on ilmoitettava aikomuksesta käydä neuvotteluja vaiheittain siten, että ratkaisuja karsitaan neuvottelujen aikana. Neuvottelun pohjana toimivat hankintailmoituksessa määritellyt hankintaa koskevat tarpeet ja vaatimukset. Hankintayksikkö voi lisäksi laatia hankekuvauksen hankinnan tavoitteista ja sisällöstä. Neuvottelun tarkoituksena on, että ehdokkaiden kanssa määritellä hankinnan toteuttamista koskeva yksi tai useampi ratkaisuvaihtoehto.

13 13 Menettelyä voidaan käyttää erityisen monimutkaisissa hankinnoissa, kun hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti määrittelemään hankinnan oikeudellisia ja taloudellisia ehtoja ja joissa hankintayksikkö haluaa neuvotella hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tarjousten valintaperusteena tulee olla kokonaistaloudellinen edullisuus. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn prosessikaavio Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Neuvottelukutsu, tarjouspyyntö Neuvottelut ratkaisuvaihtoehdoista Päätös ratkaisuvaihtoehdoista Päätös neuvotteluun kutsuttavista ja mahd. tiedoksianto Lopulliset tarjoukset, niiden käsittely ilman neuvottelua, päätöksenteko ja tiedoksianto Puitejärjestely Palveluita ostettaessa ei aina voida etukäteen tarkkaan määritellä, kuinka monelle asiakkaalle, ko. palvelua vuosittain tarvitaan. Tällöin voidaan hankintamenettelynä käyttää ns. puitejärjestelyä. Hankintalain mukaan puitejärjestely on yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Puitejärjestelyn palveluntuottajat on valittava avoimella tai rajoitetulla menettelyllä (hankintalain 5 15 kohta, 31 ). Laissa erikseen säädetyin ehdoin voidaan käyttää neuvottelumenettelyä (25 ) tai suorahankintaa (27 ). Usean palveluntuottajan kanssa tehtävään puitejärjestelyyn on valittava vähintään kolme toimittajaa, jos soveliaita on riittävästi. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta, eikä tänä aikana saa tehdä hankittaviin palveluihin/sopimuksiin merkittäviä muutoksia. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että puitejärjestelyn aikana tehtävät sopimukset tulee tehdä neljän vuoden kuluessa hankintasopimuksen päiväyksestä lukien. Sopimuskauden pituus on harkittava tapauskohtaisesti. Palveluiden hankinnassa hankintasopimuksen suositeltava enimmäiskesto ilman optiota on pääsääntöisesti kaksi vuotta. Poikkeuksellisesti sopimuskausi voi olla pidempi. Käytettävissä olevat määrärahat sekä palveluiden laadun varmistamiseen liittyvät tekijät rajaavat myös tehtävien sopimusten kestoa. Puitesopimusmenettelyssä tarjouksen hyväksyminen tarkoittaa sitä, että palvelun tarjoaja voi saada asiakkaita, mutta se ei anna hyväksytylle tarjoajalle subjektiivista oikeutta saada ennalta määriteltyä määrää asiakkaita. Tarjouspyynnön tavoitteena on siis solmia yksi tai useita sopimuksia eri palvelun tarjoajien kanssa. Hankintayksikkö on oikeutettu hankkimaan palvelut valitsemaltaan