Miten yrityksemme raportoi projektistamme Tekesille?

Transkriptio

1 Miten yrityksemme raportoi projektistamme Tekesille? Copyright Tekes Sisältö 1. Hankerahoitusprosessin yleiskuvaus 2. Rahoituspäätös ja sen liitteet 3. Projektin aloitus 4. Raportointi 5. Tilityslomakkeet ja kustannuslajit 6. Yhteishankkeet: ryhmä- ja rinnakkaishankkeet 7. Projektimuutokset 8. Maksatuksen keskeytys ja takaisinperintä 9. De-minimis 1

2 Lainsäädäntö Pääsäännön mukaan EU-alueella yrityksille annettava kilpailua vääristävä tuki on kielletty Ns. EU- notifikaation pohjalta vuonna 2008 annettu asetus (298/2008) määrittää, miten tukea kuitenkin voidaan antaa t&k-toimintaan Toinen keskeinen säädös valtionavustuslaki (688/2001) Rahoitus perustuu kustannuslajikohtaiseen tilitykseen TEKES Tarkastusoikeus 5-vuotta Maksatuspäätös (avustus ja/tai laina) Maksatuspäätös (avustus- ja/tai lainaerä) Mahdollinen lainaennakko Rahoituspäätös (avustus ja/tai laina) Projektikirjanpito ja työajanseuranta säilytettävä 5 vuotta projektin päättymisen jälkeen Loppuraportti ja lopputilitys Muista tilintarkastajan tarkastusraportti verkkoasioinnin kautta Väliraportit ja välitilitykset verkkoasioinnin kautta Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen (Y1) ASIAKAS Asiakkaan projekti 2

3 Rahoituspäätös Päätös yritysten tutkimus- ja kehittämisrahoituksesta Projektin kustannusarvio Projektisuunnitelma Yleiset ehdot ja mahdolliset erityisehdot Rahoituspäätöksen hyväksyminen, yritysrahoitus, lomake Y1 > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Palautettava 2 kuukauden kuluessa (de minimis 1 kk) rahoituspäätöksen vastaanottamisesta suojatulla sähköpostiyhteydellä nettisivujen kautta tai (kirjaamo@tekes.fi) Projektikirjanpito Kirjanpitoon tai kustannus-/projektilaskentaan on avattu laskentakohde, projektinumero, tili tai muu laskentatunniste Ehdoton vaatimus: kustannusten yhteys kirjanpitoon helposti todettavissa Työajanseuranta Tunnit kirjataan vähintään viikoittain päiväkohtaisesti ja varmennetaan vähintään kerran kuukaudessa systemaattisella tavalla Pankkitilitiedot Tilintarkastajan yhteystiedot Yrityksen virallinen allekirjoitus 3

4 Raportointiin tarvittavia lomakkeita > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Raportointi tehdään ensisijaisesti verkkoasioinnissa muussa tapauksessa raportoidaan seuraavilla lomakkeilla: Raportointilomake yritysprojekteille (Y2) Yrityksen tilanne ja projektin toteutus (mm. alihankinnat ja tärkeimmät kustannukset) Hyödyntämisnäkymät ja muut vaikutukset Eritysehtojen toteutuminen ja allekirjoitus Yhteenveto tuloksista ja vaikutuksista (loppuraporttiin) Kustannustilityslomake yritysten t&k-projekteille (Y3) Palkkaerittely (Y4) Vastuullisen johtajan vakuutus (Y5) Auktorisoidun tilintarkastajan tarkastusraportti koko projektin kestoajalta (loppuraporttiin) Tositekopiot ja työaikaraportit vain pyydettäessä Tilityksen allekirjoitukset Vastuullisen johtajan vakuutus (Y5) kustannukset kohdistuvat projektiin ovat syntyneet projektin kestoaikana ovat maksettuja on tilitetty arvonlisäverottomina ja nettomääräisinä kustannusten ja kirjanpidon menokirjausten välinen yhteys pystytään osoittamaan Verkkoasioinnissa ei vakuutuslomaketta tarvita Tilintarkastajan tarkastusraportti kustannukset koko projektin kestoajalta lopputilityksen yhteydessä 4

