Hankintatoimen johtokunta

Transkriptio

1 Hankintatoimen johtokunta Monitoimilaitteiden (kopiokoneiden) hankintaa sopimuskaudelle yhden (1) vuoden optiomahdollisuus koskeva hankintaoikaisuvaatimus (SEU 47147) 7379/02.08/2016 HTJK Joensuun seudun hankintatoimi kilpailutti monitoimilaitteiden (kopiokoneiden) hankinnan sopimuskaudelle yhden (1) vuoden optiomahdollisuus. Option käytöstä tilaaja tekee erillisen päätöksen viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä ja ilmoittaa siitä asianosaisille. Optiokaudella sovelletaan hankintasopimusta entisin ehdoin, sen mukaisesti kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Allekirjoittaessaan hankintasopimuksen sopimustoimittaja sitoutuu omalta osaltaan mahdollisen option käyttöönottoon, mikäli tilaaja haluaa käyttää option. Hankintamalli on yhden (1) toimittajan puitejärjestely, jossa tilaajat tulevat tekemään tilaukset suoraan valitulta toimittajalta. Hankinnassa ovat mukana seuraavat tahot: Joensuun kaupunki Outokummun kaupunki Tohmajärven kunta Kontiolahden kunta Ilomantsin kunta Juuan kunta Lieksan kaupunki Liperin kunta Nurmeksen kaupunki Valtimon kunta Nurmeksen ja Valtimon terveydenhuollon kuntayhtymä Kiteen kaupunki Rääkkylän kunta Kesälahden kunta Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy Joensuun Tiedepuisto Oy Karelia Ammattikorkeakoulu Oy Hankintasopimukseen on mahdollista yhteistyötahojen liittyä myös jälkikäteen. Hankinnan ennakoitu arvo on sopimuskaudelta optio mukaan lukien noin euroa sis. alv. 0 %. Tarjouspyyntö julkaistiin ja määräaikaan klo 10:00 mennessä saapui yhteensä 4 tarjousta: - Businessforum Oy - Documentus Oy

2 - Marski Data Oy - OfficePro, X-Partner Joensuu Oy Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, max. 100 p, jota arvioidaan tarjouspyynnön mukaisesti kokonaishankinnan mukaan. Pisteytys, pisteiden määräytyminen ja laskukaavat ovat nähtävillä päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. Kilpailutuksessa käytettiin sähköistä huutokauppaa. Huutokauppakutsu lähetettiin Kutsun mukaan huutokauppa alkaa klo 08:00 ja kutsun mukaan huutokauppa päättyy klo 12:00 tai 10 minuuttia viimeisen huudon jälkeen. Huutokaupassa mentiin jatkoajalle ja huutokauppa päättyi klo 08:17. Joensuun seudun hankintatoimen hankintapäällikkö päätti , että sopimus monitoimilaitteiden (kopiokoneiden) hankinnasta sopimuskaudelle tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Businessforum Oy:n kanssa. Päätös mahdollisen option käytöstä tehdään erikseen. Sopimuskausi käynnistyy vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja molempien osapuolten allekirjoitettua hankintasopimuksen. Hankintapäätös lähetettiin sähköisesti tiedoksi Tiedoksianto sisälsi hankintapäätöksen lisäksi tarjousvertailun sekä oikaisu- ja valitusohjeet. Hankintapäätöstä ei ole laitettu täytäntöön markkinaoikeusvalituksen johdosta. OfficePro X-Partner Joensuu Oy on tehnyt liitteenä olevan hankintaoikaisuvaatimuksen, jossa valittaja vaatii hylkäämään voittaneen Businessforum Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena ja korjaamaan valittajan tarjouksen tarjouskilpailun voittajaksi. Valittajan ensimmäisessä väittämässä väitetään, että voittaneen tarjoajan tarjous ei sisällä tarjouspyynnön mukaista tietojärjestelmää monitoimilaiteympäristön hallintaan ja raportointiin. Kaikissa valittajan tarjoajan tietojärjestelmää kohdistuvien väittämien osalta on otettava huomioon vakiintunut oikeuskäytäntö, että tarjoushetkellä tarjoajalla ei tarvitse olla käytössään kaikkia resursseja ja kaikkien tarjouksessa olevien ominaisuuksien ei tarvitse olla valmiina. Oikeuskäytännön mukaisesti tarjouksessa luvatun tulee olla valmiina sopimuksen astuessa voimaan. Markkinaoikeuden vakiintuneen oikeuskäytännön (mm. MAO:177/10) perusteella voidaan mainita, että tarjoaja on vastaamalla tarjouspyyntöön tarjouksellaan sitoutunut toimittamaan yllä mainitun vaatimuksen mukaisia eli tarjouspyynnön mukaisia tuotteita.