tarjoajalta tai myös kilpailuttamaan hankinnan uudelleen sopimuskauden kestäessä. Ohjeen liitteenä on esimerkki puitesopimusmenettelyn yleisistä hankintaehdoista (liite 2) sekä puitesopimuspohja (liite 3), joita on muokattava riippuen ostettavan palvelun sisällöstä ja hankintaan sovellettavista erityisehdoista. Puitejärjestelyssä voidaan tarjouksia pyytää myös siitä, millä yksikköhinnalla ko. palvelun tarjoaja tuottaa hankintayksikön tarjouspyynnössä yksilöidyille asiakkaille (esim. ammatinvalinta ja ura-

14 14 suunnittelupalvelun asiakkaille, vajaakuntoisille asiakkaille tai pitkäaikaistyöttömille työnhakijoille) tarvittavia ostopalveluita (esimerkiksi työkunnon tutkimuksia, kuntoutustutkimuksia, työhönvalmennusta tai ammatti- ja osaamiskartoituspalveluja jne.) Puitesopimusmenettelyssä voidaan samanaikaisesti tehdä puitesopimus myös useamman palvelun tuottajan kanssa. Jos puitejärjestelyyn on valittu sopimuskumppaneiksi useita palvelun tuottajia tehdään hankintasopimukset joko; a) tarjouspyynnössä mainittujen ja puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailutusta tai b) jos tarjoavat samoja palveluja, eikä puitejärjestelyssä ole sovittu kaikkia hankinnan ehtoja, tulee ennen varsinaisten hankintasopimusten tekemistä järjestää kilpailutus puitejärjestelyssä mukana olevien toimittajien kesken. Tällöin on noudatettava tavanomaista tarjouspyyntömenettelyä ja siihen liittyvää dokumentointia. Erillistä hankintailmoitusta ei enää kuitenkaan tarvita. Hankintalaissa ei ole säädöksiä puitejärjestelyn sisäisen kilpailutuksen valitusoikeudesta, joten valitusosoitusta ei tarvitse liittää hankintapäätökseen eikä ennen hankintasopimuksen tekemistä tarvitse noudattaa odotusaikaa. Puitejärjestely voidaan tehdä neljällä tavalla: Yksi toimittaja Ehdot sovittu Yksi toimittaja Osa ehdoista auki Kolme toimittajaa Ehdot sovittu Kolme toimittajaa Osa ehdoista auki Suora tilaus puitejärjestelyn (puitesopimuksen) ehtojen mukaisesti Tarjouksen täydentäminen kirjallisesti (hintatiedot). Tilaus puitesopimuksen ja täydennyksen mukaisesti Toimittajan valinta puitejärjestelmän ehtojen mukaisesti. Tilaus puitejärjestelyn (puitesopimuksen) ehtojen mukaisesti. Kevennetty kilpailu -kirjalliset tarjoukset - riittävä tarjousaika Toimittajan ja tarjouksen valinta puitejärjestelyn kriteereillä. Tilaus puitesopimuksen ja täydennyksen mukaisesti. Jos työministeriö on erikseen ohjeistanut jonkin palvelun hankintaehtoja (ks. liite 1) sovelletaan niitä myös silloin, kun hankinnassa käytetään puitesopimusmenettelyä. Tarjouspyynnön liitteeksi on laitettava tieto hankintaan sovellettavista ehdoista, koska ne auttavat tarjoajaa arvioimaan, onko tarjoajalla mahdollisuuksia täyttää ostajan ehdot sopimusaikaiselle yhteistyölle. Tarjouspyynnön liitteenä on hyvä olla myös erillinen kuvaus tarjouspyynnön kohteena olevasta ostettavasta palvelusta sekä palvelun arviointikriteereistä.