5 Verkkoasiointi Uuden hakemuksen yhteydessä rekisteröitynyt henkilö on saanut projektiin verkkoasiointioikeudet. Oikeuksien myöntäminen jälkikäteen vaatii organisaation pääkäyttäjyyden. Pääkäyttäjä voi antaa oikeudet kaikille projektia hallinnoiville henkilöille, esim. tilitoimiston henkilölle Tutustu asiointiin ja ohjeisiin Voit aina kysyä neuvoa Verkkoasioinnin tuesta Verkkoasioinnin sijaan raportin (lomakkeet Y2-Y5) voi toimittaa joko skannattuna -sivun suojatulla sähköpostiyhteydellä tai Postilla Tekes/kirjaamo, PL 69, Helsinki. Yksi tapa riittää. Raportointi ja tilittäminen verkkoasioinnissa Verkkoasiointiin kirjautumisen jälkeen sekä sisältöraportin että kustannustilityksen tiedot täydennetään suoraan selaimen kenttiin. Liitetiedostona toimitettavat lomakkeet löytyvät > Asiointi > Lomakkeet ja rahoituksen ehdot Palkkoja tilitettäessä mukaan liitetään palkkaerittely, lomake Y4 Lopputilityksen yhteydessä liitetään mukaan tilintarkastajan tarkastusraportti Jos tilitettäviin kustannuksiin sisältyy ostoja intressiyhtiöiltä/konsernin sisältä, tarvitaan intressitilitys (myyjältä lomakkeet Y3,Y4 ja Y5 ja lopputilityksessä oma erillinen tilintarkastajan tarkastusraportti) Raportti ja tilitys lähetetään omina lähetyksinään painamalla Lähetä-painiketta Hyväksyminen-välilehdellä. Lähetä-painike vastaa paperiversioiden allekirjoituksia. 5

6 Tilitysten yleiset periaatteet Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektille kohdistettujen kustannusten oikeellisuudesta ja raportoi projektin etenemisestä. Rahoitus maksetaan pääsääntöisesti jälkikäteen väli- ja loppuraportteja vastaan. Hyväksyttävät kustannukset: hankkeen kestoaikana syntyneet, yrityksen kirjanpidossa olevat, nettomääräiset ja arvonlisäverottomat hankkeesta aiheutuneet menot. Kustannusten tulee perustua vastaaviin menojen maksutapahtumakirjauksiin. Kustannuslajit: rahapalkat, henkilösivukustannukset, yleiskustannukset, matkat, aineet ja tarvikkeet, laiteostot, laitepoistot ja vuokrat, ostetut palvelut Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta Enintään 11 kk/vuosi/hlö Työaikaa seurataan tuntitasolla päiväkohtaisesti, tunnit kirjataan viikoittain ja varmennetaan systemaattisesti vähintään kerran kuukaudessa Projektista sama palkka kuin muusta vastaavantasoisesta työstä projektin aikana (palkkaa maksetaan kokonaistyöajasta, projektiin kuuluva osuus tilitetään Tekesille) Voidaan edellyttää selvitys kokonaistyöajasta Yrityksen johdon ja hallinnon palkat ovat yleiskustannuksia Harkinnan mukaan voidaan hyväksyä suorina kustannuksina, jolloin voidaan edellyttää kokonaistyöajanseurantaa Palkkaerittely (lomake Y4): (sarakkeet 1-4 ovat pakollisia tietoja, sarakkeisiin 6 ja 7 rahapalkkojen yhteismäärä) 6

7 Esimerkki projektin tuntiseurannasta Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Omistajayrittäjältä 30 % Tekes voi tarkistaa todelliset henkilösivukustannukset 7