3 Oikeuskäytännössä (mm. MAO:177/10) on myös katsottu, ettei tarjoajalla lähtökohtaisesti tarvitse olla tarjouspyynnössä edellytettyjä resursseja vielä tarjouksen tekohetkellä, vaan riittää, että tarjouksessa on sitouduttu tarjouspyynnössä edellytetyn hankinnan toteuttamiseen tarjouspyynnössä edellytetyillä vaatimuksilla sopimuskauden alkaessa. Vakiintuneen oikeuskäytännön (mm. MAO:469/13) mukaan hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti oikeus luottaa tarjoajan tarjouksen sisältöön, ellei sillä ole perusteltua syytä muuta epäillä. Vastaavasti tarjoajat vastaavat tarjouksensa sisällöstä. Kun tarjouksessa ei ole ollut sellaisia tietoja, jotka olisivat antaneet hankintayksikölle perustellun aiheen epäillä, että tuotteet tai tarjotut ratkaisut eivät vastaisi tarjouspyynnön vaatimuksia, markkinaoikeus on oikeuskäytännössään katsonut, ettei hankintayksikkö ole menettelyt hankintasäännösten vastaisesti arvioidessaan tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi ja ottaessaan sen mukaan tarjousten vertailuun. Lisäksi tähän liittyen tarjousaikana on esitetty seuraava kysymys: Voiko huutokauppaan osallistua toimija jolla järjestelmät ovat vasta Power Point -vaiheessa, eivät siis käytössä eivätkä todennettavissa? Johon hankintayksikkö vastasi: Ennen huutokauppakutsun lähettämistä hankintatoimi käy läpi kaikkien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. Mikäli joku tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, se hylätään. Hankintalain mukaan kaiken ei tarvitse olla valmiina tarjoushetkellä vaan riittää, että kaikki on valmiina sopimuskauden käynnistyessä. Tarjous on sitova. Yksityiskohtaisessa perusteluosiossa valittaja viittaa tarjouspyynnön sivulla 7 olevaan kohtaan Vikatilanteet ja niiden korjausajat pyydettäessä. Järjestelmästä saatavat raportit tulee saada suoraan järjestelmästä tai mikäli raportit joudutaan koostamaan (generoimaan) järjestelmästä niin raportin tiedot on voitava todentaa suoraan järjestelmästä, jotta tilaaja voi olla varma, että raportin tietoja ei ole muokattu.. Valittajan perusteluiden mukaan tarjoajan tarjoamalla järjestelmällä tämä ei ole mahdollista. Voittanut tarjoaja on ilmoittanut ainoaksi asiakkaan käytettäväksi järjestelmäksi KyoFleetManager järjestelmän. Kuitenkin kyseinen järjestelmä on integroitavissa muihin järjestelmiin, jolloin tietoja saadaan järjestelmään useista eri tietokannoista. Valittajan valituksesta käy ilmi valittajan virheellinen käsitys, että järjestelmä ei olisi integroitavissa muihin järjestelmiin ja olisi paljon suppeampi kuin mitä käytettävä järjestelmä tosiasiassa on. Tämä nähtävästi johtuu Printfleet järjestelmästä, joka on itsessään suppeampi järjestelmä kuin saman valmistajan kehittämä KyoFleetManager. Valittajan mielestä voittaneen tarjoajan olisi tullut kuvata tarjouksessaan esim. alihankkijoiden toiminnanohjausjärjestelmät. Tällaista vaatimusta ei tarjouspyynnössä ole ollut vaan tarjoajaa on pyydetty kuvaamaan ainoastaan etähallintasovelluksen tiedot. Mahdollisia järjestelmäintegraatioita tai yhteyksiä muihin järjestelmiin ei ole pyydetty tarjouspyynnössä kuvaamaan. Vikatilanteiden ja niiden korjausaikojen osalta voittanut tarjoaja on vastannut