15 15 Suorahankinta Suorahankinnalla tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisematta hankintailmoitusta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai useamman toimittajan, jonka kanssa hankintayksikkö neuvottelee sopimuksen ehdoista. Jos mukaan valitaan useampi osallistuja, kaikkia on kohdeltava tasapuolisesti. Käytännössä hankintayksikkö tekee tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai useammalta toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Suorahankinta on aina poikkeus kilpailuttamisvelvoitteesta. Jos hankintayksikkö katsoo, että hankinta voidaan em. perusteilla tehdä suorahankintana ilman kilpailuttamista, asia on aina huolellisesti perusteltava kirjalliseen hankintapäätökseen tai tilaussopimukseen. Pilkkomiskielto Hankintalain 20 :ssä kielletään hankintojen keinotekoinen jakaminen ja yhdisteleminen. Hankintaa ei saa pilkkoa eli jakaa eriin, osittaa tai laskea hankinnan arvoa poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten välttämiseksi. Hankinnan pilkkominen voidaan katsoa olevan kyseessä esimerkiksi silloin, kun luontevan hankintakokonaisuuden hankintoja (esim. samantyyppisten palveluiden hankintoja) suorahankitaan useissa erissä ja hankinnat tapahtuvat ajallisesti siten, että suunnitelmallisessa hankintatoimessa hankintaerät olisi voitu kilpailuttaa kokonaisuuksina. Hankintakokonaisuutta arvioitaessa huomioitavaksi tulevat ko. hankintayksikön samantyyppiset hankinnat. Kiellettyä on myös hankinnan keinotekoinen yhdisteleminen esimerkiksi hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävään hankintaan siinä tarkoituksessa, että hankintaan ei tarvitsisi soveltaa hankintalakia. Hankintayksikön on jo hankintasuunnitelman laadintavaiheessa ryhmiteltävä hankintansa tarkoituksenmukaiseksi kokonaisuudeksi sekä ennakoitava vuosi- ja puitesopimusten nojalla tehtävät hankinnat. Em. säännös ei estä hankintojen jakamista eriin siten, että kukin erä kilpailutetaan erikseen hankintalain menettelysäännösten mukaisesti. Laajan hankinnan jakaminen osiin voi joskus olla perusteltua riskinjaon ja kilpailuolosuhteiden kannalta. Pilkkomiskieltoa tarkastellaan hankintayksikkökohtaisesti. TE -keskusten tai työvoimatoimistojen toteuttamia samansisältöisiä hankintoja ei pilkkomiskiellon johdosta tarvitse toteuttaa yhdessä, ellei sillä katsota saavutettavan selkeää taloudellista tai laadullista lisäarvoa. Työvoimatoimistojen sisäisessä organisoinnissa hankintoja tulee käsitellä kokonaisuutena ml. sivutoimistojen ja palvelukeskuksen hankinnat. Suorahankintaa koskevat säännökset hankintalaissa Hankintalaissa on säädetty, milloin hankintalain soveltamisalaan kuuluvien hankintojen osalta, hankintayksikkö voi jättää hankinnan kilpailuttamatta ja tehdä suorahankinnan (hankintalain :t). Hankintalain mukaan suorahankinta voidaan tehdä, jos 1) Ei ole saatu tarjouksia; avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan osallistumishakemuksia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia ja alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta: 2) Teknisestä, taiteellisesta taikka yksinoikeuden suojaamiseen (esim. lisenssi tai patentti) liittyvästä syystä ainoastaan tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan.

16 16 3) Äkillinen ja ennalta arvaamaton hankintayksiköstä riippumaton kiire; sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi; Em. kohta tulee sovellettavaksi hyvin äkillisissä huolto- ja korjaustoimenpiteissä (esim. vesiputki rikkoutuu tms.). Koska kyseessä täytyy olla nimenomaan hankintayksiköstä riippumaton kiire, ei em. peruste käytännössä tule sovellettavaksi työvoimapalveluiden tai niitä täydentävien palveluiden hankinnassa. 