8 Yleiskustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Yleiskustannusluonteisia kustannuksia ei hyväksytä tilityksen suorina kustannuksina Henkilökunnan määrään perustuvat vakiokertoimet alle 10 henkilöä 10% alle 20 henkilöä 20% henkilöä 30% 50 henkilöä tai enemmän 50% Tekes voi tarkistaa todelliset yleiskustannukset Matkakustannukset Verohallinnon ohjeen mukaisista verovapaista matkakustannuksista: matkat, kilometrikorvaukset, päivärahat ja majoitukset Matkakustannukset hyväksytään enintään vuosittain annettavan verohallinnon päätöksen mukaisesti Yrityksen oman auton kulut kuuluvat yleiskustannuksiin 8

9 Aineet ja tarvikkeet Yrityksen ulkopuolelta ostettavat aineet ja tarvikkeet laskutuksen mukaisina Vain projektille kohdistuva osuus Varastosta otto omakustannushintaisena Laitekustannukset Pääsääntöisesti projektin käytössä Vain projektille kohdistuva osuus Ostot Kertakuluksi kirjatut (käyttöikä alle 3 v.) laitteet, ohjelmistot tai muut käyttöoikeudet ja pienhankinnat Poistot Projektin käytössä olevien laitteiden poisto-osuus hyväksytään kirjanpidon suunnitelman mukaisena Vuokrat Projektin ajalle kohdistuva osuus vuokrauskustannuksista Vuokriin sisältyviä hallinto-, rahoitus-, korjaus ja huolto- ym. kuluja ei hyväksytä. Mikäli em. eriä ei voida eritellä, vuokrasopimuksen aiheuttamista menoista voidaan hyväksyä enintään 50%. 9

10 Laitevuokrat Esim. projektiaika tammi-joulukuu 2012 laite vuokrattu syyskuussa 2012 vuokraerä (ei alv) = /kk, ajalta syyskuu 2012-helmikuu 2013 rahoituslaitoksen laskuun sisältyy rahoitus-, ym. kuluja, joita ei voida eritellä - Tekes hyväksyy 50% menoista Tekesille tilitettävä osuus syys-joulukuulta x 50% = Laitepoistot Esim. projektin kestoaika tammi-joulukuu 2012 laite otettu projektin käyttöön maaliskuussa 2012 laitteen hankintahinta ei alv sumupoistot 5 vuodelle = /vuosi = 400 / kk laite on 60 %:sesti projektin käytössä Tekesille tilitettävä osuus maalis-joulukuu 2012 (10 x 400 ) x 60 % =

11 Ostetut palvelut 1/2 Yrityksen ulkopuolelta ostettavat suunnittelu- ja tutkimustyöt sekä selvitykset laskutuksen mukaisina Projektin tilintarkastus, tiedonhankinta-, teollisoikeuksien haku-, lisenssin osto- ja koulutusmenot voidaan sisällyttää ostopalvelukustannuksiin Meno, joka perustuu ennen projektin alkua tehtyyn tilaukseen, voidaan hyväksyä vain, jos tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Lahjoitukset ja stipendit sekä yritysten rahoitusosuudet Tekesin julkisen tutkimuksen hankkeisiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia EU-määritelmän mukaisten suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyviä kustannuksia ei hyväksytä Ostetut palvelut 2/2 Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä Alle 250 henkilön yrityksiltä Ostetut palvelut kotimaisilta tutkimuslaitoksilta Yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta ja julkisilta (ei yksityisiltä) tutkimuslaitoksilta Ostetut palvelut konserni- ja intressiyhtiöiltä Konserniin kuulumaton yhtiö, jonka koko osakepääomasta tai vastaavasta pääomasta vähintään 20 prosenttia välittömästi tai välillisesti rahoituksen saajan omistuksessa tai hallinnassa tai jolla jokin muu intressiyhteys Ostetut palvelut muilta yrityksiltä / yhteisöiltä Ostot ulkomailta Ostot kotimaisilta yli 250 henkilön yrityksiltä Yhteisöiltä 11