4 tarjouspyynnön pisteytettävään kohtaan Raportti joudutaan kasaamaan/generoimaan toisesta järjestelmästä/järjestelmistä ja saanut tästä kohdasta 0 pistettä. Raportti saadaan tässäkin tilanteessa KyoFleetManagerista, mutta tiedot tuotetaan integraation avulla toisesta tietokannasta. Raportin tiedot ovat kuitenkin todennettavissa. Valittajan mielestä käytettävyysasteprosentin laskeminen ja raportoiminen järjestelmän avulla ei ole mahdollista. Tarjoaja on kuitenkin ilmoittanut, että se on mahdollista eikä asiassa ole syytä epäillä muuta, koska järjestelmä on integroitavissa muiden järjestelmien tuottamiin tietokantoihin. Valittajan mielestä myöskään asiakkaalle annettava liitäntä järjestelmään ei ole tarjouspyynnön mukainen. Tarjotusta järjestelmästä on saatavilla laitteiden tilatieto ja huoltotiedot. Kuten aiemmin on mainittu, niin tarjous on sitova ja hankintayksiköllä on oikeus luottaa tarjoajan ilmoittamaan, mikäli aihetta epäillä sen todenmukaisuutta ei ole. Valittajan esittämä todiste liite 10 liittyy tarjouspyynnössä pyydettyyn kuvaukseen. Kyseinen todiste ei kuitenkaan liity etähallintajärjestelmään vaan kyseisellä liitteellä on pyydetty kuvaamaan miten tarjoajan helpdesk seuraa laitetietoja reaaliaikaisesti sekä kuvaamaan helpdeskin resursseja. Kyseinen kohta ei liity millään tavalla etähallintajärjestelmään liittyviin väittämiin vaan kuuluu tarjouspyynnön kohtaan helpdesk-palvelu. Valittajan toinen väittämä koskee vääriä ja harhaan johtavia liitteitä. Tarjouspyynnössä on pyydetty jättämään eri raporttivaihtoehdoista ja muista sopimuskauden aikana toimitettavista dokumenteista informatiivinen esimerkkiraportti eli toisin sanoen esimerkkiraportti, miltä esim. vikatilanneraportti voisi mahdollisesti näyttää sopimuskaudella. Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan hankintayksikkö ei voi tarjousvaiheessa edellyttää, että tarjoajilla olisi kaikki hankinnan toteuttamiseen vaadittavat resurssit tai ominaisuudet käytettävissään. Esimerkkiraporttien sisällölle ei ollut asetettu tarjouspyynnössä erityisiä vaatimuksia, ja siten tarjouksen hylkääminen esimerkkiraportissa olevien puutteiden vuoksi olisi kohtuuton ja hankintalain vastainen seuraus. Esimerkkiraporttien pyytämisen tarkoituksena on ollut myös varmistaa, että tarjoajat ovat ymmärtäneet tarjouspyynnössä käytetyn termistön ja pyydetyn raportointivaatimuksen oikein. Tämän ovat myös muut tarjoajat ymmärtäneet samoin, että kysymyksessä on informatiiviset esimerkkiraportit, joiden ei tarvitse olla vielä tarjousvaiheessa lopullisessa muodossaan. Myös esimerkiksi valittajan lähettämä todistus tietojen tuhoamisesta ei sisällä kaikkia tarjouspyynnössä vaadittuja tietoja, koska esimerkkiraportista ei käy ilmi, onko dokumentin päivämäärä tietojen tuhoamispäivämäärä vai raportin antopäivämäärä. Voittanut tarjoaja oli liittänyt käytettävyysasteprosenttiraportin esimerkkiraportiksi käyttöasteprosenttiraportin. Koska kyseessä oli