4) Optio: hankinta perustuu sopimukseen sisältyvään lisähankintaoikeuteen eli optioon Suora hankinta on mahdollinen ilman tarjouskilpailua, jos hankinta perustuu sopimukseen perustuvaan lisähankintaoikeuteen eli optioon tilanteessa, jossa alkuperäisen toimittajan kanssa tehdään uusi palveluhankinta, joka vastaa aikaisemmin avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä palveluhankintaa. Aikaisempaa hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä tulee olla mainittu neuvottelumenettelyn myöhemmästä käytöstä ja lisäpalveluiden ennakoitu arvo tulee olla otettu huomioon laskettaessa aikaisemman sopimuksen kokonaisarvoa. Menettelyä voidaan käyttää vain kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.. Tarjouspyynnössä on kerrottava mahdollisesta lisähankintaoikeudesta eli optiosta ja kysyttävä, onko tarjoaja valmis sitoutumaan mahdolliseen lisähankintaoikeuden käyttöön. Lainsäädäntö ei määrittele, kuinka monta kertaa optiota voidaan käyttää, ainoastaan sen, että sitä voidaan käyttää kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä. Jotta tarjoajat voivat tarjousta laatiessaan huomioida option vaikutuksen, tarjouspyynnössä on pyrittävä määrittelemään, kuinka monta kertaa ja millä ajanjaksolla optiota käytetään. Jos tarjouspyynnössä ei erikseen määritellä, että optiota halutaan käyttää useampaan kuin yhteen uuteen hankintaan, niin optiolla voidaan hankkia palvelu toistamiseen ainoastaan kerran. Optioiden käyttökertojen ilmoittaminen ja jakaminen liittyy myös jälki-ilmoitusmenettelyyn. Jälkiilmoitus on tehtävä, kun hankinnan kokonaisarvo ylittää EU kynnysarvon, joka on alue ja paikallishallinnossa euroa. Jos tarjouspyynnössä ei ole määritelty, kuinka monta kertaa optiota käytetään, jälki-ilmoituksen tekemistä arvioitaessa on kerrottava hankintasopimuksen kokonaisarvo (ilman ALV:a) kahdella. Jos näin saatu summa ylittää em. kynnysarvon, jälki-ilmoitus on tehtävä. Jos optiota halutaan käyttää useammin kuin kerran, tarjouspyynnössä on ilmoitettava, kuinka monta uutta hankintaa ja millä ajanjaksolla (enintään kolmen vuoden aikana) hankintayksikkö haluaa option perusteella toteuttaa. Jälki-ilmoituksen tarvetta arvioitaessa, on kokonaishinta sitten laskettava tarjouspyynnössä ilmoitetuilla lukumäärillä. Jos hankinta ylittää option kanssa kansallisen kynnysarvon, niin hankinnasta on tehtävä hankintailmoitus HILMAAN. 5) Lisäpalvelu; kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun toteuttamiselle sellaisena kuin se on alun perin määritelty. Edellytyksenä on, että lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa pääsopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa. Lisäpalvelun kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa ei saa ylittää 50 %:a alkuperäisen hankinnan arvosta. Edellä mainittujen tilanteiden lisäksi suorahankintaa voidaan käyttää yksittäisissä tapauksissa sosiaali-, terveys- tai koulutuspalvelujen hankinnoissa, jos tarjouskilpailun järjestäminen, neuvottelumenettelyn käyttö tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi (hankintalain 67 ). Em. suora hankinnan peruste ei sovellu työvoimapalveluiden hankintaan, vaan sitä voi-

17 17 daan hankintalain hallituksen esityksen perusteluiden mukaan soveltaa esimerkiksi vanhusten asumispalveluihin ja lastensuojelupalveluihin Hankintailmoituksen laatiminen ja julkaiseminen Kun hankinta toteutetaan avoimella, rajoitetulla, neuvottelu- tai kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tai puitejärjestelyllä on kansalliset kynnysarvot ylittävistä palveluhankinnoista (palveluhankinta yli tai sosiaali- ja terveyspalveluissa yli ) julkaistava hankintailmoitus, joka käynnistää hankintaprosessin. Hankinta-asetuksen 4 :n mukaan hankintailmoitus on aina julkaistava kauppa- ja teollisuusministeriön internetosoitteessa (HILMA). Hankintailmoituksen sisällöstä säädetään asetuksen 5 :ssä. Ilmoituksessa on oltava vähintään seuraavat tiedot: - hankintayksikön virallinen nimi - yhteystiedot - hankintayksikön luonne - hankintayksikön hankinnalle antama nimi - hankittavan palvelun sisältö - hankinnan ennakoitu arvo ilman ALV:a tai hintahaarukka tai tieto siitä ylittääkö arvo hankintalain 15 :n mukaisen kansallisen kynnysarvon - hankintalaji - hankintamenettely - hankinnan CPV koodi; esimerkiksi työvoimapalvelut CPV tai terveydenhoitoja sosiaalipalvelut CPV viitenumerot ja HILMAN sivuilta. Työhallinnossa ostettavat terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ovat CPV koodeiltaan useimmiten seuraavia: CPV Työnhakupalvelut, CPV Ohjauspalvelut, CPV Kuntoutuspalvelut sekä