12 Ostot kotimaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä Intressiyhtiö tilittää katteettomat kustannukset samoin perustein kuin rahoituspäätöksen saaja Projektikirjanpito ja työajanseuranta järjestettävä Tilitys kustannustilityslomakkeella (lomakkeet Y3, Y4 ja Y5) yleisten ehtojen mukaisesti, liitetään rahoituksen saajan tilitykseen Yleiskustannusprosenttina käytettävä yrityksen henkilökunnan määrään perustuvaa vakiokerrointa Rahoituspäätösosapuolen maksettava intressiyhtiön lasku Jos myyjän (intressiyhtiön) lasku summaltaan pienempi kuin tilitys, hyväksytään kustannukset laskun mukaisesti Vastuullisen johtajan vakuutuksen allekirjoittajalla virallinen nimenkirjoitusoikeus. Loppuraporttiin auktorisoidun tilintarkastajan tarkastuskertomus. Ostot ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä Tekes voi hyväksyä projektin kustannuksiksi myös ostoja ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä sekä ulkomailla sijaitsevassa toimipisteessä syntyneitä kustannuksia Oltava maininta rahoituspäätöksen erityisehdoissa Kustannusten hyväksyminen poikkeaa kotimaisista konserni- ja intressiostoista seuraavissa kohdissa: Välittömät kustannukset lukuun ottamatta henkilösivukustannuksia Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään laskun maksupäivän kurssia Lopputilityksen yhteydessä on ulkomaisen yhtiön ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan annettava lausunto, jossa hän vahvistaa tilitettyjen kustannusten olevan hankkeesta aiheutuneita kirjanpidon menoja (vaadittaessa suomeksi tai ruotsiksi) 12

13 Yhteishankkeet 1/2 a) Rinnakkaishankkeet Osapuolina yrityksiä ja/tai tutkimuslaitoksia Jokaisella osapuolella on oma rahoituspäätös Samanaikainen raportointi Tilitykset ja raportit toimitetaan suoraan Tekesiin Osapuolten väliset laskut ovat hyväksyttäviä vain, jos alihankintaosuus on myyjän liiketoimintaa eikä myyjän t&k&i-toimintaa Rahoitus maksetaan suoraan kullekin osapuolelle Yhteistyösopimus suositeltava Yhteishankkeet 2/2 b) Ryhmähankkeet Yksi yhteinen rahoituspäätös koordinaattorin nimiin Rahoituspäätöksen erityisehdoissa luetellaan osapuolet ja yrityskohtaiset rahoitusprosentit. Päätöksen liitteenä on yrityskohtaiset kustannusarviot. Jokainen yritys noudattaa rahoituspäätöstä ja sen ehtoja Ryhmähankkeiden erityisehdot : Osapuolet tekevät kukin oman tilityksensä ja raporttinsa, jotka toimitetaan koordinaattorin kautta Tekesiin Osapuolten väliset laskut ovat hyväksyttäviä vain, jos alihankintaosuus on myyjän liiketoimintaa eikä myyjän t&k&i-toimintaa Rahoitus maksetaan samanaikaisesti ja suoraan kullekin osapuolelle (tiedonanto-oikeus) Yhteistyösopimus suositeltava 13

14 Projektimuutokset Etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: projektin vastuullisen johtajan vaihtuminen projektin kestoajan pidennys raportointieräpäivän siirtäminen kustannusarvion muutos ts. siirtoja eri kululajien kesken sisällöllinen muutos ts. projektin eteneminen poikkeaa suunnitelmasta eritysehdon täyttymättä jääminen yrityksen kokoluokan muuttuminen projektin aikana projektin siirtäminen kolmannelle osapuolelle liiketoiminnan myynti, projektin tulosten luovutus tai yritysjärjestelyt (suostumusta haettava viiden vuoden ajan projektin päättymisestä tai kunnes laina on maksettu takaisin) Tilintarkastajien havaintoja Projektikirjanpitoa ei ole järjestetty Tilitetyt työtunnit on arvioitu jälkikäteen Työntekijä ei ole itse pitänyt työajanseurantaa/seurannasta ei ole tositteita Palkkoja ei ole maksettu vaan yrittäjä nostaa osinkoja Palkkaa on maksettu vain Tekes-projektiin tehdyistä tunneista Tilitetyt palkat sisältävät luontoisetuja Tilitys sisältää projektille kuulumattomia kustannuksia tai kustannukset sisältävät arvonlisäveron Intressiyhtiö ei ole pitänyt työajanseurantaa eikä projektikirjanpitoa Ostopalveluja intressiyhtiöltä ei ole laskutettu eikä maksettu Yritys ei säilyttänyt projektiasiakirjoja määrättyä viittä vuotta projektin päättymisen jälkeen 14