5 informatiivinen esimerkkiraportti eikä esimerkkiraportti vaikuta vertailun lopputulokseen niin tästä johtuen hankintayksikkö lähetti tarjoajalle täsmennyspyynnön , joka on tämän vastineen liitteenä. Tarjoajan hylkääminen virheellisen esimerkkiraportin vuoksi olisi ollut kohtuuton seuraamus. Tarjoaja lähetti esimerkkiraportin käytettävyysasteprosentin osalta Koska kyseessä on ollut esimerkkiraportti, ei lopullinen raporttiversio, niin liitteen alkuperää on tarpeetonta tarkastella. Valittajan mielestä myös voittaneella tarjoajalla on ollut puutteita järjestelmän toiminnan kuvauksessa ja palvelun tuottamisen kuvauksessa. Tarjouspyynnössä on pyydetty kuvaamaan käytettävä järjestelmä. Voittanut tarjoaja on liittänyt tiedoston kuvaukseksi järjestelmän toiminnasta. Tarjouspyynnössä ei ole esitetty määrämuotoa tai sisältövaatimusta kyseisen toiminnan kuvaukselle, joten voittaneen tarjoajan liittämä liite on sisällöltään hyväksyttävä. Tarjouspyynnössä on pyydetty tarjoajaa tekemään myös seuraavat kuvaukset: Takuu- ja huoltopalveluista on toimitettava prosessikuvaus ja kuvattava raportointi sekä ilmoitettava paikalliset huoltoresurssit.. Voittanut tarjoaja on liittänyt kyseiset kuvaukset ja kuvaukset eivät ole antaneet aihetta hankintayksikön epäillä etteikö kyseinen tarjoaja selviäisi tarjouspyynnössä vaadituista velvoitteista. Hankintayksikkö ei pysty suosimaan tai syrjimään tarjoajia sillä perusteella, onko tarjoajalla paikallisia huoltoresursseja vaan kaikkia tarjoajia tulee kohdella tasapuolisesti riippumatta tarjoajan huoltoresurssien sijainnista. Pyytämällä kuvauksen paikallisista huoltoresursseista hankintayksikkö on pystynyt arvioimaan tarjoajan huoltoresurssien uskottavuutta suhteessa tarjouspyynnön vaatimuksiin sekä ennakoimaan toimintaansa sopimuskauden aikana. Tiedolla ei ole kuitenkaan ollut merkitystä tarjoajien kohteluun tai tarjousvertailuun, vaan tarjoajia on kohdeltu tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Valittajan mielestä voittaneen tarjoajan ilmoittama kumppani Kuusakoski Oy ei toimita tarjouspyynnössä vaadittua palvelua. Valittaja ei voi tietää voittaneen tarjoajan ja tarjoajan alihankkijan välisen sopimuksen sisältöä, joten tämä väittämä on spekulointia. Liitetty tuhoamistodistuksen esimerkki on informatiivinen ja myöskään valittajan oma tuhoamistodistus ei sisältänyt kaikkia vaadittavia kohtia tarjousvaiheessa. Valittajan kolmas väittämä koskee tarjouksen jälkikäteistä parantamista ja täsmentämistä. Hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen ainoastaan tarjouksessa ilmoitettujen tietojen perusteella. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen asiasta on käyty sähköpostikeskustelua, mutta sillä ei ole ollut vaikutusta asiaan millään tavalla eikä hankintayksikkö ole muuttanut sen perusteella jo tekemäänsä hankintapäätöstä. Markkinaoikeuden vakiintuneen oikeuskäytännön (mm. MAO:177/10) perusteella voidaan mainita, että tarjoaja on vastaamalla tarjouspyyntöön tarjouksellaan sitoutunut toimittamaan yllä mainitun vaatimuksen mukaisia eli tarjouspyynnön