CPV Työelämään sopeuttaminen. - tarjouksen valintaperuste (palveluissa kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin on ilmoitettava vertailuperusteet tärkeysjärjestyksessä tai vertailuperusteiden painotus; jos vertailuperusteet esitetään tarjouspyyntöasiakirjoissa, tulee tästä ilmoittaa hankintailmoituksessa) - tarjousten tai osallistumishakemusten määräaika (hankinnan kokoon ja laatuun nähden kohtuullinen tarjousaika; vähintään kaksi viikkoa, huomioitava mm. loma-ajat.) - tarjoajien tai ehdokkaiden arvioimiselle asetetut vähimmäisvaatimukset ja niiden arvioimiseksi tarvittavat asiakirjat - tieto siitä rajoitetaanko ehdokkaiden määrää, jos käytetään rajoitettua, neuvottelu- tai kilpailullista neuvottelumenettelyä - ajankohta, jolloin valituille ehdokkaille lähetetään tarjouspyyntöasiakirjat - tieto siitä, hyväksytäänkö osatarjoukset tai vaihtoehtoiset tarjoukset - mahdollinen tieto siitä, mistä hankintailmoitusta täydentävät tiedot ovat saatavissa HILMA-sivujen lisäksi hankintayksikkö voi halutessaan ilmoittaa hankinnasta myös muualla, esim. omilla internet-sivuillaan tai sanomalehdessä. Tällainen ilmoitus voidaan julkaista kuitenkin vasta, kun hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa. Käytännössä hankintailmoitus ja tarjouspyyntö on laadittava samanaikaisesti. Jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö ovat keskenään ristiriidassa, pätee se mitä hankintailmoituksessa on mainittu Tarjouspyynnön laatiminen ja sisältö Tarjouspyyntö on laadittava kirjallisesti ja niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyyntöä laadittaessa on otettava huomioon

18 18 erityisesti tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimus. Hankinnan kohde on määriteltävä täsmällisesti ja siitä on selkeästi käytävä ilmi tarjousten vertailuperusteet ja se, mitä asioita hankintayksikkö pitää ko. palvelussa tärkeänä. Tarjouspyynnön vähimmäissisältö on määritelty hankintalain 41 :ssä. Tarjouspyynnössä tai soveltuvin osin jo hankintailmoituksessa on oltava; - hankinnan kohteen määrittely (tekniset eritelmät :t) sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset - viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen - määräaika tarjousten tekemiselle - osoite, johon tarjoukset on toimitettava - kieli, kielet, joilla tarjoukset on toimitettava - ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava - tarjousten voimassaoloaika Tarjouspyynnössä on oltava myös muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä. Seuraavassa on esitetty esimerkki tarjouspyynnön rakenteesta: Hankintayksikön tiedot ja hankintaan osallistuvat tahot Todetaan hankintayksikön nimi ja yhteystiedot sekä tarjouspyynnöstä lisätietoja antavien henkilöiden nimet ja yhteystiedot. Jos TE-keskus hoitaa keskitetysti kilpailutusprosessin työvoimatoimiston/työvoimatoimistojen valtuuttamana, asiasta on mainittava tarjouspyynnössä ja todettava, mikä/mitkä työvoimatoimistot ovat palveluiden ostajia. Vastaavasti, jos esimerkiksi puitejärjestelyssä TE-keskus on palvelun ostajana, mutta käytännössä työvoimatoimistot tekevät puitesopimusten pohjalta itse hankintasopimukset eli käyttävät em. puitejärjestelyä, asiasta on mainittava tarjouspyynnössä. Tausta ja yleiset tiedot tarjousmenettelystä - Todetaan hankinnan perusteena olevat keskeiset säädökset - Kerrotaan hankinnan tavoitteista ja lähtökohdista - Kerrotaan, minkä tyyppisestä hankinnasta on kyse - Todetaan maksuperuste; pyyntö esittää kokonaishinta; ja tarvittaessa eritellyt yksikköhinnat ilman arvonlisäveroa, arvonlisävero ja/tai muut hinnanmuutosperusteet. Myös se, jos budjetti tms. syyt rajoittavat palvelusta maksettavaa hintaa. - Avataan käytettäviä käsitteitä tai terminologiaa - Mahdolliset muut hankintaan vaikuttavat asiat. Hankinnan kohteen määrittely Kohteen kuvauksen on oltava niin tarkka ja yksiselitteinen, että sen avulla tarjoajien on mahdollista laatia jäsennelty ja muiden tarjousten kanssa yhteismitallinen ja vertailukelpoinen tarjous. Jos ko. asioita koskevat asiakirjat laitetaan tarjouspyynnön liitteiksi, ei niissä mainittuja asioita tarvitse toistaa tarjouspyyntökirjeessä.