15 Maksatuksen keskeytys ja/tai takaisinperintä 1/2 Tekesillä on oikeus asiakasta kuultuaan Keskeyttää/lopettaa rahoituksen maksaminen Periä takaisin maksettu rahoitus tai sen osa korkoineen mikäli ilmenee, että: Rahoitusta on maksettu liikaa lopullisesti hyväksyttyihin kustannuksiin nähden (esim. lainaennakko) Maksatuksen kannalta tarpeellisia tietoja ei ole toimitettu tai ne ovat virheellisiä Rahoitusta on käytetty rahoituspäätöksen vastaisesti Rahoitusperusteet ovat oleellisesti muuttuneet Esim. projektisuunnitelmasta poikkeaminen ilman Tekesin lupaa, Tekeslainoihin liittyvät lainarästit, verovelat, taloudellisen aseman oleellinen heikkeneminen, oman pääoman menettäminen kokonaan, yrityssaneeraukseen hakeutuminen 2/2 Palautettavalle tai takaisinperittävälle määrälle lasketaan rahoituksen maksupäivästä alkaen yleisten ehtojen mukaista korkoa Huom! Lainaennakosta aiheutuvasta ylimaksatuksen takaisinperinnästä ei peritä lisäkorkoa. Tekes toimittaa laskun avustuksen ja Valtiokonttori lainan takaisinperinnästä 15

16 Muuta huomioon otettavaa Tekesillä oltava käytössään viimeisin vahvistettu tilinpäätös Rahoituksen maksaminen rahoitusprosentin mukaan Avustus Enintään 90% voidaan maksaa ennen lopputilitystä Lainat Lainan 1. erä ennakkona. Enintään 80% voidaan maksaa ennen lopputilitystä Valtiokonttori Tekesin lainojen hoitajana ( palvelunumero ja Huom! Saldotodistukset Valtiokonttorista Tulojen huomioiminen Muu julkinen tuki projektin kustannuksiin ilmoitettava Tekesiin Kilpailuttaminen, mikäli julkinen tuki yhteensä yli 50% (kts. hankintalaki) Viranomaisvalvonta Aineisto säilytettävä viiden vuoden ajan Tekes-tarkastukset Yritysten de minimis avustus - vähämerkityksinen tuki Omat rahoitusehdot (ei poikkea olennaisilta osin t&k yleisistä ehdoista) Yleiskustannukset ovat 20 % palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Ei vientitukeen, eikä jakeluverkoston perustamiseen De minimis -tuen kokonaismäärä ei saa olla yli euroa kolmen verovuoden jakson aikana saatu tuki, jonka viranomainen on myöntänyt de minimis ehtoisena Myöntävät tahot: kunnat, maakuntien liitot, ministeriöt, ministeriöiden alaiset viranomaiset, esimerkiksi Finnvera Oyj, ELY-keskukset ja Tekes Tuen kertymistä seuraa rahoituksen saaja 16

17 Yritysprojektien tilitysasioissa sinua neuvovat Huttunen Ville ja Kippola Kai ja Lahtinen Leila ja Tulokas Pirjo Tynkkynen Satu ja Uuttu Auli Venäläinen Irma ja Virvelä Anne-Maj ja Verkkoasioinnin tuki puh Kustannustilityksiin ja raportointiin liittyvä neuvonta puh Kiitos! Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)tekes.fi Suojattu sähköpostiyhteys nettisivuilla sähköposti: kirjaamo(at)tekes.fi Innovaatiorahoituskeskus Tekes PL 69, Helsinki Käyntiosoite: Kyllikinportti 2, Helsinki Vaihde: arkisin klo 8:00-16:15 Copyright Tekes 17