6 mukaisia tuotteita. Vakiintuneen oikeuskäytännön (mm. MAO:469/13) mukaan hankintayksiköllä on lähtökohtaisesti oikeus luottaa tarjoajan tarjouksen sisältöön, ellei sillä ole perusteltua syytä muuta epäillä. Vastaavasti tarjoajat vastaavat tarjouksensa sisällöstä. Kun tarjouksessa ei ole ollut sellaisia tietoja, jotka olisivat antaneet hankintayksikölle perustellun aiheen epäillä, että tuotteet tai tarjotut ratkaisut eivät vastaisi tarjouspyynnön vaatimuksia, markkinaoikeus on oikeuskäytännössään katsonut, ettei hankintayksikkö ole menetellyt hankintasäännösten vastaisesti arvioidessaan tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi ja ottaessaan sen mukaan tarjousten vertailuun. Hankintayksikkö ei ole epäillyt voittaneen tarjoajan tekemän tarjouksen sisältöä ja eikä siihen ole ollut aihettakaan. Hankintapäätöksen jälkeen käyty sähköpostikeskustelu ei ole millään tavalla vaikuttanut hankintapäätöksen sisältöön ja tarjouksen arviointi on tehty alkuperäisillä tiedoilla. Hankintapäätöksen jälkeen käyty sähköpostikeskustelu on johtunut valittajan esittämistä lisätietopyynnöistä, joista ensimmäinen lisätietopyyntö on lähetetty sähköpostilla Tämän jälkeen lisätietopyyntöjä valittajalta tuli mm. puhelimitse. Asiakkaan suuntaan näkyvä järjestelmä ei ole missään vaiheessa muuttunut KyoFleetManagerista mihinkään toiseen järjestelmään. Keskusteluissa on käynyt vain ilmi, että kyseinen järjestelmä on integroitu mm. Evatic järjestelmään. Tarjouspyynnössä ei ole pyydetty kuvaamaan tehtyjä järjestelmäintegraatioita millään tavalla. Luonnollisesti hankintayksikkö ei voi välittää toisille tarjoajille kilpailijan liikesalaisuuksia. Hankintayksikkö on vastannut valittajan jälkikäteen lähettämiin kyselyihin siten, kuin liikesalaisuuksia suojeltaessa on mahdollista. Voittaneen tarjoajan sisältämät liikesalaisuudet ovat olleet mm. kuvakaappauksia järjestelmästä sekä tarkempia teknisiä toteutuksia, jotka eivät kuulu kilpailijan tietouteen. Lisäksi itse asiassa vain tarjous ja tarjouksen liitteenä olevat julkiset tiedot ovat asianosaisjulkisia ja kaikki muu valittajalle lähetetty lisätieto oli vain osoitus hankintatoimen avoimuudesta ja yhteistyöhalukkuudesta saada valittaja ymmärtämään syitä, minkä vuoksi kilpailijan tarjous oli valittajan tarjousta parempi. Hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen pelkästään tarjouksessa ilmoitettujen tietojen pohjalta, eikä mikään esitetty tieto ole ollut tarjouspyynnön vastainen. Hankintayksikkö on kohdellut kaikkia tarjoajia avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättömästi; myös valittajaa. Hankintapäällikön päätösehdotus: Joensuun seudun hankintatoimen johtokunta päättää, että OfficePro X-Partner Joensuu Oy:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus hylätään edellä mainituilla perusteilla. Päätös:

7 Hyväksyttiin yksimielisesti.