19 19 Tarjouspyynnössä on ilmoitettava selkeästi, jos tavoitteena on tehdä pitkäkestoinen hankintasopimus. Hankintasopimuksen suositeltava enimmäiskesto ilman optiota on pääsääntöisesti kaksi vuotta. Mahdollinen optioon perustuva lisähankinta mukaan lukien suositeltava enimmäiskesto on pääsääntöisesti enintään kolme vuotta (esim. 1 vuosi + 2 vuotta optiolla). Tarjouspyynnössä tulee kertoa mahdollisesta lisähankintaoikeudesta (optiosta). Tarjoajaa on pyydettävä ilmoittamaan, onko tarjoaja valmis sitoutumaan mahdolliseen lisähankintaoikeuden käyttöön. Optiolla tarkoitetaan oikeutta hankkia toisintona alkuperäisen tarjouspyynnön ja hankintasopimuksen mukaista palvelua. Jos optiolle ei tarjouspyynnössä ja hankintasopimuksessa ole asetettu tarkempia ehtoja, palvelu voidaan toteuttaa toisintona vain kerran. Jos optiota halutaan käyttää useammin kuin kerran, on option käyttö (montako kertaa ja minä ajanjaksona) määriteltävä tarjouspyynnössä. Optiota voidaan käyttää enintään kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen hankintasopimuksen tekemisestä. Tarjouspyynnössä on selkeästi ilmoitettava, jos palveluntuottaja voi tehdä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia. Tarjouspyynnössä on myös mainittava, jos alihankkijoiden käyttö on mahdollista. Tarjoajien edellytykset hankinnan toteuttamiseen Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja selvitykset Hankintayksikkö voi esittää tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia sekä vaatia tarjoajaa esittämään niihin koskevia selvityksiä. Vaatimusten on liityttävä tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Vaatimuksista on ilmoitettava jo hankintailmoituksessa. Hankintailmoituksessa ilmoitettavat ehdokkaiden arvioimiselle asetettavat vaatimukset liittyvät tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinnan kohde ja ne liittyvät esimerkiksi taloudelliseen tilanteeseen (vakavaraisuus, vastuuvakuutukset) ja ammatilliseen pätevyyteen (hankinnan toteuttamisesta vastaavien henkilöiden koulutus ja ammattitaito) sekä toimitusvarmuuteen (tilojen soveltuvuus, aikaisemmat kokemukset ja referenssit, laatujärjestelmät, tarvittavien lupien voimassaolo) Hankintalain 58 :ssä on lueteltu esimerkinomaisesti sellaisia taloudellista tilannetta koskevia selvityksiä, joita hankintayksikkö voi vaatia. Myös muita kuin em. luettelossa mainittuja todistuksia voi pyytää, jos se on perusteltavissa hankinnan luonteen vuoksi. Jos tarjoaja on velvollinen rekisteröitymään kauppa-, yhdistys- tai säätiörekisteriin, tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kauppa-, yhdistys- tai säätiörekisteriote. Tämän lisäksi kaikkien tarjoajien on toimitettava tarjouksensa liitteenä lääninveroviraston verovelkatodistus. Rekisteriote ja verovelkatodistus eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Hankintalain 59 :ssä on tyhjentävästi määritelty niistä selvityksistä, joita hankintayksikkö voi pyytää teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden selvittämiseksi. Tarjouspyynnössä on mainittava ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava. Hankintayksikön on siis ilmoitettava, mitkä ovat asetetut vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajien valinnan perusteet sekä luettelo selvityksistä, jotka on toimitettava tarjouksen liitteenä. Jos hankinnan toteutuksessa käytetään kaksivaiheista hankintamenettelyä, jossa tarjouksen tekemisestä kiinnostuneiden toimittajien on ilmoittauduttava ehdokkaiksi hankintailmoituksessa annettuun

20 20 määräaikaan mennessä, on jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä valittava hankintailmoituksessa ilmoitettu määrä ennalta annetut kriteerit täyttäviä ehdokkaita. Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet Tarjouspyynnössä on todettava, että ostettavan hankinnan perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointikriteerit kerrotaan selkeästi ja niiden mahdolliset painoarvot ilmoitetaan. Jos ko. palvelun hankinnassa ei käytetä painoarvoja, ilmoitetaan arviointikriteerien tärkeysjärjestys. Arviointikriteereitä ja niiden soveltamista voidaan esitellä laajemmin tarjouspyynnössä. Tämän lisäksi arviointikriteerit on hyödyllistä koota tarjouspyynnön lukemista helpottavaksi luetteloksi esim. tarjouspyynnön loppuun. Myös luettelon yhteydessä tulee ilmoittaa kunkin arviointikriteerin painoarvo tai arviointikriteereiden tärkeysjärjestys. Tiedot tarjousten toimittamisen osoitteesta, ajasta yms. Tarjousten viimeinen jättöaika ja osoite, johon tarjoukset tulee toimittaa sekä maininta siitä, missä muodossa toimitetut tarjoukset hyväksytään (esim., että tarjoukset on jätettävä suljetussa kirjekuoressa, johon tulee merkitä Tarjous työhönvalmennuksesta tai muu soveltuva tunnistetieto). Tarjoajille tulee varata kohtuullinen aika tarjouksen tekemiseen. Tarjouspyynnössä on viitattava julkaistuun hankintailmoitukseen. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava tarjousten voimassaoloaika eli aika, jonka tarjousten tulee olla voimassa. Hankintayksikön on tehtävä hankintapäätös, tarjouksen voimassaoloaikana. Tarjouspyyntökirjeen liitteitä voivat olla esimerkiksi - hankittavan palvelun kuvaus - mahdolliset erilliset hankintaehdot esim. puitesopimusmenettelyn yleiset hankintaehdot - kuvaus arviointikriteeteistä Palvelun peruuntuminen ja hankkimatta jättäminen Tarjouspyynnössä on mainittava, että palvelun peruuntuminen ja hankkimatta jättäminen hankintapäätöksen jälkeen ei aiheuta maksuvelvollisuutta ostajalle. Jos näin ei todeta, säilyy myyjällä oikeus vaatia korvausta todisteellisista kustannuksista määrittämättömän ajan. Tämä ehto on toistettava myös hankintasopimuksessa Tarjouspyynnön lähettäminen Julkisten työvoimapalveluiden ja niitä täydentävien palveluiden hankinnassa noudatetaan ensisijassa avointa hankintamenettelyä. Tällöin tarjouspyyntö lähetetään kaikille sitä pyytäville toimittajille, jos pyyntö on tehty riittävän ajoissa ennen tarjousajan umpeutumista tai saatetaan sähköisesti kaikkien saataville viipymättä. Hankintayksikkö voi lisäksi harkintansa mukaan lähettää tarjouspyynnön entuudestaan tuntemilleen soveltuville toimittajille. Tarjouspyynnön saa lähettää vasta kun hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa. Jos käytetään rajoitettua menettelyä, neuvottelumenettelyä, tai kilpailullista neuvottelumenettelyä valitaan hankintailmoituksessa kerrottujen kriteerien perusteella ehdot täyttävät toimittajat ehdokkaiksi ilmoittautuneiden joukosta. Vain ehdot täyttäville ehdokkaille lähetetään tarjouspyyntö. Jos hankintailmoituksessa on ennalta rajoitettu valittavien ehdokkaiden määrä (rajoitetussa menettelys-